PÖYTÄKIRJA JTB 5/2008 Järjestelytoimikunta Paikka Halikon kunnanvirasto, valtuustosali Aika 7.10.2008 klo 8.30 12.00 Läsnä Nummentalo Juhani puheenjohtaja ( 6) Pölönen Päivi varapuheenjohtaja (poistui klo 11.50) (puheenjohtaja 5) Aaltonen Helena jäsen Björkqvist Anders Elovaara Jorma Huittinen Ulla Ilola Siv Kanerva Tauno Karimo Katri Keto-oja Piia (poistui klo 11.50) Koitto Juhani Laaksonen Arja Lehti Pasi Lehti Timo Nieminen Riitta Ojanen Esa Oranta Merja Passi Anne Punta Juha Ranta Hannu Rinne Pekka Saari Ismo Suonio-Peltosalo Elina Tuominen Reijo Blom Markku varajäsen Keto-oja Risto " (poistui klo 11.50) Tuominen Marita " Tuominen Tommi sihteeri Lisäksi Alaluusua Petri muutosjohtaja Hermunen Mauri Ketola Vesa Koskinen Seppo Lehtinen Kari Paassilta Simo Rasila Matti Saarimaa Kai Salminen Ilkka (poistui klo 10.45) Sola Aarno
Järjestelytoimikunta N:o 5 7.10.2008 2 Söderlund Christina muutosjohtaja Vanhatalo Pentti Ekman Marjo henkilöstön edustaja Leppänen Antero Juntti Seppo talousjohtaja Levomäki Rikumatti elinkeinotoimen toimialajohtaja Mannervesi Mika teknisen toimen toimialajohtaja Moilanen Petri sivistystoimen toimialajohtaja Nieminen Irma hallintojohtaja Pohjola Timo tietohallintojohtaja Muutoksenhakuohjeiden osalta viitataan järjestelytoimikunnan 29.1.2008 tekemään päätökseen 24. Järjestelytoimikunnan puolesta: Juhani Nummentalo Päivi Pölönen 6:n käsittelyn ajan 5:n käsittelyn ajan Tommi Tuominen Pöytäkirja tarkastettu ja hyväksytty. Salossa 9. lokakuuta 2008 Hannu Ranta Pekka Rinne
Järjestelytoimikunta N:o 5 7.10.2008 3 Järjestelytoimikunta Luettelo käsitellyistä asioista JTB 5 /2008 Asiat Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteamisen ja pöytäkirjan tarkastajien valitsemisen kohdalla viittaamme julkisen esityslistan asioihin 259 ja 260. 5 <2008-00468> Uuden Salon kaupungin vakuutusten ja vakuutuspalvelujen hankinta 6 <2008-00713> Muuttopalvelujen hankinta
Järjestelytoimikunta N:o 5 7.10.2008 4 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteamisen ja pöytäkirjan tarkastajien valitsemisen kohdalla viittaamme julkisen esityslistan asioihin 259 ja 260. 5 <2008-00468> Uuden Salon kaupungin vakuutusten ja vakuutuspalvelujen hankinta Valmistelija: Päivi Kohvakka, vakuutusten hankinnan valintaryhmä Järjestelytoimikunta päätti 138 / 27.5.2008 käynnistää uuden Salon kaupungin vakuutusten kilpailuttamisen. Kilpailuttamisesta vastasi valintaryhmä, johon kuuluvat Seppo Juntti, Kauko Lindholm, Päivi Kohvakka, Heli Karppinen ja Janne Katajamäki. Vakuutuksia ja vakuutuspalveluja koskeva hankintailmoitus julkaistiin Hilmassa 3.7.2008. Lisäksi tarjouspyyntö lähetettiin kolmelle toimittajalle, ja määräaikaan 25.8.2008 klo 12.00 mennessä tarjouksia saapui kolme kappaletta. Tarjouksen jättivät OP-Pohjola Oy, IF Vahinkovakuutusyhtiö Oy ja Tapiola-ryhmä. Tarjouspyynnössä pyydettiin tarjouksia uuden Salon kaupungin ja sen tytäryhtiöiden vakuutuksista ja vakuutuspalveluista. Osatarjousten jättäminen ei ollut mahdollista, joten tarjoukset otettiin vertailuun kokonaistarjouksina. Kilpailutus tehtiin nykyisten 10 kunnan ja kuntayhtymien nykyvakuutusturvan pohjalta. Vakuutusyhtiöltä edellytettiin, että se tulee käymään läpi vakuutusturvan ensi vuonna uuden Salon kaupungin osalta. Mukana oli myös kaupungin lakisääteinen tapaturmavakuutus. Tarjouspyynnön valintakriteerinä oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous painoarvoilla hinta 60 % ja laatu 40 %. Tarjoajilla oli oikeus esittää lisäkysymyksiä tarjouspyyntöön 6.8.2008 mennessä. Vastaukset näihin kysymyksiin toimitettiin kaikille kolmelle tarjoajalle 14.8.2008. Tarjousvertailun yhteenveto on esityslistan liitteenä. Saapuneet tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia, vaikka Tapiolan tarjouksessa oli osin puutteita. Valintaryhmä kuitenkin tutkittuaan tarjoukset katsoi, että tarjoukset ovat vertailukelpoisia ja että mahdolliset puutteet eivät vaikuta tarjousten vertailuun siten, että yhtään tarjousta olisi syytä tarjouspyyntöä vastaamattomana hylätä. Lakisääteisen tapaturmavakuutuksen osalta tarjouspyynnössä oli pyydetty järjestelmää, jossa pysyvät korvaukset vaikuttavat vakuutusmaksuumme noin 200.000 euroon asti (katkaisuraja) ja ohimenevät korvaukset vaikuttavat täysimääräisesti. Tarjoukset tuli antaa tarjouspyynnössä annetuilla tiedoilla, omavastuilla ja vakuutusturvilla tai lähinnä vastaavilla tiedoilla. Tätä kohtaa oli tarkennettu tarjoajien kysymysten pohjalta lakisääteisestä tapaturmavakuutuksesta siten, että tarjouksessa tarjotaan järjestelmää pyydetyllä katkaisurajalla, mikäli mahdollista tai sitä lähinnä vastaavalla katkaisurajalla. Lakisääteisen tapaturmavakuutuksen osalta yhtiöiden järjestelmät vastasivat pääosin sitä järjestelmää, mitä oli tarjouspyynnössä pyydetty. Kullakin yhtiöllä on oma järjestelmänsä, joten tarjotut järjestelmät eivät olleet täysin samanlaisia keskenään. Tarjotuissa järjestelmissä katkaisurajat olivat seuraavat: OP-Pohjola 225.000, Tapiola
Järjestelytoimikunta N:o 5 7.10.2008 5 200.000 ja 300.000 sekä 550.000 (ei vertailussa) sekä IF Vahinkovakuutusyhtiö Oy 250.000. Maatalouslomittajien lakisääteisen tapaturmavakuutuksen osalta tarjous tuli jättää erikseen. Tarjouspyynnössä ja vastauksissa lisätietoihin pyydettiin lomittajien osalta järjestelmää, jossa ei ole katkaisurajaa lainkaan. OP-Pohjola ja IF vahinkovakuutusyhtiö tarjosivat järjestelmän ilman katkaisurajaa, kun Tapiola tarjosi järjestelmää, jossa katkaisuraja oli 80.000 tai 120.000. Lakisääteisen tapaturmavakuutuksen osalta hinnat pyydettiin antamaan viiden vuoden seuranta-ajalta sekä normaali tilanteessa että suurvahingon sattuessa. Vertailussa laskettiin yhteen viiden vuoden vakuutusmaksut, joista laskettiin yhden vuoden keskiarvo. Lopullinen hinta saatiin laskemalla normaali tilanteen ja suurvahinkotilanteen yhden vuoden keskiarvohinnoista vielä keskiarvo. OP-Pohjolan ja Tapiolan järjestelmissä jälkitilitystä ei ollut. IF ilmoitti tarjouksessaan, että jälkitilitys on mahdollinen, mikäli vahinkokehityksestä on todettavissa, että maksu olisi ollut nousussa. Ilmoitus on tarjouspyynnön mukainen. Jälkitilitys tulee kyseeseen vain suurempien vahinkotapausten johdosta ja vain niissä tilanteissa, että suurvahinko on sattunut vakuutuksen elinkaaren loppuvaiheessa. Mahdollisen jälkitilityksen arvioitu määrä on 35.000 38.000. Valintaryhmä on tutkinut asian ja toteaa, että mahdollinen jälkitilitys ei vaikuta tarjoushintojen painoarvoihin siten, että tarjoajien järjestys voisi hinnan suhteen olennaisesti muuttua. Valintaryhmä totesi, että mikään annetuista järjestelmistä ei täysin vastaa tarjouspyyntöä, mutta ovat kuitenkin lähinnä tarjouspyynnössä pyydettyä järjestelmää. Hankintayksikkö on tutkinut tarjoukset monelta eri kannalta ja toteaa, että eroavaisuuksista huolimatta lakisääteisen tapaturmavakuutuksen osalta vertailu on voitu suorittaa tasapuolisesti ja syrjimättä tarjoajia. Kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi tarjoukseksi vertailussa osoittautui IF Vahinkovakuutusyhtiön tarjous, joka oli hinnaltaan edullisin tarjous. Tarjousvertailussa ei otettu huomioon hinnan osalta optiotarjousta julkisyhteisön hallinnonvastuuvakuutuksesta, mutta kyseinen vakuutus on halvin IF Vahinkovakuutusyhtiöllä. Myös laatuvertailussa IF Vahinkovakuutusyhtiö tarjosi laajimmat palvelut tarjoukseen sisältyvän koulutuksen ja muiden palvelujen osalta. Sähköiset palvelut olivat tarjotuilla yhtiöillä lähes samat, mutta vakuutusten hallinnointipalveluissa ja riskienhallinnan palveluissa oli eroja. Kokonaisvertailussa IF Vahinkovakuutusyhtiö Oy sai pisteitä yhteensä 100, OP-Pohjola 85 ja Tapiola 84. Tarjousten vertailun osalta konsultoitiin myös Salon kaupunginlakimiestä. Näin ollen valintaryhmä on päätynyt esittämään, että Salo2009 järjestelytoimikunta valitsee kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jättäneen IF Vahinkovakuutusyhtiö Oy:n uuden Salon kaupungin vakuutusten ja vakuutuspalvelujen toimittajaksi. Lisäksi valintaryhmä esittää järjestelytoimikunnalle, että se antaa ohjeeksi uuden Salon kaupungin tytäryhtiöille, että ne vahvistavat hankintapäätöksen omalta osaltaan. Muutosjohtajatiimin päätös:
Järjestelytoimikunta N:o 5 7.10.2008 6 Muutosjohtajatiimi päättää esittää järjestelytoimikunnalle, että se päättää hankkia uuden Salon kaupungin vakuutukset ja vakuutuspalvelut kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jättäneeltä IF Vahinkovakuutusyhtiö Oy:ltä. Lisäksi muutosjohtajatiimi ehdottaa järjestelytoimikunnalle, että se antaa ohjeeksi kilpailutuksessa mukana olleiden tytäryhtiöiden hallinnon edustajille, että yhtiöt hyväksyvät osaltaan IF Vakuutusyhtiö Oy:n tarjouksen. Muutosjohtajatiimin puheenjohtaja: Järjestelytoimikunta päättää hankkia uuden Salon kaupungin vakuutukset ja vakuutuspalvelut kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jättäneeltä IF Vahinkovakuutusyhtiö Oy:ltä. Lisäksi muutosjohtajatiimi ehdottaa järjestelytoimikunnalle, että se antaa ohjeeksi kilpailutuksessa mukana olleiden tytäryhtiöiden hallinnon edustajille, että yhtiöt hyväksyvät osaltaan IF Vakuutusyhtiö Oy:n tarjouksen. Päätös: Esteellisinä kokouksesta asian käsittelyn ajaksi poistuivat Risto Keto-oja, Juhani Nummentalo, Marita Tuominen, Anne Passi ja Helena Aaltonen. Puheenjohtajana toimi asian käsittelyn ajan Päivi Pölönen. Ehdotus hyväksyttiin. 6 <2008-00713> Muuttopalvelujen hankinta Valmistelija: Mika Mannervesi, Päivi Kohvakka Järjestelytoimikunta teki päätöksen 233 / 16.9.2008 Salo2009 väliaikaisiin toimitiloihin siirtymisestä. Tilamuutosten johdosta on kilpailutettu muuttopalvelut uuden Salon kaupungin henkilöstölle. Henkilöstön siirtymiseen tarvitaan muuttoapua, - laatikoita sekä kuljetuksia, jotka on järkevää keskitetysti kilpailuttaa. Muuttopalvelujen hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus Hilmassa 19.9.2008. Tämän lisäksi muuttopalvelujen tarjouspyyntö on lähetetty 6:lle toimittajalle pyyntöjen perusteella. Tarjouspyyntö on pyydetty ns. puitejärjestelynä eli pääsääntöisesti toimittajaksi valitaan korkeimman pistemäärän saanut toimittaja. Mikäli ensimmäinen toimittaja ei pääse suorittamaan muuttoa, voidaan muutto tilata pistejärjestyksessä seuraavalta toimittajalta. Tarkoitus on, että muutto tapahtuu työyksiköittäin. Muuton aikatauluksi on arvioitu loka-toukokuu. Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous siten, että hinnan painoarvo on 60 % ja laadun
Järjestelytoimikunta N:o 5 7.10.2008 7 painoarvo on 40 % (referenssit, toimittajan resurssit, toimittajan kyky palvella kaupunkia). Tarjousten jättöaika päättyi ke 1.10.2008 klo 12.00. Tarjouksia saapui 5 kappaletta. Tarjousten vertailu ja hankintaesitys esitetään 6.10. muutosjohtajatiimin kokoukseen sekä 7.10. järjestelytoimikunnan kokoukseen päätettäväksi. Tarjousvertailu toimitetaan muutosjohtajatiimille ja järjestelytoimikunnalle heti sen valmistuttua. Jotta uuden Salon henkilöstö pääsee työskentelemään sujuvasti uusissa tiloissaan ja työyksiköissään, hankintapäätös on syytä tehdä tällä nopealla aikataululla. Tällöin muutot pääsevät alkamaan jo lokakuussa. Muutosjohtajatiimin päätös: Muutosjohtajatiimi päätti esittää järjestelytoimikunnalle, että se päättää valita Salo2009 väliaikaisten tilajärjestelyjen muuttopalvelujen toimittajaksi pistejärjestyksessä: 1. Grundell Oy, 2. Muuttopalvelu Niemi Oy, 3. Muuttohaukat Ky, 4. Katuhaukka Ky ja 5. Ralf Hellsberg Oy. Muuttopalvelut tilataan pääsääntöisesti korkeimman pistemäärän saaneelta Grundell Oy:ltä. Muuttopalveluista laaditaan kirjallinen puitesopimus. Mikäli tämä yritys on estynyt toimittamaan muuttoja, muutto tilataan pistejärjestyksessä seuraavalta toimittajalta jne. Salo2009 järjestelytoimikunta ei siten takaa, että muuttopalveluja tilataan sijoilta 2-5 lainkaan. Muutosjohtajatiimin puheenjohtaja: Järjestelytoimikunta päättää valita Salo2009 väliaikaisten tilajärjestelyjen muuttopalvelujen toimittajaksi pistejärjestyksessä: 1. Grundell Oy, 2. Muuttopalvelu Niemi Oy, 3. Muuttohaukat Ky, 4. Katuhaukka Ky ja 5. Ralf Hellsberg Oy. Muuttopalvelut tilataan pääsääntöisesti korkeimman pistemäärän saaneelta Grundell Oy:ltä. Muuttopalveluista laaditaan kirjallinen puitesopimus. Mikäli tämä yritys on estynyt toimittamaan muuttoja, muutto tilataan pistejärjestyksessä seuraavalta toimittajalta jne. Salo2009 järjestelytoimikunta ei siten takaa, että muuttopalveluja tilataan sijoilta 2-5 lainkaan. Päätös: Ehdotus hyväksyttiin.