Minimanuaali Lyytin käyttöön

Kill the Noise - Get Attention Minimanuaali Lyytin käyttöön Lyyti Oy Yliopistonkatu 29 B, 20100 Turku help@lyyti.com puh. 02 480 911 91 Kirjaudu palveluun: www.lyyti.fi/login Lisää vinkkejä Lyytin käyttöön osoitteessa help.lyyti.com

Sisältö Mikä on Lyyti-palvelu?...... 3 Uuden tapahtuman luominen 1) Tapahtuman tiedot...... 4 2) Asetukset-sivu.. 5 2.1. Yksittäisilmoittautuminen 5 2.2. Osallistujatyypit.. 6 3) Ilmoittautumissivun luonti........ 7 3.1. Erilaiset kysymystyypit...... 8 3.2. Kysymyksen asetukset...... 10 3.3. Ilmoittautumissivun kysymykset.11 3.4. Kysymyksen ehdon lisääminen. 12 4) Kiitossivu.... 13 5) Vahvistus.... 14 6) Jonotuslista 15 7) Esikatselu / ilmoittautumislinkki. 16 Viestintä 8) Kutsuminen / tiedottaminen.... 17 8.1. Avoimen ilmoittautumislinkin lisääminen omaan kutsukanavaan..... 18 8.2. Henkilökohtainen kutsu Lyytin kautta.... 19 8.2.1. Kutsuttavien / osallistujien tuominen Lyytiin.... 19 8.2.2. Sähköpostin / kutsun luominen....21 8.3. Tekstiviestit.... 23 Osallistujat 9) Osallistujien hallinta ja muokkaus.... 24 Raportit, listat ja tiedon jakaminen 10) Raportointi: 25 10.1. Osallistujaraportin luominen..... 25 10.2. Online-raportin luominen. 26 10.3. Koontiraportin luominen... 27 Vinkkejä tapahtumaviestintään.... 28 2

Mikä on Lyyti-palvelu? Lyyti-palvelu auttaa sinua hallinnoimaan tapahtumiasi ammattimaisesti ja pitämään osallistujasi tyytyväisinä. Lyyti on apunasi kaikenlaisessa tiedonkeruussa on kyse sitten suuresta tapahtumasta, pienestä koulutuksesta, kokouksesta tai kyselystä. Lyytillä otetaan vastaan ilmoittautumisia, kerätään maksuja, hoidetaan tapahtuman viestintä ja raportointi sekä kerätään palautteita. Lyytiin pääset kirjautumaan nettiselaimen kautta missä ja milloin vain. Et ole yksin Lyytin kanssa! Autamme kysymyksissä arkisin klo 9-17: Puhelimitse: 02 480 911 91 Sähköpostitse: help@lyyti.com Tukiportaalissamme: www.help.lyyti.com Chatin kautta Ennen kuin aloitat tapahtumasi luomisen, tässä muutamia vinkkejä: Lyyti toimii kaikilla nettiselaimilla, mutta jotkin selaimet eivät tue sataprosenttisesti Lyytiä. Siksi suosittelemme käyttämään ensisijaisesti Firefoxia tai Chromea. Käytä vain Lyytin omia painikkeita sivuilla liikkumiseen. Vältä internetselaimen edellinen ja seuraava painikkeita. Muista, että yhtä Lyytin käyttäjätunnusta voi käyttää vain yksi henkilö kerrallaan. Tämä manuaali auttaa sinua pääsemään hyvään alkuun Lyytin kanssa! Manuaali opastaa sinua tapahtuman rakentamisessa askel askeleelta. Jotta opus pysyisi edes jotakuinkin mini-manuaalina, on siihen koottu Lyytin tärkeimmät kokonaisuudet ja ominaisuudet, muttei niitä kaikkia elämää helpottavia kikkoja ja vaihtoehtoja, joita Lyytistä löytyy. Tutustu siis myös Tukiportaaliimme (www.help.lyyti.com), jonne olemme tehneet ison kasan tarkempia ohjeita kuvien kera. Haluamme kannustaa sinua olemaan utelias Lyytin käyttäjä ja löytämään siten omat parhaat käytäntösi. Lyyti on alun perin tapahtumanhallintatyökalu, mutta älä anna tapahtuma -sanan rajoittaa! Lyytin toimintoja kannattaa hyödyntää myös tapahtumista irrallaan. Erilainen tiedonkeruu, parhaimman päivämäärän äänestys,tapahtuma-applikaationrakennus tai vaikkapa tuotteiden tilauslomakkeet hoituvat Lyytillä näppärästi ja ammattimaisesti. Kysy apua asiakaspalvelustamme Lyytin soveltamiseen! Kokeile erilaisia toimintoja ja vaihtoehtoja rohkeasti lupaamme, että Lyyti ei mene rikki J Toivomme sinulle työn iloa Lyytin parissa ja sujuvia tapahtumia! Terveisin, Lyytiläiset 3

Uuden tapahtuman luominen Aloita klikkaamalla vasemmasta yläkulmasta + merkkiä. 1) Tapahtuman tiedot Tapahtuman tiedoissa määrität, minkä nimisestä tapahtumasta on kyse, milloin se on, milloin ilmoittaudutaan sekä mm. kuka tapahtuman järjestää. Seuraa yläreunan numeroituja vaiheita pitääksesi huolta, että jokainen tapahtuman järjestämisen kannalta oleellinen vaihe tulee käytyä läpi. Ei haittaa, vaikket vielä tietäisi kaikkia tapahtuman yksityiskohtia - voit muokata niitä myöhemmin. Huomaa, että tämä ei ole vielä kutsu, vaan itse tapahtuma. Huom! Ensimmäinen tallennuskerta luo tapahtuman nimen perusteella ilmoittautumissivun linkin, jota et voi muuttaa (esim. www.lyyti.in/tapahtumaseminaari_3957). Voit kuitenkin luoda myös itserinnakkaisosoitteen, esim. lyyti.in/seminaari. (Ks. Ilmoittautumislinkki s. 15). 4

2) Asetukset-sivu Asetukset-sivulla määrittelet tapahtumasi ilmoittautumisenraamit. Onko kyseessä yksilö- avec- vai ryhmäilmoittautuminen, mikä on tapahtuman maksimiosallistujamäärä tai onko tapahtumassa erilaisia osallistuja- tai lipputyyppejä. Huom! Ilmoittautumistyyppiä ei voi myöhemmin muuttaa. 2.1. Yksin ilmoittautuminen Määritä tapahtuman maksimiosallistujamäärä (huom! vain Asetukset-sivulla määritetty maksimikapasiteetti (tai osallistujatyyppienkapasiteetit) ovat yhteydessä jonotuslistaan) Onko tapahtumassa erityyppisiä osallistujia (ks. seuraava sivu 5

2.2. Osallistujatyypit Milloin käytetään osallistujatyyppejä? Kun tapahtumassa on erilaisia ryhmiä, joilta kerätään erilaisia tietoja (esim. vieraat ja järjestäjät) Kun tapahtumassa on erilaisia lippuja tai maksukategorioita (esim. aikuinen, lapsi) Esimerkiksi messuilla osallistujatyyppejä on mm. järjestäjät, näytteilleasettajat, puhujat ja vieraat. Erilaisilta osallistujilta halutaan kerätä erilaisia tietoja, hinnat vaihtelevat tyypin mukaan ja myös viestintä onerilaista puhujille javieraille. 1. Valitse ensin, että tapahtumassa on erityyppisiä osallistujia 2. Valitse, mitkä osallistujatyypit ovat ilmoittautujien valittavissa (julkinen) ja milloin sinä päätät, mihin osallistujatyyppiin ilmoittautuja kuuluu (ei julkinen). Muokkaa valintaa klikkaamalla sanaa Julkinen. 3. Voit määrittää osallistujatyyppikohtaisen kapasiteetin (onnistuu vain, jos tapahtuman kokonaiskapasiteettia ei ole annettu. 4. Nimeä osallistujatyypit tapahtuman mukaan, esim. lipunmyynnissä voi otsikko olla Liput. 5. Ohjeista ilmoittautujaa osallistujatyypin valinnassa kirjoittamalla lyhyt infoteksti 6

3) Ilmoittautumissivun luonti 1. Valitse ilmoittautumissivun ulkoasu alasvetovalikosta. 2. Ilmoittautumissivun alkutekstiin sopii esim. Ilmoittautuminen Tapahtumaan X. Alkutekstin tehtävä on ohjeistaa ilmoittautujaa. Siistin ja selkeän lomakkeen luomiseksi hyödynnä tekstieditorin otsikkotasoja ja muotoiluja. Muista, että ilmoittautumislomake ei ole kutsu. Lyyti lisää automaattisesti ilmoittautumissivulle tapahtuman tiedot, osallistutko-kysymyksen sekä yhteystieto-kysymykset. Huomaa, että ilmoittautumissivulla vain käydään, eikä osallistuja palaa sinne toiste. Älä siis kerro tärkeitä asioita (ainoastaan) ilmoittautumissivulla, vaan kirjaa ne mieluummin vahvistusviestiin. 1. Muokkaa kysymystä kynä-ikonista 2. Poista kysymys roskakori-kuvakkeen alta 3. Osallistutko-kysymys kertoo, tuleeko henkilö tapahtumaan (ilmoittautunut) vai ei (estynyt). Osallistumiskysymys on välttämätön, jotta osallistuja pystyy perumaan ilmoittautumisensa. 4. Vain Lyytin omiin sähköposti- ja matkapuhelintietoihin voi lähettää viestintää Lyytistä käsin. 7

3.1. Erilaiset kysymystyypit Ilmoittautumissivun alareunasta pääset luomaan erilaisia kysymyksiä ja infotekstejä ilmoittautumissivulle. Luodaksesi uuden kysymyksen, klikkaa haluamasi kysymystyypinkuvaketta. Kiinnitä huomiota lomakkeen selkeyteen. Luo pitkiin lomakkeisiin väliotsikoita huomiotekstillä ja käytä otsikoissa tarvittaessa värejä tai muuta muotoilua, jotta ilmoittautujan on helppo hahmottaa kokonaisuus. Anna huomiotekstillä ohjeita vastaamiseen, lisätietoja tai luo väliotsikoita ilmoittautumissivulle. Näin itse kysymys pysyy napakkana. Lisää ilmoittautumissivulle materiaalipankista liitteitä, esim. hinnasto tai peruutusehdot Vakiokysymyksistä voit valita ilmoittautumissivulle kysymyksiä, joita yleisimmin kysytään ilmoittautumisen yhteydessä, esim. organisaatio, ruoka-aineallergiat tai titteli. Kysymyksen sanamuotoa voit muokata kynä-ikonista lisättyäsi kysymyksen ensin ilmoittautumissivulle 8

Lyhyeen ja pitkään tekstikenttään osallistuja antaa avoimen vastauksen. Käytä näitä esimerkiksi huonetoveritoiveen kysymiseen tai ennakkokysymysten keräämiseen seminaarin vetäjälle. Monivalintakysymyksissä osallistuja valitsee vaihtoehdoista joko yhden (Monivalinta valitse yksi tai Alasvetovalikko) tai useamman (Monivalinta valitse monta). Vaihtoehdoille voi määrittää omat kapasiteetit, esim. yhteiskuljetukseen mahtuu vain 30 henkilöä. Lukumäärä-kysymyksessä osallistuja antaa vastauksensa numeroina Erinomainen tilauslomakkeissa (5 x pipo, 2x huivi) Voidaan määrittää kokonaiskapasiteetti (yhteensä 100 henkeä) tai osakapasiteetit (40 aikuista ja 60 lasta) Päivämäärä kysymys lisää kalenterin ilmoittautumissivulle Käytä esim. syntymäajan tai tulo- ja lähtöpäivän kysymiseen Voit antaa myös valittavaksi päivämäärät vain tietyllä aikavälillä (esim. tulopäivä) 9

Kerää tiedostokysymyksellä osallistujilta dokumentteja, kuten CV, kuva tai tapahtuman esiintyjien materiaalit. Valitse, missä muodossa haluat vastaanottaa liitteet (word, pdf, jpg jne.) Puhelinnumero kysymyksessä on mukana suuntanumerovalikko Annettuun numeroon ei voi lähettää Lyytistä tekstiviestejä. Vain Vakiokysymykset-valikon matkapuhelinnumeroon voi. 3.2. Kysymyksen asetukset Kysymyksen asetuksiin pääset klikkaamalla kysymyksenkohdalla kynä-ikonia 1. Kenelle kysymys näytetään (vain osallistuville, vain estyneille vai kaikille) 2. Määritetäänkö kysymykselle tai eri vastausvaihtoehdoille kapasiteetti? (Tallennettuasi kysymyksenpääset määrittelemäänkapasiteetti tarkemmin). 3. Saako osallistuja muokata antamaansavastausta ilmoittautumisenjälkeen Lopuksi tallenna tehdyt muutokset. 10

3.3. Ilmoittautumissivun kysymykset Luodessasi kysymyksen ilmoittautumissivulle, vaikuttaa kysymys 1. Ilmoittautumissivuun (miten näkyy osallistujalle) 2. Osallistujalle lähtevään vahvistusviestiin 3. Raportointiin 11

3.4. Kysymyksen ehdon lisääminen Ehto tarkoittaa, että kun ilmoittautuja vastaa tietyllä tavalla kysymykseen, hänelle näytetään tietty jatkokysymys. Esimerkiksi vain niiltä, jotka osallistuvat lounaalle kysytään tarkentava kysymys erityisruokavaliosta. 1. Luo ensin kaikki kysymykset valmiiksi ja laita ne oikeaan järjestykseen 2. Valitse jatkokysymys, eli se joka näytetään myöhemmin, ja klikkaa sinistä ehto painiketta 3. Valitse ensimmäisestä alasvetovalikosta se kysymys, johon osallistujan tulee vastata tietyllä tavalla, jotta jatkokysymys näytetään. Valitse viimeisestä valikosta vastaus, jonka valittuaan osallistujalle näytetään jatkokysymys. Oletuksena ehdossa on yhtä suuri kuin, eli kun tämä vastaus toteutuu. Kun Osallistun lounaalle kysymykseen vastaus on (yhtä suuri kuin) Kyllä, näytetään jatkokysymys Erityisruokavaliotoive. 5. Klikkaa lopuksi Lisää uusi ehto ja Tallenna Ehdollistetun kysymyksen ehtomerkki on muuttunut vihreäksi. Vihreästä ehtomerkistä tiedät, että kysymys näytetään vasta, kun tietty ehto täyttyy. Katso ohjevideomme Ehdon lisäämisestä tästä tai skannaa qr-koodi : 12

4) Kiitossivu Ilmoittautuja päättää ilmoittautumisensa kiitossivuun. Tämä on siis viimeinen nettiselaimessa näkyvä sivu -> kerro selkeästi, että ilmoittautuminen on vastaanotettu. Muotoile kiitossivu aina tapahtumaasi sopivaksi! Ilmoita lisähenkilöitä linkki vie ilmoittautujan uudelle tyhjälle ilmoittautumissivulle Kerro kiitossivulla, että ilmoittautuja tulee saamaan vahvistuksen, esim: Kiitos, ilmoittautumisesi on vastaanotettu! Tallenna tilaisuus kalenteriisi alla olevasta kuvakkeesta. Saat pian sähköpostiisi vahvistusviestin, josta näet tapahtuman tarkemman ohjelman ja omat valintasi. Viesti estyneelle on viimeiseksi näkyvä sivu osallistumisensa peruuttavalle tai kutsusta kieltäytyvälle Hyödynnä tämä markkinointipaikkana: linkitä tänne tulevan tapahtuman ilmoittautumislinkki, yhteistyökumppanin tarjoamia palveluita jne. 13

5) Vahvistus Automaattinen vahvistusviesti lähtee osallistujan sähköpostiin heti ilmoittautumisen jälkeen. Vahvistusviesti jää talteen, joten kerro viestissä kaikki osallistumisen kannalta tärkeät asiat: mitä otetaan mukaan, tilaisuuden ohjelma, saapuminen, pukukoodi ja keneltä saa lisätietoja. Vahvistuksen kautta osallistuja voi itse myös muokata tietojaan tai perua ilmoittautumisensa. Lisää vahvistukseen muokkaus- ja peruutuslinkit sinisestä Osallistujat tiedot painikkeesta. Kirjaa myös avoimeen tekstikenttään ohje muokkauksista/peruutuksista, esim: Voit muokata tietojasi tai perua ilmoittautumisesi alla olevista linkeistä. Usein ilmoittautuja tulostaa vahvistusviestin itselleen, joten sen huomioarvo on suuri. 14

6) Jonotuslista Jonotus toimii automaattisesti. Kun tapahtuma on täynnä, ilmoittautumissivulle ei enää pääse, mutta ilmoittautuja voi lisätä itsensä jonoon. Jos paikkoja vapautuu, lähtee ensimmäiselle jonottajalle automaattisesti tieto. Hänen tulee vahvistaa paikkansa, tai paikka siirtyy seuraavalle jonossa olevalle. 1) Klikkaa Aktivoi jonotuslista à kyllä. Jonotuslista toimii ainoastaan Asetukset-sivulla määritetyn tapahtuman maksimikapasiteetin tai osallistujatyypin kapasiteettien kanssa. 2) Jonossa olevan aikaraja = kuinka kauan vapautunutta paikkaa varataan osallistujalle 3) Jonoon tulijalta kysytään aina sähköpostiosoite pakollisena. Muut kysyttävät tiedot voit itse määrittää. 4) Klikkaamalla jonotuslistalla olevien määrää, pääset tarkastelemaan jonotuslistaa tarkemmin 1. Näet sivulta jo paikan saaneet tai paikkansa menettäneet / ei-reagoineet jonottajat 2. Jos jonottajalle on vapautunut paikka, ja siitä on lähtenyt hänelle viesti, on hänen kohdallaan teksti Paikka varattu (pvä ja aika) saakka 3. Jonotuslistaa voi järjestää raahaamalla 15

7) Ilmoittautumislinkki (esikatselu) Tapahtumasi ilmoittautumisprosessi on nyt valmis! Tapahtuman avoimen ilmoittautumislinkin löydätilmoittautumislinkki-sivulta. Se onmuotoawww.lyyti.in/tapahtuman_nimi_1234. Tämän avoimen linkin voit laittaa mihin tahansa omaan kutsukanavaasi, esim. uutiskirjeeseen, nettisivuillenne, lähettää omasta sähköpostistasi tai jakaa sosiaalisessa mediassa. Et siis välttämättä tarvitse Lyytiä kutsun luomiseentai lähettämiseen. Vinkki! Käytä avointa linkkiä myös esikatseluun: avaa linkki toiseen välilehteen ja pidä se siellä auki. Tee sitten tarvittavat muutokset ilmoittautumissivulle. Nähdäksesi muutokset oikealla ilmoittautumissivulla, päivitä selaimen sivu (usein pieni ympyränuoli-kuvake selaimessa) Testaa ilmoittautuminen napista (1) pääset aina testaamaan ilmoittautumista myös silloin jos tapahtumasi ilmoittautuminen ei ole vielä auennut tai tapahtumasi on jo täynnä. Ole tarkkana, ettet lähetä Testaa ilmoittautuminen napin takaa aukeavaa testinäkymää oikeille osallistujille, vaan kopioi kutsuun aina sinisellä oleva oikea linkki. Voit myös luoda ilmoittautumissivullesi omanosoitteenesim. paperikutsuja varten (2). 16

8) Viestintä: Kutsuminen / tiedottaminen Kun tapahtumasi on valmis, on aika saada vieraat ilmoittautumaan. Tiedottamiseen osallistujienkutsumiseen voit käyttää: ja 1. Omaa kutsukanavaasi (sähköposti, uutiskirje, tms.) ja liittää siihen avoimen ilmoittautumislinkin (www.lyyti.in/tapahtuman_nimi_1234). Käytä avointa linkkiä, kun kohderyhmä on laaja ja/tai kutsua saa välittää eteenpäin. Avoimen linkin kautta sinulle listautuu Lyytiin kaikki ilmoittautuneet. 2. Lyytiä: Kutsuttavat tuodaan Lyytiin ja kutsuviesti luodaan Lyytissä. Kutsuun lisätään henkilökohtaiset ilmoittautumislinkit. Henkilökohtaiset linkit mahdollistavat mm. kohdennetun muistuttamisen. Käytä henkilökohtaista kutsua, kun kohderyhmä on tarkka, eikä kutsua saa jakaa eteenpäin. 17

8.1. Avoimen ilmoittautumislinkin lisääminen omaan kutsukanavaan 1. Luo uusi tapahtuma, eli ilmoittautumissivu, kiitossivu ja vahvistusviesti. 2. Luo kutsuviesti / tiedote kutsukanavaasi, esim. sähköpostiisi tai uutiskirjetyökalulla 3. Kopioi viestiin avoin ilmoittautumislinkki (Kopioi > Liitä -toiminnolla). Voit myös kirjoittaa tekstin, esim. Ilmoittaudu tästä ja tehdä siitä linkin Lyytin avoimeen ilmoittautumislinkkiin Kun lähetät kutsun/tiedotteen avoimella ilmoittautumislinkillä, aukeaa ilmoittautujalle linkin kautta aina tyhjä ilmoittautumissivu. Lyytissä sinulle näkyvät osallistujat ilmoittautuneina tai estyneinä (mikäli osallistuja onperunut ilmoittautumisensa). Avoimen ilmoittautumislinkin löydät: 1) Jos et ole tapahtuman sisällä, klikkaa Omat tapahtumat -sivulla nuolta tapahtuman nimen vieressä ja valitse Ilmoittautumislinkki 2) Jos olet tapahtuman sisällä Klikkaa Tapahtuman nimen alta Yleiskatsaus 3) tai Ilmoittautumislinkki-sivua 18

8.2. Henkilökohtainen kutsu Lyytin kautta Kun haluat käyttää Lyytiä kutsukanavana, seuraavaksi: 1) Tuo kutsuttavat Lyytiin (esim. Excelistä) 2) Luo kutsusähköposti Lyytissä ja lisää siihen henkilökohtaiset ilmoittautumislinkit 3) Lähetä kutsu Lyytistä Lyytistä lähtevä kutsu on vastaanottajalle personoitu ja henkilökohtainen à järjestäjänä voit seurata ilmoittautumistilannetta ja muistuttaa kohdennetusti vain heitä, jotka eivät vielä ole reagoineet kutsuun. Muista, että Lyytiin ei saa tuoda ostettuja postituslistoja. Rekisterien tulee siis olla organisaatiosi omia listoja, joille sinulla on lupa lähettää viestintää. 8.2.1. Kutsuttavien / osallistujien lisääminen Lyytiin Osallistujat sivulla lisäät kutsuttavia ja osallistujia tapahtumaasi yksitellen, Excelistä tai toisesta tapahtumasta. Aloita klikkaamalla vasemmasta pystyvalikosta Osallistujat otsikkoa. Lisää osallistuja-valinnan löydät sivun oikeasta yläreunasta. Kun tapahtumassasi ei ole osallistujia, näet valinnat myös keskellä sivua a) Lisää yksi osallistuja / kutsuttava Klikkaa Lisää osallistuja ja syötä osallistujan tiedot. Jätä osallistuja tilaan Ei reagoinut (1). Anna vähintään sähköpostiosoite sähköpostikutsua varten (2). Täyttämäsi tiedot ovat kutsutulle esitäytettyinä ilmoittautumisvaiheessa. Tallenna lopuksisivunalareunasta. 19

b) Lisää osallistujia Excelistä Voit lisätä Excelistä Lyytiin sellaisia tietoja, joita olet kysynyt ilmoittautumissivulla, kuten nimi, sähköposti, organisaatio, titteli jne. Aloita klikkaamalla Tuo à Tuo osallistujia Excelistä. 1) Kopioi tiedot Excelistä ja liitä ne Lyytin. Älä kopioi otsikkokenttiä 2) Valitse alasvetovalikoista, mitä tietoa tuomasi sarakkeet vastaavat. 3) Jos haluat, että osallistujaa ei tuoda, jos häneltä puuttuu jokin tuotava tieto, esim. sähköpostiosoite, klikkaa tuotavan tiedon kohdalla Pakollinen. 4) Valitse sallitaanko samojen s- postiosoitteiden tuominen. 5) Klikkaa Minulla on lupa lähettää tuomilleni henkilöille viestintää. Huom! ostetuille rekistereille viestiminen Lyytistä on kiellettyä. 4) Klikkaa lopuksi Esikatselu tarkistaaksesi, että tuomasi tiedot sijoittuvat oikeisiin sarakkeisiin 5) Jos kaikki on oikein, klikkaa Tuo henkilöt. Jos sähköpostiosoitteissa oli muodoltaan vääriä osoitteita tmv., pääset muokkaamaan listaa Takaisin-painikkeesta. 20

8.2.2. Kutsun / sähköpostin luominen Viestintä-osiossa luot henkilökohtaiset kutsuviestit, muistutukset, tietojen täydennyspyynnöt, kiitosviestit, palautepyynnöt ja muutsähköpostit. Kun kutsuttu ilmoittautuu henkilökohtaista linkkiä pitkin, hänen tilansa muuttuu eireagoineesta ilmoittautuneeksi, tai jos hän ilmoittaa esteestä, näkyy hän estyneenä. Näin voit kohdentaa muistutukset vain niille, jotka eivät ole vielä reagoineet. Luo kutsu (tai muu viesti) klikkaamalla tapahtumassasi Viestintä-osiosta Luo sähköposti. Valitse viestin lähettäjä, vastaanottajat jaaihe: 1. Lähettäjän nimi ja sähköpostiosoite (Muuttaaksesi lähettäjän tietoja tai viestin reply-toosoitetta, klikkaa Asetukset) 2. Valitse viestin vastaanottajat. Klikkaa kenttä auki ja valitse avautuvassa ikkunassa vastaanottajat joko suodatuksella (esim. kaikki ilmoittautuneet) tai yksitellen. 3. Anna viestin aihe. 4. Valitse viestille ulkoasu tunnuksellasi olevista ulkoasuista klikkaamalla valikosta. 5. Asetukset-kohdassa lisäät viestille sisäisen kuvauksen. Kuvaus näkyy vain sinulle Lyytissä, se ei lähde viestin mukana, esim. "ensimmäinen kutsu". 21

Viestin sisältö jalähettäminen 1. Personoi viestisi tapahtumaan (esim. aika) tai osallistujaan (esim. etunimi) liittyvillä tiedoilla. Personoinnit näet viestissä keltaisella. Lyyti tarjoaa viestiin automaattisesti personointina henkilökohtaisen ilmoittautumislinkin. Se löytyy myös Osallistujan tiedot -personointivalikosta. 2. Voit liittää viestiin liitteitä materiaalipankista 3. Kirjoita viesti. Voit halutessasi poistaa kaikki Lyytin ehdottamat valmistekstit. 4. Lähetä testilähetys itsellesi. Näin näet kutsun oikean kutsun tavoin 5. Ajasta viesti a) Jos vastaanottajina on yksittäisiä osallistujia, viesti lähtee heille valittuna aikana. b) Jos valitsit vastaanottajat suodatuksella, viesti lähtee niille osallistujille jotka vastaavat suodatuksen ehtoja viestin lähetyshetkellä. Voit siis tehdä kaiken viestinnän etukäteen! 6. Lähetä viesti heti. 22

8.3. Tekstiviestit Tekstiviestit ovat tehokas keino muistuttaa ilmoittautuneita ja vähentää tapahtuman no show'ta. Tekstiviesteillä tavoitat osallistujasi parhaiten myös tapahtuman aikana, jos sinun tulee informoida esimerkiksi muutoksista. Huom! Tekstiviestit eivät sisälly Lyytin kuukausimaksuun. Yhden viestin hinta on 0,10 per viesti (160 merkkiä) per vastaanottaja. Lyytistä lähetettävään tekstiviestiin mahtuu max. 5 viestiä. Viiden viestin pituisen tekstiviestin hinta olisi siis 0,50 per vastaanottaja. Luo tekstiviesti klikkaamalla tapahtumassasi Viestintä-osiosta Tekstiviestit > Luo tekstiviesti. Viestin tiedot ja vastaanottajat 1) Lähettäjän nimi tai numero: Lähettäjä voi olla nimi, esim. organisaatiosi, tai oikea puhelinnumero, johon viestin vastaanottaja voi myös vastata. Vastaus tulee lähettäjän numeroon tekstiviestinä, ei Lyytiin. 2) Sisäinen kuvaus: Muistiinpano viestin sisällöstä 3) Valitse viestin vastaanottajat. Sinulle aukeaa uusi näkymä, josta voit valita vastaanottajat suodattamalla tietyn ominaisuuden perusteella (esim. ilmoittautuneet) tai yksittäin Tekstiviestin sisältö ja lähetys Tapahtuman tietoja personoimalla viesteistäsi tulee helpommin kopioitavia tapahtumasta toiseen ja vältät inhimilliset virheet esim. tapahtuman ajan tai paikan kirjaamisessa. Osallistujan tietoja viestiin personoimalla saat viesteistäsi henkilökohtaisen tuntuisia. Osallistujan tiedoista löydät myös mm. peruutuslinkin ja mobiililipun. Lähetä viesti heti tai ajasta se tulevaan samalla tavoin kuin sähköpostit (ks. s. 21) 23

9) Osallistujien hallinta ja muokkaus Vasemmasta valikosta Osallistujat osiosta löydättapahtumasi osallistujat. Osallistujan tila kertoo, onko henkilö ilmoittautunut, estynyt vai vielä reagoimatta kutsuun. Tapahtuman aikana tai jälkeen voit merkitä Lyytiin paikalla olleet ja no showt. Muuta tilaa klikkaamalla Tila-ikonia henkilön kohdalla, tai valitse monta henkilöä ja muuta heidän tilansa kerralla (ks. ohje alla.) Osallistujalistan tarkastelu jaosallistujien lisääminen 1. Tarkastele eri tilassa olevia osallistujia. 2. Lisää osallistujia yksitellen tai excelillä tai toisesta tapahtumasta 3. Valitse osallistujalistassa näkyvät tiedot Sarakkeet - valikosta 4. Lisää suodatus: Rajaa listassa näkyvät osallistujat tietyn vastausvaihtoehdon tai hakukriteerin avulla, esim. vain ne, jotka vastanneet osallistuvansa yhteiskuljetukseen. 5. Hae osallistujia koko osallistujalistasta etu- ja sukunimen tai sähköpostin perusteella. Jos olet lisännyt suodatuksia, haku hakee vain suodatuksen tuloksista. Osallistujien valinta, muokkaus ja poistaminen 1. Valitse haluamasi osallistujat mahdollisia jatkotoimenpiteitä varten. Valittuasi vähintään yhden osallistujan, tulee sivulle näkyviin lisävalintapalkki (2) Voit nyt: Lähettää valituille henkilöille sähköpostintai tekstiviestin. Muokata valittujen osallistujien tietoja yhtaikaisesti (esim. tila tai jokinkysymys). Poistaa valitut osallistujat kokonaan tapahtumastasi. Huom! Älä poista esteestä ilmoittavaa, vaan merkitse hänet estyneeksi. 24

10) Raportointi Raportit-osiossa luot erilaisia listauksia osallistujistasi sekä aina ajantasaiset onlineraportit tiedonjakoa varten. 10.1. Osallistujaraportin luominen Aloita klikkaamalla oikeasta reunasta Luo osallistujaraportti 1. Valitse tiedot, jotka haluat raporttiin 2. Hyödynnä suodatusvaihtoehdot! Suodata raporttiin vain tietyllä tavalla vastanneet, esim. vain maanantain seminaariin osallistuvat. Suodatusperusteina toimivat monivalintakysymykset sekä osallistujatyypit. 3. Valitse osallistujat raportille tilan perusteella. Ota ajan-tasaiseen osallistujalistaan vain ilmoittautuneet. 4. Klikkaa lopuksi Luo raportti 5. Lista aukeaa uuteen ikkunaan. 25

10.2. Online-raportin luominen Online-raporteilla jaat osallistujatiedot ja erilaiset listaukset helposti tietoa tarvitseville. Onlineraportti päivittyy reaaliaikaisesti, joten riittää, että lähetät raporttilinkin kerran. Aloita luomalla raportti ja valitse listauksen kohdalta Luo online-raportti (ks. edellinen sivu) 1. Anna raportille nimi, nimi jää vain sinulle Lyytiin 2. Raportin vanhenemisen jälkeen online-linkki ei ole enää käytössä. Raportti säilyy silti yhä Lyytissä. 3. Kirjaa tarvittaessa tähän, mitä raportissa on. Kuvaus voi olla myös viesti henkilöille, jotka raporttia tarkastelevat. 4. Lopuksi klikkaa Luo raportti Luotuasi raportin saat osoitelinkin raportille. Linkin voit välittää eteenpäin vaikka sähköpostistasi. 26

10.2. Koontiraportin luominen Koontiraportti näyttää tapahtumasi yhteenvedon lukuina. Valitse Raportit-osiosta Koontiraportit ja uudelta sivulta Luo uusi raportti. 1. Anna raportille nimi 2. Valitse raporttiin tiedot: Osallistujien tilat Osallistujatyypit Monivalintakysymykset Määrälliset kysymykset 3. Paina lopuksi tallenna 1. Raportin nimeä klikkaamalla pääset tarkastelemaan ja muokkaamaan raporttia. 2. Tallentamisen jälkeen raportti löytyy Koontiraportit -sivulta automaattisesti myös online-versiona 3. Kynä-ikonista pääset muokkaamaan raporttia 27

Vinkkejä hyvään tapahtumaviestintään: 1) Kutsu / tiedottaminen Ensimmäinenkosketus tapahtumaan: sähköpostikutsu,mainos lehdessä,internetissä Tärkein tehtävä herättää mielenkiinto Kerrotaan asiat, jotka vaikuttavat osallistumispäätökseen Kutsusta siirrytäänilmoittautumaan Siirrytään nettiselaimeen = ilmoittautumislomake 2) Ilmoittautuminen Kuin verkkokaupan maksuvaihe: Tärkeää olla selkeää ja loogista sekä yhtenäistä tapahtuman kutsun kanssa (visuaalisuus, tekstimuodot) Järjestäjän näkökulmasta tärkein vaihe! à hallitaan tapahtumaa 3) Ilmoittautumisen kuittaus = Kiitossivu Vahvistetaan ilmoittautujalle, että ilmoittautuminen on vastaanotettu Kalenterimerkintä ja mahdollisuus ilmoittaa lisähenkilöitä 4) Vahvistusviesti sähköpostiin Jää ilmoittautuneen sähköpostiin, joten on hyvä paikka osallistujan kannalta tärkeiden tietojen kertomiseen. Näitä ovat esimerkiksi: miten tullaan paikalle, parkkipaikkaohjeet mitä otetaanmukaantai mitentulee valmistautua pukukoodi keneltä saa lisätietoja jne. 5) Muu viestintä Uusintakutsu niille, jotka eivät reagoineet ensimmäiseen kutsuun. Sähköposti- ja tekstiviestimuistutukset ilmoittautuneille ennentapahtumaa. Tiedotukset muutoksesta tapahtuman aikana tekstiviestillä 6) Kiittäminen / Jälkimarkkinointi Kiitosviesti paikalla olleille (linkit palautekyselyyn, kuvapankkiin jne.) Osallistuneiden kutsuminen seuraavaan tapahtumaan 28