1
2
Syötetään haettavan tai lisättävän henkilön henkilötunnus, keinohenkilötunnus, K-tunnus tai asiakasnumero. Asiakasnumero on A+8 merkkiä tai 8 merkkiä ja kohta Asiakasnumero rastitettuna. Järjestelmä antaa jokaiselle henkilölle ja yritykselle asiakasnumeron. Asiakasnumeroa ei käytetä rekisteröinnissä. Valitaan Hae Järjestelmä näyttää haetun henkilön tiedot näytöllä Henkilön tiedot Mikäli henkilöä ei ole tietokannassa, järjestelmä hakee henkilön tiedot automaattisesti VTJ:stä. Syötetyn tunnuksen ollessa virheellinen antaa järjestelmä virheilmoituksen. Voit hakea asiakasta nimellä sivun alapalkissa Tarkennettu haku -valinnalla tai sivun yläpalkissa olevalla valinnalla Haut. 3
Kohdassa Henkilöhaku haetaan henkilöä, kun henkilötunnus ei ole tiedossa. Minimihakuehdot näkyvät sivun oikeassa reunassa Nimihaussa voi käyttää erikoismerkkejä * ja?. * korvaa alku- ja / tai loppuosan nimestä.? korvaa tietyn kirjaimen/merkin nimestä. Esim. Virtanen Mikko voidaan hakea * rtanen?ikko. Mikäli käytät? ja/tai *, on muita merkkejä oltava vähintään 3 kpl. Kohdassa Keinotunnuksellisen henkilön haku haetaan keinotunnuksia. Syntymäaika on pakollinen tieto. Sukupuoli voi olla molemmat, mies tai nainen. Tähdellä * merkityt kentät ovat pakollisia kenttiä. Käytettäessä hakukriteerinä syntymäaikaa, päivämäärät voidaan syöttää ilman pisteitä (esim.15091977). Mikäli hakuehdoilla on löytynyt yli 50 vaihtoehtoa, pyytää järjestelmä tarkentamaan hakukriteereitä. Näytöltä voi siirtyä kyselemään yrityksen tietoja valitsemalla välilehti Yritys. 4
Näytöllä näkyy henkilön perustiedot. Kiellot ja huomautukset Kun kielto rastitettu, on kielto voimassa. Muut tiedot Asiointikieli tulostuu rekisteriotteelle. Luontipäivä on sama päivä kun henkilö on lisätty järjestelmään. Alapalkin valinnoilla pääsee katsomaan sekä päivittämään henkilön tietoja. Esimerkiksi valitsemalla Osoitteet nähdään henkilön kaikki osoitteet ja voidaan muuttaa osoitetta. Tarvittaessa tietoja voidaan verrata VTJn tietoihin valitsemalla alapalkista VTJ-vertailu. 5
Järjestelmä listaa lisätyn henkilön kanssa samana päivänä syntyneiden keinotunnuksellisten henkilöiden tiedot, joista tarkistetaan, ettei kyseinen henkilö, jota ollaan lisäämässä jo löydy järjestelmästä jollain keinotunnuksella. Näin voidaan varmistaa, ettei järjestelmään tule tallennettua samaa henkilöä useampaan kertaan. Haettaessa henkilötunnuksella henkilöä, jota ei löydä järjestelmästä, hakee järjestelmä henkilön tiedot VTJ:stä. Lisää henkilö järjestelmään toiminnolla Tallenna. 6
HUOM! Uutta ulkomaalaistaustaista henkilöä ei saa tallentaa, ennen kuin on varmistuttu siitä, ettei henkilöllä ole ennestään keinotunnusta! Tämä tapahtuu tarkennetun haun kautta (kts edelliset diat). Jos keinotunnus löytyy, tulee tälle tehdä tunnuksen vaihto. Jos käyttäjällä ei ole tähän oikeuksia, niin ota yhteys ATJ-tukeen. 7
8
Henkilön lisäämiseen pääsee, kun henkilöä ei ole löytynyt Asiakkaan haku näytöllä tehdyssä haussa. Pakollisia tietoja ovat: sukunimi ja etunimet syntymäaika (muotoa pp.kk.vvvv tai ppkkvvvv) sukupuoli vakituinen osoite (tilapäinen osoite mahdollinen vakituisen lisäksi) äidinkieli Markkinointi- ja/tai osoitteenluovutuskiellon voit lisätä rastittamalla kyseisen kohdan. Tallenna järjestelmä tallentaa syötetyt tiedot, siirtää näytölle Henkilön tiedot ja näytöllä näkyy keinotekoinen tunnus. Nimi- ja osoitetiedot pitää kirjoittaa isoilla alkukirjaimilla. LTJ:n aikana tiedot tulostuvat rekisteriotteelle isoilla kirjaimilla. Rekisteröinnin siirtyessä ATJ:ään tiedot tulostuvat rekisteröintitodistukselle, niin kuin ne on tallennettu HENKIjärjestelmään. Järjestelmä huomauttaa, jos henkilön nimen tai osoitteen kirjoittaa pienellä alkukirjaimella. 9
Henkilön osoitetta pääsee päivittämään valitsemalla alapalkista Osoitteet Nimeä pääsee päivittämään valitsemalla alapalkista Nimet 10
Muuta osoitetta päästään päivittämään henkilön osoitetietoja. Päätä tilapäinen osoite - päästään päättämään tilapäinen osoite samantien. Osoitehistoria päästään tarkastelemaan henkilön entisiä osoitteita. Muuta pvm päästään muuttamaan tilapäisen osoitteen voimassaolon loppupäivää. Valitaan Muuta osoitetta, jolloin järjestelmä tuo päivitysnäytön Osoitetietojen lisääminen. 11
Voi olla kotimainen, PL tai ulkomainen osoite 12
Voi olla kotimainen tai PL-osoite. PL-osoitteen perään sulkuihin tulee laittaa katuosoite, esim. PL 150 (Talkootie 15) 13
Voi olla tuntematon, ulkomainen tai ulkomailla tuntematon 14
Postiosoite näytetään LTJ:ssä, jos sellainen on henkilöllä 15
Päivitettävän osoitteen tyyppi voi olla tilapäinen tai poikkeava. Valitse tyypiksi tilapäinen. Valitse osoitteen lajiksi kotimainen tai pl. Kirjoita lähiosoite tai postilokero. Kirjoita postinumero. Postinumeron jälkeen valitse Hae tai napsauta hiirellä kohtaa postitoimipaikka, jolloin järjestelmä tuo postitoimipaikan ja kunnan niille varattuihin kenttiin. Mikäli kunta ei tule oikein, valitse oikea kunta alasvetovalikosta. Tilapäiselle osoitteelle voi laittaa loppupäivän. Valitse tyypiksi poikkeava (ei käytetä rekisteröinnissä). Valitse osoitteen lajiksi ulkomainen tuntematon tai ulkomainen tuntematon.. Kirjoita lähiosoite. Kirjoita ulkomainen paikkakunta. Valitse valtiokoodi. Laita tarvittaessa loppupäivä. Jos valittu osoitteen lajiksi tuntematon tai ulkomainen tuntematon, voi kenttään Lisätieto kirjoittaa huomautuksia. Keinotekoiselle tunnukselle voidaan muuttaa vakituista osoitetta. 16
Henkilön nimeä muutettaessa on ensisijaisesti käytettävä VTJ-vertailua. Mikäli uutta nimeä ei löydy VTJ:stä, on asiakkaalla oltava virkatodistus tai muu vastaava selvitys, josta nimen muutos käy selville. Nimitiedot Uusi nimi Järjestelmä näyttää voimassa olevat nimitiedot. Nimitiedon lähde voi olla Trafi tai VTJ. Trafi, kun tieto konvertoitu LTJ:stä tai käsittelijä on päivittänyt nimitiedon. VTJ, kun tieto on päivittynyt VTJ:stä. Nimen tyyppi voi olla vakituinen tai korvaava. Vakituinen, kun käsittelijä on lisännyt henkilötunnuksettoman henkilön järjestelmään (keinotekoinen tunnus) tai nimi on päivittynyt VTJ:stä. Korvaava, kun käsittelijä on päivittänyt nimeä. Kirjoita suku- ja etunimet. Vaikka muuttuisi vain sukunimi, tulee myös etunimet kirjoittaa. Tallenna-painike muuttuu aktiiviseksi, kun kirjoitettu nimitieto eroaa vanhasta tällä on haluttu estää saman tiedon uudelleen tallennus 17
Voidaan muuttaa henkilön keinotekoinen tunnus oikeaksi henkilötunnukseksi. Edellytyksenä on, että uusi tunnus ei ole ennestään ATJ:ssä. Laita uusi tunnus kenttään Uusi tunnus. Tallenna järjestelmä tallentaa syötetyt tiedot ja siirtää näytölle Henkilön tiedot. 18
Näytöllä voidaan muuttaa/ korjata: äidinkieli asiointikieli sukupuoli suomi (oletus) ja ruotsi otteen tulostuskieli Seuraaviin tietoihin päivitysoikeus Trafissa syntymävaltio kansalaisuus kuolinpäivä kuolinpesä Valittaessa näkyy LTJssä ja rekisteröintitodistuksella kuolinpesänä esim. MEIKÄLÄINEN, MAIJA LEENA KUOLINPESÄ. HENKIssä sana kuolinpesä ei ole nimen yhteydessä. 19
HENKI-järjestelmän tietoja voidaan verrata VTJ:n tietoihin. Järjestelmän tiedot voidaan muuttaa vastaamaan VTJ:n tietoja toiminnolla Valitse kaikki, jolloin kaikki tiedot muuttuvat tai rastitetaan vain muutettavat tiedot. 20
Markkinointikielto ja Osoitteenluovutuskielto Lisätään rastittamalla kyseinen kohta. Poistetaan klikkaamalla hiirellä kyseistä rastia. Alkupäivä tarkoittaa kiellon päivityspäivää. Trafin Turvakielto Toiminto mahdollinen vain Trafissa. VTJn turvakielto Päivittyy VTJ:stä. Kieltohistoria valinnalla pääset selaamaan asiakkaan kieltojen historiatietoja sekä nykyistä tilaa. 21
Turvakiellon omaavan henkilön nimi- ja osoitetiedot on peitetty "tähdillä". Valitsemalla toiminto Turvakielto, saadaan henkilön nimi ja osoitetiedot näkyviin. Toiminto on mahdollista vain niillä, joilla on oikeus nähdä turvakiellollisen henkilön nimi- ja osoitetiedot. 22
Näytöllä on henkilön voimassa olevat osoitteet sekä entiset osoitteet. Entisiä osoitteita näytetään enintään viisi viimeisintä. 23
Näytöllä näkyvät kieltojen historiatiedot: alkupäivä eli kiellon voimaantulopäivä loppupäivä eli kiellon päättymispäivä. Kielto on voimassa, ellei sillä ole loppupäivää. Käsittelijä kuvakkeella voit tarkistaa kiellon viimeisen käsittelijän tiedot Virheellisyys kuvake kertoo onko historia ollut asiakkaan todellista historiaa vaiko järjestelmään virheellisesti syötettyä tietoa. Kuvaketta klikkaamalla voit päivittää historian oikeaksi tai vääräksi. Toiminto mahdollinen vain Trafin erikoiskäsittelijöille. 24
Näytöllä näkyy henkilön nykyisen nimen lähde, sekä entiset nimet Entisiä mahdollisia nimiä näkyy enintään viisi viimeisintä 25
Näytöllä näkyy henkilön mahdolliset entiset tunnukset 26
Voit tarkastella tietoja henkilön nykyisistä sekä entisistä yritysvastuista. Vastuuhenkilön lisääminen/poistaminen tehdään yrityspuolella näytöllä Yrityksen vastuuhenkilön ylläpito. 27