JUUPAJOEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 2/2017 SISÄLLYSLUETTELO 8 SIDONNAISUUSILMOITUSTEN KÄSITTELEMINEN... 13 9 TILINTARKASTAJAN VALINTA... 15 10 TARKASTUSLAUTAKUNNAN TYÖN AVUSTAMINEN... 16 11 ARVIOINNIN KÄYTÄNNÖN SUORITTAMINEN... 17 12 TILINTARKASTAJAN TARKASTUSSUUNNITELMA... 18 13 TARKASTUSLAUTAKUNNAN KOULUTTAUTUMINEN JA KÄYTTÖÖN TILATTAVA MATERIAALI... 19 14 TARKASTUSLAUTAKUNNAN PALKKIOT... 20 15 TARKASTUSLAUTAKUNNAN TALOUSARVIO JA MENOJEN HYVÄKSYMINEN... 21 16 KUNNAN KONSERNIOHJE... 22 17 MUUT ASIAT... 24
JUUPAJOEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 2/2017 12 TARKASTUSLAUTAKUNTA Kokouksen paikka ja aika Juupajoen kunnanvirasto, keskiviikkona 27.9.2017 alkaen klo 14.00 15.45 Läsnäolevat jäsenet Erja Räsänen Veikko Suosaari Jarmo Salmi puheenjohtaja varapuheenjohtaja jäsen Muut läsnäolevat Jorma Kesä Pirjo Koskinen JHTT-tilintarkastaja pöytäkirjanpitäjä Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Pöytäkirjantarkastajat Kokous todetaan lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Pöytäkirjan tarkastavat kaikki kokouksessa läsnä olleet jäsenet Allekirjoitukset Puheenjohtaja Erja Räsänen Pöytäkirjanpitäjä Pirjo Koskinen Pöytäkirja tarkastettu ja hyväksytty: Juupajoella 27. 9. 2017 Veikko Suosaari varapuheenjohtaja Jarmo Salmi jäsen Pöytäkirja pidetään nähtävillä kunnanvirastossa 29.9.2017 klo 9.00-15.00 sekä julkaistaan yleisessä tietoverkossa 29.9.2017.
JUUPAJOEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 2/2017 13 8 SIDONNAISUUSILMOITUSTEN KÄSITTELEMINEN Tarkastuslautakunta 15.8.2017 5 Kuntalain 410/2015 121 :n mukaan tarkastuslautakunnan tulee valvoa kuntalain a 84 :ssä säädetyn sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi. 84 :ssä sanotaan seuraavaa: 84 Sidonnaisuuksien ilmoittaminen Tämän pykälän 2 momentissa tarkoitetun kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Velvollisuus ilmoittaa sidonnaisuuksista koskee kunnanhallituksen ja maankäyttö- ja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäseniä, valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia, kunnanjohtajaa, pormestaria ja apulaispormestaria sekä kunnanhallituksen ja lautakunnan esittelijää. Ilmoitus on tehtävä kahden kuukauden kuluessa siitä, kun henkilö on tehtäväänsä valittu. Henkilön on myös ilmoitettava viivytyksettä sidonnaisuuksissa tapahtuneet muutokset. Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Tarkastuslautakunta voi tarvittaessa kehottaa ilmoitusvelvollista tekemään uuden ilmoituksen tai täydentämään jo tehtyä ilmoitusta. Kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Ilmoitusvelvollisuuden piiriin kuuluvan luottamustoimen tai tehtävän päättyessä henkilöä koskevat tiedot on poistettava rekisteristä ja tietoverkosta Sidonnaisuusilmoituslomakkeet on toimitettu ilmoitusvelvollisille kesäkuussa. Tarkastuslautakunta hyväksyy saamansa sidonnaisuusilmoitukset niiltä osin kuin ne vastaavat lain vaatimuksia. Tarvittaessa tarkastuslautakunta kehottaa tekemään uuden ilmoituksen tai täydentämään jo tehtyä ilmoitusta. Tarkastuslautakunta
JUUPAJOEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 2/2017 14 muistuttaa ilmoitusvelvollisia palauttamaan sidonnaisuusilmoituksensa, mikäli he eivät ole sitä vielä tehneet. Hyväksyttiin ehdotus yksimielisesti. Pöytäkirjaan merkittiin, että Veikko Suosaari poistui esteellisenä kokouksesta klo 16.25 sidonnaisuusilmoituksensa käsittelyn ajaksi. Tarkastuslautakunta 27.9.2017 9 Pyyntö palauttaa sidonnaisuusilmoitus on lähetetty 28.8.2017 neljälle luottamushenkilölle, joista yksi on palauttanut lomakkeen. Tarkastuslautakunta - hyväksyy saamansa sidonnaisuusilmoituksen niiltä osin kuin se vastaa lain vaatimuksia - saattaa hyväksytyt sidonnaisuusilmoitukset valtuustolle tiedoksi - päättää julkaista hyväksytyt sidonnaisuusilmoitukset kunnan kotisivuilla. Hyväksyttiin saatu sidonnaisuusilmoitus. Valtuutettiin toimistosihteeri Pirjo Koskinen hoitamaan sidonnaisuusilmoitusrekisteriä. Muistutetaan vielä henkilöitä, joilta sidonnaisuusilmoitus puuttui. Annetaan sidonnaisuusilmoitukset valtuustolle tiedoksi ja julkaistaan ne kunnan kotisivuilla.
JUUPAJOEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 2/2017 15 9 TILINTARKASTAJAN VALINTA Valtuusto on kokouksessaan 12.12.2016 35 valinnut tilintarkastajaksi toimikaudeksi 2017-2018 JHTT-yhteisö BDO Audiator Oy:n. Valtuuston päätös ja 7.8.2017 allekirjoitettu toimeksiantosopimus lähetetään esityslistan mukana. BDO Audiator Oy on esittänyt, että kunnan vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi nimetään JHTT Jorma Kesä. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi valtuuston päätöksen ja toimeksiantosopimuksen. Merkittiin tiedoksi valtuuston päätös ja toimeksiantosopimus.
JUUPAJOEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 2/2017 16 10 TARKASTUSLAUTAKUNNAN TYÖN AVUSTAMINEN Tilintarkastusyhteisö on tarjouksessaan ilmoittanut lautakunnan tukipalveluiden veloitusperusteet. Mahdollisesti tarvittavasta lautakuntatyön avustamisesta on tarpeen päättää erikseen. Tarkastuslautakunnan avustamiseen liittyviä tehtäviä ovat mm. arviointikertomuksen valmistelu siinä laajuudessa, kuin näistä tehtävistä lautakunnan kanssa sovitaan. Tarkastuslautakunta päättää siitä, miten tilintarkastaja osallistuu lautakuntatyön avustamiseen. Todetaan, että lautakuntatyön avustamiseen käytetään tilintarkastajan apua tarvittaessa.
JUUPAJOEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 2/2017 17 11 ARVIOINNIN KÄYTÄNNÖN SUORITTAMINEN Tarkastuslautakunta on asetettu hallinnon ja talouden hoidon tarkastuksen järjestämistä varten. Lautakunnan on arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla sekä arvioida talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä, jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää. Lautakunnan työn perustaksi on tarpeen valmistella ohjeellinen arviointisuunnitelma. Lautakunta käy periaatekeskustelun työskentelynsä käytännön järjestelyistä. Arviointisuunnitelma valmistellaan tässä kokouksessa tilintarkastajan valmistelun pohjalta. Valmistelu tapahtuu yhteistyössä jäljempänä esitetyn tilintarkastajan tarkastussuunnitelman valmistelun kanssa. Tarkastuslautakunta päättää hyväksyä seuraavassa kokouksessa arviointisuunnitelman vuosille 2017-2020 ja työohjelman vuodelle 2017. Arviointisuunnitelmassa todetaan, että tarkastuslautakunta käy vuosittain läpi kaikki arvioinnin palvelualueet. Yksityiskohtaisempi arviointisuunnitelma käydään läpi seuraavassa kokouksessa.
JUUPAJOEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 2/2017 18 12 TILINTARKASTAJAN TARKASTUSSUUNNITELMA Tilintarkastaja valmistelee ja esittää lautakunnalle tiedoksi toimikauttaan koskevan tarkastussuunnitelman ja tilikautta koskevan työohjelman. Tässä yhteydessä päätetään myös tilintarkastajan raportoinnista lautakunnalle. Tarkastuslautakunta päätti merkitä tiedokseen tilintarkastajan tarkastusohjelman vuodelle 2017. Merkittiin tiedoksi tilintarkastajan tarkastusohjelma vuodelle 2017.
JUUPAJOEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 2/2017 19 13 TARKASTUSLAUTAKUNNAN KOULUTTAUTUMINEN JA KÄYTTÖÖN TILATTAVA MATERIAALI Lautakunnan työn onnistumisen kannalta on tärkeää, että lautakunta perehtyy ja kouluttautuu tehtäväänsä hyvin. Lautakunta käy keskustelun ja päättää tarvittavasta perehtymissuunnitelmastaan, osallistumisesta koulutukseen ja mahdollisesti lautakunnan käyttöön hankittavasta kirjallisuudesta ja muusta materiaalista. Merkittiin, että lautakunta on käynyt koulutuksessa Jyväskylässä 13.9.2017. Muun materiaalin hankinnasta keskustellaan myöhemmin.
JUUPAJOEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 2/2017 20 14 TARKASTUSLAUTAKUNNAN PALKKIOT Kunnanhallituksen 2.5.2017 tarkistama palkkio- ja matkustussääntö on esityslistan liitteenä n:o 1. Tarkastuslautakunnan kokouksista maksetaan normaalit lautakunnan kokouspalkkiot edellä todetun mukaisesti. Mikäli lautakunta työskentelee toimituspäivän luonteisesti koko päivän, maksetaan toimituspäivältä kokonaispalkkio seuraavasti: Puheenjohtaja 110 Jäsen 90 Palkkiosäännössä on selvitetty luottamushenkilöiden ansionmenetysten korvausperiaatteet. Todetaan palkkiosäännön mukaiset palkkiot. Todettiin palkkiosäännön mukaiset palkkiot.
JUUPAJOEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 2/2017 21 15 TARKASTUSLAUTAKUNNAN TALOUSARVIO JA MENOJEN HYVÄKSYMINEN Valtuuston hyväksymän vuoden 2017 talousarvion mukaan tarkastuslautakunnan talousarvion menot ovat 7.600 euroa. Elokuun lopun tilanteen mukaan menoista on käytetty 4.001,77 euroa eli 52,7 %. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi vuoden 2017 talousarvion. Merkitään tiedoksi 2017 talousarvio ja selvitetään tarkastuslautakunnan määrärahojen riittävyys edellisinä vuosina seuraavaan kokoukseen mennessä.
JUUPAJOEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 2/2017 22 16 KUNNAN KONSERNIOHJE Kunnanhallitus 18.9.2017 148 Kuntalain 14 :n mukaan valtuusto päättää omistajaohjauksen periaatteista ja konserniohjeesta. Kuntalain 47 :n mukaan omistajaohjauksella on huolehdittava siitä, että kunnan tytäryhteisön toiminnassa otetaan huomioon kuntakonsernin kokonaisetu. Kunnan tytäryhteisön hallituksen kokoonpanossa on otettava huomioon yhteisön toimialan edellyttämä riittävä talouden ja liiketoiminnan asiantuntemus. Konserniohjetta sovelletaan kunnan tytäryhteisöjen sekä soveltuvin osin osakkuusyhteisöjen omistajaohjaukseen. Juupajoen kunnan tytäryhteisöjä ovat Juupas Oy, Ki Oy Kirjakoski, Ki Oy Kopsamon linna ja Koskitalot. Osakkuusyhteisöjä ovat Juupajoen Lämpö Oy ja Ki Oy Juupajoen Koskiportti. Konserniohjeessa annetaan tarpeelliset määräykset ainakin seuraavista asioista: 1) kuntakonsernin talouden ja investointien suunnittelusta ja ohjauksesta; 2) konsernivalvonnan ja raportoinnin sekä riskienhallinnan järjestämisestä; 3) tiedottamisesta ja kunnan luottamushenkilöiden tietojensaantioikeuden turvaamisesta; 4) velvollisuudesta hankkia kunnan kanta asiaan ennen päätöksentekoa; 5) konsernin sisäisistä palveluista; 6) kunnan tytäryhteisöjen hallitusten kokoonpanosta ja nimittämisestä; 7) kunnan tytäryhteisöjen hyvästä hallinto- ja johtamistavasta. Kuntalain 48 :n mukaan kunnan konsernijohtoon kuuluvat kunnanhallitus, kunnanjohtaja ja muut hallintosäännössä määrätyt viranomaiset. Hallintosäännössä määrätään konsernijohdon tehtävistä ja toimivallan jaosta. Konsernijohto vastaa kuntakonsernissa omistajaohjauksen toteuttamisesta sekä konsernivalvonnan järjestämisestä, jollei hallintosäännössä toisin määrätä. Esityslistan liitteenä nro 12 on luonnos konserniohjeeksi. Konserniohjetta on käsitelty laajennetussa johtoryhmässä, johon ovat osallistuneet isännöitsijä Anne Kurjanen ja Juupajoen Lämpö Oy:n toimitusjohtaja Manuel Luodelahti. EHDOTUS (Kj): Kunnanhallitus esittää valtuustolle, että se hyväksyy Juupajoen kunnan konserniohjeen. Konserniohje tulee voimaan 1.10.2017.
JUUPAJOEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 2/2017 23 Hyväksyttiin yksimielisesti. Valtuusto 25.9.2017 44 Esityslistan liitteenä n:o 2 on luonnos konserniohjeeksi. Hyväksyttiin yksimielisesti. Tarkastuslautakunta 27.9.2017 16 Esityslistan liitteenä n:o 2 on kunnan konserniohje. Tarkastuslautakunta keskustelee ohjeen vaikutuksesta lautakunnan työskentelyyn. Käytiin keskustelua ja merkitään tiedoksi.
JUUPAJOEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 2/2017 24 17 MUUT ASIAT Tarkastuslautakunta ottaa käsiteltäväksi lautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan mahdollisesti esille ottamat asiat. Merkitään, että seuraava kokous pidetään 17.11.2017 klo 9.00 ja kevään 2018 tilintarkastus on 26. 28.3.2018, jolloin lautakunnan jäsenet ovat läsnä 27. 28.3.2018.