KEHYSKUNTIEN TIETOHALLINNON VUOSIRAPORTTI 2014 Vuosiraportin tarkoituksena on kertoa kehyskuntien päättäjille mitä yhteisessä tietohallintotoiminnossa on vuoden aikana tehty ja saatu aikaiseksi. Raportin kirjoittamisesta on vastannut tietohallintojohtaja Arto Kahila ja se on hyväksytty kehyskuntien tietohallinnon ohjausryhmässä 26.11.2014. Yhteistyön tavoitteet vuonna 2013 tehdystä yhteistyösopimuksesta Kaupunkiseudun tietohallinto-ohjelman eteenpäin vienti kehyskuntien osalta Tietohallintomallin yhtenäinen kehittäminen ja yhteinen ohjeistus Vastuunjaon keskittäminen osa-alueittain Yhteiset toimintamallit Tiedonvälityksen ja tietotekniikkaan liittyvän viestinnän vakiointi Sähköisten palveluiden ja sähköisen työskentelytavan lisääminen Toimittajien sopimushallinta ja toimittajien saaminen kehityskumppaneiksi Seudullinen tietohallinto-ohjelma kehyskunnissa I. Asiakkaan vapaan valinnan ja liikkuvuuden mahdollistaminen a. Alueellinen potilastietorekisteri b. Kansallinen sähköinen potilastiedon arkisto (earkisto) II. Seudulliset oppimisympäristöt a. Yhteinen opetusverkko/työasemapalvelu b. Päivähoidon työn-/toiminnanohjauksen kehittäminen III. Seudullisen joukkoliikenteen kehittäminen a. Seudullinen lippu- ja maksatusjärjestelmä Tavoite, että ohjelman hankkeet ovat seurannassa tietohallinnossa ja osallistutaan tapauskohtaisesti joko hankkeen ohjaamiseen tai operatiiviseen tekemiseen. Arvio toteutumisesta 2014 Alueellisen potilastietorekisterin ja earkisto-hankkeen eteneminen Pirkanmaan SHP:n tarjoama palvelun alueellisesta liityntäpisteestä Kantaan ovat ottaneet käyttöönsä Ylöjärvi ja Lempäälä. Lisäksi kaikkien kehyskuntien tai niiden sote-yhteistoimintaalueiden edustajat ovat osallistuneet tietohallinnon kanssa kaupunkiseudun sote-työryhmän organisoimana seudullisen tietohallinnon sote-järjestelmien ja tulevaisuuden palveluiden visiointityöhön. Visiointityössä työryhmä valmisteli alkuvuoden aikana hyvinvointiteknologian mahdollisuuksia korostavan raportin. Koska valmisteilla oleva sote-uudistus muuttaa merkittävästi sote-palveluiden ohjaamista ja tuottamista, niin sote-palvelujen seudullisen tietohallintoarkkitehtuurin valmistelu nähtiin tässä työryhmässä tarpeelliseksi kytkeä tukemaan sote-alueiden käynnistämistä. Sote-työryhmässä tehty työ on tuonut sosiaali- ja terveyspalveluiden kehittämiseen ja IT-järjestelmiin liittyvään tietohallinnon liiketoimintayhteistyöhön lisää konkreettista sisältöä. Sivu 1
Seudullisen opetusverkon konseptin suunnittelu Seudullisessa tietohallinnon johtoryhmässä on vuonna 2014 käsitelty seudullisen opetusverkon kehittämistä. Johtoryhmä on 25.4.2014 hyväksynyt suunnitelman Opetusinfran palveluverkko / Tampereen kaupunkiseudun kunnat ja Hämeenkyrö, versio 0.82 seudulliseksi suunnitelmaksi opetuksen ict palveluverkon järjestämiseksi. Opetuksen seudullisella palveluverkolla tarkoitetaan seuraavia asioita: o Yhteinen IT-arkkitehtuuri Online-palvelut: sähköposti, etäkokous, sähköinen työtila Kertakirjautuminen: työasema, online-palvelut ja oppimisympäristö o Yhteinen käyttäjätunnushallinta Oppilasjärjestelmä, tunnushallinta ja automatiikka Yksi kirjautumistunnus kaikkiin verkon palveluihin o Kuntarajat ylittävä palvelualue Yhtenäiset IT-palvelut, kuten tuttu kirjautumistunnus myös kiertäville käyttäjille o Yhteiset resurssit Kerran tehty kehitystyö hyödyntää muitakin Windows-päivityshankkeet yhteiseksi hyödyksi Sovellusten jakelupaketit o Perustietotekniikan toimittajan palvelut Keskitetty palvelupiste yhteydenottoja varten Yhdenmukaiset konesalipalvelut Asiantuntijapalvelut käytettävissä Lokakuussa 2014 seudullinen tietohallinnon johtoryhmä päätti, että opetuksen seudullinen palveluverkko toteutetaan osana vuonna 2015 tapahtuvaa ict palvelukilpailutusta ja että toteutuksen vaatimusmäärittely tehdään edellä mainitun opetusinfran palveluverkkosuunnitelman pohjalta, huomioiden kuitenkin yleinen tavoite hankittavien ict - palvelujen harmonisoinnista. Ratkaisusta tietohallinto käy vielä keskusteluja seutusivistystyöryhmän kanssa. Kehyskunnilla on vuoden 2014 lopussa käytössään yhteinen opetusverkko (treseutu.opetus) ja siellä käytössä on sähköpostin, yhteydenpidon ja dokumenttityötilojen perusratkaisuna Microsoftin Office 365:n Exchange-, Lync- ja Sharepoint-palvelut. Tätä opetusverkkoa ylläpidetään tietohallinnon omana työnä. Päivähoidon mobiilin toiminnanohjausjärjestelmän hankinta- ja käyttöönottoprojekti Päivähoidon mobiilijärjestelmän kilpailutus tehtiin keväällä 2014. Osuuskunta Valomon/mukavaIT:n Päikky voitti kilpailutuksen. Toukokuusta lokakuuhun on Päikky-projektissa hankittu ja testattu järjestelmärajapintoja Efficaan ja Titaniaan, tehty Päikyn koekäyttöä Nokialla ja Pirkkalassa kahdessa päiväkodissa ja perhepäivähoidossa. Sen jälkeen päätös koekäytön hyväksymisestä on jäänyt projektin ohjausryhmässä pöydälle ja marraskuussa koekäyttöä on vielä joidenkin järjestelmän korjausten takia ehdotettu jatkettavaksi muutamalla viikolla. Seudullisen joukkoliikenteen kehittäminen Tampereen kaupunkiseudun joukkoliikennelautakunta on kehittänyt seudullista lippu- ja maksatusjärjestelmää yhteistariffiliikenteen pohjalta. Tampereen kaupungin sopimusliikenne on valtaosaltaan kytketty reaaliaikaiseen informaatiojärjestelmään ja kehyskuntiin ulottuvien reittien osalta se on käytettävissä myös kehyskuntien puolella. Järjestelmällä välitetään linja-autojen matkustamoihin tieto seuraavasta pysäkistä sekä muita vaihtuvia tiedotteita, pysäkkinäytöille ja ns. virtuaalimonitoreihin välitetään tieto seuraavien vuorojen saapumisajasta sekä muita vaihtuvia tiedotteita. Asiakkaat voivat myös seurata liikennettä Lissuliikenteenseurantapalvelussa. Kehyskuntien tietohallinto ei ole tähän työhön osallistunut. Sivu 2
Seudulliseen tietohallinto-ohjelman seuranta Seudullinen tietohallintosopimus on päivitetty siten, että siinä on huomioitu toimintaympäristön muutokset ja syventyvä yhteistyö muun muassa seudullisen tietohallinnon johtoryhmän roolin täsmennyksillä ja erillisten hankintasopimusten siirtämisellä sopimuksen piiriin. Lisäksi päivitetyssä sopimuksessa Tampereen sopijakunnille myymiä tietohallintopalveluja on määritelty tarkemmin ja Hämeenkyrö tulee uutena sopimuskuntana mukaan yhteiseen seudulliseen tietohallintoon sopimuksen astuessa voimaan 1.1.2015. Tietohallinto-ohjelman seurannassa keskeinen toimintamuoto on seudullisen tietohallinnon johtoryhmä, jota johtaa Tampereen kaupungin tietohallintojohtaja ja jonka jäseninä ovat kuntien nimeämät edustajat. Johtoryhmän toimintaa on vuoden 2014 aikana kehitetty. Joidenkin kehyskuntien edustajat johtoryhmässä ovat vaihtuneet. Yhteistyö on ollut hyvin toimivaa ja seudullisesti on rakennettu yhteistä tietoteknistä infrastruktuuria. Seudun tietohallinnon koordinaattorin roolia on täsmennetty. Tietohallintojohtajien säännölliset vierailut seudun kuntajohtajakokouksessa ovat käynnistyneet. Kehyskuntien yhteistyötä Tampereen kaupungin kanssa on täsmennetty mm. asiantuntija- ja hankintayhteistyön osalta. Tietohallintomallin yhtenäinen kehittäminen ja ohjeistus Pääpaino ensin tietohallinnon strategiassa ja hallinnossa, vasta myöhemmin hankinnat ja toimittajayhteistyö, projektien johtaminen sekä palveluiden johtaminen osa-alueilla Kuntien tietohallinnon sisällöllinen vertailu ja kehitystarpeiden kartoittaminen Tietohallinnon kustannusvertailu kunnittain Kehyskuntien tietohallinnon ohjausryhmän toiminta on käynnistetty. Tietohallintokustannusten vertailu kunnittain vuodelta 2013 on tehty. Kehyskuntien keskimääräiset IT-käyttömenot olivat vuonna 2013 102 euroa/asukas ja 1590 euroa/työntekijä. Seuraavaksi on sovittu kuntien tietojärjestelmien tietojen kartoittaminen yhteiseen tietojärjestelmäluettelopohjaan. Kehyskuntien tietohallinnon vastuunjaon keskittäminen osaamisalueittain Tietohallinnon yhteistä vastuunjakoa tehtäessä ja osaamista suunnattaessa on sovittu seuraavista periaatteista: Tietohallinnon kuvaus tehdään kokonaisarkkitehtuurin mukaisesti Palvelu-/osaamisalueet pyritään tekemään yhtenäiseksi Tampereen tietohallinnon tvtpalveluluettelon kanssa, jotta yhteistyöparit Tampereen kanssa seudullisessa tietohallinnossa olisivat selkeät. Tietohallinnon henkilöiden vastuunjaon toteuttaminen Soneran ja Fujitsun palveluiden ohjaamisessa Osaamisen kehittäminen: IT-palvelunhallinta, tietohallintomalli, projektien ohjaus Kehyskuntien ohjeellinen palvelusalkku on määritelty vuoden 2014 alussa ja sen pohjalta sovittu kuntien tietohallintovastaavien työnjako. Tarkennuksia työnjakoon on vielä tehtävä, koska edelleen joissakin toimittajien seurantaryhmissä on edustajat kaikista kunnista. Osaamisen kehittämissuunnitelma vuodelle 2015 on kesken. Yhteiset toimintamallit Tietohallinto on listannut joukon kehyskunnissa yhtenäistettäviä ja parannettavia toimintoja Tiedonkulun parantaminen Sisäinen kustannuslaskenta Pääkäyttäjätoiminnan yhtenäistäminen Sivu 3
Tietojärjestelmien yhteinen testaus ja koulutus Työtilajärjestelmä Sharepointin hyödyntäminen ja sen jatkokehitys Luottamushenkilöiden sähköisen kokouskäytännön vakiointi Yhteiset hankintamenettelyt Kehyskuntien tietohallintovastaavien yhteinen viikkopalaveri käytäntö on käynnistetty. Lisäksi tietohallinnolla on Sharepointissa omat julkaistut sivut, jonne on keskitetty kaikki yhteinen materiaali. Kuntien ICT-kustannuksia selvitettiin vuodelta 2013 ja tässä yhteydessä kirjanpitokäytäntöjen yhtenäistämisestä on keskusteltu. Kustannusten vertailua on sovittu jatkettavan vuosittain. Pääkäyttäjätoimintojen yhtenäistämisessä on edetty talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmissä sekä sosiaalitoimen Efficassa. Tiedonvälityksen ja tietotekniikkaan liittyvän viestinnän vakiointi Sharepoint-työtilojen käyttöä tehostetaan Tietohallinnolla on Sharepoint-työtilat käytössä. Tietohallintojohtaja on käynyt kutsuttaessa esittelemässä seudullisen tietohallinnon ajankohtaisia asioita kuntien johtoryhmissä. Sähköisten palveluiden ja sähköisen työskentelytavan lisääminen Lync-pikaviestintä, Outlook-kalenteri sekä Sharepoint-yhteistyöohjelmisto Parhaiden käytäntöjen kerääminen kunnista Parhaiden käytäntöjen jalkauttaminen (esim. kaikki neuvottelutilat ja muut yhteiset resurssit Outlook-kalenteriin varattaviksi) Ylöjärvellä on syyskuussa 2014 käynnistetty Fujitsun kanssa pilottina Smart working hanke. Hankkeen avulla halutaan tehostaa nykyisten viesti- ja ajanhallintajärjestelmien käyttöä. Tarkoituksena on oppia hyödyntämään monipuolisesti Lync-neuvottelu- ja pikaviestisovellusta, sähköistä kalenteria ja perinteistä sähköpostia. Perimmäisenä tavoitteena on vahvistaa fiksua, tehokasta tapaa tehdä töitä ja hallita omaa ajankäyttöä. Hankkeesta on tarkoitus saada kerättyä hyviä käytäntöjä muissa kaupunkiseudun kunnissa hyödynnettäväksi. Toimittajien sopimushallinta ja kehityskumppaniksi saaminen CGI:n ja Tiedon kumppanuuden johtoryhmät on käynnistetty. Näiden johtoryhmien vakioasiana ovat käytössä olevien järjestelmien kehityssuunnitelmat. CGI:n hallinnon järjestelmien (Kuntamalli, Rondo ja Populus) seurantaryhmä on käynnistetty uudelleen. Fujitsun kanssa on jatkunut kehitysryhmä tapaamiset. Vuonna 2014 kehitysryhmällä on ollut viisi kokousta, joissa on edistetty seudun ja toimittajan yhteisen hankesalkun hankkeita. Telia-Soneran kanssa on pidetty kaksi kehityspäivää tietoliikenne- ja puhepalveluiden kehittämisestä. Sivu 4
Toteutuneita seudullisia hankkeita Seudullisen mobiilipolitiikan valmistelu ja hyväksyntä Kuntien omien langattomien verkkojen kehityssuunnitelman edistäminen ja toteutus seutuverkkona ns. älykkään verkon laajentaminen ja Seudullisen mobiilin työympäristön toteuttaminen kuntien työpisteissä Avoimen datan mahdollisuuksien hyödyntäminen: Pirkanmaan katalogi valmistumassa ja tavoitteena avoimet rajapinnat erilaiseen kunnan dataan, kehyskunnissa esitelty hanketta Windows7 rollout-projekti valmistuu marraskuussa 2014. Projekti toteutettiin yhdessä perustietotekniikkatoimittajamme Fujitsun ja Tampereen kaupungin kanssa. Projektissa päivitettiin Windows 7 käyttöjärjestelmään yhteensä 2496 kehyskunnissa olevaa työasemaa siten, että yhtään työasemaa ei jäänyt vanhoihin käyttöjärjestelmiin, ellei ollut esimerkiksi sovelluksista johtuvaa syytä. Kehyskuntien yhteisenä projektipäällikkönä projektissa toimi tietohallintopäällikkö Petri Huuhtanen. Varhaiskasvatuksen toiminnanohjauksen ja mobiiliseurannan käyttöönotto, koekäyttövaiheessa Opetuksen seudullisen palveluverkon suunnittelu ja käyttöönotto, suunnitelma tehty, hankintapäätöstä ei Luottamushenkilöitten sähköisen työpöydän kehityssuunnitelma ja (vaiheittainen) toteutus: Nokialla otettu käyttöön Fujitsun Patja Easy-pilotin mukainen työpöytäympäristö Seudullisen sähköisen työpöytäympäristön / ryhmätyöjärjestelmän (Sharepoint) ratkaisu ja toteuttaminen: järjestelmän määrittely tehty, pilottiympäristö toistaiseksi vain Tampereen käytössä, koska toteutusprojektista vielä neuvotellaan Ict:n perusinfrapalvelujen (perustietotekniikka, data- ja puhepalvelut) hankinnan valmistelu käynnistetty keväällä 2014 jatkuen siihen saakka kunnes uudet sopimukset on tehty Sivu 5