Käteiskassaohje Tämä ohje koskee kassapäätejärjestelmä- ja lipaskassamuotoisia kassoja sekä korttimaksupäätekassoja, jolle on myönnetty oikeus kassan hoitoon tulojen perimistä ja/tai menojen suorittamista varten. Käteiskassoista/oikeuksista pidetään luetteloa, josta käy ilmi käteiskassaoikeutta koskevat päätöstiedot, kassan sijainti, tulojen/menojen lajit, myönnetyn pohjakassan määrä, käteiskassanhoitaja/t/kassavastuuhenkilöt ja käteiskassaoikeuden voimassaoloaika. Luetteloa säilytetään taloustoimessa. Tämä ohje on osa Sastamalan kaupungin sisäisen valvonnan ohjeistusta. 1. Kassojen perustaminen Päätöksen kassan perustamisesta ja pohjakassan suuruudesta tekee hallintosäännön mukaisesti talousjohtaja itse tai ydinprosessin johtajan esityksestä. Kassan perustamista koskevassa esityksessä tulee olla perustelut käteiskassan/korttimaksupäätekassan tarpeellisuudesta, ehdotus pohjakassan suuruudesta sekä tieto kassavastuuhenkilöstä ja varavastuuhenkilöstä. Käteiskassaoikeutta koskevassa päätöksessä on määrättävä - ydinprosessi/osaprosessi ja sen toimintayksikkö, jolle oikeus myönnetään - perustamisaika ja oikeuden voimassaoloaika - kassan muoto (lipas/kassapääte/korttimaksupääte) - pohjakassan suuruus - oikeuden luonne: tulojen vastaanottaminen/ tulojen vastaanottaminen ja/tai menojen suorittaminen - käyttötarkoitus: vastaanotettavien käteistulojen tai käteiskassasta suoritettavien menojen luonne - käytettävät maksuvälineet - kirjanpidon rahatili(tasetili) Ennen kassan toiminnan käynnistämistä ydinprosessin on lisäksi määrättävä - kassanhoitaja(t) - kassavastuuhenkilö ja varavastuuhenkilö - pankkitilille tehtävistä tilityksistä vastaava henkilö - kassantarkastaja Tilityksistä vastuussa olevan henkilön ja kassavastuuhenkilön on, mikäli mahdollista, oltava eri henkilöt. 1
2. Kassanhoito/kassakirjanpito Käteiskassan perustamisen yhteydessä otetaan käyttöön kassan laajuus ja luonne huomioiden tarpeellinen kassakirjanpito, jonne kassatapahtumat (tulot ja pankkitilitykset) kirjataan tapahtumakohtaisesti. Mikäli käytössä on kassapäätejärjestelmä, tehdään kirjanpitomerkinnät päiväkohtaisesti. Kirjanpitomerkinnät on tehtävä selkein, pysyvin ja arkistokelpoisin merkinnöin. Vastaanotettaessa maksuja kassaan, on maksutapahtumasta laadittava maksupäivälle päivättävä ennakolta juoksevasti numeroitu tulotosite kaksin kappalein, joista toinen jää kassaan tulotositteeksi ja toinen annetaan maksajalle todisteeksi maksun suorittamisesta. Tulotositteesta on lisäksi käytävä ilmi luovutettu tuote/palvelu, tuotteen/palvelun yksikköhinta, määrä ja yhteissumma sekä myynnin ollessa arvonlisäverollinen, arvonlisäveroerittely. Käteiskassa ei saa käyttää kantamiaan tuloja menojen suorittamiseen, vaan ne maksetaan sähköisen ostolaskujen käsittelyjärjestelmän kautta (WorkFlow). Kassavarojen ja kassakirjanpidon täsmäytys tehdään päiväkohtaisesti. Mikäli todetaan kassaeroa, tulee erosta laatia selvitys, joka hyväksytetään ydinprosessin johtajalla tai hänen valtuuttamallaan. Mikäli eroa ei voida selvityksin oikaista, kirjataan hyväksytyllä selvityksellä todennettu ero muihin toimintakuluihin. Kassan saldosta 31.12. toimitetaan päivätty kassavastuuhenkilön allekirjoittama saldotodistus kirjanpitoon tilinpäätöstä varten. Saldotodistuksessa ilmoitetaan 31.12. kassassa olleet rahavarat. Saldotodistuksesta on lisäksi käytävä ilmi käteiskassan sijainti ja kirjanpidon tasetilinumero. Kassavarojen hoidosta ja tilinpidosta syntyvät asiakirjat säilytetään arkistointiohjeiden mukaisesti seuraavasti: Kassakirjat tai vastaavat sekä kirjanpidon tositteiksi liitettävä aineisto10 v tilikauden päättymisestä. Kassanauhat ja kontrollinauhat sekä kuittivihkojen kannat tai vastaavat säilytetään sisäistä valvontaa ja seurantaa varten 2 v tilikauden päättymisestä. 3. Maksuvälineet Pääsääntöisesti maksuvälineenä käytetään käteistä rahaa. Mikäli kassan luonne/laajuus edellyttää voidaan maksuvälineenä käyttää pankki-/luottokorttia. Tällöin on tehtävä Nets Oy:n kanssa toimipistesopimus, joka mahdollistaa maksupäätelaitteen käytön. Kaupungilla on Nets Oy:n kanssa kauppiassopimus, johon toimipistesopimukset kytketään. Käytettävistä maksuvälineistä sovitaan kassan perustamisen yhteydessä. 4. Pankkitilitykset Kassaan kertyneet varat tilitetään pankkiin Sastamalan kaupungin/liikelaitoksen pankkitilille kertyvien varojen määrä huomioiden riittävän usein, jotta kassassa säilytettävien rahavarojen määrä ei kasva tarpeettoman suureksi. 2
Tilitystiheyteen vaikuttaa kertyvien varojen määrän lisäksi mm. tulojen arvonlisäverollisuus, mikäli kassatapahtumien pääkirjanpitokirjapitokirjaukset tehdään tilitysten yhteydessä. Arvonlisäverot tulee tilittää kuukausittain, mikä edellyttää pääsääntöisesti arvonlisäverollisten kassatulojen kirjaamista pääkirjanpitoon vastaavalla tavalla. Vuoden lopussa tulee rahavarat tilittää mahdollisuuksien mukaan riittävän ajoissa pankkiin siten, että ne kirjautuvat kaupungin pankkitilille vielä saman vuoden puolella. Rahoja pankkiin tilitettäessä tulee kassaan jättää aina vahvistetun pohjakassan mukainen määrä kassan lopettamistilannetta lukuun ottamatta. Kassatilityksien tekemisestä on tämän ohjeen liitteenä erilliset pankin laatimat asiakasohjeet, joita tulee noudattaa. Ohjeesta löytyvät tiedot mm. tilitystyypin valinnasta, tilitysten selvittelyistä aiheutuvista kuluista, tilitysten tekemiseen tarvittavista tarvikkeista (turvapussit, rahaerittelylomakkeet ja pankkikorttitositteet), rahojen kirjautumisaikataulusta pankkitilille ja vaihtorahapalvelusta. Huomioitava on, että pankit eivät (joitakin poikkeuksia lukuun ottamatta) ota kassatilityksiä vastaan pankin tiskille. Em. ohjeiden lisäksi tulee huomioida, että tilitystositteessa (malli ohessa) tulee näkyä aika, jolta tilitys tehdään, tilitettävä summa sekä pääkirjanpidon rahatili(tasetili), jolla rahavaroja kirjanpidossa seurataan. Tilitystositteesta tulee lähettää kopio yhdessä kassatositteiden kanssa kirjanpitäjälle kirjanpitoon kirjattavaksi. Sastamalan kaupunki on solminut Vammalan Seudun Osuuspankin kanssa rahahuoltosopimuksen. Lisäksi kustakin rahatilityksiä tekevästä toimipaikasta täytetään rahahuoltosopimukseen liitettävät toimipaikan tiedot. 5. Kassan säilytys Käteiskassan rahavarat on säilytettävä lukollisessa kassalippaassa varmassa säilytyspaikassa erillään muista varoista. Kassalippaat/-tositteet on mahdollisuuksien mukaan säilytettävä yön yli kassakaapissa. 6. Kassavastuuhenkilö - tehtävät Kassavastuuhenkilö - vastaa kassavarojen asianmukaisesta hoidosta ja säilytyksestä - vastaa kirjanpidon hoidosta sekä rahatilitysten teosta - valmistelee pankin kanssa rahahuoltosopimukseen liitettävän toimipaikan tietoja koskevan lomakkeen - kuittaa ja vastaa rahatilityksiä varten tarvittavasta Nouto. -säilön avaimesta - laatii selvityksen kassaerosta - on läsnä kassantarkastuksissa ja allekirjoittaa tarkastusraportin yhdessä tarkastuksen suorittajan kanssa - toimittaa kirjanpitoon allekirjoitetun saldotodistuksen kassavaroista 31.12. tilanteesta tilinpäätöstä varten 3
7. Käteiskassatoiminnan valvonta Ydinprosessien johtajien tulee järjestää oman prosessinsa käteiskassatoiminnot siten, että riittävä sisäinen valvonta toteutuu. Sisäinen valvonta toteutetaan toimintaohjeilla, valtuuksien ja vastuun jaolla sekä mahdollisuuksien mukaan tehtävien jaolla ja vaihdolla. Toimintoketjut on järjestettävä siten, että ei synny vaarallisia työyhdistelmiä ja että varkausja kavaltamismahdollisuudet ehkäistään ennalta. Ydinprosessien johtajat valvovat, että toimintaohjeet hyödykkeiden myynnistä käteisellä, käteiskassan hoitamisesta sekä kirjanpidosta ja tilityksistä on annettu. Ydinprosessin johtaja tai hänen määräämänsä henkilö vastaa kassantarkastuksesta oman prosessinsa käteiskassojen kohdalla. Kassantarkastus tehdään tarpeellisin väliajoin, mutta kuitenkin vähintään kerran vuodessa, satunnaisina päivinä tarkastuspäivää ennakolta ilmoittamatta. Kassantarkastus suoritetaan kuitenkin aina kassavastuuhenkilön vaihtuessa tai kassan lopettamisen yhteydessä. Kassantarkastuksessa tulee olla kassantarkastajan lisäksi paikalla vähintään kassavastuuhenkilö. Kassantarkastaja laatii tehdystä kassantarkastuksesta kassantarkastusraportin (lomake liitteenä), joka toimitetaan ydinprosessin johtajalle sekä tiedoksi talousjohtajalle. Kassantarkastusraportissa todetaan mm. seuraavat perustiedot: kassantarkastuksen paikka ja aika, kassan muoto ja sijaintiyksikkö, pohjakassan suuruus ja kassavastuuhenkilö. Tarkastuksen suorittamisesta ilmoitetaan kassantarkastajan nimi, kassantarkastuksessa läsnä olleet, miten kassantarkastus on toteutettu, kassan saldo ja tarkastuslausunto, jossa kiinnitetään huomiota mm. - Kassavarojen säilytyksen asianmukaisuuteen - Kirjanpidon hoidon asianmukaisuuteen - Tositteiden numeroinnin aukottomuuteen - Rahavarojen ja kassakirjanpidon vastaavuuteen - Kassassa säilytettävien rahavarojen määrään - Muihin mahdollisiin havaintoihin Kassantarkastusraportin allekirjoittavat tarkastuksen suorittaja ja muut tarkastuksessa läsnä olleet. 8. Kassan lopettaminen/ muutokset kassanhoidossa Kassan lopettamisesta päättää hallintosäännön mukaan talousjohtaja itse tai ydinprosessin johtajan esityksestä. Kassan lopettamisen yhteydessä suoritetaan kassantarkastus, josta laadittava raportti liitetään lopettamispäätökseen. Mikäli kassan perustamispäätöksessä määritellyissä seikoissa tapahtuu muutoksia, on niistä ilmoitettava talousjohtajalle. 4
KASSANTARKASTUSRAPORTTI TARKASTUSPAIKKA: KASSAN SIJAINTI: AIKA: KASSAN MUOTO Kassapääte Lipaskassa Muu, mikä POHJAKASSA EUR: KASSAVASTUUHENKILÖ: KASSANTARKASTAJA: TARKASTUKSESSA LÄSNÄ OLLEET: TARKASTUKSEN TOTEUTTAMISTAPA: KASSAN SALDO EUR: TARKASTUSLAUSUNTO: ALLKEKIRJOITUKSET: 5