Fingo ry PÖYTÄKIRJA 1 (5) FINGON HALLITUKSEN KOKOUS 1/2019 Aika 23.1.2019 klo 15.00 Paikka Fingo, kokoushuone Dialogi Elimäenkatu 25-27, 6. krs. 00510 Helsinki Kokouksen osanottajat I varapuheenjohtaja Tikka Karoliina II varapuheenjohtaja Nahi Tytti Varsinaiset jäsenet Eronen Oskari Nuikka Miia Pontela Risto Ruippo Juha Wevelsiep Matthias Varajäsenet Alanne Kaisa Korhonen Elina Johtoryhmä Mäntyniemi Juha-Erkki, toiminnanjohtaja Lappalainen Timo, johtaja, jäsensuhteet ja toiminnan kehitys Lappalainen Rilli, johtaja, vaikuttaminen Hannula Outi, johtaja, oppiminen ja innovaatiot Sihteeri Hannula Outi Toimiston henkilökunta Savola Pauliina, asiantuntija, kansalaisyhteiskunta ja edunvalvonta Hakkarainen Outi, luottamusvaltuutettu Rekola Sanna, asiantuntija, jäsensuhteet Käsitellyt asiat 1 KOKOUKSEN AVAUS Karoliina Tikka avasi kokouksen kello 15.07. Varapuheenjohtaja Tytti Nahi raportoi työvaliokunnan kokouksesta, joka pidettiin 16.1.2019. 2 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN NIMEÄMINEN Nimettiin pöytäkirjan tarkastajiksi Tytti Nahi ja Juha Ruippo. 3 KOKOUKSEN PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN Fingon sääntöjen 19 :n mukaan hallitus on päätösvaltainen, kun yli puolet sen jäsenistä on mukaan luettuna puheenjohtaja tai jompikumpi varapuheenjohtajista. Sääntöjen mukaan hallitukseen kuuluu puheenjohtaja, kaksi varapuheenjohtajaa ja 6-8 muuta jäsentä. Fingon perustamiskokouksessa 19.6 hallituksen kokoonpanon suuruudeksi päätettiin puheenjohtajan ja kahden varapuheenjohtajan lisäksi kahdeksan muuta jäsentä; yhteensä siis 11 jäsentä. Näin ollen hallituksen kokouksen päätösvaltaisuuteen edellytetään puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan sekä viiden muun jäsenen oloa. Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 1
Fingo ry PÖYTÄKIRJA 2 (5) 4 ESITYSLISTAN VAHVISTAMINEN TYÖJÄRJESTYKSEKSI Vahvistettiin esityslista työjärjestykseksi. 5 EDELLISEN KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJAN HYVÄKSYMINEN Hallituksen kokouksen 4/2018 pöytäkirja on liitteenä 5A. esitys Merkitään hallituskokouksen 4/2018 pöytäkirja hyväksytyksi ja tiedoksi hallitukselle. Merkittiin hallituskokouksen 4/208 pöytäkirja hyväksytyksi ja tiedoksi hallitukselle seuraavin muutoksin: 6 JOHTO-JA TALOUSSÄÄNNÖN PÄIVITYS - Kohta 50 Yhteenveto strategiakeskustelusta, poistettiin tarvittaessa (kohdasta tarvittaessa jäsenkonsultaation kautta ) - Kohta 51 Vaikuttamistyö katsaus, poistettiin sanat jäsenistön kanssa sovittuja yksittäisiä - Kohta 53 Perehdytys, seuraavien linjausten läpikäynti lisätään päätökseen ja kannanoton (yksi asiakirjoista oli kannanotto, ei linjaus) Päätettiin että vaikuttamistyön kirkastus otetaan esille seuraavassa hallituksen kokouksessa. Lisäksi päätettiin, että jatkossa kokouksen sihteeri laittaa pöytäkirjan hallitukselle kommenteille heti luonnoksen valmistuttua, jotta muutkin kuin pöytäkirjan tarkastajat voivat käydä sen läpi jo luonnosvaiheessa. Esitys kävi läpi merkittävimmät ehdotetut muutokset aiempaan johto- ja taloussääntöön, jota päivitetään vastaamaan muuttunutta organisaatiorakennetta. Luottamusvaltuutettu esitteli henkilökunnan toiveita liittyen luottamusvaltuutetun ja henkilökunnan jäsenten osallistumisesta hallituksen kokouksiin. Henkilökunta esittää, että luottamusvaltuutetulla olisi aina olo-oikeus työajalla, mutta puheoikeus vain työehtoihin kuuluvissa kysymyksissä. Yleiskeskustelu Keskustelussa esitettiin kysymys valtuuksien delegointioikeudesta alaisille: voisiko esimies delegoida vai tulisiko sen aina olla toiminnanjohtajan. Hallintojohtaja tarkensi, että tarkoituksena oli helpottaa vain niitä tilanteita, jolloin esihenkilö ja toiminnanjohtaja ovat estyneitä, esimerkiksi lomalla ja että delegointi olisi mahdollista vain taloussäännön puitteissa (kohta 9). Pidettiin tärkeänä, että lause kirjataan selkeästi korostaen toiminnanjohtajan roolia delegoinnissa. Esityksen kirjausta määräaikaisten toimien perustamisesta pidettiin epäselvänä, koska vastaavaa kirjausta ei löydy vakituisten toimien osalta. Ehdotettiin, että lause määräaikaisten toimien perustamisesta (rivi 5) poistetaan. Joissakin puheenvuoroissa nostettiin esiin kysymys siitä, tulisiko hallituksen jotenkin osallistua päätöksentekoon suurissa kilpailutuksissa. Tätä ei kuitenkaan pidetty tarkoituksenmukaisena. Fingolla on selkeät menettelytavat ja toimintasuunnitelmassa ja budjetissa päätettyjä kilpailutuksien strategisia valintoja. Keskusteltiin hallituksen kokouksen roolista yhdistyksen toiminnan johtamisessa suhteessa toiminnanjohtajaan ja muuhun henkilökuntaan sekä erilaisista käytännöistä asioiden esittelyn ja eri tahojen olon suhteen. Puheenvuoroissa asiaa tarkasteltiin sekä toiminnanjohtajan ja hallituksen luottamuksellisen keskustelun näkökulmasta. Keskustelussa todettiin myös 2
Fingo ry PÖYTÄKIRJA 3 (5) tarve hallituksen jäsenten ja henkilökunnan yhteisiin keskusteluihin järjestön strategiasta, eritoten nyt käsillä olevassa muutostilanteessa. Lisäksi pohdittiin uusia tapoja yhdistää näitä erilaisia tarpeita ja käydä keskustelua muissakin yhteyksissä kuin hallituksen kokouksissa. Keskustelussa kannatusta sai esitys kokousten jakamisesta niin, että osa kokouksesta tapahtuisi vain hallituksen ja toiminnanjohtajan kesken. Kokouksen puheenjohtaja Karoliina Tikka esitti, että työvaliokunta kehittelee ajatusta kokousten jakamisesta eri osiin esimerkiksi Juha Ruipon esittämällä tavalla ja katsoi, että Fingon tulisi luoda tilaisuuksia ja työpajoja, jossa henkilökunta ja hallitus voisi keskustella vuorovaikutteisesti. esitys : Hallitus hyväksyy päivitetyn johto- ja taloussäännön esityksen mukaisesti. Hyväksyttiin esitetty luonnos päivitetyksi johto- ja taloussäännöksi 1.2. alkaen seuraavin muutoksin: 7 TALOUSARVION 2019 PÄIVITYS - Poistettiin kohdasta 2.7 viimeinen lause Yksikkö kokonaisuudessaan on vastuussa esimiehelleen. - Muutettiin kohdassa 9 laskujen delegoinnista lause muotoon Laskun hyväksyy toiminnanjohtaja, tai yksikön johtaja, tai yksikön johtajan ollessa estyneenä toiminnanjohtajan tähän valtuuttama henkilö. - Sivulta 5 poistettiin kohta päättää määräaikaisten toimien perustamisesta. - Hyväksyttiin henkilökunnalta tulleet esitykset kohtaan 2.2. luottamushenkilön olosta ja poistettiin kohdasta 3 erikseen mainittu tuntimäärä. - Päätettiin pitäytyä esityksen sanamuodossa, jolloin yksiköillä on mahdollisuus lähettää edustajia kokoukseen asialistan niin vaatiessa työajan puitteissa. Päätettiin myös, että työvaliokunta voi esityslistalla olevien käsiteltävien asioiden perusteella päättää osallistumisen rajoittamisesta. Päätettiin, että jatkossa hallitukselle tuleviin neljännesvuosiraportteihin tuodaan selvitys kilpailutuksista. Lisäksi työvaliokunta valmistelee työskentelytapoja niin, että hallitus voi käydä toiminnanjohtajan kanssa luottamuksellisia keskusteluja, mutta myös tapoja käydä hallituksen ja henkilökunnan vuoropuhelua hallituksen kokouksen ulkopuolella. esitys Hallitus hyväksyy päivitetyn talousarvion esityksen mukaisesti. Hyväksyttiin päivitetty talousarvio esityksen mukaisesti. 8 ALUSTAVA TULOSTIETO VERSUS BUDJETTI VUODELTA 2018 Tilintarkastus pidetään 27.2. Tällä hetkellä näyttää, että Kepalla on noin 250 000 euroa positiivinen tulos. Ministeriön kanssa käytävien neuvottelujen jälkeen osa pyritään siirtämään kuluvalle vuodelle ja jonkin verran voidaan myös vahvistaa yhdistyksen omaa pääomaa. Kehyksen tiinpäätöstä tilitoimisto valmistelee aikataulun mukaisesti; tuloksesta ei vielä ole tarkempaa tietoa. esitys Hallitus merkitsee tiedoksi. Hallitus merkitsi tiedoksi. 3
Fingo ry PÖYTÄKIRJA 4 (5) 9 JÄSENOMISTAJUUS FINGOSSA Timo Lappalainen Jäsenet ja toiminnan kehitys -yksikkö esitteli keittiökeskustelun muodossa ajatuksia jäsenomistajuudesta sekä kävi läpi suunniteltuja toimintoja vuodelle 2019 jäsensuhteen ja jäsenomisteisuuden vahvistamiseksi. Esitys jäsenomisteisuudesta ja -osallistumisesta liitteessä 9A. Yleiskeskustelu Hallituksen keskustelussa todettiin, että linjausprosessit voivat lisätä jäsenten omistajuutta, kun niitä pidetään ajankohtaisista aiheista Fingon järjestämillä yhteisillä foorumeilla. Jäsensuhteen kehittämiseksi nostettiin yhtenä vaihtoehtona Allianssin kummivierailumallia. Jäsenjärjestöjen osallistumismahdollisuuksien kehittämiseksi ehdotettiin monipuolisen käyttäjädatan keräämistä, mikä helpottaa segmentointia ja laajentaa keskustelua kokemuksellisen tiedon yli. Jäsenjärjestöjen osallistumismahdollisuuksien kehittämisen yhteydessä keskusteltiin yleisemmin Fingon työryhmien avoimuudesta. Pidettiin tärkeänä, että Fingon työryhmät ovat jäsenille avoimia. esitys Hallitus käy evästyskeskustelun jäsenomistajuudesta Fingossa ja merkitsee sen tiedoksi. Hallitus merkitsi tiedoksi käydyn keskustelun. 10 JÄSENASIAT 10.1 Uudet jäsenhakemukset Juha-Erkki Mäntyniemi Fingon sääntöjen 6 :n mukaisesti yhdistyksen hallitus voi hyväksyä yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi jokaisen yhdistyksen tarkoitusta toteuttavan oikeuskelpoisen yhdistyksen tai säätiön. Yhdistyksen jäsenmaksu määräytyy tuloslaskelman kokonaistuoton perusteella seuraavasti: Maksuluokan Jäsenmaksu- Jäsenmaksu määräytyminen/ Luokka 2019/ >5000000 6 1 200 >3000000 5 600 >1000000 4 300 151000-1000000 3 150 50 000-150 000 2 90 < 50 000 1 55 Fingon jäsenyyttä on hakenut Herättäjä-Yhdistys ry ja Snellman-korkeakoulun kannatusyhdistys ry. Liitteessä 10.1A on kooste jäsenehdokkaista. esitys Hallitus päättää hyväksyä Herättäjä-Yhdistys ry:n ja Snellman-korkeakoulun kannatusyhdistys ry:n jäsenhakemukset. Hyväksyttiin Herättäjä-Yhdistys ry:n ja Snellman-korkeakoulun kannatusyhdistys ry:n jäsenhakemukset liitteen mukaisesti jäsenmaksuluokkaan 4. 4
Fingo ry PÖYTÄKIRJA 5 (5) 11 TOIMINNANJOHTAJAN KATSAUS esitys Juha-Erkki Mäntyniemi Hallitus merkitsee tiedoksi. Oskari Eronen poistui klo 17:02. 12 MUUT ASIAT Merkittiin tiedoksi toiminnanjohtajan katsaus ja toivottiin, että se sijoitettaisiin jatkossa esityslistalla aiempaan vaiheeseen kokouksessa ja että se tulisi ennakkomateriaalin mukana. Ei muita asioita. 13 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 17:16. Karoliina Tikka puheenjohtaja Outi Hannula sihteeri Tytti Nahi pöytäkirjan tarkastaja Juha Ruippo pöytäkirjan tarkastaja 5