16.11.2018 Palveluntuottaja Tapahtumakirjausohje Lääkkeiden annosjakelu - palvelusetelipalvelu
2(10) Sisällysluettelo Sisällysluettelo... 2 Edellytykset tapahtumakirjauksille... 3 Kirjautuminen palveluun... 3 Palveluvarauksen tekeminen... 4 Tapahtumatietojen kirjaaminen... 5 Asiakkaan haku... 5 Asiakkaan ostovoiman tiedot... 6 Tapahtumakirjaus... 7 Erillispussituksen tapahtumakirjaus... 7 Tapahtumakirjausten tarkistaminen... 8 Käyttäjähallinta PSOP-järjestelmässä... 8 Luo käyttäjätunnus... 8 Liitä käyttäjä palvelutiimiin... 9 Yhteystiedot... 10 Ongelmatilanteet... 10 Palveluvarauksen tekeminen ei onnistu, ostovoiman tunnisteella ei löydy... 10 Asiakasta ei löydy... 10 Vanhentunut tai unohtunut salasana... 10 Lukkiutunut PSOP-käyttäjätunnus... 10
3(10) Edellytykset tapahtumakirjauksille Palveluntuottaja on Siun soten hyväksymä palveluseteli- tai ostopalvelutuottaja Asiakas on saanut Siun sotelta ostovoimaa (eli palvelusetelin tai ostopalvelusetelin) Asiakas on antanut palveluntuottajalle setelinumeronsa, jonka avulla tuottaja tekee PSOPjärjestelmässä palveluvarauksen (luku Palveluvarauksen tekeminen). Tämä ohje koskee apteekkien lääkejakelun palvelusetelipalveluja, joiden veloitettava yksikkö on kpl. Kirjautuminen palveluun Siirry PSOP-järjestelmän sivulle: https://parastapalvelua.fi/ Kirjaudu järjestelmään PSOP-sähköpostitunnuksellasi. Anna käyttäjätunnuksesi (sähköpostiosoite) ja salasanasi. Valitse Kirjaudu sisään. Katso-tunnuksia tarvitset vain, kun lähetät täydennetyn hakemuksen tai uuden hinnaston hyväksyttäväksi.
4(10) Palveluvarauksen tekeminen Valitse yläpalkista Asiakkaat ja Tee uusi palveluvaraus -välilehti. Lisää asiakkaan antama palvelusetelin numero sille varattuun kenttään ja valitse Hae -toiminto. Huomioithan, että palveluvaraus tehdään aina jokaiselle asiakkaan setelille! Järjestelmä näyttää asiakkaan tiedot ja asiakkaalle myönnetyt palvelusisällöt. Valitse listasta palvelusisällön vierestä Tee palveluvaraus. Mikäli asiakkaalla olisi useampia lääkejakelun palvelusisältöjä riittää, kun teette yhteen palveluvarauksen. Järjestelmä näyttää palveluvarausnäkymän. Valitse palveluntuottajanosaksi se apteekki (=toimipaikka), joka asiakkaan lääkkeet pakkaa. Valintalistassa näkyvät ne yrityksesi toimipaikat, jotka palvelunjärjestäjä on hyväksynyt tämän palvelun tuottajiksi. Rastita, että asiakas on hyväksynyt sopimussuhteen yrityksesi kanssa. Paina Lähetä palveluvaraus.
5(10) Järjestelmä siirtyy Palveluvarauksetnäkymään, jossa näytetään kaikki yrityksesi ja asiakkaan välillä tehdyt palveluvaraukset. Palveluvaraus asiakkaan ostovoiman ja yrityksesi välillä on nyt luotu ja tapahtumakirjauksia on mahdollista tehdä. Tapahtumatietojen kirjaaminen Tapahtumakirjauksen tekeminen edellyttää, että palveluvaraus on tehty asiakkaan ostovoiman ja yrityksesi välille. Tapahtumakirjaukset tulee tehdä mahdollisimman pian palvelun antamisen jälkeen. Asiakkaan haku Valitse ylävalikosta Asiakkaat ja sen alta Asiakashaku -välilehti. Kirjoita kenttään asiakkaan nimi, henkilötunnus tai palvelusetelin numero ja valitse Hae. Järjestelmä näyttää asiakkaan tiedot Haepainikkeen alla. Valitse asiakas napsauttamalla asiakkaan nimeä. Olet Asiakkaan tiedot -sivulla. Syötä Asiakasnumero-kenttään yrityksesi asiakasnumero/-tunniste (maksimipituus 50 merkkiä). Tämä tieto näkyy yrityksesi saamalla laskulla ja on ainoa tieto, jolla voit yhdistää tapahtuman asiakkaaseen. Asiakasnumeron syöttäminen on kertaluonteinen tehtävä yrityksessäsi.
6(10) Asiakkaan ostovoiman tiedot Valitse yläpalkista välilehti Ostovoimat. Asiakkaan palvelusetelin tiedot avautuvat näkymään. Valitse seteli ja napsauta tekstiä Palvelusisällöt. Tässä näkymässä näet palvelusisältöjen ajantasaisen tilanteen eli montako lääkejakelua asiakkaalle on myönnetty ja paljonko setelillä on vielä käyttämättä kuluvalla jaksolla (yleensä viikko). Huomioithan, että yrityksesi on velvollinen seuraamaan, onko asiakkaalla vielä palvelua käytettävissä. Kirjataksesi tapahtuman, valitse palvelusisällön kohdalta Kirjaa uusi.
7(10) Tapahtumakirjaus Valitse palveluntuottajaosaksi se apteekki, joka jakeli lääkkeet. Palvelun antajaksi tulee oletuksena kirjautuneen käyttäjän nimi. Muuta se tarvittaessa. Valitse Alkupäivämääräksi lääkkeiden pakkauspäivä (=tapahtumapäivä). Syötä Veloitettava määrä kohtaan 1. Normaalissa annosjakelussa Kirjauksen lisätietokenttään ei kirjoiteta mitään tietoa. Valitse Kirjaa. Tapahtuman voi tallentaa myös keskeneräisenä, mikäli haluat tarkistaa ja päivittää tietoja vielä ennen lopullista kirjaamista. Keskeneräiset tapahtumat eivät koskaan siirry tilitykseen. Erillispussituksen tapahtumakirjaus Tehdään vain poikkeustilanteissa. Valitse palveluntuottajaosaksi se apteekki, joka pakkasi lääkkeet. Valitse Alkupäivämääräksi lääkkeiden pakkauspäivä (=tapahtumapäivä). Syötä Veloitettava määrä kohtaan lääkkeiden määrästä riippuen 0,2/0,4/0,6. Kirjoita Kirjauksen lisätieto -kenttään Erillistilaus. Lisätiedon kirjoittaminen on tärkeää, että saat korvauksen erillispussituksesta. Kun olet syöttänyt kaikki tiedot, valitse lopuksi Kirjaa. Lisäpussitilauksia ei tilitetä PSOP:n kautta! Muistathan, että PSOP-järjestelmä ei ole potilasjärjestelmä. Lisätietokenttään ei saa koskaan kirjoittaa mitään hoitotietoa!
8(10) Tapahtumakirjausten tarkistaminen Tapahtumat-välilehdellä voit selata yrityksesi tekemiä tapahtumakirjauksia valitulle asiakkaalle. Yksittäisen kirjauksen tiedot saat näkyviin valitsemalla tapahtumarivin lopussa Tarkastele tapahtumaa -toiminnon. Tapahtuman tietoja voit muokata tilassa Kirjattu tai Kirjattu osittain. Tapahtuman voit poistaa tilassa Kirjattu, Kirjattu osittain tai Hyväksytty. Poista-valinta on näkyvissä vain silloin, kun kirjaus on mahdollista poistaa. Muista tarkistaa, että kaikki kuukauden kirjaukset on tehty viimeistään kalenterikuukauden vaihduttua. Tilitys tapahtuu seuraavan kuun 5. päivän aamuyöstä. Tämän jälkeen virheelliset tapahtumakirjaukset ja tilitykset hyvitetään Siun soten päässä. Mikäli huomaat tehneesi virheen tapahtumakirjauksessa ja tilitys on tapahtunut, ota yhteys palvelusetelin myöntäjään. Käyttäjähallinta PSOP-järjestelmässä Luo käyttäjätunnus Valitse ylävalikosta kohta Käyttäjät. Valitse oikeasta alareunasta Luo uusi käyttäjä
9(10) Lisää käyttäjän tiedot kenttiin. Sähköpostiosoitteesta tulee käyttäjän käyttäjätunnus. Käyttäjätunnus ei ole vaihdettavissa luomisen jälkeen. Salasanan tulee olla: vähintään 10 merkkiä pitkä vähintään 1 numero isoja ja pieniä kirjaimia vähintään 1 kpl molempia. Tässä annettu salasana on väliaikainen. Järjestelmä pakottaa käyttäjän vaihtamaan salasanan ensimmäisen sisäänkirjautumisen yhteydessä. Valitse rooliksi tarpeen mukaan esim. kirjaaja tai pääkäyttäjä. Järjestelmä lähettää annettuun sähköpostiosoitteeseen henkilön käyttäjätunnuksen ja salasanan, kun valitset kohdan Lähetä käyttäjän luonnista sähköpostia. Lopuksi paina Tallenna. Muista lisätä käyttäjä myös oikeaan tiimiin (kts. Liitä käyttäjä palvelutiimiin -luku). Liitä käyttäjä palvelutiimiin Käyttäjä tulee aina liittää palvelutiimiin. Kun järjestelmän käyttö alkaa, tämän avulla hallinnoidaan asiakastietojen näkyvyyttä oikeille henkilöille. Tiimiin on mahdollista liittää käyttäjiä, mikäli palvelun hakeutuminen on aloitettu. Käyttäjät tulee lisätä tiimeihin viimeistään käytön alkamishetkellä (=palveluseteliasiakkaita voi tulla). Valitse päävalikosta Palvelutiimit. Valitse palvelunjärjestäjäksi Siun sote ja palvelu, jonka käyttäjiä haluat hallinnoida. Rastita tiimiin kuuluvat käyttäjät. Poista rasti niiltä, joiden ei kuulu kuulua tähän tiimiin.
10(10) Yhteystiedot Hakeutumiseen ja käyttöön liittyvissä ongelmatilanteissa otetaan aina ensisijaisesti yhteyttä Siun soten kyseisen palvelun yhteyshenkilöön. Lisätietoa Siun soten palveluseteli-sivuilta: http:///palvelusetelituottajat Ongelmatilanteet Palveluvarauksen tekeminen ei onnistu, ostovoiman tunnisteella ei löydy Tarkasta, että käyttäjä on liitetty oikeaan palvelutiimiin (Liitä käyttäjä palvelutiimiin). Asiakasta ei löydy Tarkasta, että käyttäjä on liitetty oikeaan palvelutiimiin (Liitä käyttäjä palvelutiimiin). Vanhentunut tai unohtunut salasana Huomioithan, että käyttäjätunnus lukkiutuu neljän virheellisen yrityksen jälkeen, joten suosittelemme, että vaihdat salasanasi jo parin epäonnistuneen yrityksen jälkeen. Tilaa uusi salasana sisäänkirjautumissivulta. Järjestelmä lähettää sähköpostiisi salasanan vaihtolinkin, joka on voimassa kaksi tuntia. Vaihtoehtoisesti voit pyytää yrityksesi pääkäyttäjää vaihtamaan salasanasi PSOP-käyttäjähallinnan kautta. Käyttäjähallinnassa vaihdettu salasana on ns. kertakäyttöinen salasana eli käyttäjän on vaihdettava se heti seuraavalla kirjautumiskerralla. Lukkiutunut PSOP-käyttäjätunnus Lukkiutuneen PSOP-käyttäjätunnuksen vapauttaminen onnistuu vain palvelunjärjestäjän palvelusta vastaavaan henkilön kautta. Voit pyytää vapauttamista sähköpostilla palveluseteli@siunsote.fi