Sivu 1 Kokousaika Tiistaina 29.10.2013 klo 17.00 18.35 Kokouspaikka Läsnä Seurakuntatalon kokoushuone Heli Ulvinen, kirkkoherra, puheenjohtaja Jorma Alhonen, varajäsen Mari Huostila, jäsen Anu Kerttula, jäsen Arvo Koskue, jäsen Sinikka Lindholm, jäsen Jorma Lundström, jäsen Elina Nieminen, varajäsen Sirkku Vesanen, varajäsen Päivi Veikkola, jäsen Maiju Vitie-Leijala, jäsen Seija Koivisto, sihteeri Käsitellyt asiat 60-70 Allekirjoitukset Puheenjohtaja Heli Ulvinen Sihteeri Seija Koivisto Pöytäkirjan tarkastus Paikka ja aika Hämeenlinna 29.10.2013 Allekirjoitukset Anu Kerttula Arvo Koskue Pöytäkirja yleisesti nähtävänä Paikka ja aika Lammin kirkkoherranvirasto - 2013 Todistaa Kirkkoherra Heli Ulvinen Otteen oikeaksi todistaa
60 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. Sivu 2 61 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kutsu kokoukseen toimitetaan jäsenille viimeistään viisi päivää ennen kokousta. Kutsuun on liitettävä luettelo käsiteltävistä asioista. Kokouskutsu ja esityslista on postitettu seurakuntaneuvoston jäsenille 22.10.2013. Päätösesitys (kirkkoherra): Kokous todettaneen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 62 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Päätösesitys (kirkkoherra): Esitän seurakuntaneuvoston hyväksyttäväksi, että kokouksen työjärjestykseksi hyväksytään esityslistan mukainen järjestys muilta osin, mutta lisätään 67 - Valmiustoimikunnan nimeäminen. 63 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta Päätösesitys (kirkkoherra): Esitän seurakuntaneuvoston hyväksyttäväksi, että pöytäkirjan tarkastajina toimivat seurakuntaneuvoston jäsenet, kaksi kerrallaan, vuoronperään aakkosjärjestyksessä. Pöytäkirja tarkastetaan kokouksen jälkeen sen valmistuttua. Esitän, että tämän kokouksen pöytäkirjan tarkastajina toimivat Anu Kerttula ja Arvo Koskue.
Sivu 3 64 Lammin seurakunnan toiminta- ja taloussuunnitelma vv. 2014 2016 ja talousarvio vuodelle 2014 Lammin seurakunnan toiminta- ja taloussuunnitelma 2014: Pysymme läheisinä - käsi kädessä Panostamme yhteistyöhön lähetetään seurakuntaneuvostolle tämän esityslistan liitteenä (liite nro 1). Lammin seurakunnan seurakuntaneuvosto päättää omalta osaltaan Lammin seurakunnan toiminta- ja taloussuunnitelmasta 2014-2016 29.10.2013. Tämän jälkeen toiminta- ja taloussuunnitelma lähetetään Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi. Taloustoimisto tekee talousarvioesitykseen yhteisen kirkkoneuvoston päättämät muutokset ja kirkkoneuvosto lähettää tämän jälkeen talousarvion seurakuntiin lausuntokierrokselle. Seurakuntaneuvostot antavat lausuntonsa talousarviosta yhteisen kirkkoneuvoston kautta yhteiselle kirkkovaltuustolle. Yhteinen kirkkovaltuusto käsittelee ja päättää Hämeenlinnan seurakuntayhtymän toimintasuunnitelman 2014-2016, talousarvion vuodelle 2014 ja taloussuunnitelman vuosille 2015-2016 19.12.2013. Liitteenä oleva asiakirja sisältää pääluokkien 1 hallinto ja 2 seurakunnallinen toiminta euromääräisen talousarvion vuodelle 2014. Pääluokka 1 koostuu seurakuntaneuvoston, kirkonkirjojenpidon ja kirkkoherranviraston tehtäväalueiden talousarvioista. Pääluokka 2 koostuu seurakunnallisen toiminnan tehtäväalueiden talousarvioista. Talousarvion 2014 toimintakate (1. ja 2. pääluokka) on 547.593 euroa, joka on Lammin seurakunnalle asetetun säästövaateen, 33.609 euroa, verran vähemmän kuin toimintakate vuonna 2013. Toimintakatteessa toimintatuottojen osuus on 113.585 euroa ja toimintakulujen osuus 661.178 euroa. Toimintakatteeseen sisältyy 29.997 euron suuruinen rakennemuutosraha, jonka käytöstä Lammin seurakunnan on annettava selvitys yhteistyössä Hauhon ja Tuuloksen seurakuntien kanssa maaliskuun 2014 loppuun mennessä. Asiakirjassa on tehtäväalueittain ulkoiset toimintatulot, toimintamenot ja työalakate. Talousarviossa varaudutaan +1,0 % palkankorotukseen vuositasolla. Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkovaltuuston hyväksymän säästöohjelman mukaisesti avautuville viroille ja työsuhteille on täyttökielto vuonna 2014. Välttämättömistä virkojen / työsuhteiden täytöstä neuvotellaan maaliskuun 2014 loppuun mennessä. Lisäksi edellä mainitun säästöohjelman mukaisesti koulutus- ja neuvottelupäiville on asetettu osallistumiskielto vuodelle 2014. Perustelluista syistä tähän voi hakea muutosta seurakuntayhtymän johtoryhmältä. Keskeneräiset koulutukset voi suorittaa loppuun. Lammin seurakunnan talousarviossa 2014 suurimmat säästöt syntyvät koulutusmäärärahojen, seurakunnan lähetysjärjestöille antamien avustusten sekä kirjallisuu-
Sivu 4 teen ja lehtiin varattavien määrärahojen leikkaamisesta. Viimeksi mainittu koskee mm. Kotimaa-lehtien tilauksien karsimista. Uudistukset rippikoulutyössä vähentävät samoin kustannuksia. Lisäksi kustannussäästöä on syntynyt mm. viime vuoden lopulla toteutetusta puhelinuudistuksesta sekä tulee syntymään valmisteilla olevasta verkkosivujen uusimisesta. Toimintasuunnitelma sisältää myös suunnitelmat laajenevasta yhteistyöstä Tuuloksen, Hauhon ja Kalvolan seurakuntien kanssa. Tuuloksen seurakunnan osalta yhteistyö laajenee diakoniatyöhön ja Hauhon seurakunnan osalta vastavuoroiseen lomitukseen kirkkoherranvirastoissa. Yhteistyö Kalvolan seurakunnan kanssa tulee tapahtumaan papin työssä. Edellä mainitut suunnitelmat toteutuessaan kasvattavat toimintatuottojen osuutta. Asiakirjassa on tehtäväalueiden sanalliset toimintasuunnitelmat ja avaintavoitteet vuodelle 2014 kirjattu erikseen. Lisäksi asiakirja sisältää ehdotuksen seurakunnallisen toiminnan maksuista ja korvauksista. Seurakunnallisen toiminnan tehtäväalueille tulee laatia toiminnan johtamista, suunnittelua ja määrärahan toteutumisen seurantaa varten käyttösuunnitelma, joka käsitellään ja hyväksytään seurakuntaneuvoston tammi-helmikuun 2014 kokouksessa. Päätösesitys (kirkkoherra): Esitetään seurakuntaneuvoston ja edelleen Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston ja kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi Lammin seurakunnan toiminta- ja taloussuunnitelma vv. 2014-2016 ja talousarvio 2014: Pysymme läheisinä käsi kädessä ja Panostamme yhteistyöhön.
Sivu 5 65 Henkilöstön kehittämissuunnitelma vv. 2015-2016 Toiminta- ja taloussuunnitteluun liittyy henkilöstön kehittämissuunnitelma. Kehittämissuunnitelmassa harkitaan henkilöstön koulutustarve suhteessa seurakunnan perustehtävään ja sen pohjalta painopistealueille asetettujen tavoitteiden toteuttamiseen. Kehittämissuunnitelma sisältää talousarviovuotta koskevan koulutussuunnitelman sekä kahden seuraavan vuoden ylemmällä tasolla ilmaistut tavoitteet sisältävän kehittämissuunnitelman. Kehittämissuunnitelma lähetetään tuomiokapitulille sen asiasta antamien ohjeiden mukaisesti. Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkovaltuuston hyväksymän säästöohjelman mukaisesti koulutus-/neuvottelupäiville on asetettu osallistumiskielto vuodelle 2014. Perustelluista syistä tähän voi hakea muutosta seurakuntayhtymän johtoryhmältä. Keskeneräiset koulutukset voi suorittaa loppuun. Edellä mainitusta koulutuskiellosta johtuen vuoden 2014 talousarvioon ei ole varattuna koulutusmäärärahoja henkilöstön koulutusta varten. Lammin seurakunnan yhdelläkään työntekijällä ei ole keskeneräisiä koulutuksia, joten koulutussuunnitelmaa ei laadita. Päätösesitys (kirkkoherra): Koulutussuunnitelman osalta merkitään tiedoksi. Henkilöstön kehittämissuunnitelman vv. 2015-2016 osalta esitän, että kyseinen suunnitelma annetaan kirkkoherran laadittavaksi ja päätettäväksi. Kehittämissuunnitelma annetaan seurakuntaneuvostolle myöhemmin tiedoksi.
Sivu 6 66 Lammin seurakunnan valmiussuunnitelma Valmiussuunnitelmalla tarkoitetaan niiden toimenpiteiden ja keinojen selvittämistä ja järjestelmällistä esittämistä, joihin on ryhdyttävä, jotta toiminta ja hallinto voidaan normaalioloista poikkeavissa olosuhteissa järjestää. Seurakuntien varautumisen perustana on kirkkolain 1 luvun 2 :n säännös kirkon tehtävästä. Suuronnettomuus- ja kriisitilanteissa kirkko toimii osana valtakunnallista pelastustoiminnan kokonaisuutta. Lakisääteisen varautumisen lisäksi kirkko varautuu tehostamaan julkista palvelua, joka perustuu kirkon perustehtävään olla erityisesti niiden apuna, joiden hätä on suurin. Suunnitelman osa-alueita ovat esim. henkinen huolto, viestintä, tietoturvakysymykset, hautaustoimen turvaaminen, arkistojen ja kulttuurihistoriallisesti arvokkaan omaisuuden turvaaminen, tilojen käyttäminen poikkeusoloissa. Kirkkohallitus on yleiskirjeessään 6/2013 muistuttanut seurakuntien valmiussuunnittelun välttämättömyydestä. Seurakuntien tehtävänä on huolehtia perustehtävästään kaikissa olosuhteissa. Tästä selviytyäkseen seurakunnalla tulee olla voimassa oleva valmiussuunnitelma, jossa on määritelty seurakunnan valmiusjärjestelyt yhteiskunnan häiriötilanteita ja poikkeusoloja varten. Ohjeistuksena valmiussuunnitelman laatimista varten ovat mm. kirkkohallituksen asiakirjat Kirkon valmiussuunnittelun yleiset perusteet, Seurakunnan valmiussuunnitelman laatimisohje ja Henkisen huollon toimintaohje seurakunnille. Yleiskirjeessään kirkkohallitus kehottaa seurakuntaa varmistamaan paikallistason yhteydet kunnan, pelastustoimen ja poliisin kanssa sekä neuvottelemaan edellä mainittujen viranomaisten kanssa yhteistyöstä poikkeavissa olosuhteissa. Puolustusvoimien aluetoimistosta on mahdollista saada asiantuntija-apua. Lääninrovastin ohjaamana rovastikunnan seurakunnat voivat tehdä yhteistyötä. Tuomiokapitulin tehtävänä on koordinoida ja ohjata alueellaan tapahtuvaa valmiussuunnittelua. Seurakunnan laatima valmiussuunnitelma tulee saattaa tiedoksi tuomiokapituliin. Hämeenlinnan seurakuntayhtymällä ja kaikilla sen seurakunnilla on ollut tarve päivittää valmiussuunnitelmansa. Viimeksi mainitusta johtuen nähtiin tarkoituksenmukaisena laatia uudet valmiussuunnitelmat samanaikaisesti seurakuntayhtymässä ja sen seurakunnissa. Työ tilattiin Era Kurronen / EraPro:lta ja Lammin seurakunnan osalta valmistui syyskuussa 2013. Lammin seurakunnan seurakuntaneuvosto päättää Lammin seurakunnan valmiussuunnitelman hyväksymisestä. Lammin seurakunnan valmiussuunnitelma (liite nro 2) esitellään seurakuntaneuvoston kokouksessa. Päätösesitys (kirkkoherra): Esitän Lammin seurakunnan valmiussuunnitelman hyväksyttäväksi. Hämeenlinnan seurakuntayhtymän valmiussuunnitelma lisätään tämän suunnitelman liitteeksi sen tultua hyväksytyksi. Valmiussuunnitelma lähetetään tiedoksi Tampereen hiippakunnan tuomiokapitulille.
67 Lammin seurakunnan valmiustoimikunnan nimeäminen Sivu 7 Seurakunnan valmiustoimesta vastaavat hallinnollisesti seurakuntaneuvosto ja seurakunnan valmiustoimikunta. Valmiustoimen operatiivinen vastuu on seurakunnan valmiuspäälliköllä ja valmiustoimen johtoryhmällä. Lammin seurakunnan valmiussuunnitelman mukaan viimeksi mainittu on yhtä kuin valmiustoimikunta. Seurakuntaneuvosto hyväksyy seurakunnan valmiussuunnitelman ja siihen tehtävät olennaiset muutokset sekä luo toimintaa varten organisaation (valmiustoimikunta). Valmiustoimikunta on valmiustoimen valmisteleva ja toimintaa ohjaava elin. Valmiustoimikuntaan kuuluvat kirkkoherra, kappalainen, diakoniatyöntekijä, kirkkoherranviraston toimistosihteeri. Valmiustoimikunnan puheenjohtajana ja valmiuspäällikkönä toimii kirkkoherra. Valmiustoimikunnan tehtävänä on vastata normaaliolojen aikana Lammin seurakunnan valmiustoimen suunnittelusta esittää valmiussuunnitelma seurakuntaneuvoston käsiteltäväksi ja hyväksyä itse valmiussuunnitelman liitteet vastata henkilöstön koulutuksesta ja tarvittavista harjoituksista (yhtymällä päävastuu) vastata yhteistoimintasuhteista esim. kuntaan ja pelastuslaitokseen (yhtymällä on päävastuu) huolehtia henkisen huollon valmiudesta varmistaa edellytykset seurakunnallisen toiminnan jatkamiselle poikkeusoloissa huolehtia, että työalojen viikkotoiminnan turvallisuusohjeet ovat kunnossa vastata omalta osaltaan tarvittaessa evakuointivalmisteluista Päätösesitys (kirkkoherra): Esitän, että seurakuntaneuvosto nimeää Lammin seurakunnan valmiustoimikuntaan Lammin seurakunnan valmiussuunnitelman mukaisesti kirkkoherra Heli Ulvisen, kappalainen Kalle Roineen, diakoniatyöntekijä Jürgen Skaffarin ja toimistosihteeri Seija Koiviston. Valmiustoimikunnan puheenjohtaja on kirkkoherra.
Sivu 8 68 Ilmoitusasiat, onnittelut ja muistamiset - Hämeenlinnan seurakuntayhtymän kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan kokouksen 16.9.2013 päätökset - Hämeenlinnan seurakuntayhtymän talous- ja henkilöstöjaoston kokouksen 3.10.2013 päätökset - Seppo Karvosen siunaus 28.9.2013 / Ulvinen, Takala Päätösesitys (kirkkoherra): Merkitään tiedoksi. Päätös: Merkittiin tiedoksi.
Sivu 9 69 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus Pöytäkirjaan liitetään Kirkkolain 24 luvun 3-5 :n mukaiset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemisestä sekä todettiin pöytäkirjan pykälät, joista oikaisuvaatimusta eikä valitusta voida tehdä. 70 Kokouksen päättäminen Kokouksen lopuksi veisattiin virsi 442. Puheenjohtaja päätti kokouksen.