KULA 20.5.2014 JHov Tilahankkeiden valmistelu- ja päätösprosessi Tilahankkeen vaiheet Käyttäjätoimialojen ilmaisema tilan tarve käynnistää yksittäisen rakennushankkeen prosessin. Yksittäinen rakennushanke muodostuu viidestä vaiheesta: Tilakeskus, toimitilakäsikirja / Rakennushankkeen vaiheet Tilahankinnan valmistelu Käyttäjähallintokunta tekee tilatarpeeseen tarveselvityksen (KH 12.10.1999). Tilahankinnan alkuvaiheessa tehdään aina tarveselvitys, joka perustuu käyttäjätoimialan tilatarpeeseen. Tarveselvitys on määrämuotoinen, ja se tehdään hankinnan toteutusmuodosta riippumatta lähes kaikista rakennushankkeista. Tarveselvityksellä määritellään käyttäjätoimialan tilatarve, joka perustuu kehitysnäkymiin, ennusteisiin ja strategiaan. Tarveselvitys sisältää selvitykset hankkeen tarpeesta, tarvittavista tiloista ja tilojen laajuudesta, hankkeen soveltuvuudesta tontille sekä kustannuksista. Peruskorjaushankkeissa selvitetään lisäksi olevan rakennuksen tekninen peruskorjaustarve. Tarveselvitys tehdään hankintatavasta riippumatta kaikista investointihankkeista sekä jos rakennuksen käyttötarkoitus muuttuu. Tarveselvitys voidaan tehdä tätä pienemmistäkin kohteista. Käyttäjätoimiala voi tehdä ehdotuksen, minne se haluaa sijoittaa tulevan toimintansa, mutta TIKE:n tehtävä on selvittää tilan hankintatapa ja toteutusmuoto ja esim. vanhan rakennuksen soveltuvuus aiottuun tarkoitukseen. 1. Tarveselvitys hyväksytetään käyttäjätoimialasta vastaavan lautakunnan käsittelyssä. Käyttäjätoimialat tekevät hyväksyttyjen tarveselvitysten pohjalta investointiesitykset TIKE:lle. TIKE:n johtokunta tekee esitykset kaupungin taloussuunnitelmaan toimitilahankkeiden toteuttamisesta. Valtuusto hyväksyy lopulta uudet tilahankkeet päättäessään talousarviosta ja -suunnitelmasta.
Tilakeskus, Toimitilakäsikirja / Tarveselvityksen prosessi ja vastuut 1.1 Toiminnallinen tarveselvitys Toiminnallisella tarveselvityksellä tarkoitetaan tilantarpeen määrittelyä lähtien käyttäjätulosyksikön toiminnan tarpeista. Käyttäjän esitys sijoituspaikasta ja hankintatavasta tai niiden vaihtoehdoista voi sisältyä tarveselvitykseen. Tässä vaiheessa on hyödyllistä selvittää saatavilla olevia vaihtoehtoja. Tarveselvityksen jälkeen laadittavassa hankesuunnitelmassa esitetään hankintatapa, toteutustapa ja rahoitus. 1.1.1. Toiminnallinen tarveselvitys uudisrakennushankkeessa 1. Hankkeen tarve (kiireellisyys, sijainti, mitoitus, toiminnat ja palvelut) Käyttäjätoimiala perustelee toimitilatarpeen, sijainnin ja mitoituksen osana palveluverkkonsa kokonaisuutta, tutkii sijoitusvaihtoehdot ja ehdottaa tonttia sekä sopii asiasta tulosyksiköidensä kanssa ottaen huomioon hankkeen erityispiirteet. 2. Hankkeen tilatarve ja laajuus Käyttäjätoimiala laatii tarveselvitysvaiheen tilaohjelman ja esittää ulkoalueiden tarpeet, kuten kentät, pihat jne. TIKE selvittää mm. taloteknisten tilojen ja väestönsuojan laajuudet, selvittää tilatehokkuus-tavoitteet sekä esittää bruttoalan. 3. Hankkeen sovittaminen tontille TIKE laatii tarvittavat selvitykset
4. Kustannusennuste TIKE laatii kustannusennusteen. 5. Listateksti, oheismateriaalit ja liitteet Käyttäjätoimiala valmistelee asian oman lautakuntansa esityslistalle. 1.1.2. Toiminnallinen tarveselvitys perusparannus- ja laajennushankkeessa Toiminnalliset muutokset otetaan huomioon toimitilavuokran määräytymisessä. 1. Hankkeen tarve (kiireellisyys, sijainti, mitoitus, toiminnat ja palvelut) Käyttäjätoimiala perustelee toimitilatarpeen säilymisen, sijainnin ja mitoituksen osana palveluverkkonsa kokonaisuutta, selvittää toimivuuden sekä merkityksen palvelujen järjestämisessä ja vertaa kiireellisyyttä muihin hankkeisiin sekä selvittää tarpeen muuttaa mitoitusta ja toimintoja, tilamuutosten tarpeen ja mahdollisen laajennuksen tarpeen. Tarveselvityksen lähtötietoja ovat mm. tiedot rakennuksen kunnosta sekä muista muutostarpeista, esim. esteettömyys 2. Hankkeen laajuus ja tilatarve Käyttäjätoimiala laatii tarveselvitysvaiheen tilaohjelman ja selvittää tarpeen toiminnallisille, esteettömyys- ym. muutoksille, sekä ulkoalueiden peruskorjaustarpeet. 3. Hankkeen sovittaminen tontille TIKE:n johdolla laaditaan harkinnan mukaan esisuunnitelma. 4. Energiatehokkuusvaatimukset 5. Alustava bruttoala ja kustannusennuste TIKE selvittää mm. teknisten tilojen ja väestönsuojan mahdolliset muutostarpeet, muutosten tilatehokkuustavoitteen sekä esittää bruttoalan ja kustannusennusteen. 6. Listateksti, oheismateriaalit ja liitteet Käyttäjätoimiala valmistelee asian oman lautakuntansa esityslistalle. 1.1.3 Toiminnallinen tarveselvitys ostettavassa, vuokrattavassa/ yksityisrahoitettavassa kohteessa Sovelletaan kaupungin omien tilojen tarveselvityskäytäntöä.
1.1.4 Tarveselvityksen käsittely Tarveselvitykset ja hankesuunnitelmat käsitellään valmistelevassa toimitilaryhmässä, toimitilaryhmässä sekä strategisessa toimitilaryhmässä. 2. Hankesuunnittelu Lähtökohtana hankkeen käynnistämiselle on hyväksytty tarveselvitys. Hankesuunnitelma on laadittava kaikista rakennushankkeista, paitsi alle rakennuskustannusarvion 0,6 milj. euroa alittavista hankkeista, toimialalta toiselle siirtyvien tilojen ns. palveluverkkohankkeista ja akuuteista väistötiloista. Tavoitteena on että hankkeen toteutusmuoto päätetään viimeistään hankesuunnitteluvaiheessa. Hankesuunnitelma laaditaan lähes kaikista rakennushankkeista. Hankesuunnitelma voidaan tehdä niistä hankkeista, jotka sisältyvät kaupungin talousarvion ja taloussuunnitelman investointiosan liitteelle. Teknisen toimen johtajan päätöksellä voidaan määrärahojen rajoissa perustellusta syystä suunnitella myös muita hankkeita. Hankesuunnitelma tehdään yhteistyössä tilojen käyttäjien ja TIKE:n kesken. Hankesuunnitelmassa asetetaan toimitilaa koskevat tavoitteet muun muassa tilojen järjestämisestä ja laadusta, kaupunkikuvan muuttumisesta, rakennuksen rakenne- sekä talotekniikasta. Hankesuunnitelmassa asetetaan lisäksi rakennushankkeen laajuus-, kustannus- sekä aikataulutavoitteet. Ennen hankesuunnitelman hyväksymistä pyydetään lausunnot käyttäjätoimialasta vastaavalta lautakunnalta. Lausuntojen jälkeen hankesuunnitelmat käsitellään ensin kaupungin johtoryhmässä (KAJO). TAJA hyväksyy hankesuunnitelmat, jos uudisrakennushankkeen laajuus ei ylitä 2500 kem2 tai vanhojen rakennusten muutostöitä koskevan hankkeen laajuus ei ylitä 5000 kem2. TAJA esittää yllämainittuja suurempien hankkeiden kohdalla Kaupunginhallitukselle hankesuunnitelman hyväksyttämistä Kaupunginvaltuustossa.
Tilakeskus, toimitilakäsikirja / Hankesuunnittelun prosessi ja vastuut 3. Esitys talousarvioon Investointiesitykset laaditaan konserniesikunnan, Tilakeskuksen ja käyttäjätoimialojen yhteistyönä. Käyttäjätoimialat tekevät hyväksyttyjen tarveselvitysten pohjalta investointiesitykset TIKE:lle. TIKE:n johtoryhmä valmistelee ja tekee esityksen hankintatavasta. Tilakeskuksen johtokunnan tehtävänä on tehdä kaupungin taloussuunnitelmaan esitykset toimitilahankkeista. Valtuusto hyväksyy uudet tilahankkeet päättäessään talousarviosta ja -suunnitelmasta vuoden lopulla. 4. Tilojen vuokraus ja osto 4.1. Tilojen vuokraus Suurista ja suuria muutostöitä (yli 0,6 milj. ) sisältävistä vuokrahankkeista tehdään hankesuunnitelma edellä kuvattua hankesuunnittelumenettelyä soveltaen. TAJA päättää rakennusten ja huoneistojen vuokraamisesta kymmentä vuotta pidemmäksi ajaksi. Tilakeskuksen johtaja/toimitilapäällikkö päättää rakennusten ja huoneistojen vuokraamisesta, kun vuokra-aika on enintään kymmenen vuotta.
Toimitilapäällikkö päättää toimitilojen vuokraamisesta ja luovuttamisesta toimialoille sekä toimitilajärjestelyistä enintään 500 m² suuruisten tilojen osalta kerrallaan. Tilakeskus vastaa toimitilojen hankinnasta ja vuokrauksesta pitäen lähtökohtana käyttäjien tekemiä tarveselvityksiä. Kaikki neuvottelut vuokranantajien kanssa käydään Tilakeskuksen Tilahallinta-yksikön toimesta, joka vastaa vuokrasopimuksen teosta. Kaikista vuokrauksista tulee saada vuokrausesitys käyttäjätoimialalta. Merkittävimmistä vuokrahankkeista voidaan laatia myös tarveselvitys ja hankesuunnitelma, kun muutostöiden arvo ylittää hankerajan. Toimitilojen tarve esitetään kirjallisesti tilakeskuksen tilahallintaan. Tilahallinta selvittää esityksen mukaiset toimitilamahdollisuudet ja vuokraa tilakeskukselle tilat, jotka edelleen vuokrataan toimialalle. Tilahallinta sopii vuokranantajan kanssa vuokra-ajasta, vuokrattavan tilan määrästä, vuokrakustannuksesta ja muista sopimusehdoista. Sisäisen vuokran perusteena käytetään nettovuokraa lisättynä tilakeskuksen hallinnollisella kululla ja muutostyökustannuksilla. 4.1.1 Uudistilojen vuokraus Jos vuokrattavat tilat rakennetaan uudishankkeina kaupungin pitkäaikaiseen käyttöön hankesuunnitelman kanssa hyväksytetään TIKE/Tilahallinnan valmistelema hankesopimus KH:ssa tai KV:ssa. Hankesopimuksen pohjana on hanketarjous, jossa määritellään vuokraaika, toimitilojen enimmäishinta, hankinta- ja ylläpitorajat, referenssilaatu sekä pääoma- ja ylläpitovuokra. Sopimusosapuolet (investori, rakennustyön toteuttaja, TIKE, käyttäjätoimiala) nimeävät näihin hankkeisiin Johtoryhmän ja Ohjausryhmän. Johtoryhmän tehtävänä on toimeenpanna yhteistyö hankesuunnitelman ja hankesopimuksen mukaisten toimitilojen suunnittelusta ja toteuttamisesta, laatia osapuolien välillä tarvittavat sopimukset omalla tahollaan hyväksyttäviksi sekä hyväksyä rakennussuunnitelmat ja aikataulu. Ohjausryhmän tehtävänä on ohjata ja ohjeistaa tila- ym. ratkaisujen suunnittelua. 4.1.2 Valmiiden tilojen vuokraus TIKE:n ja käyttäjän edustajat tutustuvat yhdessä vuokrattavaksi tarjolla olevaan kiinteistöön. Tässä yhteydessä selvitetään tilojen toiminnallinen ja tekninen soveltuvuus aiottuun käyttötarkoitukseen. Sen jälkeen otetaan kantaa tilan soveltuvuuteen. 4.2. Tilojen osto Osakkuuksien ja osuuksien ostamisesta päättää kaupunginhallitus tilakeskuksen johtokunnan esityksestä. Kiinteistökaupat valmistelee TYT/Esikunta/Tonttiyksikkö. Suurista ostohankkeista ja ostohankkeissa suuria muutostöitä (yli 0,6 milj. ) sisältävistä kohteista tehdään hankesuunnitelma edellä kuvattua hankesuunnittelumenettelyä soveltaen. TIKE:n ja käyttäjän edustajat tutustuvat yhdessä ostettavaksi tarjolla olevaan kiinteistöön. Kohteen muutostöistä laaditaan kustannusarvio ja tarvittaessa laaditaan suunnitelmaluonnoksia. Tarkistetaan määrärahojen riittävyys ja oikea menokohta.
Käyttäjätoimiala tekee myönteisessä tapauksessa ostoesityksen TIKE:lle, joka tarkistaa hinnan ja muut kaupan ehdot. 5. Suunnittelu Rakennussuunnittelun hankinnasta ja työn suorittamisesta vastaa TIKE. Käyttäjätoimialat osallistuvat suunnittelun ohjaukseen. TIKE pyytää suunnitelmaluonnoksista lausunnot mm. toiminnallisuuteen ja terveellisyyteen, yllä- ja kunnossapitoon sekä esteettömyyteen liittyen. Lausuntokierroksen jälkeen TIKE:n toimitusjohtaja hyväksyy yleiset työselostukset, rakennusselostukset ja yksityiskohtaiset suunnitelmat. Tilakeskus, Toimitilakäsikirja / Suunnitteluvaiheen prosessi ja vastuut
6. Rakennuttaminen ja vastaanotto TIKE vastaa hankkeen rakennusurakoiden kilpailuttamisesta sekä rakentamisen ohjauksesta ja valvonnasta. Vastaanottomenettelyyn osallistuvat myös tilahallinnan ja käyttäjän edustajat. Tilojen käyttäjät sekä ylläpidosta vastuussa oleva taho raportoivat takuuaikana havaituista vioista ja puutteista kohteen valvojalle. Hankkeen valmistumisen jälkeen tehdään hankkeesta loppuyhteenveto TIKE:n sisäiseen käyttöön. Tilakeskus, Toimitilakäsikirja / Rakentamisvaiheen prosessi ja vastuut 7. Käyttö ja ylläpito. Yksittäisen toimitilahankkeen ylläpidosta vastaa yleensä Palveluliiketoimi TIKE:n kanssa solmittuun vuosisopimukseen perustuen. Yleisimmin kiinteistönhoito ja kunnossapito teetetään Espoon Kiinteistöpalvelut - liikelaitoksella (EKI). Tällöin vastuu kohteen kiinteistönhoidosta ja siivouksesta siirtyy EKI:lle vastaanottotarkastuksessa. Vastuu kunnossapidosta siirtyy takuuajan päättyessä. Kiinteistönhoidon ja kunnossapidon tehtävistä sovitaan TIKE:n ja EKI:n sekä EKA:n kesken osapuolten välisissä vuosisopimuksissa. Hankintavastuun rajat on määritelty yhdessä käyttäjien kanssa.
Kaupungin toimitilojen vuokrauskäytäntö Toiminnalliset muutostyöt Käyttäjän tarpeesta lähtevät muutostyöt sovitaan tapauskohtaisesti erikseen. Korvaus muutostöistä suoritetaan pitkäaikaisissa vuokrasopimuksissa lisävuokran muodossa. Käyttäjä vastaa ennallistamistöiden kustannuksista vuokrasopimuksen päättyessä. Kunnostustyöt Vuokranantaja vastaa huoneiston kunnossapidosta huoneenvuokralain ja vastuunjakotaulukon tai vuokrasopimuksen mukaan. Pienet muutostyöt Pienet muutostyöt hoitaa sopimuksen mukaan joko vuokranantaja tai EKI:n kunnossapito Tilakeskuksen toimeksiannosta. Suuret muutostyöt Suuremmat muutostyöt kilpailutetaan valmiiden suunnitelmien mukaisesti. TIKE vastaa suunnittelusta, elleivät muutostyöt sopimuksen mukaan kuulu vuokranantajalle. Vuokrasopimus Vuokrasopimus tehdään vuokranantajan toimesta. Sopimukseen liitetään ylläpidon vastuunjakotaulukko. Tilojen luovutus tulosyksiköiden käyttöön Vuokrasopimuksen allekirjoituksen ja mahdollisten muutostöiden jälkeen tilat luovutetaan käyttäjälle. Käyttäjä vastaa käyttökuluistaan Sisäinen toimitilavuokrasopimus tulosyksiköiden kanssa Toimitilaluetteloa päivitetään muutosten mukaan. Sisäisen vuokran määrittely Sisäisen toimitilavuokrasopimuksen mukainen omien rakennusten sisäinen toimitilavuokra muodostuu pääoma-, ylläpito- ja muutostyön lisävuokrasta. Pääomavuokran laskentaperusteet on tarkistettu viimeksi kh:ssa 3.6.2013 186. Ylläpitovuokra muodostuu kiinteistönhoidon kustannuksista, rakennuksen ylläpitokustannuksista (lämpö, sähkö, vesi jne) sekä vuosikorjauskustannuksista. Osaketilojen sisäinen vuokran pääoma-osuus lasketaan teknisestä nykyarvosta tai hankintamenosta. Ylläpito-osuus muodostuu vastikemenosta. Vuokratilojen sisäinen vuokra muodostuu kunkin tilan varsinaisen vuokrasopimuksen mukaisesta vuokrasta sekä hallinnointikuluerästä. Toiminnallisten muutosten aiheuttamat kustannukset peritään lisävuokrana käyttäjältä sovitussa määräajassa. Tieto uusien tilojen vuokrasta annetaan tulosyksikölle siten, että he voivat käyttää sitä talousarvion ja taloussuunnitelmansa laadinnassa. Tulosyksiköt voivat jakaa sisäisesti vuokraveloitukset haluamallaan tavalla.
Tíloista luopuminen TIKE:n omistuksessa olevien käyttäjille vuokrattujen uudis- tai perusparannuskohteiden tilojen määräaikainen vuokra-aika on 20 vuotta ja tämän jälkeen irtisanomisaika on 6 kk. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti. Irtisanottavan osan tulee kuitenkin olla edelleen vuokrattavissa. Lyhyempi sopimus- tai irtisanomisaika voidaan hyväksyä, jos tiloille on tiedossa jatkokäyttäjä siten, että tilojen tyhjänä olo vältetään. Kalusteet ja varusteet Käyttäjätoimialat hankkivat rakennusten ja tilojen ensikertaisen kalustuksen ja varustuksen rakennusurakoihin sisältyviä kiintokalusteita ja -varusteita lukuun ottamatta. TIKE hankkii ensikertaisen kalustamisen suunnittelun TIKE:n taseeseen rakennettaviin rakennuksiin. Vuokrahankkeissa käyttäjätoimialat hankkivat ensikertaisen kalustamisen ja varustamisen suunnittelun itse. TIKE omistaa Espoo Cateringin käytössä olevat kiinteät keittiölaitteet.