Oulun yliopiston hallituksen verkkokokous 29.3.2018 Kokous: 3/2018 Oulun yliopiston hallitus Kokouskutsu/esityslista Aika: Torstai 29.3.2018 klo 9.00 11.00 Paikka: Oulun yliopisto, Erkki Koiso-Kanttilan katu, X-ovi, 90570 Oulu, videoneuvottelutila SÄ111 Keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö Varma, Salmisaarenranta 11, 00180 Helsinki, videoneuvottelutila 1104 Tyrsky Hallituksen jäsenet: Murto, Risto, toimitusjohtaja, puheenjohtaja, Helsinki Hyssälä, Liisa, vanhempi neuvonantaja, varapuheenjohtaja, Helsinki Heiskanen, Miina-Anniina, kauppatieteiden ylioppilas, Oulu Hiltunen, Jukka, lehtori, Oulu Huhtala, Anni, ylijohtaja, Helsinki Huttula, Marko, professori, Oulu Kallo, Sakari, tuotantojohtaja, Oulu Kettunen, Jonne, kauppatieteiden ylioppilas, Oulu Kontio, Kimmo, tutkijatohtori, Oulu Lehenkari, Petri, professori, Oulu Sahlberg, Pasi, professori, Helsinki Walls, Mari, pääjohtaja, Helsinki Oulun yliopisto PL 8000 90014 Oulun yliopisto Muut: Niinimäki, Jouko, rehtori, Oulu Okkonen, Jarmo, henkilöstöjohtaja (paikalla 5-6 :ien kohdalla), Oulu Kiuru, Essi, hallintojohtaja, Oulu Honkamäki, Tuomas, PWC, tilintarkastaja (paikalla 4 :n kohdalla), Helsinki Huuskonen, Minna, BDO Audiator, sisäinen tarkastaja (paikalla 5 :n kohdalla), Helsinki oulun.yliopisto @ oulu.fi Puh 0294 480 000 Fax 08 344 064 www.oulu.fi 1 / 5
1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus (esittelijä Essi Kiuru) Kutsu kokoukseen oli lähetetty 22.3.2018. Kokouksessa oli läsnä johtosäännön edellyttämä määrä jäseniä. Päätösesitys: Hallitus toteaa kokouksen laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 2 Kokouksen esityslistan hyväksyminen (esittelijä Essi Kiuru) Päätösesitys: Esityslista hyväksytään. 3 Rehtorin katsaus Rehtorin katsaus ajankohtaisiin asioihin. 4 Oulun yliopiston tilinpäätöksen hyväksyminen ja tilintarkastajan tapaaminen (esittelijä Essi Kiuru) Yliopistolain 7 luvun 65 :ssä määritellään julkisoikeudellisen yliopiston tilinpäätöksen hyväksyminen ja vahvistaminen sekä vastuuvapauden myöntäminen. Lain mukaan julkisoikeudellisen yliopiston hallitus laatii yliopiston tilinpäätöksen. Julkisoikeudellisen yliopiston tilintarkastuksen toimittamiseen sekä tilintarkastajien asemaan ja vastuuseen sovelletaan tilintarkastuslakia. Oulun yliopiston tilintarkastaja on vuonna 2017 toiminut PricewaterhouseCoopers Oy päävastuullisena tilintarkastajanaan KHT Tuomas Honkamäki ja HT, JHT Outi Kirvesoja. Uudistunut tilintarkastuslaki on tullut voimaan 19.8.2016. Tilintarkastuksen kohteena on uudistuneen lain mukaan tilikauden kirjanpito, tilinpäätös sekä hallinto. Toimintakertomus on poistettu tilintarkastuksen kohteesta, mutta siitä kuitenkin lausutaan tilintarkastuskertomuksessa direktiivien edellyttämällä tavalla. Oulun yliopiston tilinpäätöksen tilintarkastuksen perusteella ei ole tullut esille asioita, mitkä estäisivät tilintarkastajia antamasta niin sanotun vakiomuotoisen tilintarkastuskertomuksen. Tilintarkastajien suorittamassa hallinnon tarkastuksessa ei ole tullut esille vastuuvapauteen vaikuttavia seikkoja. 2 / 5
Hallituksen on tehtävä tilinpäätöksen antamisen yhteydessä esitys tilikauden tuloksen käsittelystä sekä talouden tasapainottamista koskevista toimenpiteistä, jos tilikauden tulos on tappiollinen eikä taseessa ole edellisten tilikausien ylijäämää sen kattamiseen. Oulun yliopiston tilikauden 2017 tulos on 20.019.002,16 euroa ylijäämäinen ja taseen kertyneet voittovarat ovat 67.837.985,61 euroa. Yliopistolain 7 luvun 61 :n mukaisesti yliopiston kirjanpitoon sovelletaan kirjanpitolakia. Uusi kirjanpitolaki ja -asetus koskevat vuoden 2017 tilinpäätöstä, sillä uudistettu kirjanpitolaki astui voimaan 1.1.2016 lukien. Lain muutoksen vuoksi tilinpäätöksen laadintaperiaatteisiin ei ole tullut olennaisia muutoksia. Keskeneräinen projektitoiminta on vuoden 2017 tilinpäätöksessä esitetty taseen siirtosaamiset erässä aiemman vaihto-omaisuudessa esittämisen sijaan. Vuoden 2016 tilinpäätöksen vertailutiedot on muutettu vastaavasti. Yliopistolain 7 luvun 66 :n mukaisesti yliopiston vahvistettu tilinpäätös liitetietoineen ja toimintakertomus ovat julkisia asiakirjoja. Oulun yliopiston tilinpäätös ja toimintakertomus julkistetaan yliopistolain mukaisesti sen jälkeen, kun yliopistokollegio on vahvistanut tilinpäätöksen. Päätösesitys: Hallitus hyväksyy ja allekirjoittaa yhdessä rehtorin kanssa Oulun yliopiston tilinpäätöksen vuodelta 2017 ( 4 liite 1) ja tekee esityksen tilikauden tuloksen käsittelystä yliopistoalain mukaisesti. Hallitus ehdottaa, että tilikauden tulos 20.019.002,16 euroa jätetään taseeseen yliopiston vapaaseen omaan pääomaan edellisen tilikauden voittotilille. Hallitus päätti 12.2.2013 kokouksessaan perustaa vapaan rahaston, johon kohdentamattomien lahjoitusten tuotto siirretään kunkin vuoden tilinpäätöksen vahvistamisen jälkeen. Vuoden 2017 osalta kohdentamattomia lahjoituksia, jotka tulisi rahastoida, on 22.482,00 euroa. Rahastosiirto vapaaseen rahastoon tapahtuu taseen sisäisenä siirtona tilinpäätöksen hyväksymisen jälkeen. Ministeriön ohjeen mukaisesti varainhankintakampanjaan kohdennetut lahjoitukset on rahastoitu sidottuun rahastoon ja rahastointikirjaus on tehty tilinpäätössiirtojen ryhmässä tuloslaskelmassa ennen tilikauden ylijäämä erää. Varainhankintakampanjaan kohdennetut lahjoitukset katsotaan käyttötarkoitukseltaan sidotuiksi, koska niitä voidaan käyttää vain joko yliopistolain 2 :n mukaisen toiminnan tukemiseen tai koulutusalan tukemiseen. Kirjanpidon näkökulmasta rahaston tilitapahtumat eivät siten ole tulosvaikutteisia. Sidottuun rahastoon tilinpäätöksessä siirretty summa on 3.441.903,37 euroa. 3 / 5
5 Sisäisen tarkastajan raportointi (esittelijä Jarmo Okkonen) Hallitus käsitteli kokouksessaan 19.10.2016 ( 6) sisäisen tarkastuksen suunnitelmaa ja valitsi tarkastuskohteeksi vuosille 2017 ja 2018 muun muassa henkilöstöhallinnon tarkastuksen. BDO Audiator Oy toimii sisäisenä tarkastajana kauden 2015-2019. Sisäinen tarkastus antaa varmuutta yliopiston johdolle sen suhteen, että toimitaan sovittujen prosessien ja käytäntöjen mukaan. Toimiva sisäinen valvonta edistää tuloksellista toimintaa ja tavoitteiden saavuttamista, myötävaikuttaa toimimaan sovittujen sääntöjen mukaan sekä turvaa yliopiston omaisuutta. Yliopiston taloussäännössä on todettu sisäisestä tarkastuksesta seuraavasti: Sisäisen tarkastuksen tehtävä on tukea yliopiston ylintä johtoa, yliopiston riskienhallintaa ja sisäisen valvonnan arviointia sekä valvonnan mekanismien kehittämistä. Sisäinen tarkastus arvioi yliopiston toimintaprosessien tehokkuutta ja taloudellisuutta, omaisuuden hallintaa ja turvaamista, taloudellisen ja muun raportoinnin luotettavuutta sekä lakien ja määräysten noudattamista. Sisäisen tarkastuksen tavoite on myös tunnistaa väärinkäytösmahdollisuuksia ja avustaa niiden ehkäisemisessä. Hallitus hyväksyy vuosittain sisäisen tarkastuksen suunnitelman. Hallitus voi myös päättää tarvittavista muista tarkastus- ja konsultointitehtävistä. Sisäinen tarkastaja Minna Huuskonen (BDO Audiator Oy) raportoi hallitukselle strategian toimeenpanon tarkastushavainnoistaan. Päätösesitys: Hallitus keskustelee raportoiduista tarkastuksen havainnoista ja tarvittaessa evästää tarvittavien korjaavien toimenpiteiden osalta. 6 Henkilöstön palkitseminen vuoden 2017 tulokseen perustuen (esittelijä Jarmo Okkonen) Hallitus käsitteli kannustepalkkioasiaa 12.1.2018. Henkilöstön kannustepalkkio-järjestelmän palkkioiden kokonaismäärästä päättää kannustepalkkio-ohjelman mukaisesti rehtori. Tuolloin todettiin myös organisaation vahva suoriutuminen kyseisen tili- ja toimintakauden osalta sekä parantunut hyvinvointi. Hallitus päätti jatkaa asian käsittelyä sopivassa kevään 2018 kokouksessa. Päätösesitys: 4 / 5
Hallitus hyväksyy henkilöstön kannustepalkkio-ohjelman palkkioiden kokonaismäärän vuoden 2017 tulosten perusteella ja valtuuttaa rehtorin päättämään kannustepalkkioiden maksamisesta. Hallitus käsittelee myös muuta henkilöstön huomioimista. 7 Muut asiat 8 Kokouksen päättäminen 5 / 5