JOHDA KLUBIASI Rahastonhoitaja Painos 2016-19 220-FI (515)
Disclaimer Statement The translation of this manual from English into Finnish has been completed by the translation committee appointed by the Finnish District Governors. Please note that Rotary International has not reviewed the translation and is not responsible for its accuracy or content. Vastuuvapautuslauseke Tämän oppaan englanninkielisen tekstin on suomentanut Suomen Rotary ry:n käännöstoimikunta. Rotary International ei ole tarkastanut käännöstä eikä vastaa sen täsmällisyydestä eikä sisällöstä.
JOHDANTO Tämä on vuoden 2015 painos oppaasta Johda klubiasi: Rahastonhoitaja ja se on tarkoitettu vuosien 2016 17, 2017 18, ja 2018 19 rahastonhoitajille. Tämän julkaisun tiedot perustuvat Rotaryn hallintodokumentteihin. Asianomaisista dokumenteista saat tarvittaessa tarkempaa tietoa. Noihin asiakirjoihin tehtävät muutokset kumoavat tässä julkaisussa esitetyt ohjeet. Tästä oppaasta saat lisää tietoa tehtävästäsi ennen kuin otat osaa piirin koulutusseminaariin. Kysyttävää? Jos sinulla on kysyttävää tehtävästäsi, ota yhteyttä toisiin johtohenkilöihin kuten apulaiskuvernööriin edellisiin klubin rahastonhoitajiin tai piirin talouskomiteaan. Omat CDStukihenkilösi ja talousneuvojasi antavat myös pyydettäessä apuaan. Meiltä saa tukea yhdeksällä kielellä online sekä Rotaryn pääkonttorin henkilökunnalta USA:ssa ja kansainvälisissä aluetoimistoissa. Tätä opasta ja kaikkea Rotaryn koulutusmateriaalia koskevat kysymykset voi lähettää osoitteeseen learn@rotary.org.
SISÄLLYSLUETTELO ROOLISI KLUBIN RAHASTONHOITAJANA 1 MY ROTARY 1 2 KLUBIN TALOUDENHOITO 3 Valmistaudu tehtävääsi... 3 Tuleva ja lähtevä rahaliikenne... 4 Jäsenmaksut, muut maksut ja klubilasku... 4 Raportointi taloustilanteesta... 6 Säätiöavustukset ja -apurahat... 6 Seuraavan vuoden talousarvion laatiminen... 8 Seuraajan perehdyttäminen... 8 3 TALOUSKÄYTÄNTEET 9 Riskienhallinta... 9 Taloudenhoidon valvonta...10 4 TIETOLÄHTEET JA RESURSSIT 11 LIITTEET 1. Miten luon oman My Rotary -tilini...13 2. Keskustelunaiheita piirin koulutusseminaariin...16 3. Talousarviomalli...17 4. Näin maksat klubilaskusi...20 5. Esimerkki hallitukselle tehtävästä raportista...23
ROOLISI KLUBIN RAHASTON- HOITAJANA Klubin rahastonhoitajana pidät klubin talouden terveellä pohjalla hyvällä varainhoidolla. Löydät yksityiskohtaista tietoa oppaasta Johda klubiasi: Rahastonhoitaja. TEHTÄVÄT Osallistu piirin koulutusseminaariin sekä piirikonferenssiin. Pidä tarkkaa kirjaa klubin rahavaroista. Kerää jäsenmaksut ja maksa niillä kaikki maksut. Säilytä kirjanpito paikallisten lakien mukaisesti. Hoida klubin ja projektien raha-asiat kuten laskujen ja muiden kulujen maksut ja maksa apurahoina ja stipendeinä saadut varat kohteisiinsa. Tee yhteistyötä Rotarysäätiön kanssa lahjoitus- ja apuraha-asioissa. Varmista se, että klubi toimii budjetin puitteissa. Valmistele seuraavan vuoden budjetti. Raportoi klubin hallitukselle kuukausittain. Kerro säännöllisesti talouden nykytilasta klubin ja sen hallituksen kokouksissa. Laadi seuraavan vuoden budjetti ja hyväksytä se rotaryvuoden viimeisen neljänneksen aikana. Luovuta kaikki tilikirjat tulevalle rahastonhoitajalle ja perehdytä häntä tehtävään. Valmistele ja esitä yksityiskohtainen tilinpäätös rotaryvuoden lopussa. Tarkistuta vuoden lopussa klubin taloudenpito hyväksytyllä toiminnantarkastajalla, joka ei ole millään tavalla sidoksissa klubiin. Maksa klubin verot, jos paikallinen lainsäädäntö niin vaatii.
MITÄ ODOTATTE? OLKAA ELÄVÄINEN KLUBI Opas Eläväisen klubin eväät sisältää: Alueellasi toimivan klubin menestystarinan Ideoita, joita klubisi voi hyödyntää Tietolähteitä klubillesi My Rotaryssa shop.rotary.org d
LUKU 1 MY ROTARY My Rotaryn avulla osoitteessa Rotary.org pystyt hoitamaan klubin asioita nopeasti ja tehokkaasti ja samalla varmistat, että Rotarylla on tarkat tiedot klubistasi. Jos sinulla ei ole tunnuksia sinne, niin liitteessä 1 löytyy ohjeet niiden tekemiseen. Jotta voisit käyttää sivustoa rahastonhoitajan ominaisuudessa, sinun pitää olla nimettynä rahastonhoitajaksi Rotaryn listalla. Klubin presidentti tai sihteeri voi SR:n jäsentietojärjestelmässä merkitä sinut klubisi rahastonhoitajaksi. Sitten kun nimesi on listalla, pystyt käyttämään tarvitsemiasi ohjelmia tehtäväsi hoidossa kirjautumalla My Rotary -sivustolle ja menemällä Manage-otsikon kautta Klubin hallinto -sivulle (Club Administration). Rahastonhoitajana voit My Rotary -sivuston avulla: päivittää tilisi henkilötietoja nähdä Rotary Club Central -sivustolta klubin tavoitteet ja miten niiden saavuttamisessa on edistytty tuottaa klubivirkailijoiden raportteja päivittää klubitietoja (Suomessa tämä tehdään aina SR:n jäsentietojärjestelmässä) katsella klubin päivittäisiä tasetietoja tarkastella säätiölahjoitus- ja palkitsemisraportteja kuten esim. klubin SHAREja PolioPlus-lahjoituksia etsiä matrikkelitietoja linkistä Official Directory. MY ROTARY 1
STREGIASUUNNITELMA JÄRJESTÖN ARVOT KÄYTÄNNÖN TOIMINNASSA Toveruuden avulla luomme elinikäisiä ystävyyssuhteita, jotka lisäävät maailmanlaajuista yhteisymmärrystä. Rehellisyys painottaa sitoutumistamme ja pitää yllä korkeita eettisiä arvojamme. Moninaisuutemme avulla pystymme yhdistämään eri näkökantoja ja lähestymään ongelmia eri näkökulmista. Me otamme käyttöön ammatillisen osaamisemme, palvelumme ja johtajuutemme ratkoaksemme joitain maailman pahimmista ongelmista. STRATEGISET PÄÄMÄÄRÄMME Tukea ja vahvistaa klubeja Lisätä klubien innovatiivisuutta ja joustavuutta Rohkaista klubeja osallistumaan erilaisiin palveluaktiviteetteihin Edistää jäsenistön moninaisuutta Parantaa jäsenten hankintaa ja sitouttamista Kehittää johtajia Perustaa uusia klubeja Edistää strategiasuunnittelua klubeissa ja piireissä Keskittää ja vahvistaa humanitaarista palvelua Hävittää polio Lisätä kestävää kehitystä tukevaa palvelua, joka kohdistuu nuorisoa ja nuoria johtajia koskeviin ohjelmiin Rotaryn kuudella keskittämisalueella Edistää yhteistyötä muiden organisaatioiden kanssa ja yhteydenpitoa niihin Saada aikaan merkittäviä paikallisia ja maailmanlaajuisia projekteja Parantaa julkisuuskuvaa ja tunnettuutta Yhtenäistää imago ja bränditunnettuus Kertoa palvelutoiminnasta Edistää ydinarvojen tunnettuutta Painottaa ammatillista palvelua Innostaa klubeja mainostamaan verkostoitumistilaisuuksiaan ja tärkeitä projektejaan LIITY VAIKUTTAJIIN VAIHDA AJATUKSIA RYHDY TOIMEEN www.rotary.org/strategicplan 2
LUKU 2 KLUBIN TALOUDENHOITO Rahastonhoitajana sinun täytyy hoitaa klubin rahavaroja hyvän kirjanpitokäytännön mukaan. Kaikkien klubien rahastonhoitajilla on samat tehtävät ja ne ovat: klubin, projektien ja apurahojen varainhoito jäsenmaksujen ja muiden maksujen kerääminen klubin taloustilanteesta tiedottaminen rotarysäätiölahjoitusten valvonta klubin budjetin laadinta ja seuraaminen tulevan rahastonhoitajan perehdyttäminen vuosiraportin laatiminen. VALMISTAUDU TEHTÄVÄÄSI Aloita valmistautuminen hyvissä ajoin ennen tehtävän vastaanottamista. Käy läpi liitteessä 2 olevat keskustelunaiheet ennen kuin osallistut piirin koulutusseminaariin. Tee yhteistyötä klubisi hallituksen, klubin jäsenten ja piirin talouskomitean kanssa, jotta saat käsityksen tehtävääsi liittyvistä odotuksista. Pidä palaveri edeltäjäsi kanssa, niin sinulle selviää: miten klubin pankkitilit on järjestetty ja mitä allekirjoituksia vaaditaan maksuihin miten klubin jäsenet maksavat jäsenmaksunsa onko klubilla mitään velkoja miten varoja kohdennetaan eri klubikomiteoille mitenkä kirjanpitoa hoidetaan minkälaisia taloutta koskevia dokumentteja laaditaan mitä dokumentteja tulee laatia klubin hallitukselle, piirille, Rotary Internationalille ja paikallisviranomaisille (esim. verotusta ja sääntömuutoksia varten) minkälainen tulevan vuoden budjetti on ja mitkä sen perusteet ovat. KLUBIN TALOUDENHOITO 3
Vaatimukset talousdokumenttien säilyttämiselle vaihtelevat maasta toiseen. Varmistu paikallisesta lainsäädännöstä. Sinulla ja klubin sihteerillä on useita yhteisiä tehtäviä. Päättäkää miten te ne hoidatte. Saat lisätietoa tehtävästäsi piirin koulutusseminaarissa. Siellä sinulla on oivallinen tilaisuus vaihtaa ajatuksia toisten klubien rahastonhoitajien kanssa ja tavata apulaiskuvernöörisi ja piirin talouskomitean jäseniä. TULEVA JA LÄHTEVÄ RAHALIIKENNE Sinun tärkein päivittäinen tehtäväsi on hoidella ja seurata tulevia ja lähteviä maksuja ja seurata edellisenä rotaryvuonna tehdyn budjetin toteutumista. Merkitse heti ja tarkasti ylös kaikki keräämäsi maksut ja maksetut suoritukset. Anna jäsenille kuitti maksetuista jäsenmaksuista ja annetuista lahjoituksesta ja kirjaa ylös kaikki rahaliikenne, ostot mukaan lukien. Jos budjetin ylitys näyttää olevan edessä, hanki klubin hallituksen hyväksyntä ennen kuin maksat mitään. Erota toisistaan klubin hyväntekeväisyys- ja toimintavarat, jotta varmistat, että varainkeruutapahtumien tuotto käytetään hyväntekeväisyysaktiviteetteihin. Jos jonkun varainkeruutapahtuman tuotolla on tarkoitus rahoittaa joitain palveluaktiviteetteja, niin olisi ehkä hyvä avata oma projektitili. JÄSENMAKSUT, MUUT MAKSUT JA KLUBILASKU Rotareiden tulee maksaa jäsenmaksut klubille, Rotary Internationalille ja myös piirille. Varmista, että tiedät, mitä sinun pitää kerätä jäseniltä ja mitä maksat klubin kassasta. KERÄTTÄVÄT Jäsenmaksut Liittymismaksut Piirin jäsenmaksut RI:n per capita -maksut Maksut RI:lle Lehtitilaukset (Suomessa vapaaehtoiset The Rotarian tilaukset). MAKSETTAVAT Jäsenmaksut piirille Klubilasku RI:n per capita -maksut Uusien jäsenten pro rata -maksut RI maksut (The Rotarian -lehden tilausmaksut, Sääntövaltuuskunta) Velkasaldo (jos sitä on). 4 JOHDA KLUBIASI: RAHASTONHOITAJA
Rotary International in Great Britain and Ireland, eli (RIBI:n) piirissä olevilla klubeilla jäsenmaksujärjestelmä on omanlaisensa. Australialaisten klubien pitää maksaa liikevaihtoveroa RI:lle, piirille ja klubeille maksetuista jäsenmaksuista sekä oman alueensa rotarylehden tilausmaksuista. Intialaisten klubien pitää maksaa liikevaihtoveroa RI:n, piirin ja klubin jäsenmaksuista sekä RI:n kongressin ilmoittautumismaksuista. Omien rotarylehtien tilausmaksuista veroa ei tarvitse maksaa. IJoissain maissa klubin sääntömuutokset (esim. jäsenmaksun korotus) pitää vahvistaa viranomaisilla. KLUBIN JÄSENMAKSU JA LIITTYMISMAKSUT Klubisi päättää klubin jäsenmaksun ja liittymismaksun suuruuden ja sen, milloin maksut kerätään. Näillä rahoilla maksetaan kulut, jotka aiheutuvat kokouksista, aterioista, tarvikkeista ja lahjoista esitelmöitsijöille. Jos jäsen ei maksa jäsenmaksuaan 30 päivän kuluessa eräpäivästä, pyydä sihteeriä lähettämään maksumuistutus, jossa on maksamattoman maksun suuruus ja viimeinen maksupäivä. Mikäli jäsenmaksua ei makseta 10 päivän kuluessa maksukehotuksesta, jäsen voidaan erottaa, mikäli hallitus näin päättää. Hallitus voi palauttaa jäsenyyden, jos jäsen esittää virallisen pyynnön ja maksaa kaikki maksamattomat maksut klubille. JÄSENMAKSUT PIIRILLE Piirisi saattaa veloitta jäseniltä maksun, jolla rahoitetaan piirin tukemia aktiviteetteja. Mikäli piiri veloittaa tällaisen maksun, sinä keräät ne jäseniltä ja maksat ne piirille. Maksun suuruus päätetään vuosittain piirineuvottelussa, piirikonferenssissa tai tulevien presidenttien koulutusseminaarissa. RI:N PER CAPITA -MAKSUT Jokainen jäsen maksaa per capita -maksun Rotary Internationaalille. Näistä maksuista maksetaan Rotaryn yleiset toimintakustannukset, joihin kuuluu esim. julkaisuiden tuottaminen monella kielellä; klubien, piirien ja projektien tukitoiminta; tulevien klubivirkailijoiden koulutus- ja lähdemateriaali; Rotaryn verkkosivuston ylläpito. Rotary Internationaalin säännöistä löytyy lisätietoa aiheesta. MAKSUT RI:LLE Rotary veloittaa jäseniltä myös lehtitilausmaksut, sääntövaltuuskuntamaksut ym. maksuja. (Mikäli useampi kuin yksi rotari asuu samassa osoitteessa, he voivat tilata virallisen rotarylehden yhdessä.) Suomessa Rotary Norden -lehden tilausmaksu sisältyy SR:n perimään jäsenmaksuun. KLUBILASKU Rotary International laskuttaa klubeilta kaksi kertaa vuodessa per capita -maksut ja pro rata -maksut sekä muut RI:lle menevät maksut. Sinä saat laskun heinäkuun alkupuolella ja toisen tammikuun alkupuolella. Maksun suuruus rotaryvuodelle 2016 17 on 28,00 USD per jäsen per puolivuotiskausi. Jäsenmaksujen määrä lasketaan sen jäsenmäärän mukaan, jonka klubin sihteeri on ilmoittanut SR:n jäsentietojärjestelmään 1.1. ja 1.7. mennessä kunakin vuonna. Summa pitää maksaa sellaisenaan eikä sitä voi muuttaa, joten pidä sihteerin kanssa huoli siitä, että jäsenluettelonne on ajan tasalla. Liitteessä 4 on ohjeet siitä, miten lasku maksetaan online. KLUBIN TALOUDENHOITO 5
Jos et ole saanut klubilaskua heinäkuun tai tammikuun loppuun mennessä, voit tulostaa sen My Rotary -sivustolta tai kirjoittaa ja pyytää sitä osoitteesta data@rotary.org tai voit ottaa yhteyttä Zürichin kansainväliseen aluetoimistoon. KLUBIN LAKKAUTTAMINEN JA PALAUTTAMINEN Mikäli klubisi ei maksa laskuaan ajallaan, Rotary international lakkauttaa klubin jäsenyyden eikä klubi saa enää mitään palveluja Rotarylta tai piiriltä. Klubin jäsenyys voidaan jäädyttää tai lakkauttaa, mikäli joku jäsenistä käyttää väärin Rotarysäätiöltä saatuja varoja. Jäsenyyden lakkauttamis- ja palauttamisohjeiden mukaan: 120 päivää sen jälkeen kun laskut on kirjoitettu 1.1. ja 1.7. klubit, joilla on velkaa vähintään 250 USD, erotetaan. Jäsenyyden palauttamiseksi klubilla on aikaa 30 päivää tehdä palautusanomus ja maksaa kaikki erääntyneet maksut ja erottamisen jälkeen kertyneet jäsenmaksut sekä jäsenyydenpalautusmaksua 30 USD per jäsen. Klubit, jotka eivät ole hoitaneet kaikkia maksuvelvoitteitaan 150 päivän kuluessa erottamisesta menettävät alkuperäisen perustamiskirjansa eikä klubin jäsenyyttä voi palauttaa. RAPORTOINTI TALOUSTILANTEESTA Kerro joka kuukausi klubin hallitukselle klubin taloustilanteesta. Esittele klubin kuukauden menot ja tulot, varainkeruutempausten tuotot sekä budjetin yleisnäkymät. Liitteessä 5 on malliraportti. Tarvittaessa sinun pitäisi kertoa ajankohtaista tietoa myös klubikokouksissa ja tehdä yksityiskohtainen selvitys rotaryvuoden lopussa. Hallituksen ja klubin kokousten pöytäkirjoista pitäisi löytyä tilien saldoja maksatustiedot ja näiden pitäisi täsmätä varsinaisen rahaliikenteen kanssa. Säilytä kaikki dokumentit siltä varalta, että klubin pitää tehdä selkoa rahojensa käytöstä jonain tiettynä ajanjaksona. Pyytäkää vuosittain pätevää toiminnantarkastajaa, jolla ei ole kytköksiä klubiin, tarkastamaan klubin tilinpito. Joissain tapauksissa rahastonhoitajien velvollisuutena voi olla klubin veroilmoituksen teko. Sinun pitää tutustua maasi verotuslainsäädäntöön. Sieltä saattaa löytyä erityismääräyksiä klubeille, joilla on erilliset stipendirahastot tai oma säätiö tai jos klubi on rekisteröity yhdistys. Kysy joltain klubisi tai paikkakuntasi asiantuntijalta neuvoa näissä verotuksen erilliskysymyksissä. SÄÄTIÖAVUSTUKSET JA -APURAHAT Rotarysäätiön, Rotaryn hyväntekeväisyysosasto, tuki koostuu yksinomaan rotarien ja Rotaryn ystävien vapaaehtoisista lahjoituksista. Rahastonhoitajana sinun tehtävänäsi on todennäköisesti maksaa Säätiölle lahjoituksia ja auttaa klubia anomaan ja valvomaan apurahoja. Pyydä klubisi tai piirisi säätiökomiteaa auttamaan sinua tarvittaessa. 6 JOHDA KLUBIASI: RAHASTONHOITAJA
LAHJOITUKSET Säätiölle maksetut lahjoitukset ovat eri asia kuin Rotary Internationalille maksetut jäsenmaksut. Sekä yksittäiset jäsenet että klubit voivat lahjoittaa Säätiölle milloin tahansa luottokortilla osoitteessa Rotary.org tai lähettämällä sekin, maksumääräyksen, matkasekin tai tilisiirron Rotarysäätiölle. Joissain maissa lahjoittajat saavat vähentää lahjoitukset verotuksessa. Jos sinulla on kysyttävää, ota yhteyttä Zürichin kansainväliseen aluetoimistoon. Jos sinulla on kysyttävää paikallisesta lainsäädännöstä tai menettelytavoista, ota yhteyttä Zürichin kansainväliseen aluetoimistoon tai seuraavissa maissa veroviranomaisiin: Bangladesh, Chile, Kolumbia, Nepal, Pakistan, Peru, Sri Lanka, Thaimaa, Ukraina ja Venezuela. Intialaisten klubien täytyy noudattaa kaikkia paikallisia apurahoja koskevia raportointimääräyksiä kuten esim. toimittamalla viranomaisille perinpohjaiset selvitykset apurahojen käytöstä. Joskus sinun pitää maksaa lahjoituksia klubin puolesta tai yhden tai useamman jäsenen puolesta. Muut klubivirkailijat voivat myös tehdä tämän. Lahjoitusten maksaminen suoraan osoitteessa Rotary.org on nopein ja turvallisin tapa lahjoittajille ja kustannustehokkain tapa Säätiölle. My Rotaryyn kirjautumisen jälkeen klubivirkailija voi siirtyä Manage-painikkeeseen ja valita Club & District Administration -listasta Contributions. Lahjoitussivulla on mahdollisuus valita lahjoitus klubilta tai sen jäseniltä. Yksittäiset lahjoitukset voi tehdä myös lomakkeella The Rotary Foundation Contribution Form. Jos olet lähettämässä monta lahjoitusta kerralla, niin täytä siihen tarkoitettu lomake Multiple Donor Form. Merkitse lahjoituksen kohde (kuten PolioPlus tai Annual Fund-SHARE) ja kirjoita kaikkien lahjoittajien nimet ja jäsennumerot niin, että jokainen saa asiasta vahvistuksen ja huomionosoituksen ja tarvittaessa dokumentin verotusta varten. Lahjoituskohteen muuttoa voi pyytää 90 päivän sisällä siitä, kun Säätiö on saanut lahjoituksen, mutta ainoastaan saman rotaryvuoden aikana. Rahalahjoitusten lisäksi lahjoitukset voivat olla osakkeita ja arvopapereita, kiinteää omaisuutta ja jälkisäädöksiä. Ota yhteyttä Planned Giving -osaston henkilökuntaan Rotaryn pääkonttorissa tai Zürichin kansainväliseen aluetoimistoon, mikäli tarvitset apua tällaisten lahjoitusten lähettämisessä. Katso kohdasta Gift Acceptance Policy lisää tietoa Säätiön lahjoitusperiaatteista. Rotarysäätiölahjoitusten tulee olla perillä 30.6. mennessä, jotta ne voidaan kirjata kuluvalle vuodelle. Jotta lahjoittaja voi saada lahjoituksen otetuksi huomioon verotuksessaan, hänen täytyy varmistaa lahjoituksen saapuminen Säätiöön oman maansa verovuoden loppuun mennessä. APURAHAT Jos klubisi saa rotaryapurahan, sinun pitää tehdä yhteistyötä rotarysäätiökomitean kanssa apurahan hallinnoinnissa ja käytön raportoinnissa, jotta kaikkia vaatimuksia varmasti noudatetaan. Klubin jäsenyys voidaan lopettaa väliaikaisesti tai kokonaan, mikäli joku jäsenistä käyttää väärin Säätiön varoja, joten sinun pitää osaltasi varmistaa, että apurahavaroja hoidetaan ohjeiden mukaan. KLUBIN TALOUDENHOITO 7
KLUBISÄÄTIÖT Mikäli klubillasi on säätiö tai se on aikeissa perustaa sellaisen, sinun tulee varmistaa, että se noudattaa paikallisia lakeja. Joissain maissa vaaditaan, että säätiöiden on virallisesti rekisteröidyttävä tai että on noudatettava erityisiä sääntöjä. Esimerkiksi klubien, jotka saavat lahjoituksia säätiöönsä, odotetaan usein antavan säätiön puolesta kuitin lahjoituksista liitettäväksi veroilmoitukseen. Ota paikallisilta veroviranomaisilta selvää raportointimääräyksistä. Jos lähetät klubisäätiön sekin lahjoituksena Rotarysäätiölle, sitä käsitellään klubisäätiönne lahjoituksena. Mikäli lahjoituksen mukana lähetetään lahjoittajien nimet, nämä henkilöt saavat vain asianmukaiset tunnustuspisteet; Rotarysäätiö ei kirjoita kuittia verotusta varten, vaan klubisäätiön velvollisuus on kirjoittaa sellainen. Kirjaudu My Rotaryyn ja mene Club Administration -sivulle missä näet erilaisia klubiraportteja kuten esim. klubin päivittäisen taseraportin ja jäsenistön nykytilaa ja historiaa koskevat tiedot. SEURAAVAN VUODEN TALOUSARVION LAATIMINEN Yhdessä klubin hallituksen kanssa laaditte budjetin sinun virkakauttasi seuraavalle rotaryvuodelle. Ennen kuin alatte laatia sitä, käy läpi klubin menneitä budjetteja, jotta voit arvioida todennäköiset tulot ja menot. Keskustelkaa myös tulevien virkailijoiden kanssa heidän suunnitelmistaan tulevalle vuodelle. Jakakaa tulot ja menot kahteen osaan: klubin toimintaan ja hyväntekeväisyyteen käytettäviin varoihin. Voitte myös perustaa vararahaston, ellei teillä jo ole sellaista. Hallituksen tulee hyväksyä lopullinen budjetti. Muokattavissa oleva liitteen 3 talousarviomalli löytyy sivulta Treasurer My Rotarysta. SEURAAJAN PEREHDYTTÄMINEN Heti kun seuraajasi on valittu, sovi hänen kanssaan tapaamisesta ja käy läpi kaikki rahastonhoitajan tehtävät ja anna hänelle neuvoja budjettiasioissa sekä klubin rahavarojen hoidossa. Mikäli mahdollista pyydä tulevaa rahastonhoitajaa seuraamaan työskentelyäsi joissain asioissa, jotta hän perehtyy rahastonhoitajan normaaleihin tehtäviin. Klubin kesäkuun viimeisen kokouksen jälkeen luovuta kaikki varat, tilikirjat ja muut tehtävään liittyvä materiaali seuraajallesi. 8 JOHDA KLUBIASI: RAHASTONHOITAJA
LUKU 3 TALOUSKÄYTÄNTEET Sinä voit omalta osaltasi suojella klubisi varoja ja suojata itsesi ja klubisi mahdollisilta vastuilta ennakoimalla ne riskit, jotka liittyvät klubin toimintaan. Kysy eroavalta rahastonhoitajalta, mitä käytänteitä klubilla jo on ja mitä pitäisi ottaa käyttöön sinun kautesi aikana. RISKIENHALLINTA Riskienhallinta on sellaisten toimenpiteiden suunnittelua ja valvontaa, joiden avulla minimoidaan sekä riskejä että vastuita. Mieti näitä peruskysymyksiä, kun suunnittelet aktiviteetteja ja tapahtumia: Mikä voi mennä vikaan? Jos jokin menee vikaan, mitä minä teen tai mitä klubi tekee? Kuinka mahdolliset tappiot tai vahingot korvataan? Mikäli on ilmeinen mahdollisuus, että jokin voi mennä vikaan, niin mieti voiko: Aktiviteetin tai tapahtuman jättää pitämättä Aktiviteettia tai tapahtumaa muuttaa riskien minimoimiseksi Laatia suunnitelma mahdollisten riskien varalle Löytää tai palkata joku toinen organisaatio, joka suostuu osallistumaan ja jakamaan riskit. Vaikka liiketoimien sopiminen kädenpuristuksella tai suullisella sopimuksella voi olla yleistä, RI suosittelee, että käytätte kirjallisia sopimuksia. Käyttäkää sopimusten teossa aina lakimiestä apuna ja lukekaa ja ymmärtäkää sopimus ennen kuin allekirjoitatte sen. Säilyttäkää asiakirjat tapahtuman jälkeen siltä varalta, että jälkeenpäin esitetään vaatimuksia. Klubeja kehotetaan hankkimaan juridisia ja vakuutusalan neuvoja vastuuvelvollisuudelta suojautumisessa. Klubit, jotka toimivat Yhdysvalloissa tai Yhdysvaltain territorioissa ja hallinnoimilla alueilla, kuuluvat automaattisesti RI:n organisoiman ja USA:ssa toimivien rotarien maksaman vastuuvakuutuksen piiriin. USA:n ulkopuolella olevien klubien tulisi harkita vakuutuksen ottamista, mikäli niillä ei sitä jo ole. Rotaryn käsikirjan luvusta 1 löytyy lisätietoa. TALOUSKÄYTÄNTEET 9
TALOUDENHOIDON VALVONTA Taloudenhoidon valvonta auttaa klubeja hoitamaan talouttaan oikein ja se auttaa suojelemaan sinua ja klubiasi rahavarojen väärinkäyttöä koskevilta syytöksiltä. Juoksevien asioiden hoitaminen tietyillä vakiintuneilla tavoilla helpottaa työtäsi rahastonhoitajana. Voisit noudattaa seuraavia käytänteitä ellei klubisi tee niin jo nyt: Lähetä raporttisi s-postilla hallituksen jäsenille tarkistettavaksi ennen kuin varsinaisesti esität ne hallitukselle. Liitteessä 5 on malliraportti. Varaa aikaa kysymyksille, kun olet esittänyt kuukausittaisen talousraporttisi hallitukselle. Pyydä klubipresidenttiä tarkistamaan tiliotteet ennen kuin hän antaa ne sinulle. Käy läpi kuukausittaiset tiliotteet ja katso että ne pitävät yhtä klubin kirjanpidon kanssa. Vaadi enemmän kuin yksi allekirjoitus kaikkiin laskuihin ja nostoihin. Päivitä allekirjoitusoikeudet, kun klubin toimihenkilöt tai heidän tehtävänsä vaihtuvat. Jaa taloudenhoidon tehtäviä muillekin. Esimerkiksi nimitä joku toimihenkilö tarkastamaan pankkitilit, joku hoitamaan pääkirjaa ja tarkistamaan tiliotteet, joku allekirjoittamaan laskut, talletukset ja tililtäotot. Pyydä hyväntekeväisyystapahtuman vetäjää hyväksymään kulut. Vaadi hallituksen hyväksyntä tietyn summan ylittäville menoille. Määritelkää yläraja klubin rahastonhoitajan toimikaudelle. Määritelkää prosessi, miten rahastonhoitajan tehtävät siirretään juohevasti seuraavalle rahastonhoitajalle. Seuraa, mitä muutoksia tehdään paikalliseen verotukseen ja lainsäädäntöön. Nimittäkää talouskomitea, joka valvoo taloudenhoitoa ja vastaa sen jatkuvuudesta. Pidä tarvittaessa säännöllistä yhteyttä veroviranomaisiin. Varmista piirin talouskomitealta, että toimit paikallisten lakien mukaan. 10 JOHDA KLUBIASI: RAHASTONHOITAJA
LUKU 4 TIETOLÄHTEET JA RESURSSIT PIIRIN JA ROTARYN SIHTEERISTÖN TUKI Piirin talouskomitea taloudenhoidon rotariasiantuntijat, jotka valvovat piirin taloudenhoitoa tiiviissä yhteistyössä piirikuvernöörin ja alueen klubien kanssa. Apulaiskuvernööri alueesi apulaiskuvernööri tekee tarkastusvierailuja klubiisi neljännesvuosittain ja tukee sitä läpi koko vuoden. Talousneuvojat ja CDS-tukihenkilöt Rotaryn USA:ssa olevan pääkonttorin ja kansainvälisten aluetoimistojen henkilökuntaa, jotka osaavat vastata moniin hallintoa koskeviin kysymyksiin ja he myös välittävät tiedusteluja RI:n ja Rotarysäätiön ao. asiaa tunteville henkilöille. Veroasiantuntijat kysy Zürichin kansainvälisestä toimistosta, onko sinulla käytettävissä veroasiantuntijaa ja miten saat häneen yhteyden. Rotary Support Center Rotaryn pääkonttorissa oleva tiimi, joka vastaa kysymyksiin; s-postiosoite center@rotary.org. Suomessa asuvat rotarit voivat ottaa yhteyttä Zürichin kansainväliseen toimistoon, josta saa palvelua englanniksi ja ruotsiksi (puhelinnumero +41 44 387 71 26). MENETTELYTAPOJA JA TOIMINTAA KOSKEVIA LÄHTEITÄ Rotary Code of Policies and Rotary Foundation Code of Policies. RI:n suosittelemat Rotaryklubin mallisäännöt. Rotaryklubin järjestysmuoto. TIETOLÄHTEET JA RESURSSIT 11
ONLINE TIETOLÄHTEET Oppaita & hakuteoksia Learn by Role: Treasurer My Rotaryssa oleva sivu, jossa tietoa klubin rahastonhoitajalle. Learning Center suorita kursseja ja kehitä taitojasi ja opi lisää Rotarysta. Official Directory RI:n ja Säätiön virkailijoiden, komiteoiden, tukiryhmien ja sihteeristön yhteystiedot; kaikki maailman piirit ja kuvernöörit; kaikkien piirien klubit aakkosjärjestyksessä piireittäin yhteystietoineen. Ilmestyy joka vuosi. Ajatustenvaihto Discussion Groups keskustele asioista ympäri maailmaa asuvien rotarien kanssa. Jakakaa keskenänne hyväksi osoittautuneita ideoita ja käytänteitä. Asioiden hoito Shop.rotary.org Rotaryn verkkokauppa, josta voi tilata julkaisuja, DVD-levyjä, lomakkeita ja tarvikkeita. Club Administration My Rotaryssa oleva sivusto, jossa voit maksaa klubilaskut ja tarkastella klubiasi koskevia raportteja. 12 JOHDA KLUBIASI: RAHASTONHOITAJA
LIITE 1 MITEN LUON OMAN MY ROTARY -TILINI Mene os. www.rotary.org Klikkaa My Rotary. Klikkaa Sign In/Register. 2 Lokakuu 2014 LIITTEET 13
3 Jos käytät ensimmäistä kertaa, niin klikkaa painiketta Luo tili" Create account. Ellet käytä ensimmäistä kertaa, niin kirjoita s-postiosoitteesi ja salasanasi. Klikkaa sitten Sign In. Anna rekisteröitymistietosi Account registration ja klikkaa Continue. 4 Sinulle ilmoitetaan siitä, että olet saanut s-postiviestin. 5 Lokakuu 2014 14 JOHDA KLUBIASI: RAHASTONHOITAJA
6 7 Tarkista yllä ilmoittamasi s-postitili. Sinulle on lähetetty tämä viesti. Klikkaa sinistä linkkiä saattaaksesi prosessin loppuun. Anna pakolliset tiedot ja klikkaa Create account. Klikkaa Continue. 8 Onneksi olkoon! Olet perustanut oman My Rotary -tilisi. Lokakuu 2014 LIITTEET 15
LIITE 2 KESKUSTELUNAIHEITA PIIRIN KOULUTUSSEMINAARIIN Kun olet käynyt läpi tämän oppaan valmistautuessasi tehtävääsi, vastaa näihin kysymyksiin. Keskustele sitten mietteistäsi toisten tulevien klubivirkailijoiden kanssa piirin koulutusseminaarissa. Miten voit valmistautua kauteesi rahastonhoitajana? Mitä varainkeruutapahtumia klubisi saattaisi järjestää tänä vuonna ja miten sinä rahastonhoitajana olet niissä mukana? Miten klubisi valmistautuisi toiminnantarkastukseen? Miten hoidat klubin varoja vastuullisesti yhdessä muiden klubisi johtohenkilöiden ja komiteoiden kanssa? Mikä on päätavoitteesi ensi vuonna? Miten tämä tavoite tukee klubisi strategiasuunnitelmaa? Mitä mahdollisia ongelmia voi esiintyä ja miten ne voidaan ratkaista? 16 JOHDA KLUBIASI: RAHASTONHOITAJA
LIITE 3 TALOUSARVIOMALLI Talousarvio 1.7. alkavalle toimintavuodelle Rotaryklubi TULOT Budjetoidut tulot edellisenä vuonna Toteutuneet tulot edellisenä vuonna Ylitys/(alitus) edellisenä vuonna Arvioidut tulot kuluvana vuonna TOIMINTA Jäsenmaksut Liittymismaksut 4 Vierailijatuotot Muut tuotot Yhteensä HYVÄNTEKEVÄISYYS Lahjoitukset klubille projekteja varten Klubin varainhankinta Muut tuotot Yhteensä TUOTOT YHTEENSÄ 4 Perustuu tälle vuodelle arvioituun jäsenmäärään. LIITTEET 17
KULUT Budjetoidut kulut edellisenä vuonna Toteutuneet kulut edellisenä vuonna Ylitys/(alitus) edellisenä vuonna Arvioidut kulut kuluvana vuonna TOIMINTA Sihteeristö Nimikyltit/kaiverrus Postituskulut Painatuskulut Kirjelomakkeet Puhelinkulut Vuosikertomus Verkkosivut Vuokrat Muu materiaali Muuta Yhteensä Piirimaksut Yhteensä Rotary International Jäsenmaksut Lehtitilaukset Vastuuvakuutus 5 RI:n kongressi Sääntövaltuuskunta Muuta Yhteensä Kokouskulut Klubikokoukset: lahjat esitelmöitsijöille Klubikokoukset: muuta Tulevien presidenttien koulutusseminaari Piirikonferenssi Piirin koulutusseminaari Muuta Subtotal 5 Tarkoitusmukaisuuden mukaan 18 JOHDA KLUBIASI: RAHASTONHOITAJA
KULUT Budjetoidut kulut edellisenä vuonna Toteutuneet kulut edellisenä vuonna Ylitys/(alitus) edellisenä vuonna Arvioidut kulut kuluvana vuonna Komiteakulut 6 Klubin hallinto Klubin viikkoseloste Jäsenyys Julkisuuskuva Palveluprojektit Rotarysäätiö Yhteensä Sekalaiset kulut Pankki- ja/tai lakisääteiset kulut Viranomaiskulut Kukat Opasteet Yhteensä Muut toimintakulut Yhteensä HYVÄNTEKEVÄISYYS Lahjoitukset Rotarysäätiölle Klubin projektit (luettele kukin erikseen) Komiteakulut Palveluprojektit Rotarysäätiö Muut hyväntekeväisyyteen liittyvät kulut Yhteensä KULUT YHTEENSÄ 6 Johtamiseen ja henkilöstöön liittyvät komiteakulut luetaan toimintakuluiksi, ja palveluprojekteihin liittyvät toimintakulut katsotaan hyväntekeväisyyteen kuuluviksi. LIITTEET 19
LIITE 4 NÄIN MAKSAT KLUBILASKUSI 1 Mene osoitteeseen rotary.org ja kirjaudu MyRotaryyn. Valitse sitten Manage, ja Club Administration. 2 CLUB INVOICE Vyörytä kohtaan Club Administration ja valitse sivulta Pay or view club invoice. Lokakuu 2014 20 JOHDA KLUBIASI: RAHASTONHOITAJA
3 Valitse valuutta, jolla maksat ja sen jälkeen Continue to payment page, jossa ilmoitat luottokorttitietosi. Ilmoita laskutustietosi ja valitse Continue. 4 Lokakuu 2014 LIITTEET 21
5 Vahvista maksutiedot ja valitse sitten Continue. 6 Lisää luottokorttitiedot ja valitse Continue. Saat tämän viestin, joka vahvistaa maksusi onnistuneen. 7 Lokakuu 2014 22 JOHDA KLUBIASI: RAHASTONHOITAJA
LIITE 5 ESIMERKKI HALLITUKSELLE TEHTÄVÄSTÄ RAPORTISTA ROTARYKLUBI X Tase 30.6.20XX Varat 30.6.20XX Pankkitilillä olevat varat toimintaa varten $3 800 Pankkitilillä olevat varat hyväntekeväisyyttä varten 1 750 Käyttötilillä olevat varat 4 300 YHTEENSÄ $9 850 Sidotut varat Kannettava PC $2,325 LCD projektori 875 Muuta - YHTEENSÄ $3 200 Varat yhteensä $13 050 Velat Maksettavia kokouskuluja: ruokailu $300 Maksettavaa Rotarysäätiölle 300 VELAT YHTEENSÄ $600 Klubin oma pääoma Alkupääoma $8 630 Toimintavuoden nettotulot 4 865 OMA PÄÄOMA VUODEN LOPUSSA $13 495 Velat ja oma pääoma yhteensä $14 095 LIITTEET 23
TULOT Päättyvä kuukausi 30. 6. Päättyvä vuosi 30. 6. Ylitys/(alitus) Ylitys/(alitus) Toteutunut Budjetoitu talousarvio Toteutunut Budjetoitu talousarvio Toiminta Jäsenmaksut $1 300 $1 200 $100 $15 600 $14 400 $1 200 Vierailijatuotot $175 $167 $8 2 100 2 000 100 Liittymismaksut 250-250 500-500 YHTEENSÄ $1 725 $1 367 $358 $18 200 $16 400 $1 800 Hyväntekeväisyys Varainhankinta $4 000 $800 $3 200 $10 000 $9 600 $400 Saadut lahjoitukset 300 300 - $3 600 $3 600 - Sijoitustuotot 16 10 6 $180 $120 60 YHTEENSÄ $4 316 $1 110 $3 206 $13 780 $13 320 $460 TULOT YHTEENSÄ $6 041 $2 477 $3 564 $31 980 $29 720 $2 260 KULUT Toiminta ROTARYKLUBI X Esimerkki tuloslaskelmasta Päättyvä rotaryvuosi 30.6.20XX Kokoukset Ateriat $300 $292 $8 $3 600 $3 500 100 Muuta 15 16 (1) 180 200 (20) YHTEENSÄ $315 $308 7 $3 780 $3 700 80 Hallinnolliset kulut Nimikyltit $10 $3 $7 $50 $35 15 Standaarit 35 15 20 200 180 20 Muut tarvikkeet 30 33 (3) 360 400 (40) Nettisivut 25 27 (2) 300 325 (25) YHTEENSÄ $100 $78 22 $910 $940 (30) Klubikomiteat Hallinto $80 $30 50 $325 $360 (35) Jäsenyys 30 30 0 360 360 0 Suhdetoiminta 128 130 (2) 1 500 1 560 (60) Palveluprojektit 110 120 (10) 1 320 1 440 (120) Rotarysäätiö 30 40 (10) 360 480 (120) Muuta 3 5 (2) 25 60 (35) YHTEENSÄ $381 $355 26 $3 890 $4 260 (370) Rotary International Per capita -maksut $125 $104 21 $1 500 $1 250 250 Lehtitilaukset 20 21 (1) 240 250 (10) Vakuutukset 48 50 (2) 600 600 0 YHTEENSÄ $193 $175 18 $2 340 $2 100 240 RI ja piirikokonferenssi RI Convention $1 200 $1 500 (300) $1 200 $1 500 (300) Piirikonferenssi 175 17 158 175 200 (25) PETS 645 600 45 645 600 45 Piirineuvottelu 75 4 71 75 50 25 Muuta 0 0 0 0 0 0 YHTEENSÄ $2 095 $2 121 (26) $2 095 $2 350 (255) Sekalaiset kulut Pankkikulut $5 $10 (5) $60 $120 (60) Kukat 20 20 0 240 240 0 Lahjat entisille virkailijoille 125 10 115 125 120 5 Lahjat esitelmöitsijöille 15 10 5 175 120 55 YHTEENSÄ $165 $50 115 $600 $600 - Hyväntekeväisyys Lahjoitukset hyväntekeväisyyteen ja yhteiskunnallisiin toimintoihin $300 $600 (300) $7 400 $7 200 200 Lahjoitukset Rotarysäätiön palveluprojekteihin 0 300 (300) 3 700 3 600 100 Palveluprojektit 0 200 (200) 2 400 2 400 0 YHTEENSÄ $300 $1 100 (800) $13 500 13 200 300 KULUT YHTEENSÄ $3 549 $4 187 (638) $ 27 115 27 150 (35) NETTOTULOT $2 492 $(1 710) $4 202 $4 865 $2 570 $2 295 24 JOHDA KLUBIASI: RAHASTONHOITAJA
One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA www.rotary.org 220-FI (515)