Toimintakertomus 2012 Kirjasto- ja tietopalvelut
Y hä useamman matka suuntautui kirjastoon vuonna 2012, mutta edellisvuoteen verrattuna he lainasivat hieman vähemmän. Hakunilan ja Hiekkaharjun kirjastojen remontit vaikuttivat tilastolukuihin vuoden loppupuoliskolla. Kirjastopalveluja kehitettiin erityisesti verkossa, mm. e-aineistoja otettiin käyttöön kiihtyvällä tahdilla. Kumppanien kanssa toteutettiin lasten ja seniorien erikoispalveluita. Sisältö Johtamisen uudet tuulet 4 Uusia palveluja 8 Opastuksella osaajaksi 10 Uusia palveluja kumppanien kanssa 12 Vuoden päätapahtumat kirjastoissa 16 Kirjaston seinien ulkopuolella 18 Julkaisija Toimitus Taitto Valokuvat Paino Vantaan kaupunki, Kirjasto- ja tietopalvelut Minna Saastamoinen Anja Närä Vantaan kaupunki, Kirjasto- ja tietopalvelut Vantaan kaupungin paino 2013
Johtamisen uudet tuulet kuitenkin velvoitti sivistystoimen selvittämään, mitä muuta toimintaa kirjastolta vapautuviin tiloihin voitaisiin järjestää. Kirjastot (kpl) 11 Kirjastoautot (kpl) 2 Kirjastopalveluiden johtaja Tuulikki Aho jäi eläkkeelle kesäkuussa, ja uusi johtaja Mikko Vainio aloitti elokuussa. Mikko siirtyi Vantaalle Helsingin kaupunginkirjastosta kirjastotoimen apulaisjohtajan paikalta. Kirjasto- ja tietopalveluiden johtoryhmän vuonna 2011 aloittama johtoryhmävalmennus saatiin päätökseen keväällä 2012. Valmennuksen lopputuloksena kirjaston johtamisjärjestelmää rukattiin. Organisaatio säilyi hierarkian osalta ennallaan, mutta matriisiorganisaatio uusittiin kokonaan. Pääosin matriisiorganisaatio muodostuu nyt ydinpalveluiden kannalta seuraavista strategisista ryhmistä: Aikuisten kirjastopalvelut Asiakaspalvelu Kirjasto verkossa Lasten ja nuorten kirjastopalvelut Kokoelmat Arviointi, henkilöstö, viestintä ja talous on vastuutettu organisaatiossa lähinnä toimenkuvien mukaan, eikä niille luotu matriisiorganisaatioon vakituista ryhmää. Aukiolotunnit (h) 26 640 Asiakaskäynnit (kpl) 1 790 294 Lainojen määrä (kpl) 2 903 687 Lainojen määrä asukasta kohti (kpl) Talous 14 Vantaan kaupungin talous- ja velkaohjelman mukaiset menojen leikkaukset vuodelle 2013 piti toteuttaa myös kirjastopalveluissa. Uusi kirjastopalveluiden johtaja joutui ensi töikseen toteuttamaan keväällä valmistellut säästötoimet, joista merkittävin oli Mikkolan kirjaston toiminnan lakkauttaminen. Opetuslautakunta Toimintakulut yhteensä (euro) 9 096 494 Toimintakulut asukasta kohti (euro) 47 Lainan hinta (euro) 3,3 Tuotot (euro) 622 658 Kirjastotilat Hiekkaharjun (Sandkulla) kirjaston tila Dickursby skolanissa joutui remonttiin koulun perusparannuksen mukana ja kirjasto jatkoi toimintaansa Orvokkitiellä. Hakunilan kirjastorakennus sai sekin perusparannuksen ja kirjasto suljettiin marraskuussa. Hakunilalaiset saavat kirjastopalveluja remontin aikana väliaikaisessa palvelupisteessä. Aivan uudella tavalla tuunattu kirjasto avataan syksyllä 2013. Kirjastoautopysäkit (kpl) 97 Laitoskirjastot (kpl) 1 Mikko Vainio. Kuva: Dani Rönnqvist 5
Johtamisen uudet tuulet Toimintakertomus 2012 / Kirjasto- ja tietopalvelut Henkilöstö Henkilökunnan eläköitymisen tahti kiihtyi. Edellisvuosiin verrattuna eläkkeelle jääneiden määrä kolminkertaistui. Muutoin vaihtuvuus oli kuitenkin vähäistä. Useissa tilaisuuksissa pohdittiin millaista osaamista tulevaisuuden kirjastossa tarvitaan ja miten asiakkaiden palveluodotuksiin voidaan vastata esimerkiksi toimenkuvia muokkaamalla. Vakinainen henkilökunta (henkilöt) 136 Henkilöstökulut (euro) 5 186 917 - asukasta kohti (euro) 26,4 - osuus kaikista menoista 60 % Koulutus Koulutuksen painopisteitä ovat olleet erilaiset sisältöjen markkinointikoulutukset ja järjestelmien ylläpitokoulutukset. Vuoden 2012 aikana monet käytössä olevat järjestelmät (kaupungin intranet, dokumenttien tallennusjärjestelmä ASTA, HelMetpalvelusivusto ja HelMet-intra) vaihtuivat tai otettiin käyttöön, joten erilaisten ohjelmien ylläpitokoulutuksiin osallistuttiin runsain joukoin. Sisältökoulutuksissa on paneuduttu kaunokirjallisuuden markkinointiin ja vinkkaukseen, tutustuttu edellisen vuoden kirjasatoon, näyttämömusiikkiin sekä lasten- ja nuorten aineistoihin. Pomokamut ja työkierto piristävät Osana Kehittymisen polut -projektia kehitettiin Pomokamu-toiminta avittamaan esimiesten keskinäistä oppimista toisiltaan. Paitsi sparrausmenetelmä se on myös yksi keino yrittää saada yksilön hiljainen tieto työtovereiden käyttöön. Kehittymisen polut veivät osan henkilökuntaa vähintään viikon mittaiseen työkiertoon. Työkiertoon osallistuvat 2013 loppuun mennessä kaikki, jotka ovat olleet samassa työssä vähintään viisi vuotta. Palautteen mukaan työkierto koettiin myönteisenä ja miltei kaikki olivat halukkaita uudelle kierrokselle. Koulutuspäiviä (kpl) 637 - koulutuspäivät / työntekijä (kpl) Työkiertoon osallistuneet (henkilöt) 5 38 - työkiertoviikot (kpl) 60 Pointin kirjasto palkittiin Pointin kirjastolle myönnettiin Vantaan kaupungin vuoden 2012 Tuloksellinen työyhteisö -palkinto. Perusteluna mainittiin, että Pointin kirjasto on samanaikaisesti pystynyt kehittämään palveluja ja pitämään huolta henkilökunnasta. HelMet-intranet Paljon odotettu HelMet-intranet otettiin käyttöön parantamaan seudullista yhteistyötä tekevän henkilöstön viestintää. HelMet-intran (tai epävirallisesti Hintran) julkaisualustana on Sharepoint ja muutaman pilottiryhmän jälkeen se on jo lunastanut paikkansa miltei kaikkien HelMet-ryhmien työskentelyssä. 6 Pelipäivä 7
Uusia palveluja HelMet.fi laajensi kirjaston verkkopalvelua HelMet. fi beta-versio otettiin käyttöön kesäkuussa. Sivustoa paranneltiin vielä syksyn asti ja se julkaistiin lopullisesti Suomalaisen kirjallisuuden päivänä 10.10. HelMet.fi kokoaa Vantaan, Espoon, Helsingin ja Kauniaisten kirjastojen kotisivut, palvelut ja tapahtumat samaan osoitteeseen. Sivustolla julkaistaan myös uutisia ajankohtaisista asioista ja palveluista sekä jaetaan vinkkejä hyvästä luettavasta, katsottavasta ja kuunneltavasta. HelMet-taskukirjasto HelMet-kirjaston mobiilisovellus älypuhelimille julkaistiin sekin lokakuussa ja sen toivotti tervetulleeksi käteviä mobiilipalveluja arvostava kirjastokansa. Taskukirjaston Lainaa kaverilta toiminto kehitettiin joustavaksi lainaamismuodoksi kaverilta toiselle - aina kun ei ennätä kirjastoon vaihtamaan lainaa kortilta toiselle. Sosiaalinen media HelMet-kirjaston sosiaalisen median käyttö laajeni ja erityisesti kirjastojen Facebook-sivujen käyntien määrä kasvoi reippaasti. Käytössä ovat nyt Facebook, Twitter, Flickr, Slideshare, Foursquare, YouTube ja Soundcloud. Verkkokäynnit (kpl, Vantaa) 1 310 275 E-kirja sujahti kirjastoon Sähköisen aineiston tarjonta kirjastoissa parani huomattavasti ja se näkyi e-aineistojen hurjana lainauksen kasvuna. Jo aiemmin käytössä ollut Ellibs e-kirjapalvelu sai elokuussa rinnalleen yhdysvaltalaisen OverDrive-palvelun, jonka kautta asiakkaat saivat lainata mm. englanninkielisiä bestsellereitä, äänikirjoja sekä jonkin verran ruotsinkielistä kirjallisuutta ladattaviksi tietokoneille tai mobiililaitteisiin. Uutta oli, että osassa aineistoa (Lonely Planetin matkaoppaat) oli rajoittamaton yhtäaikainen käyttömahdollisuus perinteisen yhden yhtäaikaisen käyttäjän sijaan. Tehokas markkinointi auttoi asiakkaat löytämään uudelleen myös Ellibsin tarjonnan. Huippubestsellereiden lisäksi erityisen suosittuja olivat äänikirjat, matkaoppaat ja liike-alan kirjat. Loppuvuodesta kaikki HelMet-kirjastokortin haltijat pääsivät mukaan testaamaan Next Median e-reading-hankkeen Ebib-kirjastoa. Tässä kokeilussa tarjolle tuli lisää kaivattuja suomenkielisiä e-kirjoja. Ebib-kirjasto tarjoaa mahdollisuuden lukea online-tilassa tarvitsematta ladata kirjaa omaan laitteeseensa. Aineistohankintakulut yhteensä (euro) 856 160 - e-aineistokulut 6306 Aineistohankintakulut (euro / asukas) Kirjastohankinnat (kpl / 1000 asukasta) 4,2 44 9
Opastuksella osaajaksi Kirjaston henkilökunnan antama opastus tietotekniikan ja verkkopalveluiden käytössä oli monelle asiakkaalle helppo väylä ottaa haltuun uusinta tietotekniikkaa. Tablet-tietokoneisiin, älypuhelimiin sekä kirjaston tarjoamiin e-aineistoihin liittyvä opastuksen kysyntä kasvoi vuoden aikana. Vuoden loppupuolella julkaistun Windows 8 käyttöjärjestelmän käyttämiseen kyseltiin opastusta lähes heti julkaisun jälkeen. Internet-työasemien käyttäjät (kerrat) Tietotekniikan perusvalmiuksien opetuskurssit (kpl) - kursseille osallistuneet (henkilöt) 266 423 199 1 403 Henkilökohtainen opastus (kpl) 275 rahoittamaan Lukuinto-ohjelmaan. OKM toteuttaa Lukuinto-projektin vuosina 2012-2015. Kirjasto liittyi mukaan Skolspråk-projektiin, jota rahoitti 2012 myös Svenska kulturfonden. HelMet-yhteistyönä organisoitiin Läslyckavinkkauskiertue, jossa vinkattiin ruotsinkielistä kirjallisuutta aikuisille. Vaskivuoren lukion oppilaiden kanssa tehtiin Ihan sama! -tapahtuma Myyrmäen kirjastossa. Kirjasto tarjosi tilat ja oppilaat tuottivat ja toteuttivat tapahtuman. Elämän merkkipaalu - eka kirjastokortti Koulutiensä aloittaville toteutettiin jälleen HelMet-kirjastojen yhteistyönä Tervetuloa kirjastoon! -kampanja. Jokavuotisen kampanjan tarkoituksena on rohkaista ekaluokkalaiset kirjastokäynnille vanhempien kanssa. Samalla reissulla lapset saavat ensimmäisen kirjastokorttinsa, kivan askarteluesitteen ja lukuvinkkejä. Kun e-aineistot jatkossa lisääntyvät tarvitaan enemmän opastusta myös kirjaston verkkopalvelujen käyttöön. Tätä valmisteltiin jo pohtimalla uusia tapoja opettaa esimerkiksi videoiden avulla niitä, joilla perusosaaminen on jo hallussa. Yhteistyö koulujen kanssa Pedagogiset informaatikot punoivat yhä monipuolisempia yhteistyökuvioita sivistystoimen suunnittelijoiden ja perusopetuksen toimijoiden kanssa. Fronter-oppimisympäristö lanseerattiin myös kirjastolaisten käyttöön helpottamaan yhteistyötä koulujen kanssa. Fronteriin tehtiin Martinlaakson koulun kanssa virtuaalinen lukupiiri, joka pääsi pilotiksi OKM:n Tiedonhaun ja kirjastokäytön opetus / koululaisten ja opiskelijoiden kurssit (kpl) Kirjavinkkaustilaisuudet lapsiryhmille (kpl) 271 170 - osallistuneet (henkilöt) 3 441 Nuorten nettipajat (kpl) 142 - osallistuneet (henkilöt) 1 761 Lukuhetki 11
Uusia palveluja kumppanien kanssa Käynnistyneet kehityshankkeet Audiovisuaalisen sisällöntuotannon laajennusprojekti (2012-2013) Kirjasto- ja tietopalvelujen kumppanuusohje otettiin käyttöön marraskuussa. Ohjeistus tehtiin tukemaan ja selkiyttämään kirjaston kumppanitoimintaa. Kumppanuuksilla pyritään järjestämään asiakkaille sellaisia palveluja, joita ei muuten voitaisi tehdä. Lukukoiratoiminta aloitettiin yhteistyössä Opaskoirayhdistyksen kanssa. Lukukoirat saivat välittömän suosion ja toimintaan tuli pian mukaan myös yksityisiä henkilöitä koirineen. Lukukoirat poseerasivat mallikkaasti moneen kertaan myös toimittajille. Kotipalvelu teki tuloaan kirjastoon SPR:n Ystäväpalvelun voimin. Ystäväpalvelun jäsenenä kirjaston asiakkaat saavat haluamaansa lukemista ystävien kirjastokäyntien tuomisina. Vapaaehtoistyö SeslonkiYhdistys ryn vapaaehtoiset aloittivat kirjaston tietotekniikkakursseilla ohjaajan apuna ja kurssilaisten tukena. Jo aiemmin ovat Enter ry:n vertaisohjaajat olleet mukana joissakin senioreille suunnatuissa tapahtumissa. Vertaisnuoret Vertaistoimintaa käynnistettiin myös nuorten puolelle. Nuorisopalveluiden kanssa aloitettiin vertaisohjaajatoiminta, jonka pilottina toimi Koivukylän kirjasto. Pilotin neljä nuorta vertaisohjaajaa koulutettiin tehtäväänsä ja hyvien kokemusten tuloksena toimintaa päätettiin laajentaa muihinkin kirjastoihin. Eläviä lasten kirjallisuustapahtumia kirjastossa (2012-2013) Hanke kokeilee, olisiko lastenkirjan sisältöä mahdollista elävöittää kirjastotilassa luovemmin ja monipuolisemmin. Elävöitettäväksi teokseksi on alustavasti valittu vantaalaisen kirjailija Siri Kolun Me Rosvolat, ja teoksen sisältöä elävöitetään yhteistyössä muun muassa kirjailijan, Vantaan sanataidekoulun, näyttelijöiden ja elokuvaesitysten avulla. Tavoitteena on hankkia av-tuotannon peruspakki lähes kaikkiin kirjastoihin, jotta tuotanto olisi sujuvaa. Av-kalustoa voidaan hyödyntää myös asiakkaille järjestettävissä mediapajoissa. Kirjasto uusiksi kierrättämällä - Tuunaa kirjasto! (2012-2013) Hankkeessa viedään Hakunilan kirjaston remontin suunnittelu aivan uusille urille: asukkaat kutsuttiin suunnittelemaan oman kirjaston palveluita ja kierrätysideologian mukaista sisustusta. Palvelumuotoilulle luotiin pohjaa neljässä HelMet-kirjavinkkien videotuotanto aloitettiin. Grafiikka (yksityiskohta): Manu Kuutti 13
Uusia palveluja kumppanien kanssa Toimintakertomus 2012 / Kirjasto- ja tietopalvelut kaikille avoimessa Tuunaa kirjasto työpajassa, joissa yhdessä oli mukana myös sisustussuunnittelija Minna Haapakoski. Hakunilan remontti valmistuu syksyllä 2013. Musiikkia kirjastossa (2012-2013) Hanke on osa kirjaston pyrkimystä kehittää ja monipuolistaa palveluja musiikin harrastajille. Yhteistyössä paikallisten kumppaneiden kanssa tehdään kymmenen musiikkiaiheista tapahtumaa, joiden teemana on roots-, folk- ja kansanmusiikki. Muistellen (2012-2013) Hankkeen tavoitteena on tarjota senioriasiakkaille mielekästä harrastustoimintaa, sosiaalisia kontakteja ja yhdessäoloa, uuden oppimista, lisätä luovuutta sekä auttaa ja edistää oman elämänhistorian ja sukupuun tuntemusta. Osallistujat työstävät omaa elämäänsä muistelun, kuvien ja kerronnan avulla. Käynnistyneet yhteistyöhankkeet muiden HelMet-kirjastojen kanssa Venäjänkielisen lastenkirjastotoiminnan seudullinen kehityshanke (2012-2013) HelMet-kirjastot (Helsingin, Espoon ja Vantaan kaupunginkirjastot) kehittävät yhteishankkeessa venäjänkielisiä lastenkirjastopalvelujaan. AjanKohtaus! (2012-2013) eri aihealueilta. Tarkoituksena on myös aktivoida kansalaisia omaehtoiseen ajatteluun, mielipiteiden vaihtoon ja yksipuolisten näkemysten kyseenalaistamiseen. HelMet-kirjaston yhteisen musiikkikokoelmavaraston dokumentointi (2006-edelleen) Yhteistä musiikkikokoelmaa kehitetään valtakunnallisena dokumentointi- ja tietopalveluna. AjanKohtaus! on kampanja, jonka tavoitteena on nostaa keskusteluun ajankohtaisia teemoja Tuunaa kirjasto Musiikkia kirjastossa 15
Vuoden päätapahtumat kirjastoissa tapahtumissa saattoi koetella rajojaan tai vain hiljentyä muistelemaan hyvässä seurassa. Kirjasto- ja tietopalveluiden toimipisteet 2012 Tottatarua 18.3. Jo viidettä kertaa Pointissa järjestetty Tottatarua lasten kirjallisuustapahtuma veti kävijöitä normaaliin malliin tuhatkunta. Eija Ahvo juonsi ja ohjelma kiertyi draaman ympärille. Esitysten lisäksi draaman aineksia valmistettiin erilaisissa työpajoissa. Monikulttuurisuusviikko 10.-18.3. Ohjelmassa korostuivat erityisesti musiikki ja teatteri. Muusikot, sadunkertojat, kirjailijavieraat ja käsityöläiset kuljettivat osallistujat oman kulttuurinsa lähelle ja loivat mahdollisuuksia kohdata uusia hienoja asioita aivan arkiympyröissä, kirjastossa. Taikametsän kuninkaalliset 16.9. Maaginen lastenjuhla levittäytyi Vantaan kirjastoihin ja keräsi satuhahmojen ympärille kolmisen tuhatta innokasta tarinoiden ystävää. Tapahtuman aikana olivat liikkeellä myös lohikäärmeet. Senioriviikko 8.-14.10. Carpe diem Tartu hetkeen! Kaikenlainen huvittelu oli sallittu Senioriviikolla. Viikon Yleisötilaisuudet (kpl) 278 - osallistuneet (henkilöt) 9493 Satutunnit (kpl) 320 - osallistuneet (henkilöt) 4381 Hakunilan kirjasto Hiekkaharjun kirjasto Katriinan potilaskirjasto Koivukylän kirjasto Lumon kirjasto Länsimäen kirjasto Martinlaakson kirjasto Mikkolan kirjasto Myyrmäen kirjasto Pointin kirjasto Pähkinärinteen kirjasto Tikkurilan kirjasto Kirjastoautot Haave ja Tarina Tottatarua Monikulttuurisuusviikko, Djembe-rumpupaja Taikametsän kuninkaalliset 17
Kirjaston seinien ulkopuolella Kirjasto toimii myös erilaisissa tapahtumissa. Vuonna 2012 kokeiltiin uusia konsepteja erityisesti nuorten ja kasvatuksen ammattilaisten suosimissa tapahtumissa. Ropecon-roolipelitapahtumaan vietiin kirjastoauto (tällä kertaa Helsingistä) jo toista kertaa ja kirjaston toiminta tuli tutuksi noin tuhannelle osastolla kävijälle. Kirjaston palveluita kasvattajille esiteltiin EDUCA-messujen lisäksi myös Opi ja kasva konferenssissa. EDUCAssa meillä oli yhteinen osasto Kirjastot.fin, Helsingin kaupunginkirjaston, Espoon kaupunginkirjaston, Suomen kirjastoseuran ja Kirjastolehden kanssa. Sijoitimme osaston Mediakasvatuksen torille, jossa olimme luonteva osa mediakasvattajien joukkoa. Yhteistyötä muiden mediakasvatusta tekevien toimijoiden kanssa tiivistetään jatkossa. IFLA-konferenssi Konferenssitoiminnan sisäpiirit tulivat tutuksi myös joukolle kirjaston henkilökuntaa, kun he osallistuivat vapaaehtoisina kirjastoalan kattojärjestön IFLAn kansainväliseen konferenssiin Helsingissä. Kokonaisuudessaan alan uusiin tuuliin tutustui 30 kirjastolaista. Paikalla esiteltiin Vantaan kehittämää HelMet Elämysmatkat -konseptia, joka on uudenlainen tapa vinkata aikuisille ja Hakunilan kirjaston Tuunaa kirjasto! hanketta (Hakunilaa esitellään myös seuraavassa IFLAssa 2013). IFLA-vieraat pääsivät tutustumaan kirjastoauto Haaveeseen messukeskuksen edessä ja konferenssin virallisilla kirjastovierailuilla he pääsivät Lumoon, Pointtiin ja Myyrmäkeen. Kirjamessuilta HelMet-elämysmatkalle Helsingin Kirjamessuilla HelMet-kirjaston osastolla oli käytössä Vantaan kirjaston kehittämä HelMet Elämysmatkat konsepti. Messuosasto (20m²) muuntui lukuelämyksiä tarjoavaksi HelMet-elämysmatkatoimistoksi. Osastolle saapuvia messuvieraita houkuteltiin osallistumaan leikkimieliseen matka-arvontaan, jossa jokainen arpa voitti. Voitto oli joko Aikamatka, Herkkumatka, Jännitysmatka, Matka itseen, Matkalla Euroopassa tai Viihdematka. Jos messuvieras lähti esim. Aikamatkalle, hänelle annettiin matkalippu, jossa on viisi aiheeseen sopivaa, tarkoin harkittua kirjavinkkiä. Tämän jälkeen matkatoimistovirkailija esitteli matkalipussa olevat kirjat. Matkalta sai lähettää ilmaiseksi terveisensä postikortilla vaikka ystävälle. Lisäksi asiakkaita houkuteltiin HelMet.fi-sivustolle elämysmatkaopaskilpailun, matkalippujen ja postikorttien avulla. Lisäksi järjestettiin Facebook-kilpailu ennen messuja, jossa palkintona oli kaksi lippua kirjamessuille. Konseptille suunniteltiin jatkoa myös muihin tapahtumiin. Elämysmatkat-juliste (yksityiskohta)
Vantaan kaupunki Kirjasto- ja tietopalvelut Lummetie 4 01300 Vantaa Kirjastoauto. Kuva: Sakari Manninen