SUOMEN RIISTAKESKUKSEN HANKESUUNNITELMA 12.5.2010 1. 1. HANKKEEN TAVOITE Hankkeen tavoite on Suomen riistakeskuksen johtamis- ja toimintaorganisaation suunnittelu, perustaminen ja käynnistäminen. Riistakeskuksen toiminta alkaa, jos eduskunta niin päättää, 1.1.2011 ja sen prosessiorganisaatio toimii kokonaisuudessaan 1.1.2012. 2. LÄHTÖKOHTA JA HANKKEEN RAJAUS Suomen riistakeskukseen fuusioidaan Metsästäjäin keskusjärjestö sekä alueellisesti toimivat 15 riistanhoitopiiriä. Henkilöstö siirtyy Riistakeskuksen palvelukseen vanhoina työntekijöinä ja alueelliset toimipisteet ja toiminta-alueet säilyvät. Valtaosa henkilöstön työtehtävistä säilyy ennallaan. Päällekkäisten toimintojen poistaminen ja johtamisjärjestelmän muutokset vaikuttavat kuitenkin henkilöstön toimenkuviin. Lain siirtymissäännöksissä taataan, että työsuhteen ehdot säilyvät ennallaan eikä irtisanomisiin tuotannollisin tai taloudellisin syin ryhdytä. Projekti ja sen aikana luotava organisaatio perustuu seuraavaan aiempaan dokumentaatioon: MMM:n asettamiskirje sekä HE laiksi riistanhoitoyhdistyksistä ja Suomen riistakeskuksesta Sen lisäksi aineistona käytetään valmisteluryhmien ja alaryhmien raportteja sekä Metsästäjäorganisaation evaluointiraporttia niiltä osin, kun ne ovat samansuuntaisia lakiesitysluonnoksen kanssa ja täydentävät sitä. Suomen riistakeskuksen tarkoitus, toiminta-ajatus, tehtävät ja toimielimet on kuvattu hankkeen 1. vaiheen raportissa: Hallituksen esitys laiksi riistanhoitoyhdistyksistä ja Suomen riistakeskuksesta. Se sisältää kuvauksen Suomen riistakeskuksen tarkoituksesta (1 ), tehtävistä (10 ), hallinnosta (11 15 ), henkilöstöstä (16 18 ) sekä työjärjestyksestä (20 ) sekä joukon muita laintason määrittelyjä. Lain voimaantuloa (32 ) ja siirtymäsäännöksiä (33 36 ) koskevilla lain kohdilla on tärkeä merkitys tämän hankkeen aikataulutukselle. Riistakeskuksen tarkempaa säädösvalmistelua hoitaa maa- ja metsätalousministeriö. Projektin on otettava huomioon säädösten jatkovalmistelun aikana tulevat muutokset ja tarkennukset. Maa- ja metsätalousministeriö vahvistaa keskuksen työjärjestyksen, joka riistakeskuksen on esitettävä ministeriön vahvistettavaksi 31.7.2011. Projekti valmistelee myös Riistakeskuksen työjärjestyksen ja riistanhoitoyhdistysten työjärjestyksen. 3. TIIVISTELMÄ RIISTAKESKUKSEN RAKENTEESTA STRATEGISET TOIMIELIMET: Aluekokous, alueellinen riistaneuvosto ja riistaneuvosto sekä hallitus OPERATIIVISET TOIMIELIMET: Hallitus, johtaja, toiminta-alueet. Operatiivisen toiminnan tarkemmat toimielimet ja johtosuhteet määritellään hankkeen aikana ja kirjataan työjärjestykseen
SUOMEN RIISTAKESKUKSEN HANKESUUNNITELMA 12.5.2010 2. JOHTAMISJÄRJESTELMÄ: Prosessiorganisaatio Keskuksen johtamisjärjestelmä perustetaan prosessijohtamiseen, niin kuin hankkeen suunnitteluvaiheen aikana on hahmotettu ja mihin osalliset ovat sitoutuneet TOIMINTA JAKAUTUU VIITEEN PÄÄPROSESSIIN: 1. STRATEGIA- JA JOHTAMISPROSESSI, joka tuottaa organisaation strategiat sekä pitkän tähtäyksen (2-5 vuotta) suunnitelmat, vuotuiset toimintasuunnitelmat ja talousarviot sekä antaa operatiivisen tuen koko riistakonsernin strategiatyölle. 2. SISÄISTEN PALVELUIDEN PROSESSI tuottaa organisaation yhteiset tukipalvelut sisäisille asiakkaille, joita ovat organisaation muut prosessit, toimielimet sekä toimi- ja luottamushenkilöt sekä osiltaan myös riistanhoitoyhdistykset. 3. VIRANOMAISPROSESSI /JULKISTEN HALLINTOTEHTÄVIEN PROSESSI sisältää ne tehtävät, jotka laissa on säädetty julkisiksi hallintotehtäviksi. Prosessia johtaa MMM:n nimittämä viranomaispäällikkö ja siihen osallistuvat toimihenkilöistä ne, jotka viranomaispäällikkö siihen erikseen valtuuttaa. Prosessi on keskuksen johdon alainen vain laissa erikseen määrätyiltä osiltaan. 4. ULKOISTEN PALVELUIDEN PROSESSI tuottaa ulkopuolisille asiakkaille tarjottavat palvelut. Ulkoisella asiakkaalla tarkoitetaan riistanhoitoyhdistyksiä, metsästäjiä, suurta yleisöä sekä muita organisaatioita. 5. RIISTAKANNAT PROSESSI vastaa riistakantojen hoidosta ja riistavahinkojen ehkäisemisestä. Riistanhoitopiirien aiempien riistakantojen hoitotehtävien lisäksi prosessin keskeisenä uutena tavoitteena on ottaa vastuu valtakunnallisten laji- ja elinympäristökohtaisten hoitosuunnitelmien valmistelusta ja ylläpidosta. 4. AIKATAULU PROJEKTIN kokonaisaikataulu ilmenee seuraavasta kuvasta. Suomen riistakeskuksen perustaminen Projektiaikataulu Tun niste Alaprojektin nimi Alkaa Päättyy 2010 2011 2012 huhti touko kesä heinä elo syys loka joulu tammi helmi huhti touko kesä heinä elo syys loka joulu tammi helmi 1 Perustamisprojekti 14.4.2010 30.12.2011 2 Riistakeskus käynnistyy 3.1.2011 31.12.2099 3 Strategia- ja johtaminen 17.5.2010 14.10.2011 4 Sisäiset palvelut 1.6.2010 31.12.2010 5 Viranomaistehtävät 2.8.2010 31.12.2010 6 Ulkoiset palvelut 1.11.2010 30.12.2011 7 Riistakannat 1.11.2010 30.12.2011 Ao. PROSESSI KÄYNNISTYY
SUOMEN RIISTAKESKUKSEN HANKESUUNNITELMA 12.5.2010 3. Perustamisprojekti käynnistyi ministeriön asettamiskirjeen päivänä ja se jakautuu edelleen kahteen rahoitukselliseen vaiheeseen: 1. Ministeriön asettama projekti, joka päättyy 31.12.2010 2. Riistakeskuksen oma projekti, joka kattaa vuoden 2011 Ministeriön asettama projekti koskee vuotta 2010. Riistakeskus päättänee projektin jatkamisesta vuoden 2011 osalta. Projektin ohjausryhmä jatkaa työtään maaliskuun 2011 loppuun asti. Maa- ja metsätalousministeriön on siirtymäsäännösten mukaan tarkoitus nimittää keskuksen johtaja ja viranomaispäällikkö 30.9.2011 menneessä. Tämän jälkeen hallitus nimittää johtoryhmän jäsenet ja päättää myös projektin loppuun saattamisesta. Projektivaihe päättyy 31.12.2011, jolloin prosessien jatkokehittämisen vastuu siirtyy prosessien omistajille. Prosessiorganisaatioon siirrytään osaprosesseittain vaiheittain porrastetulla aikataululla. Kiireisimmät prosessit keskuksen käynnistymisen kannalta ovat sisäisen palvelun prosessi ja viranomaistehtävien/julkisten hallintotehtävien prosessi, joiden on toimittava tärkeimmiltä osiltaan jo 1.1.2011. Siksi niiden valmistelu käynnistyy heti. Riistakannat ja ulkoiset palvelut ovat keskuksen tärkeät ydinprosessit, joihin kohdistuu suuri määrä uudistus- ja kehittämisodotuksia. Koska keskuksen resurssit ovat kuitenkin rajalliset, prosessien tarkempi määrittely edellyttää keskuksen strategisten tavoitteiden määrittämistä ja sen perusteella tehtävää tuotettavien palveluiden priorisointia. Sen vuoksi kohdassa mainittu strategia- ja suunnittelutyö on käynnistettävä välittömästi tavoitteena tuottaa riistakonsernin strategiasta johdettuna riistakeskuksen strategia. Tämän alustavan työn pohjalta käynnistetään itse ydinprosessien valmistelu syksyllä 2010. Koska riistakeskuksen strategisia toimielimiä ei vielä vuonna 2010 ole olemassa, strategiaprosessiin osallistetaan metsästäjäorganisaation nykyiset toimielimet ja sidosryhmiä kuullaan (MKJ:n nykyinen hallitus, riistanhoitopiirien puheenjohtajat sekä riistanhoitopiirien hallitukset). 5. PROJEKTIN JOHTO Ohjausryhmä: Projektia johtaa ja valvoo maa- ja metsätalousministeriön nimittämä ohjausryhmä. Ohjausryhmä asettaa perustamisen käytännön suunnittelua ja toimenpiteitä varten perustamisryhmiä, joita kutsutaan jatkossa projektiryhmiksi. Ohjausryhmä jatkaa 31.3.2011 asti, jolloin projekti antaa raporttinsa MMM:lle. Ohjausryhmä osallistuu myös riistakeskuksen ja sen strategisten toimielinten johtamisjärjestelmän suunnitteluun. Maa- ja metsätalousministeriö on asettanut ohjausryhmän ja projektipäällikön seuraavasti: Puheenjohtaja Tauno Partanen sekä jäsenet Veikko Ahola, Risto Hanhineva, Christian Krogell, Sirpa Kuhlström, Sami Niemi ja Jari Pigg. Projektipäällikkö johtaa projektin käytännön toimintaa ja koordinoi ja ohjaa perustamista varten asetettavien työryhmien toimintaa. Projektipäällikkö valmistelee ja
SUOMEN RIISTAKESKUKSEN HANKESUUNNITELMA 12.5.2010 4. esittelee asiat ohjusryhmän kokouksessa päätettäväksi. Projektipäälliköllä on oikeus käydä projektin johtamiseen ja tehtäviin liittyviä keskusteluja henkilöstön kanssa Maa- ja metsätalousministeriö on kutsunut projektipäälliköksi Reijo Oravan. 6. OSAPROJEKTIT Projekti organisoidaan perustamalla kaikille lopullisen organisaatiorakenteen viidelle prosessille oma perustamisen osaprojekti. Osaprojekti päättyy, kun prosessi käynnistyy sille suunnitellulla organisaatiolla. Osaprojekti jakautuu edelleen ajallisesti toistaan riippuviin tehtäviin seuraavan esimerkin mukaisesti: Esimerkki osaprojektin vaiheet ja aikataulu Tehtävän / vaiheen nimi Vastuutaho Alkaa Valmis 2010 2011 syys loka joulu huhti touko kesä heinä elo syys loka joulu helmi 2012 Projektiryhmä ja 1 Suunnittelu 1.11.2010 15.9.2011 sen vetäjä 2 Vastuuhenkilöiden nimeäminen RK:n hallitus 16.9.2011 31.10.2011 3 Perustaminen Prosessin omistaja 1.11.2011 30.12.2011 4 Prosessi toimii Prosessin omistaja 2.1.2012 29.12.2016 Esimerkki on ulkoisten palveluiden tai riistakannat prosessin käynnistysprojektista. Projektipäällikkö laatii vastaavat aikataulutukset kaikista osaprojekteista projektiryhmille annattavan toimeksiannon yhteyteen. Osaprojektin vaiheet ovat: 6. 1. S U U N N I T T E L U Osaprojektin suunnittelun hoitaa projektiryhmä, jonka vetäjän ja jäsenet ohjausryhmä nimittää projektipäällikön esityksestä (poikkeuksena strategia- ja johtamisryhmä, johon pyydetään kultakin intressiryhmältä 2 ehdokasta). Kullekin ryhmälle annetaan oma toimeksianto ja siihen sisältyy soveltuvin osin seuraavat kohdat: 1. Suunnitella riistakeskuksen strategian lähtökohdista prosessi ja sen alaprosessit sekä kuvata ne prosessijohtamisteoriaa soveltaen: Prosessien asiakkaiden tunnistaminen ja määrittely ja priorisointi, tavoitteet, tuotettavat palvelut (sekä niiden laatu sekä vaikuttavuuden mittarit). Tuotetaan prosessien kuvaukset, prosessikartat sekä prosessien kulkukaaviot 2. Suunnitella ja aikatauluttaa uuteen organisaatioon ja toimintamalliin siirtymiseen tarvittavat ennakoivat toimenpiteet 3. Määritellä prosessien ja osaprosessien toimijoiden roolit ja niiden vaatima erityisosaaminen. 4. Tehdä esitys tarvittavista hankinnoista ja sopimuksista (tarvittaessa käynnistää ohjausryhmän/riistakeskuksen hallituksen luvalla hankinnat jo työn kestäessä, jos se pakottavaa aikataulusyistä) 5. Pohtia liittymäkohdat muihin pääprosesseihin ja alaprosessien välillä sekä ennakoida mahdolliset rajapintaongelmat 6. Arvio henkilöstön ja luottamusmiesten koulutustarpeesta, jotta prosessi ja sen osaprosessit toimivat suunnitellulla tavalla. 7. Pohtia prosessin käynnistykseen liittyviä riskejä 8. Pohtia osaprosessien jatkokehittämistä varten tuotoksen tai palvelun laatua voidaan mitata.
SUOMEN RIISTAKESKUKSEN HANKESUUNNITELMA 12.5.2010 5. 6. 2 V A S T U U H E N K I L Ö I D E N N I M E Ä M I N E N Prosessin omistajien nimeäminen ja roolien miehitys on riippuvainen riistakeskusten varsinaisten johtoelinten nimittämisestä: MMM:n on suunniteltu nimittävän keskuksen johtajan ja viranomaispäällikön viimeistään 31.9.2011. Tämän jälkeen muiden prosessien pysyvät omistajat (johtoryhmän jäsenet) sekä osaprosessien omistajat ja vastuuhenkilöt pystytään valitsemaan keskuksen työjärjestyksen mukaan kuukauden tai kahden kuluessa. Edellä kuvattu aikataulutus toimii ulkoisten palveluiden ja riistakannat prosessin osalta. Prosessien perustaminen ja käynnistys 1.1.2012 voi tapahtua pysyvällä miehityksellä. Sen sijaan aikaisemmassa vaiheessa käynnistyväksi suunniteltujen prosessien osalta prosessien roolit miehitetään määräaikaisesti pysyvien johtoelinten nimittämiseen asti. Määräaikaiset valinnat tekee kulloinkin toimivaltainen päätöselin: ensin projektin ohjausryhmä projektiryhmänimityksinä ja 1.1.2011 jälkeen riistakeskuksen väliaikainen hallitus. Poikkeuksen tästä tekee julkisten hallintotehtävien prosessi: Lakiluonnoksen siirtymäsäännöksistä seuraa, että vt. viranomaispäälliköstä tulee keskuksen viranomaistoimintojen väliaikainen johtaja ja samalla julkisten hallintotehtävien prosessin omistaja. Menettelyt määritellään tarkemmin perustamishankkeen aikana valmisteltavassa työjärjestyksessä. Määräaikaisista toimenpiteistä päätetään ohjausryhmässä ja vuonna 2011 riistakeskuksen väliaikaisessa hallituksessa. 6. 3 P E R U S T A M I N E N Perustamistehtävän alkaessa vastuu osaprojektissa siirtyy projektiryhmän vetäjältä prosessin omistajalle. Projektiryhmän kokoonpanoa muutetaan niin, että siihen tulevat henkilöt, jotka tulevat ottamaan vastuun osaprosesseista tai sen tehtävistä prosessin käynnistyessä. Prosessin omistajaksi nimitetty johtaa prosessin käynnistyksen suunnitelmien mukaan yhdessä projektiryhmän kanssa. 6. 4. P R O S E S S I K Ä Y N N I S S Ä Osaprojekti päättyy prosessin käynnistyessä suunnitellun organisaation mukaisesti. Prosessin kehittämin jatkuu kuitenkin sen omistajan ja prosessitiimin vastuulla. Jatkuva kehittäminen on prosessijohtamisen keskeinen periaate.
SUOMEN RIISTAKESKUKSEN HANKESUUNNITELMA 12.5.2010 6. 7. PROJEKTIRYHMÄT ELI PERUSTAMISRYHMÄT PROJEKTIN ORGANISAATIO Ohjausryhmä nimeää projektiryhmät ja kullekin projektiryhmälle vetäjän. Projektipäällikkö pyytää asianomaisilta henkilökohtaisen suostumuksen ennen heidän esittämistään projektiryhmiin. Projektiryhmiin tai sen vetäjäksi nimeäminen ei kuitenkaan tarkoita, että kyseiset henkilöt olisi nimetty toimien hoitajiksi uuden organisaation käynnistyessä, vaan se tapahtuu työjärjestyksen mukaisesti. Alaprojektien ryhmät muodostetaan seuraavan aikataulun mukaan: 1. Strategia- ja johtamisjärjestelmä -projektiryhmä, 15.5.2010 mennessä 2. Sisäiset palveluiden prosessin projektiryhmä 15.5.2010 mennessä 3. Viranomaisprosessin projektiryhmä 15.5.2010 mennessä 4. Ulkoisten palveluiden prosessin projektiryhmä 8.11.2010 mennessä 5. Riistakannat prosessin projektiryhmä 8.11.2010 mennessä Ohjausryhmä antaa projektiryhmille toimeksiannot (kohta 6.1.), joita projektipäällikkö voi tarvittaessa täsmentää. Strategia- ja johtamisjärjestelmän projektiryhmä suunnittelee yhdessä ohjausryhmän kanssa riistakeskuksen johtamisjärjestelmän ja valmistelee strategiaa, osallistuu säädösvalmisteluun ministeriön apuna sekä valmistelee riitakeskuksen työjärjestyksen. Osaprojektin tehtäviin kuuluu myös riistakeskuksen brändin ja viestinnällisen ilmeen suunnittelu. Ryhmään tulee 6 jäsentä sisältäen luottamushenkilöiden ja henkilöstöryhmien edustajat ja ryhmä nimetään seuraavassa ohjausryhmän kokouksessa. Operatiivisten prosessien (2-5) osaprojektien tehtävä on suunnitella ko. prosessi ja vastuuhenkilöiden nimeämisen jälkeen valmistella prosessi käynnistyskuntoon. Nämä
SUOMEN RIISTAKESKUKSEN HANKESUUNNITELMA 12.5.2010 7. projektiryhmät perustetaan henkilöstön keskuudesta keskeisenä kriteerinä osaaminen ja halukkuus ottaa vastuurooleja prosessien käynnistyessä. Kunkin ryhmän koko päätetään valmisteltavan prosessin sisällön perusteella. Projektiryhmien kokoonpano voi muuttua suunnitteluvaiheesta käynnistysvaiheeseen siirryttäessä. Projektiryhmän vetäjä raportoi työn edistymisestä sekä erityisesti mahdollisista viivästyksistä ja ongelmista projektipäällikölle ja esittelee työtä tarvittaessa ohjausryhmän kokouksissa. Ennen kunkin prosessin vastuuhenkilöiden nimeämisvaihetta, henkilöstön keskuudessa suoritetaan kysely, jolla kartoitetaan kunkin henkilökohtaista osaamista, kehittymistavoitteita sekä halukkuutta osallistua prosesseissa avautuviin työrooleihin. 8. MUUT RESURSSIT Henkilöstön perehdyttämiseen prosessiorganisaation toimintatapaan tarvitaan asiantuntijapalveluita. Apua tarvitaan myös projektiryhmien työssä, josta osa on suunniteltu järjestettävän työpajoina. Konsulttiapua tarvitsevat myös projektipäällikkö ja osaprojektien vetäjät muutoksenhallinnassa ja ongelmien ratkaisussa sekä muutoksen laadun varmistamisessa. MKJ järjestää projektille hanketoimiston, jossa toimivat henkilöt seuraavina osaamisaluein: Maria Nikunlaakso, viestintä Tuomo Pispa, tietojärjestelmät Marja Kraufelin, kokous- ja seminaarijärjestelyt. Lisäksi hankkeen 1. vaiheen aikainen toimiston vetäjä, Sauli Härkönen, on luvannut konsultoida projektin hallinnointiin liittyvissä asioissa. Riistanhoitopiirien ja MKJ:n henkilöstön ja luottamusmiesten toivotaan osallistuvan sitoutumisellaan ja työpanoksellaan projektin läpivientiin. 9. OSALLISTUMIS- JA KOULUTUSSUUNNITELMA Osallistamis- ja koulutussuunnitelmat on henkilöstön osalta tarpeen yhdistää, koska ne käytännössä tukevat toinen toisiaan: - henkilöstön ja luottamusmiesten muutosseminaari 22.4.2010 Jyväskylässä - henkilöstö osallistuu keskeisesti prosessien eli oman työnsä sisällön suunnitteluun - henkilöstön kesäpäivillä 17.-18.8.2010 informoidaan projektin tilanteesta ja järjestetään prosessiorganisaation ja työtavan koulutusta: johdanto ja perehdyttämien prosessiajatteluun - syksyllä eri henkilöstöryhmien (MKJ+ piirit) syysneuvottelupäivillä syvennetään koulutusta ja käsitellään muutosprosessia ko. henkilöstöryhmälle tärkeiltä osiltaan. Samalla on mahdollisuus palautteen antoon projektiryhmille. - Joulukuussa järjestetään riistakeskuksen käynnistysseminaari, jossa esitellään 1.1.2011 käynnistyvien prosessien toimintatapaa ja ohjeistetaan siirtymän aiheuttamiin toimenpiteisiin
SUOMEN RIISTAKESKUKSEN HANKESUUNNITELMA 12.5.2010 8. - järjestetään henkilöstön/luottamusmiesten keskuudessa muutokseen liittyviä asenteita ja mielipiteitä koskeva kysely syksyllä 2010 ja se toistetaan syksyllä 2011 Vuoden 2011 osalta ja siitä eteenpäin tarvittava henkilöstön koulutus sisällytetään riistakeskuksen henkilöstön koulutusohjelmaan Luottamushenkilöille on ainakin kolme yhteistä tilaisuutta, joissa asiaa voidaan käsitellä Gustavelundin strategiaseminaari 4.-5.5.2010, MKJ:n edustajakokous 21.-22.5.2010 sekä Gustavelundin strategiaseminaari 2 13.-14.10.2010 (?)lokakuussa Tärkeimpiä sidosryhmiä informoidaan hankeen etenemisestä. Menettelytavoista sovitaan ohjausryhmässä. 10. ESIMIESTEN KOULUTUSSUUNNITELMA Prosessiorganisaatioon ja sen johtamiseen liittyvät kysymykset aiheuttavat tarvetta esimiesten kouluttamiseen. Prosessien käynnistyttyä niiden esimies- ja vastuuasemissa toimivien henkilöiden on kouluttauduttava prosessijohtamisen ja toimintatavan teoriaan ja kyettävä soveltamaan sitä omaan vastuualueeseensa. projektiryhmille jäsenille: koulutus ja työpaja, jossa perehdytään prosessityötavan teoriaan ja valmistelaan toimeksiannon mukaisia prosesseja: kesäkuu ja marraskuu 2010 esimiestehtäviin tuleville esim. HAUS:n koulutusohjelma: Prosessien johtaminen julkisella sektorilla. Ohjelma käsittää 4 koulutuspäivää ja harjoitustyön kolmen kuukauden jaksolla ja se järjestetään vuosittain kevätkaudella ja syyskaudella. Tämä sisältyisi organisaation normaaliin koulutusohjelmaan Lisäksi asiantuntijatehtävien hoito edellyttää henkilökohtaisten koulutusohjelmien laatimista, joka on sisällytettävä sisäisen palvelun osaprosessiksi. 11. VIESTINTÄ JA TIEDOTUS Riistakeskuksen käynnistyksen tiedottaminen, viestinnällinen ilme ja brändi suunnitellaan tarkemmin strategia ja johtamisprojektissa. Sisäisen viestinnän toimenpiteet: Informatiivisten kokouspöytäkirjojen yms. materiaalin julkaisu Meltwaterin kaikille avoimessa valmiissa asiakirjoissa mahdollisimman pikaisesti. Dokumenttiarkistoon rhy:itä koskettavat asiakirjat. Avanssi-uutiskirje aina, kun on jotain uutta kerrottavaa henkilöstölle. Henkilöstö- ja luottamusmiesseminaarit. Ulkoisen viestinnän toimenpiteet: Lehdistötiedotteet. Metsästäjä-lehdessä tilannekatsausta joka numerossa. (Metsästäjäkunnalle tiedottamisen ajattelen olevan ulkoista viestintää.) Sarvi-uutiskirjeeseen tietoa sidosryhmille ym. Muutosprosessista laaditaan tarkentuva ja päivittyvä viestintäsuunnitelma, jota käsitellään toistuvasti projektin ohjusryhmän kokouksissa. Kokouksessa 12.5.2010 käsitelty viestintäsuunnitelma liitteenä 1.
SUOMEN RIISTAKESKUKSEN HANKESUUNNITELMA 12.5.2010 9. 12. KUSTANNUKSET JA NIIDEN KATTAMINEN Projektin kustannusarvio laaditaan kolmivaiheisena: 1) Ohjausryhmän, hanketoimiston ja projektipäällikön toimintakustannukset, sekä alustava osa projektiryhmien kustannuksista vuonna 2010. 2) Lisäkustannusarvio, joka kattaa projektiryhmien toimintakustannukset, kun ne tarkentuvat ryhmien aloittaessa sekä vuodelle 2010 tulevat kiireelliset hankinnat 3) projektin kustannukset vuoden 2011 osalta. Osiin 1 ja 2 haetaan erillisrahoitus MMM:ltä ja osa 3 sisällytetään Riistakeskuksen budjettiin vuodelle 2011. Jos keskus ei käynnisty suunnitelmien mukaan tilanne harkitaan uudelleen ja haetaan erillisrahoitus MMM:ltä. 13. RAPORTOINTI Hanketoimisto laatii kustannusarviot hanketta varten haettavan valtionavun hakemusliitteeksi. Avustuksen hakee MKJ. Kustannusarvio liitteenä 2. Hankkeesta laaditaan maa- ja metsätalousministeriölle vuoden 2010 osalta erityisesti projektin varojenkäyttöä selvittävät raportit seuraavasti: 1) väliraportti 15.12.2010 mennessä ja 2) loppuraportti 30.3.2011 mennessä. Hankkeen toisen toiminta vuoden (2011) osalta projekti raportoidaan Riistakeskuksen toimintakertomuksessa ja tilinpäätöksestä vuodelta 2011. Ne laaditaan vuoden 2012 alkupuolella asetuksessa ja työjärjestyksessä tarkkenevan aikataulun mukaan. Hankkeen sisällöllinen tuotos tulee kuvatuksi projektiryhmien erilasissa tuotoksissa, jotka sisältävät johtamisjärjestelmän ja prosessiorganisaation kuvaukset sekä työjärjestyksessä, joka esitetään ministeriön vahvistettavaksi. Valmiin prosessiorganisaation toiminnallinen esittely tapahtuu organisaation intranetissä prosessikarttojen, - kaavioiden ja prosessikuvausten muodossa niin, että ne toimivat kuvauksina ja ohjeina sekä prosessien vastuuhenkilöille että prosessein asiakkaille. Raportoinnin kehittäminen jatkuu prosessien omistajien vastuulla prosessin käynnistyttyä.