HALLITUS (1/4) Yhdistyksellä on oltava hallitus Hallituksessa on oltava vähintään kolme jäsentä, joista yksi on puheenjohtaja Puheenjohtajan tulee olla täysi-ikäinen ja täysivaltainen, jonka kotipaikka on suomessa (tai PRH:n myöntämä poikkeuslupa) Muiden jäsenten tulee olla vähintään 15-vuotiaita eikä kukaan saa olla konkurssissa Hallituksen jäsenen ei tarvitse olla yhdistyksen jäsen Yhdistyksen säännöt voivat määrätä yhdistyksen hallituksen koostumusta ja toimintaa mm. toimikausien, jäsenten ja mahdollisten varajäsenten määrän, päätöksentekotapojen ja päätösvaltaisuuden osalta yhdistysautonomian mukaisesti yhdistys määrää myös tältä osin itse omasta toiminnastaan
HALLITUS (2/4) Hallituksen jäsen voi erota tehtävästään milloin ja mistä syystä tahansa Kaikkien hallituksen jäsenten on voitava osallistua kokoukseen yhtä aikaa vaikkakaan ei samassa paikassa Yhdistyksen säännöt ja/tai yhdessä sovitut toimintamenetelmät määrittävät mitä muotoa hallituksen kokous ja muut päätöksentekotavat noudattavat Tärkeää on kuitenkin että yksittäisen hallituksen jäsenen mielipide tulee kaikkien hallituksen jäsenten tietoon Esim. puhelinneuvottelut, sähköpostikokoukset, kokoukset muita teknisiä apuvälineitä käyttäen. Uudet määräykset etäkokouksesta eivät vaikuta, sillä toiminta on ollut mahdollista ennenkin, niitä on kuitenkin hyvä noudattaa. Pöytäkirjan pito ei ole yhdistyslain perusteella lakimääräistä mutta käytännössä pakollista. Tietyistä päätöksistä (esim. tilinkäyttö) on tehtävä maininta pöytäkirjaan, joten toiminta ilman pöytäkirjoja on hyvin hankalaa - myös toiminnan avoimuus ja läpinäkyvyys. Hallituksen toiminta ja päätöksentekotavat on hyvä kirjata yhdistyksen pysyväisasiakirjaksi, esim. ohje hallituksen toiminnasta Tärkeintä on toimia yhdessä ja tarjota osallistumisen ja aikaansaamisen kokemuksia
HALLITUS (3/4) Hallituksen tehtävät (yhdistyslaki): Yhdistyksen asioiden hoitaminen lain ja sääntöjen, sekä yhdistyksen päätösten mukaisesti Velvollisuus huolehtia että kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty (uusi 1.9.2010 alkaen) Jäsenluettelon pitäminen (rekisteriseloste) Toimii yhdistyksen kokousten koollekutsujana ja valmistelijana Toimii yhdistyksen edustajana Toimii purkautuneen yhdistyksen selvitysmiehenä, huolehtii omaisuuden luovuttamisesta konkurssitilanteessa Hallituksen tehtävät (kirjanpitolaki): Allekirjoittaa tilinpäätöksen Hallituksen tehtävät (tilintarkastuslaki), myös toiminnantarkastus: Varattava tilintarkastajalle mahdollisuus toimittaa tilintarkastus siinä laajuudessa kuin tilintarkastaja katsoo tarpeelliseksi Velvollinen myös avustamaan tilintarkastajaa ja antamaan tarvittavia selvityksiä
HALLITUS (4/4) Hallituksen kokouksissa on päätettävä, mm.: tilien avaaminen ja lopettaminen pankeissa tilien käyttöä koskevat valtuudet kirjanpidon tilikartta poikkeamat talousarviosta organisaatiossa tai sisäisessä valvonnassa tapahtuneet muutokset kirjanpidossa käytettävät tilikirjat kirjanpitäjän ja kassanhoitajan nimittäminen käteiskassan enimmäismäärän vahvistaminen poistojen laskemisperusteet lainojen ottaminen Näistä päätöksistä on tehtävä merkintä pöytäkirjaan Hallitus vastaa toiminnastaan kollektiivisesti, yksittäinen jäsen voi kuitenkin joutua korvausvelvolliseksi aiheuttaessaan vahinkoa joko tahallisesti tai tuottamukselliseksi (eli huolimattomuuttaan)
NIMENKIRJOITUSOIKEUS Lain mukaan hallituksen puheenjohtajalla, jos säännöt eivät aseta tälle rajoituksia Säännöissä voidaan määrätä vaikka esim. puheenjohtaja, sihteeri ja taloudenhoitaja, tai esim. puheenjohtaja ja sihteeri yhdessä Hallitus voi myöntää nimenkirjoitusoikeuden toimihenkilölle vain jos säännöissä on niin määrätty Vain nimenkirjoitusoikeuden omaava voi tehdä yhdistyksen puolesta sopimuksia Nimenkirjoittajien muutoksesta on ilmoitettava PRH:een, jolloin ilmoitetaan kaikki nimenkirjoittajat, vaikka vain yksi vaihtuisi Jos nimenkirjoittajiksi on säännöissä määritelty koko hallitus, tällöin kaikkien nimenkirjoittajien tiedot on aina lähetettävä vaikka vain yksi muuttuu
PUHEENJOHTAJA Lakisääteiset tehtävät: Nimenkirjoitusoikeus Yhdistysrekisteriin tehtävien perus- ja muutosilmoitusten allekirjoitus Purkautumisilmoituksen allekirjoitus Puheenjohtajalla ei ole enempää valtaa kuin muillakaan yksittäisillä hallituksen jäsenillä Sääntöihin ja vakiintuneisiin käytäntöihin perustuvia tehtäviä: Johtaa hallituksen ja toimihenkilöiden työtä Hoitaa yhdistyksen ulkoisia suhteita Kehittää yhdistyksen toimintaa ja osallistuu tärkeimpiin käytännön töihin Tehtävät vaihtelevat eri yhdistyksissä, mitään yksittäistä tai oikeaa tapaa ei ole
HALLITUKSEN MUUT JÄSENET Lähde: oikeusministeriön yhdistyslakiopas 10.9.2010: Kaikkein pienimmissä yhdistyksissä hallinnon asianmukaiseksi järjestämiseksi yleensä riittää, että nimetään laskutuksesta, laskujen maksamisesta, kirjanpidosta, kirjeenvaihdosta sekä hallituksen ja yhdistyksen kokousten pöytäkirjoista vastaava henkilö tai henkilöt. Käytännössä tarkoittaa yleensä vähintään sihteerin ja taloudenhoitajan nimeämistä Yllä mainitut tehtävät voi olla myös yhdistetty yhdelle henkilölle, jos yhdistyksen koko on pieni Hallituksella voi olla myös varapuheenjohtaja. Varapuheenjohtajalla ei ole lakisääteisiä tehtäviä. Varapuheenjohtajaa koskevat samat määräykset kuin puheenjohtajaa. Esim. edellinen puheenjohtaja opettamassa uutta puheenjohtajaa, tai tuleva mahdollinen puheenjohtajaehdokas harjoittelemassa puheenjohtajan tehtäviä
SIHTEERI Ei lakisääteisiä tehtäviä, kuitenkin tyypillisesti sihteeri Osallistuu kokousten valmisteluun yhdessä puheenjohtajan kanssa Laatii pöytäkirjat hallituksen kokouksista, usein myös yhdistyksen kokouksista (sihteeri ei ole välttämättä aina kokouksen sihteeri), tarvittaessa myös pöytäkirjan otteet Toimittaa ilmoitukset yhdistysrekisteriin (puheenjohtajan kanssa) Valmistelee toimintasuunnitelma- ja toimintakertomusluonnokset Hoitaa tilastot, arkiston ja jäsenrekisterin Sisäinen ja ulkoinen tiedotus ja viestintä Yhdistyksen koon kasvaessa sihteerin tehtäviä voidaan jakaa: Tiedottajalle, joka hoitaa ulkoista viestintää ja tiedottamista yhdessä sihteerin ja puheenjohtajan kanssa Jäsensihteerille, joka hoitaa jäsenrekisteriä ja siihen liittyviä tehtäviä Arkistonhoitajalle, joka huolehtii yhdistyksen arkistosta
TALOUDENHOITAJA Ei lakisääteisiä tehtäviä, kuitenkin tyypillisesti taloudenhoitaja Johtaa taloushallintoa: maksuliikenne, käteiskassa, (kirjanpito) Tilinpäätösluonnokset Talousarvion toteutumisen seuraaminen ja siitä tiedottaminen Hallituksen avustaminen talouden suunnittelussa Veroilmoitukset On kuitenkin suositeltavaa jakaa yhdistyksen talouden hoito kahdelle eri henkilölle ja nimetä tai hankkia erillinen kirjanpitäjä, varsinkin jos yhdistyksestä ei löydy talousasioista hyvin perillä olevia ihmisiä. Taloudenhoitajan ja kirjanpitäjän käyttäminen myös estää yhdistyksen varojen väärinkäyttöä. Vastuu taloudesta on kuitenkin lopullisesti hallituksella
HALLINTO - ESIMERKKI Käytännössä hallituksen eri toimijoista on hyvä muodostaa työpareja tai ryhmiä, esim: Toiminnan/tapahtumien suunnittelu ja toteuttaminen, viestintä: Puheenjohtaja Sihteeri Tiedottaja Jäsen1, jäsen 2 Talouden suunnittelu ja toteuttaminen Varapuheenjohtaja Taloudenhoitaja Kirjanpitäjä Jäsen 3, jäsen 4 Näin saadaan lisättyä osallistumista ja samalla sitoutettua henkilöitä yhdistyksen toimintaan, mahdollistaa myös tehtävien kierrättämisen jos yksi toimija lopettaa