Lapuan kaupunki Pöytäkirja 14/2018 1 (14) Tarkastuslautakunta Aika 11.09.2018 klo 17:00-18:30 Paikka kaupunginhallituksen kokoushuone Käsitellyt asiat 65 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 66 Pöytäkirjan tarkastaminen 4 67 Tilintarkastusyhteisön valinta tilikausille 2019-2022 5 68 Kaupunginjohtajan kuuleminen 9 69 Tilintarkastajan työohjelma 2018 10 70 Tarkastuslautakunnan talousarvioesitys 2019 11 71 Sidonnaisuusilmoitukset 12 72 Muut asiat 13
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 14/2018 2 (14) Tarkastuslautakunta Aika 11.09.2018 klo 17:00-18:30 Paikka kaupunginhallituksen kokoushuone Päätöksentekijät Nirha Kari puheenjohtaja Sihteeri 67 Juupajärvi Tero varapuheenjohtaja Holtinkoski Hanna jäsen Kamaja Kristiina jäsen Autio Osmo varajäsen Poissa Tauriainen Jukka jäsen Muut osallistujat Ylikangas Tuula sihteeri Poissa esteellisenä 67 :n käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. Kankare Satu kaupunginjohtaja Kuisti Tuula talousjohtaja Läsnä klo 17.00-17.20 67 Allekirjoitukset Kari Nirha puheenjohtaja sihteeri 67 Tuula Ylikangas sihteeri Käsitellyt asiat :t 65-72 Pöytäkirjan tarkastus hallintokeskus 14.9.2018 Hanna Holtinkoski Osmo Autio Pöytäkirja yleisesti nähtävänä kaupungin kotisivuilla 17.9.2018 alkaen Todistaa Juha Post hallintojohtaja-kaupunginlakimies
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 14/2018 3 (14) Tarkastuslautakunta 65 11.09.2018 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Tarkla 11.09.2018 65 Tarkastuslautakunnan kokousmenettelyssä noudatetaan hal lin to säännön määräyksiä. Kutsun antaa puheenjohtaja ja siinä on il moi tet ta va kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Tar kas tus lau ta kunnan kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jä se nis tä on saapuvilla. Asiasta päätetään puheenjohtajan se los tuk sen pohjalta. Hallintosäännön mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Kaupunginhallitus ei voi määrätä edustajaansa lautakunnan ko kouksiin. Puheenjohtaja: Tarkastuslautakunnan kokous todetaan lailliseksi ja pää tös val tai sek si. Päätös: tarkastuslautakunnan kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 14/2018 4 (14) Tarkastuslautakunta 66 11.09.2018 Pöytäkirjan tarkastaminen Tarkla 11.09.2018 66 Hallintosäännön mukaan pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan joh dol la pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja var men taa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan lautakunnan päättämällä tavalla. Puheenjohtaja: Pöytäkirja tarkastetaan hallintokeskuksessa 14.9.2018. Pöytäkirjan tar kas ta jak si valitaan tarkastuslautakunnan jäsenet Kristiina Kamaja ja Hanna Holtinkoski Päätös: pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Hanna Holtinkoski ja Osmo Autio
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 14/2018 5 (14) Tarkastuslautakunta 27 26.04.2018 Tarkastuslautakunta 67 11.09.2018 Tilintarkastusyhteisön valinta tilikausille 2019-2022 190/02.08.00/2018 Tarkla 26.04.2018 27 Valmistelija: Talousjohtaja Tuula Kuisti, puh. 06 438 4030, 044 438 4030 Lapuan kaupungin tilintarkastussopimus BDO Oy:n kanssa on voi mas sa siihen saakka, kunnes vuoden 2018 tilintarkastus on lop puun suo ri tet tu ja valtuusto on hyväksynyt vuoden 2018 ti lin pää tök sen, käytän nös sä siis kesäkuuhun 2019. Tilintarkastussopimuksen päättymisen vuoksi tulee käynnistää ti lin tarkas tus pal ve lu jen hankinta. Tarjouspyyntö on valmisteltu siten, et tä hankintakausi koskee tilikausia 2019-2022. Kuntalain 122 :n mukaan valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkas ta mis ta varten tilintarkastusyhteisön ja yhteisön on määrättävä vastuun alai sek si tilintarkastajaksi JHT-tilintarkastaja. Tar kas tus yh tei sö voidaan valita kerrallaan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja ta louden tarkastamista varten. Tarkastuslautakunnan tehtäväalue käsittää kuntalain mukaan kun nan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta huo leh ti mi sen ja lain 122 :n mukaan kunnan tytäryhteisön ti lin tar kas ta jak si on valittava kunnan tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poik kea mi seen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä. Tilintarkastusyhteisön valinnan valmistelu on osa tar kas tus lau ta kun nan vastuulle kuuluvaa hallinnon ja talouden tarkastuksen jär jes tä mis tä. Tarkastuslautakunnan toiminta tarjouskilpailun järjestäjänä ko ko kuntakonsernin puolesta perustuu kuntalakiin (121.2 kohta 4). Sen mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on kunnan ja sen ty tär yh teisö jen tarkastuksen yhteensovittamisesta huolehtiminen. Lain perustelujen mukaan yhteensovittaminen voi tarkoittaa kun ta kon ser nin tilintarkastuspalvelujen kilpailuttamisen järjestämistä kos kien muun muassa tarjouspyyntöä, tarjousvertailua ja ti lin tar kas ta ja eh dok kai den nimeämistä konserniyhteisöihin. Tytäryhteisö toimii hankintayksikkönä tilintarkastajan valinnassa. Va lin ta pää tök sen tekee tytäryhteisön yhtiökokous tai vastaava toi mi elin ao. yhteisölaissa tai yhtiöjärjestyksessä taikka säännössä mää rä tyk si toimikaudeksi.
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 14/2018 6 (14) Tarkastuslautakunta 27 26.04.2018 Tarkastuslautakunta 67 11.09.2018 Hankinnan ennakoitu arvo alittaa kansallisen kynnysarvon. Kau pun gin hankintaohjeen 4.1.2. mukaan hankinnan arvon jäädessä alle 60.000 euron tarjouspyyntö lähetetään vähintään kolmelle mah dol li sel le tarjoajalle. Tarjouksen antamiseen varataan kohtuullinen aika, vä hintään kaksi viikkoa. Kunnan ja sen tytäryhteisöjen tar kas tus pal ve lu ja käsitellään erillisinä hankintakokonaisuuksina arvioitaessa kyn nys ar vojen ylittymistä. Valintaperusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta (hin ta + laa tu). Hankkiva yksikkö tekee saatujen tarjousten pe rusteel la ver tai lun ja hankintapäätösesityksen hankintavaltuudet omaa valle pää tök sen te ki jäl le. Tarjouspyyntö on esityslistan oheisliitteenä. Tarkastuslautakunnan puheenjohtajan ehdotus: Tarkastuslautakunta hyväksyy tarjouspyyntöasiakirjan liitteineen ti lintar kas tus pal ve lui den kilpailuttamiseksi tilikausille 2019-2022. Kil pai lutuk ses sa käytetään rajoitettua menettelyä. Tarjouspyyntö lä he te tään seuraaville tilintarkastusyhteisöille: BDO Audiator Oy, KPMG Oy Ab, PwC Julkistarkastus Oy ja Ernst & Young Oy. Tilintarkastaja Tuula Ylikangas poistui esteellisenä. Pöytäkirjanpitäjäksi valittiin Kristiina Kamaja Päätös: hyväksyttiin Tarkla 11.09.2018 67 Valmistelija: Talousjohtaja Tuula Kuisti, puh. 06 438 4030, 044 438 4030 Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät BDO Audiator Oy ja KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy. Tarjoukset on avattu 28.6.2018. BDO Audiator Oy:ltä on pyydetty tarkennusta tarjouksen tietoihin. Tarjouk set täyttävät tarjouspyynnössä tarjoajalle ja tarjouspyynnölle ase tetut vaatimukset ja ne voidaan ottaa mukaan ko ko nais ta lou del li sen edullisuuden vertailuun. Kokonaistaloudellisen edullisuuden ar vioin ti pe rus teet ja painoarvot ovat:
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 14/2018 7 (14) Tarkastuslautakunta 27 26.04.2018 Tarkastuslautakunta 67 11.09.2018 - lakisääteisen tilintarkastuksen kokonaishinta sopimuskaudella 55 %/55 pistettä - tilintarkastusyhteisön kokemus kuntien tarkastuksesta (huomioidaan vuosien 2013-2017 kunta-/kuntayhtymäasiakkaat) 15 %/15 pistettä - vastuullisen tilintarkastajan kokemus kuntien,kuntayhtymien ja kunnallisten tytäryhteisöjen tarkastuksesta 15 %/15 pistettä - avustavan tarkastajan työkokemus kuntien taloushallinnosta ja kuntien tilintarkastuksesta 5 %/5 pistettä - vastuullisen tarkastajan HT/KHT-pätevyys 10 %/10 pistettä Tarjouspyyntö lomakkeineen ja tarjousten avauspöytäkirja ovat näh tävil lä kokousasiakirjoissa. Tarjousasiakirjat, lukuunottamatta sa las sa pidettäviä tietoja, tulevat julkisiksi sen jälkeen, kun asiassa on teh ty hankintasopimus. Tarjousvertailu liitteenä. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailussa tarjoajat saavat pis tei tä seuraavasti: BDO Audiator Oy 100,00 KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy 84,30 Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous on eniten pisteitä saaneella BDO Audiator Oy:llä. Tarkastuslautakunnan puheenjohtajan ehdotus: Tarkastuslautakunta esittää kaupunginvaltuustolle, että se hyväksyy BDO Audiator Oy:n tarjouksen ja valitsee tilintarkastusyhteisö BDO Audiator Oy:n kuntalain 122 :n mukaisen hallinnon ja talouden tar kas tuksen sekä tarkastuslautakunnan valmistelijan ja sih tee ri teh tä vien toteuttajaksi tilikausille 2019-2022. Vastuullisena tilintarkastaja toimii JHT/HT-tilintarkastaja Tuula Yli kan gas ja avustavana tarkastajana JHTT/HT Tuomas Mettomäki. Kaupungin konserniohjeen mukaan kaupungin tytäryhteisö valitsee tilin tar kas ta jak si kaupungin tilintarkastusyhteisön, ellei tästä poik kea mi-
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 14/2018 8 (14) Tarkastuslautakunta 27 26.04.2018 Tarkastuslautakunta 67 11.09.2018 seen ole perusteltua syytä. Tarkastuslautakunta: Merkittiin, että tilintarkastaja Tuula Ylikangas poistui esteellisenä asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. Talousjohtaja Tuula Kuisti oli läsnä kokouksessa klo 17.00-17.20 esitte le mäs sä tarjousvertailua. Sihteerinä tämän asian käsittelyn ja päätöksenteon ajan oli tar kas tuslau ta kun nan puheenjohtaja Kari Nirha. Päätettiin yksimielisesti esittää kaupunginvaltuustolle että 1. valtuusto hyväksyy BDO Audiator Oy:n tarjouksen 2. tilintarkastajan henkilö vaihdetaan toiseen samat kriteerit täyttä vään henkilöön.
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 14/2018 9 (14) Tarkastuslautakunta 68 11.09.2018 Kaupunginjohtajan kuuleminen Tarkla 11.09.2018 68 Kaupunginjohtaja Satu Kankare on kutsuttu tarkastuslautakunnan kokoukseen. Puheenjohtaja Tarkastuslautakunta merkitsee kaupunginjohtajan katsauksen tiedoksi Keskustelu: - hallintosäännön päivittäminen - konserniohjaus Päätös tarkastuslautakunta merkitsi kaupunginjohtajan katsauksen ja keskustelun tiedoksi
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 14/2018 10 (14) Tarkastuslautakunta 69 11.09.2018 Tilintarkastajan työohjelma 2018 375/00.03.01/2017 Tarkla 11.09.2018 69 Tilintarkastaja esittelee työohjelman vuodelle 2018 Puheenjohtaja Tarkastuslautakunta merkitsee tilintarkastajan työohjelman tiedoksi Päätös merkittiin tiedoksi
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 14/2018 11 (14) Tarkastuslautakunta 70 11.09.2018 Tarkastuslautakunnan talousarvioesitys 2019 295/02.02.00/2018 Tarkla 11.09.2018 70 Tarkastuslautakunnan tehtävänä on valmistella lautakunnan talousarvioesitys. Liitteenä on budjettiraami vuodelle 2019 Puheenjohtaja Tarkastuslautakunta tekee esityksen lautakunnan vuoden 2019 talousarvioksi. Päätös Tarkastuslautakunta hyväksyi talousarvioesityksen siten, että koulutusmäärärahoihin ja matkakorvauksiin lisätään molempiin 1.000. Tarkastuslautakunnan toimintakulut v. 2019 yhteensä 36.000
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 14/2018 12 (14) Tarkastuslautakunta 71 11.09.2018 Sidonnaisuusilmoitukset 376/02.02.01/2017 Tarkla 11.09.2018 71 Kuntalain 84 :n mukaan kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muista sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Sidonnaisuusilmoitus annetaan tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston käsiteltäväksi. Puheenjohtaja Tarkastuslautakunta hyväksyy jätetyt sidonnaisuusilmoitukset, saattaa ne valtuustolle tiedoksi ja päättä julkaista hyväksytyt sidonnaisuusilmoitukset kunnan kotisivuilla Tero Juupajärvi ja Kari Nirha esteellisiä käsittelemään omaa sidonnaisuusilmoitustaan Päätös hyväksyttiin
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 14/2018 13 (14) Tarkastuslautakunta 72 11.09.2018 Muut asiat Tarkla 11.09.2018 72 Päätös: Tarkastuslautakunnan seuraaava kokous on 5.10.2018 klo 8. Yhteiskoululla
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 14/2018 14 (14) Tarkastuslautakunta Oikaisuvaatimusohjeet Kokouspäivämäärä 11.9.2018 Pykälä MUUTOKSENHAKUKIELLOT Kieltojen Seuraavista päätöksistä ei saa tehdä kuntalain 91 :n mukaan oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska perusteet päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa. Pykälät 65-72 Koska päätöksestä voidaan tehdä kuntalain 89 :n 1 mom mukaan kirjallinen oikaisuvaatimus, seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla: Pykälät HallintolainkäyttöL 5 :n/muun lainsäädännön mukaan seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla. Pykälät ja valituskieltojen perusteet OIKAISUVAATIMUSOHJEET Oikaisuvaati- Seuraaviin päätöksiin tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. musviranomai- Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, osoite ja postiosoite, sähköposti, telefax nen ja -ai ka Lapuan tarkastuslautakunta Valtuustontie 8 62100 LAPUA sähköposti: kirjaamo@lapua.fi telefax: 438 4300 Pykälät Oikaisuvaatimuskirjelmän sisältö ja toimittaminen Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Oikaisuvaatimusaikaa laskettaessa tiedoksisaantipäivää ei oteta lukuun. Ks. jäljempänä Liitetään pöytäkirjaan