järjestelmän käyttöön Palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmä, PSOP Kuntien Tiera Oy Tammasaarenkatu 3 00180 Helsinki Y-tunnus 2362180-3 ALV-numero FI23621803 Kotipaikka Helsinki info@tiera.fi www.tiera.fi
Sisällys 1 Johdanto... 4 2 Järjestelmän käynnistys... 4 3 Kirjautuminen palveluun... 5 3.1 Palveluntuottajan sisäänkirjautuminen... 6 3.1.1 Kirjautuminen PSOP-käyttäjätunnuksella... 7 3.2 Unohtuneen tai vanhentuneen salasanan vaihtaminen... 8 4 Pääkäyttäjätoiminnot... 9 4.1 Käyttäjähallinta... 9 4.1.1 Käyttäjän lisäys... 9 4.1.2 Käyttäjätietojen muuttaminen... 11 4.1.3 Käyttäjän liittäminen palvelutiimiin... 11 4.1.4 Toisen yrityksen käyttäjien tuominen yrityksen käyttäjiksi... 12 5 Yrityksen tiedot... 12 5.1 Yrityksen perustiedot... 13 5.2 Laskutustiedot... 15 5.3 Tuottajanosat... 16 5.3.1 Toimipaikat... 16 5.3.2 Toiminta-alueet... 17 5.3.3 Yksiköt... 18 5.3.4 Työntekijät... 18 5.3.5 Alihankkijat... 19 6 Palvelusetelituottajaksi hakeutuminen... 20 6.1 Yrityksen tiedot... 21 6.2 Toimipaikan tiedot... 21 6.3 Työntekijän tiedot... 22 6.4 Alihankkijan tiedot... 23 6.5 Hinnaston lisääminen... 23 6.6 Hakeutumisen allekirjoittaminen ja lähettäminen kuntaan/kuntayhtymään... 24 7 Asiakkaat... 27 2/36
7.1 Asiakastietojen haku... 28 7.2 Palveluvarauksen tekeminen... 28 7.3 Asiakasnumeron lisäys... 30 7.4 Asiakkaan tietojen tarkastelu ja palvelutapahtumien kirjaaminen... 30 7.4.1 Ostovoimat... 30 7.4.2 Palveluvaraukset... 31 7.4.3 Palvelutapahtumien kirjaaminen... 31 7.4.4 Asiakkaan palvelutapahtumien tarkastelu... 33 7.4.5 Omavastuuerittely... 34 7.5 Palautteet... 34 8 Raportit... 35 3/36
1 Johdanto Parasta palvelua - PSOP - Palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmä - on valtakunnallinen verkkopalvelu, jolla voi hallinnoida palveluseteleinä ja ostopalveluina järjestettäviä palveluita. Se tarjoaa toimintoja ja hyötyjä palvelun järjestäjälle/kuntatoimijalle/kuntayhtymälle, palveluntuottajalle/yksityiselle yritykselle sekä asiakkaalle/kuntalaiselle. Käyttöohje on laadittu helpottamaan järjestelmän käyttöä. tta noudattamalla järjestelmän käyttö on sujuvaa ja tehokasta. 2 Järjestelmän käynnistys Mene selaimella osoitteeseen www.parastapalvelua.fi. Käynnistä PSOP napsauttamalla linkkiä SIIRRY JÄRJESTELMÄÄN. 4/36
3 Kirjautuminen palveluun Kirjaudu palveluun napsautamalla linkkiä Kirjaudu sisään. Palveluntuottajan kirjautuessa ensimmäisen kerran järjestelmään tapahtuu se yrityksen Katso-pääkäyttäjän toimesta napsauttamalla otsikon Palveluntuottaja alla olevaa Kirjaudu KATSO:lla linkkiä. Katso-pääkäyttäjää tarvitaan myös silloin, kun yritys lähettää hakeutumisen tuottajaksi. Jos yrityksesi on jo perustettu järjestelmään tai käyttäjäroolisi on joku muu kuin Katsopääkäyttäjä ja sinulla on PSOP-käyttäjätunnus, kirjaudu sisään napsauttamalla otsikon Palveluntuottaja alla olevaa linkkiä Kirjaudu. 5/36
3.1 Palveluntuottajan sisäänkirjautuminen Ensimmäistä kertaa palveluun kirjautuessasi kirjautuminen tapahtuu verohallinnon KATSO-tunnusten avulla (lisätietoa osoitteesta www.vero.fi/katso.). Näppäile KATSOkäyttäjätunnuksesi ja kiinteä salasanasi niille varattuihin kenttiin ja klikkaa Kirjaudupainiketta. Katso-tunnistautumisesta löytyy ohjevideo Parasta palvelua -sivustolta. videoon pääset napsauttamalla tästä. Ensimmäisellä kirjautumiskerralla PSOP-palvelu pyytää sinua luomaan uuden käyttäjätilin valitsemalla siihen käyttäjätiliin kytkettävän yrityksen, liittämään yrityksen PSOPpalveluun sekä antamaan sähköpostiosoitteesi. HUOM! Sähköpostiosoitteestasi tulee PSOP-käyttäjätunnuksesi. Näppäile tunnusten luonnin jälkeen uusi salasana ja vahvista se sille varattuun kenttään ja tallenna salasana napsauttamalla Tallenna-painiketta. Muistathan, että salasanan vähimmäispituus on 10 merkkiä. Siinä tulee olla numeroita sekä isoja ja pieniä kirjaimia.. 6/36
3.1.1 Kirjautuminen PSOP-käyttäjätunnuksella Näppäile PSOP-käyttäjätunnuksesi (sähköpostiosoitteesi) ja salasanasi niille varattuihin kenttiin ja napsauta Kirjaudu sisään painiketta. HUOM! Jos näppäilet salasanasi väärin viisi kertaa, tunnuksesi lukittuu. Tilaa siinä tapauksessa uusi salasana pääkäyttäjältä. Välttääksesi tunnuksen lukittumisen, napsauta viimeistään neljännen yrityksen jälkeen linkkiä Salasana unohtunut / vanhentunut. Toimi sen jälkeen luvussa 3.2 kuvatulla tavalla. Jos käyttäjätunnuksessi on liitetty useampaan yritykseen, valitse yritys, jonka tietoja haluat käsitellä. 7/36
3.2 Unohtuneen tai vanhentuneen salasanan vaihtaminen Jos saat palveluun sisään kirjautuessasi virheilmoituksen vanhentuneesta salasanasta tai olet unohtanut salasanasi, vaihda salasana tilaamalla uusi salasana sähköpostiisi. Napsauta ensin linkkiä Salasana unohtunut / vanhentunut. Kts ed. kohta. Näppäile PSOP-käyttäjätunnuksesi sekä sivulla näkyvä tekstivarmennus niille varattuihin kenttiin ja napsauta Lähetä uusi salasana painiketta. Mikäli et saa selvää tekstivarmennuksesta, paina tietokoneesi F5-toimintonäppäintä, jolloin selaimesi sivu päivittyy ja uusi tekstivarmennus tulee näkyville. Napsauteattuasi Lähetä uusi salasana painiketta, saat sähköpostiisi linkin, jota napsauttamalla pääset vaihtamaan salasanan uuteen. Muistathan salasanan muotovaatimukset: uudessa salasanassa tulee olla isoja ja pieniä kirjaimia sekä numeroita. Salasanan pituus on vähintään 10 merkkiä. 8/36
4 Pääkäyttäjätoiminnot Pääkäyttäjäroolissa toimiva yrityksen käyttäjä on oikeutettu kaikkiin järjestelmän toimintoihin. Seuraavassa kuvataan ne toiminnot, joita vain pääkäyttäjäroolissa toimiva käyttäjä on oikeutettu tekemään. Muut toiminnot on kuvattu ohjeen kohdissa 5-7. 4.1 Käyttäjähallinta Pääkäyttäjä hallinnoi yrityksen käyttäjiä. Hän voi lisätä uuden käyttäjän, muuttaa olemassa olevan käyttäjän tietoja ja passivoida olemassa olevan käyttäjän. Jos haluat lisätä uuden käyttäjän, napsauta painiketta Luo uusi käyttäjä. Jos haluat muuttaa olemassa olevan käyttäjän tietoja, napsauta käyttäjän nimeä. 4.1.1 Käyttäjän lisäys Anna uuden käyttäjän nimitiedot, sähköpostiosoite sekä salasana. Valitse käyttäjän rooli. Jos haluat, että järjestelmä lähettää uudelle käyttäjälle tiedon käyttäjätunnuksesta ja salasanasta, laita ruksi kohtaan Lähetä käyttäjän luonnista sähköpostia. Voit myös itse ilmoittaa käyttäjälle tunnuksen luonnista. Tallenna lopuksi tiedot napsauttamalla painiketta Tallenna. 9/36
Kirjaaja Palvelun valmistelija Pääkäyttäjä Palvelusta vastaava Katsopääkäyttäjä Seuraavassa taulukossa on kuvattu palveluntuottajan käyttäjäroolien oikeudet järjestelmän toimintoihin. Palveluntuottajan käyttäjäroolit Nimenkirjoitusoikeus, eli hakemusten allekirjoitusoikeus Käyttäjänhallinta Palveluhakemuksen täyttäminen Hinnaston ja laskutustietojen muokkaus Yrityksen tietojen päivittäminen Tuottajanosien lisääminen Tuottajanosien tietojen päivittäminen Raportit Palvelutapahtumien kirjaaminen Palautteeseen vastaaminen Asiakkaan perustiedot 10/36
4.1.2 Käyttäjätietojen muuttaminen Voit muuttaa olemassa olevan käyttäjän nimitietoja, sähköpostiosoitetta ja roolia. Voit myös antaa käyttäjälle uuden salasanan, jonka käyttäjä muuttaa seuraavan kerran kirjautuessaan järjestelmään. Sinulla on myös mahdollisuus passivoida käyttäjä, joka siirtyy toisiin tehtäviin, jää pidemmälle vapaalle tai lähtee kokonaan pois yrityksestä. Passivoitu käyttäjä ei voi kirjautua järjestelmään. Voit myös aktivoida passivoidun käyttäjän uudelleen esim. pidemmän poissaolon jälkeen. 4.1.3 Käyttäjän liittäminen palvelutiimiin Käyttäjät kiinnitetään kunta-, kuntayhtymä- ja palvelukohtaisiin palvelutiimeihin, joilla rajataan käyttäjän oikeudet vain niihin tietoihin, joihin hänellä on tehtävien perusteella tarve. 11/36
4.1.4 Toisen yrityksen käyttäjien tuominen yrityksen käyttäjiksi Jos olet Katso-pääkäyttäjä ja hallinnoit useampaa yritystä, voit tuoda yhdelle yritykselle luomiasi käyttäjiä toisen yrityksen käyttäjäksi välilehdellä Tuo käyttäjiä. Voit ruksia listasta haluamasi käyttäjät ja tuoda heidät käsittelemääsi yritykseen käyttäjäksi toimintopainikkeella Tuo. Useampaan yritykseen kiinnitetyt käyttäjät valitsevat sisään kirjautuessaan yrityksen, jonka tietoja kulloinkin haluavat käsitellä. 5 Yrityksen tiedot Palveluntuottajan etusivulta voit valita välilehden Yrityksen tiedot, jossa voit perustaa yrityksen järjestelmään. Yrieyksen tiedoissa voit ylläpitää - yrityksen perustietoja - yrityksen osien (toimipaikat, toiminta-alueet, yksiköt, työntekijät, alihankkijat) tietoja 12/36
- sekä yrityksen ja sen osien laskutustietoja. 5.1 Yrityksen perustiedot Perustiedot--välilehdelle tallennetaan yritystä koskevat perustiedot. Perustiedoissa olevaa Y-tunnusta käytetään järjestelmässä palveluntuottajayrityksen tunnistamiseen. OID-yksilöintitunnusta käytetään terveydenhuollon palveluissa välitettäessä kansalliseen terveysarkistoon (KanTa) palvelunjärjestäjän (kuntatoimijan) yritykselle antama valtuutus palveluseteli- tai ostopalveluasiakkaan tietoihin. Parasta palvelua -sivustolla olevassa palveluntuottajien vertailussa näkyvät yrityksen tiedoista yrityksen virallinen nimi, osoite, www-osoite, puhelinnumero, yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä yrityksen vapaamuotoinen kuvaus. Lisätiedot-otsikon alla, neljään luokkaan (yleistä, esteettömyys, kotiin annettavat palvelut, asumispalvelut) ryhmiteltyjä tietoja voivat asiakkaat ja kunnan työntekijät käyttää hakiessaan itselleen/asiakkaalleen parhaiten sopivaa palveluntuottajaa. Jos asiakas hakee esim. yritystä, jossa palvelukielenä olisi ruotsi, ei yritys tule mukaan vertailuun, jos ko. tieto ei ole valittuina lisätiedoissa. Jos yritys on liittynyt Suomen Tilaajavastuu Oy:n Luotettava kumppani ohjelmaan, pitää se kertoa kohdassa Tilaajavastuu laittamalla ruksi ko. kenttään. Tällöin järjestelmä hakee Tilaajavastuun järjestelmästä sinne tomitetut yrityksen tilaa koskevat liitteet - Todistus ennakonperintärekisteristä - Verovelkatodistus - Vastuuvakuutustodistus - Kaupparekisteriote - Tyel vakuutusote - Tapaturmavakuutus - Työehtosopimus - Työterveyshuolto 13/36
Muut liitteet voit lisätä siinä yhteydessä, kun yrityksesi hakeutuu johonkin kuntaan/kuntayhtymään palveluntuottajaksi. Kunnan vaatimat pakolliset liitteet on merkitty punaisella tähdellä. Tallenna tiedot Tallenna-painikkeella. 14/36
5.2 Laskutustiedot Laskutustiedot-välilehdelle tallennetaan yritystä koskevat laskutustiedot, joita käytetään järjestelmän kerran kuussa muodostamassa tilitysaineistossa. Yritys voi halutessaan antaa laskutustiedot myös yrityksen osille (toimipaikat, toiminta-alueet ym) antamalla ensimmäiseen kenttään kyseisen osan nimen tai osan siitä, jolloin järjestelmä tuo valittavaksi ne osat, joiden nimessä on annettu merkkiketju. Kun haluttu yrityksen osa on valittu, tuo järjestelmä tyhjän sivun kyseisen osan laskutustietojen lisäystä varten tai aiemmin lisätyt tiedot päivitystä varten. Tilitysaineisto sisältää palveluntuottajayrityksen tapahtumakirjauksiin pohjautuvan koneellisen aineiston, joka menee kuntatoimijan/kuntayhtymän kirjanpito- ja maksatusjärjestelmään ja sieltä maksuun. Palveluntuottaja ei siis laskuta kuntaa/kuntayhtymää. Tilitysaineisto sisältää myös palveluntuottajayritykselle ja sen osille muodostettavat PDFlaskut sekä xml-aineiston, joita yritys voi hyödyntää kohdistaessaan kuntatoimijalta/kuntayhtymältä tulevia maksuja oikeille asiakkaille omassa kirjanpidossaan. Jos yritys haluaa ko. aineistot itselleen, pitää yritys ja yrityksen osa kohtaisissa laskutustiedoissa laittaa ruksi kohtaan Haluan maksuaineiston PDF-kuvan sähköpostiini sekä antaa sähköpostiosoite, johon aineisto toimitetaan. PDF-laskun lisäksi yritykselle ja sen osille toimitetaan aineisto myös xml-tiedostona. Kohdistamisessa voi hyödyntää laskutustietoihin annettavaa viitteen muodostussääntöä, joka muodostuu viitteen alkuosasta sekä viitteen pituudesta. Näiden tietojen avulla järjestelmä generoi juoksevan laskukohtaisen viitteen. Yritykselle ja jokaiselle yrityksen osalle, jolle on annettu omat laskutustieot, muodostuu oma lasku ja laskulle viite ko. osan viitteen muofostussäännön mukaisesti. Lisätiedot-kohtaan voidaan antaa yritys- ja yrityksen osa kohtaisesti max 10 kappaletta avain-arvo-pareja, jotka tulevat mukaan edellä mainittuun yrityksellle tai sen osalle toimitettavaan xml-aineistoon. Avain-arvo parin Avain-kentässä kerrotaan tietokentän nimi, esim. kustannupaikka, ja Arvo-kentässä annetaan sille arvo, esim. kustannuspaikka 1000. Nämä tiedot väliteään yrityksella ja sen osille ainoastaan xml-aineistossa. 15/36
5.3 Tuottajanosat Tuottajanosilla tarkoitetaan yritykseen kuuluvia osia, joita voivat olla toimipaikat, toimintaalueet, yksiköt, työntekijät ja alihankkijat. Tuottajanosat eivät ole pakollisia lukuunottamatta suun terveydenhuollon palveluita, joissa palvelua antavat hammaslääkärit ja suuhygienistit on perustettava järjestelmään työntekijöinä. Esim. palveluasumisen ja varhaiskasvatuksen palveluissa on luontevaa perustaa hoivakodit ja päiväkodit omina toimipaikkoina järjestelmään. 5.3.1 Toimipaikat Toimipaikat ovat yrityksen osia, esim. asumispalveluita tarjoavassa yrityksessä hoivakoteja, varhaiskasvatusta tarjoavissa yrityksissä päiväkoteja jne. Toimipaikka voidaan perustaa joko suoraan välilehdellä Toimipaikat tai vasta siinä vaiheessa, kun ollaan hakeutumassa johonkin kuntaan/kuntayhtymään palveluntuottajaksi. Aloita napsauttamalla painiketta Lisää uusi. Toimipaikat-välilehdelle tallennetaan toimipaikkaa koskevat perustiedot ja yhteystiedot. Parasta palvelua -sivustolla olevassa palveluntuottajien vertailussa näkyvät toimipaikan tiedoista toimipaikan virallinen nimi, osoite, www-osoite, puhelinnumero, yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä toimipaikan vapaamuotoinen kuvaus. 16/36
Lisätiedot-otsikon alla, neljään luokkaan (yleistä, esteettömyys, kotiin annettavat palvelut, asumispalvelut) ryhmiteltyjä tietoja voivat asiakkaat ja kunnan työntekijät käyttää hakutekijöinä hakiessaan itselleen/asiakkaalleen parhaiten sopivaa palveluntuottajaa. Jos asiakas hakee esim. yritystä, jossa palvelukielenä olisi ruotsi, ei yritys tule mukaan vertailuun, jos ko. tieto ei ole valittuina lisätiedoissa. Lisätiedot kannattaa siis aina antaa. Toimipaikkaa koskevat liitteet voit lisätä toimipaikkaa perustaessasi tai hakeutumisvaiheessa. Hakeutumisvaiheessa näet kyseisen kunnan vaatimat pakolliset liitteet merkittyinä punaisella tähdellä. Tallenna tiedot Tallenna-painikkeella. 5.3.2 Toiminta-alueet Toiminta-alueita ei käytetä varhaiskasvatuksen palveluissa. 17/36
5.3.3 Yksiköt Yksiköitä ei käytetä varhaiskasvatuksen palveluissa. 5.3.4 Työntekijät Työntekijä voidaan perustaa joko suoraan välilehdellä Työntekijät tai hakeutumisvaiheessa. Työntekijöitä järjestelmään tuodaan yleensä vain suun terveydenhuollon palveluissa, joissa hammaslääkärit ja suuhygienistit antavat myös omat hinnastot. Suun terveydenhuollon palveluita koskeva täydentävä ohjeistus on luvussa 6.7. Muissa palveluissa järjestelmään tuodaan kunnan niin vaatiessa palvelun vastuuhenkilön tiedot. Kaikkia työntekijöitä ei ole tarkoitus lisätä PSOP-järjestelmään. Aloita napsauttamalla painiketta Lisää uusi. Työntekijät-välilehdelle tallennetaan työntekijän perustiedot ja yhteystiedot. Lisätiedot-otsikon alla, neljään luokkaan (yleistä, esteettömyys, kotiin annettavat palvelut, asumispalvelut) ryhmiteltyjä tietoja voivat asiakkaat ja kunnan työntekijät käyttää hakutekijöinä hakiessaan itselleen/asiakkaalleen parhaiten sopivaa palveluntuottajaa. Jos asiakas hakee esim. yritystä, jossa palvelukielenä pitäisi olla ruotsi, ei yritys tule mukaan vertailuun, jos ko. tieto ei ole valittuina lisätiedoissa. Lisätiedot kannattaa siis aina antaa. Työntekijää koskevat liitteet voit lisätä työntekijää perustaessasi tai hakeutumisvaiheessa. Hakeutumisvaiheessa kyseisen kunnan vaatimat pakolliset liitteet on merkitty punaisella tähdellä. Tallenna tiedot Tallenna-painikkeella. 18/36
5.3.5 Alihankkijat Palveluntuottajan käyttämät alihankkijat voidaan perustaa joko suoraan välilehdellä Alihankkijat tai hakeutumisvaiheessa. Aloita napsauttamalla painiketta Lisää uusi. Alihankkijat-välilehdelle tallennetaan alihankkijayrityksen y-tunnus sekä tarvittavat liitteet. Alihankkijaa koskevat liitteet voit lisätä alihankkijaa perustaessasi tai hakeutumisvaiheessa. Hakeutumisvaiheessa kyseisen kunnan vaatimat pakolliset liitteet on merkitty punaisella tähdellä. Jos alihankkijayritys on liittynyt Suomen Tilaajavastuu Oy:n Luotettava kumppani ohjelmaan, pitää se kertoa kohdassa Tilaajavastuu laittamalla ruksi ko. kenttään. Tällöin järjestelmä hakee Tilaajavastuun järjestelmästä sinne tomitetut alihankkijayrityksen tilaa koskevat liitteet - Todistus ennakonperintärekisteristä - Verovelkatodistus - Vastuuvakuutustodistus - Kaupparekisteriote - Tyel vakuutusote - Tapaturmavakuutus 19/36
- Työehtosopimus - Työterveyshuolto Tallenna tiedot Tallenna-painikkeella. 6 Palvelusetelituottajaksi hakeutuminen Palvelusetelituottajaksi hakeutuminen käynnistyy välilehdeltä Palvelut, jossa valitaan ensin kunta/kuntayhtymä ja palvelu, johon halutaan hakeutua. 20/36
Hakeutuminen etenee järjestelmän ohjaamana alkaen Yrityksen tiedoista. Voit tarvittaessa täydentää tässä vaiheessa yrityksen tietoja esim. lisäämällä kunnan vaatimia liitteitä tai edetä suoraan seuraavaan vaiheeseen Toimipaikat. 6.1 Yrityksen tiedot 6.2 Toimipaikan tiedot Voit poimia hakeutumiseen mukaan järjestelmään jo perustetut toimipaikat ruksaamalla ne tai lisätä uuden toimipaikan napsauttamalla painiketta Lisää. Toimipaikan lisääminen on ohjeistettu luvussa 5.3.1. 21/36
6.3 Työntekijän tiedot Seuraavaksi voit poimia hakeutumiseen mukaan järjestelmään jo perustetut työntekijät ruksaamalla ne tai lisätä uuden työntekijän napsauttamalla painiketta Lisää. Työntekijän lisääminen on ohjeistettu luvussa 5.3.4. Hakeutuminen etenee seuraavaksi vaiheeseen Alihankkijat Jos et halua lisätä hakeutumiseesi alihankkijoita, voit siirtyä suoraan vaiheeseen Hinnasto. 22/36
6.4 Alihankkijan tiedot Seuraavaksi voit poimia hakeutumiseen mukaan järjestelmään jo perustetut alihankkijat ruksaamalla ne tai lisätä uuden alihankkijan napsauttamalla painiketta Lisää. Alihankkijan lisääminen on ohjeistettu luvussa 5.3.5. Hakeutuminen etenee seuraavaksi vaiheeseen Hinnasto. 6.5 Hinnaston lisääminen Hinnasto voi olla yrityskohtainen tai tuottajanosakohtainen. Tuottajanosalla tarkoitetaan varhaiskasvatuksen palveluissa toimipaikkaa. Jos teet hinnaston tuottajanosakohtaisena, täytyy kyseinen tuottajanosa olla liitettynä hakeutumiseen aiemmissa vaiheissa. Aloita valitsemalla joko yritystasoinen tai tuottajanosakohtainen hinnasto. Jos valitsit jälkimmäisen, valitse alasvetovalikosta toimipaikka ja valitse sen jälkeen alasvetovalikosta se hakemukseen jo liittämäsi toimipaikka, jolle haluat luoda hinnaston. Anna hinnastolle nimi. Jos kunta/kuntayhtymä, johon olet hakeutumassa tuottajaksi, on ohjeistanut hinnastojen nimeämistä, noudata ohjeistusta. Anna hinnaston vomassaoloaika. Alkamispäivä on pakollinen. Jos et anna päättymispäivää, on hinnasto voimassa toistaiseksi. Lisätieto-kenttään voit antaa hinnastoa koskevaa lisätietoa, joka tulee näkyviin myös vertailuun. Lisätietona voit kertoa esim. niistä kustannuksista, jotka eivät sisälly palvelun hintaan. Tällaisia voivat olla esimerkiksi matkakulut kotiin annettavissa palveluissa tai laboratoriokulut tai toimistomaksut terveydenhuollon palveluissa. Anna seuraavaksi yksikköhinnat niille palvelusisällöille, joita yrityksesi tarjoaa. Tallenna muutokset napsauttamalla painiketta Tallenna muutokset. 23/36
6.6 Hakeutumisen allekirjoittaminen ja lähettäminen kuntaan/kuntayhtymään Seuraavaksi etenet hakeutumisen yhteenvetoon, jossa voit vielä tarkistaa tiedot ja palata tarvittaessa täydentämään niitä. Jos olet kirjautunut järjestelmään pääkäyttäjänä, lähetä hakeutumistiedot yrityksesi Katso-pääkäyttäjälle allekirjoitettavaksi napsauttamalla Lähetä allekirjoitettavaksi painiketta. 24/36
25/36
Yrityksen Katso-pääkäyttäjänä löydät hakeutumisen tiedot Palvelut-välilehdeltä. Tämä vaatii, että olet kirjautunut järjestelmään Katso-tunnuksella. Voit vielä halutessasi muokata tietoja napsauttamalla linkkiä Muokkaa tietoja tai mennä allekirjoittamaan hakemus napsauttamalla linkkiä Allekirjoita hakemus. Tutustu ennen allekirjoitusta palvelun sääntökirjaan ja ruksaa sen jälkeen valinta Olen lukenut ja hyväksynyt sääntökirjan. Hakemukseen liittyvä lisätieto kenttään voit lisätä halutessasi viestin kunnalle. Napsauta sen jälkeen Allekirjoita ja lähetä hyväksyntään painiketta. 26/36
Seuraavaksi allekirjoitat hakemuksen antamalla Katso-käyttäjätunnuksen ja salasanan. Allekirjoituksen jälkeen saat kuittauksen. 7 Asiakkaat Palveluntuottaja voi hakea olemassa olevien asiakkaidensa tietoja joko henkilötunnuksella, nimellä tai palvelusetelin numerolla. Uusi asiakas löytyy järjestelmästä vasta, 27/36
kun joko kunnan (ostopalvelut) tai palveluntuottajan (palvelusetelipalvelut) käyttäjä on tehnyt palveluvarauksen, joka kytkee tuottajan ja asiakkaan toisiinsa. 7.1 Asiakastietojen haku Palveluntuottajan käyttäjä löytää asiakkaan joko henkilötunnuksella, nimellä tai palvelusetelin numerolla sen jälkeen, kun palveluvaraus on tehty. Tämä edellyttää, että kyseinen yrityksen käyttäjä on liitetty palvelusetelin myöntäneen kunnan kyseiseen palvelutiimiin. Napsauttamalla asiakkaan nimeä pääset tarkastelemaan asiakkaan perustietoja ja lisäämään halutessasi asiakkaan tietoihin yrityksesi kyseisestä asiakkaasta käyttämän asiakasnumeron tai muun tunnisteen. Napsauttamalla pikavalintaa pääset tarkastelemaan asiakkaan tapahtumia. 7.2 Palveluvarauksen tekeminen Palvelusetelin saanut asiakas vertailee kuntatoimijan/kuntayhtymän hyväksymiä palveluntuottajia ja valitsee niistä itselleen sopivimman. Asiakas on yhteyksissä valitsemaansa palveluntuottajaan joko puhelimitse, sähköpostitse tai käymällä tuottajan toimipisteessä. Asiakas sopii palvelun tuottamisesta ja antaa palveluntuottajalle saamansa palvelusetelin tunnisteen palveluvarauksen tekemistä varten. Palveluntuottajan käyttäjä tekee palveluvarauksen välilehdellä Tee uusi palveluvaraus antamalla asiakkaalta saamansa palvelusetelin numeron ko. kenttään ja napsauttamalla painiketta Hae. Järjestelmä tuo tämän jälkeen näkyviin palvelusetelin tiedot ja linkin Tee palveluvaraus. Napsauttamalla linkkiä pääset tekemään palveluvarauksen. Ostopalveluissa kunta/kuntayhtymä valitsee palveluntuottajan ja tekee palveluvarauksen. 28/36
Valitse ensin, teetkö palveluvarauksen yritykselle tai jollekin sen osalle (toimipaikka, toiminta-alue jne.), jolla on olemassa hinnasto. Vapaamuotoinen tapahtumavaraus kenttään voit antaa palvelun tuottamiseen liittyvää lisätietoa esim. palvelun alkamisajankohdasta, erityisvaatimuksista yms. Kun olet käynyt asiakkaan kanssa läpi palvelun tuottamiseen liittyvät sopimusehdot ja asiakas on ne hyväksynyt ja vakuuttanut ymmärtävänsä muodostaneensa sopimussuhteen yrityksesi kanssa, voit ruksata ko. valinnat ja lähettää palveluvarauksen napsauttamalla toimintopainiketta Lähetä palveluvaraus. 29/36
7.3 Asiakasnumeron lisäys Voit antaa asiakkaan tietoihin yrityksesi kyseisestä asiakkaasta käyttämän asiakasnumeron tai muun tunnisteen. Tämä tieto välitetään tilitysaineistoon sisältyvillä yritys- ja yrityksen osa- kohtaisilla PDF-laskuilla sekä xml-aineistoissa, jos olet merkinnyt laskutustietoihin haluavasi aineiston sähköpostilla itsellesi. 7.4 Asiakkaan tietojen tarkastelu ja palvelutapahtumien kirjaaminen 7.4.1 Ostovoimat Ostovoimat-välilehdellä voit tarkastella asiakkaalle myönnetyn ostovoiman (palveluseteli, ostopalvelu) tietoja. Napsauttamalla linkkiä Palvelusisällöt pääset tarkastelemaan sisältöjä, voimassaoloaikoja ja jäljellä olevaa saldoa ja pääset siirtymään tapahtumakirjaukseen napsauttamalla linkkiä Kirjaa uusi. 30/36
7.4.2 Palveluvaraukset Palveluvaraukset-välilehdellä voit tarkastella tehtyjä palveluvarauksia. Napsauttamalla +- merkkiä saat näkyviin palaveluvaraukselle annetun lisätiedon. Voit halutessasi poistaa palveluvarauksen tai voit siirtyä kirjaamaan tapahtuman kyseisen asiakkaan valitulle palvelusisällölle. 7.4.3 Palvelutapahtumien kirjaaminen Tapahtumat-välilehdellä pääset kirjaamaan uusia palvelutapahtumia. Palvelutapahtumat on kirjattava viimeistään kuun viimeisenä päivänä tai kunnan ohjeistuksen mukaan. 31/36
Järjestelmä poimii hyväksytyt palvelutapahtumat seuraavan kuun alkupuolella ja muodostaa niistä tilitysaineiston, joka välitetään kunnan talouden järjestelmään kirjanpitoa ja maksatusta varten. Jos tapahtumakirjaukset eivät ole kunnan ohjeistaman aikataulun mukaisesti valmiina, siirtyy maksatus myöhästyneiden kirjausten osalta kuukaudella eteenpäin. Voit tallentaa tapahtumakirjauksen keskeneräisenä painikkeella Tallenna keskeneräisenä tai lopullisena painikkeella Kirjaa. Keskeneräsitä tapahtumakirjausta voit korjata milloin haluat. Lopullista tapahtumakirjausta voit korjata kirjauspäivän ajan, jonka jälkeen voit ainoastaan poistaa sen ja tehdä uuden kirjauksen. Jos tapahtuma on tilassa Siirretty tilitykseen tai tilitetty, et voi enää korjata sitä. Siinä tapauksessa sinun on otettava yhteyttä kuntaan/kuntayhtymään ja pyydettävä kuntaa/kuntayhtymää tekemään hyvitys, jonka jälkeen vot tehdä uuden korvaavan tapahtuman. 7.4.3.1 Varhaiskasvatuksen palvelut (yksikkö on kuukausi) Valitse ensin alasvetovalikosta palvelusisältö ja taso (yritys tai sen osa, esim. päiväkoti), johon kirjaus kohdistuu. Palvelun antaja kenttään tulee oletuksena kirjaajan nimi, mutta voit halutessasi muuttaa sitä. Läsnäolopäivien määrä-kenttään järjestelmä tuo oletuksena kunnan määrittelemän päivien lukumäärän, jota käytetään jakajana muutettaessa läsnäolopäivät kuukausiksi (joko kalenteripäivien määrä tai laskennallinen päivien määrä). Korjaa läsnäolopäivien lukumäärä oikeaksi, jos lapsi on aloittanut tai lopettanut hoidon kesken kuukauden. Muita poissaoloja ei läsnäolopäivien määrässä huomioida, koska ne eivät vaikuta tuottajalle tilitettävään maksuun. Järjestelmä muuntaa läsnäolopäivien määrän kuukausiksi kunnan määrittelemän jakajan avulla. Järjestelmä laskee tapahtuman arvon yksiköiden määrän ja palvelusetelin arvon mukaan. Kirjauksen lisätieto-kenttään voit antaa palvelutapahtumaa koskevaa lisätietoa kunnan ohjeistuksen mukaisesti. 32/36
7.4.4 Asiakkaan palvelutapahtumien tarkastelu Tapahtumat-välilehdellä voit tarkastella kyseisen asiakkaan palvelutapahtumia. Näet tapahtumien tilan (Kirjattu osittain, Kirjattu, Tarkastettavana, Hyväksytty, Siirretty tilitykseen, Tilitetty ja Hyvitetty). Napsauttamalla +-merkkiä saat tapahtuman lisätiedon näkyviisi. Pääset tarkastelemaan palvelutapahtumia ja keskeytystapahtumia tarkemmin napsauttamalla linkkiä Tarkastele tapahtumaa tai Tarkastele keskeytystä. 33/36
7.4.5 Omavastuuerittely Palveluntuottajana laskutat asiakkaalta omavastuuosuuden, joka hinnastossa määrittelemäsi hinnan ja kunnan/kuntayhtymän myöntämän palvelustelin arvon erotus. Asiakkaan laskutuksessa voit käyttää apunasi järjestelmän tuottamaa omavastuuerittelyä, jonka voit pyytää valitsemastasi palvelusta antamaltasi ajanjaksolta. Muista laskuttaa asiakkaalta myös sellaiset erät, joita ei hallinnoida tässä järjestelmässä. Tällaisia voivat olla esim. matkakulut, toimistomaksut, laboratoriokulut jne. 7.5 Palautteet Palautteet-välilehdellä pääset tarkastelemaan asikkaittesi antamaa palautetta sekä vastaamaan palautteeseen, jos asiakas on pyytänyt vastausta. Järjestelmä muistuttaa viikoittain vastausta odottavista palautteista. 34/36
8 Raportit Raportit-välilehdeltä voit tulostaa raportteja valitsemalla ensin raportin ja sen jälkeen kunnan ja palvelun. Voit tulostaa raportin myös yksittäisestä asiakkaasta. Valittavanasi on tällä hetkellä kaksi raporttia - Asiakkaat ja toteuma, joka sisältää mm. tuotetut ja tilitetyt yksiköt/palvelusisältö sekä keskeneräiset kirjaukset ja omavastuuosuudet - Keskeytykset, joka sisältää keskeytysjaksot ja syyt asiakkaittain (ei käytetä varhaiskasvatuksen palveluissa). 35/36
Raportit tulostuvat excel-muodossa. 36/36