YHTEISKUNTATIETEELLINEN TIEDEKUNTA HANKKEET Yhteiskuntatieteiden ja filosofian laitos 17.3.2014 /RS
SISÄLTÖ Palveluksessanne Tiedekunnan hankesalkku 03/2014 Tiedekunnan hankesalkku laitoksittain 03/2014 Tiedekunnan vuoden 2014 kokonaisrahoitus 03/2014 YFI-laitoksen vuoden 2014 kokonaisrahoitus 03/2014 Hankkeen suunnittelu Hankkeen valinta ja riskianalyysi Kokonaiskustannusmalli Yleiskustannusmalli Rahoittajan päätös Hankkeen toteutus Hankkeen päättäminen Projektien vaikutus laitoksen talouteen Projektin tuotto? Tukea hanketoimintaan
Hankevastaavat: PALVELUKSESSANNE Anu Tiilikainen-Tervaniemi: EU- ja kansainväliset hankkeet, Tekes Puh. 040 805 4523, s-posti: anu.m.tiilikainen-tervaniemi@jyu.fi Lea Naumanen: Suomen Akatemia, kotimaiset rahastot ja säätiöt, ministeriöt Puh. 040 805 3121, s-posti: lea.naumanen@jyu.fi Tutkimuskoordinaattorit: Pekka Virtanen (50 %): EU-hankehakemusten sisältöneuvonta Puh. 040 805 4219, s-posti: pekka.virtanen@jyu.fi Sakarias Sokka (ad 31.12.2016 strategisella rahoituksella): tutkimus-nettisivujen perustaminen, tutkimustiedottamisen organisointi, tutkimuksen verkostoitumisen edistäminen Puh. 040 503 3267, s-posti: sakarias.sokka@jyu.fi
TIEDEKUNNAN HANKESALKKU Tiedekunta hallinnoi 24 Meur hankesalkkua 93 hanketta Vuoden 2014 osuus hankesalkusta tällä hetkellä 6,7 Meur 39 % tiedekunnan kokonaisrahoituksesta Hankesalkun tilanne päivitetään ja käsitellään joryssa maalis- ja elokuussa
TIEDEKUNNAN HANKESALKKU ULKOINEN RAHOITUS YHTEENSÄ 23.928.275 Yhteisrahoituksen, valtionrahoituksen ja liiketoiminnan rahoituksen määrä euroina ja prosentteina
TIEDEKUNNAN HANKESALKKU KOKO HANKESALKKU: kokonaishankemäärä 93 kpl Koko tiedekunnan hankemäärät rahoittajittain
TIEDEKUNNAN HANKESALKKU LAITOKSITTAIN 03/2014
TIEDEKUNNAN VUODEN 2014 KOKONAISRAHOITUS 03/2014 Yhteensä 17.406.375 Psykologian laitoksen liiketoiminnan tuotot, 832.431, poistettuna hankerahoituksen osuus kokonaisrahoituksesta on 36 %.
YFI-LAITOKSEN VUODEN 2014 KOKONAISRAHOITUS 03/2014
HANKKEEN SUUNNITTELU Hankesuunnitelma, tutkimussuunnitelma tai tarjous Laadi aikataulu, budjetti ja henkilöstösuunnitelma realistisesti Tavoitteet, tuotokset, tulokset Aineistotarpeet Ostettava aineisto? Kerätäänkö itse, suunnitelma keräämiselle? Sisältyykö hankkeeseen muita hankintoja Mahdollinen kilpailutusvelvoite EU-hankkeiden sisältöneuvontaa saa Pekka Virtaselta Budjetointiapua saa hankevastaavilta: Anu T-T ja Lea Rahoitushakemus Rahoittajan lomakkeelle Toimita kopio rahoitushakemuksesta aina palvelukeskukseen hankevastaavalle arkistoitavaksi: Anu T-T tai Lea
HANKKEEN VALINTA JA RISKIANALYYSI HANKKEEN HAKUVAIHEESSA Riskianalyysilomakkeeseen laitosjohtajan puolto Pakollinen, kun hankkeen kokonaisrahoitus yli 50 teur Vastaako hanke laitoksen tavoitteita? Onko hanke taloudellisesti kannattava? Onko hyöty muutoin perusteltavissa? Vaikuttaako projektin henkilöstösuunnitelma laitoksen henkilöstöön (esim. tarve sijaisille) Lomakkeen allekirjoittamalla laitos sitoutuu Hankkeen toteuttamiseen Hankkeen omarahoitusosuuden maksamiseen Tiettyjen hanketyyppien kohdalla maksuvalmiuden haasteisiin Projektin kulut pystyttävä maksamaan laitoksen perusrahoituksesta etupainotteisesti, kustannukset peritään määräerissä jälkikäteen rahoittajalta laskutuksella
HANKKEEN VALINTA JA RISKIANALYYSI HANKKEEN HAKUVAIHEESSA Tässä vaiheessa tarkistetaan, onko budjetti laadittu ja tarkistettu palvelukeskuksen hankevastaavan kanssa Miten budjetti rakentuu? Minkä kustannusmallin projekti on kyseessä? Mikä on laitoksen omarahoitusosuus? Kattaako yleiskustannusosuus omarahoitusosuuden vai onko hanke taloudellisesti tappiollinen alusta saakka? Onko henkilöstösuunnitelma valmiina? Onko tarkoitus palkata ulkomailla työskenteleviä työntekijöitä? Laitoksen johtajan suostumus, koska ulkomaille maksettavat työsuhteen selvityskulut laitoksen perusrahoituksesta
KOKONAISKUSTANNUSMALLI YLEISKUSTANNUSKERROIN 90 % (1.7.2014 alkaen 88 %) Lasketaan: 0.90 x vuoden 2012 Projektille budjetoitujen kk-palkkaisten henkilökustannusten kokonaismäärä (= välitön palkka teholliselle työajalle eli 85 % työajalle + henkilösivukustannuskerroin 50 %) HENKILÖSIVUKULUKUSTANNUSKERROIN 50 % (1.7.2014 alkaen 52 %) Perustuu SOLEen kirjattuihin vapaajaksoihin ja ESS:iin kirjattuihin vuosilomiin Yliopiston henkilösivukustannuksiin Työterveys- ja henkilökoulutuskuluihin Lasketaan: 0,5 x vuoden 2012 Palkallisten poissaolojen palkat (vuosi- ja sairauslomat, palkalliset poissaolot) Lomarahat Lakisääteiset työnantajamaksut Työterveysmenot Henkilökunnan koulutuskulut Lomarahat ja palkat maksetaan laitoksen perusrahoituksesta
YLEISKUSTANNUSMALLI Ns. Flat rate malli, jossa Välilliset kustannukset (esim. matkat, vuokrat) katetaan ilmoitetun kiinteän prosenttiosuuden, Flat raten, mukaan lasketulla osuudella Flat rate esim. 7 %, 13 %, 20 % Flat rate lasketaan projektin välittömistä henkilöstökustannuksista Mukaan lasketaan työaika 100 %:sti, todelliset henkilösivukulut (HSK:t), lomarahat ja -palkat Lisäksi laskutetaan rahoittajan hyväksymät muut tukikelpoiset välittömät kustannukset Esim. ostopalvelut, hankkeen toteuttamiseen kuuluvien laitteiden ja ohjelmistojen hankinta Käytössä myös Lump sum kertakorvausmalli Julkinen rahoitusosuus max. 50 teur. Maksu / ei maksua pelkästään tuloksen perusteella
RAHOITTAJAN PÄÄTÖS Rahoittajan lopullinen päätös ei aina vastaa haettua rahoitusta Toimita AINA rahoittajan alkuperäinen päätös liitteineen hankevastaavalle: Anu T-T tai Lea Hankevastaava tekee projektinavauslomakkeen Projektille perustetaan projektinumero; ilman sitä projekti ei voi alkaa Budjetti tarkistettava uudelleen päätöksen saavuttua Muutos vaikuttaa myös laitoksen talouteen
RAHOITTAJAN PÄÄTÖS Rahoittajan päätöstä noudatettava rahoituksen käytössä Jos rahoituksen käyttöä halutaan muuttaa budjetoidusta, pyydettävä rahoittajan hyväksyntä muutokselle Projentinjohtajan tehtävä, hankevastaava ei voi tehdä Budjetin muuttaminen palkkakuluerästä muihin kulueriin tarkoittaa laitoksen yleiskustannusosuuden pienenemistä = Aiheuttaa laitoksen budjettiin saman verran miinusta, joka joudutaan kattamaan laitoksen perusrahoituksesta Muutostarpeesta ilmoitus heti hankevastaavalle (Anu T-T tai Lea), jotta budjettimuutos voidaan laskea ja budjettivaikutus voidaan korjata laitoksen tulosennusteeseen.
HANKKEEN TOTEUTUS Rahoituksen käytön suunnitelma vähintään kuluvan tilikauden (= vuoden) loppuun Aina kun muutoksia rahankäytössä, projektin henkilöstössä, sopimuksissa jne. Yhteys palvelukeskuksen hankevastaavaan: Anu T-T tai Lea Henkilöstösuunnitelma koko hankkeen keston ajaksi Huomioitava mahdolliset palkankorotukset Huomioitava tuntityöläisten käyttötarve (esim. aineiston keräykseen) Ellei huomioida, aiheuttavat laitoksen budjettiin miinusta Vaikuttaako projektin henkilöstösuunnitelma laitoksen henkilöstöön (esim. tarve sijaisille) Erityisen suurta tarkkuutta, mikäli palkataan ulkomailla työskenteleviä työntekijöitä Laitoksen johtajan suostumus, koska ulkomaille maksettavat työsuhteen selvityskulut laitoksen perusrahoituksesta
HANKKEEN TOTEUTUS Alihankinta- yms. sopimuksien solmiminen Tarkistettava kenellä on oikeus allekirjoittaa sopimus (laitosjohtaja, dekaani vai rehtori); Ota yhteys hankevastaavaan: Anu T-T tai Lea Pelkkä projektinjohtajan allekirjoitus ei riitä Kaikki hankkeen asiakirjat toimitetaan palvelukeskukseen hankevastaavalle: Anu T-T tai Lea Esim. hankehakemus, riskianalyysi, rahoittajan päätös, sopimukset, tilaukset, rahoittajalta saadut ohjeet, kirjeenvaihto rahoittajan kanssa, kokouspöytäkirjat, väli- ja loppuraportit, työsopimukset Arkistoitavat asiankirjat kilpailutuksissa: hankintailmoitus/tarjouspyyntö, saadut tarjoukset, avauspöytäkirja, päätöspöytäkirja, hankintapäätös, hankinnasta syntyvät sopimukset Arkistoidaan sähköiseen arkistoon (Dynasty)
HANKKEEN PÄÄTTÄMINEN Päättämisilmoitus (hankevastaava) Lopputilitys (hankevastaava) Raportti rahoittajalle (projektinjohtaja) Hankkeita tilintarkastetaan niiden päätyttyä Jos rahoitusta käytetty päätöksestä poikkeavalla tavalla Rahoitus peritään takaisin, aiheuttaa miinusta laitoksen budjettiin Suomen Akatemia ottanut erityistarkasteluun Hankkeiden työtuntien kohdentamisen Vastuullisten johtajien työaikakirjaukset Palkkojen kirjaamisessa havaitut keinotekoisuudet
PROJEKTIEN VAIKUTUS LAITOKSEN TALOUTEEN Projektien jaksotukset tehdään laitoksen tuloslaskelmaan rahoittajan päätöksen mukaisen alkuperäisen projektibudjetin mukaisesti AINA tieto kaikista projektin alkuperäisen budjetin muutostarpeista hankevastaavalle (Anu T-T tai Lea), jotta budjetti voidaan korjata ja budjettivaikutus voidaan korjata laitoksen tulosennusteeseen Jos projektilla muutos kk-palkkaisista tuntityöntekijöihin tai palvelujen ostoon aiheutuu miinus laitoksen tuloslaskelmaan Yleiskustannusosuutta kertyy vain projektien kk-palkkaisten työntekijöiden kustannuksista Tuntipalkkaiset tai palkkiolla työskentelevät eivät kerrytä yk-osuutta
TULOSYKSIKKÖ 1. KUSTANNUSPAIKKA 1.1 SISÄISET TILAUKSET 2. PROJEKTIT = LAITOS Laitokselle sisäisessä rahanjaossa Sisäinen tilaus mahdollistaa Ulkopuolinen, kilpailtu jaettu perusrahoitus. kustannuspaikkaa pienemmän rahoitus. Sisältää: osan kulujen seurannan. 1. kustannuspaikan rahoituksen Tiedekunnan perusrahoitus saadaan Projektinjohtajan tekemät 2. projektien rahoituksen TTS-neuvotteluissa rehtorilta. Esim. oppiaineet, laboratorio, päätökset heijastuvat suoraan Sen osia ovat: strategisen rahoituksen kohteet.kustannuspaikan ja tulosyksikön Budjetin toteumaseuranta - perusosa toteumaan. tehdään tulosyksikkötasolla. - OKM-osa (OKM-indikaattorit) Esim. oppiaineen päävastaavat Tehtävä muutos kustannuspaikan - Tutkijakoulu/tohtoriohjelmat valvovat, että sisäisen tilauksen tulosennusteeseen, jos Toteuma muodostuu perusrahoituksen - Strateginen rahoitus rahan käyttö pysyy annetun - kk-palkkabudjettia käytetään ja projektien tuotoista ja rahankäytöstä. budjetin rajoissa. tuntipalkkaisiin (budjetoitu yk-lisä jää puuttumaan) Budjetoinnin v.2014 tavoite 0-tulos. - rahaa käytetään alle budjetoidun, Sisäisten tilausten rahoitus erotetaan esim. SA:n salliman liukuman Budjetointi tehdään laitoksen perusrahoituksesta kustannuspaikalta. puitteissa -15% /vuosi(budjetoitu - tiedossa olevien työsopimusten tuotto jää puuttumaan) - tiedossa olevien palkkauspäätösten - rahaa siirretään palkkabudjeista - tiedossa olevien muiden kulujen muihin tilieriin, esim. palvelujen (esim. tilavuokrat) Laitoksen kustannuspaikaltamaksetaan ostoon (budjetoitu yk-lisä jää - projektien budjetissa ilmoitettujen omarahoitusosuus projektille.omarahoituksenmäärä puuttumaan) vaihtelee n. 20-40 % välillä projektin kokonaisbudjetista. tuottojen - rahaa siirretään tilikaudelta pohjalta. seuraavalle tilikaudelle (budjetoitu tuotto jää puuttumaan) Yleiskustannuslisäprojektilta laitokselle. Yk-lisä kattaa omarahoitusosuutta, tilavuokran, laitteet, kopiokulut, hankevastaavien palvelut, siivouksen, työsopimuspalvelut, palkanlaskennan, jne. eli projektin käytössä olevan infran.
PROJEKTIN TUOTTO? Onnistunut projekti päättyy 0-tulokseen Jos projektirahoitusta jää käyttämättä, se palautuu rahoittajalle Ei jää koskaan projektin tai laitoksen käytettäväksi Projekti ei tuota voittoa Projektien seurauksena esim. julkaisuja yms. tuloksia OKMindikaattoriseurantaan 3 vuoden keskiarvolla tuottaa rahoitusta laitoksen perusrahoitukseen Perusrahoitus sidottu opetuksen toteuttamiseen ja infran ylläpitoon
PROJEKTIN TUOTTO? Projektien kokonaisrahoitus = hankesalkku Kokonaisrahoitus sisältää Ulkoisen rahoituksen osuuden ja Laitoksen omarahoituksen osuuden, vaihtelee n. 20-40 % välillä Yleiskustannusosuus (YK) lasketaan eri projekteilla eri tavoin YK-kate = YK-osuus laitoksen maksama omarahoitusosuus Onko YK-kate tuottoa?
PROJEKTIN TUOTTO? Projektin tuotto laitokselle = Projektin yleiskustannusosuus - Laitoksen omarahoitusosuus = Yleiskustannuskate Yleiskustannuskatteella kustannetaan Tilavuokrat, kalusteet, tietokoneet, henkilöstö- ja taloushallinnon palvelut, hankevastaavien palvelut, puhelimet, lisenssit, laitekulujen poistot, sähkö, vesi, lämmitys, vahtimestaripalvelut, vartiointi, videoneuvottelupalvelut, perus- it-palvelut, vakuutukset (kiinteistö, irtaimisto ja henkilöstö), kopiokulut, toimistotarvikkeet, postikulut, pankkikulut, tilintarkastus, yliopistopalvelujen eri yksiköiden palvelut jne. wc-papereihin ja siivoukseen saakka Nämä kulut peritään laitoksilta tuloslaskelman vyörytyksinä ja sisäisinä erinä riippumatta projektien määrästä
PROJEKTIN TUOTTO? Vyörytykset lasketaan 0,09 x edellisen kuukauden Henkilöstökulut Apurahat Opiskelijamäärät (à 187 ) Kieliopintopisteet (à 53 ) Korvatut kieliopintopisteet (à 8 ) Opiskelijoiden tulostusoikeudet (à 6 ) Lisäksi laitoksille vyörytetään tilavuokrat ja muut sisäiset erät Vuoden 2014 sisäiset erät: Psykologian laitoksen liiketoiminnan tuotot ja yk-kate poistettuina projektien osuus vyörytyksistä 32% vs. kokonaisosuuden 36 %:iin jolloin laitokset kattavat puuttuvan 4 % = 110.000. Tilakustannukset (vyörytetyt) Vyörytykset Muut sisäiset erät SISÄISET ERÄT (summa) -897 400 EUR -1 730 800 EUR -121 000 EUR -2 749 200 EUR Tiedekunnan YK-kate 03/2014 on 912.186 Projektit kattavat tällä hetkellä 33 % tiedekunnan vyörytyksistä ja sisäisistä eristä, vaikka projektien osuus kokonaisrahoituksesta on 39 % laitokset kattavat projektien infrakuluja puuttuvat 6 % (165.000 ) perusrahoituksestaan
TUKEA HANKETOIMINTAAN Hanketoiminnan käsikirja (14.12.2012): https://www.jyu.fi/yliopistopalvelut/intra/laitoksille/how-to/laadunvarmistus/hanketoiminnan-kasikirja Rehtorin delegointipäätös tutkimus-, koulutus- ja kehittämishankkeisiin sekä muuhun ulkopuolisen kanssa tapahtuvaan yhteistoimintaan liittyvien sopimusten allekirjoittamisesta: https://www.jyu.fi/hallinto/rehtori/intra/rehtorin_delegointipaatos_sopimukset.pdf Tutkimus- ja innovaatiopalveluiden sivut: https://www.jyu.fi/yliopistopalvelut/tutkimuspalvelut