LIIKEMATKATOIMISTOJÄRJESTELMÄN OHJE Johdanto Liikematkatoimistojärjestelmä on lisäarvopalvelu Winres -varausjärjestelmään, jolla matkatoimisto pystyy tuottamaan liikeasiakkailleen raportteja heidän matkatoimistopalveluiden ostoista. Järjestelmä on toteutettu siten, että varatessa Liikeasiakkaalle virkailija joutuu täyttämään tuoterivikohtaisia lisätietoja järjestelmään. Varsinainen raportointi tapahtuu erillisellä ohjelmalla. Raportointi -ohjelman käyttö edellyttää, että perustietoihin on perustettu asianmukaisesti Yritys ja sen osastot. Lisäksi edellytetään, että varaus on tehty liikeasiakkaalle ja sen tuoterivikohtaiset lisätiedot on täytetty. Asiakkaan perustaminen Liikeasiakkaiden hallinta on toteutettu perustietoihin. Liikeasiakkaiden tietoja voidaan käsitellä valitsemalla perustietojen päävalikosta kohta Liikeasiakkaat (Kuva 1). Kuva 1. Liikeasiakkaat painiketta klikkaamalla ruutuun aukeaa liikeasiakkaitten hallintaikkuna, joka on perusperiaatteeltaan samanlainen kuin Agentit/Virkailijat hallintaikkuna. (Kuva 2). Winres käyttäjän käsikirja 16.1.2008 1 (10)
Kuva 2. Hallinta ikkunassa voidaan perustaa uusia liikeasiakkaita sekä muokata jo olemassa olevien liikeasiakkaiden tietoja. Uuden liikeasiakkaan perustaminen tapahtuu valitsemalla työkaluvalikosta uusi ja täyttämällä yrityksen tiedot yritysvälilehdellä oleviin kenttiin. Tiedot tallennetaan Tallenna painikkeella. Huom! Jos liikeasiakkaalta ei peritä toimistokuluja kirjoitetaan toimitusmaksukenttään 0,00. Tällöin toimitusmaksuriviä ei lisätä automaattisesti varausta tehdessä. Yritykselle on perustettava vähintään yksi osasto. Osasto kannattaa nimetä siten, että se on mahdollisimman kuvaava asiakasta ajatellen. Osastojen perustaminen tapahtuu Osastot välilehdeltä. (Kuva 3). Osasto perustetaan kuten yrityskin, eli valitaan Uusi painike ja täytetään tarvittavat osaston tiedot. Kun tiedot on täytetty valitaan Tallenna painike ja tallennetaan tiedot. Huom! Osastonro kenttä toimii kuten Virkailijanro kenttäkin eli se on käyttäjän vapaasti valittavissa oleva numero. Numeron pitää olla kuitenkin yksilöllinen siten, että jokaisella yrityksen osastolla pitää olla eri osastonumero. Winres käyttäjän käsikirja 16.1.2008 2 (10)
Kuva 3. Varaus Varaus ohjelmaan on tehty tiettyjä muutoksia, jotta liikeasiakkaille saadaan tarvittavat tilastot. Periaatteeltaan varaus tehdään kuten agenttivaraus. Liikeasiakkaan varaus aloitetaan kuten normaalistikin valitsemalla Uusi. Vasempaan painikevalikkoon on lisätty uusi painike Liikeasiakkaat. (Kuva 4.) Winres käyttäjän käsikirja 16.1.2008 3 (10)
Kuva 4. Liikeasiakas painiketta klikkaamalla ruutuun aukeaa hakulomake (Kuva 5). Kuva 5. Ruudussa näkyy oletuksena oman toimiston tiedot. Liikeasiakkaan tietojen valitseminen tapahtuu klikkaamalla Vaihda painiketta. Nyt ruutuun tulee yrityksen hakulomake. (Kuva 6.) Winres käyttäjän käsikirja 16.1.2008 4 (10)
Kuva 6. Yritysvalintaikkunalla voidaan selata liikeasiakkaita, jotka on perustettu järjestelmään. Yritystä voidaan hakea nimen perusteella. Yrityksen valitsemisen jälkeen tulee valita osasto. Osaston valittuasi klikkaa Valitse painiketta ja palaa varausikkunaan. Laskulomakkeella tulisi nyt näkyä valitsemasi liikeasiakkaan tiedot. Seuraavaksi varaukselle tulee lisätä matkustaja. Matkustaja on konkreettinen henkilö. Matkustaja lisätään valitsemalla asiakas painike samoin kuin normaalissakin varauksessa. Matkustajan tiedot näkyvät laskulomakkeen vasemmassa reunassa Viite kohdassa. Huom!! Jos liikeasiakas käyttää erityisiä luottokorttiyhtiöiden matkatilejä ja halutaan, että laskulla näkyy matkustajan luottokortin numero, niin se pitää syöttää matkustajan tietoihin Yrityksen kohdalle. Esim. DC 1234545667889 Winres käyttäjän käsikirja 16.1.2008 5 (10)
Kuva 7. Kuva 8. Tuoterivi lisätään varaukselle samalla tavalla kuin aina ennekin. Lomakkeelle on lisätty painike Erittely (Kuva 7). Erittely painiketta klikkaamalla ruutuun aukeaa erittelylomake Winres käyttäjän käsikirja 16.1.2008 6 (10)
(Kuva 8). Lomakkeelle syötetään lisätietoja, joita tarvitaan liikematkaraporttien toteuttamiseen. Erittely lomakkeen kentät oikealta vasemmalle ovat : 1. Kustannuspaikka Kustannuspaikka kenttään voidaan syöttää kymmenen merkkiä pitkä tieto varauksen kustannuspaikasta. Esim. 1234567890. Kenttä voi sisältää myös kirjaimia. 2. Kustannuslaji Kustannuslaji kenttään voidaan syöttää neljä merkkiä pitkä tieto varauksen kustannuslajista. Esim. 1234. Kenttä voi sisältää myös kirjaimia. 3. Vertailuhinta Vertailuhinta kenttään voidaan syöttää varatun tuotteen normaalihinta. Jos liikeasiakkaalle ei anneta alennuksia kenttään syötetään sama hinta kuin tuoterivilomakkeen yhteensä kentässä näkyy. Esimerkiksi jos varataan kaksi kappaletta lentolippuja, joiden á-hinta on 1400,00 mk ja kyseiselle liikeasiakkaalle á-hinta on 1000 mk niin yhteensä kentässä näkyy 2000,00 mk (2 x 1000,00 mk) ja vertailu -kenttään syötetään 2800,00 mk (2 x 1400,00 mk). 4. Lipun numero(t) Lipun numerot kenttään syötetään lipun numerot esimerkiksi pilkuilla eroteltuina. Tavalla ei periaatteessa ole mitään väliä, mutta olisi suositeltavaa käyttää yhtenäistä tapaa kaikissa varauksissa. 5. Matkan kohde / -kohteet Matkan kohde kenttään kirjoitetaan matkan todellinen kohde. Kenttään tulisi kirjoittaa vain yksi kohde. Esimerkiksi Lontoo. Matkakohteet kentän täytössä pitää noudattaa tiettyä tapaa. Esimerkiksi jos varataan kaksi varausta Lontooseen ja ensimmäisessä varauksessa matkakohde kenttään kirjoitetaan Lontoo ja toisessa varauksessa kenttään kirjoitetaan London, niin raportilla nämä näkyvät eri matkakohteina. Merkintätapa tulee siis sopia ennalta. Esimerkiksi kirjoitetaan kaikki kohteet suomeksi. Kirjaimen koolla ei kuitenkaan ole väliä vaan LONTOO ja Lontoo ovat sama asia. Erittelyn tiedot ovat tuoterivikohtaisia. Samalla varauksella voi olla siis tuoterivejä, joiden erittelytiedot eroavat toisistaan. Erittelyn jälkeen tuoterivin- ja varauksen tallennus tapahtuu normaalisti. Peruutus ja toimistokulut kirjataan aina seuraavasti : Kustannuspaikaksi merkitään peruutuksessa Peruutus ja toimitusmaksuissa Toim.maksu. Kustannuslajiksi merkitään peruutuksessa ja toimitusmaksussa ZZZZ. Matkakohteeksi merkitään joko peruutuskulut tai toimitusmaksut. Vertailuhinnaksi merkitään sama summa kuin laskutettava summakin. HUOM!!! Jos virkailija muuttaa peruutus tai toimituskuluja käsin on Erittely sivuilla käytävä muuttamassa vertailuhintaa. Muussa tapauksessa vertailuhinnaksi jää ennen muutosta ollut hinta. Tällöin raportilla näkyy vertailuhinnat ja säästöprosentit väärin. Winres käyttäjän käsikirja 16.1.2008 7 (10)
Raportit Liikematkaraportit on kokonaisuus, joka käsittää liikeasiakkaan tarvitsemat raportit heidän matkoistaan tietyllä aikavälillä. Kaikki raportit voidaan tulostaa millä tahansa Winresjärjestelmään syötetyllä valuutalla. Raportit voidaan tulostaa halutulle liikeasiakkaalle valitulla päivämäärävälillä. Päivämäärinä käytetään varauksen alkupäivämäärää. Samassa ohjelmassa on myös varausten korjaus, jossa voidaan muuttaa ja täydentää varauksille liikematkatilastoja varten täytettyjä tietoja. Raporttien ajo Liikeasiakasraportit ovat oma ohjelmansa ja sen pikakuvake löytyy Winres kansiosta. Ohjelma on ulkonäöltään samanlainen kuin Winres järjestelmän muutkin raportointiohjelmat (Kuva 9). Kuva 9. Raportit painiketta klikattaessa ruutuun tulee lomake, jolla voidaan valita raportin tyyppi ja hakukriteerit. Raporttien ajo tapahtuu siten, että ensin valitaan raportti tyyppi ylhäällä olevasta valikosta. Tämän jälkeen valitaan Yritys jolle raportti halutaan tulostaa. Lopuksi valitaan hakukriteerit ja valuutta raportille. Huomaa, että erittelyehdot eivät ole kaikille raporteille samanlaisia, esimerkiksi Myynti osastoittain raportille osastokohtainen erittely ei ole mahdollista ja sitä ei voi valita. Raportti käynnistyy painamalla Ok painiketta. Raportti tyyppejä on kaikenkaikkiaan kahdeksan, jotka on lueteltu edellä : Winres käyttäjän käsikirja 16.1.2008 8 (10)
1. Myynti osastoittain raportti Myynti osastoittain raportti tulostaa raportin yritykselle halutulla aikavälillä. Raportilta saadaan osastoittain tieto kuinka paljon osastolle on myyty kappaleittain ja rahana. Lisäksi raportilta käy ilmi osaston osuusprosentti kokonaismyynnistä, säästö ja säästöprosentti. Raportti voidaan ajaa vain koko yritykselle. 2. Myynti asiakkaittain raportti Myynti asiakkaittain raportti tulostaa raportin yritykselle tai osastolle halutulla aikavälillä. Raportilta saadaan matkustajakohtainen tieto siitä, miten tietty matkustaja on käyttänyt matkatoimiston palveluja. Tiedot ovat samat kuin Myynti osastoittain raportissakin. Raportti voidaan ajaa koko yritykselle, yrityksen tietylle osastolle tai sitten ryhmiteltynä osastokohtaisesti. 3. Myynti kohteittain raportti Myynti kohteittain raportti tulostaa raportin yritykselle tai osastolle halutulla aikavälillä. Raportilta saadaan matkatoimiston kohteiden perusteella ryhmitelty raportti, josta käy ilmi eri kohteiden myynti kuukausittain. Lisäksi raportilla on normaalisti ja kumulatiivisesti laskettu yhteensä summat. Raportin lopussa on myös piirakkagrafiikka, jossa on kymmenen suurimman kohteen myynnin prosentuaalinen osuus. Raportti voidaan ajaa koko yritykselle, yrityksen tietylle osastolle tai sitten ryhmiteltynä osastokohtaisesti. 4. Myynti matkakohteittain raportti Myynti matkakohteittain raportti tulostaa raportin yritykselle tai osastolle halutulla aikavälillä. Raportilta saadaan varauksen erittely lomakkeella täytetyn Matkakohde tiedon perusteella ryhmitelty raportti. Raportti voidaan ajaa koko yritykselle, yrityksen tietylle osastolle tai sitten ryhmiteltynä osastokohtaisesti. 5. Myynti kuukausittain raportti Myynti kuukausittain raportti tulostaa raportin yritykselle tai osastolle halutulla aikavälillä. Raportilta saadaan tieto myynnistä kuukausittain. Raportti tulostaa lisäksi edellisen vuoden tiedot, jolloin myyntiä voidaan vertailla. Raportin lopussa on myynti yhteensä kumulatiivisesti laskettuna ja kumulatiivinen prosenttiosuus myynnistä. Raportin lopussa on pylväsgrafiikka, josta käy ilmi myynti kuukausittain vertailtuna edellisen vuoden myyntiin. Raportti kannattaa ajaa koko kalenterivuodelle, jotta graafisesta vertailusta saadaan järkevä. Aluksi tosin kun järjestelmä ei ole ollut käytössä graafinen vertailu ei ole kovin selkeää. Raportti voidaan ajaa koko yritykselle, yrityksen tietylle osastolle tai sitten ryhmiteltynä osastokohtaisesti. 6. Raportti kirjanpitoon Raportti kirjanpitoon tulostaa raportin yritykselle tai osastolle halutulla aikavälillä. Raportilta yritys saa tiedot varauksista kustannuspaikoittain, kustannuslajeittain ja veroprosenteittain ryhmiteltynä. Lisäksi raportilla on lisäksi huom -kenttä, jossa lukee Marg. jos kyseinen rivi sisältää marginaaliveroa. Raportti osaa erotella marginaaliveron 22 % ja 0 % riveille. Raportti tulostetaan aina yritykselle ryhmiteltynä osastoille. Viimeisellä sivulla on yhteenveto koko yrityksestä. Winres käyttäjän käsikirja 16.1.2008 9 (10)
7. Tapahtumaluettelo Tapahtumaluettelo tulostaa raportin yritykselle tai osastolle halutulla aikavälillä. Raportilla näkyy varausten tiedot ryhmiteltynä osastoittain ja kustannuspaikoittain. Raportilla on tieto matkustajasta, varausnumerosta, alkupäivämäärästä, summista ja lipunnumeroista. Raportti voidaan tulostaa vain koko yritykselle. Raportti on myös tarkoitettu matkatoimistolle eräänlaiseksi tarkistuslistaksi, josta matkatoimisto voi tarkistaa, että kaikki tiedot on tallennettu järjestelmään. 8. Tapahtumaluettelo kustannuslajeittain Tapahtumaluettelo kustannuslajeittain on muuten sama kuin tapahtumaluettelo, mutta siinä ryhmittely tapahtuu edellisten lisäksi vielä kustannuslajeittain. Korjaus Varaukselle liikematkatilastointia varten tallennettujen tietojen täydentäminen ja korjaus tapauhtuvat siten, että ensin etsitään korjattava varaus, jonka jälkeen valitaan korjattava rivi. Kaikki tilastointiin tarvittavat tiedot ovat muutettavissa. Winres käyttäjän käsikirja 16.1.2008 10 (10)