KYMENLAAKSON MAAKUNTA- JA SOTE-UUDISTUS Kymenlaakson Tietohallinto- ja ICT valmistelutyöryhmän esivalmisteluvaiheen loppuraportti 27.5.2019
Toimeksianto esivalmistelusuunnitelmassa 1/2 Työryhmän tehtävät Valmistelee Kymenlaakson maakunta- ja sote-uudistusta tietohallinnon ja ICTpalveluiden osalta: laatii vastuualueensa nykytilan kuvauksen jatkotyöskentelyn pohjaksi seuraa valtakunnallista valmistelua, josta erityisesti uudistuvia säädöksiä ja palvelukeskus-mallin toteutusta; valtakunnallinen ICT-palvelukeskus arvioi uudistuksen tietohallintoa ja ICT-palveluita koskevia vaikutuksia nykyisiin kuntiin ja uusiin maakuntatoimijoihin sekä turvaa palveluiden tarkoituksenmukaisen järjestämisen jo nivelvaiheessa syksystä 2016 alkaen (esim. palveluhankintasopimukset) laatii suunnitelman muutoksen toteuttamisesta ja tekee esityksiä tarvittavista toimenpiteistä johtoryhmän käsiteltäväksi
Toimeksianto esivalmistelusuunnitelmassa 2/2 Työryhmän tehtävät Organisoi valmistelutyönsä: täydentää tarpeen mukaan ryhmän kokoonpanoa asiantuntijoilla perustaa alatyöryhmiä järjestää henkilöstöedustuksen tarkoituksenmukaisella tavalla huomioi ministeriöiden ja Kuntaliiton järjestämän muutostuen omassa työskentelyssään Pitää aktiivisesti yhteyttä sote-ja maakuntapalveluiden projektiryhmiin sekä tukee heidän valmistelua ICT-asiantuntijuutta vaativissa kysymyksissä Toimii osallistujiensa kautta projektin asiantuntijalinkkinä kuntiin, kuntayhtymiin ja muihin toimijoihin > yhteys toimivaltaisiin suunnittelu-, päätöksenteko- ja seurantaprosesseihin Varmistaa toiminnassaan hyvän tiedonkulun projektin viestintäsuunnitelman mukaisesti
Työryhmän kokoonpano ja työskentelytavat, työskentelyaika Työryhmän puheenjohtajana toimi Kouvolan kaupungin tietohallintojohtaja Sirpa Mäntynen, varapuheenjohtajina Kotkan kaupungin ICT Kymi -liikelaitoksen toimitusjohtaja Tarja Nousiainen (31.12.2017 asti) ja Carean (nyk. Kymsote) tietohallintojohtaja Matti Ahola. Työryhmässä oli edustettuina Kymenlaakson liitto, kaikki Kymenlaakson kunnat, Carea/Kymsote, Kymenlaakson pelastuslaitos, ELYkeskusten sekä TE-toimistojen kehittämis- ja hallintokeskus (KEHA-keskus), kuntien omistamat Kymenlaakson ICT -palveluntuottajat Kaakkois-Suomen Tieto Oy (31.12.2017 asti) ja Medi-IT Oy (31.12.2017 asti) sekä Carean henkilöstö Infra- ja tietohallintoalatyöryhmät perustettiin kesäkuussa 2016 Työryhmä kokoontui ensimmäisen kerran 25.04.2016 ja sen jälkeen säännöllisesti lähes kuukausittain. Vuonna 2016 kokouksia oli yhdeksän (9), vuonna 2017 myös yhdeksän (9) ja vuonna 2018 kuusi (6), vuonna 2019 kerran.
Maakunnan tietohallinnon julkiset hallintotehtävät Velvoite suunnitella ja kuvata maakunnan kokonaisarkkitehtuuri (TietohL 7 ) Hyvän tiedonhallintatavan toteuttamiseen liittyvien tehtävien toteuttaminen; tietojärjestelmien kuvaaminen, tietoturvallisuudesta huolehtiminen, varautumissuunnittelu, tietoon liittyvien oikeuksien selvittämisvelvollisuus, tiedon laadun turvaaminen sekä hyvän julkisuus- ja salassapitorakenteen toteuttaminen (JulkL 18.4 ); Arkistotoimen tehtävät, siltä osin kuin arkistotoimen tehtävät järjestetään maakunnassa osaksi tietohallintoa (ArkistoL 7 ja 8 ); Lakisääteisten tehtävien hoidossa syntyvät henkilörekisterit; henkilötietojen käsittelyn suunnittelu, rekisteriselosteiden laatiminen, tietojen suojaaminen, tarpeettomien rekisterien arkistointi / hävittäminen (HetiL 6, 10, 32, 34 ja 35 ) Sähköisten asiointipalvelujen järjestäminen ja saatavuuden turvaaminen (SAVL 5 ja 6 ), Palveluperiaatteen toteuttaminen (HL 7 ), Tietohallinnon hankintatoimen järjestäminen (HankL 1 ) Häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin varautumiseen liittyvät tehtävät ICT:n osalta (ValmiusL) Yhteisten ICT-palvelujen käyttövelvoite (Tori-laki, TUVE-laki, Kapa-laki) Lakisääteiset tiedonantovelvoitteet, siltä osin kun ne toteutetaan tietojärjestelmien tiedoista Tietohallinnon ohjaus- ja valvontatehtävät (edellä mainittujen tehtävien ohjaus ja valvonta) Tietohallinnon tehtävät osana kyseessä olevan organisaation rakennetta Lähde https://alueuudistus.fi/tiekartta/tietohallinto-ja-ict
Kansallinen valmistelu Kymenlaakso oli edustettuna seuraavissa verkostoissa sekä valmistelu- ja selvitystyöryhmissä: Maakuntadigivalmistelijaverkosto Maakuntien arkkitehtuuriverkosto, VM Maakuntien tietoliikenteen esikytkentäydin / kytkentäydin, Vimana Oy Käyttövaltuushallinta, Vimana Oy Suomi.fi palvelujen käyttöönotto, Vimana Oy Makufi, maakuntien verkkosivustot, Vimana Oy VJ-hanke, valtion järjestelmät, Vimana Oy TUVE esiselvitys, turvallisuusverkko, Vimana Oy MaTi hanke & Järjestäjän tietojohtaminen 21, maakuntien tietojohtaminen, Vimana Oy ja SoteDigi Oy CRM esiselvitys, asiakkuuden hallinta, Vimana Oy Vimanan asiakasneuvottelukunta SoteDigin asiakasneuvottelukunta
Rahoitus ja sen käyttö 1 / 2 Rahoitusavustusten pohjaksi tehty hankesuunnitelmat, Kymenlaakson liitolle myönnetty ICT-valmistelun tukemiseen: 130 921,00, ICT I päätös 29.5.2017, omavastuuosuus 10% 429 000,00, ICT II päätös 23.11.2017, omavastuuosuus 10% 1 871 096,00, ICT III päätös 1.6.2018, omavastuuosuus 10% tammi-kesäkuun kustannuksissa 3 742 191,00, ICT IV päätös 25.9.2018 eli yhteensä 6.173.208,00 ICT I käytetty täysimääräisenä, kohteina mm. Sharepoint-työtila, uusikymenlaakso.fi sivusto, IMS Architect ja Thinking Portfolio, PSOP-arkkitehtuuri sekä selvitys Kymenlaakson asiakas- ja potilastietojärjestelmän vaihtoehtoisista ratkaisuista ICT II käytetty täysimääräisenä, kohteina mm. Cloudia, SAP Hana (163.281,75 ) ja LifeCare (94.951,06 ) ICT I ja II käyttö hyväksytty, ei takaisinperintää
Rahoitus ja sen käyttö 2 / 2 ICT III ja IV; saa käyttää ennen 20.3.2019 syntyneisiin avustuspäätöksessä hyväksyttyihin kustannuksiin, raportointi viimeistään 29.2.2020 Kohteina mm. SAP Hana (227.875,10 ) ja LifeCare (1.836.832,97 ), näiden kohteiden osalta avustus on käytetty täysimääräisenä Maakuntauudistuksen poliittinen ohjausryhmä linjasi kokouksessaan 13.8.2018, että Kymenlaakson liitto laskuttaa Carealta/Kymsotelta Careaan/Kymsoteen kohdistuneiden ICT-avustusten omarahoitusosuudet Carea/Kymsote vastaa siitä, että avustuksella rahoitetut hankkeet on kilpailutettu ja hankittu voimassaolleen hankintalain mukaisesti Mahdollisessa takaisinperinnässä Kymsote vastaa takaisinperinnästä siltä osin kuin takaisinperintä liittyy ICT-avustuksella rahoitettuihin Kymsoten hankkeisiin.
Tehdyt suunnitelmat Tietohallinnon toimintamalli suunniteltu, valmistunut 5/2018 Alueverkkosuunnitelma valmistunut 6/2018 Kymenlaakson maakunnan kokonaisarkkitehtuurirakenne kuvattu Selvitys Kymenlaakson maakunnan palveluiden järjestäjän roolin vaikutuksesta tietojärjestelmiin valmistunut 8/2018, samalla kuvattu maakunnan käyttöön tulevien järjestäjän tietojärjestelmien konsolidointi- / muutostarpeet sekä järjestäjän ict-työkalut Maakunnan tietojohtamisen tavoitetilan sekä tietojohtamisen ICTarkkitehtuurin kartoitus Dokumentit on tallennettu työtilaan ja luovutettu Vimanalle, pl. alueverkkosuunnitelma