22.1.2010 Grundtvig-workshopit aikuisille Hakuohje 2010 Tämän hakuohjeen tarkoituksena on auttaa Grundtvig-workshopeja hakevia organisaatioita hakulomakkeen täyttämisessä. Tutustu ensin Grundtvig-workshopien tavoitteisiin ja kohderyhmiin CIMOn sivuilla www.cimo.fi/grundtvig ja varmistu suunnittelemasi workshopin sopivuudesta Grundtvig-ohjelmaan. I Kohderyhmä Workshopit ovat avoimia kaikille 18 vuotta täyttäneille, jotka ovat jonkin Elinikäisen oppimisen ohjelmaan (LLP) osallistuvan maan kansalaisia. Osallistua voivat myös muiden maiden kansalaiset, joilla on oleskelulupa jossakin LLP-maassa opiskelua, työskentelyä tai muuta tarkoitusta varten. Workshop ei voi olla tietylle ammattiryhmälle, esim. aikuiskoulutushenkilöstölle, suunnattu täydennyskoulutuskurssi. Osallistujien valinnassa tulee kiinnittää huomiota heikommassa sosiaalisessa asemassa olevien ja muiden erityisryhmien osallistumiseen. Rahoitustuen hakijana toimii aina workshopin järjestävä organisaatio. II Hakuajat Hakuaika on kerran vuodessa. Vuoden 2010 hakuaika päättyy 19.2.2010. Workshop tulee toteuttaa välillä 1.9.2010-31.8.2011. Jotta hakemus katsotaan hakuajan puitteissa saapuneeksi, tulee siinä olla viimeistään hakuajan päättymispäivän postileima. Koska kaikkia lähetyksiä ei nykyään leimata, varmista postista, että hakemuskuoreen tulee postileima kun olet lähettämässä hakemusta juuri ennen hakuajan päättymistä. III Hakulomake Hakulomake on englanninkielinen. Lomakkeen voi täyttää suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi. Lomake täytetään tekstinkäsittelyohjelmalla, eikä käsin kirjoitettuja hakemuksia hyväksytä. Vastaa hakulomakkeen kaikkiin kohtiin ja tarkista, että olet huomioinut hakulomakkeen sivulla 2 luetellut kriteerit. Hakijaorganisaation nimenkirjoitusoikeuden omaavan edustajan allekirjoittama hakulomake lähetetään kahtena kappaleena osoitteeseen: CIMO, Grundtvig-workshopit, PL 343, 00531 HELSINKI. Lisäksi hakulomake lähetetään sähköpostin liitetiedostona osoitteeseen grundtvig(at)cimo.fi.
2 (5) IV Selvennyksiä hakulomakkeeseen 1. Basic data - Title of the workshop: workshopin nimi sen työskentelykielellä - Dates of the workhop: workshopin alkamis- ja loppumispäivä ilman matkapäiviä 2.1 Organisation - Full legal name in national language: Käytä tässä kohdassa organisaation suomen- tai ruotsinkielistä nimeä ja laita halutessasi sulkujen sisään englanninkielinen nimi - Full legal name in latin characters: Organisaation suomen- tai ruotsinkielinen nimi sellaisessa muodossa, että siinä ei ole skandeja, heittomerkkejä tai muita ylimääräisiä väkäsiä tai erikoismerkkejä. Korvaa esim. ö-, ä- å-, ü-, é-, à- kirjaimet o-, a-, u-, e- kirjaimina. - Type of organisation: Tässä kohdassa kysytään tietoja erilaisia tilastoja varten. Valitse lomakkeen liitteessä 1 olevista taulukoista koodi, joka kuvaa lähinnä omaa organisaatiotasi. - Legal status: Public/Private. Organisaatio on julkinen silloin, kun sen rahoituksesta yli 50 % tulee julkisista lähteistä, kuten esim. valtiolta tai kunnilta. - Commercial orientation: For profit (voittoa tuottava)/not for profit (voittoa tuottamaton organisaatio) 2.2 Contact person - Täytetään sen henkilön tiedot, joka on vastuussa workshopin järjestämisestä 2.3 Person authorised to sign the grant agreement - täytetään sen henkilön tiedot, jolla on organisaatiossa allekirjoitusoikeus (sama henkilö, joka allekirjoittaa myös hakemuksen) 4.1 Summary - yhteenvetoa käytetään eurooppalaisen workshop-luettelon laadintaan, joten siitä tulee käydä ilmi olennaiset tiedot workshopista - kirjoita ensimmäiseen kenttään tiedot sillä kielellä, jolla täytät hakemuksen (suomi, ruotsi tai englanti), workshopin nimi kuitenkin sen työskentelykielellä - käännä alapuolella olevaan kenttään täsmälleen samat tiedot englanniksi, ranskaksi tai saksaksi (käytä ylemmän kentän otsikoita) - jos hakemus on täytetty kokonaan englanniksi, riittää, että tiedot ovat ensimmäisessä kentässä 4.2 Qualifications of the workshop organizer 4.10 Horizontal issues - Kysymykset ovat avoimia kysymyksiä, jotka ovat arvioinnin kannalta tärkeimpiä. Paneudu näihin huolellisesti ja ole mahdollisimman täsmällinen ja konkreettinen vastauksissasi. - Jos jätät joitakin kysymyksiä tyhjäksi, vähentää se väistämättä hakemuksen saamaa pistemäärää, koska näistä kohdista ei silloin saa pisteitä lainkaan. - Vain hakulomakkeessa annetut tiedot voidaan huomioida, joten älä pidä mitään tietoa itsestäänselvyytenä. - Kohdassa 4.10 erityistarpeilla (special needs) tarkoitetaan sellaisia seikkoja, (esim. vammaa), jotka edellyttävät lisäjärjestelyjä, jotta henkilö voi osallistua workshopiin 5.1 Daily plan
3 (5) - workshopissa tulee olla 5-10 työskentelypäivää - työskentelypäivien lisäksi huomioidaan korkeintaan 2 matkapäivää - täytä taulukkoon matka- ja työskentelypäivien päivämäärät sekä ohjelma päivätasolla - työskentelypäivien tulee pääsääntöisesti olla peräkkäisiä päiviä, ja tästä voidaan poiketa vain, jos välissä on viikonloppu - jos viikonloppuna on vapaapäiviä tai silloin on vain vapaa-ajan ohjelmaa, joka ei liity workshopin aiheen työstämiseen, ei näille päiville myönnetä tukea (ei lasketa osallistujien oleskelukulujen korvaukseen). Päivät tulee kuitenkin merkitä ohjelmaan. 5.2 Venue, duration, workshop participants - Workshop voidaan järjestää vain siinä maassa, jossa järjestävä organisaatio sijaitsee. - B. Indicative geographical profile of learners: merkitse taulukkoon, mistä maista workshop todennäköisesti saa osallistujia ja näiden arvioitu määrä (ei ole sitova osallistujia valittaessa). - Osallistujamäärä 10-20 - Osallistujia tulee olla vähintään kolmesta muusta maasta kuin Suomi - Enintään 1/3 saa olla samasta maasta - Vähintään 2/3 täytyy olla muualta kuin Suomesta - Suomalaisia osallistuja voi ottaa mukaan (siis enintään 1/3), mutta he eivät voi saada Grundtvig-tukea, eikä heitä lasketa minimiosallistujamäärään - Duration of the workshop: workshopin työskentelypäivien määrä - Duration of stay: oleskelupäivien määrä matkapäivät mukaan lukien (naapurimaista tulevat osallistujat eivät välttämättä tarvitse ylimääräisiä matkapäiviä) 6. Budget Tukikelpoisia kuluja ovat: - workshopin järjestämisestä aiheutuvat kulut, joihin myönnetään könttäsummana 5 172 euroa (voidaan käyttää markkinointiin, tilavuokriin, henkilöstö- ja materiaalikuluihin, pääsymaksuihin ja muihin workshopista aiheutuviin kuluihin) - osallistujien matka- ja oleskelukulut (kattaa kansainväliset ja paikalliset matkat, majoituksen, ruokailut ja vakuutuksen, ks. tuen määrä hakulomakkeen kohdasta 6.1 B.) - osallistujien kieli- tai muu valmennus ennen workshopia (enintään 100 euroa/osallistuja). - Erityistukea tarvitsevien lisäkuluihin voidaan myöntää keskimääräistä korkeampi apuraha perustellusta syystä. Budjetti kannattaa laatia realistisesti. Apurahaa myönnetään enintään anottu määrä, eikä sitä voida myöntää jälkikäteen lisää. Tukisumman siirrot eri kululajien välillä eivät ole myöhemmin mahdollisia. Tuesta 80 % maksetaan ennakkoon ja loput max. 20 % loppuraportin tarkastamisen jälkeen. Järjestäjä ei saa periä osallistujilta osallistumismaksua! Poikkeuksena ovat suomalaiset osallistujat, joiden kuluihin ei voi käyttää Grundtvig-tukea. Hakulomakkeessa budjetti on jaettu neljään osaan: 1. Project organisation grant: summa on täytetty valmiiksi lomakkeeseen ja se on kaikille sama osallistujamäärästä ja workshopin kestosta riippumatta.
4 (5) 2. Travel and subsistence grant for participants: sarake A = osallistujien määrä, B = taulukon 1 mukainen tukisumma/osallistuja (huomioi myös matkapäivät!) - Matka- ja oleskelukulujen määrä riippuu workshopin kestosta, joka on 5-10 työskentelypäivää. Esimerkki: Workshopin kesto 5 pv + matkat 2 pv = 7 pv, johon myönnetään 1 317 euroa/osallistuja. 3. Other costs: sarake A = osallistujien määrä, jotka tarvitsevat lisätukea valmennukseen ennen workshopia, B = tuen määrä/osallistuja (max. 100 euroa on täytetty valmiiksi, mutta hakea voi vähemmänkin) - Tarve tulee perustella taulukon alapuolella olevaan kenttään *. 4. Special needs: konsultoi CIMOa ennen hakemuksen jättämistä. - Tarve tulee perustella taulukon alapuolella olevaan kenttään **. V Valintaprosessi Hakuajan päättymisen jälkeen kaikille hakijoille lähetetään vastaanottovahvistus. Hakemuksen saavuttua CIMOon sille tehdään kelpoisuustarkastus (eligibility check). Hakemuksen tulee täyttää kaikki kelpoisuuskriteerit, jotta se etenisi laadulliseen arviointiin. Vain määräaikaan mennessä postitetut hakemukset hyväksytään (postileiman päivämäärä). Muodollisesti kelpoiset hakemukset arvioidaan tietyin laadullisin kriteerein. Laadullisessa arvioinnissa kiinnitetään huomiota mm. workshopin laatuun ja teeman sopivuuteen Grundtvigohjelmaan, työsuunnitelmaan, workshopin ohjelmaan ja käytännön järjestelyihin, odotettuun vaikuttavuuteen sekä markkinointisuunnitelmaan. Laadullisen arvioinnin lomakkeeseen, arviointikriteereihin ja pisteytykseen voi tutustua osoitteessa: www.cimo.fi/grundtvig Grundtvig-lomakkeet. Tieto apurahapäätöksestä lähetetään hakijan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen arviolta toukokesäkuussa. VI Osallistujien valinta Komissio julkaisee vuosittain kaikki hyväksytyt workshopit yhdessä Euroopan laajuisessa luettelossa. Luetteloa levitetään Komission ja kansallisten toimistojen kautta, ja siitä on linkki järjestävän organisaation internet-sivuille. Järjestäjä on vastuussa siitä, että hän löytää workshopiin riittävän määrän osallistujia. Niinpä järjestäjän tuleekin hyödyntää luettelon lisäksi kaikkia käytössään olevia kanavia workshopin markkinoimiseksi. Workshopista kiinnostuneet ottavat yhteyttä suoraan workshopin järjestäjään, jolta he saavat hakulomakkeen. Hakemus lähetetään suoraan järjestäjälle, joka valitsee osallistujat Grundtvighakemustaan sekä ilmoitettuja kelpoisuuskriteereitä noudattaen. CIMO ei osallistu valintaan.
5 (5) Koska workshop-luettelon tiedot kootaan hakulomakkeen perusteella, on tärkeää, että hakulomakkeessa annettujen yhteys- ja muiden tietojen oikeellisuus ja ajankohtaisuus on varmistettu. Lisätietoja Riika Väliahde, puh. 0207 868 584 etunimi.sukunimi(at)cimo.fi, grundtvig(at)cimo.fi www.cimo.fi/grundtvig Kurssien järjestäminen Aikuisopiskelijoiden workshopit