SUOMUSSALMEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2019 1 Tarkastuslautakunta 2017-2020 24.01.2019 _ AIKA 13:00-15:07 PAIKKA Kunnanhallituksen huone KÄSITELLYT ASIAT Otsikko Sivu 1 Laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 2 Pöytäkirjan tarkastustapa 4 3 Tilintarkastajan raportti 5 4 Kunnanjohtajan ajankohtaiskatsaus 6 5 Työllisyyden ajankohtaiskatsaus 7 6 Tilintarkastusyhteisö 8 7 Ilmoitusasiat 11 8 Muut kokouksessa esille tulevat asiat 12
SUOMUSSALMEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2019 2 OSALLISTUJAT Nimi Klo Tehtävä Lisätiedot LÄSNÄ Jokelainen-Keränen Eila 13:00-15:07 puheenjohtaja Matero Taina 13:00-15:07 varapuheenjohtaja Koivumäki Markku 13:00-15:07 jäsen Pihlajamaa Sami 13:00-15:07 jäsen Tolonen Martti 13:00-15:07 jäsen MUUT OSALLISTUJAT Kinnunen Heli 13:00-15:07 pöytäkirjanpitäjä Heikkinen Erno 13:15-13:50 kunnanjohtajat Väätäinen Eija 13:55-14:52 hallintojohtaja Mikkonen-Brännkärr Tiina 13:00-13:15 tilintarkastaja ALLEKIRJOITUKSET Eila Jokelainen-Keränen Puheenjohtaja Heli Kinnunen Pöytäkirjanpitäjä KÄSITELLYT ASIAT 1-8 PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Suomussalmi / 20 Suomussalmi / 20 Taina Matero Sami Pihlajamaa PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVILLÄ Sähköisesti yleisessä tietoverkossa 1.3.2019 Heli Kinnunen, ICT-sihteeri
SUOMUSSALMEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2019 3 Tarkastuslautakunta 2017-2020 1 24.01.2019 Laillisuus ja päätösvaltaisuus TARK5 1 Muu toimielin kuin valtuusto on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Läsnä oleviksi katsotaan myös toimielimen jäsenet, jotka osallistuvat kokoukseen sähköisesti (Kuntalaki 103 ). Avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnä olevat sekä kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden (Hallintosääntö 136 ). Kokouskutsu/esityslista toimitetaan, mikäli mahdollista, vähintään viisi kalenteripäivää ennen kokousta (Hallintosääntö 128 ). Kokous todetaan laillisesti koollekutsutuksi sekä päätösvaltaiseksi. Ehdotus hyväksyttiin.
SUOMUSSALMEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2019 4 Tarkastuslautakunta 2017-2020 2 24.01.2019 Pöytäkirjan tarkastustapa TARK5 2 Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla (Hallintosääntö 148 ). Tarkastuslautakunta valitsee keskuudestaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Pöytäkirja tarkastetaan ja allekirjoitetaan seuraavassa pidettävässä kokouksessa. Pöytäkirja voidaan tarkastaa myös sähköisesti. Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Taina Matero ja Sami Pihlajamaa.
SUOMUSSALMEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2019 5 Tarkastuslautakunta 2017-2020 3 24.01.2019 Tilintarkastajan raportti TARK5 3 Tilintarkastaja Tiina Mikkonen-Brännkärrin suullinen väliraportti suoritetusta tarkastustyöstä. Merkitään tiedoksi. Ehdotus hyväksyttiin. Tilintarkastaja Tiina Mikkonen-Brännkärr oli etäyhteydellä tämän asian käsittelyn ajan ja poistui kokouksesta klo 13:15.
SUOMUSSALMEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2019 6 Tarkastuslautakunta 2017-2020 4 24.01.2019 Kunnanjohtajan ajankohtaiskatsaus TARK5 4 Kunnanjohtaja Erno Heikkinen on kutsuttu kokoukseen kertomaan kunnan ajankohtaisista asioista. Merkitään tiedoksi. Ehdotus hyväksyttiin.
SUOMUSSALMEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2019 7 Tarkastuslautakunta 2017-2020 5 24.01.2019 Työllisyyden ajankohtaiskatsaus TARK5 5 Hallintojohtaja Eija Väätäinen on kutsuttu kertomaan kunnan työllisyyden hoitoon liittyvistä asioista. Merkitään tiedoksi. Ehdotus hyväksyttiin. Hallintojohtaja kertoi myös pakolaisten vastaanottoon ja kotouttamiseen liittyvistä asioista.
SUOMUSSALMEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2019 8 Tarkastuslautakunta 2017-2020 56 27.09.2018 Tarkastuslautakunta 2017-2020 71 15.11.2018 Tarkastuslautakunta 2017-2020 6 24.01.2019 Tilintarkastusyhteisö TARK5 56 Hallintopalvelut on pyytänyt BDO Audiator Oy:ltä hintatarjouksen kunnan ja kuntakonserniin kuuluvien tytäryhtiöiden hallinnon sekä talouden tarkastuspalvelujen tuottamisesta vuosille 2019-2020 tällä hetkellä voimassa olevan sopimuksen ehdoin. Oheismateriaalina nykyinen sopimus ja uusi tarjous. Tarkastuslautakunta käsittelee BDO Audiator Oy:ltä saadun hintatarjouksen ja tekee päätöksen siitä, hankitaanko tarkastuspalvelut suorahankintana BDO Audiator Oy:ltä vai kilpailutetaanko ne. Tarkastuslautakunta päätti, että tilintarkastuspalvelut kilpailutetaan ja antaa kilpailutuksen hallintopalvelujen tehtäväksi. TARK5 71 Hallintopalvelujen tekemän tilintarkastusyhteisön valintaa koskevan tarjouspyynnön käsittely. Oheismateriaalina tarjouspyyntö. Tarkastuslautakunta hyväksyy hallintopalvelujen tekemän tarjouspyynnön ja puheenjohtaja allekirjoittaa sen. Hallintopalvelut tarkentaa tarjouspyyntöä ja lähettää sen luettavaksi kaikille tarkastuslautakunnan jäsenille. Puheenjohtaja allekirjoittaa tarjouspyynnön. TARK5 6 Tilintarkastuspalveluiden hankinta vuosille 2019 2020 Kuntalain 122 :n mukaan valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön. Kunnan tytäryhteisön
SUOMUSSALMEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2019 9 Tarkastuslautakunta 2017-2020 56 27.09.2018 Tarkastuslautakunta 2017-2020 71 15.11.2018 Tarkastuslautakunta 2017-2020 6 24.01.2019 tilintarkastajaksi on valittavan kunnan tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä. Tilintarkastusyhteisö voidaan valita kerrallaan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Kuntalain 121 :n mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat. Voimassa oleva sopimus tilintarkastuspalveluista jatkuu siihen asti, kunnes vuoden 2018 tilintarkastus on loppuun suoritettu ja tilinpäätös hyväksytty. Tarjouspyyntö Suomussalmen kunnan ja kunnan tytäryhtiöiden hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista vuosille 2019 2020 lähetettiin kahdelle toimijalle (BDO Audiator Oy ja KPMG Oy Ab) sekä julkaistiin kunnan internet-sivuilla 5.12.2018 ja Kaleva-lehdessä 8.12.2018. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon alittava hankinta. Määräaikaan 31.12.2018 mennessä tarjouksen lähettivät BDO Audiator Oy ja KPMG Oy Ab. Molemmat tarjoajat täyttivät tarjoajille asetetut vaatimukset ja tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaiset. Tarjousten vertailu on suoritettu tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti siten, että kokonaistaloudellisen edullisuuden arvioinnissa hinnan painoarvo on ollut 65 % ja laadun painoarvo 35 %. Tarjousten vertailussa KPMG Oy Ab sai 100 pistettä ja BDO Audiator Oy 80,95 pistettä. Saadut tarjoukset hintalomakkeineen ovat nähtävillä kokouksessa. Tarkastuslautakunta päättää esittää kunnanvaltuustolle, että tarjouskilpailun perusteella tilivuosille 2019 2020 Suomussalmen kunnan ja kunnan tytäryhtiöiden tilintarkastusyhteisöksi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt KPMG Oy Ab. Ehdotus hyväksyttiin.
SUOMUSSALMEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2019 10 Tarkastuslautakunta 2017-2020 56 27.09.2018 Tarkastuslautakunta 2017-2020 71 15.11.2018 Tarkastuslautakunta 2017-2020 6 24.01.2019
SUOMUSSALMEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2019 11 Tarkastuslautakunta 2017-2020 7 24.01.2019 Ilmoitusasiat TARK5 7 Tarkastuslautakunnalle saatetaan tiedoksi seuraavat ilmoitusasiat ja saapuneet kirjeet: 1. Tarkastuslautakuntien koulutuspäivät järjestetään Kajaanissa 21.3.2019. 2. Tarkastuslautakunnan jäsenen asema ja velvollisuudet -etäkoulutus 14.2.2019. Merkitään tiedoksi. Tarkastuslautakunta päätti, että tarkastuslautakuntien koulutuspäiville Kajaaniin osallistuvat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja sihteeri.
SUOMUSSALMEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2019 12 Tarkastuslautakunta 2017-2020 8 24.01.2019 Muut kokouksessa esille tulevat asiat TARK5 8 Kokouksessa tuli esille: Seuraavassa kokouksessa käydään tutustumiskäynnillä Siikarannan lämpölaitoksella. Seuraava kokous 28.2.2019 tai 21.2.2019, kokousajankohta ilmoitetaan myöhemmin. Puheenjohtaja esitteli tarkastuslautakunnan kevätkauden 2019 ohjelman.
SUOMUSSALMEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2019 13 OIKAISUVAATIMUSOHJEET MUUTOKSENHAKUKIELLOT Seuraavista päätöksistä ei saa tehdä kuntalain 136 :n mukaan oi kai su vaa ti musta eikä kunnallisvalitusta, koska päätös koskee vain valmistelua ja täytäntöönpanoa: Pykälät: 1,2,3,4,5,6,7,8