Silta Oy, HR-ulkoistukset (HR BPO) suomalaisissa yrityksissä 2010-18.3.2010, Tero Lausala
Tutkimuksen lähtökohdat ja tavoitteet 2 Silta Oy tilasi Marketvisiolta tutkimustietoon perustuvan näkemyksen Suomen HR-ulkoistusmarkkinan tilanteesta ja tulevasta kehityksestä. HR-ulkoistus määritellään tässä tutkimuksessa tarkoittavan henkilöstöhallintoon kuuluvan toiminnon tai prosessin siirtämistä ulkopuolisen palveluntarjoajan johtamis- ja toteutusvastuulle. HR-ulkoistuksista käytetään tässä tutkimuksessa lyhennettä HR BPO (Human Resources Business Process Outsourcing). Projektissa haettiin myös vertailua Suomen ulkopuolelle: miten HR BPO etenee muualla, mitkä ilmiöt mahdollisesti tulevat vaikuttamaan myös Suomessa? Marketvisio on seurannut Suomen liiketoimintaprosessien ulkoistusmarkkinoita (Business Process Outsourcing, BPO) usean vuoden ajan. HR BPO:t muodostavat olennaisen osan koko BPO-markkinaa. Liiketoimintaprosessin ulkoistus (Business Process Outsourcing, BPO) tarkoittaa IT-intensiivisen toiminnon tai prosessin siirtämistä ulkopuolisen palveluntarjoajan johtamis- ja toteutusvastuulle.
Marketvision näkemys tyypillisestä suomalaisesta ulkoistus-roadmapista 3 Virtaviivaistaminen Keskittäminen Sisäisten prosessien tehokkuus ja tuottavuus Liiketoimintaprosessien kehittäminen Palvelukeskusten perustaminen Henkilömäärä Laajempien kokonaisuuksien Ulkoistuspotentiaali (Comprehensive BPO) IT-järjestelmien kehittäminen Tässä tutkimuksessa tarkasteltuja kokonaisuuksia Prosessien osien ulkoistaminen (Discrete BPO) Arvioitu etenemisaikataulu
Mitä liiketoimintaprosesseja on ulkoistettu suurissa Suomessa toimivissa yrityksissä? 4 on jo ulkoistettu ei vielä, mutta suunnitelmissa vuoden 2010 loppuun mennessä ei osaa sanoa/ei vastaa ei vielä, mutta suunnitelmissa vuoden 2009 aikana ei ulkoistettu eikä suunnitelmia Taloushallinto 24 4 72 Hankintatoimi 4 1 95 Asiakkuudenhallinta 10 88 3 Henkilöstöhallinto 19 4 80 Logistiikka 34 2 67 1 Sähköisen laskutuksen palvelut 34 1 9 56 6 Tutkimus ja tuotekehitys 9 91 2 Toimialakohtaiset prosessit 16 87 1 % vastaajista (n=104) 0 20 40 60 80 100 120 Lähde: Marketvisio 2009, top-500 BPO-tutkimus
Tutkimusmenetelmät ja kohderyhmä 5 Marketvisio suoritti puhelinhaastattelututkimuksen tammi-helmikuussa 2010. Puhelinhaastatteluja tehtiin yhteensä 114 kpl. Puhelinhaastattelujen lisäksi suoritettiin 10 henkilökohtaisia haastattelua. Kohderyhmänä olivat top1000 yritystä Suomessa. Tutkimukseen haastateltiin talous- ja hallintojohtajia, HR-johtajia sekä HR-asiantuntijoita. Globaalin BPO ja HR BPO markkinan arvioinnissa hyödynnettiin Gartnerin tutkimusta ja analyytikko-osaamista. Suomen BPO-markkinatietojen lähteenä on Marketvision syksyllä 2009 suorittama Suomen top-500 / BPO tutkimus.
6 Suomen ulkopuolisen markkinan kehitys
BPO-markkinan kehitys maailmanlaajuisesti 7
8 Suomen HR BPO-markkinan kehitys: tutkimuksen tulokset
Yhteenveto keskeisistä tuloksista 9 Suomen HR-BPO markkinan koko Suomen HR-ulkoistusmarkkinan koko (loppukäyttäjien palveluihin käyttämä rahamäärä) on Gartnerin arvion mukaan vuonna 2010 137 miljoonaa euroa Marketvision oman arvion mukaan, joka perustuu mm. tässä tutkimuksessa saatuihin tietoihin, markkinan koko on n. 260 miljoonaa euroa. Tämä kattaa sekä varsinaiset BPO-ulkoistukset että prosessien osa-ulkoistukset. Gartnerin ja Marketvision arvioiden erot selittyvät sillä, että Gartner ei ole kerännyt erillisiä Suomi-kohtaisia loppukäyttäjätietoja oman arvionsa perustaksi kun taas Marketvision arvio perustuu myös suomalaisilta loppukäyttäjiltä saatuihin tietoihin.
Yhteenveto keskeisistä tuloksista 10 HR-kustannukset suomalaisissa yrityksissä Kohderyhmässä mediaani HR-budjetti oli EUR 300 000 ja HR-budjetin osuus liikevaihdosta oli keskimäärin 0,4%. Yli 1000 henkilöä työllistävissä tutkimukseen osallistuvissa yrityksissä mediaani HR-budjetti on EUR 500 000 ja alle 250 henkeä työllistävien tutkimukseen osallistuneiden yritysten mediaani on EUR 145 000. HR-budjetti jakautuu kohderyhmässä 61%-39% HR admin ja HRDkustannusten välillä toimialojen tai yrityskokoluokkien väliset erot ovat erittäin pieniä. HR-budjetista käytetään kohderyhmässä keskimäärin 33% ulkoisiin kustannuksiin (yrityksen ulkopuolelta ostetut palvelut) toimialojen ja yrityskokoluokkien väliset erot ovat tässäkin pieniä. Huomattavassa osassa haastateltuja yrityksiä HR-kustannuksia ei kuitenkaan seurata / raportoida kokonaisuutena (alle puolet haastateltavista osasivat vastata kysymykseen, mikä on yrityksen HR-kustannusten taso), joten tutkimuksen tulokset kustannusten osalta ovat tulkittavissa suuntaaantaviksi.
Yhteenveto keskeisistä tuloksista 11 Toiminnallisia indikaattoreita HR:stä Kohderyhmässä HR-suhdeluku (HR-henkilöstön lukumäärän suhde koko henkilöstön lukumäärään) on keskimäärin 1:102. Metallinjalostus- ja palvelualan yrityksissä HR-suhdeluku on alhaisin ja korkein kaupanalan ja konepajayrityksissä. Toimialojen väliset erot ovat kuitenkin varsin pieniä. Sen sijaan yrityksen koko ja HR-suhdeluku korreloivat keskenään vahvasti: mitä suurempi yritys, sitä korkeampi HR-suhdeluku. Yleisimmin käytössä olevat palkitsemismenetelmät ovat bonukset, erilaiset tulospalkkiot ja lisäeläkkeet. Tutkittujen yritysten piirissä palkitsemisen alueella vallitsee vahva itse tekemisen kulttuuri: 90% yrityksistä kehittää järjestelmät itse, vain 18% käyttää ulkopuolista apua. Kuitenkin vain 40% arvioi omaavansa vaikuttavuuden arviointiosaamista ja vain 21% arvioi palkitsemisjärjestelmien vaikuttavuutta. Keskimäärin yrityksissä noudatetaan kolmea eri työehtosopimusta. Asiakkaan toiminta useassa eri maassa haastaa kuitenkin palvelutarjoajat, joilta odotetaan yhden luukun palvelua myös työehtoasioissa.
HR-suhdeluku 12 KAIKKI (n=110) 102 Päätoimiala Kauppa (n=18) 132 Palvelut (n=24) 106 Metallien jalostus ja metallituotteiden valmistus (n=11) 70 Koneiden ja laitteiden valmistus (n=10) Muu teollisuus (n=38) Muut toimialat (n=9) 93 100 110 Henkilöstömäärä 1000 tai enemmän (n=12) 313 500-999 (n=19) 163 250-499 (n=48) 95 Alle 250 (n=31) mediaani 75 0 50 100 150 200 250 300 350 400
Yhteenveto keskeisistä tuloksista 13 HR-ulkoistamista edeltävät ja ennakoivat toimenpiteet (leading indicators) Yleisimmät alueet, joilla meneillään tai käynnistymässä HRkehitysprojekteja (määritelty siten, että ollakseen kehitysprojekti budjetti on allokoitu ja projektipäällikkö nimetty) ovat koulutus ja osaamisen kehittäminen (69%), palkitseminen (52%) sekä resurssien hallinta (51%). Peräti 71% yrityksistä ei ole perustanut HR-palvelukeskusta eikä suunnittelekaan sitä. Isoissa yrityksissä (yli 1000 henkilöä työllistävissä) tilanne kuitenkin päinvastainen: 67% isoista yrityksistä on jo perustanut HRpalvelukeskuksen. HR-toiminnot isoissa yrityksissä pitkälti keskitetysti johdettuja ja resurssoituja, pienemmissä ei. Yleisimmät HR-toiminnot, jotka on keskitetty, ovat koulutus, rekrytointi ja palkitseminen. Merkittävässä osassa kohderyhmän yrityksiä on tekeillä tai suunnitteilla henkilöstötietojärjestelmähankkeita liittyen mm. nykyisten ERP-järjestelmien laajennuksiin sekä uusien järjestelmien hankintaan.
HR-prosessien kehittäminen ja kehittämissuunnitelmat 14 on jo tehty ei vielä, mutta suunnitelmissa vuoden 2010 aikana ei tehty eikä suunnitelmia parhaillaan käynnissä ei vielä, mutta suunnitelmissa vuoden 2011 loppuun mennessä Koulutus ja osaamisen kehittäminen 8 62 7 3 20 Palkitseminen 7 46 6 2 39 Resurssien hallinta 7 45 6 1 41 Rekrytointi 21 17 6 2 54 Palkanlaskenta 18 19 5 57 Uudelleensijoituspalvelut (replacement) + Outplacement 14 9 1 75 Eläkejärjestelyt 8 13 1 77 % yrityksistä (114 kpl) 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 %
Palvelukeskukset (Shared Service Centers) 15 On jo olemassa 21 % Perustamisvaiheessa 1 % Ei vielä, mutta suunnitelmissa vuoden 2010 aikana 4 % Ei ole, eikä suunnitelmia 71 % % yrityksistä (114 kpl) Ei vielä, mutta suunnitelmissa vuoden 2011 loppuun mennessä 3 % Kuitenkin 67 %:lla isoista yrityksistä palvelukeskuksia on jo olemassa
Yhteenveto keskeisistä tuloksista 16 HR-ulkoistuksen nykytilanne ja suunnitelmat Yleisimmät toiminnot, jotka kokonaan tai osittain ulkoistettu ovat palkanlaskenta (35%), rekrytointi (27%), uudelleensijoitus / outplacement (23%) sekä koulutus / osaamisen kehittäminen (19%). Alle 250 henkilöä työllistävistä yrityksistä suhteellisesti suurempi osa on ulkoistanut HR-toimintojansa kuin isommissa yrityksissä Suunnitelmia uusille ulkoistuksille on tutkimuksen kohderyhmässä melko vähän ja ne koskevat lähinnä palkanlaskentaa, koulutusta, eläkejärjestelyjä ja uudelleensijoitusta. Keskimääräistä enemmän ulkoistussuunnitelmia on 500-999 henkilöä työllistävillä yrityksillä sekä toimialoittain kaupassa ja teollisuudessa. HR-ulkoistuksissa saavutetut kustannussäästöt arvioitiin suurimmiksi palkanlaskennassa, jossa 10% vastanneista arvioi vuosittaisiksi säästöiksi 16-30% ja 8% vastanneista yli 30%. Suurimmassa osassa ulkoistuksia kustannuksia ei kuitenkaan laskettu tai vastaajat eivät osanneet niitä raportoida palkanlaskennassakin peräti 50% vastanneista totesi, ettei kustannussäästöjä ole seurattu tai niitä ei pystytä raportoimaan.
Ulkoistettujen HR-prosessien (kokonaan tai osia) määrä 17 kolme 6 % neljä 6 % viisi 2 % ei yhtään 34 % kaksi 14 % yksi 38 % % yrityksistä (114 kpl)
HR-prosessien ulkoistaminen - kokonaan tai osia 18 on jo ulkoistettu ei vielä, mutta suunnitelmissa vuoden 2011 loppuun mennessä ei vielä, mutta suunnitelmissa vuoden 2010 aikana ei ulkoistettu, eikä suunnitelmia Palkanlaskenta 35 4 61 Rekrytointi 27 73 Uudelleensijoituspalvelut + Outplacement 23 2 75 Koulutus ja osaamisen kehittäminen 19 2 2 77 Eläkejärjestelyt 8 1 91 Palkitseminen 4 96 Resurssien hallinta 2 98 % yrityksistä (114 kpl) 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 %
HR-prosessien ulkoistaminen: Kuinka suuriksi arvioitte HR-ulkoistamisessa saavutetut kustannussäästöt vuositasolla? 19 Alle 5 % 5-15 % 16-30 % yli 30 % Ei saavutettu kustannussäästöjä Kustannuksia ei laskettu / ei tiedossa Rekrytointi (n=31) 6 6 3 16 68 Palkanlaskenta (n=40) 15 8 10 8 10 50 Koulutus ja osaamisen kehittäminen (n=22) 9 9 82 Uudelleensijoituspalvelut / Outplacement (n=26) 4 8 12 77 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % % yrityksistä
Yhteenveto keskeisistä tuloksista 20 HR-ulkoistuksen tavoitteet, esteet ja valintakriteerit Tärkeimmät tavoitteet HR-ulkoistuksissa ovat prosessien parantaminen (palvelun laatu) sekä liiketoiminnan skaalautuvuuden tukeminen. Näiden suhteen tutkimukseen vastanneet yritykset ovat myös suhteellisesti eniten tyytymättömiä toteutuneeseen kehitykseen. Raportoinnin parantaminen sekä kustannussäästöt sekä toimivammat järjestelmät ovat myös merkittäviä tavoitteita. Keskeiset haastateltujen esittämät syyt, miksi HR-toimintoja ei ole ulkoistettu ovat oman osaamisen vahvuus / riittävyys, oman toimialan tai yrityksen spesifiksi koetut tarpeet sekä kustannussäästö business casen puuttuminen. Tärkeimmät toimittajan valintakriteerit ovat prosessiosaaminen, toimialaosaaminen sekä hintakilpailukyky. Näiden tekijöiden osalta vastaajat olivat myös suhteellisesti eniten tyytymättömiä suhteessa toteutuneeseen kehitykseen. Referenssit, taloudellinen tila sekä teknologiaosaaminen ovat myös merkittäviä valintakriteerejä. Lähes puolessa toteutuneista palkanlaskennan ulkoistuksista ITjärjestelmäkehitys muodosti keskeisen osan projektia. Noin kolmasosa toteutuneista ulkoistuksista sisälsi myös henkilöstön siirtymistä palvelutarjoajalle.
Tavoitteiden merkitys ja tyytyväisyys niiden toteutumiseen (n=75) 21 HR-palvelujen parantaminen (parempi / toimivampi prosessi) 3,3 3,7 Liiketoiminnan skaalautuvuuden varmistaminen (kasvun / supistumisen myötä) 3,3 3,6 HR-raportoinnin laadun parantaminen 3,2 3,4 Kustannusten vähentäminen HR- (osa)prosessissa 3,3 3,4 Paremman IT-teknologiatason saavuttaminen ja ylläpito / kehittäminen 3,0 3,2 Tavoitteen merkitys Tyytyväisyys saavuttamiseen 1 2 3 4 5 Keskiarvo asteikolla: 1=hyvin vähäinen tai ei lainkaan merkitystä / erittäin tyytymätön, 5=erittäin suuri merkitys / erittäin tyytyväinen
Tärkeimmät HR BPO-palveluntarjoajan valintakriteerit 22 Prosessiosaaminen Toimialaosaaminen Hintakilpailukyky 3,6 3,7 3,7 4,2 4,2 4,2 Palveluntarjoajan referenssit 3,7 3,9 Palveluntarjoajan taloudellinen tila 3,8 3,8 Teknologiaosaaminen 3,7 3,6 Aiempi kokemus palveluntarjoajan palveluista 3,5 3,6 Palveluntarjoajan koko Palveluntarjoajan paikallisuus Palveluntarjoajan resurssit tarjota HR ulkoistuspalveluja myös kansainvälisellä tasolla 2,6 2,7 2,9 2,9 3,2 3,3 Tärkeys (n=114) Tyytyväisyys palveluntarjoajaan (n=75) 1 2 3 4 5 Keskiarvo asteikolla: 1=ei lainkaan tärkeä / erittäin tyytymätön, 5=erittäin tärkeä / erittäin tyytyväinen
Johtopäätöksiä 23 1. Keskeisiä tekijöitä, jotka edistävät Suomen HR-ulkoistusmarkkinan kasvua ovat järjestelmäuusinnat / IT:n mahdollistamat ratkaisut, kustannustehokkuuden ja tuottavuuden jatkuva parantaminen sekä osaamisvaatimusten kasvaminen. 2. Keskeisiä tekijöitä, jotka hidastavat Suomen HR-ulkoistusmarkkinan kasvua ovat HR-toimintojen suhteellisen heikko mitattavuus ja vertailtavuus, itse tekemisen kulttuuri sekä ulkoistustarjonnan suhteellinen kypsymättömyys (viestintä, tarjolla olevat ratkaisut, sopimuskäytännöt, tavoiteasetanta ja seuranta) 3. HR-toimintojen keskittämisaste sekä transaktioiden volyymit ovat vahvoja indikaattoreita ja edellytyksiä ulkoistamiselle suuressa osassa suomalaisia yrityksiä HR-toiminnot ovat kuitenkin edelleen hajautettu eikä niitä johdeta keskitetysti. Lisäksi prosessikuvaukset, mittarointi (tavoitteellistaminen) sekä vertailtavuus ovat puutteellisia. Hidastaa ulkoistusmarkkinan kehitystä, kun keskeinen arvolupaus eli kustannustehokkuus vaikeasti verifioitavissa HR-ulkoistuspalveluja tarjoavien tulisi tarjota benchmarking-tietoutta sekä tukea HR-toimintojen mitattavuuden edistymistä
Johtopäätöksiä 24 4. HR-toimintoja leimaavat pitkälle itse tekemisen arvot: toimittajien vakuutettava ostajat prosessi-/toimintokohtaisella osaamisellaan sekä kyettävä rakentamaan business case näiden ympärille; 5. HR-ulkoistustarjonta on vielä liian Suomi-keskeistä sekä toisaalta standardoitua / (ERP)järjestelmäpohjaista vs. yritysten tarpeet; 6. Järjestelmäalustoilla suuri merkitys HR-ulkoistuksissa: nyt SAP / Oracle sidonnaisia, tulevaisuudessa yhä enemmän SaaS-pohjaisia tai ns. pilvestä ostettuja. 7. HR-ulkoistustoimittajat jakautuvat globaaleihin pelureihin sekä paikallisesti toimiviin yrityksiin: keskikokoiset, useampaa markkinaa palvelevat toimijat puuttuvat Konsolidoitumista tullaan näkemään jatkossakin.
Tilanne Suomen HR-ulkoistusmarkkinoilla 2010 25 Virtaviivaistaminen Keskittäminen Suurimmalla osalla isoista yrityksistä on, muilla ei Benchmarking ja mittaaminen puutteellista Sisäisten prosessien tehokkuus ja tuottavuus Itse tekemisen kulttuuri Business case, Vendor tarjoaman kehitys Liiketoimintaprosessien kehittäminen - Prosessien kuvaus Palvelukeskusten perustaminen Henkilömäärä Laajempien kokonaisuuksien Ulkoistuspotentiaali (Comprehensive BPO) IT-järjestelmien kehittäminen ERP, pilvi/saas, merkittävät tarpeet Palkanlaskenta, etuudet, talent management Toteutettu lähes kaikissa yrityksissä Prosessien osien ulkoistaminen (Discrete BPO) fokus palkanlaskennassa, rekrytoinnissa, koulutuksessa ja palkitsemisessa Arvioitu etenemisaikataulu
Toimittajakentän jakautuminen 26 Resurssit palvella asiakkaita maantieteellisesti ja toimialoittain Kansainväliset / globaalit toimijat Multi-country toimijat Palveluportfolion laajuus HR-talot Suomessa Erikoisosaajat