PALVELUSOPIMUS, ELINKAARENHALLINTAPALVELUT KLKH 130 (v. 5/18) 000000-SA00-000-000 1. Osapuolet Asiakkaan nimi (jäljempänä Asiakas ) Virtain kaupunki Postiosoite Virtaintie 26 Y-tunnus 0206333-9 Postinumero ja -toimipaikka 34800 Virrat 3 Step IT Oy (jäljempänä 3 Step IT ) 2161942-7 Mechelininkatu 1a 00180 Helsinki 2. Sopimuksen tarkoitus Tällä palvelusopimuksella (jäljempänä Sopimus ) osapuolet sopivat 3 Step IT:n Asiakkaalle toimittamista, KL-Kuntahankinnat Oy:n, 2159215-6, (jäljempänä Kuntahankinnat ) kilpailuttamista ICT-laitteiden leasingrahoituksesta ja elinkaarenhallintapalveluista, johon liittyen 3 Step IT ja Kuntahankinnat ovat sopineet puitesopimuksen 22.5.2018 (jäljempänä Puitesopimus ). Puitesopimuksen mukainen sopimusasiakirjojen tulkintajärjestys on kuvattu Puitesopimuksen kohdassa 25. Tämän Sopimuksen mukaiset Palvelut on kuvattu tarkemmin liitteenä 4 olevassa palvelukuvauksessa. Leasingrahoitukseen liittyen osapuolet sopivat yhden tai useamman leasingsopimuksen, jonka 3 Step IT siirtää käyttämälleen jälleenrahoittajalle. Asiakkaan sitomaton arvio tämän Sopimuksen mukaisista hankinnoista on x (+ ALV) / vuosi, jonka perusteella 3 Step IT hakee jälleenrahoittajalta limiitin. Limiitin määrää voidaan tarkistaa limiitin käyttöasteen ja Asiakkaan tarpeen mukaisesti. 3. Lisäpalvelut Käyttöomaisuusrekisterin lisäominaisuudet (vakiona) - Asiakkaan omistamien käyttöomaisuuskohteiden hallinnointi - Muualta vuokrattujen käyttöomaisuuskohteiden hallinnointi - Tilausportaali vuokrakohteiden uusintaan (3ChooseIT) Jatkuvat lisäpalvelut - Lisänoutopalvelu * - Pakkauspalvelu - Pää- ja lisälaiterivien yhdistämispalvelu - Joustoturva * - Integraatio käyttöomaisuusrekisteriin * Integroitava järjestelmä: - Profiler inventointiohjelmisto - Inventoinnin suorittaminen palveluna (3FindIT) * - 3CheckIT-portaalin käyttöoikeus - Analysointipalvelu 3Check IT PRO * - Tilaustoiminnallisuus palveluna 3ChooseIT PRO * - Laskunjakopalvelu - OP Laitevakuutus * - Konserniraportointi Tapauskohtaisesti tilattavat lisäpalvelut - IT-laitteiden ostopalvelu (Buy-back) * - Käyttöomaisuuskohteiden myynti ja takaisinvuokraus (Sale * and Leaseback) - VideoVisit Oy toimittajana * - Lisätietoturvatasot a-d * * - merkityt lisäpalvelut eivät sisälly asiakaskohtaiseen Liitteessä 1 olevaan vuokrakertoimeen Mahdolliset lisäpalveluiden erityiset ehdot lisätään Sopimuksen liitteeksi 2. Sopimuksen liitteet: - Liite 1 Hinnasto - Liite 2g 3CheckIT analysointipalvelua koskevat erityiset - Liite 2a Lisänoutopalvelun erityiset ehdot ehdot - Liite 2b Joustoturvapalvelun erityiset ehdot - Liite 2h 3ChooseIT-palvelua koskevat erityiset ehdot - Liite 2c Käyttöomaisuusrekisterin integraation erityiset ehdot - Liite 2i Laskunjakopalvelun erityiset ehdot - Liite 2d IT-laitteiden ostopalvelun (Buy-back) erityiset ehdot - Liite 2j OP Laitevakuutusta koskevat erityiset ehdot - Liite 2e 3FindIT palvelua koskevat erityiset ehdot - Liite 2k Konserniraportoinnin erityiset ehdot - Liite 2f 3CheckIT-palvelua koskevat erityiset ehdot - Liite 2l Videovisit Oy:n toimituksen erityiset ehdot - Liite 3 Henkilötietojen käsittelyä koskevat ehdot - Liite 4 Palvelukuvaus 4. Liitteiden soveltamisjärjestys Mikäli Sopimuksen ja sen liitteiden välillä on ristiriitaisuuksia, on Sopimus siihen tehtyine mahdollisine muutoksineen määräävä. Liitteiden mahdollisen keskinäisen poikkeavuuden osalta noudatetaan etuoikeusjärjestyksenä nousevaa numerojärjestystä.
1. Hinnasto 2. Asiakkaan valitsemien lisäpalveluiden erityiset ehdot 2a 2l 5. Vuokrakohteiden hankinta Asiakas valitsee itsenäisesti leasingrahoitettavat Vuokrakohteet valitsemaltaan myyjältä sekä sopii tämän kanssa hankinnan ehdoista. Ennen Vuokrakohteiden tilaamista Asiakkaan on varmistettava leasingsopimuksen mukaisen rahoituslimiitin voimassaolo ja riittävyys. 3 Step IT:llä ei ole velvollisuutta maksaa tilattuja Vuokrakohteita koskevaa laskua, jos Asiakkaalla ei ole toimitusvahvistuksen hyväksymishetkellä riittävää rahoituslimiittiä voimassa. Myyjän toimittamien tuotteiden maksuehto 3 Step IT:lle osoitetuilla laskuilla on oltava vähintään neljätoista (14) päivää netto todellisesta toimituspäivästä. Vuokrakohteen hintaan voi sisällyttää enintään 15 % laitteen käyttöönottoon liittyviä kertaluonteisia asennuskustannuksia sekä ohjelmistoja. 3 Step IT:llä tai 3 Step IT:n mahdollisesti käyttämällä jälleenrahoittajalla ei ole mitään vastuuta Vuokrakohteista tai niiden toimivuudesta. 3 Step IT tai jälleenrahoittaja eivät vastaa Vuokrakohteiden tai palveluiden toimituksista eikä niiden laadusta, toimivuudesta, kunnosta tai sopivuudesta Asiakkaan käyttöön. Kaikki reklamaatiot on osoitettava suoraan Vuokrakohteen myyjälle. Minkäänlainen virhe Vuokrakohteessa ei oikeuta Asiakasta päättämään sopimusta, lakkauttamaan vuokranmaksua tai esittämään muita vaatimuksia 3 Step IT:tä tai jälleenrahoittajaa kohtaan. 3 Step IT ostaa Vuokrakohteen myyjältä vuokratakseen sen Asiakkaalle leasingrahoituksella. Sikäli kuin kyseessä on pelkän ohjelmiston hankinta, niin 3 Step IT ainoastaan rahoittaa Asiakkaan tilaaman ohjelmiston käyttöoikeuden lisenssimaksun. Asiakas maksaa lisenssimaksun rahoituksen vuokrien muodossa takaisin. Ohjelmiston käyttöoikeuksista ja muista ohjelmistoon liittyvistä ehdoista on sovittu Asiakkaan ja lisenssinantajan välisessä ohjelmistolisenssisopimuksessa. Osana 3 Step IT:n elinkaarenhallintapalvelua se luo leasingrahoitetuista ja muista hallinnointipalvelun piiriin sovituista tuotteista reaaliaikaista raportointitietoa tarjoavan käyttöomaisuusrekisterin (jäljempänä Käyttöomaisuusrekisteri ). 3 Step IT määrittää Vuokrakohteelle tuoteryhmän ja luo toimitusvahvistuksen Asiakkaan tarkistettavaksi. Asiakkaan tulee viipymättä tarkastaa toimitus ja vahvistaa sähköisesti Käyttöomaisuusrekisterin kautta hyväksymällä toimitusvahvistuksen, että Asiakas on hyväksynyt toimituksen sekä Vuokrakohteen vuokran määrän. Asiakas on velvollinen ilmoittamaan 3 Step IT:lle Vuokrakohteen toimituksen viivästymisestä ja/tai siinä esiintyneistä puutteista. 3 Step IT maksaa myyjän laskun viimeistään eräpäivänä edellyttäen, että Asiakas on hyväksynyt Vuokrakohteen toimituksen toimitusvahvistuksella. Mikäli Asiakas hyväksyy Vuokrakohteen toimituksen omasta syystään myyjän ilmoittaman eräpäivän jälkeen, vastaa Asiakas mahdollisista myyjän oikeutetuista viivästyskoroista ja muista kuluvaateista. Mikäli Asiakas ei hyväksy toimitusvahvistusta kohtuullisessa ajassa, on Asiakas 3 Step IT:n pyynnöstä velvollinen hankkimaan hyvityslaskun Vuokrakohteen myyjältä ja/tai muulla tavalla varmistamaan, että 3 Step IT ei ole velvollinen maksamaan myyjälle tämän osoittamaa laskua ja mahdollisia viivästys- ja perintäseuraamuksia. Lisäksi Asiakas sitoutuu korvaamaan 3 Step IT:lle aiheutuneet kohtuulliset kulut tähän liittyen. 6. Valuuttariski 3. Henkilötietojen käsittelyä koskevat ehdot 4. Palvelukuvaus Mikäli Asiakas tilaa Vuokrakohteita, jotka laskutetaan muussa valuutassa kuin euroissa, vastaa Asiakas toimitusvahvistuksen luomispäivämäärän ja myyjän laskun maksamisen väliseltä ajalta syntyvästä valuuttariskistä. Mikäli euro heikkenee suhteessa laskun valuuttaan, sitoutuu Asiakas korvaamaan 3 Step IT:lle valuuttakurssin muutoksen eron 3 Step IT:n osoittamaa laskua vastaan. Mikäli euro vahvistuu suhteessa myyjän laskun valuuttaan, sitoutuu 3 Step IT hyvittämään Asiakkaalle valuuttakurssien muutoksen eron Asiakkaan osoittamaa laskua vastaan, jonka määrän 3 Step IT vahvistaa Asiakkaalle. Alle viidenkymmenen (50,00) euron eroa ei korvata tai hyvitetä, vaan ero jää osapuolten tappioksi tai voitoksi. 7. Käyttöomaisuusrekisteri 3 Step IT syöttää sovitut tiedot Vuokrakohteista Käyttöomaisuusrekisteriin Vuokrakohteiden myyjän toimittamien tietojen perusteella. 3 Step IT ei vastaa myyjältä saatujen tietojen oikeellisuudesta. Asiakas on velvollinen viipymättä tarkastamaan 3 Step IT:n Käyttöomaisuusrekisteriin syöttämien tietojen oikeellisuuden. Käyttöomaisuusrekisteriin tallennettujen tietojen osalta käytetään seuraavia määritelmiä: - Asiakkaan Tieto tarkoittaa Asiakkaan Käyttöomaisuusrekisteriin siirtämää, Asiakkaan pyynnöstä hallintapalveluun siirrettyä tai muuten Asiakkaan lukuun palvelun tuottamista varten hallintapalveluun siirrettyä tietoa. Tietoja jotka Asiakas, tai 3 Step IT Asiakkaan pyynnöstä, voi lisätä Käyttöomaisuusrekisteriin (esimerkiksi käyttäjä, sijainti, kustannuspaikka), jotka säilyvät Asiakkaan tietona ja joihin mahdollisesti sisältyvien henkilötietojen osalta Asiakas on rekisterinpitäjä. - 3 Step IT:n Tieto tarkoittaa 3 Step IT:n Käyttöomaisuusrekisteriin siirtämää tai muuten Käyttöomaisuusrekisteriin tallentuvaa Vuokrakohteisiin liittyvää tietoa (esim. tekniset ja taloudelliset tiedot), jotka luovutetaan Asiakkaan käyttöön palvelun tarjoamiseksi. Asiakas on vastuussa Käyttöomaisuusrekisterissä olevien Asiakkaan Tietojen ylläpidosta ja itse syöttämiensä sekä 3 Step IT:lle toimittamiensa tietojen oikeellisuudesta. Asiakas voi seurata ja ylläpitää Käyttöomaisuusrekisterissä olevia tietoja internetin kautta, lukuun ottamatta kohtuullisia huolloista ja päivityksistä aiheutuvia käyttökatkoksia. Käyttöomaisuusrekisterin käyttö ei vaadi erillisen ohjelmiston asentamista työasemalle. 3 Step IT järjestää Käyttöomaisuusrekisterin käyttöönottovaiheessa vähintään kerran käyttöönottokoulutuksen. Asiakkaan luona järjestettävä koulutus on Asiakkaan valinnaisena vaihtoehtona. Käyttöomaisuusrekisterin sisältö on kuvattu liitteenä 4 olevassa palvelukuvauksessa. 3 Step IT antaa Asiakkaalle Käyttöomaisuusrekisterin käyttöön tarvittavat käyttäjätunnukset. Asiakkaan pääkäyttäjä voi luoda käyttäjätunnuksia muille organisaation käyttäjille tai 3 Step IT luo Asiakkaan pyynnöstä 48 tunnin sisällä pyynnöstä (arkipäivisin). Asiakas sitoutuu säilyttämään käyttäjätunnukset huolellisesti ja olemaan paljastamatta niitä kolmansille. Poikkeuksellisesti Asiakas voi luovuttaa käyttäjätunnuksen kolmannelle Käyttöomaisuusrekisterin käyttämiseksi Asiakkaan lukuun edellyttäen, että Asiakas on saanut luvan 3 Step IT:ltä kirjallisesti. Tällöin kolmannen osapuolen on
annettava vähintään tämän Sopimuksen mukaisen salassapitovelvoitteen mukainen kirjallinen salassapitositoumus. Asiakkaan on 3 Step IT:n pyynnöstä toimitettava kopio salassapitositoumuksesta. Asiakas on vastuussa käyttäjätunnuksellaan tapahtuneesta Käyttöomaisuusrekisterin käytöstä. Asiakkaan on viipymättä ilmoitettava 3 Step IT:lle kirjallisesti, jos Asiakkaalla on aihetta epäillä, että käyttäjätunnusta käytetään väärin tai se on joutunut asiattoman kolmannen tahon tietoon. 3 Step IT:llä on oikeus muuttaa käyttäjätunnus, jos 3 Step IT:llä on perusteltu aihe olettaa Käyttöomaisuusrekisterin tai Asiakkaan tietoturvan tätä edellyttävän taikka jos viranomaisten määräykset, palvelulliset tai muut tekniset syyt sitä vaativat. 3 Step IT ilmoittaa tällaisesta muutoksesta Asiakkaalle vähintään kolmekymmentä (30) päivää ennen muutoksen voimaantuloa kuitenkin siten, että jos on kyse turvallisuussyistä tehdystä tai viranomaisen määräyksestä johtuvasta muutoksesta, 3 Step IT ilmoittaa muutoksesta mahdollisimman hyvissä ajoin. Asiakas vastaa Käyttöomaisuusrekisterin käyttöön liittyvistä tietoliikennekustannuksistaan. 3 Step IT ei ole vastuussa häiriöistä tai käyttökatkoista, jotka aiheutuvat yleisistä tietoliikenneyhteyksistä. 3 Step IT varaa mahdollisuuden tilapäisesti keskeyttää Käyttöomaisuusrekisterin käytön, jos se on tarpeen Käyttöomaisuusrekisterin ylläpitoon liittyvistä teknisistä syistä. 3 Step IT pyrkii siihen, että käyttökatkot jäävät lyhytaikaisiksi. Käyttökatkoista ilmoitetaan Asiakkaalle viimeistään 14 vuorokautta ennen käyttökatkoa sähköpostitse. 3 Step IT ottaa varmuuskopiot Käyttöomaisuusrekisterissä olevista tiedoista kerran vuorokaudessa. Varmuuskopiot 3 Step IT säilyttää vähintään neljätoista (14) päivää. 3 Step IT:n vastuu tietojen tai tiedostojen tuhoutumisesta, katoamisesta tai muuttumisesta rajoittuu tietojen tai tiedostojen palauttamiseen 3 Step IT:n hallussa olevien varmuuskopioiden perusteella eikä 3 Step IT:llä ole muuta vastuuta tietojen tai tiedostojen tuhoutumisesta, katoamisesta tai muuttumisesta. 3 Step IT:llä on vapaa pääsy Käyttöomaisuusrekisteriin ja oikeus käyttää siinä olevia 3 Step IT:n tietoja palveluidensa tuottamiseksi ja kehittämiseksi sekä Kuntahankinnoille raportoimiseksi. 3 Step IT:llä on oikeus luovuttaa Käyttöomaisuusrekisterissä olevia tietoja kolmansille osapuolille vain Asiakkaan kanssa sovittujen palveluiden toteuttamiseksi (esim. Kuntahankinnat, jälleenrahoittaja ja postituspalvelun tarjoaja). Tekijänoikeus ja muut immateriaalioikeudet Käyttöomaisuusrekisteriin kuuluvat 3 Step IT:lle tai kolmannelle osapuolelle (esim. 3 Step IT Group Oy:lle). Sopimuksella ei siirretä tekijänoikeutta eikä muita immateriaalioikeuksia. 8. Vuokrakohteiden käyttö Asiakas vastaa siitä, että Vuokrakohdetta käytetään vain alkuperäisessä käyttötarkoituksessaan, huolellisesti, voimassa olevien lakien, säännösten ja viranomaisten antamien ohjeiden mukaisesti sekä valmistajan ja myyjän käyttöohjeiden mukaisesti. Asiakas vastaa omalla kustannuksellaan Vuokrakohteen ylläpidosta, huollosta, korjauksista sekä kuluneiden, tuhoutuneiden tai kadonneiden osien vaihtamisesta uusiin osiin Vuokrakohteen toimittajan tai valmistajan ohjeiden mukaisesti. Asiakkaalla ei ole ilman 3 Step IT:n suostumusta oikeutta tehdä Vuokrakohteeseen sellaisia muutoksia tai asentaa sellaista lisälaitetta, jotka vähentäisivät Vuokrakohteen arvoa tai käyttökelpoisuutta tai muuttaisivat sen käyttötarkoitusta. Asiakkaan on huolehdittava siitä, että Vuokrakohde säilyttää irtaimen esineen asemansa. 9. Asiakaspalvelu ja reklamaatiot 3 Step IT:llä on asiakaspalvelu, joka on avoinna arkipäivinä ma pe klo 08.00 17.00. Asiakaspalveluun lähetettyihin sähköpostiviesteihin vastataan viimeistään viestin vastaanottoa seuraavana arkipäivänä. Palvelukielet ovat suomi, sekä Asiakkaan pyynnöstä ruotsi ja englanti. 3 Step IT järjestää Asiakkaan kanssa vähintään 4 kertaa vuodessa sopimusseurantapalaverin, joka voidaan järjestää myös puhelimitse. Mikäli palvelu ei ole Asiakkaan käsityksen mukaan tämän Palvelusopimuksen mukaista, Asiakas lähettää asiaa koskevan reklamaation kirjallisesti 3 Step IT:lle neljäntoista (14) päivän kuluessa virheen havaitsemisesta. 3 Step IT ryhtyy toimenpiteisiin virheen tai puutteen korjaamiseksi ja vastaa reklamaatioon mahdollisimman pian, viimeistään seitsemän (7) päivän kuluessa. 3 Step IT toimittaa reklamaation, vastauksen siihen ja tiedon lopullisesta ratkaisusta tiedoksi Asiakkaalle ja Kuntahankinnoille. 10. Vuokrakauden päättyminen Kolme (3) kuukautta ennen ensimmäisten leasingsopimusten päättymistä järjestetään Asiakkaalle koulutus, jossa käydään vähintään läpi vuokrasopimuksen päättymiseen liittyvät toimenpiteet ja Asiakkaan käytössä olevat vaihtoehdot. Koulutus voidaan järjestää myös etäkoulutuksena. Vuokrakauden päättyessä Asiakas voi valita kohtien 10.1 10.4 mukaisista vaihtoehdoista. Tuoteryhmäkohtaiset vuokrakauden päättymistapavaihtoehdot voivat vaihdella. Päättymistapavalinta tehdään Vuokrakohdekohtaisesti ja asiakkaan on ilmoitettava valintansa Käyttöomaisuusrekisterin kautta. Asiakkaan tulee ilmoittaa 3 Step IT:lle viimeistään kahta (2) viikkoa ennen haluttua palautusajankohtaa, mitä Asiakas aikoo kullekin Vuokrakohteelle tehdä (palauttaa, jatkovuokrata vai lunastaa). Päättymistapavalinta voidaan kuitenkin tehdä Käyttöomaisuusrekisterissä aikaisintaan kolme (3) kuukautta ennen vuokrakauden tai jatkovuokrakauden päättymistä. Mahdollisesta ennakkopalautuksesta on sovittava erikseen. Mikäli Asiakas ei ilmoita 3 Step IT:lle viimeistään kuukautta ennen vuokrakauden päättymistä palauttavansa Vuokrakohteen tai käyttävänsä kohdan 10.4. mukaista ostooikeuttaan, vuokra-aika jatkuu kohdan 10.3 mukaisesti. Asiakas voi kuitenkin ilman erillistä veloitusta muuttaa päättymistapavalintaansa ilman eri veloitusta kahta (2) viikko ennen vuokrakauden päättymistä (koskee kaikkia päättymistapavalintoja). 10.1 Vuokrakohteen palautus 3 Step IT ja Asiakas sopivat palautettavien Vuokrakohteiden noutoajankohdasta ja noutopaikasta Suomessa. 3 Step IT noutaa laitteet sovittuna noutoajankohtana, joka voi olla Asiakkaan tarpeen mukaan välillä kolme (3) kuukautta ennen vuokrakauden päättymistä - kaksi (2) kuukautta vuokrakauden päättymisen jälkeen. Mikäli Asiakas myöhemmin haluaa muuttaa sovittua noutoajankohtaa, Asiakas ilmoittaa siitä 3 Step IT:lle vähintään kolme (3) vuorokautta ennen sovittua noutoajankohtaa. 3 Step IT pakkaa laitteet kuljetusta varten. Mikäli laitteet eivät ole 3
Step IT:n noudettavissa määräajassa ja sovittuna noutoajankohtana, eikä muuta ole sovittu, 3 Step IT:llä on oikeus siirtää laitteet jatkovuokrakaudelle kohdan 10 mukaisesti. Palautettavan Vuokrakohteen tulee olla hyvässä kunnossa ottaen huomioon normaali kuluminen, ja tuotekokoonpanon tulee olla vähintään sama kuin Vuokrakohteen toimitushetkellä. Ennen Vuokrakohteen palauttamista 3 Step IT:lle Asiakkaan on poistettava: - mahdollinen BIOS- tai muu salasanasuojaus, - Vuokrakohteen tiedot laitevalmistajan verkkopohjaisesta tunnistautumisjärjestelmästä (esim. Apple ID, Samsung KNOX), mikäli Vuokrakohde on sellaiseen liitetty; - puhelimissa, tableteissa tai muissa laitteissa mahdollisesti oleva SIM-kortin operaattorilukitus ja näppäinlukituksen suojakoodi, tai - muu vastaava lukitus, joka estää Vuokrakohteen tietoturvaamisen tai uudelleenkäytön. Vuokrakohteet, joita 3 Step IT ei voi tietoturvata tai uudelleenkäyttää lukituksen poistamatta jättämisestä johtuen, katsotaan käyttökelvottomiksi, jolloin Asiakkaan tulee maksaa Vuokrakohteesta Liitteen 1 mukainen lunastushinta, ja Vuokrakohde hävitetään Asiakkaan kustannuksella. Vaihtoehtoisesti 3 Step IT voi palveluhinnaston mukaista lisämaksua vastaan huolehtia em. suojausten poistamisesta edellyttäen, että Asiakas toimittaa Vuokrakohteiden palauttamisen yhteydessä 3 Step IT:lle tarvittavat salasanat tai muuten mahdollistaa suojausten poistamisen. 3 Step IT raportoi palautuvien Vuokrakohteiden kunnosta käyttöomaisuusrekisterissä viimeistään 15 päivän sisällä laitteiden noudosta. Mikäli palautettavia Vuokrakohteita puuttuu tai palautettavissa Vuokrakohteissa on virheitä tai puutteita taikka Vuokrakohteet eivät ole normaalissa toimintakunnossa, laskuttaa 3 Step IT Asiakasta näiden Vuokrakohteiden osalta virheiden tai puutteiden arvoa vastaavalla summalla kuitenkin enintään kyseessä olevan Vuokrakohteen palautushetken markkinahinnalla. Mikäli Asiakkaan palauttamat tuotteet eivät täsmää Käyttöomaisuusrekisterin tietoihin, tulee Asiakkaan toimia yhteistyössä 3 Step IT:n kanssa parhaan kykynsä mukaisesti asian selvittämiseksi. Mikäli asia ei selviä kohtuullisessa ajassa, on 3 Step IT:llä oikeus palauttaa virheellisesti palautetut tuotteet Asiakkaalle Asiakkaan kustannuksella sekä veloittaa Asiakasta palauttamatta jääneistä Vuokrakohteista kohteiden lunastushintaa vastaavan summan. 3 Step IT hyväksyy, että määrätty osa palautettaviin Vuokrakohteisiin kuuluvista IT-laitteista on puutteellisia tai viallisia. Suurin sallittu puutteellisten tai viallisten laitteiden määrä lasketaan seuraavasti: a) Kussakin palautuserässä saa olla tuoteryhmäkohtaisesti enintään 5 % puutteellisia tai viallisia laitteita; b) Puutteellisten tai viallisten laitteiden prosenttiosuus lasketaan laitteiden lukumäärän mukaan Asiakkaan vastuulla on ennen palautusta ottaa tarvitsemansa kopiot Vuokrakohteeseen talletetuista tiedoista ja tiedostoista sekä poistaa ne ja muut Vuokrakohteessa olleet tiedot ja tiedostot. 10.2 ICT-laitteiden käsittely 3 Step IT noutaa, kierrättää ja hävittää palautuvat ICT-laitteet tietoturvallisesti alan parhaita käytäntöjä noudattaen. 3 Step IT vastaa laitteen tietoturvallisuudesta siitä hetkestä lähtien, kun laite on 3 Step IT:n hallussa noudon tapahtuessa. Mikäli nouto peruuntuu 3 Step IT:stä johtuvasta syystä, on Asiakkaalla oikeus veloittaa tietoturvallisesta säilyttämisestä aiheutuvat kohtuulliset kulut, mikäli säilytystä ei voida kohtuudella tehdä Asiakkaan tiloissa. 3 Step IT tekee palautuneiden ICT-laitteiden tietoturvakäsittelyt Suomessa. ICT-laitteen muistin ja muistikortin sisältämä data poistetaan luotettavalla tavalla ylikirjoitusmenetelmällä alan standardien mukaisesti. Tietoturvakäsittely on kuvattu tarkemmin liitteessä 4. Mikäli ylikirjoitusta ei voida suorittaa, niin tällöin kovalevy murskataan. 3 Step IT sitoutuu olemaan käsittelemättä palautuneilla Vuokrakohteilla olevia tietoja muussa kuin tietoturvaamisen (esim. ylikirjoitus, tuhoaminen) tarkoituksessa. Mikäli Asiakas haluaa tehdä tietoturvakäsittelyn itse omissa tiloissaan, toimittaa 3 Step IT Asiakkaalle ohjelmiston tietoturvakäsittelyä varten. Halutessaan Asiakas voi tehdä tietoturvakäsittelyn omalla ohjelmistollaan. 3 Step IT poistaa palautuneista laitteista kaikki aiempaan käyttäjään viittaavat tunnistetiedot (mm. tarrat). 3 Step IT raportoi Asiakkaalle palautuneista laitteista ja niille tehdystä tietoturvatyöstä Käyttöomaisuusrekisterissä 30 päivän sisällä Vuokrakohteen noudosta. Asiakkaalla on velvollisuus ilmoittaa, mikäli palautettavassa Vuokrakohteessa on useampi kuin yksi kovalevy tai muu tallennusväline. Jos Asiakas laiminlyö ilmoitusvelvollisuutensa, tai mikäli Asiakas toimittaa 3 Step IT:lle Vuokrakohteiden palautuksen yhteydessä Vuokrakohteisiin kuulumattomia laitteita tai muuta materiaalia (sisältäen muttei rajoittuen ulkoisia muisti- tai tallennuslaitteita, asiakirjoja), pyrkii 3 Step IT tietoturvaamaan ja/tai hävittämään tällaiset Vuokrakohteet, laitteet ja materiaalit, mutta 3 Step IT ei vastaa tietoturvan toteutumisesta näiden osalta. Asiakas vastaa, ettei palautettavien Vuokrakohteiden mukana palaudu haitallista tai muutoin vaarallista materiaalia. Asiakas vastaa tällaisen materiaalin palauttamisesta aiheutuvista kustannuksista. 10.3 Vuokrakohteen jatkovuokraus Asiakkaalla on oikeus ilmoittaa kohdan 10 mukaisesti vuokrauksen jatkamisesta laitekohtaisesti. Asiakas voi jatkaa Vuokrakohteen vuokrausta kolmen (3) kuukauden jaksoissa liitteessä 1 kuvatulla jatkovuokrakauden hinnalla. Jatkovuokrakauden tai jatkovuokrakausien jälkeen Asiakkaan on palautettava Vuokrakohde kohdan 11.1 mukaisesti tai lunastettava Vuokrakohde kohdan 11.4 mukaisesti. 10.4 Vuokrakohteen lunastus Asiakas voi lunastaa Vuokrakohteen vuokrakauden tai jatkovuokrakauden jälkeen hinnaston mukaisin hinnoin ja ehdoin. Hinnaston mukaiset lunastushinnat ovat käytössä vain mikäli kyseistä Vuokrakohdetta koskevat vuokrat ja jatkovuokrakauden vuokrat on maksettu kokonaisuudessaan. Omistusoikeus lunastettavaan Vuokrakohteeseen siirtyy Asiakkaalle tämän maksettua lunastushinnan kokonaisuudessaan, pois lukien ohjelmistot, joiden omistus- ja käyttöoikeus määräytyy niiden lisenssiehtojen mukaisesti.
Mikäli hinnastossa ei ole ilmoitettu Vuokrakohteelle lunastushintaa, ilmoittaa 3 Step IT sen Asiakkaan pyynnöstä. Asiakas voi pyytää tiedon lunastushinnasta aikaisintaan kolme (3) kuukautta ennen vuokrakauden tai jatkovuokrakauden päättymistä. 11. Henkilötietojen käsittely 3 Step IT noudattaa toiminnassaan voimassaolevan tietosuojalainsäädännön edellyttämää hyvää tietojen käsittelytapaa ja tietojen suojaamista koskevia säännöksiä. Käyttöomaisuusrekisterissä olevat Asiakkaan tiedot, riippuen niiden sisällöstä, voivat muodostaa henkilötietorekisterin, jonka rekisterinpitäjänä pysyy Asiakas. Osapuolet sopivat henkilötietojen käsittelystä henkilötietolainsäädännön edellyttämällä tavalla tämän Sopimuksen liitteenä 3 olevilla ehdoilla. 12. Luottamuksellisuus ja salassapito Osapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin Sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. 3 Step IT:n palveluksessa olevia henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus. Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa ja tietoa, (a) joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista, (b) jonka osapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta, (c) joka oli vastaanottavan osapuolen hallussa ilman sitä koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen sen saamista toiselta osapuolelta tai (d) jonka osapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta osapuolelta saamaansa aineistoa tai tietoa. Edellä mainitusta huolimatta osapuolilla on oikeus luovuttaa tietoja samaan konserniin kuuluville yhtiöille sekä taloudellisille tai lainopillisille asiantuntijoilleen, joiden osalta osapuolet vastaavat toisilleen tämän kohdan mukaisen salassapitovelvoitteen noudattamisesta. Lisäksi 3 Step IT:llä on oikeus luovuttaa luottopäätökseen vaikuttavia, leasingsopimusta ja sen tilannetta koskevia sekä muita Asiakasta koskevia tarpeellisia tietoja jälleenrahoittajille ja KL- Kuntahankinnat Oy:lle. Asiakas hyväksyy myös sen, että jälleenrahoittajalla on oikeus luovuttaa Sopimuksen tarkoitukseen liittyviä Asiakasta koskevia tietoja 3 Step IT:lle. Yllä kuvattu velvoite ei rajoita KL-Kuntahankinnat Oy:n oikeutta saada tietoja 3 Step IT:ltä Asiakkaan ja 3 Step IT:n välisiin palvelu- ja leasingsopimuksiin liittyen. Lisäksi 3 Step IT:llä on oikeus luovuttaa konserniyhtiöilleen ja alihankkijoilleen Asiakkaan luottamuksellisia tietoja, jotka ovat tarpeen tämän Sopimuksen tarkoituksen toteuttamiseksi. 3 Step IT vastaa siitä, että sen konserniyhtiöt ja sen käyttämät alihankkijat noudattavat näitä salassapitoa koskevia määräyksiä. Osapuolen on välittömästi lopetettava toiselta osapuolelta saamansa luottamuksellisen aineiston ja tietojen käyttäminen sekä, ellei erikseen sovita aineiston hävittämisestä, palautettava kyseinen aineisto kaikkine kopioineen, kun Sopimus päättyy tai kun osapuoli ei enää tarvitse kyseistä aineistoa tai kyseisiä tietoja Sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. 3 Step IT:llä on kuitenkin oikeus pitää hallussaan varmuuskopioillaan oleva Asiakkaan luottamuksellinen tieto niin kauan kunnes se ylikirjoittuu normaalin varmuuskopiointikierron kautta. Mikäli Asiakas vaatii varmuuskopiolla olevan luottamuksellisen tiedon tuhoamista sopimuskauden aikana, vastaa Asiakas 3 Step IT:lle tietojen tuhoamisesta aiheutuvista kustannuksista. Kummallakin osapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaisten määräysten edellyttämät kopiot. Asiakkaan 3 Step IT:lle vuokrakauden jälkeen palauttamiin Vuokrakohteisiin ja materiaaleihin sekä niillä oleviin tietoihin sovelletaan tämän kohdan sijaan mitä kohdassa 10.2 on sovittu. Tähän kohtaan 12. liittyvät oikeudet ja velvoitteet jäävät voimaan Sopimuksen päättymisen jälkeenkin. 13. Ylivoimainen este Kumpikaan osapuoli ei vastaa viivästyksistä ja vahingoista, jotka johtuvat osapuolen vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella olevasta esteestä, jota osapuolen ei kohtuudella voida edellyttää ottaneen huomioon sopimuksentekohetkellä ja jonka seurauksia osapuoli ei myöskään kohtuudella olisi voinut välttää tai voittaa. Lakko, sulku, boikotti ja muu työtaistelutoimenpide katsotaan ylivoimaiseksi esteeksi myös silloin, kun osapuoli on itse sen kohteena tai siihen osallisena. Osapuolen alihankkijan tai muun sopimuskumppanin viivästys katsotaan myös vapauttamisperusteeksi, mikäli viivästys johtuu osapuolen ko. sopimuskumppania kohdanneesta ylivoimaisesta esteestä. Osapuolen on viipymättä ilmoitettava esteestä toiselle osapuolelle kirjallisesti. Osapuolen on vastaavalla tavalla ilmoitettava esteen päättymisestä. 14. Referenssi Osapuolet sopivat, että [3 Step IT voi käyttää Asiakkaan toiminimeä ja logoa referenssinä myynninedistämistarkoituksessa.] [3 Step IT voi käyttää Asiakkaan toiminimeä referenssinä myynninedistämistarkoituksessa.] [3 Step IT voi käyttää Asiakkaan toiminimeä ja logoa referenssinä myynninedistämistarkoituksessa, mikäli asiasta sovitaan kirjallisesti etukäteen Asiakkaan kanssa.] [3 Step IT ei voi käyttää Asiakasta referenssinä myynninedistämistarkoituksessa.] 15. Vahingonkorvaus Osapuolella on velvollisuus korvata toiselle osapuolelle aiheuttamansa välittömät vahingot siten kuin tässä kohdassa on sovittu. Asiakkaalla ja 3 Step IT:llä on oikeus saada vahingonkorvausta toisen osapuolen sopimusrikkomuksesta aiheutuneesta välittömästä vahingosta, mutta kuitenkin enintään viisikymmentätuhatta (50.000) euroa per samasta perusteesta johtuva vahinkotilanne. Välillisiä vahinkoja ei korvata. Jos osapuoli on kuitenkin aiheuttanut vahingon tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella tai salassapitovelvoitetta rikkomalla tai loukkaamalla immateriaalioikeuksia, vastaa rikkonut osapuoli myös välillisistä vahingoista. Noutopalvelun toteuttamisen yhteydessä tapahtunutta luottamuksellisen tiedon päätymistä kolmannelle osapuolelle (esimerkiksi laitteiden anastamisen seurauksena) ei katsota salassapitovelvoitteen rikkomiseksi. Tietoturvakäsittelyn epäonnistumisesta aiheutuneesta vahingosta 3 Step IT korvaa enintään kaksisataatuhatta (200.000) euroa per samasta perusteesta johtuva vahinkotilanne. Sopimuksesta mahdollisesti aiheutuvat riitaisuudet ratkaistaan Helsingin käräjäoikeudessa. Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia pois lukien lainvalintaa koskevat säännökset.
16. Sopimuksen voimassaoloaika Tämä Palvelusopimus on voimassa toistaiseksi. Molemminpuolinen irtisanomisaika on kolme (3) kuukautta. Asiakkaalla on oikeus irtisanoa yksittäisiä palveluja yhden (1) kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanomisen on tapahduttava kirjallisesti. Käyttöomaisuusrekisteri on Palvelusopimuksen päättymisestä huolimatta Asiakkaan käytettävissä niin kauan kuin leasingsopimuksia on voimassa. 3 Step IT:n ja Kuntahankintojen välinen Puitesopimus on tehty hankintalain mukaisena väliaikaisena puitesopimuksena hankintapäätöstä koskevan oikeuskäsittelyn takia. Mikäli väliaikainen puitesopimus joudutaan irtisanomaan oikeuden päätöksen takia, ei asiakas voi rahoittaa enää uusien Vuokrakohteiden hankintaa puitejärjestelyn ehdoin. Selvyyden vuoksi kuitenkin todetaan, että 3 Step IT:n ja Kuntahankintojen välisen väliaikaisen puitesopimuksen päättyminen ei vaikuta tällä Sopimukseen ja väliaikaisen puitesopimuksen aikana tehtyihin leasingrahoitussopimuksiin ja niissä sovittuihin elinkaaripalveluihin. Väliaikaisen sopimuksen aikana tehdyissä leasingrahoitussopimuksissa noudatetaan 3 Step IT:n ja Asiakkaan välistä palvelusopimusta, leasingsopimuksia ja niiden ehtoja koko vuokrakauden ajan ja niiden päättymiseen liittyvien palveluiden osalta. 17. Osapuolten oikeudet Osapuolilla ei ole oikeutta toimia taikka tehdä sopimuksia tai muita sitoumuksia toisen osapuolen nimissä tai lukuun. Kummallakaan osapuolella ei ole oikeutta siirtää Sopimusta kolmannelle ilman toisen osapuolen etukäteen antamaa kirjallista suostumusta. Asiakkaalla on kuitenkin aina oikeus siirtää Sopimus sellaisen taholle, jolle sen toiminta on osittain tai kokonaisuudessaan siirtynyt. 3 Step IT:llä on oikeus käyttää 3 Step IT:n ja Kuntahankintojen välisessä Puitesopimuksessa nimettyjä ja Kuntahankintojen hyväksymiä alihankkijoita palvelun tuottamisessa. Osapuolet vastaavat käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan, sekä vastaavat siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan sopimuksen mukaisia velvoitteita. Osaa 3 Step IT:n palveluista on mahdollista käyttää tavalla, joka voi edellyttää Asiakkaalta laissa yhteistoiminnasta yrityksissä säädettyä menettelyä. Asiakas sitoutuu noudattamaan voimassa olevaa lainsäädäntöä. Lisäksi Asiakkaan tulee varmistaa 3 Step IT:n palveluiden soveltuvuus Asiakkaan tarkoituksiin ja käytössä oleviin prosesseihin ja kirjanpitoon. Asiakas sekä sen edustaja ovat velvollisia toimimaan lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä ja selvittämisestä sekä Asiakkaan hyväksymien jälleenrahoittajien edellyttämällä tavalla Asiakkaan ja sen edustajien ja tosiasiallisten edunsaajien tunnistamiseksi. Se, että osapuoli jättää käyttämättä jonkin Sopimukseen perustuvan oikeutensa, ei rajoita osapuolen oikeutta myöhemmin vastaavissa tapauksissa vedota sopimusehtoihin. 18. Laskutus Vuokrat erääntyvät kolmen (3) kuukauden välein vuosineljänneksen 1. päivänä. Verkkolaskun mukana voi olla myös sähköisiä liitetiedostoja. Laskutusosoite voi poiketa Asiakkaan osoitteesta. 3 Step IT laskuttaa Asiakasta koontilaskulla, mikäli Asiakas näin haluaa. Koontilaskulla on erikseen kohta viivästyskoroille, toimenpidemaksuille ja vastaaville kuluille. Muut maksut (mm. palvelumaksut ja tuotteiden lunastukset) laskutetaan kerran kolmessa (3) kuukaudessa 3 Step IT laskuttaa Asiakasta verkkolaskulla, ellei Asiakas vaadi paperilaskua. Maksuehto on vähintään 25 päivää netto laskun päiväyksestä. 3 Step IT perii maksuhuomauksesta maksun laskukohtaisesti. Viivästyskorko on kulloinkin voimassa olevan korkolain mukainen viivästyskorko. Asiakas on velvollinen maksamaan hinnaston mukaiset maksut sekä tuotteiden vuokrat mahdollisista tuotteisiin tai palveluihin liittyvistä reklamaatioista huolimatta. Mahdollisten hyvitysten maksu on kuvattu tarkemmin palvelukuvauksessa liitteessä 4. 19. Muut ehdot Sopimus ja sen kohdassa 3 mainitut liitteet sisältävät kaiken, mitä osapuolet ovat tässä asiassa sopineet. Muutoin kuin mitä Sopimuksessa on sovittu, kaikki muutokset tai lisäykset tähän sopimukseen on sovittava kirjallisesti (myös sähköisesti tai hyväksymällä ne Käyttöomaisuusrekisterissä), jotta ne olisivat päteviä. Sopimusta on laadittu kaksi (2) samasanaista kappaletta, yksi kummallekin osapuolelle. Paikka ja päiväys Asiakas 3 Step IT Oy Allekirjoitus Nimenselvennys Asema Allekirjoitus Nimenselvennys Asema Allekirjoitus Nimenselvennys Asema