1/9 TARJOUSPYYNTÖ HEL 2015-006078 Rakennusviraston arkiston ja arkistokalusteiden muutto 1. Hankintayksikön perustiedot Hankintayksikkö: Hallinto-osasto Oili Khadraoui Suomi puh. +358 931038430 fax oili.khadraoui@hel.fi http://www.hel.fi/hki/hkr/fi Tarjoukset lähetettävä: Tarjous tai osallistumishakemus lähetettävä Tarjouspalvelu.fi:n kautta Hankintayksikön luonne: Kunta tai kuntayhtymä Hankintayksikön esittely: Rakennusvirasto vastaa Helsingin katujen ja viheralueiden suunnittelusta, rakentamisesta ja hoidosta sekä pysäköinninvalvonnasta. Myös kaupungin toimitilojen suunnittelu ja rakennuttaminen kuuluvat tehtäviimme. Tavoitteenamme on rakentaa kestävää, kaunista ja toimivaa kaupunkia asukkaiden ja yritysten tarpeisiin. vastaa tarjouskilpailun käytännön järjestelyistä ja tarjousten vastaanottamisesta. 2. Hankinnan kohde Hankinnan nimi: Rakennusviraston arkiston ja arkistokalusteiden muutto Hankinnan tunniste- tai viitenumero: HEL 2015-006078 Hankinnan kuvaus: muuttaa vuoden 2015 aikana Kaartinkaupungista Vallilaan Elimäenkatu viiteen. Muutto tehdään useassa erässä. Uusi toimitila varustetaan uusilla kalusteilla sekä mahdollisilla rakennusviraston käytössä nyt olevilla kalusteilla ja laitteilla. Tämän kilpailutuksen tarkoituksena on solmia nyt sopimus rakennusviraston asiakirja-arkiston, piirustusten sekä metallisten piirustuslaatikoiden muutosta :stä väliarkistoon Haapaniemenkatu 7-9:ään. Tämän arkiston muutto arvioidaan ajoittuvan elokuulle 2015.
2/9 Tarjoajan on osallistuttava muuttokohteen tutustumistilaisuuteen kohdan 17 mukaisesti. Hankinnan ennakoitu arvo (ilman ALV): Hankinta ei ylitä hankintalain 15 :n kynnysarvoa Päänimikkeistö: 98392000-7 (Siirto- ja muuttopalvelut) Hankinnan pääasiallinen toteutuspaikka: K091 (Helsinki) Sopimukseen liittyy lisähankintamahdollisuuksia: 3. Hankinnan taustaa Rakennusviraston nykyisessä arkistossa on noin 990 hyllymetriä arkistokoteloita. Lisäksi arkisto käsittää piirustusarkiston, noin 290 laatikollista piirustuksia. Piirustukset ovat metallisissa piirustuslaatikoissa, jotka toimittaja myös muuttaa. 4. Hankintalaji ja -menettely Hankintalaji: Palvelut Hankintamenettely: Muu Osatarjoukset hyväksytään: Vaihtoehtoiset tarjoukset hyväksytään: Käytetään kahden kuoren menettelyä: Ehdokkaiden tai tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset: Katso kohta Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset. Hankintamenettelyä koskevat lisätiedot: Kyseessä on pienhankinta. Tarjouspyyntö lähetetään: Muuttopalvelu Grundell Oy, Oy Kuljetusliike Forsman Ab ja Muuttohaukat Ky ja Hakonen Solutions Oy Tarjouskilpailussa valitaan yksi sopimuskumppani. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Tarjouspyynnön ehdot täyttävä hinnaltaan halvin tarjous.
3/9 Vertailuperusteiden määrittely järjestelmässä: Pisteytys kohderyhmittäin Tarjouksen valintaperuste: Halvin hinta Sähköistä huutokauppaa käytetään: 5. Hankinnan kohteen kriteerit Rakennusviraston asiakirja-arkisto noin 990 hyllymetriä (A4 kokoisia arkistokoteloita, suurin osa on 8 cm leveitä). Piirustusarkisto, piirustukset ovat metallisissa piirustuslaatikoissa, laatikoita noin 290 kappaletta, (200 laatikkoa A0 - kokoisia ja 90 kpl ns. ylisuuria). Piirustuslaatikostoja eli ns. torneja on yhteensä 15 kappaletta. Piirustuslaatikoiden muutto kuuluu myös. MUUTTOURAKAN TARJOTTUUN KOKONAISHINTAAN (Osatarjoukset kohderyhmän sisällä ei sallittu) Kokonaishinta muuttourakalle Hankittava määrä: 1 kpl / kpl Kohderyhmän yhteishinnan maksimipisteet 100.00 pienin annettu arvo --------------------------- * maksimipisteet tarjottu arvo Minimivaatimus Maksimivaatimus Maksimipisteet Pisteiden laskentatapa Kohderyhmän pisteet yhteensä 100.00 6. Hinta ja kaupalliset ehdot Tarjoushinnat on ilmoitettava ilman arvonlisäveroa (ALV 0%). Hintaan on sisällytettävä myös kaikki oheiskulut, kuten esimerkiksi laskutuslisät ja toimituskulut ym. lisät, eikä niistä saa laskuttaa erikseen. Hinnan varaumia ei hyväksytä, tarjous katsotaan tarjouspyynnön vastaiseksi. Yleisesti markkinoilla käytetystä hintatasosta merkittävästi poikkeavien tarjoushintojen osalta hankintayksiköllä on oikeus pyytää lisäselvityksiä tarjoajan hintaperusteista ja kyvystä toteuttaa tarjouspyynnössä esitetty palvelu esitetyin hinnoin. Tarkka toimitusaika sovitaan palveluntuottajan kanssa. Toimitusehto; TOP (Finnterms 2001), nouto (pakkaaminen) rakennusvirastosta Helsinki. Arkistoaineistojen muutto ns. hyllystä - hyllyyn -periaatteella ja piirustuslaatikostojen purku ja siirto, kokoaminen muuttokohteeseen ja paikoilleen asettaminen. Arkistojen purku ja käsittely tarjouspyynnön vaatimusten mukaisesti, tilaajan myöhemmin ilmoittamaan tarkkaan osoitteeseen Haapaniemenkatu 7-9. (kuljetusvakuutettuina palveluntuottajan nimiin). 7. Laskutus ja maksuehto
4/9 Edellytämme laskujen lähettämistä mahdollisuuksien mukaan sähköisessä muodossa, verkkolaskuina. Mikäli toimittajan käytössä ei ole verkkolaskutuksen mahdollistavaa laskutusjärjestelmää, tulee laskut tuottaa mahdollisuuksien mukaan sähköisessä muodossa esim. Baswaren Supplier Portal - ilmaispalvelun kautta. Helsingin kaupungin vastaanottava verkkolaskuoperaattori on Basware Oyj, jonka välittäjän tunnus on BAWC-FI22. Verkkolaskuosoitteet löytyvät Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n ylläpitämästä verkkolaskuosoitteistosta http://verkkolasku.tieke.fi/ Lasku voidaan maksaa, kun muuttopalvelu on toimitettu sopimusehtojen mukaisesti. Maksuehto on vähintään 21 vuorokautta laskun saapumisesta lukien. Viivästyskorko on korkolain mukainen. 8. Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset Hankintayksikkö pyytää alla mainitut todistukset (veroviranomaisen-, työeläkekassan- ja / tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta ja vastuuvakuutuksen todistus) vain siltä tarjoajalta, joka voittaa kilpailutuksen. Tarjoajan on toimitettava pyydetyt todistuksen viikon sisällä pyynnöstä. Jollei tarjoajan sijoittautumismaassa anneta jäljempänä tarkoitettuja otteita tai todistuksia, niiden sijasta näytöksi hyväksytään tarjoajan edustajan sijoittautumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus. Vieraskieliset todistukset ja selvitykset tulee toimittaa sekä alkuperäisenä että suomen kielelle käännettyinä. Käännösten tulee olla auktorisoidun kääntäjän laatimia. Kaikki alla mainitut todistukset saavat olla enintään kolme (3) kuukautta vanhoja todistusten jättöajasta lukien. Tarjoaja, jonka tarjous ei sisällä pyydettyjä selvityksiä tai tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan kyseisiä selvityksiä taikka tarjoaja, joka ei toimita selvityksiä pyynnössä esitetyssä määräajassa, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. TARJOAJAN ja tarjoajan alihankkijan TALOUDELLISEEN TILANTEESEEN LIITTYVIÄ VAATIMUKSIA SEKÄ PAKOLLISIA REKISTERITIETOJA Verot ja sosiaaliturvamaksut on maksettu Eläkevakuutusmaksu on maksettu Tilaajavastuulain vaatimat selvitykset Tarjoajalla on voimassaoleva toimintaa koskeva vastuuvakuutus, joka korvaa tästä hankinnasta tilaajalle tai kolmannelle henkilölle sekä tämän omaisuudelle aiheutuvat vahingot Tarjoaja ja hänen alihankkijansa on merkitty kaupparekisteriin Tarjoaja ja hänen alihankkijansa on merkitty työnantajarekisteriin Minimivaatimus Maksimivaatimus Lisätietoa Tarjoajan on toimitettava selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista koskien itseään ja mahdollisia alihankkijoita.
5/9 Tarjoja ja hänen alihankkijansa on merkitty ennakkoperintärekisteriin Tarjoaja ja hänen alihankkijansa on merkitty arvonlisäverovelvollisten rekisteriin Palveluntuottaja osoittaa pyydettäessä, että työkohteessa työskentelevillä henkilöillä on työnteko-oikeus Suomessa. Tämä osoitetaan ylläpitämällä ajantasaista luetteloa työkohteessa työskentelevistä henkilöistä sekä näyttämällä pyydettäessä tilaajalle kopiot työntekijöiden passeista tai EU / ETA-maiden kansalaisilta vaihtoehtoisesti kopiot virallisesta henkilötodistuksesta. Palveluntuottaja huolehtii siitä, että työkohteessa työskentelevillä henkilöillä on henkilökohtainen tunniste, johon on merkitty henkilön nimi ja työnantaja. Tunniste on kiinnitettävä työvaatetukseen siten, että se on helposti nähtävissä. Vastaava ehto otettaan palvelun tuottajan tekemiin alihankintoja ja työvoiman vuokrausta koskeviin sopimuksiin. ALIHANKINTA Käytämme tässä muutopalvelussa alihankintaa Tarjoaja voi toteuttaa osan tarjouksen kohteesta alihankintana. Tarjoaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan. Tarjoukseen on annettava selvitys siitä, minkä osan sopimuksesta annetaan alihankintana kolmannelle taholle sekä annettava kuvaus alihankkijan em. osuudesta yksityiskohtaisesti että annettava alihankkijan/alihankkijoiden nimi- ja yhteystiedot. TARJOAJAN TEKNISEEN SUORITUSKYKYYN JA AMMATILLISEEN PÄTEVYYTEEN LIITTYVIÄ VAATIMUKSIA Tarjoajalla on oltava ammattitaitoista ja luotettavaa työvoimaa riittävästi tämän muuttopalvelun toteuttamiseen vaaditulla tavalla. Palveluntuottajan tulee nimetä työnjohtotehtävien hoitamiseksi töistä vastaava esimies, jolla on kokemusta tätä muuttoa vastaavista muutoista. Työnjohto vastaa myös siitä, että esim. kielellisiä ongelmia ei esiinny. ULKOMAISEN TYÖNTEKIJÄN TYÖNTEKO- OIKEUDEN PERUSTE. KULUNVALVONTA JA HENKILÖTUNNISTEET Jos vastaus on "kyllä", tarjoukseen on liitettävä selvitys seuraavan kohdan mukaisesti. Tarjoajan oma selvitys tähän muuttopalveluun varattavista henkilöistä ja heidän kokemuksensa tätä muuttoa vastaavista töistä.
6/9 Asiakirja-arkisto on arkistohyllyissä, arkistokoteloissa. Asiakirjaarkistossa on viranomaisten luottamuksellisia asiakirjoja. Aineistossa on pitkään säilytettävää aineistoa, joka ei saa vahingoittua muuton aikana. Tarvittaessa on suojattava sateelta. Palveluntuottaja pakkaa arkistoaineistot arkistohyllyistä sovitulla tavalla. Arkistokoteloiden järjestys on säilytettävä samana eli arkistokotelot laitetaan samaan alkuperäiseen järjestykseen uudessa sijoituspaikassa. Piirustusarkisto on metallisissa päällekkäin olevissa piirustuslaatikoissa. Palveluntuottaja muuttaa myös piirustuslaatikostot uuteen sijoituspaikkaan. Piirustukset ovat pitkään tai pysyvästi säilytettäviä. Piirustukset eivät saa vaurioitua pakkaamisen tai kuljetuksen tai piirustuslaatikoihin laiton yhteydessä, tarvittaessa on suojattava sateelta. Palveluntuottaja pakkaa piirustukset ja kuljettaa ne siten, että niiden laatikoittain olevat kokonaisuudet / niput säilyvät yhtenäisinä ja numerojärjestys säilyy. Piirustuksia ei saa taittaa. Piirustukset kuljetetaan mielellään avonaisina esim. isoissa A0-kokoisissa suljetuissa kuljetuslaatikoissa vaakatasossa. A0-kokoa suuremmat piirustukset voi tarvittaessa taivuttaa varovasti tai kääriä isolle rullalle kuljetuksen ajaksi. Palveluntuottaja laittaa piirustukset takaisin piirustuslaatikoihin, jotka se on muuttanut, alkuperäisen mukaiseen järjestykseen. Lisäksi tarjoajan on esitettävä suunnitelma piirustusaineistojen ja piirustuslaatikostojen muuttamisen jaksottamisesta, niin että saavutetaan tarjouspyynnön vaatimusten mukainen tulos. Tarjoajalla tulee olla tätä muuttopalvelua varten suunniteltu laadunvarmistus- ja omavalvontajärjestelmä. Tarjoajalla on oltava tämän muuttopalvelun tuottamiseen tarvittavat ajoneuvot välineet, koneet ja muuttolaatikot. Työsuunnitelma Tarjoajan oma selvitys siitä miten se toteuttaa asiakirja-arkiston muuton, niin että muutettava asiakirja-aineisto on turvallisesti ja vahingoittumattomana muutettu uuteen sijoituspisteeseen ja että asiakirjojen järjestys on pysynyt muuttumattomana. Tarjoajan oma selvitys siitä miten se toteuttaa piirustusarkiston ja piirustuslaatikoiden muuton, niin että muutettava aineisto on turvallisesti ja vahingoittumattomana muutettu uuteen sijoituspisteeseen ja että piirustusten järjestys on pysynyt muuttumattomana. Kuvaus palvelutoimittajan tähän muuttopalveluun suunnitellusta laadunvarmistus- ja omavalvontajärjestelmästä. Tarjoukseen on liitettävä selvitykset kohteessa käytettävistä: ajoneuvoista, välineistä, koneista ja muuttolaatikoista.
7/9 Tarjouspyynnössä on määritelty asiakirja- ja piirustusarkiston sekä niiden säilytyskalusteiden muuton vaatimukset. Tarjoajan on annettava selvitys tarvittavista toimenpiteistä, työvaiheista ja aikataulusta, jotta tarjouspyynnön mukainen muutto saadaan turvallisesti ja sovitussa aikataulussa tehdyksi. Tilat joihin arkistot muutetaan on suojattava muuton aiheuttamilta vahingoilta. Tarjoajan oma selvitys siitä, miten se toteuttaa tilojen suojauksen esimerkiksi lattioiden, ovien ja seinien suojaamisen niin, etteivät ne vahingoitu muuton yhteydessä. 9. Salassapito, vaitiolovelvollisuus ja sopimussakko Muuttoaineistot eivät saa vaurioitua muuton (pakkaamisen, kuljettamisen tai paikalleen uudelleen sijoittamisen) yhteydessä. - Arkistoaineistot ovat viranomaisen luottamuksellisia asiakirjoja. - Piirustukset ovat pitkään ja pysyvästi säilytettäviä ja edellyttävät varovaista käsittelyä. Mikäli muutto myöhästyy toimittajasta johtuvasta syystä sovitusta aikataulusta, on tilaajalla oikeus pidättää kauppahinnasta toimittajalta kaksikymmentä (20) prosenttia sakkoa kultakin alkavalta päivältä. Jos muuttopalvelu viivästyy yli kaksi (2) päivä, tilaaja voi purkaa tilauksen. Tilaajalla on viivästyssakon lisäksi oikeus laskuttaa syntyneen uuden tilaushinnan ja alkuperäisen tilaushinnan mahdollinen erotus toimittajalta. Sopimussakkona veloitetaan tällöin toimittajalta 5 000 euroa, tämä ei kuitenkaan poista toimittajan viivästyssakkoa. (Poikkeus JYSE 2014 PALVELUT) Viivästyminen 12.3. 10. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen on oltava voimassa 30.10.2015 saakka. 11. Päätöksenteon perusteet Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajille ja tarjouksille asetetut vaatimukset, otetaan mukaan vertailuun hinnaltaan halvin tarjous valitaan. Hankintapäätöksen asiassa tekee. Katso tarkat hankinnan kohteen kriteerit kohdasta Hankinnan kohteen kriteerit. 12. Hylkäämisperusteet Hankintayksikkö on velvollinen hylkäämään tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena, jos tarjouksessa on sellainen virhe tai puute, joka estää tarjouksen tasapuolisen vertailun muiden tarjouspyynnön mukaisten tarjousten kanssa. 13. Sopimusmenettely
8/9 Hankinnasta tehdään kirjallinen tilaus. 14. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankintaasiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan liikesalaisuuksinaan pitämänsä tarjouksen tiedot (mikäli tarjousten jättämisessä ladattava liite on liikesalaisuus, on suositeltavaa lisätä ladattavan liitteen nimeen sana "Liikesalaisuus", vaikka itse liitteessäkin on maininta luottamuksellinen tai vastaava.) Kaupunki harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjoajalla on kuitenkin oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytettävästä hintatiedosta tai muusta tekijästä. Jos tarjoaja ei ilmoita liikesalaisuuksiaan edellä vaaditulla tavalla, kaupungilla on oikeus pitää tarjoajan tarjousta kokonaisuudessaan julkisena. Tarjouksen julkiseksi tulemisen ajankohta määräytyy edellä kerrotulla tavalla. 15. Erimielisyyksien ratkaiseminen Sopimusta koskevat asiat ratkaistaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Jos kiistakysymys ei ratkea neuvotteluin, erimielisyydet jätetään ratkaistavaksi Suomen lain mukaan Helsingin käräjäoikeudessa. Mahdolliset sopimusten erimielisyydet jätetään ratkaistaviksi Suomen lain mukaan Helsingin käräjäoikeudessa. 16. Muut asiat Asian valmistelija: Oili Khadraoui Tarjouksen tekemiseen liittyvät muut ehdot ja ohjeet: - Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustellusta syystä. - Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. - Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. - Hankintayksikkö ilmoittaa valitun tarjoajan nimi- ja yhteystiedot verovirastolle sekä jatkossa neljännesvuosittain sopimuskauden aikana. Ilmoitettavia tietoja ovat tarjoajan nimi, Y-tunnus, tililaji ja euromäärä. 17. Lisätiedot Lisätietokysymykset on lähetettävä 11.06.2015 klo 10:00 mennessä. Kysymykset tulee lähettää Tarjouspalvelu-toimittajaportaalista 11.6.2015 kello 10.00 mennessä. Samasta paikasta löytyvät myös kysymyksiin annetut vastaukset 12.6.kello 10.00 mennessä. Tilaaja järjestää tutustumisen siirrettävään arkistoon, kalusteisiin sekä arkiston uudelleen sijoitustiloihin. Jättääkseen tarjouksen tähän tarjouskilpailuun tarjoajan on osallistuttava muuttotilojen tutustumiseen seuraavasti: 1. Rakennusvirastossa :ssä tutustumistilaisuus on torstaina 4.6.2015 kello
9/9 10.00, ala-aula, vahtimestaripiste. 2. Arkiston uusi sijoituspaikka, välivarastointitila, Haapaniemenkatu 7-9:ssä tutustumistilaisuus on tiistaina 9.6.2015 kello 10.00. 18. Tarjouksen lähettäminen Tarjoukset tai osallistumishakemukset on toimitettava viimeistään: 18.06.2015 klo 10:00 Tarjoukset on lähetettävä sähköisesti Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalista osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/hkr. 19. Allekirjoittajat Oili Khadraoui, palvelupäällikkö