tete Work-time Attendance Software T-76.115 Kommunikaatiokäytännöt

tete Work-time Attendance Software T-76.115 Kommunikaatiokäytännöt

T-76.115 Tietojenkäsittelyopin ohjelmatyö 2(8) Group: tete Version Date Author Description 1.00 14.10.2003 Miikka Lötjönen Ensimmäinen luonnos 1.10 1.12.2003 Miikka Lötjönen I1-vaiheen palautusversio. Lisätty osuus Etenemisraportti I1 2.00 9.2.2004 Miikka Lötjönen I2-vaiheen palautusversio. Mahdolliset kommunikaatiotavat... 3 Käytetyt kommunikaatiotavat... 3 Versionhallinta... 3 Trapoli... 4 Tapaamiset... 4 Muistiot... 4 Sähköposti... 4 WWW-sivu... 4 ICQ... 4 Puhelin... 6 Muuta kommunikaatiota helpottavaa... 6 Templatet... 6 Kurinalaisuus... 6 Yhteydenpitohenkilö... 6 Coding conventions... 6 Edistyksen mittaaminen... 6 Etenemisraportti I1... 7 Etenemisraportti I2... 7 Lähteet... 8

T-76.115 Tietojenkäsittelyopin ohjelmatyö 3(8) Mahdolliset kommunikaatiotavat Kommunikaatio on aiheena sinänsä hankala, että suurimmalta osin on päätetty jo projektin alusta lähtien, miten asioita hoidetaan. Vaikea on myös olla kertomatta itsestäänselvyyksiä, joita siihen liittyy, ja toisaalta selittää tarvittavat asiat riittävällä tarkkuudella. Kommunikaatio liittyy myös oleellisesti moneen muuhun projektin läpiviennissä oleelliseen asiaan. Paljon kommunikaatiosta menee esimerkiksi suoraan versionhallinnan alueelle. Ryhmätyötä avustavia järjestelmiä on internet pullollaan, alkaen java-pohjaisista virtuaaliyhteisöistä, päätyen täysmittaisiin yritysratkaisuihin. Edellämainitut mahdollistavat usein keskustelupalstan, tiedostonjaon, kalenterinjaon, virtuaalikokoukset jne. Rehellisesti sanottuna en löytänyt ainakaan Googlen Computers/Software/Groupware-kategoriasta ja siihen liittyvistä kategorioista yhtään järjestelmää, jonka näkisin oleellisesti parantavan kommunikaatiotamme verrattuna tässä esittämiini ratkaisuihin. Microsoft Exchange ja Microsoft Project yhdistelmä olisi yksi mahdollinen perusratkaisu. Tällöin kuitenkin rajaisimme itsemme pelkästään Windowsympäristöön ja tähän ohjelmistoon ja olisimme tämän ratkaisun orjia. Microsoft on ilmeisesti itsekin huomannut tämän, sillä nykyään linkki Microsoft Project Microsoft Developer Networkissa viekin suoraan MS Office sivulle, jossa kerrotaan miten Office 2003:n uudet ominaisuudet auttavat kehityksessä. Lopulta saatta olla, että otetaan käyttöön aivan ylimitoitettu järjestelmä, vaikka paljon vähemmälläkin pärjättäisiin ja ylläpitoon/opetteluun kuluu enemmän aikaa kuin mitä järjestelmä säästää. Esimerkiksi ryhmä ei välttämättä tarvitse kalenterinjakoominaisuuksia, eikä kukaan todennäköisesti edes vaivautuisi siihen tietojaan pistämään. Tällöin apumenetelmästä muodostuu ylimääräinen taakka. Toinen rajoite, mikä tulee nopeasti vastaan on raha. Olisi mukava kokeilla uusia työkaluja, mutta yrityskäyttöön tarkoitetut järjestelmät maksavat paljon. Olemme valinneet kehitystyökaluiksi vain ilmaisia ohjelmistoja. Yksinkertaisten ja yleisesti hyväksyttyjen menetelmien käyttö saattaa olla tehokkain tapa toimia tämänlaisessa projektissa. Muutenkin, jos jokin uusi menetelmä otetaan käyttöön, koko ryhmän tulisi hyväksyä se. Kommunikaatiovälineen toimivuuden ratkaisee se, miten sitä käytetään. Sanonnan mukaan: Paras kamera ei ole se, jolla saa parhaita kuvia, vaan se, joka on mukana kun jotain mielenkiintoista tapahtuu Käytetyt kommunikaatiotavat Versionhallinta Bitkeeper (www.bitkeeper.com) valittiin projektin versionhallintaan CVS:n sijaan sen kehittyneempien ominaisuuksien ansiosta. Lisäksi suurimmalla osalla ryhmästä CVS oli jo arkipäiväinen työkalu ja haluttiin kokeilla jotain uutta ja oppia. Versionhallinnan merkitys kommunikaatiossa on oleellinen. Dokumenttien luettavuus kasvaa huomattavasti ja kommunikaatio paranee, jos muutokset dokumentoidaan selkeästi. Kaikkien tulisi submitoidessaan uusia dokumentteja kuvata riittävällä

T-76.115 Tietojenkäsittelyopin ohjelmatyö 4(8) tasolla, mitä on tehty missäkin muutoksessa. Oleellisesti versionhallintaan liittyy myös tieto siitä, mitkä osat ovat vielä työn alla, mitkä jo valmiita. Versionhallinnasta ja Bitkeeperistä lisää Tuomaksen esittelemänä. Trapoli Trapoliin tunteja kirjaamalla pysyy projektin kokonaiskuva eheänä ja kaikki saavat käsityksen kulloisestakin tilanteesta. Left-kentän käytöllä voidaan kertoa arvioidusta jäljellä olevasta työmäärästä. Tapaamiset Fyysiset tapaamiset ovat tehokkaita tiedonjaossa ja suurien linjojen suunnittelussa. Niilo varmasti pystyykin pitämään koko ryhmän statustapaamiset tiiviinä ja asiapitoisina. Kahdeksan ihmisen keskusteluryhmä ei ole paras paikka detaljitason suunnitteluun, ja näin ollen koko ryhmän tapaamisten lisäksi järjestetään työryhmien omia tapaamisia, joissa keskustellaan yksityiskohtaisemmin tietyistä aihealueista. Jokaisessa statuskokouksessa ryhmät sitten raportoivat mitä ovat miettineet, perustelevat ratkaisunsa ja selvittävät asian pääpiirteissään muille. Muistiot Tapaamisissa on aina sihteeri, joka kirjaa ylös mitä on puhuttu. Tällä tavoin ihmiset, jotka eivät ole syystä tai toisesta tapaamiseen päässeet, saavat välttämättömimmän informaation lukemalla sen muistiosta, eikä sitä tarvitse jonkun erikseen kertoa. Sähköposti Postilistalla päätettiin käyttää kaikkiin maileihin [76.115]-tunnistetta subject-rivin alussa, jolloin viestien tunnistaminen ja (automaattinen) lajittelu helpottuu huomattavasti. Postilistalle ilmoitetaan kun uusia dokumentteja tulee valmiiksi, sovitaan käytännön järjestelyistä ja kysytään jos on ongelmatilanteita. WWW-sivu Sivu sijaitsee osoitteessa http://www.hut.fi/~nfredrik/t76115/indeks.html. Kurssin kaikki materiaali on saatavilla netistä, johon se peilataan bitkeeper-repositoriosta. Tällöin kaikki asianomaiset pääsevät materiaalia katsomaan ilman bitkeeperiäkin. WWW-sivulle myös kootaan projektiin liittyviä uutisia ja päivitetään aikataulu. Sivulta löytyy myös kaikkien yhteystiedot ja tehtävänkuvaukset. Tämä on käytännössä tapaamisten lisäksi se kanava, mitä kautta asiakas ja mentor pysyvät tilanteen tasalla. ICQ Projektin edetessä ohjelmointivaiheeseen alkaa varmasti tulla paljon tilanteita, joissa täytyisi konsultoida muita ryhmän jäseniä. Sähköpostilla vastauksen saaminen voi kestää tunteja tai päiviä. Jatkuva puhelimen käyttö taas maksaa paljon, ihmisiä voi olla vaikea saada kiinni, ja huonolla tuurilla saa soitella useille ihmisille ennen kuin asia selviää. Joku nopeampi yhteydenpitotapa koettiin tarpeelliseksi. IRC on perinteinen versio tällaisesta epämuodollisesta nopeasta viestinnästä. Ryhmälle voitaisiin perustaa kanava, jolla voisi keskustella aiheesta. Käyttöönoton

T-76.115 Tietojenkäsittelyopin ohjelmatyö 5(8) kynnys kuitenkin on hieman korkeampi verrattuna instant messenger -vaihtoehtoihin. Vaihtoehtoja löytyy tähänkin, mm. ICQ, MSN Messenger, AOL Instant Messenger, Jabber jne. Itselläni ICQ on jo yhtä arkipäiväinen työkalu kuin sähköposti tai puhelin. Seuraavassa perusteluja miksi pidän ICQ-pikaviestintä toimivampana vaihtoehtona henkilökohtaiseen viestintään kuin IRC: 1. Helpompi käyttöönotto 2. Vaivattomuus 3. Tiedostojen siirto o ICQ:n ottaa käyttöön asennustiedoston lataamisen jälkeen noin kolmessa minuutissa, eikä varsinaista konfigurointia liiemmin tarvita. o IRC vaatii hieman konfigurointia ja ylläpitoa. Esimerkiksi tiedostonjako ei toimi suoraan, kanavan oikeuksista pitää pitää huolta jne. Täytyy ottaa selvää IRC-palvelimista ja niiden ominaisuuksista, esim. tuetaanko offline-viestejä. o ICQ käynnistyy automaattisesti käyttöjärjestelmän käynnistyessä ja on huomaamattomasti taustalla aina konetta käytettäessä niin kauan kuin sille tulee tarvetta. ICQ:ta ei tarvitse seurata, se ilmoittaa kyllä olemassaolostaan kun on sen aika. Myös offlineviestejä voi lähettää. o IRC:n voi myös pistää taustalle. Kysymys onkin, tekevätkö kaikki näin joka kerta kun käynnistävät koneensa ja seuraavatko he, mitä kanavalla tapahtuu? Jos vastauksen saaminen kanavalla kestää kauan, on jo helpompi käyttää perinteistä sähköpostia, joka ainakin tavoittaa kaikki. o ICQ sisältää tiedostonsiirto- ja jako-ominaisuudet. Ainut ongelma on, jos toinen koneista sisältää vainoharhaisen palomuurin, joka ei suostu päästämään liikennettä läpi. o ICQ:n viesti-ikkuna tukee RTF-dataa, joten sen kautta voidaan nopeasti jopa lähettää osia dokumenteista oikein muotoiltuna. 4. Eräs kokeilemisen arvoinen ominaisuus ohjelmassa olisi ICQ phone, jota hyödyntämällä saataisiin puheyhteys kahden työtä tekevän ryhmäläisen välille maksamatta puhelinlaskua. 5. SMS-palvelu. Suurimmalla osalla ryhmästä on Radiolinjan liittymä, jota ICQ voi käyttää ilmaisten tekstiviestien lähettämiseen ja vastaanottamiseen. IRC:n hyviä puolia ovat puolestaan: 1. Käyttöön tarvitaan vain Unix-shell, useimmiten irc on asennettuna valmiiksi. 2. IRC on vakiintunut ja perinteinen. 3. Ryhmätapaamiset ovat toimivampia kuin ICQ:ssa, joka on suunniteltu enemmänkin henkilökohtaiseen viestintään. Sekä IRC että ICQ ovat laitteistoriippumattomia, ICQ on saatavilla lähes kaikenlaisille laitteille ja käyttöjärjestelmille tekstipohjaisesta Linux-versiosta PDA-versioon. Tehokkaimmin se toimii standalone-asennuksena, mutta ICQ2Go -versiota voidaan käyttää myös jokaisessa tietokoneessa, jossa on selain ja Java asennettuna.

T-76.115 Tietojenkäsittelyopin ohjelmatyö 6(8) Puhelin Kun mikään muu ei enää auta, turvaudutaan vanhaan kunnon puhelimeen. Muuta kommunikaatiota helpottavaa Templatet Alusta lähtien olemme yrittäneet tehdä asioita tiettyjen mallien mukaan, niin kuin yleensä on tapana. Tämä säästää aikaa, ei tarvitse kiinnittää huomiota epäoleellisiin muotoseikkoihin, vaan voi keskittyä sisältöön. Esimerkiksi tämä dokumentti kaikkine muotoiluineen syntyi pelkästään lisäämällä sopivantasoiset otsikot. [versio 1.1 muutos] Ulkoasu ei kuitenkaan ole uuden dokumenttitemplaten mukainen. Kurinalaisuus Fakta on se, että menetelmä on vain yhtä hyvä kuin sen käyttäjä. Kaikille ryhmän jäsenille tulee olla selvä, miten töitä tehdään ja myös noudattaa käytettyjä periaatteita johdonmukaisesti. Yhteydenpitohenkilö On sovittu, että Niilo pitää yhteyttä asiakkaaseen ja mentoriin ja toimii heidän äänitorvena muulle ryhmälle. Tällöin ainakin joku on koko ajan selvillä tilanteesta, eikä viestit niin helposti katoa matkalle. Coding conventions Dokumentissa process_guide.rtf on määritelty käytettävät ohjelmointikäytännöt. Suurimmalta osin noudatamme Sunin määrittelemiä Java-ohjelmointikäytäntöjä. Edistyksen mittaaminen Kommunikaation toimivuudesta on hankala esittää selkeitä mittareita. Numerotietoa ei juurikaan sujuvuudesta synny, ja subjektiivisia arvioita ovat aina hankala kvantisoida. Mittaamiseen käytän kyselyä, joka tehdään ryhmälle iteraation päätteeksi. Kysymykset: 1. Miten kommunikointi ryhmän kesken on yleisesti sujunut tämän iteraation aikana? 2. Miten kommunikaatio on kehittynyt aikaisemmista iteraatioista? 3. Onko alussa sovittuja käytäntöjä noudatettu? 4. Onko esiintynyt ongelmia? Miten ongelmat ratkaistiin? 5. Mitkä työkalut olet kokenut tarpeellisimmiksi ja mistä ei ollut hyötyä? Miksi? 6. Onko jotain, mitä haluaisit parantaa tulevaisuudessa?

T-76.115 Tietojenkäsittelyopin ohjelmatyö 7(8) 7. Muita kommentteja Saaduista palautteista kootaan vaiheen etenemisraporttiin tiivistelmä ja analyysi. Etenemisraportti I1 Sovittuja käytäntöjä on noudatettu varsin hyvin. Suurempia ongelmia ei ole ollut. Kommunikaatiota on hankaloittanut lähinnä ihmisten kiireet. Tärkeisiin kysymyksiin ei välttämättä ole saanut vastausta nopeasti. Tähän mennessä kaikki ovat asentaneet ohjeiden mukaisesti ICQ-viestimen. Käyttöönotto sujui hyvin, mutta samalla todettiin, että ICQ ei ole omimmillaan ryhmäviestinnässä ja projektiryhmälle perustettiin IRC-kanava #wtas ryhmätapaamisia varten. WWW-sivun käyttö tiedonjakokanavana on jäänyt vähäiseksi. Osittain siksi, että käytetään Bitkeeperiä ja dokumenttien jako hoituu samalla, osittain siksi, että sivut ovat jääneet pitkiksi ajoiksi päivittämättä. Tähän on kuitenkin tulossa muutos. Vaiheen I2 aikana tehdään ensimmäinen kysely, joka kuvattiin edellisessä kappaleessa. Etenemisraportti I2 Mikään ei ole ratkaisevasti muuttunut edellisestä iteraatiosta. Ensimmäisen iteraation lopulla tein kyselyn, johon sain 7 vastausta. Yleinen havainto oli, että kommunikaation koettiin jalostuneen ajan kuluessa, eikä suurempia ongelmia oltu havaittu. Fyysisiä tapaamisia oli tässä iteraatiossa huomattavasti vähemmän, joten muun kommunikaation toimivuus korostui. Sähköpostia pidettiin vieläkin ylivoimaisesti tärkeimpänä kontaktimenetelmänä ja puhelinta nopeimpana. Yksityiskohtana mainittakoon, että projektipäällikön postilaatikosta löytyy jo yli 900 projektia koskevaa viestiä. Ristiriitaisimmat kommentit tulivat nopeaan viestintään tarkoitetuista keinoista, ICQ:n ja IRC:n käytöstä. Ihmiset, jotka olivat käyttäneet ICQ:ta, pitivät sitä hyödyllisenä ja IRC:n käyttäjät pitivät IRC:iä hyödyllisenä. Jotkut sanoivat, että ICQ:ta ei kannata käyttää, kun taas jotkut halusivat hyödyntää sitä enemmän. Subjektiivinen havaintoni oli, että korrelaatio ICQ:ssa oleskeluajan ja sen hyödyllisenä pitämisen kanssa oli melko täydellinen. Ihmiset ilmeisesti ovat jakaantuneet hieman kahteen leiriin, toiset ovat ICQ:ssa, toiset IRC:ssä. Parannettavaa löydettiin mm. ryhmän www-sivun päivitystiheydestä ja siitä, että ihmiset olisivat paremmin ICQ:n tai IRC:n äärellä koneella ollessaan. Toisaalta myös IRC-tapaamisia kritisoitiin tehottomiksi. Ratkaisu käyttää kaikissa dokumenteissa PDF/RTF/DOC muotoa www-sivun sijaan kyseenalaistettiin. Tarkempi analyysi kaikkien kyselyjen tuloksista tulee PSEA:n loppuraporttiin.

T-76.115 Tietojenkäsittelyopin ohjelmatyö 8(8) Lähteet Process automation and collaboration: C-Business http://www.web-enable.com/industry/processautomation.asp Sivuilla käyty 14.10.2003. BrightWork - Solutions - Software Development with MSF (Microsoft Solutions Framework http://www.teamcentral.com/solutions/software_development.htm Sivuilla käyty 14.10.2003. ICQ.com - ICQ@Work http://www.icq.com/work/ Sivuilla käyty 13.10.2003. Microsoft Exchange Server http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?url=/nhp/default.asp?contentid=280004 08 Sivuilla käyty 13.10.2003. Google Directory - Computers > Software > Groupware http://directory.google.com/top/computers/software/groupware/ Sivuilla ja monilla sen alasivuilla käyty 13.10.2003 ja 14.10.2003.