Maakuntahallitus 21.9.2015 KAINUUN HANKINTARENGAS HANKINTAYHTEISTYÖSOPIMUS 1. Sopimuksen osapuolet Tämän sopimuksen osapuolina ovat kaupungit: Kajaani ja Kuhmo, kunnat: Hyrynsalmi, Paltamo, Puolanka, Ristijärvi, Sotkamo, Suomussalmi ja Vaala, Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä, Kainuun liitto kuntayhtymä, Kainuun jätehuollon kuntayhtymä sekä evankelisluterilaiset seurakunnat: Hyrynsalmi, Kajaani, Kuhmo, Paltamo, Puolanka, Ristijärvi, Sotkamo, Suomussalmi ja Vaala. 2. Sopimuksen tarkoitus ja tavoitteet Osapuolet toteuttavat hankintayhteistyötä saadakseen taloudellista etua edullisimpien hankintahintojen ja -ehtojen muodossa sekä päällekkäisen työn vähentymisen ja asiantuntemuksen lisääntymisen kautta. Sopimus pohjautuu osapuolten avoimuuteen ja luottamukseen. 3. Yhteistyön järjestäminen Osapuolet asettavat hankintatoimikunnan suunnittelemaan, toteuttamaan ja kehittämään hankintarenkaan toimintaa ja osapuolten välistä hankinta-yhteistyötä. 3.1 Hankintatoimikunnan kokoonpano Hankintatoimikuntaan kuuluu Kajaanin kaupungista kaksi (2) edustajaa. Muista yksiköistä nimetään yksi (1) hankinta-asioista vastaava henkilö. Hänen ollessa estynyt, osapuolta edustaa varahenkilö. Evankelisluterilaisten seurakuntien edustajana ilman eri valtuutusta toimii Kajaanin evankelisluterilaisen seurakunnan hankinta-asioista vastaava henkilö. Hankintatoimikunnan kokouksessa voi olla tarvittaessa useampia edustajia tai asiantuntijoita yksiköittäin, mutta mahdollisessa äänestystilanteessa kullakin yksiköllä on ainoastaan yksi (myös Kajaanilla) ääni. Hankintatoimikunnan puheenjohtajana ja sihteerinä Kajaanin kaupungin hankintaasioista vastaavat henkilöt. 3.2 Hankintatoimikunnan tehtävät 1. Suunnitella, koordinoida ja kehittää hankintarenkaan toimintaa sekä osapuolten hankintoihin liittyvää yhteistyötä. 2. Päättää yhteishankintatuotteista. 3. Sopia yhteishankintatuotteiden hankintaprosesseihin liittyvistä periaatteellisista asioista ja yhtenäisistä menettelytavoista. 4. Ottaa tarvittaessa kantaa hankintaprosesseihin, hankintapäätökseen tai muuhun toimintaan. Hankintatoimikunta tekee vuosisuunnitelman ja sopii alustavasti kokousajankohdat kalenterivuodeksi kerrallaan. Hankintatoimikunta pitää säännöllisesti suunnittelu-, kehittämis- ja palautekokouksia. 1
Hankintatoimikunta käyttää apunaan ja kuulee tarpeen vaatiessa osapuolten asiantuntijoita ja käyttäjäkuntaa sekä tarvittaessa ulkopuolisia tahoja. Osapuolet ovat velvollisia itse ohjeistamaan ja valvomaan oman organisaationsa sopimusaikaista toimintaa niiden sopimusten osalta, joihin ovat sitoumuksensa antaneet. Omiin hankintoihin liittyviin, mahdollisiin toimittajakyselyihin kukin osapuoli vastaa omalta osaltaan 4. Osapuolten tehtävät ja velvollisuudet 4.1 Yhteishankintatuotteista päättäminen Kajaanin kaupunki pyytää sitoumukset osapuolilta. Sitoumuksella kunta / yhteisö sitoutuu osallistumaan Kainuun kuntien hankintarenkaan järjestämään yhteishankintaan, käyttämään sopimusta ja hankkimaan palveluita sopimustoimittajalta sopimuksen ja ohjeistuksen mukaisesti. Sitoumuslomakkeet lähetetään hyvissä ajoin ennen hankintaprosessin käynnistymistä ja sitoutuneilla on mahdollisuus kommentoida tarjouspyyntöä ennen sen julkaisua. Hankinnan piiriin kuuluvat osapuolten määräysvallassa olevat yhtiöt ja liikelaitokset. 4.2 Hankintaprosessi Kajaanin kaupungin hankintatoimi. Kerää osapuolilta yhteishankintatuotteiden määrä- laatu- ym. tiedot sovittavassa muodossa ja aikataulussa. Pyytää tarjoukset hankintarenkaan puolesta. Suorittaa hinta- ym. vertailut, käyt tarvittavat neuvottelut ja esittelee asiat hankintarenkaan osapuolille tarvittaessa, tai sen pyynnöstä. Valmistelee hankintapäätökset Kajaanin kaupungin johtosääntöjen määrittelemien toimivaltojen mukaisesti päätettäväksi Lähettää hankintapäätökset ja niiden liitteet hankintarenkaan osapuolille. Ilmoittaa tarjouskilpailujen tuloksista tarjouksen jättäneille sekä valmistelee ja laatii tarvittavat sopimukset. Kehittää hankintatoimintaa ja siihen liittyviä prosessia sekä järjestää ja koordinoida hankintakoulutusta. Osapuolet sitoutuvat Hyväksymään hankintalain mukaisesti hinnaltaan halvimmat tai kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset. Noudattamaan näin syntyneitä sopimuksia tarjousten voimassaolojakson loppuun saakka. Valtuuttamaan ilman erillistä valtakirjaa hankinnasta päätöksen tehneen osapuolen hoitamaan eri oikeusasteisiin tehdyistä valituksista ja oikaisuvaatimuksista syntyvät prosessit. Mahdollisesta yhteen yhteisöön kohdistuvasta valituksesta (erillishankinta), ko. yhteisö maksaa kokonaan markkinaoikeuden osoittamat maksut. 4.3 Hankinta-asioista vastaavien tehtävät seudullisessa yhteistyössä 2
Kajaanin kaupungin hankintatoimi hoitaa yhteydenpidon kuntiin kuntakohtaisten hankintayhteyshenkilöiden kautta sekä seurakuntiin Kajaanin evankelisluterilaisen seurakunnan hankinta-asioista vastaavan kautta, ellei yksittäisten tuotteiden tai hankintatapahtumien osalta erikseen muuta sovita. Kuntien hankintayhteyshenkilöiden ja Kajaanin evankelisluterilaisen seurakunnan hankinta-asioista vastaavan tehtävänä seudullisessa yhteistyössä on: 1. Huolehtia kunnan/seurakunnan hankintatoimen sisäisestä yhteistyöstä ja tiedottamisesta. 2. Huolehtia, että kunta / seurakunta antaa yhteishankintatuotteiden määrä-, laatuym. tiedot tarjouspyyntöjä varten riittävällä tarkkuudella ja sovitussa aikataulussa. 3. Huolehtia, että kunta/seurakunta suorittaa hankintatoimikunnassa sovitut muutkin tehtävät täsmällisesti ja määräajassa. 4. Päättää kunnan/seurakunnan puolesta yhteishankintatuotteista. 5. Seurata, että kunnan/seurakunnan kaikki yksiköt noudattavat hankintarenkaan nimissä tehtyjä sopimuksia. 4.4 Erillishankinnat Erillishankinta on yhtä käyttäjää koskeva kertaluonteinen etukäteen määriteltävissä oleva tuotteen tai palvelun hankinta. Yksittäistä osapuolta koskevat erillishankinnat sovitaan ja laskutetaan erikseen. Erillishankinnasta laskutetaan 1 % hankinnan arvioidusta arvosta. Tilaavan osapuolen tulee ilmoittaa hankinnan arvo ilman alv 0 % ennen hankintaprosessin käynnistymistä. 5. Vuosittaisten kustannusten jakaminen Hankintayhteistyössä olevat osapuolet maksavat vuosittain yhteensä Kajaanin kaupungille hankintaprosessien hoitamisesta aiheutuvista vuotuisista hankintakustannuksista seuraavasti: Kainuun kunnat 43 % Kainuun evankelisluterilaiset seurakunnat 3 % Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä 20 % Kainuun liitto kuntayhtymä 2 % Kainuun jätehuollon kuntayhtymä 2 % Sopimuksen ensimmäisenä vuotena jaettava kustannus on 120.000 euroa. Kustannusten vuosittainen kasvu voi olla enintään 2 %. Kustannukset laskutetaan neljä kertaa vuodessa. Kustannusten jakoperusteena käytetään kuntien ennakkotiedon mukaista asukaslukua 31.12. Sopimuksen ensimmäisenä vuotena asukaslukuna käytetään virallista 31.12.2014 asukaslukua. 6. Sopimuksen voimaantulo ja voimassaoloaika Sopimus tulee voimaan allekirjoituspäivänä ja on voimassa toistaiseksi. Sopimusta tarkistetaan vuosittain. Ensimmäinen sopimusjakso on vuoden 2016 loppuun. Tarkastelussa huomioidaan kustannuskehitys ja kustannustenjakoprosentti. 7. Sopimuksen irtisanominen 3
Osapuolilla on milloin tahansa oikeus irtisanoutua tästä sopimuksesta ottaen huomioon, mitä 8. kohdassa sanotaan. Erillistä irtisanomisaikaa sopimuksen päättymiselle ei ole. Jos Kajaanin kaupungin hankintatoimi muuttaa tai lopettaa hankintarenkaan toimintaa oleellisesti, muutoksesta on ilmoitettava hankintarenkaan osapuolille vähintään kuusi (6) kuukautta ennen muutoksen tai päättymisen voimaanastumista. Sopimuksen purkautuminen ei anna osapuolille oikeutta vaatimuksiin toistensa suhteen. 8. Sopimuksen päättymisen jälkeiset velvoitteet Osapuolet ovat velvollisia noudattamaan sopimuksen päättymisen jälkeenkin hankintarenkaan nimissä ennen irtisanoutumista tehtyjä ja voimassaolevia sopimuksia. 9. Muutokset sopimukseen Tätä sopimusta voidaan muuttaa sopimusta irtisanomatta, jos kaikki osapuolet ovat asiasta yksimielisiä. Muutokset tehdään kirjallisesti. 10. Erimielisyydet Osapuolet ratkaisevat sopimuksen tulkintaan mahdollisesti liittyvät erimielisyydet keskinäisin neuvotteluin. Osapuolet nimeävät, jos eivät pääse neuvottelutulokseen, sovittelijan tekemään ehdotuksen kiistan ratkaisemiseksi. Tätä sopimusta on tehty kolmetoista (13) yhtäpitävänä kappaletta, joista yksi jää kullekin osapuolelle. Osapuolet sitoutuvat noudattamaan tätä sopimusta. Kajaanissa kuun päivänä 2015 Kajaanin kaupunki _ Kuhmon kaupunki Hyrynsalmen kunta Paltamon kunta Puolangan kunta Ristijärven kunta 4
Sotkamon kunta Suomussalmen kunta Vaalan kunta Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä _ Kainuun ev.lut. seurakuntien puolesta Kainuun liitto kuntayhtymä _ Kainuun jätehuollon kuntayhtymä 5