Kirkkoneuvosto 23.1.2019 1 Kokousaika: Keskiviikko 23.1.2019 klo 18.00 19.53 N:o 1/2019 Paikka: Pappila, Huhdintie 9 Käsitellyt asiat: 1-12 Puheenjohtaja: Varapuheenjohtaja: Hannu Bogdanoff Jari-Pekka Järvinen Muut päätöksentekijät: Aulis Stenholm jäsen Erpo Erola jäsen Kristiina Vuorela jäsen Suvi Koivuharju jäsen Tuula Sirén jäsen Muut osallistujat: Jorma Kivilä, kirkkovaltuuston puheenjohtaja Essi Jumisko, kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja Marja Lähdekorpi, sihteeri Puheenjohtaja Hannu Bogdanoff Sihteeri Marja Lähdekorpi Pöytäkirja tarkastettu Jari-Pekka Järvinen Aulis Stenholm Pöytäkirja yleisesti nähtävänä: 24.1.2019, Marja Lähdekorpi, sihteeri
Kirkkoneuvosto 23.1.2019 2 SISÄLLYS KN 1 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS... 3 KN 2 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN VALINTA... 3 KN 3 KIRKKONEUVOSTON OHJESÄÄNTÖÖN PERUSTUVAT PUHEENJOHTAJAN JA TALOUSPÄÄLLIKÖN RATKAISUT... 3 KN 4 TUTKIMUSLUPA... 4 KN 5 DIAKONIN VIRKA... 6 KN 6 TOIMISTOSIHTEERIN TOIMI... 7 KN 7 EI JULKINEN HENKILÖSTÖASIA... 9 KN 8 EI JULKINEN HENKILÖSTÖASIA... 10 KN 9 KIRKKONEUVOSTON OHJESÄÄNTÖ JA TOIMINTASUUNNITELMA 2019... 11 KN 10 SEURAKUNNAN LUOTAMUSELINTEN KOKOUSAIKATAULU 2019... 12 KN 11 ILMOITUSASIOITA... 13 KN 12 OIKAISUVAATIMUSOHJE/VALITUSOSOITUS... 13
Kirkkoneuvosto 23.1.2019 3 Kn 1 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kirkkoneuvosto: Kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Paikalla oli kirkkoneuvoston 7 jäsentä. Kn 2 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN VALINTA Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Kirkkoneuvosto: Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin jäsenet Jari-Pekka Järvinen ja Aulis Stenholm. Kn 3 KIRKKONEUVOSTON OHJESÄÄNTÖÖN PERUSTUVAT PUHEENJOHTAJAN JA TALOUS- PÄÄLLIKÖN RATKAISUT Kirkkoneuvoston puheenjohtaja ja talouspäällikkö saattavat KN:n ohjesäännön 8-9 :n mukaiset päätöksensä kirkkoneuvoston tietoon. Kirkkoherran päätökset 82-86/2018 sekä 1-4/2019ja talouspäällikön päätökset 83/2018 sekä 1/2019 ovat liitteenä. Päätösesitys: Kirkkoneuvosto merkitsee päätökset tiedoksi. Kirkkoneuvosto: Merkittiin tiedoksi.
Kirkkoneuvosto 23.1.2019 4 Kn 4 TUTKIMUSLUPA Kirkkoneuvoston kokous 17.10.2018, 136 Margit Lumia on lähettänyt Karkkilan seurakunnan kirkkoneuvostolle oikaisupyynnön Karkkilan kirkkoherran tekemään viranhaltijapäätökseen 63/2018. Päätös on liitteenä 5a. Oikaisupyyntö koskee viranhaltijapäätöstä, jossa evättiin Lumian pyyntö tutkia Karkkilan seurakunnan 1900-luvun kirkonkirjoja vähintään perhekortteihin siirtymiseen asti. Seurakunnan kirkonkirjat päättyvät vuoteen 1960. Lumian pyynnön taustalla on tekeillä oleva Vaskijärven kyläkirja, johon hän etsii tietoja. Oikaisuvaatimus on liitteenä 5b ja Lumian tutkimuslupa-anomus liitteenä 5c. Viranhaltijapäätös perustui Espoon seurakuntayhtymän palvelukeskuksen päällikön Maija Heinosen suositukseen luvan epäämisestä. Heinosen lausunto on liitteenä 5d. Lumian luokittelee Vaskijärven kyläkirjan historialliseksi tutkimukseksi, koska kirjalla on tutkimussuunnitelma, vastuullinen johtaja ja ohjausryhmä. Historialliseen ja tieteelliseen tutkimukseen on mahdollista saada poikkeus arkaluontoisten tietojen käsittelykieltoon. Poikkeuksista säädetään henkilötietolain pykälässä 14. Tutkimussuunnitelma on liitteenä 5e ja henkilötietoseloste liitteenä 5f. Kirkkohallituksen yleiskirjeessä 9/2011 säädetään, että seurakuntien yleisenä käytäntönä olisi antaa lupa ainoastaan yli 100 vuotta vanhojen kirkonkirjojen tutkimiseen. Yleiskirje on liitteenä 5g. Puheenjohtaja poistui paikalta asian käsittelyn ajaksi. Varapuheenjohtaja toimi puheenjohtaja asian käsittelyn ajan. Päätösesitys: Kirkkoneuvosto keskustelee Lumian oikaisuvaatimuksesta. Kirkkoneuvosto: Kirkkoneuvosto päätti jättää asian pöydälle lisäselvityksien saantia varten. Kirkkoneuvosto ehdottaa, että hakija tekee kirkkoneuvostolle uuden lupapyynnön kaikkine liitteineen, joissa on kaikki päätöstä varten tarvittava tieto. Lisätietona pyydetään selvitystä siitä, miten tutkimuksessa tieteellisen tai historiallisen tutkimuksen tekemisen edellyttämät henkilötietolain 8 :n perusteet täyttyvät. Kirkkoneuvoston kokous 14.11.2018, 156 Margit Lumia on kirkkoneuvoston ehdotuksen mukaisesti lähettänyt uuden tutkimuslupa-anomuksen kirkkoneuvostolle. Kirkkoneuvostolle osoitettu lupapyyntö on liitteinä 4a-4i. Lupapyynnön mukana on tutkimussuunnitelma ja seloste henkilötietojen käsittelystä sekä alkuperäinen tutkimuslupa-anomus kirkkoherralle, kirkkoherran kielteinen päätös alkuperäiseen tutkimuslupa-anomukseen, kielteisen päätöksen perusteena oleva asiantuntijalausunto, Lumian viranhaltijapäätöksestä tekemä oikaisuvaatimus kirkkoneuvostolle ja ote kirkkoneuvosto pöytäkirjasta, jossa kirkkoneuvosto ehdottaa uuden lupapyynnön tekemistä. Samalla kirkkoneuvosto pyytää Lumialta lisäselvityksiä siitä, miten Vaskijärven kyläkirja-projekti täyttää tieteellisen tai historiallisen tutkimuksen tekemisen edellyttämät henkilötietolain 8 :n perustelut. Uudessa lupa-anomuksessa Lumia perustelee hakemustaan kahdeksalla kohdalla.
Kirkkoneuvosto 23.1.2019 5 Puheenjohtaja poistui paikalta asian käsittelyn ajaksi. Varapuheenjohtaja toimi puheenjohtaja asian käsittelyn ajan. Päätösesitys: Kirkkoneuvosto keskustelee Lumian oikaisuvaatimuksesta. Kirkkoneuvosto: Kirkkoneuvosto hylkää Margit Lumian tekemän oikaisuvaatimuksen kirkkoherran päätöksestä 63/2018, koska kirkkoherralle lähetetty tutkimuslupa-anomus ei sisältänyt riittäviä perusteluja. Kirkkoneuvosto jatkaa uuden tutkimuslupa-anomuksen käsittelyä kutsumalla Margit Lumian kuultavaksi seuraavaan kirkkoneuvoston kokoukseen 12.12.2018. Kirkkoneuvoston kokous 12.12.2018, 163/2018 Kirkkoneuvosto jatkaa uuden tutkimuslupa-anomuksen käsittelyä Margit Lumian kuulemisella. Kirkkoneuvosto on pyynnöstä saanut asiantuntijalausunnon myös Espoon seurakuntayhtymän hallintopäällikkö Maija Heinoselta sähköpostitse. Maija Heinosen sähköposti on liitteenä 1. Lumia on ilmoittanut haluavansa nauhoittaa kuulemisensa. Tälle asialle ei ole estettä. Päätösesitys: Kirkkoneuvosto näkee Vaskijärven kyläyhdistyksen kirjan kannatettavana hankkeena, mutta ei voi Espoon seurakuntayhtymän hallintopäällikön Maija Heinosen perustelujen ja ohjeistuksen mukaisesti hyväksyä tutkimuslupa-anomusta. Kirkkoneuvosto: Hyväksyttiin esityksen mukaan. Margit Lumia on lähettänyt kirkkoneuvostolle oikaisupyynnön sen 12.12.2018 tekemästä tutkimuslupaa koskevasta päätöksestä. Oikaisuvaatimus on liitteenä 1 ja ote pöytäkirjasta liitteenä 2. Lumian kirkkoneuvostolle osoittama tutkimuslupa-anomus on liitteenä 3, tutkimussuunnitelma liitteenä 4 ja seloste henkilötietojen käsittelystä liitteenä 5. Hallintopäällikkö Maija Heinosen sähköposti on liitteenä 6. Päätösesitys: Kirkkoneuvosto keskustelee asiasta. Kirkkoneuvosto pyytää ennen päätöstä lausunnon asiasta kirkkohallituksen rekisterijohtaja Sanna Heickelliltä ja siirtää asian jatkovalmisteluun. Kirkkoneuvosto: Hyväksyttiin esityksen mukaan.
Kirkkoneuvosto 23.1.2019 6 Kn 5 DIAKONIN VIRKA Kirkkoneuvoston kokous 12.12.2018, 170/2018 Seurakunnan diakoni Paula Yli-Hukkala ilmoitti siirtyvänsä toisen seurakunnan palvelukseen ja irtisanoutui Karkkilan seurakunnan diakonin virasta perjantaina 30.11.2018, liite 5. Paulan kanssa sovittiin, että hän hoitaa virkaa vuoden loppuun asti. Tästä ajasta hän on vuosilomalla 21.-31.12.2018. Loput kertyneistä lomista maksetaan palkan yhteydessä. Uuden diakonin etsiminen on aloitettava mahdollisimman nopeasti. Ilmoitus avoimesta diakonin virasta kannattaa laittaa kirkon työpaikkatorille välittömästi. Hakuaika päättyisi maanantaina 14.1.2019 klo 12. Hakijoiden haastattelut pidettäisiin tiistaina 15.1.2019. Päätös diakonin viran täyttämisetä tehtäisiin kirkkoneuvoston kokouksessa 23.1.2019. Virassa käytetään kuuden kuukauden koeaikaa. Diakonin viran tehtävänkuva on hyvä pitää entisellään. Kirkkoneuvoston on hyvä asettaa haastatteluryhmän toteuttamaan diakonin viran hakijoiden haastattelut. Haastatteluryhmään ehdotetaan valittavaksi kirkkoneuvoston puheenjohtaja Hannu Bogdanoff, kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja Jorma Kivilä ja kappalainen Selja Koponen. Ryhmän tehtävänä on valita haastateltavat, suorittaa haastattelut ja tehdä kirkkoneuvostolle esitys uudesta diakonista. Päätösesitys: Kirkkoneuvosto myöntää Paula Yli-Hukkalalle eron Karkkilan seurakunnan diakonin virasta 1.1.2019 alkaen. Kirkkoneuvosto päättää aloittaa uuden diakonin rekrytoinnin esittelytekstin mukaisesti. Kirkkoneuvosto: Hyväksyttiin esityksen mukaan. Diakonin virkaan tuli määräaikaan mennessä kolme hakemusta. Haastatteluryhmä haastatteli hakijoista kaksi tiistaina 15.1.2019. Yhtä hakijoista ei kutsuttu haastatteluun, koska hän ei ollut ollut virkaan pätevä. Muistio haastatteluista jaetaan kokouksessa. Haastatteluryhmä piti Tiina Martinia parhaana hakijan Karkkilan seurakunnan diakonin virkaan. Perusteena ryhmä pitää hakijan selkeää ja asianmukaista käsitystä seurakunnassa tehtävästä diakoniatyöstä ja diakonista työnäkyä. Ryhmän mielestä paikallistuntemuksesta on diakonin viranhoidossa etua. Päätösesitys: Kirkkoneuvosto valitsee Karkkilan seurakunnan diakoniksi Tiina Martinin. Virassa noudatetaan kuuden kuukauden koeaikaa. Virka voidaan ottaa vastaan hyväksytyn työterveyslausunnon toimittamisen jälkeen. Kirkkoneuvosto: Hyväksyttiin esityksen mukaan.
Kirkkoneuvosto 23.1.2019 7 Kn 6 TOIMISTOSIHTEERIN TOIMI Kirkkoneuvoston kokous 12.12.2018, 164/2018 Seurakunnan talousosaston toimistosihteeri on ilmoittanut jäävänsä eläkkeelle 31.3.2019 alkaen. Nykyinen toimistosihteeri tehtävä on ollut täysiaikainen työsuhde. Uuden toimistosihteerin rekrytointi on syytä aloittaa mahdollisimman pian, sillä ennen eläkkeelle siirtymistään toimistosihteerin on tarkoitus käyttää pitämättömiä vuosilomiaan helmi-maaliskuussa. Uuden toimistosihteerin perehdyttämisjaksoon on syytä varata riittävästi aikaa eli noin yksi kuukausi, jotta mahdollisimman paljon talousosaston työtehtävistä ehditään käydä lävitse uuden työntekijän kanssa. Ilmoitus avoimesta toimistosihteerin työsuhteesta on hyvä laittaa kirkon työpaikkatorille ja TE-toimistoon välittömästi. Hakuaika päättyisi maanantaina 14.1.2019 klo 12. Hakijoiden haastattelut pidettäisiin keskiviikkona 16.1.2019. Päätös toimistosihteerin tehtävän täyttämisestä tehtäisiin kirkkoneuvoston kokouksessa 23.1.2019. Työsuhteessa on kuuden kuukauden koeaika. Kirkkoneuvoston olisi hyvä keskustella ennen rekrytoinnin aloittamista vastaako nykyinen tehtävänkuvaus palvelujen tarpeita vai tarvittaisiinko siihen muutoksia. Kirkkoneuvoston on hyvä asettaa haastatteluryhmän toteuttamaan toimistosihteerin tehtävän hakijoiden haastattelut. Haastatteluryhmään kirkkoneuvosto valitsee nykyisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtajan Jorma Kivilän, talouspäällikön Marja Lähdekorven ja toimistosihteeri Marjatta Syrjäsen. Ryhmä kutsuu hakijoista sopivimmaksi katsomaansa henkilöt haastatteluun, suorittaa haastattelut ja tekee kirkkoneuvostolle esityksen toimistosihteerin valinnasta. Keskustelun alustuksena on liitteenä 2 toimistosihteeri laatima listaus nykyiseen tehtävään sisältyvistä töistä. Päätösesitys: Kirkkoneuvosto keskustelee asiasta ja päättää aloittaa uuden toimistosihteerin rekrytoinnin esittelytekstin mukaisesti. Toimistosihteerin tehtävänkuva muodostuu liitteen kaksi mukaisesti. Kirkkoneuvosto: Hyväksyttiin esityksen mukaan. Hakuaika päättyi maanantaina 14.1.2019 klo 12:00. Toimistosihteerin tehtävään tuli määräaikaan mennessä 38 hakemusta. Jorma Kivilä ja Marja Lähdekorpi haastattelivat 16.1. hakijoista neljä hakijaa. Muistiot haastatteluista jaetaan kokouksessa. Haastatteluryhmä päätyi yksimielisesti esittämään neuvostolle, että toimistosihteerin tehtävään valittaisiin Päivi Laari, Ikkalasta (Lohja). Päivillä on laaja osaaminen ja pitkäaikainen työkokemus kirjanpidosta ja tilinpäätöksistä. Hän on aiemmissa tehtävissään käyttänyt samoja IT-ohjelmia, mitä seurakunnallakin on käytössä. Varalle ryhmä esittää Veera Pentikäistä, Karkkilasta.
Kirkkoneuvosto 23.1.2019 8 Päätösesitys: Kirkkoneuvosto valitsee toistaiseksi voimassa olevaan työsuhteeseen toimistosihteerin tehtävään Päivi Laarin ja varalle Veera Pentikäisen. Toimessa noudatetaan kuuden kuukauden koeaikaa. Toimi voidaan ottaa vastaan hyväksytyn työterveyslausunnon toimittamisen jälkeen. Toimessa noudatetaan toimiston työaikaa. Työpäivän aloitusajasta voidaan erikseen sopia esimiehen kanssa. Kirkkoneuvosto: Hyväksyttiin esityksen mukaan.
Kirkkoneuvosto 23.1.2019 9 Kn 7 EI JULKINEN HENKILÖSTÖASIA
Kirkkoneuvosto 23.1.2019 10 Kn 8 EI JULKINEN HENKILÖSTÖASIA
Kirkkoneuvosto 23.1.2019 11 Kn 9 KIRKKONEUVOSTON OHJESÄÄNTÖ JA TOIMINTASUUNNITELMA 2019 Kirkkovaltuusto siirtää päätösvaltaa kirkkoneuvostolle kirkkoneuvoston ohjesäännöllä. Kirkkoneuvoston jäsenten on hyvä tuntea ohjesääntö. Ohjesäännössä saamansa vallan perusteella kirkkoneuvosto huolehtii monista käytännön hallintoon kuuluvista tehtävistä kuten toiminnan ja talouden suunnittelusta ja valvonnasta. Kirkkoneuvoston jäsenten on hyvä tutustua myös seurakunnan vuoden 2019 toimintaja taloussuunnitelmaan. Asiakirjat jaetaan kokouksessa. Päätösesitys: Kirkkoneuvosto merkitsee asian tiedoksi. Kirkkoneuvosto: Merkittiin tiedoksi.
Kirkkoneuvosto 23.1.2019 12 Kn 10 SEURAKUNNAN LUOTAMUSELINTEN KOKOUSAIKATAULU 2019 Kirkkojärjestyksen mukaan seurakunnan talousarviovuodelta on laadittava tilinpäätös tilikautta seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä (KJ 15 5). Kirkkovaltuuston on hyväksyttävä seurakunnan toiminta- ja talousarvio viimeistään edellisen vuoden joulukuussa (KJ 15 3). Nämä lakisääteiset ohjeet ja käytännön hallinto huomioon ottaen puheenjohtaja ja talouspäällikkö ovat laatineet seurakunnan kirkkoneuvostolle ja kirkkovaltuustolle alustavan kokousaikataulun vuodelle 2019. Aikataulu on liitteenä 9. Päätösesitys: Kirkkoneuvosto merkitsee asian tiedoksi. Kirkkoneuvosto: Merkittiin tiedoksi.
Kirkkoneuvosto 23.1.2019 13 Kn 11 ILMOITUSASIOITA Kirkkohallituksen yleiskirje 18/2018, Tietosuojalaki voimaan 1.1.2019, liite X1. Kirkkohallituksen yleiskirje 19/2018, Kunta ja seurakunta paikallisen hyvinvoinnin edistäjänä, liite X2. Kirkkohallituksen yleiskirje 20/2018, Uuden Etu- ja sukunimilain vaikutukset vuodenvaihteessa, liite X3. Kirkkohallituksen yleiskirje 21/2018, Hautauslupaa koskeva muutos kuolemansyyn selvittämisestä annettuun asetukseen, liite X4. Kirkkohallituksen yleiskirje 22/2018, Kirkon säädöskokoelma nro 127 kirkkohallituksen päätös vaativien erityistehtävien edellyttämistä kirkon erityiskoulutuksista, Liite X8a-b KIT Yleiskirje A8/2018, Luottamusmieskoulutus vuonna 2019 sekä Yhteistoiminta- ja työsuojelukoulutus vuonna 2019, liite X5. KIT Yleiskirje A9/2018, Luontaisetujen verotusarvot 1.1.2019 lukien sekä matkakustannusten korvausmäärät 1.1.2019 lukien, liite X6. Suomen Lähetysseura etsii ehdokkaita hallitukseen kaudelle 2019-20. Ehdokkaita voivat asettaa kaikki yhteisöjäsenet kuten seurakunnat. Hakemukset tulee toimittaa Lähetysseuran vaalilautakunnalle 28.2.2019 mennessä. Lähetysseuran kirje ehdokasasettelusta ja ehdokkaiden asettamislomake ovat liitteenä X7. Kirkkoneuvosto: Merkittiin tiedoksi. Kn 12 OIKAISUVAATIMUSOHJE/VALITUSOSOITUS Liitetään pöytäkirjaan.