For successful events. Minimanuaali Lyy#n käyjöön

Transkriptio

1 For successful events Minimanuaali Lyy#n käyjöön Lyy# Oy Linnankatu 13a A Turku S- pos#: asiakaspalvelu@lyy#.fi Asiakaspalvelu:

2 Sisältö Mikä on Lyy#- palvelu? Mitä on tapahtumahallinta? Mihin meillä käytetään Lyy#ä? Vies#ntä tapahtuman hallinnassa... 5 Uuden tapahtuman luominen 1) Tapahtuman perus#edot ) IlmoiJautumissivun laa#minen IlmoiJautumissivun kysymykset Erilaiset kysymystyypit Kysymyksen lisääminen ja muokkaus Ehtojen lisääminen Muuta huomioitavaa ilmoijautumissivusta. 11 3) Kiitossivu ) Vahvistus ) Jonotuslista 14 6) Esikatselu. 15 7) Kutsuminen / #edojaminen Avoimen ilmoijautumislinkin lisääminen omaan kutsukanavaan Henkilökohtainen kutsu Lyy#n kauja KutsuJavien tuominen Lyy#in.17 a) Lisää yksi.. 17 b) Lisää monta (Excel) (Kutsu)vies#n luominen Vies#en personoin# Teks#vies#t. 21 Raportoin# Uuden rapor#n luominen Online- rapor#n luominen Koon#rapor#t 23 Tapahtumanhallinta Lyy#llä osallistujan ja järjestäjän näkökulmasta

3 Mikä on Lyy#- palvelu? Lyy#- palvelu on sihteerien ja assisten`en kehijämä tapahtumahallintapalvelu, jolla otetaan vastaan ilmoijautumisia, hoidetaan tapahtuman vies#ntää ja raportoin#a Lyy#- palvelu on internet- pohjainen ohjelmisto, johon pääsee kirjautumaan missä ja milloin vain Palveleva kysymys#lanteissa autamme sinua: Puhelimitse ark Sähköpos#tse Chat- palveluna ne`sivujemme kauja Etätukena näemme ruudullamme sinun näytön Mitä on tapahtumahallinta? OSALLISTUJAT Kohdennettu viestintä ( , SMS, printti) Osallistujatiedon automatisoitu kerääminen Ilmoittautumissivu CRM Oleellisen #edon siirto- ja palautus. Integraa#oprojoje k#t erikseen JÄRJESTÄJÄ(T) TarviJavan #edon jako 24/7 RAPORTOINTI OHEISTOIMINNOT - Osoitetarrat - Nimikyl#t - Maksujenhallinta Partnerit, hotellit, catering, esimies.. 3

4 Mihin meillä käytetään Lyy#ä? Kun järjestät tapahtumia Miten hoidat nyt? Miten hoidat jatkossa? (käydään läpi koulutuksen lopuksi) Kutsu / #edojaminen Osallistujan #etojen kerääminen Osallistujalle vahvistuksen lähejäminen Muistutukset / #edojaminen muutoksista Rapor`en tuojaminen Muita tapahtumaan liijyviä tehtäviä (nimikyl#t, palautekyselyt jne.): 4

5 Vies#ntä tapahtumien hallinnassa 1) Kutsu / #edojaminen Ensimmäinen kosketus tapahtumaan Tärkein tehtävä heräjää mielenkiinto Kerrotaan asiat, jotka vaikujavat osallistumispäätökseen Kutsusta siirrytään ilmoijautumaan / sisältää ilmoijautumisohjeet 2) IlmoiJautuminen Siirrytään selaimeen = ohi kiitävät sivut Kuin verkkokaupan maksuvaihe: Tärkeää olla selkeää ja loogista sekä yhtenäistä tapahtuman kutsun kanssa (visuaalisuus, teks#muodot) - > vahvistaa yrityksen imagoa ja luo turvallisuuja Järjestäjän näkökulmasta tärkein vaihe! - > hallitaan tapahtumaa (osallistujan #edot vaikujavat tapahtumaan) 3) IlmoiJautumisen vahvistus = Kiitossivu Vahvistetaan ilmoijautujalle, ejä #edot ovat tulleet perille Kalenterimerkintä 4) Vahvistusvies# sähköpos#in Jää ilmoijautuneen sähköpos#in Tiedot, joita tarvitaan vasta ilmoijautumisen jälkeen 5) Muu vies#ntä Muistutukset Tiedotukset muutoksesta tapahtuman aikana esim. teks#vies#llä 6) KiiJäminen / Jälkimarkkinoin# Kiitosvies# (linkit palautekyselyyn, kuvapankkiin.. jne.) 5

6 Uuden tapahtuman luominen 1) Tapahtuman?edot Lähde liikkeelle luomalla uusi tapahtuma, riippumaja siitä, luotko kyselyä, lomakeja vai tapahtuman ilmoijautumissivua. Tapahtuman luomisessa sinua opastaa tapahtumavelho Aloita antamalla tapahtumalle kieli Täytä tapahtuman #edot Voit ajastaa ilmoijautumisen Jos osallistujalta kerätään maksusuorituksia, voit hoitaa ne Lyy#n kauja (Premium- lisessi) Tapahtuman voit tallentaa kun sinulla on: Nimi Aika (pvm riijää) Paikka (jos et #edä paikkaa, laita tarkentuu myöhemmin ) Lippu- ja osallistujatyypeillä voit rakentaa eri kohderyhmille omat ilmoijautumissivut. Oma opas apu.lyy#.fi (Premium- lisenssi). Huom! Ensimmäinen tallennus kerta tekee tapahtuman nimen perusteella ilmoi2autumissivun linkin ja tapahtuman koodin, joita et enää pääse muu2amaan. 6

7 2) IlmoiBautumissivun laa?minen IlmoiJautumissivun ulkoasuun voit ladata haluamasi kuvat ulkoasutyökalulla ja valitse pohja käyjöön (JPEG- kuva (leveys 750 px) Otsikko voi olla esim. tapahtuman nimi tai IlmoiJautuminen [tapahtuman nimi] Muotoile Otsikko 2 tai Otsikko 3 Alkuteks#en ensisijainen tehtävä ohjeistaa ilmoijautumista vrt. maksaminen verkkokaupassa 2.1. IlmoiJautumissivun kysymykset Luodessasi kysymystä ilmoijautumissivulle, vaikujaa kysymys IlmoiJautumissivuun (miten näkyy osallistujalle) Osallistujalle lähtevään vahvistusvies#in Raportoin#in Kysymystä laa?essa mie?, millaisessa muodossa haluat vastaukset / rapor?n. 7

8 Muokkaa kysymystä Poista kysymys Oletuksena ilmoijautumissivulla näkyvät nämä kysymykset. Voit lisätä ilmoijautumissivulle kysymyksiä tarpeen mukaan ja kaikkia kysymyksiä voit muokata (ks. 8) ja poistaa. Lisää ehto (s.11) Osallistumiskysymys tekee henkilön statuksen Lyy#in ja on myös kanava peruujaa. Sähköpos#- ja matkapuhelinnumero #etoihin ohjataan Lyy#stä lähetejävä vies#ntä Voit järjestää kysymykset raahaamalla 2.2. Erilaiset kysymystyypit Pääset luomaan erilaisia ken`ä ja kysymyksiä ja tekstejä ilmoijautumissivulle. Huomioteks#llä voit esim. ohjeistaa kysymyksien vastaamisessa tai kertoa lisä#etoa (esim. majoituksesta, menu- vaihtoehdoista tms.) Ei tule näkyviin raporjeihin eikä osallistujan vahvistusvies#in Varsinainen kysymys pysyy napakkana Voit lisätä ilmoijautumissivulle liitepankista liijeitä (esim. tarkempi ohjelma, hinnasta tms.) 8

9 Vakiokysymyksistä voit valita ilmoijautumissivulle näkyviin kysymyksiä, joita yleisimmin kysytään ilmoijautumisen yhteydessä Kysymystekstejä pääset muotoilemaan lisäjyäsi ne ilmoijautumissivulle Teks#vastauksissa merkkimäärää ei ole rajoiteju. Määrä / tuote / lippu kysymyksessä osallistuja antaa vastauksensa numeroina Erinomainen #lauslomakkeissa Voidaan määrijää kokonaiskapasitee` (esim. #laisuuteen mahtuu yhteensä 100 henkeä, kun ilmoijaa Päivämäärä kysymys lisää kalenterin ilmoijautumissivulle Osallistuja voi valita esim. tulo- tai lähtöpäivän Voit antaa myös valijavaksi päivämäärät #etyllä aikavälillä Puhelinnumero kysymyksellä ilmoijautumissivulle tulee puhelinnumerokenjä, jossa on mukana suuntanumerovalikko AnneJuun puhelinnumeroon ei voi lähejää Lyy#stä teks#viestejä 9

10 2.3. Kysymyksen lisääminen ja muokkaus Kun valitset kysymystyypin, kysymyksen muokkaus aukeaa uuteen ikkunaan. Voit valita, kenelle kysymys näytetään Voit valita, miten kysymys asetellaan ilmoijautumissivulle: Alla: Sivulla: TallenneJuasi kysymyksen, voit lisätä myös kapasiteejeja (valintakysymykset). Vapaana olevien paikkojen määrä voidaan näyjää ilmoijautumissivulla Lopuksi tallenna tehdyt muutokset. Jokaiselle vaihtoehdolle voidaan myöhemmin antaa omat kapasitee#t klikkaamalla viivaa. Kokonaiskapasitee` tarkoijaa kaikkien kysymyksen vaihtoehtojen yhteismäärää 10

11 2.4. Kysymyksen ehdon lisääminen Kun luot omia kysymyksiä, voit lisätä niille ehtoja. Toisin sanoen, luomasi kysymys näytetään esim. edeltävän kysymyksen vastauksen perusteella. 1. Luo kaikki kysymykset 2. Valitse kysymys, joka aukeaa myöhemmin ja klikkaa ehto - kuvakeja 3. Valitse valikosta kysymys (ja sen vaihtoehto), jonka valijuaan osallistujalle näytetään kysymys, jonka ehtoa lisäät. 4. Klikkaa lisää uusi ehto ja tallenna 2.5. Muuta huomioitavaa ilmoijautumissivusta IlmoiJautumissivulla vain käydään - > älä kerro tärkeitä asioita (ainoastaan) siellä Hyvä tapaa jakaa kysymykset: Kronologises# tapahtuman kulun mukaan TeemoiJain (majoijuminen, matkustaminen, ohjelma..) Huomaa kuitenkin, ejä vain itse luotujen kysymyksien järjestystä voi vaihtaa (ei vakiokysymyksiä) Mitä muuta kannajaa huomioida teidän käytössä? 11

12 3) Kiitossivu IlmoiJautuja pääjää ilmoijautumisen kiitossivuun Automaa`nen teks#: Kiitos #etosi on tallenneju onnistunees# - > teks# ei kerro, onko ilmoijautuminen tullut perille Voit lisätä mukaan kalenterilinkin (Outlook) Mikäli automaa`sen vahvistusvies#n lähetys on päällä, kerro, ejä ilmoijautuja saa vahvistusvies#n esim. näin: Saat hetken kulujua sähköpos#isi automaa`sen vahvistusvies#n. Vies? kieltäytyvälle = viimeinen sivu osallistumisensa peruujavalle / kutsusta kieltäytyvälle Hyödynnä markkinoin#paikkana: linkitä tulevan tapahtuman ilmoijautumissivulinkkiä, yhteistyökumppanin tarjoamia palveluita tms Muoka2ava Kiitossivu saatavilla Premium- lisenssissä 12

13 4) AutomaaKnen vahvistusvies? Automaa`nen vahvistusvies# lähtee osallistujalle sähköpos#in he# ilmoijautumisen vahvistamisen jälkeen Usein ilmoibautuja prinbaa vahvistusvies?n itselleen, joten sen huomioarvo on siis suuri Kerro vies#ssä osallistujalle tärkeitä #etoja, esim. mitä mukaan, kuljetuksista, ohjelmasta tms. Automaa`sen vahvistusvies#n otsikon oletus on tapahtuman nimi Hyväksi todeju: Vahvistus [Tapahtuman nimi + päivämäärä] Älä käytä kaksoispistejä otsikossa! Huom! sama otsikko on käytössä, mikäli kieltäytyneelle lähtee vahvistusvies# Voit lähejää myös teks#vies#vahvistuksen Avaa valikko näytejävistä #edoista klikkaamalla nuolesta Voit lisätä mukaan nimikyl#n, jonka osallistuja ojaa itse mukaan tapahtumaan (voi toimia esim. pääsylippuna) Oletuksena vahvistusvies# lähtee vain ilmoijautuneille, muja voit halutessasi lähejää peruujaneille / kutsusta kieltäytyneille oman vahvistusvies#n sähköpos#in. Muoka2ava vahvistus saatavilla Premium- lisenssissä. 13

14 5) Jonotuslista TarviJaessa voit ojaa jonotuslistan käyjöön tapahtumaasi. Jono#lanne = sija, jolle jonojaja päätyy Jonossa olevan aikaraja = kuinka kauan vapautunuja paikkaa pidetään ko. osallistujalle. Aika lähtee pyörimään he# ilmoituksen tultua sähköpos#in. Jonotuslista kerääntyy Lyy#in ja voit järjestää sitä tarvijaessa raahaamalla Vies# vapautuneesta paikasta: Tapahtuman järjestäjä 14

15 6) Esikatselu Linkki avoimeen ilmoijautumiseen Tes#- ilmoijautuminen näyjää aina ilmoijautumissivun, myös silloin jos oikealla ilmoijautumissivulla on esim. jonotuslista päällä. Voit luoda ilmoijautumissivullesi oman osoijeen esim. paperikutsuja varten. Mikäli osoite on varaju, Lyy# ilmoijaa siitä. 7) Kutsuminen /?edobaminen Tapahtumasi #edojamiseen / osallistujien kutsumiseen voit: 1. KäyBää omaa kutsukanavaa (sähköpos#, uu#skirje, asiakasleh# tms.) ja liijää siihen avoimen ilmoijautumislinkin Kohderyhmä on laaja / kutsua saa välijää eteenpäin IlmoiJautumislinkistä avautuu aina uusi tyhjä ilmoijautumislomake Sinulle listautuu ilmoijautuneet Lyy#in 2. KäyBää Lyy?ä kutsukanavana (lähejää vastaanojajalle henkilökohtaisen kutsun Lyy#n kauja) Kohderyhmä on tarkka ja jokaiselle halutaan lähejää henkilökohtainen kutsu KutsuJavat tuodaan Lyy#in Kutsuvies# luodaan Lyy#ssä ja siihen lisätään henkilökohtaisen ilmoijautumisen linkit Voit muistujaa kohdennetus# heitä, jotka eivät vielä ole vastanneet kutsuun 15

16 7.1. Avoimen ilmoibautumislinkin lisääminen omaan kutsukanavaan 1. Luo uusi tapahtuma ja sen ilmoijautumissivu (s.), kiitossivu (s.) ja vahvistusvies# (s.) 2. Luo kutsuvies# / #edote 3. Lisää avoin ilmoijautumislinkki. Voit kirjoijaa esim. teks#n: IlmoiJaudu tästä ja lisätä siihen Lyy#stä löytyvän avoimen ilmoijautumislinkin hyperlinkiksi Avoimen ilmoijautumislinkin löydät Lyy#ssä: 1) Tapahtuman yhteenveto sivulta klikkaamalla tapahtuman nimeä 3) IlmoiJautumislinkki sivulta (= sama sivu kuin tapahtumavelhon viimeinen sivu) Voit luoda ilmoijautumissivullesi oman osoijeen esim. paperikutsuja varten. Mikäli osoite on varaju, Lyy# ilmoijaa siitä. Kun lähetät kutsun/#edojeen avoimella ilmoijautumislinkillä, aukeaa ilmoijautujalle linkin kauja tyhjä ilmoijautumissivu. Lyy#ssä sinulle järjestäjänä näkyvät osallistujastatukset ovat ilmoijautuneet ja kieltäytyneet (mikäli osallistuja peruujaa ilmoijautumisensa). 16

17 7.2. Henkilökohtainen kutsu Lyy?n kauba Kun haluat käyjää Lyy#ä myös kutsukanavana, seuraavaksi: 1) Tuo kutsujavat (= Osallistujat, s. 14) 2) Luo kutsuvies# (Vies#ntä s. 15) Lyy#stä lähtevä kutsu on vastaanojajalle personoitu ja henkilökohtainen - > järjestäjänä voit seurata ilmoijautumis#lanneja ja muistujaa kohdennetus# heitä, jotka eivät vielä ole vastanneet KutsuBavien tuominen Lyy?in Osallistujat - valikossa voit tuoda osallistujia Lyy#in. Voit tuoda a) yksitellen (Lisää yksi) b) Excelistä (Lisää monta (Excel)) c) toisesta tapahtumasta (mahdollista vasta kun tapahtumia on useampia) a) lisää yksi Valitse lisää yksi ja syötä osallistujan #edot (vähintään sähköpos#osoite). Tiedot, jotka annat kutsujavasta, ovat hänelle ilmoijautumisvaiheessa esitäytejyinä. Tallenna lopuksi Tarkista, ejä status on ei reagoinut, jos lähetät kutsua ko. Henkilölle. Jos tuot ilmoijautuvaa, vaihda statukseksi Kyllä 17

18 b) Lisää monta (Excel) Voit tuoda?edot pikatuonnilla Kopioi Excel- #edostosta #edot ja liitä ne Lyy#in. Valitse pudotusvalikoista, mitä #etoa tuomasi sarakkeet vastaa. Huomaa: Pikatuon# ei poista tuplia Pikatuonnissa on tuotava myös nimi#edot (Etunimi, Sukunimi; voivat olla samassa solussa tai eri soluissa) tai voit tuoda enemmän?etoja Excelistä Anna tuotavien sarakkeiden lukumäärä Liitä Excelistä #edot ja valitse pudotusvalikosta, mitä #etoja sarakkeet ovat Käytä laajennejua Excel- tuon#a, mikäli tuot useista #edostoista; siellä voit poistaa tuplat (yhdistä #edostot ensin yhdeksi isoksi #edostoksi) Käytä laajennebu Excel- tuon?a myös silloin, kun tuot pelkät sähköpos?osoibeet 18

19 Vies#ntä 7.3. (Kutsu)vies?n luominen Luo sähköpos# näkymässä luot kutsuvies#t, muistutukset, täydennyspyynnöt, #edotukset ja mahdolliset kiitosvies#t Voit valita ulkoasupohjan ja halutessasi merkitä lähejäjäksi jonkun muun kuin itsesi, esimerkiksi jos lähetät vies#ä esimiehen nimissä. Alareunan valikosta voit valita, näytetäänkö tapahtuman perus#edot vies#ssä Voit kopioida kutsun teks#n esim. Word- #edostosta ja voit käyjää molempia vapaita teks#ken`ä Allekirjoituksen voit luoda Omat #edot - sivulla Jos lähetät kutsua, muista merkitä ras? kohtaan näytä ilmoibautumislinkit. Linkin voi myös personoida (lue lisää s. 21) Kiitosvies#stä/#edoJeesta jne. poista kaikki ruksit (jäljelle jää ylä- ja alakuvat sekä kirjoijamasi teks#) Esikatselusta näet vies#n asejelun. HUOM! Esikatselu EI tallenna vies#ä!

20 Esikatselussa voit joko valita vastaanojajat ja lähejää vies#n tai tallentaa vies#n myöhempää muokkausta varten. Linkit eivät näy vielä esikatselussa, vaan vasta valmiissa vies#ssä Vinkki: Lisää itsesi vastaanojajaksi kutsuvies#in, niin voit tarkistaa koko ilmoijautumisprosessin osallistujan näkökulmasta. Voit suodajaa vies#n vastaanojajat statuksen mukaan Valitsee kaikki näkyvissä olevat rivit Lähetä vies# he# tai lähetä ajastetus# Avaa vies#: luo kopio / lähetä edelleen Kaikki tallennetut ja/tai lähejämäsi vies#t tallentuvat Luodut vies#t sivulle Vies?en personoin? Jos haluat personoida sähköpos#n / teks#vies#n / vahvistusvies#n, käytetään silloin koodeja: Hei (vastaanojajan etunimi) - > Hei %RECEIVER_FIRSTNAME% Nimen näkyminen vies#ssä edellyjää, ejä olet tuonut Lyy#in vastaanojajan sähköpos#osoijeen lisäksi myös nimi#edon. Vastaavas# myös pelkän ilmoijautumislinkin (ilman muokkaa #etoja ja ilmoita esteestä linkkejä) voit tehdä sen seuraavas#: 1) Kirjoita esim. IlmoiJaudu tästä 2) Klikkaa hyperlinkki kuvakeja 20 3) Kirjoita linkiksi:

21 7.4. Teks?vies?t Teks#vies#n voit luoda Luo teks#vies# linkistä ja valita lopuksi vies#n vastaanojajat TAI Osallistujat sivulla valita esim. ilmoijautuneet ja siirtyä luomaan teks#vies#ä Vies#n maksimipituus on 160 merkkiä ja sille on luotava otsikko arkistoin#a varten Tiedotus! Yhteiskuljetuksen linja- auto on myöhässä 30 minuu`a. Uusi lähtöaika klo 9.30 rauta#easemalta. T. Lyy# ( ) Teks#vies#n lähejäjänumerona on oletuksena ja vies# on yhdensuuntainen. Teks#vies#n lähejäjä#edon voi vaihtaa Premium- lisenssissä. Tiedoksi voi laijaa numeron, johon voi vastata, jolloin vies#stä tulee kahdensuuntainen Myös teks#vies#n lähetyksen voi ajastaa Teks#vies#t laskutetaan erikseen 0,10 / kpl 21

22 Raportoin# 1.1. Uuden rapor#n luominen Aloita klikkaamalla Luo uusi rapor` linkkiä Valitse #edot, jotka haluat rapor`in Voit valita, miten rapor#n järjestät. Oletuksena on aakkostus sukunimen mukaan, muja voi valita esim. ilmoijautumisajankohdan mukaan, jolloin saat rapor#n ilmoijautumisjärjestyksessä. Hyödynnä suodatusvaihtoehdot! Suodata rapor` jo valmiiksi esim. #ejyyn luentoon osallistuvista. Suodatusperusteina toimivat omat kysymykset, joihin liijyy vaihtoehtoja. Valitse kohderyhmä, josta haluat luoda rapor#n: Rapor` aukeaa uuteen ikkunaan. Voit valita lisätoimintoja rapor`in liijyen. Voit: Tulostaa rapor#n Avata rapor#n Excelissä Luoda online- rapor#n (lue lisää s. 23) Luoda osoitetarrat Luoda nimikyl#t LäheJää rapor#n suoraan sähköpos#in Excel- #edostona Rapor#n #edot 22

23 1.2. Online- rapor#n luominen Luo rapor` (ks. edellinen sivu ja valitse Luo online- rapor` Anna rapor#lle nimi, nimi jää vain sinulle Lyy#in Voit halutessasi suojata rapor#n salasanalla Valmis rapor` löytyy myös online- rapor#t - sivulta Voit antaa rapor#lle oman vanhenemispäivän sekä määrijää näytetäänkö rapor#ssa tapahtuman perus#etoja Voit antaa rapor#lle haluamasi kuvauksen. Kuvaus voi olla myös esim. vies# henkilöille, joille jaat rapor#n. Rapor#n luomisen jälkeen saat linkin, jonka voit kopioida ja lähejää eteenpäin. Linkin voit myös tallentaa Suosikkeihin/Kirjanmerkkeihin ja näin seurata esim. ilmoijautumis#lanneja kirjautumaja Lyy#in Koon#rapor#t Koon#rapor` näyjää yhteenvedon lukuina tapahtumasi #edoista Anna rapor#lle nimi (näkyy vain sinulle järjestäjänä) ja valitse #edot, jotka haluat rapor`in. Tallentamisen jälkeen rapor` löytyy Koon#rapor#t- sivulta Rapor#n online- linkki 23

24 IlmoiJautujan näkökulma Järjestäjän näkökulma Lyy#ssä 1A) Oma kutsukanava (esim. uutiskirje, asiakaslehti, sähköposti jne.) 1B) Kutsu Lyytistä 4 Kutsuvies# luodaan Lyy#ssä vasta lopuksi. 2) Ilmoittautuminen Lähde liikkeelle tästä: 1 3) Vahvistaminen 4) Kiitossivu 2 5) Automaattinen vahvistusviesti 3 24