Ulkoistamisen riskit akkreditoinnin näkökulma Christina Waddington Akkreditointipäällikkö FINAS
Toimintojen ulkoistamisen syitä Halutaan keskittyä ydin toimintaan Kustannustehokkuuden parantaminen Eritysasiantuntemuksen varmistaminen Joustavuuden parantaminen
Ulkoistettuja palveluja Alihankinta Ulkoistetaan toimintoja jotka ovat akkreditoinnin kohteena Muita palveluja IT palvelut Taloushallinta, laskutus, kirjanpito Siivouspalvelut, turvallisuuspalvelut
Mitä riskejä liittyy ulkoistamiseen? Alihankkijan pätevyyden hallinta Oman pätevyyden ylläpito ja kehittämisen Riippumattomuus Luottamuksellisuus Toimintavarmuus, jatkuvuus Prosessin hallinta Sopimusjärjestelyjen hallinta, ketjutus
Pätevyyden hallinta Alihankkijan pätevyyden varmistaminen Määritetään pätevyyskriteerit ja tavat varmistaa niiden toteutuminen Määritetään vastuuhenkilö yhteistyölle alihankkijan kanssa Allokoidaan riittävästi resursseja vastuuhenkilölle Seurataan alihankkijan pätevyyden hallintaa Tehdään seurantaa esimerkiksi sisäisiä/toimittajaauditointeja, pyydetään toimintaraportteja tms Varmistetaan että alihankkijalla on riittävästi tietoa toimeksiannoista Varmistetaan että alihankkija seuraa alan mukaan lukien lainsäädännön kehitystä
Pätevyyden hallinta Oman organisaation pätevyyden varmistaminen Vastuu myös alihankitusta toiminnasta edellyttää pätevyyttä Toiminnan kehityksen seuraamista Lainsäädännön seuraamista Koulutustarpeen tunnistamista ja koulutuksen toteuttamista
Riippumattomuus Alihankkijalta on edellytettävä samaa riippumattomuustasoa kuin omalta toiminnalta Asiakkaan on pystyttävä arvioimaan, että riippumattomuus toteutuu Ketjutetun alihankinnan riippumattomuus varmistettava
Luottamuksellisuus Asiakkaan luottamus on säilytettävä kaikissa tilanteissa Asiakkaan tietojen salassapito on varmistettava koko prosessissa Luottamuksellisuuden varmistamisen työkalut on oltava tehokkaita Luottamuksellisuuden monitorointi
Toimintavarmuus, jatkuvuus Varmistetaan, että alihankkijalla on riittävät resurssit toimeksiannon toteuttamiseen sovitusti Varmistetaan, että saadaan tietoa alihankkijan resurssien mahdollisista muutoksista, henkilön, laitteiden, kuormituksen suhteen Varmistetaan, että tilaus ja toimitusmenettelyt ovat toimivia ja tiedonkulku sujuvaa
Prosessin hallinta Sopimuskatselmuksen tehokas käyttö Eri prosessivaiheet tunnistettava ja monitoroitava Vastuusuhteiden määrittäminen Tehokas tiedottaminen
Ketjutettu alihankinta Ketjutetun alihankinnan riskit Asiakkaan tarpeet ei välity Pätevyyden kohdentaminen voi olla vaikeaa Vastuu toimeksiannosta saattaa hämärtyä Tiedonvälitykselle isoja haasteita Toimitusvarmuus saattaa heiketä Akkreditointiin ei saa viitata ketjutetussa alihankinnassa
Ulkoistettujen palvelujen arviointi akkreditointiprosessissa Arvioidaan koko prosessi ja sen riskit Varmistetaan pätevyys joka vaiheessa Varmistetaan että vastuut on määritelty Arvioidaan varmistusmenettelyjen tehokkuus ja kattavuus Tunnistetaan riskivaiheet ja kiinnitetään huomiota niihin
Akkreditointiin viittaaminen Akkreditoitu toimielin voi viitata akkreditointiin myös alihankinnan osalta jos alihankintamenettelyt on arviointiprosessissa todettu toimiviksi ja pätevyys on varmistettu Akkreditoidussa selosteissa, raporteissa ja todistuksissa on ilmoitettava että tietyt tehtävät on tehty alihankintana HUOM! Alihankkija ei saa viitata akkreditointiin
Tulevaisuuden näkymät Monimuotoisempia toimintamalleja Verkostoituminen lisääntyy Tarvitaan tarkoituksenmukaisia hallintamenettelyjä Sopimuksiin on kirjattava vastuut ja velvollisuudet sekä mahdolliset rajaukset Arviointimenettely tulee kattaa ulkoistettuja palveluja
KIITOS!