Ohjeita käsikirjan lukijalle 1 PALKANLASKENNAN PIKAOPAS 1 Ohjeita käsikirjan lukijalle Luetpalkanlaskentaohjelmiston pikaopasta, jossa käsitellään palkanlaskennan perustoimintoja. Varsinaisessa palkanlaskennan ohjekirjassa ohjelman toimintaa käydään läpi yksityiskohtaisemmin. Katso myös Ecom 3 ohjelmiston yleisohjetta, jossa kerrotaan Ecom 3 -ohjelmiston yleisominaisuuksista. 1.1 Miten käsikirjat saa esille Käsikirjat löytyvät ohjelman sisältä omina tiedostoina, joista kannattaa tulostaa omat paperiversiot. Käsikirjat saa esille parhaiten Windowsin työpöydältä Käynnistä -painikkeen alta (Start) ohjelmat-valikosta (programs) Ecom 3 - valikosta ohje-valinnan alta. Sieltä löytyvät kaikki Ecom 3 käsikirjat. Käsikirjat avautuvat ohjelmaan, jossa niitä voi selata. Käsikirjat voi tulostaa painamalla ohjelman ylävalikosta selkeästi erottuvalla kirjoitin painikkeella. 1.2 Palkanlaskennan pikaopas Pikaoppaan avulla saat nopean yleiskuvan ohjelmiston toiminnasta. Käy vähintäänkin tämä osio läpi, jonka jälkeen osaat palkanlaskentaohjelmiston perusteet. Ja kun perustoiminnot ovat hallussa, on helppo syventyä tarkemmin lukemalla varsinainen palkanlaskentaohjelmiston käsikirja. 1
2 Ohjelman avaaminen ja ikkunan muokkaus Palkanlaskennan pikaopas Ohjelman avaaminen ja ikkunan muokkaus Ecom palkanlaskenta avautuu Windows-työpöydältä Ecom 3 -pikakuvakkeesta. Sen saa myös esille painamalla Windowsin työpöydältä Käynnistä-painiketta, jonka alta valitaan Ohjelmat. Esiin tulevasta valikosta valitaan Ecom 3 -otsake, jonka alta valitaan Ecom ohjelmisto -kuvake. Huomioi: Mikäli ohjelmisto on demo-versio, etkä halua vielä rekisteröityä, voit ohittaa rekisteröinti-ilmoituksen seuraavassa rekisteröinti-ikkunassa Peruuta-painikkeella. Kun olet valmis rekisteröimään ohjelmiston, voit tehdä sen aina Ecomin avauksen yhteydessä. Katso lisää yleisohjeen käsikirjan kohdasta rekisteröityminen. Ohjelmiston avautuessa esiin tulee Ecomin alkuikkuna, josta löytyy ohjelmiston ylävalikko ja vasemmassa Ecomin toimintaa ohjaava kaukosäädin. Palkanlaskentaohjelmisto avataan kaukosäätimestä valitsemalla ensin Palkanlaskenta-painiketta ja sen alta Palkanlaskenta-valintaa. Ensimmäisellä avauskerralla ohjelma ehdottaa ensimmäiselle palkansaajalle annettavaa numeroa. Ohjelma ehdottaa numeroa yksi (1), jonka voi muuttaa. Ok-painikkeella palkanlaskentaikkuna avautuu. Palkanlaskentaohjelmisto on suunniteltu käytettäväksi isolla ruudulla, jotta sen käyttö on mahdollisimman mielekästä. Kun ohjelmistoa käytetään pienellä ruudulla, muokataan ikkunat ruutukoolle sopiviksi. Tarvittaessa katso lisää yleisohjeen ikkunoiden muokkauksesta. 3 Palkanlaskentaikkuna Palkanlaskentaikkuna sisältää henkilötietojen lisäksi myös palkanlaskuun tarvittavat toiminnot. Ohjelmisto on rakennettu siten, että palkenlaskentaan liittyvät toiminnot tehdään tässä ikkunassa. Voit kokeilla ohjelmistoa rauhassa, sillä kokeilut voi myöhemmin poistaa. Esimerkiksi vertaamalla aiemmin maksettuja palkkoja Ecomilla laskettuihin palkkoihin pääsee hyvin sinuiksi ohjelmiston kanssa 2
Palkanlaskentaikkuna Ecom 3 -ohjelmiston ohjelmaikkunat muodostuvat kolmesta pääosasta: Valikosta, ohjelmaikkunasta ja kaukosäätimestä. Ohjelmaikkunassa on kaikki palkanlaskentaan liittyvät tiedot. Kun ohjelmaikkuna aukesi, muuttui kaukosäätimen toiminta opastamaan avatun ohjelmiston käyttöä. Kaukosäädin näyttää erilaisia ohjelman hallintaan liittyviä komentoja, joilla ohjelmaikkunan tietoja voidaan käsitellä. Ylävalikosta löytyvät samat komennot, kuin kaukosäätimestä sekä iso joukko muita erikoistoimintoja. Ecom palkanlaskentaikkuna on jaettu siten, että ikkunan yläosassa on aina yhden palkansaajan tiedot kerrallaan näkyvissä ja alaosassa näkyvät kyseisen henkilön palkkalaskelmat. Ensimmäisellä avauskerralla koko ikkunan tiedot ovat tyhjiä lukuunottamatta palkansaajan nro-kenttää, jossa on arvo yksi. Eli tähän ikkunaan voi nyt syöttää ensimmäisen palkansaajan tietoja. Huomioi: Jos kaukosäädin on ohjelmaikkunan päällä häiritsevästi, voi sen piilottaa painamalla Piilota automaattisesti -komentoa, jolloin sen saa aina tarvittaessa esille viemällä hiiren ikkunan vasempaan laitaan. Kaukosäädin on erittäin hyvä työkalu, sillä se opastaa aina näyttämällä niitä toimintoja, mitä esillä olevassa ikkunassa voi suorittaa. 3
4 Henkilön perustaminen Palkanlaskennan pikaopas Henkilön perustaminen 4.1. Ensimmäisen henkilön lisäys Seuraavaksi syötetään henkilön perustiedot. Koska edessä oleva ikkuna on jo valmiiksi tyhjä, voidaan palkansaajan tiedot syöttää tyhjiin kenttiin. Mikäli ikkunassa on jo valmiina jonkun palkansaajan tiedot, ja halutaan lisätä uusi palkansaaja, aloitetaan se painamalla palkkaikkunan yläruudussa olevaa Lisää-painiketta. 4.2 Henkilötietojen syöttö Henkilön lisäyksessä annetaan ensin henkilötunnus, jonka oikeellisuuden ohjelma tarkistaa ja ilmoittaa, mikäli tunnus ei ole oikea. Ohjelmassa liikutaan kentästä toiseen sarkain-painikkeella tai hiirellä. Myös Enter-painikkeella liikkuminen on mahdollista, jos toiminto on asetuksissa otettu käyttöön. Henkilötunnuksen jälkeen lisätään henkilön nimitiedot. Huomioi: Henkilön perustiedot,eli kuvassa näkyvät tiedot näkyvät aina palkanlaskentaikkunassa. Näin ohjelman käyttäjä tietää aina, kenen tietoja käsitellään. 4.2.1 Henkilön perustiedot Henkilön perutietoihin syötetään yleisiä henkilöhallintaan ja palkanlaskentaan liittyviä tietoja. 4
Henkilön perustaminen 4.2.1.1 Palkkaryhmä Tehtävä-kenttään annetaan palkansaajan työtehtävä. Työtehtävän jälkeen ohjelma siirtyy Palkkaryhmä -kenttään, jossa valitaan se palkkaryhmä mihin henkilö kuuluu. Palkanlaskenta-asetuksissa on määritetty valmiiksi tiettyjä asetteluja, jotka ohjaavat tälle palkansaajalle sekä oikean palkkajakson että oletuspalkkalajit valmiiksi. Palkkaryhmä valitaan hiirellä kentän perässä olevalla alasvetopainikkeen avulla. Kun Palkkaryhmä on valittu, kysyy ohjelma, että kopioidaanko tälle palkkaryhmälle jo asetuksissa valitut palkkalajit henkilön oletuspalkkalajeiksi. Vastaamalla kyllä ne kopioituvat. Valittuja palkkalajeja voi myöhemmin muuttaa tarpeen mukaan. 5
Henkilön perustaminen 4.2.1.2 Eläkeryhmä Palkkaryhmän jälkeen valitaan Eläkeryhmä. Palkansaajan käytössä oleva eläkeryhmä valitaan alasvetovalikon kautta. Normaalisti palkansaaja kuuluu TEL-eläkeryhmään. Yrittäjä kuuluu yleensä YELeläkeryhmään. Huomioi: On tärkeää, että henkilölle on valittu oikea eläkeryhmä, sillä se vaikuttaa mm. eri raportteihin. 4.2.1.3 Osoite ja puhelintiedot Osoite ja puhelitiedot syötetään seuraaviin kenttiin. Puhelinnumeroissa on hyvä käyttää suuntanumeroa, sillä silloin ne näkyvät selkeästi myös raporteissa oikealla tavalla. 6
4.2.1.4 Työsuhteen päivämäärät sekä aktiivinen maksu-kenttä Palkanlaskennan pikaopas Henkilön perustaminen Palkanlaskijan työsuhteen aloituspäivä merkitään sitä osoittavaan kenttään. Päivämäärän voi kirjoittaa suoraan kenttään tai hakea oikea päivä kentän perässä olevalla kalenteripainikkeella, jota painamalla saat kalenterin esille. Kalenterissa on pikapainikkeet, joilla voi siirtyä vuositasolla tai kuukausitasolla eteen ja taaksepäin. Kalenterista päivä valitaan painamalla kerran hiirellä oikean päivämäärän kohdalla. Työsuhteen päättymispäivää ei täytetä, ellei sitä ole tiedossa. Aktiivinen maksu-kentällä ohjataan sitä, että maksetaanko palkansaajalle uusia palkkoja. Kun valinta on pois päältä, ei palkanmaksu onnistu. 7
Henkilön perustaminen 4.2.1.5 Pankkiyhteys Pankki-kenttään syötetään palkansaajan käyttämän pankin nimi ja tilinumeroon annetaan tilinumero. Ohjelma tarkistaa numeron oikeellisuuden ja tekee automaattisesti pitkän pankkitilinumeron. Pitkää tilinumeroa tarvitaan ohjelmassa silloin, kun palkanlaskentaohjelmasta lähetetään palkanmaksutapahtumat suoraan pankkiohjelmaan toistuvaisuorituksena. Kun henkilön kaikki perustiedot on syötetty, määritetään verokorttitiedot. 8
5 Verokortin syöttö Palkanlaskennan pikaopas Verokortin syöttö Verokorttiin syötetään palkansaajalta saadut verokortin tiedot. Verokorttia on kahta eri päätyyppiä: kumulatiivinen verokortti ja portaikkoverokortti. Kumulatiivinen verokortti on yleisempi, sillä se käyttää verottajan suosittelemaa laskentatapaa ennakonpidätyksen laskennassa. Portaikkoverokortti on yleensä käytössä opiskelijoilla. Verokortit on toinen ikkunan yläosassa näkyvä palkansaajan tietoja käsittelevä välilehti. Sen saa esille painamalla hiirellä Verokortit-välilehden otsikkoa. Henkilön tiedot säilyvät ikkunan yläosassa näkyvissä ja perustiedot välilehden tiedot menevät verokortit välilehden taakse, kuten seuraavasta kuvasta on nähtävissä. Alhaalla näkyvässä kuvassa on verokortit- välilehti otettu esiin painamalla kyseistä otsaketta hiirellä esillä. Verokortti lisätään painamalla kaukosäätimen Lisää verokortti -painiketta. Huomioi: Jos kaukosäädin on piilossa, saat sen esille viemällä hiiri ikkunan vasempaan reunaan, jolloin se ilmestyy esiin ja käytettäväksi. kun painat taas ohjelmaikkunaa, poistuu kaukosäädin näkyvistä. Kaukosäädin siirtyy jälleen pois näkyvistä, kun siirrät hiiren pois kaukosäätimen päältä. 9
Verokortin syöttö Verokortin tietojen syöttö aloitetaan valitsemalla ensin kortin tyyppi, jonka jälkeen ohjelma ehdottaa verokortin luonteeseen päätoimista verokorttia ja verokortin voimaanastumispäivää eli alkupvm. Tähän annetaan se päivä, milloin verokortti on astunut voimaan. Verokortin loppupvm-kenttään ei tarvitse syöttää arvoa, mikäli se on voimassa toistaiseksi. Verokortin alku- ja loppupvm -kentät ovat kalenterikenttiä. Kumulatiivisessa verotuksessa annetaan verokortin mukaan perusprosentti, lisäprosentti ja koko vuoden arvioidut palkkatulot yhteensä eli verokortissa määritelty vuosiansio. Nämä tiedot löytyvät palkansaajan antamasta verokortista. Huomioi: Verokortti määrittelee yksiselitteisesti sen, onko kyseessä portaikko- tai kumulatiivinen verokortti. Huomioi: Ecomissa palkansaajalle lisätään aina vuoden alussa uusi verokortti. Tämä siksi, että Palkansaajan tuloseuranta katkeaa aina vuoden alussa, jolloin kumulatiivinen palkka, vero ja veropäivät alkavat alusta. Ohjelmaan lisätään uusi verokortti alkamaan 1.tammikuuta ja edellinen päätetään edellisen vuoden viimeiseen päivään. Huomioi: Kun palkansaajalle tulee kesken vuotta uusi kumulatiivinen verokortti, Tehdään Ecomiinkin silloin aina uusi verokortti ja aiempi lopetetaan antamalla verokortin loppupvm. Portaikkoverokortissa tulonseurantaa ei katkaista, ellei kyseessä ole muutosverokortti. Muutosverokortin ollessa kyseessä tulonseuranta katkeaa aina. Huomioi: Kun henkilö siirtyy toisen työnantajan palveluksesta yritykseen, on hänen tuotava mukanaan käytössä olevan verokortin lisäksi myös sillä verokortilla siihen asti ansaitsema bruttoansio, maksetun ennakonpidätyksen summa ja kumulatiivisessa verokortissa vielä käytetyt veropäivät. Huomioi: Kumulatiivinen verokortti laskee jo ensimmäisestä palkasta lähtien osan lisäprosentilla, jos bruttopalkka ylittää verokortissa määritetyn palkkatulorajan kyseisellä aikajaksolla. Tämä on verottajan suosittelema tapa laskea ennakonpidätys. Sen etuna on, että ohjelma tasaa ennakonpidästystä jokaisen ennakonpidätyksen yhteydessä mahdollisimman oikeaksi. Huomioi: Palkansaajan vuoden bruttoansio ei ole sama, kuin verokortti-välilehdellä näkyvä kumulatiivinen palkka. Palkansaajan bruttoansio lasketaan aina vuoden alusta, kun verokortteja voi olla vuodessa useita. 10
Henkilökohtaiset palkkalajit 6 Henkilökohtaiset palkkalajit Henkilökohtaisiin palkkalajeihin määritetään kaikki henkilöllä yleensä käytössä olevat palkkalajit valmiiksi. Jos henkilöllä on käytössä perusasetukista poikkeavia määrityksiä, määritetään nekin henkilökohtaisiksi palkkalajeiksi. Tällöin ohjelma muistaa ne automaattisesti, eikä se jää palkanlaskijan tehtäväksi. Henkilökohtaisten palkkalajien avulla varsinaisen palkan teko on nopeampaa ja joskus jopa täysin automaattista. Kun henkilölle tehdään uusi palkkalaskelma, antaa ohjelma tänne annetut palkkalajit ehtoineen automaattisesti uuden palkkalaskelman pohjaksi.. Henkilökohtaiset palkkalajit on yläikkunan kolmas välilehti. Sen saa esille painamalla hiirellä sitä osoittavaa otsaketta, jolloin eteen ilmestyy alla näkyvä ikkuna. Huomioi: Ennakonpidätys on myös palkkalaji, mutta sitä ei laiteta henkilökohtaiseksi palkkalajiksi, sillä se tulee automaattisesti palkkalaskelmaan mukaan. Se, kuten työttömyysvakuutusmaksu ja työeläkemaksu on asetuksissa määritelty siten, että ne tulevat automaattisesti mukaan. Huomioi: Yrittäjälle maksettava palkka (YEL-eläketurva) poikkeaa siten, että hänelle valitaan työttömyysvakuutusmaksu ja työeläkemaksu henkilökohtaiseksi palkkalajiksi ja otetaan aina mukana laskelmassa - valinta pois päältä. 11
Henkilökohtaiset palkkalajit Valmiina oleva palkkalaji on tullut automaattisesti perustietojen palkkaryhmän (esimerkissä kuukausipalkkalainen) valinnan kautta. Kun palkkalaji halutaan aina palkansaajan uuteen palkkaan mukaan, asetetaan aina mukana laskelmassa - valinta päälle. Määrä-kenttään annetaan palkkalaskelmaan oletuksena tuleva lukumäärä. Kuukausipalkkaan varoitusrajaksi voidaan merkitä arvo yksi, jolloin ohjelmisto varoittaa värillä palkkalaskelmassa, jos raja ylittyy. Yksikköhintaan annetaan valitun palkkalajin, tässä tapauksessa kuukausipalkan summa. Kun tehdään uutta palkkalaskelmaa, antaa ohjelma automattisesti tämän palkkalajin palkkalaskelmaan ja sen lisäksi palkanlaskenta-asetuksissa jo valmiiksi määritetyt palkkalajit, kuten ennakonpidätyksen. 6.1 Henkilökohtaisen palkkalajin lisäys Mikäli palkansaajalla on lähes aina tiettyjä palkkatapahtumia palkkalaskelmissaan, voidaan ne asettaa valmiiksi henkilökohtaisiin palkkalajeihin. Tällöin ohjelma ehdottaa heti näitä tulevaan palkkalaskelmaan. Se helpottaa palkanlaskijan työtä, sillä silloin syötettäväksi jää ainoastaan määrätieto. Kun Henkilökohtaiset palkkalajit -välilehti on valittu, näyttää kaukosäädin tähän välilehteen liittyviä toimintoja. Sieltä löytyy myös Lisää palkkalaji -komento, jota nyt käytetään. Kuvassa komento on annettu ja Kuukausipalkka-rivin alle on ilmestynyt uusi rivi. Ohjelmassa valmiina olevat palkkalajit saa esille painamalla kaukosäätimestä Näytä palkkalajit -komentoa. 12
Henkilökohtaiset palkkalajit Kun Näytä palkkalajit -komentoa on painettu, tuo ohjelmisto esiin palkkalajien hakuikkunan. Palkkalajeja voi hakea numeron, nimen ja palkkaluokan perusteella. Olemme nyt lisäämässä kilometrikorvausta, joten nimihakuun kirjoitetaan ki. Kun nimihakuun on kirjoitettu ki, on hakuikkuna tuonut kaikki ne palkkalajit, jotka alkavat näillä kirjaimilla. Palkkalaji valitaan henkilökohtaisiin palkkalajeihin Lisää -painikkeella. Hakuikkunan saa kiinni painamalla ikkunan sulkemispainiketta tai painamalla F6-näppäintä, jolloin hakuikkuna jää taustalle palkanlaskentaikkunan taakse. 13
Henkilökohtaiset palkkalajit Henkilökohtaisiin asetuksiin ilmestyi Kilometrikorvaus-palkkalaji. Kyseisellä palkkalajilla on jo palkkalajiasetuksissa määritetty valmiiksi tietyt perusarvot, kuten yksikköhinta. Jos palkansaajalla on käytössä normaali kilometrikorvaus, ei tässä tarvitse, eikä edes kannata antaa yksikköhintaa, sillä se tulee suoraan palkkalajiasetuksista. Kun kilometrikorvauksen hinta muuttuu, muutetaan se asetuksiin kilometrikorvauksen yksikköhinnaksi, jolloin se tulee käyttöön myös palkansaajille. Laajassa palkanlaskentakäsikirjassa aihetta on käsitelty yksityiskohtaisemmin. Määrä-kenttään voi asettaa lähtöarvon nollaksi, jotta palkkalaskelmiin ei tulisi vahingossa väärää lukumäärää. Huomioi: Oikealla näkyvät kentät liittyvät aina johonkin valittuun palkkalajiin. Se, mikä palkkalaji on valittu, näkyy palkkalajiluettelon vasemmassa reunassa olevassa palkissa. Palkissa voi näkyä kuvan kaltainen kuvio, tai se voi olla myös pieni musta kolmio. Kun päivität henkilökohtaisia palkkalajitietoja, varmista, että olet valinnut oikean palkkalajin käsiteltäväksi. 14
7 Palkanlaskenta Palkanlaskennan pikaopas Palkanlaskenta Kun palkansaajan tiedot on syötetty, voidaan aloittaa varsinaisen palkkalaskelman teko. Ohjelmiston rakenne mahdollistaa sen, että palkkalaskelma tehdään tässä samassa ikkunassa, kuin missä palkansaajan henkilötiedot perustettiin. Ikkunan yläosassa on palkansaajan tiedot ja alaosa on varattu palkkalaskelmille. Kun palkansaajan olennaiset tiedot on syötetty, painetaan kaukosäätimestä Lisää palkkalaskelmakomentoa. Huomioi: Jos kaukosäädin on piilossa, saat sen esille viemällä hiiri ikkunan vasempaan reunaan, jolloin se ilmestyy esiin ja käytettäväksi. Kaukosäädin siirtyy jälleen pois näkyvistä, kun siirrät hiiren pois kaukosäätimen päältä. 15
7.1 Ensimmäisen palkkalaskelman teko Palkanlaskennan pikaopas Palkanlaskenta Ensimmäisen palkan kohdalla ohjelma kehottaa tarkistamaan ensimmäisen palkan päivämäärät, eli palkkajakson, miltä ajalta henkilö saa palkan. Ohjelma kysyy palkkajakson alkupäivän ja palkan Maksupäivän. Molemmissa kentissä on oma kalenteri-painike, jonka avulla oikea päivämäärä löytyy helposti. Päivän voi myös syöttää suoraan kenttään. Kun nämä tiedot on syötetty ja painettu OK-painiketta, ikkuna poistuu ja palkkalaskelma syntyy. Seuraavaa palkkalaskelmaa tehtäessä ohjelma laskee itse palkkajakson ja ehdottaa palkanmaksupäivää. 16
Palkanlaskenta Ensimmäinen palkkalaskelma ilmestyy Palkkalaskelmat -riville. Jokainen palkkalaskelma saa oman painikkeen, jossa on palkan järjestysnumero ja kaksinumeroinen tunnus, joka ilmoittaa palkanmaksuvuoden. Alaikkunassa näkyy valmis palkkalaskelma, jonka voi jo nyt halutessaan tulostaa ylärivin Tulosta-painikkeella. Kilometrikorvauksessa oletuksena tuli korvauksen hinta, mutta määrä on vielä nolla. Jos tässä palkassa ei tule kilometrikorvauksia, voidaan se jättää näin, jolloin se näkyy palkkalaskelman tulosteessa. Palkkarivi voidaan myös poistaa valitsemalla ensin oikea rivi ja painamalla kaukosäätimestä Poista palkkarivi -komentoa Mikäli palkansaaja on saamassa kilometrikorvauksia, syötetään lukumäärä Määrä -kenttään. Hinta-kenttään arvo on tullut suoraan palkanlaskenta-asetuksista. Ohjelma laskee välittömästi lopputuloksen, kun siirryt johonkin toiseen kenttään. 17
7.2 Palkkatapahtumat Palkkalaskelman yleisrivillä on palkkalaskelman alku- ja loppupäivät. Palkanlaskennan pikaopas Palkanlaskenta Veropäivät-kenttä liittyy kumulatiivisen verokortin käyttöön. Veropäivät kertoo verokortille palkkajakson pituuden, jonka avulla ohjelma laskee palkasta otettavan ennakonpidätyksen osuuden ottaen huomioon aiemmin sillä verokortilla lasketut palkat. Ohjelma laskee veropäivät itse, eikä lukua tarvitse yleensä muuttaa. Maksupäivä kertoo palkansaajalle maksettavan palkan tililläolopäivän. Maksettu-kentällä kerrotaan palkkalaskelman tila, eli kun palkka on merkitty maksetuksi, ei siihen enää kosketa. Tosin tarvittaessa maksetuksi merkittyä palkkalaskelmaa voi vielä muuttaa. Kun palkka on maksettu palkansaajan tilille, ei muutoksia saa enää tehdä. Maksetaan-kentässä näkyy reaaliajassa palkan summa, jonka palkansaaja on rahana saamassa kyseisestä palkasta. Yllä olevassa ikkunassa näkyvät uuden palkkalaskelman lisäämisen yhteydessä tulleet automaattiset palkkatapahtumat. Henkilökohtaiset palkkalajit -välilehdeltä tuli automaattisesti kuukausipalkka näkyviin määritetyillä määrä- ja hintatiedolla, sekä kilometrikorvaus, jonka määrä kenttään on nyt syötetty kilometrien määrä. Sen lisäksi ohjelma haki automaattisesti myös Ennakonpidätys-palkkalajin, joka lasketaan palkansaajan verokortista. Ennakonpidätys tulee aina automaattisesti jokaiseen palkkalaskelmaan mukaan. Huomioi: Työeläkemaksu ja työttömyysvakuutusmaksu -rivit ovat myös yleensä automaattisesti mukana, koska ne on määritelty palkkalajiasetuksissa Aina mukana -valinnalla. Yrittäjälle (YEL-eläkkeeen piirissä) maksettavassa palkassa ei makseta kumpaakaan. Tällöin kyseisen henkilön henkilökohtaisiin palkkalajeihin listätään ensin molemmat palkkalajit ja niistä otetaan Aina mukana -ehto päältä (katso Henkilökohtaiset palkkalajit), jonka jälkeen ne eivät ilmesty palkkalaskelmiin mukaan. Laajemmassa palkanlaskentakäsikirjassa aihetta on käsitelty yksityiskohtaisemmin. 18
Palkanlaskenta 7.2.1 Uuden palkkatapahtuman lisäys Seuraavaksi palkkalaskelmaan lisätään käsin palkkatapahtuma painamalla kaukosäätimen Lisää palkkarivi - painiketta. Ohjelmaan tulee yksi rivi lisää, johon halutun palkkalajin voi lisätä esimerkiksi käsin, jos muistaa palkkalajin numeron. Tässä tapauksessa otetaan palkkalajit -hakuikkuna esille valitsemalla kaukosäätimestä Näytä palkkalajit - komento. 19
Palkanlaskenta Esiin tulee Ecomin hakuikkuna. Mikäli ohjelmistoa käytetään isolla kuvaputkella, kannattaa hakuikkunalle varata ruudulle oma paikka, jossa hakuikkuna on koko ajan näkyvissä ja käytettävissä tarpeen mukaan. Ecomin hakuikkuna on erittäin kätevä, sillä se on koko ajan käytettävissä yhtä aikaa ohjelmaikkunan kanssa. Hakuikkunasta haetaan seuraavaksi päiväraha. Se haetaan nyt hakuikkunaa harjoitellakseemme toisella tavalla, eli valitaan ensin Luokka-haulla painamalla kentän perässä olevaa alasvetopainiketta. Ilmestyvästä ikkunasta valitaan verottomat korvaukset, johon myös päiväraha kuuluu. 20
Palkanlaskenta Hakuikkunaan tulivat näkyviin kaikki verottomat korvaukset. Seuraavaksi olisi hakua voitu tarkistaa esimerkiksi kirjaamalla myös nimihakuun päivärahan alkukirjaimia, mutta kun haku jo toi päivärahan esille ja on valinnutkin sen jo (pieni musta kolmio osoittaa päiväraha-riviä), voidaan se valita painamalla Lisää-painiketta. Palkkalaji siirtyy palkalaskelmaan. Samalla kertaa voitaisiin lisätä myös muita palkkalajeja hakemalla ensin haluttu palkkalaji esiin ja lisäämällä se palkkalaskelmaan. Hakuikkunan voi asettaa taustalle painamalla F6-näppäintä tai painamalla hiirellä palkkalaskelmaikkunaa. Hakuikkuna voi myös sulkea painamalla ikkunan oikeassa reunassa olevaa ikkunan sulkemispainiketta. Päiväraha siirtyi numerojärjestyksessä ennen kilomertikorvausta. Oletuksena Määrä-kenttään tuli 1 ja arvoa voi muuttaa haluamakseen. Palkkatapahtumat-sivulla voi liikkua myös näppäimistön nuolinäppäimillä. Alla olevaan ikkunaan on lisätty uusi rivi ja siihen lisätään seuraavaksi suoraan palkkalajin numero. Palkanlaskenta-asetuksissa voidaan ottaa palkkalajit esille ja tulostaa ne paperille, jolloin niitä ei tarvitse aina muistaa ulkoa. 21
Palkanlaskenta Kun numerokenttään (nro) syöttää halutun palkkalajin numeron, ja siirtyy seuraavaan kenttään antaa ohjelma oletuksena hinnan ja määräarvoksi yksi (1). Ohjelma laskee kentän tiedot heti, kun riviltä siirtyy pois tai määräarvoa muuttaa. Maksettava-kenttään päivittyy palkansaajan saama rahapalkka jatkuvasti sitä mukaan, kun palkkalaskelmalle syötetään tapahtumia. 22
8 Palkan tulostus ja palkan maksu Palkanlaskennan pikaopas Palkan tulostus ja palkan maksu Palkan saa tulostettua valitsemalla kaukosäätimestä Tulosta palkkalaskelma, ja sen saa kirjanpidollisesti valmiiksi painamalla Maksa palkkalaskelma -painiketta. Esiin tulee palkkalaskelman esikatselusivu, jossa palkkalaskelman tiedot voi vielä tarkistaa. Laskelma tulostuu saman näköisenä paperille painamalla esikatseluikkunan Tulosta-painiketta. 23
9 Uuden palkkalaskelman teko Palkanlaskennan pikaopas Uuden palkkalaskelman teko Kun palkansaajalle lisätään uusi palkka, haetaan oikea palkansaaja joko haun kautta tai selaamalla nauhuripainikkeiden avulla. Palkansaajia voidaan myös selata palkkaryhmittäin. Selattava ryhmä valitaan suodattimella, jolloin ohjelma näyttää tähän ryhmään kuuluvat palkansaajat järjestyksessä. Uuden palkkalaskelman lisäys aloitetaan painamalla kaukosäätimestä Lisää palkkalaskelma -painiketta. Uusi palkkalaskelma näkyy nyt Palkkalaskelmat-rivillä edellisen palkkalaskelman jälkeen ja uuden palkan tiedot näkyvät palkkatapahtumissa. Huomioi: Jos ensimmäisen palkkalaskelman painike näkyy punaisella ja toinen painike on sininen, on tällöin ensimmäinen palkkalaskelma maksamattomassa tilassa ja se on ensin merkittävä maksetuksi, ennen kuin seuraavaa palkkalaskelmaa voi tulostaa. Se tapahtuu valitsemalla oikea palkkalaskelma ja valitsemalla kaukosäätimestä Maksa palkkalaskelma -komento. 24
10 Uuden palkansaajan perustaminen Palkanlaskennan pikaopas Uuden palkansaajan perustaminen Uusi palkansaaja perustetaan painamalla palkkalaskenta -ikkunan yläosasta löytyvää Lisää-painiketta ja syöttämällä tiedot vastaavalla tavalla kuin ensimmäisen palkansaajan tiedot annettiin. 10.1 Testipalkkojen ja testihenkilöiden poisto 10.1.1 Testipalkan maksatuksen peruutus ja palkkalaskelman poisto Yleensä ei ole mitään syytä poistaa palkkalaskelmia. Mikäli jo maksettu palkka halutaan poistaa Ecomista, merkitään se ensin maksamattomaksi, jonka jälkeen sen voi poistaa. Palkan merkitseminen maksamattomaksi tapahtuu Palkanlaskenta-ikkunan yläosassa näkyvän ohjelmavalikon kautta valitsemalla ensin ylävalikosta Palkanlaskenta ja sen alta valikosta Peruuta maksatus -komento. Tämän jälkeen palkka on avoin ja se poistetaan jälleen ylävalikosta Palkanlaskenta-valikosta valitsemalla Poista palkanlaskenta -komento. 25
Uuden palkansaajan perustaminen 10.1.2 Testihenkilön poistaminen palkanlaskennasta Mikäli testihenkilö halutaan poistaa, voidaan tämä tehdä Ecom palkanlaskentaikkunan ollessa auki valitsemalla ylävalikon Palkanlaskenta -valikosta Poista henkilö -toiminto. Tarkista, että olet oikean henkilön kohdalla poistaessasi henkilöä. Sellaista henkilöä, jolle on laskettu oikeaa palkkaa, ei poisteta järjestelmästä. Olet nyt käynyt Ecom palkanlaskennan pikaoppaan lävitse, laskenut yhden palkan ja tulostanut sen. Ecom palkanlaskentaikkuna suljetaan ikkunan yläosassa olevalla Sulje-painikkeella. Huomioi: Jos käytössänne on Free -versio, voi teillä olla kerrallaan neljä palkansaajaa ohjelmassa. Tällöin voi aiemman palkansaajan poistaa, jos palkansaaja on poistunut vahvuudesta edellisen vuoden aikana ja kaikki vuodenvaihdeajot on ajettu. On kuitenkin syytä muistuttaa, että palkkakirjanpidolle on määrätty 10 vuoden säilytysvelvollisuus. Huomioi: Yleisesti ottaen Ecom 3 ohjelmasta ei ole tarvetta poistaa aiempia palkansaajia. 26
11 Palkkaraportit Palkanlaskennan pikaopas Palkkaraportit Ecom 3 palkanlaskenta pitää sisällään erittäin laajat ja monipuoliset raportit, joihin kannattaa tutustua. Ohjelmassa on ryhmitelty raportit erikseen sen mukaan, mihin tarkoitukseen tulosteita tarvitaan. Palkanmaksuraportit antaa kootusti yhden palkanmaksukerran palkkalaskelmat erillisen maksuluettelon ja palkkalistan. Samassa yhteydessä ohjelma tekee myös pankkiaineiston, jonka avulla palkat voi siirtää suoraan pankkiohjelmaan maksamista varten. Tällöin muodostetaan toistuvaissuoritus-aineisto (TS-aineisto). Aineiston käyttö edellyttää sopimusta pankin kanssa sekä pankkiyhteysasetusten muokkaamista kuntoon palkanlaskenta-asetuksissa. Kuukausiraportit antavat selkeät yhteenvedot kuukauden palkkatapahtumista. Raportit ovat sellaisenaan hyödynnettävissä kirjanpidossa. Varsinaisessa käsikirjassa on käsitelty raportit yksityiskohtaisemmin. 27
12 Jos palkkaljiin ei tule hintaa? Palkanlaskennan pikaopas Jos palkkaljiin ei tule hintaa? Prosenttipohjaissille palkkalajeille ei anneta omaa yksikköhintaa. Niissä hinta on määritelty ennalta valmiiksi tiettyjen sääntöjen mukaan. Yleensä hinta on jokin prosenttiarvo jostain toisesta palkkalajista tai palkkalajiryhmästä (Esimerkiksi jos ylityö 50 % pohjautuu esimerkiksi tuntipalkkaan, tulee ohjelman tietää, mikä on palkansaajan tuntipalkka, josta 50 %:n ylityökorvaus muodostuu automaattisesti). Jos palkkalajiin ei tule lainkaan hintaa, on kyse todennäköisesti prosenttipohjeisesta palkkalajista, jonka laskentasäännöt ovat määrittelemättä joltain osin. Käytännössä joko keskiansiota tai tuntipalkkaa ei ole määritelty henkilökohtaiseksi palkkalajiksi tai niille ei ole annettu mitään hintaa. Näin palkkalaskelmassa käytettävä palkkalajin hintakin pysyy nollana. Kun tällaiselle palkkalajille yrittää antaa hintaa, ilmoittaa ohjelma kyseessä olevan prosenttipohjainen palkkalaji ja myös sen, mihin palkkalajiin se viittaa, eli mihin palkkalajiin se hinta tulisi määritellä. Palkkalajit voi tulostaa ulos listaksi, josta voi tarkistaa, että kysymys on prosenttipohjaisesta palkkalajista. Palkanlaskenta-asetuksista löytyvät jokaisen palkkalajin määritykset ja laskentaperusteet. Sieltä saa myös selkeän tulosteen, joka kannattaa aina tulostaa. Ennen asetusten avaamista on hyvä sulkea palkanlaskentaikkuna, jotta kaukosäädin näyttää ohjelmavalikot automaattisesti. Palkanlaskenta-asetukset löytyvät kaukosäätimen Asetukset-valikosta, jota painamalla ohjelma nostaa ensin Asetukset-valikon ylös ja tuo esiin Palkanlaskentavalinnan. 28
Jos palkkaljiin ei tule hintaa? Ohjelma tuo esiin Palkanlaskenta-asetusikkunan, josta voi valita palkkalajit ja tulostaa ne. Tulosteessa on määritelty kaikki palkkalajit ja niiden toiminta. Varsinaisessa käsikirjassa on käsitelty yksityiskohtaisesti palkkalajien rakenne ja toimintatavat esimerkein. Lue ensin se, ennen kuin alat tekemään palkkalajeille uusia määrityksiä. Palkkalajit on myös ryhmitelty erilaisiin palkkaluokkiin. Kun olet lisäämässä uusia palkkalajeja, olisi hyvä tutustua luokitteluihin. 29