ELENIA PALVELUT OY:N TIETOSUOJASELOSTE 1. Taustatieta henkilötietjen käsittelystä Tässä tietsujaselsteessa (Tietsujaselste) annetaan Eurpan Uninin yleisen tietsuja-asetuksen (2016/679) (Asetus) mukaisesti tieta siitä, miten Elenia Palvelut Oy (Elenia) käsittelee henkilötietja. Henkilötiet tarkittaa mitä tahansa tunnistettuun tai tunnistettavissa levaan lunnlliseen henkilöön, eli rekisteröityyn, liittyviä tietja. Tietsujaselsteessa rekisteröity tai sinä tarkittaa jk a) Elenian asiakasta tai asiakkaan edustajaa, b) Elenian mahdllista tulevaa asiakasta tai muuta henkilöä, jka n yhteydessä Eleniaan kskien Elenian palveluita tai tutteita tai esimerkiksi ilmittaessaan niihin liittyvästä viasta (kukin mahdllinen asiakas), c) Elenia Kuitu - palvelualueen maanmistajaa tai alueen vukra- tai muun käyttöikeuden haltijaa (kukin maanmistaja); tai d) Elenian yhteistyökumppanin (kuten urakitsijan tai aliurakitsijan) edustajaa. Elenia käsittelee rekisteröidyn henkilötietja Tietsujaselsteen, Asetuksen ja svellettavan muun lainsäädännön mukaisesti. Elenialla n ikeus tehdä Tietsujaselsteeseen muutksia henkilötietjen käsittelyn muuttuessa esimerkiksi Elenian tarjamien palveluiden tai lainsäädännön muutsten vuksi. Elenia julkaisee päivitetyn Tietsujaselsteen verkksivustllaan. Js käytät Elenian verkksivustja, Elenia vi evästeiden tai muiden vastaavien tekniikiden avulla kerätä sivustjen käyttämiseen tai päätelaitteeseen liittyviä tietja. Näiden tietjen käsittelyyn svelletaan sivustjen käyttöehtja, jtka vat saatavilla kyseisellä sivustlla. 2. Tietsujaselsteen sisältö Tietsujaselste kstuu seuraavista siista. Vit siirtyä haluamaasi sin painamalla alla levaa tsikka. 3. Kuka vastaa henkilötietjesi käsittelystä?... 1 4. Mihin tarkituksiin ja millä perusteella Elenia käsittelee henkilötietjasi?... 2 5. Käsitteleekö Elenia henkilötietjasi ikeutetun edun perusteella?... 3 6. Mistä Elenia saa henkilötietsi?... 4 7. Kenelle Elenia siirtää tai luvuttaa henkilötietjasi?... 4 8. Siirtääkö Elenia henkilötietjasi klmansiin maihin?... 5 9. Miten kauan Elenia säilyttää henkilötietjasi?... 5 10. Miten Elenia sujaa henkilötietsi?... 6 11. Mitä henkilötietjasi kskevia ikeuksia sinulla n?... 6 12. Kehen vin lla yhteydessä henkilötietjeni käsittelyä kskevissa asiissa?... 6 3. Kuka vastaa henkilötietjesi käsittelystä? Elenia n asiakkaidensa ja näiden edustajien, mahdllisten asiakkaidensa, maanmistajien ja yhteistyökumppaniensa henkilötietjen rekisterinpitäjä. Tämä tietsujaselste kuvaa henkilötietjesi käsittelyä näissä tilanteissa. Siltä sin kuin Elenia käsittelee henkilötietjasi jnkin tisen yrityksen pulesta ja lukuun, esimerkiksi tuttaessaan kyseisen tisen yrityksen lukuun asiakaspalveluun liittyviä palveluja, henkilötietjesi rekisterinpitäjä ei le Elenia vaan kyseinen tinen yritys, jnka lukuun Elenia timii. Henkilötietjesi käsittely kuvataan tällöin kyseisen tisen rekisterinpitäjän tietsujaselsteessa. 1
Elenian yritystiedt vat seuraavat: Elenia Palvelut Oy Patamäenkatu 7 33901 TAMPERE y-tunnus: 2658611-8 Henkilötietjesi käsittelystä Elenialla vastaa tietsujavastaava, jnka tiedt vat seuraavat: Tietsujavastaava / Teemu Hvi Patamäenkatu 7 33901 TAMPERE Sähköpsti: tietsuja@elenia.fi 4. Mihin tarkituksiin ja millä perusteella Elenia käsittelee henkilötietjasi? ASIAKKAIDEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY Perustiedt asiakkaasta, kuten nimi, syntymäaika, henkilötunnus, y-tunnus, asiakasnumer, käyttöpaikkanumer, äidinkieli ja kansallisuus; Yritysten yhteyshenkilöitä kskevat tiedt, kuten työnantajatiedt ja ammatillinen asema; Yhteystiedt, kuten sitetiedt, puhelinnumer ja sähköpstisite; Maksamiseen ja laskutukseen liittyvät tiedt, kuten laskutusta, maksuja, maksamista ja perintää kskevat tiedt, ennakkarvit, vakikrvaus- ja vahingnkrvaustiedt, taludellista asemaa kskevat tiedt; Asiakkuuteen ja spimuksiin liittyvät tiedt, kuten spimusta, tilausta sekä vimassalevia ja päättyneitä palveluja kskevat tiedt, asiintitiedt, puhelutallenteet, Elenian kanssa käyty kirjeenvaiht, sekä muut yhteydentt ja markkinintiin liittyvät tiedt; Palveluihin ja tutteisiin liittyvät tiedt, kuten tilaus-, vimassal-, muuts- ja päättymistiedt, häiriöihin liittyvät tiedt, verkk- ja mbiilipalveluiden käyttöä kskevat tarpeelliset tiedt, asiakkaan itse antamat tiedt kiinnstuksen khteista, evästeet ja niiden käyttöön liittyvät tiedt; ja Mahdlliset muut asiakkaan sustumuksella käsitellyt tiedt. Elenian liiketimintaan liittyvien asiakassuhteiden ja tehtävien hitaminen; Elenian palveluiden ja tutteiden tarjaminen ja niistä tiedttaminen; ja Mahdllisten väärinkäytösten selvittäminen. Elenian ja asiakkaan täytäntöön paneminen Elenian ikeutettu etu perustuen Elenian ja asiakkaan täytäntöön panemiseen Elenian lakisääteisen velvitteen nudattaminen Asiakkaan sustumus (js sustumus n pyydetty ja annettu) Siinä rajatussa määrin kuin Elenia käsittelee asiakkaan arkalunteisia henkilötietja, käsittely n tarpeen lainsäädännön njalla MAHDOLLISTEN ASIAKKAIDEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY Perustiedt mahdllisesta asiakkaasta, kuten nimi, syntymäaika, henkilötunnus, y-tunnus, asiakasnumer, käyttöpaikkanumer, äidinkieli ja kansallisuus; Yritysten yhteyshenkilöitä kskevat tiedt, kuten työnantajatiedt ja ammatillinen asema; Yhteystiedt, kuten sitetiedt, puhelinnumer ja sähköpstisite; Elenian palveluiden ja tutteiden tarjaminen ja niistä tiedttaminen Elenian ja mahdllisen asiakkaan välisen spimuksen tekemistä edeltävien timenpiteiden tteuttaminen Elenian lakisääteisen velvitteen nudattaminen 2
Mahdlliseen asiakkuuteen ja spimuksiin liittyvät tiedt, kuten spimusta, tilausta sekä vimassalevia ja päättyneitä palveluja kskevat tiedt, asiintitiedt, puhelutallenteet, Elenian kanssa käyty kirjeenvaiht, muut yhteydentt ja markkinintiin liittyvät tiedt; ja Mahdlliset muut mahdllisen asiakkaan sustumuksella käsitellyt tiedt. Mahdllisen asiakkaan sustumus (js sustumus n pyydetty ja annettu) MAANOMISTAJIEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY Perustiedt, kuten nimi, syntymäaika, äidinkieli ja kansallisuus; Henkilötunnus tai y-tunnus (sähköisen tunnistamisen yhteydessä) Perustiedt kiinteistöstä, kuten kiinteistötunnus ja sijaintitiedt; Maankäyttöön ja spimuksiin liittyvät tiedt, kuten spimuksen numer, maankäytöstä maksettava krvaussumma, maanmistajan tilitiedt; ja Mahdlliset muut maanmistajan sustumuksella käsitellyt tiedt. Maanmistajan ja kiinteistön tunnistaminen Maankäyttöspimusten tekeminen ja täytäntöönpan Yhteistyösuhteen hitaminen ja siihen liittyvä tiedttaminen Elenian ja maanmistajan täytäntöönpan ja spimuksen tekemistä edeltävien timenpiteiden tteuttaminen Elenian lakisääteisen velvitteen nudattaminen Maanmistajan sustumus (js sustumus n pyydetty ja annettu) YHTEISTYÖKUMPPANEIDEN EDUSTAJIEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY Perustiedt, kuten nimi, syntymäaika ja äidinkieli; Henkilötunnus tai y-tunnus (sähköisen tunnistamisen yhteydessä) Työsuhdetta kskevat tiedt, kuten työnantajatiedt ja ammatillinen asema; Yhteystiedt, kuten puhelinnumer ja sähköpstisite; Työn suunnittelu, suritetut työtehtävät ja timenpiteet; Sähkö- ja sähkötyöturvallisuuteen liittyvät tiedt; Turvallisuus- ja ympäristötapahtumia, työtapaturmia ja ympäristövahinkja kskevat tiedt sekä mahdlliset laiminlyönneistä annetut humautukset ja varitukset; Pätevyys- ja kulutustiedt; ja Sijaintitiedt ja mahdlliset muut yhteistyökumppanin edustajan sustumuksella käsitellyt tiedt. Yhteistyökumppanin edustajan tunnistaminen Työtehtävien krdininti ja seuranta Elenian ikeutettu etu perustuen Elenian ja yhteistyökumppanin välisen spimuksen täytäntöön pann tai Elenian ja asiakkaan täytäntöön pann Lakien vaatimusten nudattaminen Yhteistyökumppanin edustajan sustumus (js sustumus n pyydetty ja annettu) 5. Käsitteleekö Elenia henkilötietjasi ikeutetun edun perusteella? Osissa 4 kuvattujen käsittelyn tarkitusten ja perusteiden lisäksi Elenia vi käsitellä henkilötietjasi ikeutettuun etuun perustuen, erityisesti seuraaviin tarkituksiin: Suramarkkininti ja muu kaupallinen tiedttaminen kskien Elenian tai sen knserniyhtiön palveluita tai tutteita, ellet le kieltänyt tällaista suramarkkinintia tai tiedttamista 3
Elenian ja asiakkaan täytäntöön paneminen, kun Elenia käsittelee yritysasiakkaan edustajan henkilötietja Elenian tutteiden ja palvelujen tteuttaminen tai Elenian ja kumppanin täytäntöön paneminen, kun Elenia käsittelee tutteiden ja palveluiden tteuttamiseen sallistuvien yhteistyökumppanien työntekijöiden ja edustajien henkilötietja Elenian palveluiden laadun varmentaminen, ylläpitäminen ja kehittäminen, mukaan lukien asiakastyytyväisyyskyselyiden tekeminen Tehkkaan asiakastuen tarjaminen, mukaan lukien puheluiden tallentaminen asiakaspalvelun laadun ja timeksiantjen varmistamiseksi Sujuvan asiakaspalvelun tarjaminen Elenia Kuitu -palvelukknaisuuteen liittyen yhdessä palvelussa mukana levien palveluntarjajien kanssa. Häiriötilanteisiin valmistautuminen ja tietturvallisuuden varmistaminen Elenian verkksivustn timinnan ylläpit ja tukeminen, mukaan lukien Elenian verkksivustn minaisuuksien säätäminen käyttökkemuksen parantamiseksi Tilastanalyysi ja tutkimustarkitukset Asiakirjjen arkistinti ja varastinti Elenian sisäinen raprtinti ja tilastinti Oikeutettuun etuun perustuva käsittely n Elenian timialalla tavanmaista eikä sinun etusi tai vapautesi tai henkilötietjesi suja tarpeettmasti vaarannu tällaisessa käsittelyssä. 6. Mistä Elenia saa henkilötietsi? Elenia saa henkilötiedt seuraavista tietlähteistä: Rekisteröidyltä itseltään, erityisesti seuraavissa tilanteissa: Asiakkaan tai mahdllisen asiakkaan ttaessa yhteyttä Eleniaan; Asiakkaan tai maanmistajan slmiessa spimuksen Elenian kanssa; Asiakkaan tai asiakkaan edustajan rekisteröityessä Elenian palveluiden tai tutteiden käyttäjäksi; Yhteistyökumppanin edustajan rekisteröityessä Elenian palveluntarjajaksi; Asiakkaan käyttäessä Elenian palveluita; tai Muun asiallisen yhteyden syntyessä Elenian ja rekisteröidyn välille. Klmansilta sapulilta, erityisesti (ja kullinkin lainsäädännön sallimissa rajissa): Julkisista tietlähteistä, kuten Kiinteistötietjärjestelmästä ja Kaupparekisteristä; Yhteistyökumppanin edustajan työnantajalta; Viranmaisilta; Elenian knserniyhtiöiltä; ja Muilta mahdllisilta klmansilta sapulilta lainsäädännön sallimissa rajissa. 7. Kenelle Elenia siirtää tai luvuttaa henkilötietjasi? Elenian palveluiden tarjaminen asiakkaille edellyttää tietyissä tilanteissa henkilötietjesi jakamista Elenian ulkpulisille vastaanttajille alla kuvatusti. Alla kuvatuissa tilanteissa henkilötietjasi siirretään tai luvutetaan lainsäädännön ja viranmaismääräysten ja -hjeistusten mukaisesti ja vain niiden sallimissa rajissa. Elenia jakaa henkilötietjasi Elenian palveluntarjajien kanssa siinä määrin kuin Elenian palveluiden ja tutteiden tuttaminen sitä edellyttää. Nämä palveluntarjajat käsittelevät henkilötietjasi Elenian pulesta tai lukuun henkilötietjen käsittelijöinä. Palveluntarjajia vat etenkin urakintikumppanit, IT-järjestelmäpalvelutimittajat, laskutus- ja saatavienhallintaa kskevien palveluiden tuttajat, sekä palveluntarjajat, jtka tarjavat Elenialle markkinintiin, asiakastyytyväisyystutkimuksiin ja -viestintään sekä yhteistyökumppaneiden työtimenpiteiden krdinintiin ja seurantaan liittyviä palveluita. 4
Elenia luvuttaa henkilötietjasi vastaanttajille, jista tulee henkilötietjesi rekisterinpitäjiä. Näitä henkilötietjen vastaanttajia vat Elenian saatavien perinnästä vastaavat palveluntarjajat sekä ammattimaiset palveluntarjajat kuten Elenian tilintarkastaja sekä taludelliset ja ikeudelliset neuvnantajat. Elenia vi lisäksi luvuttaa henkilötietja tilastllisiin ja tutkimuksellisiin tarkituksiin muun muassa ylipistille ja muille tutkimusrganisaatiille. Elenia luvuttaa myös Elenia Kuitu -palvelun asiakkaiden sustumuksella näiden henkilötietja palveluperaattreille sisältöpalvelujen tarjamiseksi ja niiden markkinintitarkitusta varten, sekä ikeutetun edun perusteella esimerkiksi palveluun liittyvien asiakkaiden tai mahdllisten asiakkaiden kyselyjen hitamiseksi, vikatilanteiden krjaamiseksi ja sujuvan asiakaspalvelun varmistamiseksi. Elenia vi jakaa henkilötietjasi myös Elenian knserniyhtiöille ikeutetun edun perusteella ja muun muassa käsitellä henkilötietjasi knserniyhtiöiden yhteisissä tietjärjestelmissä, sekä jakaa niitä mahdllisille sijittajille tai mistajatahille, js Elenian timinta tätä edellyttää. Elenia vi myös jakaa henkilötietjasi rakennustöitä tekeville sapulille sekä viranmaisille sikäli kuin Elenian tarjamat palvelut tai tutteet, mahdllisten väärinkäytösepäilyiden selvittäminen tai lainsäädäntö tätä edellyttävät. 8. Siirtääkö Elenia henkilötietjasi klmansiin maihin? Elenia vi siirtää henkilötietjasi Eurpan Uninin jäsenvaltiiden (EU) alueen tai Eurpan talusalueen (ETA) ulkpulelle, js se n edellä kuvatun henkilötietjen käsittelyn tarkitusten tai tietjenkäsittelyn teknisen tteuttamisen kannalta tarpeellista. Tietsujan tas vi Eurpan talusalueen ulkpulella lla alhaisempi kuin Eurpan talusalueella. Tällaisessa tilanteessa Elenia sveltaa asianmukaisia sujatimia varmistaakseen henkilötietjesi sujan, kuten Eurpan kmissin päätöksen mukaisia mallispimuslausekkeita henkilötietjen siirrsta klmansiin maihin (saatavilla: https://ec.eurpa.eu/inf/law/law-tpic/data-prtectin/datatransfers-utside-eu/mdel-cntracts-transfer-persnal-data-third-cuntries_en). 9. Miten kauan Elenia säilyttää henkilötietjasi? Elenia säilyttää henkilötietjasi niin kauan kuin n tarpeen henkilötietjesi käsittelyn tarkituksen vuksi, kuten Elenian ja sinun tai Elenian ja yhteistyökumppanin välillä slmitun asiakas-, maankäyttö-, yhteistyö- tai muun spimuksen täytäntöönpanemiseksi tai sen mukaisten ikeuksien ja velvllisuuksien selvittämiseksi. Lainsäädännön vaatimusten nudattamiseksi ja mahdllisen vahingnkrvausvastuun varalta henkilötietjen säilytysaika n vähintään 10 vutta spimuksen päättymisestä. Elenialla vi kuitenkin lla velvllisuus säilyttää henkilötietjasi pidempään kuin se n tarpeen tietyn käsittelyn tarkituksen vuksi, esimerkiksi seuraavissa tilanteissa: Lainsäädäntö tai viranmaismääräykset tai -hjeistukset velvittavat säilyttämään henkilötietja pidempään (esimerkiksi kirjanpidllisia asiita kskevan lainsäädännön tai viranmaismääräysten ja -hjeistusten vuksi); tai Henkilötietjen säilyttäminen n tarpeen sen tdentamiseksi, että Elenia n tteuttanut lakisääteiset velvllisuutensa, tai ikeudellisten vaatimusten selvittämiseksi, niissä pulustautumiseksi tai niihin vastaamiseksi. Elenia arvii säännöllisesti henkilötietjesi tiettyyppikhtaiset säilytysajat. Kun henkilötietjasi ei enää tarvita, Elenia pistaa ne tai tekee niistä mahdllisimman pian tunnistamattmia. Js haluat lisätieta henkilötietjesi säilyttämisestä tiettyä tarkitusta varten, vit lla yhteydessä Elenian tietsujavastaavaan sitteessa tietsuja@elenia.fi. 5
10. Miten Elenia sujaa henkilötietsi? Sähköisessä mudssa levat henkilötietsi n sujattu Elenian timialalla yleisesti hyväksyttävin ja khtuullisin teknisin keinin kuten palmuurein ja salasanin. Muut kuin sähköisessä mudssa levat henkilötietjasi sisältävät aineistt sijaitsevat lukituissa tilissa, jihin asiattmilta n pääsy estetty. Ainastaan yksilöidyillä Elenian tai sen timeksiannsta ja lukuun timivien palveluntarjajien työntekijöillä n pääsy henkilötietihisi Elenian myöntämien käyttöikeuksien mukaisesti. Henkilötietjesi käsittelyyn sallistuville Elenian työntekijöille Elenia järjestää säännöllisin väliajin kulutuksia, jilla varmistetaan henkilötietjen käsittelyn edellyttämä asiantuntemus. Elenia humii siihen svellettavan lainsäädännön ja viranmaismääräykset ja -hjeistukset ja timialajärjestöjen hjeet henkilötietjesi luttamuksellisen käsittelyn varmistamisesta. 11. Mitä henkilötietjasi kskevia ikeuksia sinulla n? Sinulla n alla luetellut ikeudet kskien Elenian käsittelemiä henkilötietjasi. Oikeudet eivät le ehdttmia ja kunkin ikeuden tteuttamiseen n säädetty lainsäädännössä ja mahdllisissa viranmaismääräyksissä ja -hjeistuksissa pikkeuksia ja edellytyksiä, jita ei le tyhjentävästi kuvattu alla. Oikeus saada pääsy henkilötietihin: Sinulla n ikeus saada vahvistus siitä, käsitteleekö Elenia henkilötietjasi. Js Elenia käsittelee henkilötietjasi, sinulla n lisäksi ikeus saada tiet esimerkiksi henkilötietjesi käsittelyn tarkituksesta. Oikeus henkilötietjen ikaisemiseen: Sinulla n ikeus pyytää Eleniaa ikaisemaan epätarkat ja virheelliset henkilötietsi. Oikeus henkilötietjen pistamiseen: Sinulla n ikeus pyytää Eleniaa pistamaan henkilötietsi esimerkiksi, js henkilötietjasi ei enää tarvita niihin tarkituksiin, jita varten ne kerättiin tai js henkilötietjesi käsittely n lainvastaista. Oikeus vastustaa henkilötietjen käsittelyä: Sinulla n aina ikeus vastustaa henkilötietjesi käsittelyä suramarkkinintia ja muuta kaupallista tiedttamista varten. Lisäksi sinulla n ikeus vastustaa ikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietjesi käsittelyä erityiseen tilanteeseesi perustuen ja ellei Elenia pysty näyttämään tällaiselle käsittelylle tärkeätä ja perusteltua syytä. Oikeus peruuttaa sustumus: Js let antanut nimenmaisen sustumuksesi tiettyyn käsittelyyn, vit millin tahansa peruuttaa sustumuksesi. Oikeus käsittelyn rajittamiseen: Sinulla n ikeus rajittaa henkilötietjesi käsittelyä siksi aikaa, kun Elenia tutkii ja tarkistaa pyyntösi. Oikeus siirtää tiedt järjestelmästä tiseen: Sinulla n ikeus saada Elenialle antamasi henkilötiedt maan käyttöösi jäsennellyssä mudssa siltä sin kuin henkilötietjesi käsittely perustuu sustumukseesi tai sinun ja Elenian väliseen spimukseen ja henkilötiedt vat autmaattisen käsittelyn khteena. Vit käyttää yllä kuvattuja ikeuksiasi lemalla yhteydessä Elenian tietsujavastaavaan sitteessa tietsuja@elenia.fi. 12. Kehen vin lla yhteydessä henkilötietjeni käsittelyä kskevissa asiissa? Js sinulla n kysyttävää tai humautettavaa henkilötietjesi käsittelystä tai Tietsujaselsteesta, tai js haluat käyttää sinulle kuuluvia ikeuksiasi, vit lla yhteydessä Elenian tietsujavastaavaan sitteessa tietsuja@elenia.fi. 6
Ennen pyyntösi tarkempaa käsittelyä Elenian n tunnistettava sinut. Js et anna tarvittavia lisätietja eikä sinua vida tunnistaa, Elenialla n ikeus kieltäytyä käsittelemästä pyyntöäsi. Muilta sin Elenia vastaa pyyntöihisi lainsäädännön edellyttämässä aikataulussa ja niiden mukaisesti. Js et le tyytyväinen Elenian antamaan vastaukseen, tai js uskt Elenian käsittelevän henkilötietjasi lainvastaisesti, vit lla yhteydessä Sumen tietsujavaltuutetun timistn. 7