FAX Option Type 3045 Käyttöohjeet Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot> 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Lähetystapa Lähetystiedostojen tarkistus ja peruminen Yhteystiedot Muita faksin lähetystapoja Faksin vastaanottotavat Faksaaminen tietokoneesta Käytön helpottaminen Faksin asetukset Pääkäyttäjäasetus Toimintahäiriöiden selvittäminen Liite Lue tämä ohje huolellisesti ennen laitteen käyttöönottoa ja säilytä se helposti saatavilla tulevaa käyttöä varten. Varmista laitteen turvallinen ja asianmukainen käyttö lukemalla turvallisuusohjeet ennen laitteen käyttämistä.
Johdanto Käyttöohje sisältää yksityiskohtaisia ohjeita ja tietoja laitteen käyttämisestä ja huollosta. Lue tämä käyttöohje huolellisesti ennen laitteen käyttöä oman turvallisuutesi vuoksi ja kaiken hyödyn saamiseksi laitteesta. Säilytä käyttöohje laitteen lähellä helposti saatavilla. Huomautuksia Kuvien koneet voivat hieman poiketa omistamastasi koneesta. Joitakin lisälaitteita ei ehkä ole saatavana kaikissa maissa. Kysy lisätietoja paikalliselta jälleenmyyjältä. Tässä käsikirjassa on käytetty kahta eri mittayksikköjärjestelmää. Käytä metriyksikköjä tämän koneen kanssa. Tärkeää Käyttöohjeen tietoja voidaan muuttaa ilman ennakkoilmoitusta. Yhtiö ei ole missään oloissa vastuussa suorasta tai välillisestä erillis-, lisä- tai seurannaisvahingosta, joita koneen käsittely tai käyttö voi aiheuttaa. Tavaramerkit Microsoft, Windows ja Windows NT ovat Microsoft Corporation -yhtiön rekisteröityjä tavaramerkkejä Yhdysvalloissa ja/tai muissa maissa. Adobe ja Acrobat ovat Adobe Systems Incorporated -yhtiön rekisteröityjä tavaramerkkejä. Ethernet on Xerox Corporation -yhtiön rekisteröity tavaramerkki. Muut tässä käytetyt tuotenimet ovat tunnistamista varten ja ne voivat olla yritystensä tavaramerkkejä. Luovumme kaikista oikeuksista näihin tavaramerkkeihin. Huomaa Windows-käyttöjärjestelmien oikeat nimet ovat: Windows 95:n tuotenimi on Microsoft Windows 95. Windows 98:n tuotenimi on Microsoft Windows 98. Windows Me:n tuotenimi on Microsoft Windows Millennium Edition (Windows Me). Windows 2000:n tuotenimet ovat: Microsoft Windows 2000 Advanced Server Microsoft Windows 2000 Server Microsoft Windows 2000 Professional Windows XP:n tuotenimet ovat: Microsoft Windows XP Professional Microsoft Windows XP Home Edition Windows Server TM 2003:n tuotenimet ovat: Microsoft Windows Server TM 2003 Standard Edition Microsoft Windows Server TM 2003 Enterprise Edition Microsoft Windows Server TM 2003 Web Edition Windows NT 4,0:n tuotenimet ovat: Microsoft Windows NT Server 4.0 Microsoft Windows NT Workstation 4.0
Laitteen käyttöohjeet Seuraavissa käyttöohjeissa kuvataan tämän laitteen käyttöä. Katso tiettyjen toimintojen ohjeet käyttöohjeen vastaavista osioista. Toimitetut käyttöohjeet ovat laitekohtaisia. Adobe Acrobat Reader/Adobe Reader tarvitaan käyttöohjeiden lukemiseksi PDF-muodossa. Mukana toimitetaan kaksi CD-ROM-levyä: CD-ROM 1 Operating Instructions (Käyttöohjeet) CD-ROM 2 Scanner Driver and Document Management Utility (Skanneriohjain ja asiakirjojen hallinnan apuohjelmat) Yleiset asetukset (PDF-tiedosto - CD-ROM 1) Oppaassa on yleiskuvaus laitteesta ja siinä kuvataan Järjestelmäasetukset (kuten kasettien paperiasetukset), asiakirjapalvelimen toiminnot ja vianetsintä. Katso tästä ohjeesta apua Osoitekirjan käyttöön, kuten faksinumeroiden, sähköpostiosoitteiden ja käyttäjäkoodien rekisteröintiin. Turvallisuusohjeet Tämä käyttöopas on tarkoitettu laitteesta vastuussa oleville pääkäyttäjille. Siinä kuvataan turvatoimet, joiden avulla pääkäyttäjät voivat estää tietojen muuttamisen tai laitteen luvattoman käytön. Lisäksi tässä käyttöoppaassa on tietoja pääkäyttäjien rekisteröimisestä sekä käyttäjien ja pääkäyttäjien todennuksesta. Verkko-opas (PDF-tiedosto - CD-ROM 1) Oppaassa on tietoja tulostimen asetuksista ja käytöstä verkkoympäristössä sekä ohjelmien käytöstä. Tässä käyttöoppaassa kerrotaan kaikista malleista. Siksi kaikki siinä kuvatut toiminnot ja asetukset eivät ehkä ole käytettävissä laitteessasi. Kuva, piirrokset, toiminnot ja tuetut käyttöjärjestelmät saattavat erota käytössäsi olevasta mallista. Kopiokoneen käyttöohje (PDF-tiedosto - CD-ROM 1) Sisältää laitteen kopiointitoimintojen kuvauksen ja vianetsinnän. Faksin käyttöohje <Perustoiminnot> (PDF-tiedosto - CD-ROM 1) Sisältää laitteen faksitoimintojen kuvauksen ja vianetsinnän. Faksin käyttöohje <Lisätoiminnot> (nämä ohjeet) (PDF-tiedosto - CD-ROM 1) Ohjeessa selvitetään faksitoimintoja, kuten puhelinlinja-asetuksia ja tunnusten rekisteröimistä. i
Tulostimen käyttöohje (PDF-tiedosto - CD-ROM 1) Ohjeessa selvitetään laitteen toiminnot, asetukset ja ongelmanratkaisu, kun sitä käytetään tulostimena. Skannerin käyttöohje (PDF-tiedosto - CD-ROM 1) Sisältää laitteen skannaustoimintojen kuvauksen ja vianetsinnän. DeskTopBinder Lite -apuohjelman ohjeet DeskTopBinder Lite -apuohjelma on CD-ROM-levyllä Scanner Driver and Document Management Utility (Skanneriohjain ja asiakirjojen hallinnan ohjelmat). DeskTopBinder Lite Asennusohje (PDF-tiedosto - CD-ROM2) Sisältää DeskTopBinder Lite -apuohjelman yksityiskohtaisen asennusohjeen ja käyttöympäristön kuvauksen. Ohjeen saa esiin [Asennus]-valintaikkunasta, kun DeskTopBinder Lite asennetaan. DeskTopBinder Johdanto-opas (PDF-tiedosto - CD-ROM 2) Sisältää DeskTopBinder Lite -apuohjelman käytön kuvauksen ja yleiskatsauksen ohjelman toiminnasta. Ohje lisätään [ Käynnistä]-valikkoon, kun DeskTopBinder Lite asennetaan. Auto Document Link -opas (PDF-tiedosto - CD-ROM2) Sisältää DeskTopBinder Lite -apuohjelman yhteydessä asennetun Auto Document Link -apuohjelman toiminnan kuvauksen ja käyttöohjeet. Ohje lisätään [Käynnistä]-valikkoon, kun DeskTopBinder Lite asennetaan. Muut käyttöohjeet PostScript 3 Supplement (PDF-tiedosto - CD-ROM 1) UNIX Täydennysosa (saatavana valtuutetulta jälleenmyyjältä tai PDF-tiedostona Internet-sivuiltamme.) Seuraaviin ohjelmistotuotteisiin viitataan yleisellä nimellä: DeskTopBinder Lite ja DeskTopBinder Professional DeskTopBinder ScanRouter V2 Lite ja ScanRouter EX Professional (lisävaruste) ScanRouter -ohjelma SmartDeviceMonitor for Admin ja SmartDeviceMonitor for Client SmartDeviceMonitor for Admin/Client ii
SISÄLLYSLUETTELO Laitteen käyttöohjeet...i Käyttöohjeen merkintätavat...1 Symbolit...1 Tärkeimpien toimintojen nimet...2 1. Lähetystapa Lähetys määrättyyn aikaan (Lähetä myöhemmin)...3 Lähettäjäasetukset...5 Lähetysjärjestys...8 Luottamuksellinen lähetys...9 Pollauslähetys...11 Pollauslähetyksen vahvistus...13 Pollausvastaanotto...14 Pollausvastaanoton varausraportti...16 Pollausvastaanottoraportti...16 2. Lähetystiedostojen tarkistus ja peruminen Lähetysvahvistuksen näyttäminen...18 Lähetyksen peruminen...19 Vastaanottajan poistaminen...20 Vastaanottajan lisääminen...22 Muiden asetusten muuttaminen...23 Lähetysajan muuttaminen...23 SMTP-palvelimen asetuksen muuttaminen...24 Tiedoston tulostaminen...25 Tiedoston uudelleenlähetys...26 Tallennettujen tiedostojen luettelon tulostaminen (Tulosta lista)...27 3. Yhteystiedot Lokitiedoston tulostaminen...29 Loki...31 Lähetystuloksen tarkistus (lähetystiedostojen tila)...33 Vastaanottotuloksen tarkistus (vastaanotettujen tiedostojen tila)...34 Muistin tilan tarkastelu...35 Vastaanotettujen ja tallennettujen asiakirjojen tulostus ja poistaminen (Tulosta/poista vastaanottotiedosto muistista)...36 Vastaanotettujen ja tallennettujen asiakirjojen tulostus...36 Vastaanotettujen ja tallennettujen asiakirjojen poistaminen...37 Luottamuksellisen viestin tulostus...38 Luottamuksellisen tiedoston raportti...39 Lukitun tiedoston tulostaminen...40 iii
Henkilökohtainen posti...42 Henkilökohtainen posti...42 Tulostus henkilökohtaisesta postista...43 Infopostit...45 Infopostilaatikko...45 Asiakirjojen tallennus infoposteihin...45 Asiakirjojen tulostus infopostista...47 Asiakirjojen poistaminen infopostista...48 4. Muita faksin lähetystapoja Helppokäyttöiset valintatoiminnot...51 Ketjuvalinta...51 (Esimerkiksi) 01133-1-555333...51 Uudelleenvalinta...51 Lisätoiminnot...53 SUB-koodi...53 SID-koodi...54 SEP-koodi...54 PWD (salasana)-koodi...56 Välityspyyntö...56 Kun välityspyynnöt on asetettu Järjestelmäasetukset-valikossa...59 Suoravalinta...60 Manuaalinen valinta...62 Linjaportin vaihtaminen...63 Lähetyksen lisävalintoja...65 Kirjafaksi...65 Kaksipuolinen lähetys...66 Vakioviestileima...68 Automaattisen asiakirjan lähetys...69 Automaattisina asiakirjoina tallennettujen asiakirjojen tulostus...70 Tallennetun tiedoston lähettäminen...71 Tallennettujen asiakirjojen lähettäminen...71 Tallennettujen asiakirjojen tulostus...74 Leima...76 Lähetysvaihtoehdot...77 Faksin otsikkorivin tulostaminen...77 Nimen lisäys...78 Pienennetyn sivun lähetys...78 Automaattinen pienennys...79 Lähetys oletustunnuksella...79 Yksittäisten lähetysten lähetysvaihtoehdot...79 Lähetyksen lisätoiminnot...81 Jos muisti loppuu alkuperäisen asiakirjan tallennuksen aikana...81 Rinnakkaismuistilähetys...81 Automaattinen uudelleenvalinta...82 Sarjalähetys...82 Kaksoistoiminto...82 Kuvan kääntö lähetyksessä...82 Samanaikainen sarjalähetys...83 iv
JBIG-lähetys...83 Lokitiedoston lähettäminen sähköpostitse...83 Lokitiedosto sähköpostitse...84 Tulostetut raportit...85 Muistiraportti...85 Virheraportti...85 5. Faksin vastaanottotavat Vastaanotto...87 Välitön vastaanotto...87 Muistivastaanotto...87 Korvaava vastaanotto...89 Asiakirjojen vastaanotto ehdoitta...89 Asiakirjojen vastaanotto parametreissä määritettyjen ehtojen mukaisesti... 90 Muita vastaanottotapoja...91 Välitysasema...91 Lähetysraportti...92 Lähetysraportti (välityspyyntö sähköpostitse)...93 Vastaanotettujen asiakirjojen edelleenlähetys...94 Vastaanotettujen asiakirjojen reititys SUB-koodilla...95 Vastaanotettujen asiakirjojen välitys...96 SMTP-vastaanotto Internet-faksia käyttäen...97 SMTP:llä vastaanotetun sähköpostin reititys...98 JBIG-vastaanotto...100 Automaattinen käynnistys faksia vastaanotettaessa...100 Tulostusvaihtoehdot...101 Tulostuksen valmistumisesta ilmoittava merkkiääni...101 Ruutumerkki...101 Keskitysmerkki...101 Vastaanottoaika...102 Kaksipuolinen tulostus...102 180 astetta kääntävä tulostus...103 Sarjavastaanotto...103 Kuvan kääntö...104 Yhdistä kaksi alkuperäistä...104 Sivun jakaminen ja sivun pienentäminen...105 Käänteinen tulostusjärjestys...105 Sivun pienennys...106 Faksitunnisteen (TSI) tulostus...106 Kun oikeankokoista paperia ei ole...106 Ensisijaisten kasettien määrittäminen...107 Samankokoinen tulostus...107 Saapuvien viestien tulostaminen ohisyöttötason paperille...108 Saapuvien asiakirjojen tulostus - Luovutustaso...109 Tason määrittäminen eri linjoille...109 Lajittelu...109 v
6. Faksaaminen tietokoneesta Faksien lähettäminen tietokoneelta...111 Ennen käyttöä...112 Sovellusohjelmien asennus...112 Auto run -ohjelma...112 Yksittäisten sovellusten asennus...113 CD-ROM-levyllä olevat sovellukset...114 LAN-Fax Driver...114 Osoitekirja...114 LAN-Fax Cover Sheet Editor...114 Asetukset...115 Tulostusasetusten tekeminen...115 Lisävarusteiden asetukset...116 Peruslähetys...117 Lisäasetusten määritys...119 Lähetystuloksien vahvistaminen sähköpostitse...122 LAN-faksin tulosraportti...123 Tulostus ja tallennus...124 Osoitekirjan muokkaus...124 Faksin kansilehtien muokkaus...126 Kansilehden luominen...126 Kansilehden liittäminen...127 LAN-Fax-viestit...128 Faksitietojen tarkastelu Internet-selaimen avulla...129 Vastaanotettujen faksien katselu, tulostus ja poistaminen Web Image Monitor - ohjelman avulla... 129 Vastaanotettujen faksiasiakirjojen katsominen Internet-selaimen avulla... 129 Faksitietojen tulostus Internet-selaimen avulla...130 Faksitietojen poistaminen Internet-selaimen avulla...131 Vastaanottajatietojen tallentaminen Internet-selaimen avulla...131 Faksin kautta vastaanotettujen tiedostojen jakeleminen...133 7. Käytön helpottaminen Ohjelmat...135 Ohjelmanäppäinten tallentaminen ja muokkaaminen...135 Ensisijaisen toiminnon tallennus ohjelman avulla...137 Ohjelman nimen muuttaminen...137 Ohjelman poistaminen...138 Ohjelman käyttö...138 Asiakirjapalvelimen käyttäminen...139 Asiakirjan tallennus...140 Tallennettujen asiakirjojen tietojen muuttaminen...142 Tallennetun asiakirjan poistaminen...144 Asiakirjapalvelimelle tallennettujen asiakirjojen hallinta tietokoneelta...145 DeskTopBinder-ohjelman käyttö...145 Internet-selaimen käyttö...146 vi
8. Faksin asetukset Toimintoluettelo...147 Käyttäjän työkalujen käyttö (faksitoiminnot)...150 Oletusasetuksista poistuminen...150 Yleisasetukset/Säädöt...151 Vastaanottoasetukset...153 Sähköpostiasetukset...155 IP-faksiasetukset...156 H.323-gatekeeperin ohjelmointi...157 SIP-palvelimen konfigurointi...158 Yhdyskäytävän rekisteröinti tai muuttaminen...158 Yhdyskäytävän poistaminen...160 9. Pääkäyttäjäasetus Pääkäyttäjän työkalujen luettelo...161 Pääkäyttäjäasetus...163 Vakioviestien tallentaminen, muuttaminen ja poistaminen...163 Automaattisen asiakirjan tallentaminen, muuttaminen ja poistaminen...164 Automaattisen asiakirjan poistaminen...165 Skannauskoon määrittäminen, muuttaminen ja poistaminen...166 Skannauskoon poistaminen...167 Lokin tulostaminen...168 Laskurit...168 Edelleenlähetys...169 Lopullisen vastaanottajan määrittäminen...169 Edelleenlähetyksestä poistuminen...170 Edelleenlähetyksen merkki...171 Muistilukko...171 ECM (Virheen korjaustila)...172 Käyttäjän parametrit...173 Käyttäjän parametrien muuttaminen...177 Käyttäjän parametrien luettelon tulostaminen...178 Erikoislähettäjät, joita kohdellaan eri tavalla...178 Valtuutettu vastaanotto...180 Edelleenlähetys...180 Vastaanotettujen tiedostojen tulostettavien kopioiden lukumäärä...181 Tulosta 2-puolisena...181 Muistilukko...181 Paperikasetti...181 Erikoislähettäjien tallentaminen/muuttaminen...182 Erikoislähettäjän alkuasetusten ohjelmointi...185 Erikoislähettäjän poistaminen...187 Erikoislähettäjien luettelon tulostus...188 vii
Postin asetukset...188 Henkilökohtaisten postilaatikoiden ohjelmointi ja muuttaminen...189 Henkilökohtaisten postien poistaminen...191 Infopostien ohjelmointi/muokkaus...192 Infopostien poistaminen...194 Välityspostien ohjelmointi/muuttaminen...194 Välityspostien poistaminen...197 Postilaatikoiden luettelon tulostaminen...198 Lähetysraportti...199 Luottamuksellisen tunnuksen ohjelmointi...200 Pollaustunnuksen ohjelmointi...200 Muistilukon tunnuksen ohjelmointi...201 Pulssi-/äänitaajuuden valinta...202 Vastaanotettujen asiakirjojen tallennus tai tulostus...202 Vastaanottoraportti sähköpostitse...203 Käyttäjän määrittäminen vastaanotettujen ja tallennettujen asiakirjojen lukemista varten...204 Valikon suojausasetukset...205 Kansiosiirron raportti...205 Kansiosiirron raportti sähköpostitse...206 10.Toimintahäiriöiden selvittäminen Jos virheraportti tulostuu...207 Virran katkaiseminen pääkytkimestä / Sähkökatkoksen sattuessa...208 Kun Internet-faksia käytettäessä tapahtuu virhe...209 Sähköpostin virheilmoitus...209 Virheraportti (sähköposti)...209 Palvelimen luoma virheilmoitus...209 11.Liite Laitteen kytkeminen puhelinlinjaan ja puhelimeen...211 Puhelinlinjaan kytkeminen...211 Linjatyypin valinta...211 Lisävarusteet...212 Lisämuistikortti (32MB: DIMM)...212 Ylimääräinen G3-liitäntäyksikkö...212 Tekniset tiedot...213 Yhteensopivat laitteet...216 Hyväksyttävät alkuperäisen tyypit...216 Hyväksyttävät alkuperäisten koot...216 Vaikeasti tunnistettavat alkuperäisten koot...219 Suurimmat sallitut arvot...220 HAKEMISTO... 221 viii
Käyttöohjeen merkintätavat Symbolit Käyttöohjeessa käytetään seuraavia symboleja: R VAROITUS: Symboli viittaa vaaratilanteeseen, joka voi aiheuttaa kuoleman tai vakavan henkilövahingon, jos laitetta käytetään symbolilla merkittyjen ohjeiden vastaisesti. Muista lukea ohjeet, jotka ovat oppaan Yleiset asetukset kohdassa Turvallisuustiedot. R TÄRKEÄÄ: Symboli viittaa vaaratilanteeseen, joka voi aiheuttaa lievän tai keskivaikean henkilövahingon tai omaisuusvahingon ilman henkilövahinkoja, jos laitetta käytetään symbolilla merkittyjen ohjeiden vastaisesti. Muista lukea ohjeet, jotka ovat oppaan Yleiset asetukset kohdassa Turvallisuustiedot. *Edellä esitetyt huomautukset lisäävät käyttäjän turvallisuutta. Tärkeää Jos näitä ohjeita ei noudateta, paperin syötössä saattaa tapahtua virhe, alkuperäiset voivat vahingoittua tai tietoa voi kadota. Lue ehdottomasti tämä kohta. Valmistelut Tämä symboli ilmaisee, mitä tietoa tai toimenpiteitä tarvitaan ennen käyttöä. Tämä symboli ilmaisee käytön edellyttämät varotoimenpiteet tai häiriön jälkeen tarvittavat toimenpiteet. Rajoitus Tämä symboli ilmaisee numeeriset raja-arvot; toiminnot, joita ei voida käyttää yhdessä; tai olosuhteet, joissa tiettyä toimintoa ei voida käyttää. Viite Tämä symboli ilmaisee viitteen. [ ] Laitteen näytön näppäimet. [ ] Tietokoneen näytön näppäimet ja painikkeet. { } Laitteen ohjauspaneelin näppäimet. 1
Tärkeimpien toimintojen nimet Tämän koneen keskeisiin toimintoihin viitataan näissä ohjeissa seuraavasti: Internet-faksi (määrittämällä sähköpostiosoite) Internet-faksi Internet-faksi (määrittämällä IP-osoite) IP-faksi 2
1. Lähetystapa Lähetys määrättyyn aikaan (Lähetä myöhemmin) Tämän toiminnon avulla voit asettaa laitteen lähettämään faksin asettamaasi kellonaikaan. Siten voit hyödyntää halvempien lähetysaikojen puheluveloitusta ilman, että joudut olemaan laitteen vieressä. Jos faksi ei ole kiireellinen, valitse Lähetä myöhemmin ja Säästöaika faksia skannatessasi. Faksit ovat jonossa muistissa, ja ne lähetetään asettamaasi kellonaikaan. Tärkeää Jos laitteesta katkaistaan virta noin tunnin ajaksi, kaikki muistiin tallennetut faksiasiakirjat poistetaan. Jos asiakirjat poistetaan tästä syystä, sähkökatkosraportti tulostuu automaattisesti, kun laitteeseen kytketään virta käyttökytkimestä. Raportin avulla voidaan tunnistaa poistetut asiakirjat. Rajoitus Toiminto ei ole käytössä välittömässä lähetyksessä. Käytä muistilähetystä. Voit määrittää jopa 23 tuntia ja 59 minuuttia. Jos näytössä oleva aika ei ole oikein, muuta se. Katso Yleiset asetukset. Aseta säästöajaksi se aika, jolloin puhelumaksut ovat edullisimmat. Katso s.152 Tallenna säästöaika. Voit ohjelmoida tämän toiminnon yhteen pikanäppäimeen. Pikanäppäintä käyttäessäsi vaihe B jää väliin. Katso s.151 Yleisasetukset/Säädöt. A Aseta alkuperäinen asiakirja ja valitse haluamasi skannausasetukset. Viite Faksin käyttöohje <Perustoiminnot> B Paina [Lähetysvalinnat]. C Paina [Lähetä myöh.]. 3
Lähetystapa 1 D Näppäile aika numeronäppäimillä (24 tunnin muodossa) ja paina [OK]. Annettu aika näkyy korostetun [Lähetä myöh.] -tekstin yläpuolella. Paina [Säästöaika] asettaaksesi lähetysajan. Kun näppäilet 10 pienempiä numeroita, lisää niiden eteen nolla. Jos teet virheen, paina [Tyhjennä]- tai {Tyhjennä/Seis}-näppäintä, ennen kuin painat [OK], ja yritä uudelleen. Voit perua Lähetä myöhemmin -toiminnon painamalla [Peruuta]. Esiin tulee vaiheessa C näkyvä näyttö. E Paina [OK]. Esiin tulee valmiusnäyttö. Jos haluat tarkistaa asetukset, paina [Lähetysvalinnat]. F Määritä vastaanottaja ja paina {Aloita}-näppäintä. Voit peruuttaa Lähetä myöhemmin -toiminnolla asetetun faksin lähetyksen. Katso s.19 Lähetyksen peruminen. 4
Lähettäjäasetukset Lähettäjäasetukset Vastaanottaja voi tunnistaa faksin lähettäjän tämän toiminnon avulla. Jos lähettäjän sähköpostiosoite on ohjelmoitu vastaanottajaluetteloon, vastaanottaja saa heti lähetysraportin sähköpostitse. Jos otat käyttöön Leiman lähettäjän nimi -asetuksen, tallennettu lähettäjänimi (käyttäjänimi) näkyy vastaanottajan viestissä, luetteloissa tai raportissa. Valmistelut Jos haluat käyttää tätä toimintoa, tallenna lähettäjät vastaanottajaluetteloon ja määritä käyttäjänimi kohteessa [Lähettäjä]. Katso Yleiset asetukset. Jos käyttäjän todentaminen on käytössä, kirjautunut käyttäjä määritetään lähettäjäksi. Lähetysraportti lähetetään heti kirjautuneen käyttäjän sähköpostiosoitteeseen. Voit ohjelmoida lähettäjäasetukset johonkin pikanäppäimeen. Pikanäppäintä käyttämällä vaihe B voidaan jättää väliin. Katso s.151 Yleisasetukset/Säädöt. Voit tarkistaa tiettyjen käyttäjien käyttötilan yhteysraportista. Jos käyttäjän todentaminen on käytössä, voit tarkistaa kirjautuneiden käyttäjien käyttötilanteen. Katso s.168 Lokin tulostaminen. Jos lähettäjä on määritetty käyttäjätunnukseksi, voit laskea kunkin käyttäjän käyttökertojen määrän. Katso Yleiset asetukset. A Aseta alkuperäinen asiakirja ja valitse haluamasi skannausasetukset. Viite Faksin käyttöohje <Perustoiminnot> B Paina [Lähetysvalinnat]. C Paina [Lähettäjäasetukset]. D Valitse lähettäjä. Jos vastaanottajan suojauskoodi on otettu käyttöön, näkyviin tulee syöttöikkuna. Näppäile vastaanottajan suojauskoodi numeronäppäimillä ja paina [OK]-näppäintä. 1 5
Lähetystapa E Vahvista valittu lähettäjä ja paina [OK]. Lähetystuloksien vahvistaminen sähköpostitse 1 Jos lähettäjän sähköpostiosoite on tallennettu, voit määrittää, lähetetäänkö lähetystulokset sähköpostitse lähettäjälle. Jos otat tämän toiminnon käyttöön, lähetysraportti lähetetään tallennettuun sähköpostiosoitteeseen. F Valitse leiman lähettäjän nimi painamalla [Päällä] tai [Pois]. Tulostaminen vastaanottajan viestiin Jos otat tämän toiminnon käyttöön, lähettäjänimi (käyttäjänimi) näkyy vastaanottajan viestissä, luetteloissa ja raportissa. A Valitse leiman lähettäjän nimi painamalla [Päällä]. Jos käyttäjä kirjautuu sisään käyttäjätunnuksellaan, lähetysraportti lähetetään kirjautuneen käyttäjän sähköpostiosoitteeseen. Voit varmistaa lähetyksen tuloksen käyttämällä sekä Sähköpostin lähetystulos -toimintoa, joka lähettää tuloksen sähköpostitse, että koneen tulostamasta yhteysraportista. Voit valita käyttäjäparametreissä, haluatko käyttää molempia toimintoja yhdessä. Katso s.173 Käyttäjän parametrit (kytkin 10, bitti 6). A Paina [Kyllä] tai [Ei] valitaksesi Sähköpostin lähetystulos -toiminnon. 6
Lähettäjäasetukset G Paina [OK]. 1 Esiin tulee vaiheessa C näkyvä näyttö. Valitun lähettäjän nimi näkyy [Lähettäjäasetukset] -painikkeen yläpuolella. Lähettäjän nimessä voi olla 14 merkkiä ja ellipsi (... ). H Paina [OK]. Esiin tulee valmiusnäyttö. Jos haluat tarkistaa asetukset, paina [Lähetysvalinnat]. I Määritä vastaanottaja ja paina {Aloita}-näppäintä. Voit peruuttaa lähettäjän asetukset peruuttamalla lähetyksen. Katso s.19 Lähetyksen peruminen. 7
1 Lähetystapa Lähetysjärjestys Muistiin tallennetut faksit lähetetään skannausjärjestyksessä. Jos muistissa on useita fakseja jonossa, haluamaasi asiakirjaa ei aina lähetetä heti. Kun käytät tätä toimintoa, voit kuitenkin lähettää asiakirjan ennen muita jonossa olevia asiakirjoja. B Paina [Lähetysvalinnat]. C Paina [Läh. ensisij.], ja paina sitten [OK]. Rajoitus Toiminto ei ole käytössä välittömässä lähetyksessä. Jos toiminto valitaan, laite siirtyy automaattisesti muistilähetykseen. Jos odottamassa on toinen tällä toiminnolla tallennettu asiakirja tai jos lähetys on käynnissä, asiakirjasi lähetetään kyseisen asiakirjan lähettämisen jälkeen. A Aseta alkuperäinen asiakirja ja valitse haluamasi skannausasetukset. Viite Faksin käyttöohje <Perustoiminnot> Esiin tulee valmiusnäyttö. Jos haluat tarkistaa asetukset, paina [Lähetysvalinnat]. D Määritä vastaanottaja ja paina {Aloita}-näppäintä. Peru lähetys painamalla [Muuta/Keskeytä]-näppäintä. Katso s.19 Lähetyksen peruminen. 8
Luottamuksellinen lähetys Luottamuksellinen lähetys Jos et halua kaikkien lukevan asiakirjaasi, käytä tätä toimintoa. Asiakirja tallennetaan vastaanottavan faksin muistiin ja tulostetaan vasta, kun tunnus on näppäilty. Luottamuksellisia lähetyksiä on kahta eri tyyppiä: Oletustunnuslähetys Tunnusta ei tarvitse näppäillä lähetystä varten. Toinen osapuoli voi tulostaa asiakirjan näppäilemällä laitteeseensa ohjelmoidun luottamuksellisen tunnuksen. ID-koodilähetys Jos haluat lähettää luottamuksellisen asiakirjan vastaanottajalle, voit asettaa luottamuksellisen tunnuksen, joka vastaanottajan pitää näppäillä, ennen kuin hän voi lukea asiakirjan. Muista ennen asiakirjan lähetystä kertoa vastaanottajalle tunnus, joka hänen pitää näppäillä ennen asiakirjan tulostamista. Rajoitus Kohdelaitteen täytyy olla samalta valmistajalta ja siinä täytyy olla luottamuksellisen vastaanoton toiminto. Kohdelaitteessa täytyy olla riittävästi vapaata muistia. Toiminto ei ole käytössä Internetfaksin yhteydessä. Suosittelemme, että ohjelmoit luottamuksellisen vastaanoton koodin laitteeseen etukäteen. Katso s.200 Luottamuksellisen tunnuksen ohjelmointi. Tunnus voi olla mikä tahansa 4- numeroinen sarja lukuun ottamatta lukusarjaa 0000. Jos laitteet eivät ole samalta valmistajalta, voit lähettää luottamuksellisen viestin käyttämällä toimintoa SUB-koodi. Katso s.53 SUB-koodi. A Aseta alkuperäinen asiakirja ja valitse haluamasi skannausasetukset. Viite Faksin käyttöohje <Perustoiminnot> B Paina [Lähetysvalinnat]. C Paina [Luottam. läh.]. 1 9
Lähetystapa 1 D Käytä luottamuksellisen lähetyksen tyypin mukaan yhtä seuraavista menetelmistä: Oletustunnus A Tarkista, että [Oletustunnus] on valittu ja paina sitten [OK]. Jos haluat peruuttaa luottamuksellisen lähetyksen, paina [Peruuta]. Esiin tulee vaiheessa C näkyvä näyttö. ID-koodi A Valitse [ID-koodi]. B Näppäile luottamuksellinen tunnus (4-numeroinen luku) numeronäppäimillä ja paina [OK]. Jos teet virheen, paina [Tyhjennä]- tai {Tyhjennä/Seis}- näppäintä, ennen kuin painat [OK], ja yritä uudelleen. Jos haluat peruuttaa luottamuksellisen lähetyksen, paina [Peruuta]. Esiin tulee vaiheessa C näkyvä näyttö. E Paina [OK]. Esiin tulee valmiusnäyttö. Jos haluat tarkistaa asetukset, paina [Lähetysvalinnat]. F Määritä vastaanottaja ja paina {Aloita}-näppäintä. Voit peruuttaa luottamuksellisen lähetyksen lähetysasetusten tekemisen. Katso s.19 Lähetyksen peruminen. ID-koodi: ja näppäilty luottamuksellisen lähetyksen tunnus näkyvät korostetun [Luottam. läh.] -tekstin yläpuolella. 10
Pollauslähetys Pollauslähetys Käytä pollauslähetystä, kun haluat jättää alkuperäisen asiakirjan laitteen muistiin niin, että toiset voivat hakea sen halutessaan. Asiakirja lähetetään, kun toinen osapuoli soittaa faksiisi. Valmistelut Ennen kuin suoritat pollauslähetyksen pollaustunnusta käyttäen, tunnus on ohjelmoitava. Katso s.200 Pollaustunnuksen ohjelmointi. Pollauslähetyksiä on kolme eri tyyppiä. Vapaa pollauslähetys Toimintoa varten ei tarvitse näppäillä pollaustunnusta. Kuka tahansa voi pollata asiakirjan laitteeltasi. Kone lähettää sen riippumatta siitä, täsmäävätkö pollaustunnukset. Lähetys oletustunnuksella Toimintoa varten ei tarvitse näppäillä pollaustunnusta. Asiakirja lähetetään ainoastaan, jos asiakirjaa hakevan (pollaavan) laitteen pollaustunnus on sama kuin laitteeseesi tallennettu pollaustunnus. Varmista etukäteen, että molempien laitteiden pollaustunnukset ovat samat. Pollauslähetys erikoistunnusta käyttäen Tähän lähetykseen tarvitaan pollauksen erikoistunnus. Tämä tunnus ohittaa laitteeseen tallennetun tunnuksen. Käyttäjän on annettava tämä tunnus, kun heidän laitteensa pollaa viestejä laitteeltasi. Jos tunnukset täsmäävät, asiakirja lähetetään. Varmista etukäteen, että toinen osapuoli tietää käyttämäsi tunnuksen. Rajoitus Pollauslähetys on mahdollista vain, jos vastaanottajan laite pystyy pollausvastaanottoon. Yleensä vain saman valmistajan pollausvastaanottoa tukevat laitteet pystyvät pollauslähetykseen ID-koodia käyttäen. Jos kuitenkin käytetään infopostitoimintoa ja toisen osapuolen faksi tukee pollauslähetystä ja SEP-toimintoa, voit suorittaa pollauslähetyksen ID-koodia käyttäen. Katso s.45 Infopostit. Toiminto ei ole käytössä Internetfaksin yhteydessä. Kun käytät vapaata pollausta tai pollauslähetyksessä käytetään oletustunnusta, voit tallentaa muistiin vain yhden pollattavan tiedoston. Kun pollauslähetys suoritetaan erikoistunnusta käyttäen, jokaista tunnusta kohden voidaan tallentaa yksi tiedosto; yhteensä voidaan tallentaa 400 tiedostoa muuttamalla tunnuksia. 1 11
Lähetystapa 1 Voit määrittää käyttäjäparametreissä, poistetaanko pollaustiedosto lähetyksen jälkeen. Katso s.173 Käyttäjän parametrit (kytkin 11, bitti 7). Jos haluat tallentaa tiedoston toistuvaa lähetystä varten, aseta toiminnoksi Odotustila (Tallenna). Pollauslähetyksen vahvistuksesta voit tarkistaa, onko viesti haettu (pollattu). Katso s.13 Pollauslähetyksen vahvistus. Voit ohjelmoida tämän toiminnon yhteen pikanäppäimeen. Tätä näppäintä käyttämällä vaihe B voidaan jättää väliin. Katso s.151 Yleisasetukset/Säädöt. Pollauksessa pollaaja maksaa puhelukustannukset. A Aseta alkuperäinen asiakirja ja valitse haluamasi skannausasetukset. Viite Faksin käyttöohje <Perustoiminnot> B Paina [Lähetysvalinnat]. D Käytä pollauslähetyksen mukaan yhtä seuraavista menetelmistä: Vapaa pollauslähetys A Tarkista, että [Vapaa pollaus läh.] on valittu. Lähetys oletustunnuksella A Valitse [Oletus ID läh]. ID-koodilähetys A Valitse [ID -koodi läh]. B Määritä nelinumeroinen IDkoodi numeronäppäimillä ja kirjaimilla [A], [B], [C], [D], [E] ja [F]. C Paina [Pollaus läh.]. 12
Pollauslähetys Pollaustunnus voi muodostua mistä tahansa neljän numeron sarjasta (0-9) ja kirjaimista (A-F) lukuun ottamatta numerosarjaa 0000 ja merkkisarjaa FFFF. Jos teet virheen, paina [Tyhjennä]- tai {Tyhjennä/Seis}- näppäintä ja yritä uudelleen. E Paina [Vain kerran] tai [Tallenna] kun haluat poistaa tai tallentaa tiedoston lähetyksen jälkeen. Jos haluat poistaa alkuperäisen tiedoston heti lähetyksen jälkeen, valitse [Vain kerran]. Jos haluat lähettää toistuvasti alkuperäisen tiedoston, valitse [Tallenna]. Jos haluat peruuttaa pollauslähetyksen, paina [Peruuta]. Esiin tulee vaiheessa C näkyvä näyttö. F Paina [OK]. pppppppppp tulee näyttöön. Pollauslähetystyyppi näkyy korostetun [Pollaus läh.] -tekstin yläpuolella. G Paina [OK]. Jos haluat tarkistaa asetukset, paina [Lähetysvalinnat]. H Paina {Aloita}-näppäintä. Voit peruuttaa pollauslähetyksen lähetysasetusten tekemisen. Katso s.19 Lähetyksen peruminen. Pollauslähetyksen vahvistus Raportista voit tarkistaa, onko viesti haettu (pollattu). Jos Sähköpostin lähetystulos on ohjelmoitu pikanäppäimelle, voit saada raportin sähköpostitse lähetyksen jälkeen. Katso s.152 Pikanäppäin. Rajoitus Tätä raporttia ei tulosteta, jos käyttäjäparametreissä on otettu käyttöön tallennettujen alkuperäisten toistuvat lähetykset (Tallenna). Katso s.173 Käyttäjän parametrit (kytkin 11, bitti 7). Voit ottaa toiminnon käyttöön tai poistaa käytöstä käyttäjän parametreilla. Katso s.173 Käyttäjän parametrit (kytkin 03, bitti 6). Voit valita käyttäjäparametreissä, tulostetaanko raporttiin osa viestistä. Katso s.173 Käyttäjän parametrit (kytkin 04, bitti 7). Voit tarkistaa pollauslähetyksen tuloksen lokitiedostosta. Katso s.29 Lokitiedoston tulostaminen. Jos haluat tarkastella raporttia tekstiä muuttamatta, valitse sähköpostisovelluksesi asetuksista yhtä leveä fontti. Voit tuoda vastaanottajan nimen näkyviin käyttäjän parametreilla. Katso s.173 Käyttäjän parametrit (kytkin 04, bitti 4). Voit tuoda lähettäjän nimen näkyviin käyttäjäparametreillä. Katso s.173 Käyttäjän parametrit (kytkin 04, bitti 5). 1 13
Lähetystapa 1 Pollausvastaanotto Käytä toimintoa, jos haluat pollata (hakea) asiakirjan toiselta koneelta. Voit myös pollata asiakirjoja useilta laitteilta kätevästi yhdellä toiminnolla (käytä ryhmiä ja näppäimiin tallennettuja ohjelmia, jos haluat hyödyntää tämän toiminnon kaikki ominaisuudet). Valmistelut Ennen kuin suoritat pollauslähetyksen pollaustunnusta käyttäen, tunnus on ohjelmoitava. Katso s.200 Pollaustunnuksen ohjelmointi. Viesti voidaan vastaanottaa pollaamalla kahdella eri tavalla: Oletustunnus/Vapaa pollausvastaanotto Käytä vapaata pollausta tai oletustunnuksin tehtävää pollausta. Jos laitteeseesi on ohjelmoitu pollaustunnus, se ottaa vastaan kaikki lähetyslaitteessa odottavat asiakirjat, joilla on sama tunnus. Jos toisessa laitteessa ei ole yhtään asiakirjaa samalla pollaustunnuksella, laitteesi ottaa vastaan kaikki ne asiakirjat, jotka eivät vaadi tunnusta (vapaa pollaus). Pollausvastaanotto ID-koodia käyttäen Tähän lähetykseen tarvitaan erikoistunnus. Tämä tunnus ohittaa laitteeseen tallennetun tunnuksen. Laitteesi ottaa vastaan kaikki lähettävässä laitteessa odottavat asiakirjat, joilla on sama tunnus. Jos tunnukset eivät täsmää, kaikki sellaiset asiakirjat otetaan vastaan, jotka eivät vaadi tunnusta (vapaa pollaus). Rajoitus Pollausvastaanotto onnistuu, jos toinen laite pystyy pollauslähetykseen. Tavallisesti voit ottaa vastaan pollaustunnuksin varustettuja viestejä vain saman valmistajan laitteista, jotka tukevat pollaustoimintoa. Jos toisen osapuolen faksi kuitenkin tukee pollauslähetyksiä ja SEP-toimintoa ja siihen on tallennettu tunnukset, pollausvastaanotto onnistuu. Katso s.54 SEP-koodi. Toiminto ei ole käytössä Internetfaksin yhteydessä. Jotta voit vastaanottaa asiakirjan, jossa käytetään joko pollauksen oletustunnusta tai ID-koodia, on tärkeää, että laitteessasi on sama tunnus kuin lähettävässä laitteessa. Vapaata pollausta varten ei tarvita samaa pollaustunnusta. Pollausvastaanottoraportista voit tarkistaa, onko viesti haettu (pollattu). Katso s.16 Pollausvastaanottoraportti. 14
Pollausvastaanotto Voit ohjelmoida tämän toiminnon yhteen pikanäppäimeen. Tätä näppäintä käyttämällä vaihe A voidaan jättää väliin. Katso s.151 Yleisasetukset/Säädöt. A Paina [Lähetysvalinnat]. Pollaus erikoistunnusta käyttäen A Valitse [ID-koodi Pollauksen vast. otto]. B Määritä nelinumeroinen IDkoodi numeronäppäimillä ja kirjaimilla [A], [B], [C], [D], [E] ja [F] ja paina [OK]. 1 B Paina [Pollaus v-o]. C Valitse yksi seuraavista menetelmistä käyttötavan mukaan: Oletus ID/Vapaa pollaus v-o A Tarkista, että [Oletus-ID/Vapaa pollaus v-o] on valittu, ja paina sitten [OK]. Jos haluat peruuttaa pollausvastaanoton, paina [Peruuta]. Esiin tulee vaiheessa B näkyvä näyttö. ID-koodi: ja näppäilty pollaustunnus näkyvät korostetun [Pollaus v-o] -tekstin yläpuolella. Pollaustunnus voi muodostua mistä tahansa neljän numeron sarjasta (0-9) ja kirjaimista (A-F) lukuun ottamatta numerosarjaa 0000 ja merkkisarjaa FFFF. Jos teet virheen, paina [Tyhjennä]- tai {Tyhjennä/Seis}- näppäintä, ennen kuin painat [OK], ja yritä uudelleen. Jos haluat peruuttaa pollausvastaanoton, paina [Peruuta]. Esiin tulee vaiheessa B näkyvä näyttö. D Paina [OK]. Esiin tulee valmiusnäyttö. E Määritä vastaanottaja ja paina {Aloita}-näppäintä. 15
Lähetystapa 1 Pollausvastaanoton varausraportti Raportti tulostetaan, kun pollauksen vastaanotto on käytössä. Voit ottaa toiminnon käyttöön tai poistaa käytöstä käyttäjän parametreilla. Katso s.173 Käyttäjän parametrit (kytkin 03, bitti 3). Voit tuoda vastaanottajan näkyviin käyttäjän parametreilla. Katso s.173 Käyttäjän parametrit (kytkin 04, bitti 4). Voit tuoda lähettäjän nimen näkyviin käyttäjän parametreilla. Katso s.173 Käyttäjän parametrit (kytkin 04, bitti 5). Pollausvastaanottoraportti Raportti tulostetaan kunkin pollausvastaanoton jälkeen. Jos Sähköpostin lähetystulos on ohjelmoitu pikanäppäimelle, voit saada raportin sähköpostitse vastaanoton jälkeen. Katso s.152 Pikanäppäin. Voit tarkistaa pollausvastaanoton tuloksen myös lokitiedostosta. Katso s.29 Lokitiedoston tulostaminen. Voit ottaa toiminnon käyttöön tai poistaa käytöstä käyttäjän parametreilla. Katso s.173 Käyttäjän parametrit (kytkin 03, bitti 4). Jos haluat tarkastella raporttia tekstiä muuttamatta, valitse sähköpostisovelluksesi asetuksista yhtä leveä fontti. Voit tuoda vastaanottajan nimen näkyviin käyttäjän parametreilla. Katso s.173 Käyttäjän parametrit (kytkin 04, bitti 4). Voit tuoda lähettäjän nimen näkyviin käyttäjän parametreilla. Katso s.173 Käyttäjän parametrit (kytkin 04, bitti 5). 16
2. Lähetystiedostojen tarkistus ja peruminen Kun olet painanut {Aloita}-näppäintä (skannattuasi alkuperäiset), voit tarkistaa ja muokata muistilähetyksen asetuksia ja vastaanottajien tietoja. Voit myös peruuttaa lähetyksen, muuttaa lähetysasetuksia, tulostaa tallennetun tiedoston, tulostaa tallennettujen tiedostojen luettelon ja lähettää uudelleen tiedoston, jonka lähetys laitteelta ei onnistunut. Muistilähetys Internet-faksin lähetys Lähetä myöhemmin Lähettäjäasetukset Lähetysjärjestys Luottamuksellinen lähetys Pollausvastaanotto Pollauslähetys Siirtopyyntö Jos lähetettäviä tai muistilähetyksellä tallennettuja tiedostoja ei ole, [Muuta/Keskeytä] ei tule näyttöön. Et voi tarkistaa etkä muokata tiedostoa lähetyksen aikana. Luottamuksellista tiedostoa tai raporttitiedostoa ei voida tarkistaa eikä muokata. Joissain tapauksissa vastaanottajaa ei voi valita, sillä vastaanottaja näkyy muodossa * suojausasetusten mukaan. 17
Lähetystiedostojen tarkistus ja peruminen Lähetysvahvistuksen näyttäminen A Paina [Muuta/Keskeytä]. E Paina [Poistu]. Esiin tulee valmiusnäyttö. 2 B Paina [Tark./Muuta asetukset]. C Valitse tarkistettava tiedosto. Jos määritettynä on useita vastaanottajia, vain ensimmäinen vastaanottaja on näkyvissä. Jos määritettynä on useita vastaanottajia, vain lähettämättömien asiakirjojen vastaanottajien määrä on näkyvissä. D Vahvista lähetys ja paina [Poistu]. 18
Lähetyksen peruminen Lähetyksen peruminen Voit perua lähetyksen, kun tiedostoa lähetetään tai tallennetaan muistiin, tai jos lähetys ei onnistu. Kaikki skannatut tiedot poistetaan muistista. Voit poistaa muistilähetyksen tiedoston. Toiminto on hyödyllinen peruuttaaksesi lähetyksen, kun huomaat virheen vastaanottajan tiedoissa tai alkuperäisessä asiakirjassa tallennuksen jälkeen. Jos haluat perua muistilähetyksen, etsi muistilähetystä varten tallennettu tiedosto ja poista se. Jos peruutat lähetyksen tiedoston lähetyksen aikana, osa tiedoston sivuista on ehkä jo lähetetty ja ne tulostuvat vastaanottajalla. Jos lähetys valmistuu toimenpiteen aikana, lähetystä ei voida enää keskeyttää. A Paina [Muuta/Keskeytä]. B Varmista, että [Keskeytä lähetys] on valittu. C Valitse tiedosto, jonka lähetyksen haluat perua. Jos haluat näyttöön vain parhaillaan lähetettävät tiedostot, paina [Läh.tiedostot]. Jos määritettynä on useita vastaanottajia, vain lähettämättömien asiakirjojen vastaanottajien määrä on näkyvissä. Jos määritettynä on useita vastaanottajia, vain yhden vastaanottajan numero on näkyvissä. Kun haluat kaikki vastaanottajat näkyviin, paina [Tark./Muuta asetukset]. D Paina [Keskeytä lähetys]. Valittu tiedosto poistetaan. Kun haluat perua lähetyksen keskeytyksen, paina [Tallenna]. Kun haluat keskeyttää toisenkin lähetyksen, toista toimenpiteet alkaen vaiheesta C. E Paina [Poistu]. Esiin tulee valmiusnäyttö. 2 19
Lähetystiedostojen tarkistus ja peruminen Vastaanottajan poistaminen 2 Voit poistaa vastaanottajia (kohteita). Jos poistat vastaanottajan, joka on lähetyksen ainoa vastaanottaja, lähetys perutaan. A Paina [Muuta/Keskeytä]. D Paina [Muuta] ja valitse vastaanottaja, jonka haluat poistaa. B Paina [Tark./Muuta asetukset]. Kun painat, saat esiin vuorotellen joko faksinumeroiden, Internet-faksiosoitteiden tai IPfaksinumeroiden luettelon. E Paina [Tyhjennä] poistaaksesi vastaanottajan. C Valitse tiedosto, jolta haluat poistaa vastaanottajan. Painamalla [Tyhjennä] voit poistaa faksinumerosta tai IP-faksiosoitteesta yksittäisiä numeronäppäinten avulla syötettyjä numeroita. Voit poistaa Internetfaksiosoitteen kokonaan painamalla [Tyhjennä]. 20
Vastaanottajan poistaminen F Paina [Poistu]. Jos haluat poistaa toisenkin vastaanottajan, toista toimenpiteet alkaen vaiheesta C. G Paina [Poistu]. Esiin tulee valmiusnäyttö. 2 21
Lähetystiedostojen tarkistus ja peruminen Vastaanottajan lisääminen 2 Vastaanottajaa ei voi lisätä vastaanottajaluettelon avulla. A Paina [Muuta/Keskeytä]. D Paina [Lisää]. B Paina [Tark./Muuta asetukset]. Kun painat, saat esiin vuorotellen joko faksinumeroiden, Internet-faksiosoitteiden tai IPfaksinumeroiden luettelon. E Määritä vastaanottaja numeronäppäimillä tai näytössä näkyvillä näppäimillä. C Valitse tiedosto, jolle haluat lisätä vastaanottajan. Jos haluat lisätä sähköpostiosoitteen, paina [Käsinsyöttö] ja määritä vastaanottaja. Voit myös ohjelmoida SUB-koodin tai SEP-koodin painamalla [Lisäasetukset]. F Paina [Poistu]. 22 Toista vaiheet C E, jos haluat lisätä toisenkin vastaanottajan. G Paina [Poistu]. Esiin tulee valmiusnäyttö.
Muiden asetusten muuttaminen Muiden asetusten muuttaminen Lähetysajan muuttaminen Voit muuttaa Lähetä myöhemmin - toiminnolla määrättyä lähetysaikaa. Katso s.3 Lähetys määrättyyn aikaan (Lähetä myöhemmin). Voit myös poistaa lähetysajan. Jos lähetysaika poistetaan, tiedosto lähetetään heti. A Paina [Muuta/Keskeytä]. E Paina [Muuta läh. aika]. F Paina [Tyhjennä], ja kirjoita sitten lähetysaika uudelleen numeronäppäimillä tai valitse [Säästöaika], ja paina sitten [OK]. 2 B Paina [Tark./Muuta asetukset]. C Valitse tiedosto, jonka lähetysajan haluat muuttaa tai poistaa. D Vastaanottaja tulee näkyviin. Jos valitset [Säästöaika], esiin tulee aiemmin asetettu säästölähetyksen kellonaika. Katso s.151 Yleisasetukset/Säädöt. Jos painat [Lähetä nyt], tiedosto lähetetään välittömästi. Odottamassa oleva tiedosto lähetetään kuitenkin ensin. G Paina [Poistu]. Toista toimenpiteet alkaen vaiheesta C, jos haluat muuttaa toisenkin lähetysajan. H Paina [Poistu]. Esiin tulee valmiusnäyttö. 23
Lähetystiedostojen tarkistus ja peruminen SMTP-palvelimen asetuksen muuttaminen D Paina [Muuta]. 2 Voit valita, ohitetaanko SMTP-palvelin. Katso Faksin käyttöohje <Perustoiminnot>. A Paina [Muuta/Keskeytä]. E Paina [SMTP]. B Paina [Tark./Muuta asetukset]. F Valitse [Kyllä] tai [Ei] ja paina [Poistu]. C Valitse tiedosto, jonka SMTPpalvelinasetuksen haluat muuttaa. G Paina [Poistu]. Toista vaiheesta C muuttaaksesi muiden vastaanottajien SMTPpalvelinasetuksia. H Paina [Poistu]. Esiin tulee valmiusnäyttö. 24
Tiedoston tulostaminen Tiedoston tulostaminen Jos haluat tarkistaa sellaisen muistiin tallennetun tiedoston sisällön, jota ei ole vielä lähetetty, voit tulostaa tiedoston seuraavasti. Luottamuksellisen lähetyksen tiedostot näkyvät luettelossa, mutta niitä ei voi tulostaa. Voit myös tulostaa tiedostoja, joiden lähetys ei ole onnistunut. A Paina [Muuta/Keskeytä]. B Paina [Tul. tiedosto]. Jos määritettynä on useita vastaanottajia, vain lähettämättömien asiakirjojen vastaanottajien määrä on näkyvissä. Jos haluat kaksipuoleisen tulostuksen, paina [Tulosta 2-puolinen]. Kun haluat perua tulostuksen, paina [Peruuta]. Esiin tulee vaiheessa C näkyvä näyttö. D Paina {Aloita}-näppäintä. Jos haluat peruuttaa tulostuksen, kun olet jo painanut {Aloita}-näppäintä, paina [Keskeytä tulostus]. Esiin tulee vaiheessa C näkyvä näyttö. E Paina [Poistu]. Esiin tulee valmiusnäyttö. Toista toimenpiteet alkaen vaiheesta C, jos haluat tulostaa toisenkin tiedoston. 2 C Valitse tiedosto, jonka haluat tulostaa. 25
Lähetystiedostojen tarkistus ja peruminen Tiedoston uudelleenlähetys 2 Laite tallentaa muistiin asiakirjat, joiden lähetys ei onnistunut muistilähetyksellä. Lähetä sellaiset asiakirjat tämän menetelmän avulla. Valmistelut Ota käyttäjäparametreissä käyttöön asetus, joka tallentaa muistiin lähettämättömät asiakirjat. Katso s.173 Käyttäjän parametrit (kytkin 24, bitti 0). Tiedostoja, joiden lähettäminen epäonnistui, säilytetään joko 24 tai 72 tuntia sen mukaan, kuinka toiminto ohjelmoidaan. Katso s.173 Käyttäjän parametrit (kytkin 24, bitti 1). A Paina [Muuta/Keskeytä]. B Paina [Lähettämätön tied.]. C Valitse tiedosto, jonka haluat lähettää uudelleen. Läh. virhe näkyy tiedostojen kohdalla, joiden lähetys epäonnistui. Jos määritettynä on useita vastaanottajia, vain ensimmäinen vastaanottaja on näkyvissä. Jos määritettynä on useita vastaanottajia, vain lähettämättömien asiakirjojen vastaanottajien määrä on näkyvissä. Jos haluat lisätä vastaanottajan, paina [Lisää] ja määritä vastaanottaja. D Paina [OK]. Kun haluat perua lähetykset, paina [Peruuta]. Esiin tulee vaiheessa C näkyvä näyttö. Toista toimenpiteet alkaen vaiheesta C, kun haluat tulostaa jonkin toisen tiedoston. E Paina [Poistu]. Esiin tulee valmiusnäyttö. Lähetys käynnistyy. 26
Tallennettujen tiedostojen luettelon tulostaminen (Tulosta lista) Tallennettujen tiedostojen luettelon tulostaminen (Tulosta lista) Tulosta luettelo, jos haluat tietää muistiin tallennetut tiedostot ja niiden tiedostonumerot. Tiedostonumeroista voi olla hyötyä (esimerkiksi tiedostoja poistettaessa). Myös muistiin tallennetun alkuperäisen asiakirjan sisältö voidaan tulostaa. Katso s.25 Tiedoston tulostaminen. Voit tuoda lähettäjän nimen näkyviin käyttäjän parametreilla. Katso s.173 Käyttäjän parametrit (kytkin 04, bitti 5). A Paina [Muuta/Keskeytä]. C Paina {Aloita}-näppäintä. Jos haluat peruuttaa tulostuksen, kun olet jo painanut {Aloita}-näppäintä, paina [Keskeytä tulostus]. Esiin tulee vaiheessa B näkyvä näyttö. D Paina [Poistu]. Esiin tulee valmiusnäyttö. 2 B Paina [Tul. lista]. Jos haluat perua tulostuksen ennen kuin olet painanut {Aloita}- näppäintä, paina [Peruuta]. Esiin tulee vaiheessa B näkyvä näyttö. 27
Lähetystiedostojen tarkistus ja peruminen 2 28
3. Yhteystiedot Lokitiedoston tulostaminen Lokissa on tiedot laitteen (enintään) 50 viimeisimmästä tiedonsiirrosta. Se tulostetaan automaattisesti 50 tapahtuman (vastaanoton ja lähetyksen) välein. Voit tulostaa lokitiedoston milloin tahansa seuraavien ohjeiden mukaan. Jos laitteeseesi on asennettu ylimääräinen G3-liitäntäyksikkö (lisävaruste), voit tulostaa jokaiselle linjatyypille oman lokitiedoston. Tärkeää Automaattisesti tulostettu loki poistetaan laitteen muistista tulostuksen jälkeen. Säilytä loki, jos haluat säilyttää tiedot lähetyksistä ja vastaanotoista. Voit tarkistaa näytöltä yhteensä 200 tapahtumaa (vastaanottoa ja lähetystä). Kaikki Tulostaa tapahtumat aikajärjestyksessä. Tulosta tiedostonumeron mukaan Tulostaa tapahtumat tiedostonumeroiden mukaisessa järjestyksessä. Tulosta käyttäjän mukaan Tulostaa tapahtumat lähettäjän mukaan. Lokin Lähettäjän nimi -sarake on käytännöllinen, kun haluat ohjelmoida erikoislähettäjän. Katso s.178 Erikoislähettäjät, joita kohdellaan eri tavalla. Voit valita käyttäjäparametreillä, tulostetaanko loki automaattisesti 50 tapahtuman välein. Katso s.173 Käyttäjän parametrit (kytkin 03, bitti 7). Voit tuoda lähettäjän nimen näkyviin käyttäjäparametreillä. Katso s.173 Käyttäjän parametrit (kytkin 04, bitti 5). Voit asettaa, tulostetaanko lokitiedosto linjatyypin mukaan. Katso s.173 Käyttäjän parametrit (kytkin 19, bitti 1). Voit ohjelmoida tämän toiminnon yhteen pikanäppäimeen. Tätä näppäintä käyttämällä vaihe A voidaan jättää väliin. Katso s.151 Yleisasetukset/Säädöt. Vastaanottaja ei ehkä tule näkyviin suojausasetusten mukaan. A Paina [Info]. B Paina [Tulosta loki]. 29
Yhteystiedot C Valitse tulostustapa. Tulostaminen käyttäjän mukaan A Valitse [Tulosta käyttäjän mukaan]. B Valitse käyttäjä. 3 Kaikki A Valitse [Kaikki]. Tulosta tiedostonumeron mukaan. A Valitse [Tulosta tied.nron mukaan.]. B Näppäile nelinumeroinen tiedostonumero. Jos teet virheen, paina [Tyhjennä]- tai {Tyhjennä/Seis}- näppäintä ja yritä uudelleen. Paina [Peruuta], jos käyttäjää ei ole rekisteröity. Esiin tulee vaiheessa C näkyvä näyttö. Jos valittuna on väärä käyttäjänimi, voit palata edelliseen näyttöön painamalla [Tyhjennä]. C Paina [OK], kun olet tarkistanut näkyviin tulevan käyttäjänimen. Paina [Peruuta], jos valittiin väärä käyttäjänimi. Esiin tulee vaiheessa C näkyvä näyttö. D Paina {Aloita}-näppäintä. Jos haluat peruuttaa tiedoston tulostuksen, paina [Keskeytä tulostus]. Esiin tulee vaiheessa C näkyvä näyttö. E Paina [Poistu]-näppäintä kaksi kertaa. Esiin tulee valmiusnäyttö. 30
Lokitiedoston tulostaminen Loki 3 1. Tulostuspäivämäärä Näyttää raportin tulostuspäivän ja ajan. 2. Tallennettu faksin otsikkorivi Näyttää lähettäjän nimen, joka on tallennettu tulostusta varten. 3. Päivämäärä Näyttää lähetys- tai vastaanottopäivän. 4. Aika Näyttää lähetyksen tai vastaanoton alkamisajan. 5. Toinen osapuoli Faksin vastaanottaja Näyttää toisen osapuolen määrittämän näyttönimen. Näyttää tallennetun faksinumeron, jos näyttönimeä ei ole määritetty. Jos toinen osapuoli ei ole tallentanut nimeä eikä faksinumeroa, lähetyksissä näkyy näppäilty faksinumero tai vastaanottajaluetteloon tallennettu nimi. Jos haluat asettaa etusijalle vastaanottajaluetteloon tallennetun faksinumeron tai nimen, ota yhteyttä huoltoon. 31
Yhteystiedot 3 Internet-faksin vastaanottaja Näyttää lähetettäessä vastaanottajien luetteloon tallennetun sähköpostiosoitteen tai nimen. Näyttää vastaanotettaessa lähettäjän sähköpostiosoitteen. Näyttää sarjalähetyksessä vastaanottajien määrän sähköpostiosoitteiden tai nimien jälkeen. Kun asiakirjoja lähetetään tietokoneesta laitteeseen, näytölle tulee teksti: --LAN-Fax --> Tarkista, lähetetäänkö asiakirjat vastaanottajalle vahvistamalla sama tiedostonumero. IP-faksin vastaanottaja Näyttää IP-faksin vastaanottajan tai nimen, joka on tallennettu vastaanottajaluetteloon. Faksinumeron tiedot näkyvät vastaanottoraportissa. Kansiokohteet Näyttää vastaanottajaluetteloon edelleenlähetystä varten tallennetun nimen. 6. Viestintätapa Lähetetyistä ja vastaanotetuista fakseista Lähtevän faksin viestintätapa alkaa L - ja saapuva V -kirjaimella. Yhteystapa ilmaistaan kirjaimilla tai symboleilla. Jos ylimääräinen G3- liitäntäyksikkö (lisävaruste) on asennettu, G3-1, G3-2 tai G3-3 tulee näkyviin. Lähetetyistä ja vastaanotetuista Internet-fakseista Merkkiä seuraa kirjain L, jos on kyseessä lähtevä sähköposti, tai V, jos on kyseessä saapuva sähköposti. Yhteystapa ilmaistaan kirjaimilla tai symboleilla. Lähtevä sähköpostiviesti, jossa on otettu Sähköposti-valikossa käyttöön vastaanottokuittaus, merkitään kirjaimella Q, kun taas A esiintyy vastaanottokuittauksissa. IP-faksilähetykset ja vastaanotot Merkkiä seuraa L, jos on kyseessä lähtevä faksi, ja V, jos on kyseessä saapuva faksi. Yhteystapa ilmaistaan kirjaimilla tai symboleilla. Edelleenlähetys kansiokohteille (kansiomerkki) tulee näkyviin. 7. Viestintäaika Näyttää lähetykseen tai vastaanottoon kuluneen ajan. 8. Sivujen lukumäärä Näyttää lähetetyn tai vastaanotetun sivumäärän. 9. Viestinnän tulos Näyttää lähetysten tai vastaanottojen tuloksen. OK: Kaikkien sivujen lähetys tai vastaanotto onnistui. Kun vastaanottokuittaus aktivoidaan käyttämällä Internet-faksin Sähköposti-asetuksia, näytetään vastaanottokuittaus. Jos vastaanotettu asiakirja oli reititetty, sitä edeltää merkki +. --: Internetfaksi on lähetetty tähän laitteeseen ohjelmoidulle sähköpostipalvelimelle. (Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että sähköposti on toimitettu perille.) Käytettäessä LAN-faksia lähetystulokset tietokoneesta tähän laitteeseen raportoidaan. Error: Tapahtui yhteysvirhe. T: Virta katkesi yhteyden aikana. Kaikkia faksiasiakirjoja ei lähetetty. 10. Käyttäjänimi Lähettäjän nimi tulee näkyviin. 11. Tiedostonumero Näyttää tiedostojen hallintanumerot. 32