Talousarvio 2019 Täytäntöönpano-ohjeet

Talousarvio 2019 Täytäntöönpano-ohjeet Koti Saimaan sylissä

1 / 7 Sisällys I TALOUSARVIO... 2 Talousarvion sitovuus ja tilivelvolliset... 2 Talousarviomäärärahat ja talousarviomuutokset... 3 Talousarvion seuranta ja raportointi kunnanhallitukselle/valtuustolle... 3 II HENKILÖSTÖ... 3 Viran / toimen perustaminen ja täyttölupamenettely... 3 Määräaikaisen henkilökunnan esim. sijaisten palkkaus... 4 Koulutukset... 4 III HANKINNAT... 4 Toimivalta hankinnoissa... 5 Tilaaminen... 5 Keskitetyt hankinnat / ostot... 5 Kannatusilmoitukset... 5 IV TALOUDEN HOITO JA HALLINTO... 6 Käyttösuunnitelmat... 6 Laskujen hyväksyminen... 6 Laskutus... 6 Rahoitusosuudet ja avustukset... 7 Lainanotto... 7 Asian- ja sopimusten hallinta... 7

2 / 7 I TALOUSARVIO Talousarvion sitovuus ja tilivelvolliset Taipalsaaren kunnanvaltuusto on hyväksynyt kokouksessaan 19.12.2018 / 72 talousarvion vuodelle 2019 ja päättänyt kunnanhallitusta ja lautakuntia sitovista kunnan ja kuntakonsernin toiminnan ja talouden tavoitteista. Talousarvion sitovia eriä ovat käyttötalouden osalta kuntalain 110 :n mukaisesti valtuuston hyväksymät tehtävien ja toiminnan tavoitteiden määrärahat ja tuloarviot. Kunnan toiminnassa ja taloudenhoidossa on noudatettava talousarviota. Toimielin ei saa ylittää sille talousarviossa osoitettua määrärahaa. Jos määräraha osoittautuu riittämättömäksi, on ryhdyttävä toimenpiteisiin talousarvion (joko sanallisten tavoitteiden tai määrärahojen) muuttamiseksi. Toisaalta toimielin ei ole velvollinen käyttämään määrärahaa kokonaisuudessaan, jos toiminnalle asetetut tavoitteet muutoin saavutetaan tai määrärahan käyttötarkoitus muutoin toteutuu. On huomioitava, että vuoden 2019 talousarvioon on sisällytetty 750.000 euron toimintakuluja tasapainottava erä siten, että henkilöstökuluja on vähennetty palkkojen suhteessa. Talousarviota on muilta osin valmisteltu käyttösuunnitelmatasoisena. Tasapainotuserän osalta lopulliset ratkaisut ovat tekemättä ja talouden sopeuttamisen ohjausryhmä tavoittelee sellaista aikataulua, että sen työn pohjalta saataisiin päätöksiä jo siten, että käyttösuunnitelmien yhteydessä pystytään huomioimaan em. 750.000 euron lopullinen kohdentaminen vuoden 2019 talousarviossa. Tämän vuoksi on syytä korostaa, että mihinkään ei-välttämättömään ei saa ryhtyä ennen kuin vuoden 2019 käyttösuunnitelmat on KOKO KUNNAN OSALTA HYVÄK- SYTTY. Tämä tarkoittaa niin isoja kuin vähäisempiäkin hankintoja sekä henkilöstön palkkaamisia. Huom. Käyttösuunnitelmista lisää kohdassa IV Talouden hoito ja hallinto Talousarviossa asetettujen sanallisten tavoitteiden ja talousarvioeurojen toteutumisesta ja siihen liittyvästä raportoinnista vastaavat talousarviokirjaan 2019 merkityt seuraavat toimielimet ja viranhaltijat: Toimielin Tehtäväalue Toiminnasta ja taloudesta vastaava viranhaltija Keskusvaalilautakunta Vaalit ei nimetty, toimielin vastaa Tarkastuslautakunta Tarkastus ja arviointi ei nimetty, toimielin vastaa Kunnanhallitus Hallintopalvelut Hallintojohtaja Tukipalvelut Hallintojohtaja Kehittämispalvelut Kunnanjohtaja Sosiaali- ja terveyspalvelut Kunnanjohtaja Sivistys- ja hyvinvointilautakunta Sivistys- ja hyvinvointipalveluiden hallinto Perusopetus Varhaiskasvatus Kulttuuri ja vapaa-aika Sivistysjohtaja Sivistysjohtaja Sivistysjohtaja Sivistysjohtaja Tekninen lautakunta Teknisten palveluiden hallinto Tekninen johtaja Rakennusvalvonta- ja lupapalvelut Tekninen johtaja Liikenneväylät Tekninen johtaja Kaavoitus Tekninen johtaja Kiinteistöhuolto ja yleiset alueet Tekninen johtaja Kunnallistekniikka/vesihuoltolaitos Tekninen johtaja Talousarviossa valtuustoon nähden sitovat tasot on selvitetty talousarviokirjan sivuilla 13-14.

3 / 7 Talousarviomäärärahat ja talousarviomuutokset Talousarvion määrärahoja saa käyttää vain talousarvion perusteluissa mainittuihin käyttötarkoituksiin. Talousarvion noudattaminen tarkoittaa mm. sitä, ettei talousarviovuoden aikana toimintaa laajenneta tai aloiteta uutta toimintaa, ellei talousarviossa ole siihen määrärahavarausta. Jos määrärahat eivät riitä, toimintaa on ensisijaisesti sopeutettava määrärahan mukaiseksi tai pyrittävä kattamaan vaje muilta kustannuspaikoilta. Vastuu määrärahojen riittävyydestä kuuluu määrärahojen käytöstä vastaaville viranhaltijoille ja toimielimille. Toimialoilla tulee huolehtia toimivasta talousarvion seurantaprosessista toimialan sisällä. Jos määrärahat ovat ylittymässä, on tilanne välittömästi käsiteltävä lautakunnissa / kunnanhallituksessa. Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä talousarviovuoden aikana. Talousarviovuoden jälkeen talousarvion muutoksia voidaan käsitellä vain poikkeustapauksissa. Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita ja tuloarvioita koskevassa muutosesityksessä on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin. Talousarvion seuranta ja raportointi kunnanhallitukselle/valtuustolle Toimialajohtajien tulee seurata käyttösuunnitelmien toteutumista jatkuvasti. Kunnanhallitukselle (kunnanhallituksen alainen toiminta), lautakunnille (kunkin lautakunnan oma toiminta) ja johtoryhmälle (toimialajohtajat osaltaan) on esitettävä käyttösuunnitelmien toteutuminen kuukausittain. Mikäli kokouksia pidetään harvemmin, niin silloin käsittelyyn tulee automaattisesti myös talouden seuranta useamman kuukauden ajalta. Arvio taloudellisten tavoitteiden toteutumasta tehtäväaluetasolla ja olennaisista toiminnan ja talouden poikkeamista talousarvioon verrattuna raportoidaan valtuustolle 1-6 kuukausilta (puolivuosiraportti). Kunnanhallitukselle raportoidaan säännöllisesti: Toimialat raportoivat talouden toteutumisesta valtuustotasolla vähintään kolmen kuukauden välein. Samalla raportoidaan olennaisista toiminnan tavoitteiden toteutumisen poikkeamista. Taloustilanteessa tapahtuvat muutokset ja muut kunnan talouteen vaikuttavat asiat tarvittaessa Konsernin tytäryhtiöiden talouden seuranta järjestetään samojen periaatteiden mukaan, kuin edellä on mainittu kunnan talousarvion seurannasta, ellei konserniohjeessa ole muuta määrätty. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta on jatkuvaa toimintaa, jonka tuloksellisuutta seurataan osana talousarvion toteutuman muuta raportointia. Talousarvion täytäntöönpanossa ja taloudenhoidossa on noudatettava hallintosäännön talousmääräyksiä, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeita sekä lisäksi kunnanhallituksen ja valtuuston antamia erityismääräyksiä. II HENKILÖSTÖ Viran / toimen perustaminen ja täyttölupamenettely Viran perustamisesta päättää kunnanvaltuusto. Työsuhteisen tehtävän perustamisesta päättää kunnanhallitus. Hallintosäännön mukaista täyttölupaa on haettava hyvissä ajoin. Tehtävän vapautuessa on ensin selvitettävä voidaanko täyttö hoitaa sisäisin järjestelyin.

4 / 7 Täyttölupiin liittyvän valmistelun tulee sisältää ainakin seuraavat tiedot ja ne tulee toimittaa kunnanhallitukselle esityslistaan liitettävänä oheismateriaalina: työntekijän suunniteltu tehtävänkuva arvio palkkauksen kustannusvaikutuksesta vuositasolla (huomioitava myös henkilösivukulut) riippumatta määrärahavarauksesta talousarvioon peruste vakinaisen henkilön palkkaukselle: perusteeksi ei automaattisesti katsota tehtävää aiemmin hoitaneen henkilön eläkkeelle jäämistä tai siirtymistä toisiin tehtäviin, vaan perusteen täytyy liittyä kuntalaiselle tärkeän palvelun turvaamiseen / kunnan palvelutuotannon järjestämiseen Rekrytointi ja täyttölupamenettely tehdään Kuntarekry-järjestelmää hyödyntäen. Kuntarekry-järjestelmästä hakuilmoitukset siirtyvät automaattisesti kunnan verkkosivuille ja TE-palveluiden sivuille. Hakuilmoituksia ei pääsääntöisesti julkaista erikseen lehdissä. Henkilöstön rekrytoinnista tulee tehdä perusteltu hallinnollinen päätös. Tehtäväkohtaisesta palkasta päätettäessä tulee tehdä tehtävän vaativuuden arviointi ja määrittää tehtäväkohtainen palkka hinnoitteluryhmälle määritetyn palkkataulukon mukaisesti. Määräaikaisen henkilökunnan esim. sijaisten palkkaus Lyhyisiin, 1-3 päivän mittaisiin virka-/työvapaisiin, ei tule ottaa ulkopuolista sijaista, vaan työt on hoidettava sisäisin järjestelyin hyödyntäen mahdollisuuksien mukaan kunnan koko henkilöstöä. Kolme päivää pidempiin sairaslomasijaisuuksiin voidaan palkata ulkopuolinen sijainen, mikäli se on välttämätöntä eikä tehtävää pystytä hoitamaan sisäisin järjestelyin. Tulosyksiköiden esimiesten tulee suunnitella henkilöstön vuosilomat siten että vuosilomasijaisia ei lähtökohtaisesti tarvitse palkata. Vuosilomasijaisen saa palkata, mikäli: tehtäviä ei voida hoitaa sisäisillä tilapäisjärjestelyillä talousarviossa on tarkoitukseen varattu riittävä palkkamääräraha kyseisen toimintayksikön kustannuspaikalla tehtäväalueen sisältä (ts. muiltakin kuin palkkatileiltä) voidaan osoittaa riittävä kate vuosilomasijaisen palkkamenoihin (käyttösuunnitelmamuutos vietävä ao. toimielimen hyväksyttäväksi) Määräaikaisiin työsopimuksiin ja viranhoitomääräyksiin on ehdottomasti merkittävä määräaikaisuuden peruste. Rekrytoitaessa henkilökuntaa tulee toimivaltaisen viranhaltijan tehdä asiaa koskeva viranhaltijapäätös hallintosäännössä kuvatulla tavalla. Määräaikaisen henkilöstön rekrytoinnissa tulee hyödyntää mahdollisuuksien mukaan Kuntarekryjärjestelmää. Koulutukset Työntekijän koulutukseen osallistumisesta tulee olla esimiehen hyväksyminen henkilöstöhallinnon järjestelmässä (ESS) ennen koulutusta. Tavanomaisesta poikkeavista (laajemmat kuin 1-2 päivää) koulutuspäätöksistä tulee tehdä myös hallinnollinen päätös Dynastyyn. III HANKINNAT Taipalsaari on mukana maakunnallisessa hankintayhteistyössä. Lappeenrannan kaupungin konsernihallintoon sijoittuva hankintayksikkö hoitaa yhteisesti sovitut maakunnalliset yhteishankinnat. Hankintayksikkö ohjeistaa ja neuvoo kuntia tarvittaessa hankinta-asioissa. Yhteyshenkilönä hankintayksikön ja kunnan välillä toimii tietohallintoasiantuntija.

5 / 7 Hankintoja tehtäessä ao. viranomaisen tulee aina huolehtia, että kulloinkin voimassaolevaa julkisia hankintoja sääntelevää lainsäädäntöä noudatetaan. Tarjouspyyntö, tarjousten avauspöytäkirja, saadut tarjoukset ja niiden pisteytystä koskevat asiakirjat tulee liittää viranomaisen hankintapäätökseen. Toimivalta hankinnoissa Hankinnoista päättämisestä ja hankintavaltuuksista on määräykset kunnan hallintosäännössä. Toimielin tai viranhaltija voi hallintosäännön 33 :n mukaan siirtää tarvittaessa sille määrättyä toimivaltaa alaiselleen viranomaiselle (viranhaltijalle) ellei laista muuta johdu. Se, jolle toimivaltaa on siirretty, ei voi enää siirtää toimivaltaa edelleen. Toimielin ja johtava viranhaltija ei vapaudu tilivelvollisuudesta siltä osin, kun taloudellista valtaa on delegoitu muille kuin tilivelvollisille, joten delegoija on velvollinen seuraamaan miten delegoitua päätösvaltaa on käytetty. Tilaaminen Yli 3000 euron (alv 0%) hankinnasta (/hankintakokonaisuudesta) tulee kuntalain mukaisen muutoksenhakumahdollisuuden takia tehdä vähintään viranhaltijan hankintapäätös Dynastyssa tai toimivallan mukaisesti toimielimen päätös. Tämä ei koske niitä sellaisia kilpailutettuja tuotteita, joita ostetaan jatkuvasti kuten pehmopaperit, elintarvikkeet yms. Päätöksiä tehdessä on muistettava ero hankintalain ja kuntalain mukaisella muutoksenhakumahdollisuudella. Hankintoja tehtäessä on huolehdittava kuntalain edellyttämästä päätöksenteosta vaikka itse hankinta olisi kilpailutettu esim. hankintayhteistyössä. Tilausoikeudella tarkoitetaan oikeutta tehdä tilauksia talousarviomäärärahalla kilpailutetulta sopimustoimittajalta tai suorahankinnan kautta valitulta sopimustoimittajalta. Näin ollen tilausoikeuden omaava viranhaltija tai työntekijä voi tilata tavaroita tai palveluja ainoastaan sellaisilta tahoilta, jotka kilpailutuksen tai mahdollisen suorahankinnan kautta on valittu kunnan sopimustoimittajiksi. Tilausoikeuden omaavat viranhaltijat ja työntekijät voivat tehdä vähäisiä (alle 200 euron) hankintoja muiltakin kuin kunnan sopimustoimittajilta. Tilivelvolliset viranhaltijat antavat tarvittaessa tilausoikeuksia omille toimialoilleen. Keskitetyt hankinnat / ostot Toimistotarvike-, tietotekniikka-, puhelin- ja AV-laitteiston hankinnat hoidetaan keskitetysti hallintopalveluiden yhteyshenkilöiden kautta. Keskitettyjen hankintojen tositteet hyväksyy toimistotarvikkeiden osalta hallintojohtaja ja it-, puhelin ja AV-laitteiston osalta tietohallintoasiantuntija. Em. menot kirjataan konsernihallinnon ao. kustannuspaikalle. Hankinnat laskutetaan sisäisesti ao. kustannuspaikalta. Sisäisen laskutuksen sijaan hankinnasta aiheutuva lasku voidaan myös kohdentaa suoraan ao. kustannuspaikalle (esim. erikoisemmat toimistotarvikehankinnat, erikseen budjetoimattomat it-yms. korvaushankinnat tms.). Kiinteistöihin liittyvät asennustyötä vaativat kalustohankinnat hoidetaan keskitetysti teknisen toimen kautta. Yhteyshenkilönä toimii kunnanrakennusmestari. Kannatusilmoitukset Kannatusilmoituksia tms. ei pääsääntöisesti anneta. Poikkeustapauksissa kannatusilmoituksia erilaisiin julkaisuihin voidaan myöntää taipalsaarelaisille yleishyödyllisille yhteisöille. Päätöksen näistä tekee kunnanjohtaja.

6 / 7 IV TALOUDEN HOITO JA HALLINTO Käyttösuunnitelmat Kunnan taloudessa noudatetaan konsernihallinnon ja mahdollisesti toimialojen laatimia erillisiä talouteen liittyviä ohjeistuksia. Kunnanhallitus ja lautakunnat ohjaavat taloutta ja toimintaa käyttösuunnitelmien sekä niiden toteutumisvertailujen avulla. Käyttösuunnitelmilla toimielimet jakavat määrärahat ja tuloarviot osamäärärahoiksi ja osatuloarvioiksi sekä asettavat tarkennetut tavoitteet. Käyttösuunnitelmilla toteutetaan valtuuston hyväksymää talousarviota. Laskujen hyväksyminen Vuoden 2019 valtuuston hyväksymä talousarvio sisältää 750.000 euron tasapainotuksen koskien lähes kaikkia tehtäväalueita. Talouden sopeuttamisen ohjausryhmä valmistelee päätöksentekoon tasapainotustoimenpiteitä. Kunnanhallitus ja johtavat viranhaltijat ohjaavat käyttösuunnitelmien laadintaa alkuvuonna annettavin täsmentävin valmisteluohjein. Lautakuntien tulee käsitellä käyttösuunnitelmat viimeistään helmikuun loppuun mennessä. Mikäli käyttösuunnitelmien osalta tarvitsee tehdä valtuustoon nähden sitovan tehtävätason välisiä määrärahasiirtoja, tulee kunnanhallituksen valmistella talousarviomuutos maaliskuun valtuustoon hyväksyttäväksi. Samalla tulee täsmentää myös ns. sanallisia eli toiminallisia tavoitteita. Ennen kuin koko kunnan osalta saadaan käyttösuunnitelmat hyväksyttyä vain erityisen välttämättömät hankinnat ja henkilöstön palkkaukset ovat sallittuja. Budjetin tiedot siirretään taloushallinto-ohjelmaan vasta sen jälkeen kun käyttösuunnitelmat koko kunnan osalta on hyväksytty. Tositteiden hyväksyjä vastaa siitä, että tositteessa on voimassa olevan tilikartan mukainen tilimerkintä, johon hänellä on hyväksymisoikeus ja että menon suorittamiseen on olemassa määräraha. Laskusta on käytävä ilmi, että se kuuluu kunnan maksettavaksi ja että siinä on riittävä asiaselvitys ja alv-merkintä ja, että tavara tai työsuoritus tai muu palvelu on merkitty vastaanotetuksi (epäselvissä tai selventävissä tapauksissa käytettävä kommenttia). Mikäli lasku / maksu perustuu toimielimen / viranhaltijan päätökseen eikä päätöstä ole skannattu laskun mukana, tulee asia mainita kommentissa tai liittää kyseinen viranhaltijapäätös laskuun. Tavaran/palvelun tilaajan on huolehdittava siitä, että alv-rekisterin ja ennakkoperintärekisterin tiedot ovat ajan tasalla (www.ytj.fi). Huom! Mikäli työntekijä hankkii kunnalle hyödykkeitä käteisostoina, henkilökohtaisten bonuskorttien (S-etukortti, K-Plussakortti, Ykkösbonus tms.) käyttäminen on ehdottomasti kielletty. Mikäli bonuskorttia on käytetty, ostaja ei voi laskuttaa saatavaansa kunnalta. Laskutus Rahoituksen ja maksuvalmiuden turvaamiseksi kaikki laskutukset on tehtävä säännöllisesti ja viivytyksettä. Saatavakantaa seurataan ja siirrot perintätoimiston perintään tehdään säännöllisesti. Sisäiset erät laskutetaan sovittujen laskutusperiaatteiden vähintään 3 kertaa vuodessa. Sisäisellä laskutuksella tarkoitetaan kunnan sisäistä kustannuspaikkojen välistä laskutusta. Sisäisinä erinä laskutetaan yleishallinto henkilöstöhallinto tietohallinto ruokapalvelut

7 / 7 siivouspalvelut sisäiset vesimaksut sisäiset tarkastus- ja valvontamaksut Rahoitusosuudet ja avustukset Kunnan tulee toiminnassaan hyödyntää aktiivisesti kulloinkin saatavilla olevia ulkopuolisia rahoitusosuuksia ja avustuksia. Kopio valtionavustushakemuksista ja maksatuspäätöksistä sekä mahdollisesta hankerahoituksesta tulee toimittaa hallintopalveluiden laskentasihteereille tiedoksi. Hankkeelle perustetaan tarvittaessa oma laskentatunniste. Rahoituspäätöksien edellyttämästä raportoinnista tulee laittaa muistutushälytys Dynastyyn. Hankehakemukset saa allekirjoittaa vain hallintosäännön 151 mukaisesti toimialajohtaja. Tämä tarkoittaa myös sitä, että muut eivät saa tehdä hankehakemuksia minkään erillisjärjestelmän tms. kautta omilla tunnuksillaan. Jokaisesta hankkeesta, johon on saatu rahoitusta, tulee tehdä viranhaltijapäätös mm. organisoitumisen takia. Ns. aloituspalaverissa sovitaan mm. kirjanpidon järjestämisestä. Lainanotto Hankekohtaisten avustusten maksatukset on haettava ilman viivyttelyä. Vuoden 2019 talousarvio ei sisällä uuden pitkäaikaisen lainan nostovaltuutta. Lyhytaikaisen luoton nostamisella huolehditaan tarvittaessa maksuvalmiudesta. Asian- ja sopimusten hallinta Viranomaistoimintaan liittyvät asiakokonaisuudet ja asiakirjat kirjataan Dynasty-asianhallintajärjestelmään. Jokainen on osaltaan velvollinen huolehtimaan siitä, että muu kuin kirjaamoon suoraan osoitettu virallinen posti tulee kirjatuksi Dynastyyn. Allekirjoitetut sopimukset toimitetaan konsernihallintoon, jossa ne tallennetaan Dynastyn sopimushallintaan.