Käytännön vinkkejä yhdistystiedottamiseen Oivaltava-päivät 3.-4.6.2015
Viestintä pitää yhdistyksen pinnalla
Käsitteitä Viestintä on kaksisuuntaista Viestintä on tietojen vaihdantaa ihmisten kesken. Viestintä on käyttäytymistä: ihmisen toimintaa. (Osmo A Wiio: Johdatus viestintään, 1994). Viestintä on sanomien vaihdantaa ihmisten kesken erilaisten merkkijärjestelmien avulla. (Kaarle Nordenstreng: Tiedotusoppi, 1975) Ulkoinen viestintä suuntautuu oman organisaation ulkopuolelle. Sisäinen viestintä on tiedonvaihtoa oman organisaation sisällä, sisältää myös yhteydenpidon jäseniin.
Tiedottaminen on yksisuuntaista Tiedottaminen on yksisuuntaista tiedon jakamista tai välittämistä. Osa ulkoista viestintää.
Markkinointi tähtää kaupantekoon Markkinoinnilla pyritään tuotteiden ja palveluiden myyntiin esim. mainonnan ja suoramarkkinoinnin avulla. Markkinointiviestintä yhdistää mainonnan ja tiedotuksen keinoja. Yhdistyksissä voi olla joskus vaikea määritellä markkinoinnin ja tiedottamisen eroa. Voidaan ajatella, että yhdistys myy esim. jäsenyyksiä.
Viestintä tukee yhdistyksen toimintaa Viestintä edistää yhdistyksen tavoitteiden saavuttamista. Pitkäjänteisellä ja suunnitelmallisella viestinnällä voi vaikuttaa järjestön tunnettuuteen, mielikuvaan ja haluttavuuteen. Viestinnällä yhdistyksen toimintaa tehdään näkyväksi.
Tyyli muokkaa mielikuvia Mielikuvalla on merkitystä. Se vaikuttaa mm. millaisena jäsenet, potentiaaliset jäsenet, yhteistyökumppanit, median edustajat jne. näkevät yhdistyksen. Miltä yhdistys näyttää? Niinkö on tarkoitus? Harkittu ja yhdenmukainen visuaalinen ilme yksilöi yhdistyksen luo ja vahvistaa mielikuvaa yhdistyksestä ja lisää sen tunnistettavuutta.
Millainen on sinun yhdistyksesi? Muiden mielikuvaa omasta yhdistyksestä voi selvittää kysymällä yhteistyökumppaneilta ja jäseniltä. Tulokset voivat yllättää, mutta vääriä mielikuvia ei ole. Jokaisen mielikuva on totta hänelle. Imagoon voi vaikuttaa toiminnalla ja viestinnällä, mutta sen pitää tukea valittua mielikuvaa johdonmukaisesti.
Miltä yhdistyksesi haluaa näyttää?
Mitkä adjektiivit kuvaavat yhdistystäsi? Sanojen avulla määritellään tavoiteltu tyyli ja tunnelma sekä rajataan, millainen mielikuva yhdistyksestä halutaan antaa. Rehellinen ilme on linjassa toiminnan ja tavoitteiden kanssa. Kielenkäyttö muokkaa mielikuvaa. Kielenhuollettu teksti antaa asiantuntevan ja luotettavan vaikutelman sekä kertoo viestin vastaanottajan arvostamisesta. Tyylistä päätetään yhdessä. Perinteinen? Moderni? Räväkkä? Dynaaminen? Luotettava? Vaatimaton? Nuorekas? Rento? Nykyaikainen? Asiantunteva? Ihmisläheinen?
Säilytä sovittu linja Ilmeen määrittely helpottaa työskentelyä. Perusasioita ei tarvitse miettiä aina uudelleen. Sovittua tyyliä on helppo toistaa painotuotteissa, tiedotteissa, nettisivuilla jne. Kun ohjeistus on kaikkien viestijöiden tiedossa, ilme säilyy tekijöistä riippumatta. Kannattaa päättää vähintään logo kirjasintyyppi eli fontti Huom. fontin tyyli: kaunokirjoitus, moderni, perinteinen Liiton fontti Calibri, näissäkin dioissa. värimaailma toistuvat elementit esim. yhdistyksen nimen ja yhteystietojen kirjoitustapa
Viestinnän suunnittelu Yhdistyksen viestintäsuunnitelma tehdään toimintasuunnitelman pohjalta. Suunnitelmassa määritellään viestinnäntekijät, vastuut, toimenpiteet ja seuranta. => Ei tempoilua. Tekijät tietävät roolinsa. Asiat on hyvä kirjata muistiin. Suunnitelma täydentyy ja joustaa tarvittaessa. Vanhaa suunnitelmaa voi käyttää pohjana, mutta ajoittain sitä kannattaa tarkastella kriittisesti, jopa aloittaa puhtaalta pöydältä.
Mieti ennen kuin viestit Mitä viestitään? Tapahtumat, toiminta, päätökset, kannanotot Miksi? Toiminnasta tiedottaminen, osallistumisen lisääminen, yhdistyksen tunnettuuden kasvattaminen, jäsenhankinta, tiedon jakaminen Kenelle? Jäsenet, hallitus, potentiaaliset jäsenet, suuri yleisö, yhteistyökumppanit, media, rahoittaja Miten? Viestintäkanavat ja välineet tarpeen mukaan. Nettisivut, jäsenkirje, esite, lehdistötiedote, tekstiviesti, sosiaalinen media Milloin? Ennakoitavat tapahtumat vuosisuunnitelmaan. Esim. kevättempaus, vuosikokous, yhteistyösopimuksen julkistaminen Tiedotus hyvissä ajoin, muistutus vähän ennen h-hetkeä. Yllättävät tilanteet: Nopeus ja ajantasaisuus. Kuka? Työnjako. Kuka viestii kenelle ja mitä. Pelisääntöihin vastuut ja marssijärjestys. Esim. juttuvinkit medialle puheenjohtajan tai viestintävastaavan kanssa.
Tiedottamiseen panostaminen kannattaa Avoin ja selkeä tiedottaminen lisää luottamusta yhdistyksen sisällä ja ulkopuolella lisää toimintaa ja motivoi jäseniä osallistumaan varmistaa, että kaikki tietävät, mihin ollaan menossa ja millaista polkua sinne kuljetaan haastaa vuoropuheluun ja saa aikaan vuorovaikutusta houkuttelee uusia jäseniä ja luo yhteistyösuhteita vaikuttaa halutun mielikuvan syntymiseen yhdistyksestä varmistaa avoimuuden ja läpinäkyvyyden yhdistyksessä Lähde: Yhdistystoiminnan avaimet, Pirjo Rosengren ja Anneliina Törrönen
Selkeät nettisivut palvelevat kävijöitä Tärkeintä: Kohderyhmät ja helppokäyttöisyys Hyvät kotisivut yhdistyksen visuaalisen ilmeen näköiset (logo, kirjasintyyppi, värimaailma) selkeät ja helppokäyttöiset ajan tasalla, päivitysvastuu sovittava miten ja missä yhdistys toimii mitä tarjolla jäsenille miten voi tulla mukaan toimintaan, liittyä jäseneksi täydelliset yhteystiedot esitteet ja mediatiedotteet sivuille pdf-muodossa
Hyödynnä linkit Linkit yhteistyökumppaneiden sivuille Ohjaavat kävijöitä tiedon pariin Tietojen päivitysvastuu yhteistyökumppanilla Linkkien toimivuus tarkistettava ajoittain. Ulkopuoliset sivut avautumaan uuteen ikkunaan, ei omien sivujen sisään. Juridinen kysymys! Mainostilan eli bannerien myynti tuo tuloja yhdistykselle ja asiakkaita yritykselle. Toimii, kun molemmat hyötyvät. Linkit yhteistyökumppaneiden sivuilta yhdistyksen sivuille tieto yhdistyksestä leviää ulkopuolelta tulevat linkit nostavat nettisivuja Googlen hakutuloksissa
Muista tekijänoikeudet! Netissä julkaistua materiaalia ja kuvia ei pääsääntöisesti voi julkaista ilman lupaa. Kuvaa rohkeasti tilaisuuksissa. Kysy kuvissa näkyviltä henkilöiltä lupa kuvien julkaisemiseen. Jos käytät toisten ottamia kuvia, pyydä kuvaajalta ja tarvittaessa kuvissa näkyviltä henkilöiltä lupa julkaisemiseen. Pyydä kuvaluvat mieluiten kirjallisina. Kertajulkaisu / jatkuva käyttö, missä kuvan voi julkaista (lehti, netti, juliste ), mitä kuvan yhteydessä pitää mainita (kuvaajan nimi ). Kaupallisesta käytöstä (esim. myytävä postikortti) sovittava aina erikseen.
Esite on yhdistyksen käyntikortti Ykköskysymys: Mikä on esitteen tarkoitus? Mitä viestitään ja kenelle? Hyvä esite yhdistyksen visuaalisen ilmeen mukainen (logo, kirjasintyyppi, värimaailma) noudattaa valittua linjaa myös kieleltään selkeä ja helppolukuinen kielenhuollettu kustannustehokas, yhteistyökumppaneiden mainoksilla voi kattaa tuotantokustannuksia
Miksi nettikuva ei riitä painotyöhön? Resoluutio tarkoittaa kuvan muodostavien väripisteiden eli pikseleiden määrää tuumaa kohti. Nettiin riittää 72 pikseliä / tuuma Painotöihin tarvitaan 300 pikseliä / tuuma Esim. kuvan leveys 1920 kuvapistettä, korkeus 1572 kuvapistettä Resoluutiolla 72 (nettiin) kuvan koko on 67 cm x 55 cm Resoluutiolla 300 (painotyöhön) kuvan koko on 16 x 13 cm Hires (high resolution) painotöihin, lowres (low resolution) nettiin
Painotöihin isot kuvatiedostot Kuvan pikselimäärää ei voi päätellä kuvan megakoosta. Esim. jpg ja png ovat pakkaavia tiedostomuotoja. Niitä kannattaa suosia, kun kuvia siirretään sähköpostissa. Kuvan koon ja riittävyyden painotyöhön voi tarkistaa kuvankäsittelyohjelmalla. Painotöihin kuvattaessa kameran tai puhelimen suurimmat kuvatiedostot käyttöön! Kuvaa voi pienentää, mutta kuvan pikselimäärää ei voi kasvattaa. Netistä löytyy ilmaisia ja maksullisia kuvapankkeja. Tarkista ehdot huolellisesti ennen kuin lataat kuvia.
Paljon kuvia enemmän vaihtoehtoja Ota paljon kuvia, huippuotosten todennäköisyys kasvaa! Erilaisia tilanteita, ilmeitä ja tunnelmia. Varsinkin läheltä, mutta myös kaukaa. Kokeile eri sommitteluja ja kuvakulmia. Mieti, mitä kuvaat ja tarkenna siihen. Tausta voi olla epätarkka. Varo, ettei kuva tärähdä. Tue tarvittaessa kameraa. Riittäähän valo? Mieti myös, mistä valo tulee. Vastavalossa kuvattava voi jäädä mustaksi. Asetu kuvattavan tasolle.
Mene kuvattavan kohteen tasolle ja lähelle
Taittaja luo esitteen ilmeen Taittajalle toimitetaan oikoluettu, valmis käsikirjoitus Word-tiedostona, ilman muotoiluja. Mukana koko teksti, myös yhteystiedot yms. Huom. Käsikirjoitus voi sisältää myös ohjeita taittajalle erottuvalla tekstityypillä, vaikkapa kursiivilla. painokelpoiset kuvat erillisinä tiedostoina, esim. jpg-muodossa. Luvat kuvaajalta ja kuvatuilta. painokelpoiset logot erillisinä tiedostoina, esim. jpg- tai eps-muodossa yhdistyksen graafiset ohjeet tai muu selvitys visuaalisesta ilmeestä Suunnittelija hyväksyttää vedoksen asiakkaalla ja toimittaa sitten painoaineiston (painokelpoinen pdf) kirjapainoon. Ammattimainen taitto takaa laadukkaan painotyön. Taittopalveluita tarjoavat mm. mainostoimistot ja monet kirjapainot. Wordilla tai Power Pointilla tehty tiedosto ei ole painokelpoinen.
Painotarjouspyyntö Painotyön koko (mm x mm) Laajuus (montako sivua, sisus ja kannet) Värillisyys (4/4 = nelivärinen paperin molemmin puolin, 4/0 = toiselta puolelta nelivärinen, toinen puoli tyhjä). Painovärejä on neljä (cyan, magenta, yellow, black) ja niillä saadaan kaikki värit. Paperi. Vinkkejä kannattaa kysyä painosta. Vahvuus ilmoitetaan g/m 2, esim. kopiopaperi 80 g/m 2, liiton esitteet 130 g/m 2. Jälkikäsittely, esim. stiftaus (vihoksi nitominen), taitto (esim. haitariksi) Aineiston toimitustapa, yleensä taittajan tai kirjapainon tekemä painovalmis pdf. Wordilla pdf:ksi tallennettu tiedosto ei ole painokelpoinen. Painosmäärä Pakkaustapa, esim. laatikoihin Toimitusosoite Aikataulu Kirjapainot neuvovat mielellään. Kysy rohkeasti apua! Muista kirjapainojen kilpailutus: sama tarjouspyyntö esim. kolmelle painolle.
Miksi tiedottaa medialle? Yleisö pitää toimituksellista näkyvyyttä neutraalimpana kuin ostettuja mainoksia. Tiedottamalla yhdistys voi pienellä budjetilla vaikuttaa yhdistyskuvaansa, maineeseensa, tunnettuuteensa ja kiinnostavuuteensa sekä mm. uusien jäsenten ja yhteistyökumppanien saantiin.
Tiedote lähtee uutisesta Hyvä tiedote sisältää uutisen on paikallinen kertoo ydinasian otsikossa on selkeä ja lyhyt, mahtuu A4-paperille on kielenhuollettu kertoo keneltä saa lisätietoja sisältää viimeisimpänä parin lauseen kuvauksen yhdistyksestä ja www-osoitteen lähetetään toimituksiin ajoissa, esim. pari päivää ennen tapahtumaa
Yle: Uutisen tunnusmerkit 1) Kiinnostavuus Mitä ihmiset haluavat tietää, uusi tieto, herättää tunteita Uutinen vastaa kysymyksiin: mitä, missä, milloin, miksi, miten? 2) Läheisyys, missä jutun aihe sijaitsee? Ihmisiä kiinnostavat lähellä tapahtuvat uutiset tai uutiset, jotka koskettavat heitä 3) Tunnettuus Keitä/mitä juttu käsittelee? Tunnetut sekä erikoiset ihmiset kiinnostavat, mutta myös tavalliset ihmiset ja arjen asiat voivat olla kiinnostavia uutisaiheita
Yle: Uutisen tunnusmerkit 4) Ajankohtaisuus Milloin uutinen tapahtuu? Miksi se on ajankohtainen juuri nyt? Esim. koulujen päättäjäiset, Pisa-tulokset tai myrsky 5) Vaikuttavuus, seuraukset Minkälainen vaikutus uutisella on? Esim. myrskyn aiheuttamat sähkökatkot 6) Ainutlaatuisuus, erikoisuus Jos koira puree miestä, se ei ole uutinen. Jos mies puree koiraa, se on. 7) Koskettavuus, ihmisläheisyys Tunteita herättävät uutiset Esim. selviytymistarinat sairaudesta, koulukiusaamisesta jne. Lähde: http://yle.fi/uutiset/mika_on_uutinen/7024974
Tiedote sisältää uutisen. Tärkein asia kerrotaan ensin. Esimerkkejä lehdistötiedotteista mm. Tiedote tehokkaasti - oppaassa s. 11 ja 14.
Kertaus: Tiedotteen ydinasiat Kalle 12 v. 5M ja K: Mitä, missä, milloin, miksi, miten ja kuka
Mediatiedottaminen on pitkäjänteistä Jotta yhdistyksen toiminnasta syntyisi juttuja, mediasuhteisiin on panostettava. Toimittajien kiinnostus herätetään tarjoamalla juttuvinkkejä, faktoja, taustatietoja, tapahtumatietoja, haasteltavia ja kuvattavia. Vaikka liikkeellä oltaisiin uutinen edellä, juttua ei aina synny, sillä media valitsee aiheensa omilla kriteereillään. Silti tiedottamista pitää jatkaa ja asettaa tavoitteet riittävän kauas. Toimittajan työtä helpottaa yksi yhteyshenkilö yhdistyksessä.
Tiedottamisen tavoitteet asetetaan kauas
Mitä liitto tarjoaa yhdistyksille Sydänsiipi yhdistää Liitto suosittelee yhdistyksille liiton logon sydänsiipitunnuksen käyttöä yhdistyksen nimen yhteydessä. Liiton logoa yhdistys voi käyttää jäsenhankintamateriaalissa ja esim. yhteisten tapahtumien markkinoinnissa. Logo-ohjeet helmikuun 2014 yhdistyskirjeessä ja tiina.kokko@omaishoitajat.fi.
Materiaalia, johon yhdistys voi painattaa logonsa tai yhteystietonsa Liiton esite, sis. jäseneksi liittymiskupongin Liiton roll up OmaisOiva-esite, tila yhdistyksen yhteystiedoille OmaisOiva-roll up Ovet-esite, tila yhdistyksen yhteystiedoille Kannatusjäsenesite, sis. yhdistyksen kannatusjäseneksi liittymislomakkeen Postikortti ja juliste Omaishoitajakortti. Huom. Korteista ei saa periä maksua.
Lähteitä Tiedota tehokkaasti, käytännön neuvoja yhdistystiedottamiseen, Sari Kuvaja (2007 Sivistysliitto Kansalaisfoorumi) Yhdistystoiminnan avaimet, Pirjo Rosengren ja Anneliina Törrönen (2008 KSL) RAYn työkalupakki järjestöjen viestintään http://staticray.s3-website-eu-west-1.amazonaws.com/iu_viestintatyokalupakki.pdf Yhdistysten pieni viestintäopas http://www.kansalaisareena.fi/viestintaopas_final.pdf Yhdistystoimijat > Viestintä http://www.yhdistystoimijat.fi/?page_id=112 Lehdistötiedotepohja http://files.kotisivukone.com/yhdistykset.tiedottaa.net/lehdisttiedote-pohja.pdf Tekijänoikeudet http://www.opettajantekijanoikeus.fi/ Maksuton yhdistystiedottajakoulutus yhdistysten viestinnästä oman työn osana tai vapaaehtoisena vastaaville ihmisille. http://www.ok-opintokeskus.fi/koulutus/yhdistystiedottaja