Kouvolan ohjeistus järjestelmän käyttöön

Transkriptio

1 PSOP Palveluntuottajan ohje Kouvolan ohjeistus järjestelmän käyttöön Fysioterapian palveluseteli Verisohistoria: Pvm Versio Tekijä Kommentit R Vuorinen Luotu PSOP-ohje Fysioterapian palvelusetelipalveluun hakeutuville palveluntuottajille R Vuorinen Tarkennettu palvelusisällöt ja kirjausohjeita R Vuorinen Lisätty: ja yritys- ja toimipaikkakohtaisesti vaadittavat liitteet Päivitetty: 1.2 Hakeutumisprosessi, 1.3. Laskutustiedot

2 Sisällysluettelo 1 Palveluntuottajaksi hakeutuminen Tunnusten luominen palveluun Hakeutumisprosessi Yritys Yrityskohtaiset liitteet Liitteen lisääminen, poistaminen tai korvaaminen Tilaajavastuu Lisätiedot Toimipaikat Lisätiedot Toimipaikkakohtaisesti vaadittavat liitteet fysioterapian palvelusetelituottajilta Toiminta-alueet Yksiköt Työntekijät Alihankkijat Hinnasto Yhteenveto Laskutustiedot Palvelut Keskeneräisten palveluhakemusten tarkastelu Hyväksyttyjen palveluhakemusten tarkastelu Hinnaston lisääminen ja päivittäminen Käyttäjähallinnointi Käyttäjät Uuden käyttäjän lisääminen: Käyttäjän passivointi Palvelutiimien hallinta Kirjautuminen järjestelmään Olemassa olevilla tunnuksilla Unohtuneen tai vanhentuneen salasanan vaihto Asiakkaat Palveluvaraus Asiakkaan lisääminen ja palveluvarauksen tekeminen Asiakkaan voimassaolevat palveluvaraukset Asiakkaan hakeminen Palvelutapahtumat Asiakkaalle annettujen palvelutapahtumien kirjaaminen Kirjattujen palvelutapahtumien poistaminen Asiakkaan palvelutapahtuminen tarkastelu Sivu 1

3 4.3.4 Asiakkaan omavastuuerittely Virheelliset palvelutapahtumien kirjaukset ja hyvitykset Palautteet Raportit Sivu 2

4 1 Palveluntuottajaksi hakeutuminen 1.1 Tunnusten luominen palveluun Siirry selaimella osoitteeseen Ensimmäisellä kerralla palveluun kirjaudutaan valtion verohallinnon KATSO-tunnuksilla Kirjaudu KATSO:lla -linkin kautta. Tunnistaudutaan KATSO-käyttäjätunnuksella sekä kiinteällä salasanalla. Kirjaudu painikkeen jälkeen annetaan Katso- tunnuksiin liittyvä kertakäyttösalasana. Lisätietoa osoitteesta Katso-tunnus perustetaan osoitteessa Kirjauduttaessa ensimmäistä kertaa parastapalvelua.fi järjestelmään, järjestelmä pyytää Katso-pääkäyttäjää 1. luomaan uuden Katsopääkäyttäjän rinnakkaistunnuksen antamalla pääkäyttäjän sähköpostiosoite 2. liittämään yritys PSOP-palveluun 3. kirjautumaan em. tiedoin järjestelmään ks. seuraavan sivun kuva Uuteen luotuun rinnakkaistunnukseen on myös luotava oma salasana. Sivu 1

5 1. anna s-postiosoite Sähköpostiosoitteestasi tulee siis kirjautumistunnuksesi Tunnusten luonnin jälkeen annetaan uusi salasana, jonka vaatimukset ovat: - vähimmäispituus on 8 merkkiä, - vähintään 1 numero - isoja ja pieniä kirjaimia Tallenna. Katso-tunnistautumisesta on ohjevideo -sivulta. Jatkossa KATSO-pääkäyttäjä voi kirjautua järjestelmään - Katso-tunnuksilla - luodulla käyttäjätunnuksella (sähköpostiosoite ja siihen liittyvä salasana). Huom! Tämä sähköpostiosoitteeseen kytketty salasana on voimassa 30 pv. Kun sähköpostiosoitteisen käyttäjätunnuksen salasana on vanhentunut tai unohtunut, uusi salasana pyydetään kirjautumissivulla olevalla linkillä. Sähköpostiosoite-kenttään annetaan oma käyttäjätunnuksen sähköposti, johon linkki salasanan vaihtamiseen myös tulee. ks. seuraavat kuvat. Sivu 2

6 Ohjevideot: HUOM! Sähköpostiin tullut salasanan uusimis -linkkiosoite kopioidaan ja liitetään selaimen osoiteriville. Sähköpostissa oleva osoiterivi ei toimi linkkinä suoraan. 1.2 Hakeutumisprosessi Muista täyttää kaikki vaadittavat tiedot ennen hakemuksen lähettämistä. Palveluntuottajaksi hakeudutaan Palvelut - välilehtisivun kautta. Sivun oikeassa laidassa Hakeudu palvelusetelituottajaksi uuteen palveluun. Alasvetovalikosta Kunta -- valitse kunta valitaan Kouvola ja kohdasta Palvelu valitaan Fysioterapian palveluseteli. Klikkaa Hakemus on 8-kohtainen. Yrityksen tietojen täyttäminen aloitetaan alemmalla välilehdellä kohdasta 1. Yritys. Sivu 3

7 1.2.1 Yritys Yrityksen tiedot Perustiedot -välilehden alle kirjataan yrityksen Perustiedot Yhteystiedot Yhteyshenkilö Kuvaus Lisätiedot (vertailua varten) sekä Liitteet Pakollinen tieto Perustiedoissa olevat liitteet ovat yritystä koskevia liitteitä, joista osa on mahdollista tarkistaa Tilaajavastuun kautta, mikäli yritys on liittynyt Tilaajavastuun Luotettava Kumppani-ohjelmaan. Lisätietoja Sivu 4

8 Huomioilmoitusten vastaanottaja-sähköpostiin tulevat ilmoitukset parastapalvelua.fi järjestelmästä Yrityskohtaiset liitteet Pakollisten liitteiden kohdalla on järjestelmässä merkki : Yrityskohtaiset liitteet: Arvonlisäverovelvollisuus Ennakkoperintärekisteri Kaupparekisteriote Omavaraisuustodistus ja todistus ulosottorekisteristä Potilasvakuutustodistus Tapaturmavakuutus Tyel-vakuutusote Työehtosopimus Työnantajarekisteri Työterveyshuolto Vastuuvakuutustodistus Veromaksutiedot (=verovelkatodistus) Yel-todistus AVIn tai Valviran todistus yksityisten terveyspalveluiden antajien rekisteriin kuulumisesta AVI:n ilmoitus vastuuhenkilön muutoksesta Palvelukohtaiset sopimusehdot Mikäli yritykselle ei lisätä järjestelmään toimipaikkaa, lisätään seuraavat liitteet yrityksen perustietojen liitteisiin: Henkilöstöluettelo (vakanssit, nimikkeet ja koulutustiedot) Omavalvontasuunnitelma Palvelukuvaus Pelastussuunnitelma Rekisteriseloste Selvitys henkilötietolain 32 edellyttämien toimenpiteiden toteuttamisesta Liitteen lisääminen, poistaminen tai korvaaminen Liite lisätään painikkeella, jolloin avautuu tietokoneen resurssienhallinta-sivu. Valitse kansio, josta haet liitettävän asiakirjan ja valitse sen jälkeen kohta. Asiakirjan latautuminen alkaa heti. Sivu 5

9 Kun myöhemmin tulee tarve poistaa liite tai korvata liite uudemmalla, tehdään toiminnot painikkeilla Korvaa ja Poista. Huom! Jos yrityksellä ei ole kuin yksi toimipaikka, voi kaikki vaadittavat liitteet lisätä Yrityksen perustietoihin. Jos yrityksellä on useampia toimipaikkoja, yrityksen tietoihin lisätään vain yrityskohtaiset liitteet. Muut liitteet ovat toimipaikkakohtaisia Tilaajavastuu Jos yritys on liittynyt Tilaajavastuun Luotettava Kumppani - ohjelmaan, lisätään rasti kohtaan Yritys kuuluu tilaajavastuuseen. Painamalla nappia Tarkista tilaajavastuusta, Tilaajavastuu luo tarkastusraportin PSOPiin. Tilaajavastuun tarkoituksena on edistää tervettä kilpailua, torjua harmaata taloutta ja varmistaa, että niiden lukuun toimivat yksityiset palveluntuottajat täyttävät tilaajavastuulain vaatimukset. PSOP-järjestelmä automatisoi yksityisten palveluntuottajien yritys- ja lupatietojen tarkistukset sekä helpottaa palveluntuottajilta edellytettävien todistusten hankkimista ja käsittelyä. PSOP-järjestelmän kehittäjät tekevät yhteistyötä Suomen Tilaajavastuu Oy:n kanssa, joka ylläpitää valtakunnallista Tilaajavastuu.fi -rekisteriä. Suosittelemme, että kaikki palveluseteli- ja ostopalvelutuottajat liittyvät Suomen Tilaajavastuun Luotettava Kumppani -ohjelmaan, jotta tilaajavastuutietojen sekä sosiaali- ja terveyspalvelujen lupatietojen käsittely voidaan automatisoida. Ohjelmaan kuuluminen on myös helppo tapa osoittaa, että yritys täyttää lakisääteiset velvoitteensa. Sivu 6

10 Lisätietoja osoitteessa Lisätiedot Yritys antaa hakutoimintoja varten tietoja yrityksestä kohdassa Lisätiedot: + -merkistä avatuu täydennettävät kohdat. Lisätiedot kenttien tiedot näkyvät vertailuissa, kun asiakkaat hakevat palveluntuottajaa erilaisin hakukriteerein. Jos palveluntuottajayritys ei ole täydentänyt hakukriteereitä, yritys ei tule asiakkaan tekemän erityisin haun tuloksiin mukaan. Kun olet tarkastunut tai muuttanut tietoja Yritys-sivulle, valitse Tallenna ja Jatka Toimipaikat Toimipaikat-välilehdelle palveluntuottaja luo yritykselle toimipaikan tai toimipaikkoja. Toimipaikka voidaan luoda vaikka yritys toimii vain yhdessä toimipaikassa. Tällaisessa tapauksessa toimipaikan tiedot olisivat samat kuin yrityksen tiedot. Lisää toimipaikat painikkeella Palveluntuottajan koodi on yrityksen vapaasti määritettävissä Sivu 7

11 Sähköposti (näkyy vertailussa) kohdan sähköpostiosoite tulee näkyviin vertailuissa Lisätiedot Tallenna toimipaikan tiedot ja lisätiedot samalla tavoin kuin yritystasolla. Tallenuksen jälkeen ruudulla on luettelo Toimipaikkakohtaisesti vaadittavista liitteistä. Järjestelmässä on merkintä pakollisten liitteiden kohdalla. Liitteet lisätään samoin kuin yrityksen liitteet. Lisää vaadittavat toimipaikkakohtaiset liitteet jokaiselle toimipaikalle erikseen Toimipaikkakohtaisesti vaadittavat liitteet fysioterapian palvelusetelituottajilta AVIn tai Valviran todistus yksityisten terveyspalveluiden antajien rekisteriin kuulumisesta AVI:n ilmoitus vastuuhenkilön muutoksesta Henkilöstöluettelo (vakanssit, nimikkeet ja koulutustiedot) Omavalvontasuunnitelma Palvelukohtaiset sopimusehdot Palvelukuvaus Sivu 8

12 Pelastussuunnitelma Rekisteriseloste Selvitys henkilötietolain 32 edellyttämien toimenpiteiden toteuttamisesta Toiminta-alueet Älä täytä näihin mitään, ellei yrityksellä ole erityistä tarvetta käyttää tätä. Klikkaa Yksiköt Älä täytä näihin mitään ellei yrityksellä ole erityistä tarvetta siihen. Klikkaa Työntekijät Lisää vain vastuuhenkilön / vastuuhenkilöiden tiedot painikkeella työntekijöitä tähän luetteloon, vaan liitteeseen Henkilöstö.. Älä lisää kaikkia Sivu 9

13 Täytä vaadittavat tiedot ja täytä myös kohta Lisätiedot (hakukriteerit). Tallenna ja Klikkaa Alihankkijat Lisää yrityksen käyttämät alihankkijat niiden y-tunnuksella painikkeella. Tallenna ja Klikkaa Jos alihankkijoita ei käytetä, klikkaa Hinnasto Fysioterapian palvelusetelin palvelusisällöt Fysioterapia 45 min Fysioterapia 60 min Hinnasto-välilehdelle yritys lisää hinnaston, joka perustuu kunnan määrittämiin palvelusisältöihin. Sivu 10

14 - Hinnasto voi olla yritys- tai tuottajaosakohtainen (tuottajanosa voi olla esim. toimipaikka tai työntekijä). Yrityksellä voi olla vain yksi yrityskohtainen hinnasto samassa palvelussa. - Suositus, että jokaiselle toimipaikalle luodaan oma hinnasto vaikka näillä olisikin samat hinnat. - Huom! Eri toimipaikat eivät näy hintavertailussa, mikäli hinnastoa ei ole lisätty toimipaikalle Valitse Tuottajanosakohtainen Valitse valikosta tuottajanosa (esim. Toimipaikka), jolle hinnasto laaditaan Valitse toimipaikan nimi valikosta - Nimeä hinnasto esim. sen alkamispäivän, -kuukauden tai -vuoden mukaan. - esim. Toimelan hinnasto Hinnasto toistaiseksi voimassaoleva, ts. päättymispäivää ei laiteta. - Lisätieto kenttään voit laittaa hinnastoa koskevia lisätietoja - Hinta syötetään Yksikköhinta kohtaan ja samalla palvelusisältö aktivoituu ja rasti ilmestyy ruutuun Yhteenveto Yhteenveto-välilehdellä näytetään yhteenveto hakemuksesta ja liitteistä. Tällä sivulla hakemus allekirjoitetaan KATSO-tunnusten avulla ja lähetetään kunnalle hyväksyttäväksi. Hakemuksen lähettäminen edellyttää sääntökirjan lukemista ja hyväksymistä. Sivu 11

15 Yhteenveto-välilehdellä näytetään yhteenveto hakemuksesta ja liitteistä. Tällä sivulla hakemus allekirjoitetaan KATSO-tunnusten avulla ja lähetetään kunnalle hyväksyttäväksi. Hakemuksen lähettäminen edellyttää sääntökirjan lukemista ja hyväksymistä. Halutessasi voit lisätä hakeutumiseen liittyvää lisätietoa avoimeen kenttään. Rastita kohta Olen lukenut ja hyväksynyt sääntökirjan Mikäli yhteenvetosivun lopussa on punaisella näkyvä teksti, täydennä hakeutumista puuttuvilta osilta ja lähetä hakemus vasta sen jälkeen. Klikkaa painiketta Näytölle avautuu Katso-tunnisteen allekirjoitussivu. Kirjaudu Katso-tunnuksilla ja salasanalla, lisää kertakäyttösalasana, ja lähetä hakemus kaupungille hyväksyttäväksi. Varmista että lähetät hakemuksen kunnalle vasta kun kaikki pyydetyt asiat on täytetty ja liitteet liitetty. Keskeneräisen hakemuksen lähettäminen ei nopeuta hakeutumista, vaan hakemus palautetaan takaisin palveluntuottajalle. Päätöskäsittelyssä olevan hakemuksen tiedot ovat lukittuna kunnes kunta hyväksyy tai hylkää sen, tai palauttaa sen palveluntuottajalle pyydettyjen lisätietojen täyttämiseksi. 1.3 Laskutustiedot Laskutustiedot voidaan lisätä järjestelmään joko hakeutumisen yhteydessä tai myöhemmin. Niillä ei ole merkitystä hyväksymisen kannalta. Laskutustietojen lisääminen on palveluntuottajan vastuulla. Sivu 12

16 Laskutustietojen täyttäminen ja ajan tasalla pitäminen on tärkeää sujuvan maksuliikenteen varmistamiseksi. Rasti kohdassa Haluan maksuaineiston pdf-kuvan sähköpostiini on oletuksena, ja tällöin PSOP lähettää kuukausittain maksuajon jälkeen maksuaineiston pdf-tiedostoina annettuun sähköpostiin. Mikäli et halua aineistoa sähköpostiisi, poista rasti. Laskutustietojen muutos ja lisäys Laskutustietojen lisääminen ja muuttaminen tehdään Laskutustiedot välilehdellä. Jos palveluntuottajan laskutustiedot ovat puutteelliset, voivat kunnan maksut siirtyä seuraavalle kuukaudelle. Laskutustietojen lisääminen ja päivittäminen eivät vaadi kunnan hyväksymistä, mutta tilitietojen muuttumisesta pitää tiedottaa kunnan yhteyshenkilöä. 1. Vapaasti valittavissa max 3 merkkiä EI TÄYTETÄ Viitteen pituus valittavissa S-posti, johon maksuaineisto halutaan Sivu 13

17 Jos yrityksesi pankkiyhteystiedot muuttuvat, - tee muutokset PSOP-järjestelmään ja - ilmoita tilinumeromuutos kaupungin pääkäyttäjälle tai palvelun yhteyshenkilöllesi. Tämä on tärkeää, koska tiedot on muutettava myös kaupungin talouden järjestelmään, josta maksu suoritetaan palveluntuottajan ilmoittamalle pankkitilille. Palveluntuottaja on vastuussa, että laskutustiedot ovat ilmoitettu. Puuttuvat laskutustiedot aiheuttavat maksun siirtymisen kunnes tiedot on päivitetty kaupungin järjestelmään. Laskutustiedot suositellaan laittamaan myös toimipaikoille, vaikka laskutustiedot olisivat samat koko yrityksellä. Laskutustietojen laittaminen toimipaikkakohtaisesti antaa tilityksessä myös maksatusaineistot toimipaikkakohtaisesti. Toimipaikkakohtaisten laskutustietojen täyttäminen Toimipaikan tallentamisen jälkeen voi palveluntuottajan tarpeista riippuen lisätä toimipaikalle omat laskutustiedot Laskutustiedot -välilehdellä, jos kaikilla yrityksen toimipaikoilla on omat laskutustiedot. Mikäli yrityksen kaikilla toimipaikoilla on samat laskutustiedot, ei toimipaikkakohtaisesti lisätä laskutustietoja. Mikäli laskutustietoja ei ole syötetty lainkaan edes yritystasolle tilityksen tapahtuessa, kunnan tilitys siirtyy seuraavaan tilitysajankohtaan laskutustietojen lisäämisen jälkeen. Toimipaikan laskutustiedot pääsee klikkaamalla kenttää Vaihda palveluntuottajaosaa ja kirjoittamalla esim. yrityksen nimeä ko. kenttään. Tällöin avautuu alavalikko, jossa on yritys ja mahdolliset tuottajanosat. Valitse haluamasi tuottajanosa ja lisää muut tiedot samoin kuin yrityksen tiedoissa. Sivu 14

18 2 Palvelut Palvelut-kohdassa ovat kaikki ne palvelut, joihin yritys on hakeutunut, hakeutumassa tai on hyväksytty palveluntuottajaksi. Sivun oikeassa reunassa on myös mahdollisuus aloittaa uusi hakeutuminen uuteen kuntaan tai palveluun. 2.1 Keskeneräisten palveluhakemusten tarkastelu Kun palveluntuottaja on luonut hakemuksen, joka on jäänyt keskeneräiseksi, jää ko. hakemus Luonnos-tilaan. Jos kunta palauttaa lähetetyn hakemuksen vaatien lisätietoja, näkyy hakemus Keskeneräinen-tilassa. Luonnos- ja keskeneräinen-tilassa olevat hakemukset ovat Palvelut -välilehdellä, ja niistä ilmoitetaan sivun yläreunassa olevassa inforuudussa: Hakemusta pääsee jatkamaan joko inforuudussa olevasta Täydennä tiedot nyt -linkistä, tai palveluhakemuksen kohdalta löytyvästä Muokkaa tietoja linkistä. Sivu 15

19 Keskeneräisiä hakemuksia muokattaessa päästään 8-kohtaiseen hakeutumiseen, jonka täytettyään palveluntuottaja allekirjoittaa ja lähettää hakemuksen kunnalle hyväksyttäväksi Yhteenveto -välilehden kautta. Hakemuksen lähettäminen edellyttää sääntökirjan lukemista ja hyväksymistä. 2.2 Hyväksyttyjen palveluhakemusten tarkastelu Hyväksytyt palveluhakemukset sijaitsevat Palvelut -välilehdellä, tilana on Hyväksytty. Hyväksytyn palvelun tietoja voi tarkastella Avaa yhteenveto -linkistä, sekä esimerkiksi uusi hinnasto laaditaan Muokkaa tietoja linkin kautta. Yhteenveto-sivulla näkyy palveluntuottajan hakeutumisessa syöttämiä tietoja, liitteitä ja voimassaoleva hinnasto. Jos hinnasto on voimassa toistaiseksi, pääsee Muokkaa tietoja linkin takaa esimerkiksi päivittämään tai lisäämään hinnastoja. 2.3 Hinnaston lisääminen ja päivittäminen Hinnaston päivittäminen hyväksyttyyn palveluun tehdään Palvelut-välilehdellä, jossa näkyvät hyväksytyt palvelut. Hinnastoja pääsee muokkaamaan Muokkaa tietoja napin kautta. Sivu 16

20 HUOM! Palveluiden sääntökirjassa on tarkat ehdot hintojen muuttamiseen. Muokkaa tietoja napin takaa löytyy sama 8-kohtainen hakemus, kuin uutta hakemusta tehdessä. Hinnaston tekeminen tapahtuu kohdassa 7. Hinnasto. Hinnasto -sivun vasemmalla reunalla näkyvät aikaisemmat hinnastot. Huom! hyväksyttyä hinnastoa ei voi muokata, vaan aina tehdään uusi hinnasto. Vanhaa hinnastoa sovelletaan uuden hinnaston voimaanastumiseen asti tapahtuviin tapahtumien kirjauksiin. Yrityksellä voi olla kerrallaan palvelussa vain yksi yrityskohtainen ja/tai toimipaikkakohtainen voimassaoleva hinnasto. Uuden hinnaston täyttö vaatii hinnaston nimeämisen sekä palvelunsisällöt ja niiden yksikkökohtaiset hinnat. Luo uusi hinnasto kuten kohdassa Hinnasto on kuvattu. Lisätietokenttä: Täytetään palvelukohtaisten ohjeiden mukaisesti. Päivitettävissä koska tahansa ilman kunnan hyväksyntää. Sivu 17

21 Hinnasto on oletuksena yrityskohtainen. Hinnasto suositellaan tehtäväksi toimpaikkakohtaiseksi, jos toimipaikat ovat käytössä, jotta hinnastot näkyvät vertailussa oikein. Hinnastolle laitetaan voimassaoloaika kohtaan 1. voimassaolopäivä, jätä päättymispäivä kenttä täyttämättä. Hinnastot ovat aina voimassa toistaiseksi, Tallenna muutokset. Tuottajanosakohtainen hinnasto luodaan, valitsemalla Tuottajanosakohtainen -nappi, sekä valitsemalla alasvetovalikosta mikä tuottajanosa on kyseessä. Tällä ominaisuudella luodaan oma hinnasto jokaiselle toimipaikalle. Tuottajanosaksi valitaan ensimmäiseen alasvetovalikkoon Toimipaikka. Jälkimmäiseen kohtaan sen toimipaikan nimi, jolle hinnasto halutaan kohdistaa. Olemassaolevia hinnastoja voidaan tarkastella valitsemalla hyväksytystä palvelusta Avaa yhteenveto. Hinnastot löytyvät yhteenvedon alareunasta, ja niitä voi tarkastella avaamalla ne + merkistä. 1 Esimerkki voimassaolevasta hinnastosta Varmista että lähetät hakemuksen kunnalle vasta kun kaikki pyydetyt asiat on täytetty ja liitteet liitetty. Keskeneräisen hakemuksen lähettäminen ei nopeuta hakeutumista, vaan hakemus palautetaan takaisin palveluntuottajalle. Päätöskäsittelyssä olevan hakemuksen tiedot ovat lukittuna kunnes kunta hyväksyy tai hylkää sen, tai palauttaa sen palveluntuottajalle pyydettyjen lisätietojen täyttämiseksi. Sivu 18

22 3 Käyttäjähallinnointi 3.1 Käyttäjät Käyttäjät välilehdellä hallinnoidaan palveluntuottajan palvelusetelijärjestelmän käyttäjiä:, lisätä uusia käyttäjiä, muuttaa käyttäjärooleja, deaktivoida käyttäjiä sekä myös vaihtaa käyttäjien salasanoja tarvittaessa (pääkäyttäjä) Uuden käyttäjän lisääminen: Järjestelmälle lisätään uusia käyttäjiä Käyttäjät -välilehdellä painikkeella Luo uusi käyttäjä. Lomakkeeseen täytetään käyttäjän etunimi ja sukunimi käyttäjärooli (Pääkäyttjä, Palvelun valmistelija, Palvelusta vastaava, Kirjaaja) sähköpostiosoite, joka toimii järjestelmän käyttäjätunnuksena salasana, jonka jälkeen käyttäjä tallennetaan Tallenna -napilla. Uusi käyttäjä vaihtaa tämän salasanan ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä. Laita rasti ruutuu, jotta uusi käyttäjä saa tiedon käyttäjätunnuksen luomisesta omaan sähköpostiinsa Sivu 19

23 Pääkäyttäjän roolissa on suurimmat oikeudet ja pääkäyttäjä pääsee näkemään kaikki tiedot niistä palveluista, joihin hänet on kiinnitetty. Palvelun valmistelija voi (palvelutiimistä riippuen) täydentää yrityksen ja toimipaikan tietoja, liitteitä, alihankkijoita, tarkastella asiakkaan tietoja, tehdä palveluvaraus, ottaa raportteja Palvelusta vastaaja voi (palvelutiimistä riippuen) täydentää yrityksen ja toimipaikan tietoja, laskutustietoja, lisätä työntekijöitä, alihankkijoita, ottaa raportteja, tehdä palveluvaraus, tarkastella asiakkaan tietoja. Kirjaaja voi tehdä tapahtumakirjauksia, katsoa asiakkaan tietoja, ottaa omavastuuerittelyn Käyttäjän passivointi Valitse Käyttäjät listalta passivoitavan käyttäjän käyttäjätunnus. Paina nappia Passivoi. Henkilön tunnus jää luetteloon, mutta käyttäjän tilaksi muuttuu Passiivinen ja käyttäjätunnus ei enää toimi. 3.2 Palvelutiimien hallinta - Valitse ylävalikosta Palvelutiimit - Valitse kunta Kouvola - Valitse palvelu Omaishoidon tuen harkinnanvarainen palveluseteli - Valitse palvelutiimiiin kuuluvat käyttäjät rastittamalla ko. palvelun tietoihin oikeuttavat käyttäjät (jotka on jo aikaisemmin lisätty järjestelmän käyttäjiksi) avautuneesta luettelosta. Muista tallentaa. - Jos tätä palvelutiimeihin kiinnittämistä ei tehdä, eivät käyttäjät pääse näkemään ko. palvelun asiakkaiden tietoja. Sivu 20

24 Tähän tulee valittaviksi kunnat, joihin yritys on hyväksytty palveluntuottajaksi Käyttäjät kiinnitetään valittuun palveluun valitsemalla ne ja painamalla Tallennanappia. Tästä valikosta käydään läpi jokainen palvelusetelipalvelu ja kiinnitetään siihen kuuluvat käyttäjät. 3.3 Kirjautuminen järjestelmään Olemassa olevilla tunnuksilla Mene selaimellasi osoitteeseen Kirjautuminen palveluun tapahtuu oikealta yläkulmasta löytyvän Kirjaudu sisään -napin kautta. Katso- pääkäyttäjä voi kirjautua järjestelmään joko kohdasta - Kirjaudu KATSOlla tai - Kirjaudu Parasta palvelua tunnuksilla. Muut yrityksen käyttäjät kirjautuvat kohdasta Kirjaudu Parasta palvelua tunnuksilla. - kirjautuminen tapahtuu sähköpostilla ja salasanalla. - klikkaa kirjaudu sisään nappia Sivu 21

25 HUOM! Jos syötät salasanan väärin viisi kertaa, tunnuksesi lukittuu ja ainoastaan järjestelmän toimittaja (Digia Finland Oy) voi avata sen. Avaaminen voi kestää useita vuorokausia. Ilmoita lukituksesta kunnan pääkäyttäjälle. Uusi salasana kannattaa tilata unohtuneen tai vanhentuneen salasanan tilalle. ks. seuraava kappale Unohtuneen tai vanhentuneen salasanan vaihto Jos saat virheilmoituksen kirjautuessa vanhentuneesta salasanasta, tai olet unohtanut salasanasi, salasana vaihdetaan tilaamalla uusi salasana sähköpostiisi. Painettuasi linkkiä pääset sivulle jossa kysytään palveluun kirjautumisessa käytetty sähköpostiosoite sekä ruudulla näkyvä tekstivarmennus. Uuden tekstivarmennuksen saat päivittämällä sivun selaimen päivitysnapilla tai F5-näppäimellä. Painettuasi Lähetä uusi salasana nappia saat sähköpostiisi linkin, jota käyttämällä pääset vaihtamaan salasanasi uuteen. Muista ottaa huomioon salasanan muotovaatimukset, eli isoja ja pieniä kirjaimia, numeroita ja salasanan pituus on vähintään 8 merkkiä. HUOM! Jos syötät salasanan väärin 5 kertaa, tunnuksesi lukittuu ja ainoastaan järjestelmän toimittaja (Digia Finland Oy) voi avata sen. Avaaminen voi kestää useita vuorokausia ja se on maksullista palvelua. Jos tunnuksesi lukkiutuu, ilmoita lukituksesta pääkäyttäjälle. Huom! Uusi salasana pitää jokaisen käyttäjän itse tilata unohtuneen tai vanhentuneen salasanan tilalle. Sivu 22

26 4 Asiakkaat 4.1 Palveluvaraus Asiakkaan lisääminen ja palveluvarauksen tekeminen Asiakkaat lisätään palveluntuottajan järjestelmään tekemällä asiakkaan palveluseteliin uusi palveluvaraus. Palveluvaraus tapahtuu Asiakas - välilehden alla kohdassa Tee uusi palveluvaraus. Varauksen tekeminen vaatii asiakkaan antaman palvelusetelin numeron. HUOM! Palveluvaraus tehdään seteliin vain kerran ja vain yhdelle palvelusisällölle. Varausta ei tarvitse tehdä kuukausittain tai aina tapahtumia kirjatessa. Palvelusetelin tiedot syötettyään palveluntuottaja saa auki palvelusetelin tiedot sekä siihen soveltuvat palvelusisällöt. Palveluvaraus tehdään Tee palveluvaraus -linkin avulla. Palveluvaraus tehdään vain yhteen palvelusisältöön vaikka setelillä olisi useita palvelusisältöjä. Palveluvaraukseen täytetään se palveluntuottajaosa, joka varauksen tekee tai jolle palveluvaraus tehdään. Rastita kohdat Asiakas hyväksyy sopimusehdot ja Asiakas hyväksyy muodostavansa sopimussuhteen palveluntuottajan kanssa. Lisää vapaamuotoinen lisätieto tapahtuma-varauksesta ja klikkaa Sivu 23

27 Jos palveluntuottaja ei löydä asiakkaan palvelusetelin tietoja, ei palveluntuottajalla ole seteliin soveltuvaa hyväksyttyä palvelua Kouvolan kaupungissa tai yrityksellä ei ole voimassaolevaa hinnastoa tai seteli on väärä tai suljettu. Ota tässä tapauksessa yhteyttä setelin myöntäjään Asiakkaan voimassaolevat palveluvaraukset Asiakkaan voimassaolevat palveluvaraukset eri palveluihin löytyvät Palveluvaraukset - välilehdeltä, kun asiakkaan tiedot on ensin haettu. Ks. kohta 4.2. Tapahtumakirjaukset kyseiselle palveluvaraukselle voidaan tehdä linkistä Kirjaa tapahtuma. Avaa -linkistä saa tarkasteltua kyseisen palveluvarauksen lisätietoja. 4.2 Asiakkaan hakeminen Asiakas hetaan välilehdeltä Asiakkaat nimen tai henkilötunnuksen avulla. Haku näyttää asiakkaat, jotka täyttävät jonkun seuraavista ehdoista: asiakkaalla on palvelutapahtuma palveluntuottajan kanssa viimeisen 3 vuoden sisällä asiakkaalle on voimassa oleva palvelupyyntö tai varaus yrityksessä Asiakkaan nimeä klikkaamalla pääsee tarkastelemaan asiakkaan tietoja. Sivu 24

28 1. Asiakkaan tiedot Lakiteknisistä syistä laskulla ei voi näkyä asiakasta yksilöivää tietoa. Tämän vuoksi palveluntuottaja voi yksilöidä asiakkaansa omalla asiakasnumerolla, joka tulee näkyviin laskulle ja on palveluntuottajakohtainen. 2. Ostovoimat Asiakkaalle myönnetyt ostovoimat 3. Saldo-ostovoimat Asiakkaalle myönnetyt saldo-ostovoimat 4. Palveluvaraukset Asiakkaan ostovoimiin kohdistetut voimassaolevat palveluvaraukset 5. Tapahtumat Asiakkaan ostovoimille kirjatut tapahtumat 6. Omavastuuerittely Asiakkaan omavastuuerittely 4.3 Palvelutapahtumat Asiakkaalle annettujen palvelutapahtumien kirjaaminen Tapahtumat palveluseteleille kirjataan asiakkaan joko Ostovoimat -välilehdellä tai Palveluvaraukset välilehdellä. Ostovoimat -välilehdellä näkyvät kaikki asiakkaan voimassaolevat palvelusetelit, joihin palveluntuottaja on tehnyt palveluvarauksen. Seteleistä käyvät ilmi myöntämispäivämäärä, käytettävissä oleva palvelu, setelin käytössä olevat palvelusisällöt, voimassaolo ja setelin tila. Kirjaaminen aloitetaan kohdassa Palvelusisällöt valitaan haluttu palvelusisältö ja klikkaa Kirjaa uusi. Palveluvaraukset välilehdellä kirjaus aloitetaan Kirjaa tapahtuma linkillä Sivu 25

29 Setelin tila voi olla myönnetty, avoin tai suljettu: 1. Myönnetty palveluseteli jota ei ole vielä käytetty 2. Avoin seteliä on veloitettu jakson aikana 3. Suljettu seteli on käytetty loppuun tai se on suljettu muusta syystä ja ei ole enää voimassa. Palvelutapahtumakirjaukseen valitaan - sisältö avautuvasta valikosta, - soveltuva palveluntuottaja tai palveluntuottajaosa sekä palvelun päivämäärä. - Kirjauksen lisätieto kenttään kirjoitetaan tarkemmat tiedot palvelutapahtumasta kuten kellonaika alkaen ja päättyen - Palvelun antaja kenttään tulee automaattisesti kirjaajan nimi, mutta sen voi muuttaa vastaamaan todellisen palvelunantajan nimeksi Kappale Sivu 26

30 Kirjauksen arvo lasketaan automaattisesti yksiköiden ja arvo/yksikkö tiedon mukaan. Fysioterapian palvelusetelissä yksikkönä on Tunti. Palvelutapahtumat kirjataan -napin kautta. Tapahtuman voi myös kirjata ja tallentaa keskeneräisenä, mutta tällöin on muistettava ennen kuukauden tilitysajoa käydä tekemässä kirjaus valmiiksi napin Kirjaa -klikkauksella HUOM! Keskeneräisenä tallennetut tapahtumat eivät päädy tilitykseen Kirjattujen palvelutapahtumien poistaminen Virheellinen tapahtuma on muokattavissa ja poistettavissa saman kuukauden aikana aina tilitysajankohtaan asti. Mikäli virheellinen tapahtuma on mennyt laskutukseen, ilmoita tapahtuman täydelliset tiedot kunnan työntekijälle Asiakkaan palvelutapahtuminen tarkastelu Asiakkaan palvelutapahtumia voi tarkastella Palvelutapahtumat -välilehden alta. Sivulta löytyvät kaikki palvelutapahtumat, niiden sisältö, tila sekä linkki tarkempaa tarkastelua varten. -merkistä avautuu tapahtumien lisätieto-kenttä Asiakkaan omavastuuerittely Asiakkaan omavastuuerittelyn luonti tapahtuu Omavastuuerittely -välilehden kautta. Hakuun täytetään haettu palvelu sekä erittelyn toivottu alku- ja loppupäivämäärä. Klikkaamalla Tee omavastuuerittely saadaan erittely auki. Sivu 27

31 Omavastuuerittelystä käy ilmi palvelusisältö, setelin tiedot, palvelun hinta ja asiakkaalle jäävä omavastuuosuus. Omavastuuerittelyn voi tulostaa klikkaamalla Avaa tulostettava versio. HUOM! Kunnalle manuaalisesti tarkastettaviksi menevät kirjaukset näkyvät omavastuuerittelyssä siihen asti, kun ne hylätään. Hylätyt tapahtumat poistuvat omavastuuerittelyltä, hyväksytyt jäävät näkymään normaalisti. Manuaalisesti tarkastettavaksi menevät ne tapahtumat jotka ylittävät asiakkaalle myönnetyn palvelun määrän. Maksu kunnalta palveluntuottajalle tapahtuu vasta kun tapahtuma on hyväksytty. Erikseen hyväksyttävissä tapahtumissa maksu voi siirtyä seuraavaan maksatukseen Virheelliset palvelutapahtumien kirjaukset ja hyvitykset Virheelliset tapahtumakirjaukset, jotka maksetaan tai on maksettu palveluntuottajalle, hyvityslaskutetaan seuraavan kuukauden laskutuksessa. Hyvitykset käsitellään seuraavanlaisesti: Palveluntuottaja (P): Palveluntuottaja (P) Kaupunki (K) PSOP Kolme kirjausta joista yksi on virheellinen Tapahtumat kirjataan ja lähetetään kunnalle Virheellisestä kirjauksesta tehdään hyvityskirjaus Maksuista vähennetään virheellisesti kirjatun tapahtuman arvo Huhtikuu Toukokuu Kesäkuu PT: Kirjaus 1 20,00 20,00 20,00 PT: Kirjaus 2 20,00 20,00 20,00 PT:(Virhe)kirjaus 3 20,00 K: Hyvityspyyntö - 20,00 Maksetaan: 60,00 20,00 40, Palautteet Asiakas tai asiakkaan puolesta asioija voivat antaa palveluntuottajalle vapaamuotoista palautetta, johon palveluntuottajalla on mahdollisuus vastata. Edellytyksenä palautteen antamiselle on että palautteen antaja on kirjautunut parasta palvelua.fi järjestelmään, Sivu 28

32 asiakkaalle on myönnetty ostovoimaa ja asiakkaalle on muodostunut suhde palveluntuottajaan/-osaan. Asiakkaan antama palaute voi olla kiitos, moite tai reklamaatio. Palautteen voi kohdistaa tiettyyn palvelutapahtumaan. Asiakas voi valita haluaako hän saada vastauksen antamaansa palautteeseen. Jos palautteen tyyppi on reklamaatio, on palveluntuottajan aina annettava vastaus. Palveluntuottajalle tulee huomioilmoitus, jos asiakas on pyytänyt vastausta tai halunnut korjaavia toimenpiteitä ja myös palvelunjärjestäjälle tulee huomioilmoitus, jos palautteen tyyppi on reklamaatio. Huomioilmoitukset lähetetään palautteen kohteen huomioilmoitusten vastaanottaja - tiedon sähköpostiosoitteeseen. Työntekijä -osalla ei ole huomioilmoitusten vastaanottaja -tietoa, ainoastaan yhteystieto, jossa voi olla sähköpostiosoite. Käytetään työntekijän yhteystieto-sähköpostiosoitetta. Palveluntuottaja voi katsoa saamiaan palautteita välilehdeltä Asiakkaat Palautteet. Mikäli asiakas on pyytänyt vastausta tai palaute on reklaamaatio, on palautteen edessä - merkintä (Palautteeseen on pyydetty vastausta). Palautteen jälkeen on linkki, josta palautteeseen voi vastata. Vastauksen voi antaa vain yhden kerran. Esimerkki palautesivusta Kaupungin PSOP-käyttäjillä on mahdollisuus katsoa palveluntuottajan saamia palautteita ja seurata palveluntuottajan antamia vastauksia. Sivu 29

33 5 Raportit Raportilla Asiakkaat ja toteuma voidaan tarkastella kunnan palveluseteliasiakkaita ja heille annettuja palvelusisältöjä, kunnan tilityksiä palveluntuottajalle sekä asiakkaan omavastuiden määrää. Raportille valitaan haluttu kunta sekä halutut palvelusisällöt ja mahdollinen palveluntuottajaosa tai koko yritys. Raportille valitaan haluttu aikaväli kuukausina. Raportille voi myös hakea vain tietyn asiakkaan tiedot henkilötunnuksen avulla. Paina lopuksi Luo raportti -nappia. Keskeneräiset Yks sarakkeessa näkyvät luonnostilassa olevat kirjaukset, jotka palvelutuottajan tulee käydä kirjaamassa valmiiksi ennen tilitysajoa. Esimerkki Asiakkaat ja toteuma raportista Sivu 30