Tietosuojavastaavan palveluiden hankkiminen Savonlinnan kaupungilta 25.5.2018-30.4.2020
1 (5) Tietosuojavastaavan palveluiden hankkiminen Savonlinnan kaupungilta 25.5.2018-30.4.2020 1. Sopimuksen osapuolet Savonlinnan kaupunki (0166906-4) Olavinkatu 27 57130 SAVONLINNA Enonkosken kunta (0163687-9) Enonkoskentie 3 T, 58175 Enonkoski Sulkavan kunta ( 0167265-0) Kauppatie 1, 58700 Sulkava Rantasalmi (0166507-1) Poikkitie 2, 58900 Rantasalmi Ammattiopisto Samiedu (0207390-8) Pohjolankatu 4-6, PL 12, 57201 Savonlinna
2 (5) 2. Sopimuksen taustaa Euroopan unioni on hyväksynyt keväällä 2016 EU:n laajuisen tietosuojauudistuksen, jonka keskeinen osa-alue on yleinen tietosuoja-asetus (GDPR). Tietosuoja-asetus koskettaa sekä EU:ssa että sen ulkopuolella toimivia yrityksiä ja organisaatioita, jotka käsittelevät jäsenvaltioiden kansalaisten henkilötietoja. Tietosuoja-asetus astuu voimaan kahden vuoden siirtymäajan jälkeen 25. toukokuuta 2018, mihin mennessä henkilötietojen käsittelyprosessien on oltava uuden lainsäädännön mukaisia. Tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötietoja käsittelevän julkishallinnon yhteisön on nimettävä tietosuojavastaava. Tietosuojavastaava voi olla rekisterinpitäjän henkilöstöä tai hoitaa tehtäviään palvelusopimuksen perusteella. Savonlinnan kaupunki perustaa kaupunginjohtajan päätöksellä määräaikaisen tietosuojavastaavan palvelussuhteen 25.5.2018 voimaan tulevan uuden tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Tietosuojavastaavan kohdassa (4) mainitut tehtävät on tarkoitus toteuttaa Savonlinnan kaupungin ja tässä sopimuksessa mainittujen tilaajien kesken sopimuksessa mainitulla tavalla. 3. Sopimuksen tarkoitus Sopimuksen osapuolena toimivat Tilaajat ostavat Savonlinnan kaupungilta tämän ostopalvelusopimuksen kohdan 4 mukaiset tietosuojavastaavan tehtävään kuuluvat palvelut. 4. Yksityiskohtaiset ehdot Tietosuojavastaavan tehtäviin kuuluu - antaa tietoa, neuvoja ja suosituksia rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelijöille - avustaa oletusarvoisen tietosuojan rakentamisessa, johon kuuluvat käyttöoikeuksien hallintaprosessit, tietoturvapoikkeamien ilmoitusprosessi ja tietoturvatapahtumien hallinta - tietosuojalainsäädännön noudattamisen seuraaminen - henkilötietojen käsittelytoimien seuranta ja arviointi - tarpeenmukaisen tietoturva- ja tietosuojakoulutuksen järjestäminen henkilöstölle - tukea rekisteröidyn oikeuksien toteutumista - toimia valvontaviranomaisen yhteyspisteenä henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä - Laatii tilaajalle vuosittaisen tietosuoja-asetuksen edellyttämän raportin 5. Työnantajavelvoitteet Savonlinnan kaupunki on tietosuojavastaavan työnantaja. Kaupungilla on tietosuojavastaavan suhteen työnjohto- ja valvontaoikeus sekä -velvollisuus sekä muut työnantajalle säädetyt velvollisuudet ja oikeudet liittyen työn tekemiseen. 6. Savonlinnan kaupungille suoritettava korvaus Kaupunki laskuttaa kultakin kuukaudelta vakiokorvauksen, joka koostuu kuukausipalkasta 3500 euroa lisättynä työnantajakuluilla, joka on sopimuksen tekohetkellä yhteensä 4489 euroa kuukaudessa. Laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen. Laskuihin ei sisälly laskutuslisiä tai
3 (5) muita vastaavia kustannuksia. Maksuehto on 21pv netto. Mahdollisesti perittävä viivästyskorko on korkolain (633/1982) 4 :n mukainen kulloinkin voimassa oleva korko. Tuottaja sitoutuu palauttamaan tilaajille saman summan, jonka tilaaja on maksanut niiltä kuukausilta, joilta tietosuojavastaavan palveluja ei ole ollut saatavilla. Tietosuojavastaavan palvelu toteutetaan kiinteällä hinnalla koko määräaikaisen sopimuskauden ajan. Hinnantarkistus voidaan toteuttaa yhteisesti sopijapuolten kanssa. Kokonaiskustannuksesta Tilaajaosapuolet Enonkoski, Sulkava ja Rantasalmi vastaavat puolesta (½) asukasluvun suhteessa seuraavasti: -Enonkoski 18.76 % -Rantasalmi 46.99 % -Sulkava 34.25 % Savonlinnan kaupunki ja Ammattiopisto Samiedu vastaavat puolesta (½) henkilöstömäärien suhteessa seuraavasti: -Savonlinnan kaupunki 85 % -Ammattiopisto Samiedu 15% Savonlinnan kaupunki vastaa myös seuraavista työnantajalle kuuluvista kuluista: - työhuonekulut - ATK-välineet ja tietoliikennekulut - palkkalaskennan kulut - työsuojelun kulut - työterveydenhuollon kulut ja - koulutuskulut - esimieskulut Tietosuojavastaavan tehtävä hoitamisesta aiheutuvista matkakuluista ja mahdollisista päivärahoista sopimuskumppanien luona käymisestä vastaa kukin sopijakumppani osaltaan. Lisäksi kukin sopijakumppani vastaa koulutuksiin, seminaareihin, ym. tilaisuuksiin lähettämänsä henkilöstön kustannuksista. 7. Sopimuksen kesto Sopimus on voimassa määräajan 25.5.2018-30.4.2020 8. Erimielisyyksien ratkaiseminen Tätä sopimusta koskevat erimielisyydet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan osapuolten kesken neuvottelumenettelyllä. Faktuaalisesti käytyjen ja epäonnistuneiden neuvotteluiden jälkeen riitaisuudet ratkotaan viime kädessä Etelä-Savon käräjäoikeudessa 9. Sopimuksen irtisanominen ja purkaminen
4 (5) Sopimusta ei voida irtisanoa päättymään ennen sopimuksen kohdassa 7 mainittua määräaikaa ilman kaikkien osapuolten yhteistä päätöstä. Kaikkien osapuolten ollessa yhteisellä päätöksellä tämä sopimus voidaan irtisanoa päättymään kahden (2) kuukauden irtisanomisajalla irtisanomispäivästä. Myös lyhyempi irtisanomisaika on mahdollinen osapuolten yhteisellä päätöksellä Tämän sopimuksen purkaminen on yksittäisen tilaajan osalta mahdollista ilman korvausvelvollisuutta jos - Tuottaja olennaisesti laiminlyö tämän sopimuksen mukaisia tehtäviä - palveluissa on toistuvasti puutteita, eikä Tuottaja ole oikaissut menettelyään 14 päivän kuluessa siitä, kun Tuottajaa on menettelystä kirjallisesti huomautettu 10. Sopimuksen siirto Tätä sopimusta ei voi siirtää kolmansille osapuolille. 11. Muut sopimukseen liittyvät asiakirjat 12. Sopimuksen muuttaminen Tämän sopimuksen ehtojen muuttaminen on mahdollista vain ja ainoastaan kaikkien osapuolten hyväksymällä kirjallisella muutossopimuksella. 13. Sopimuksen hyäksyminen ja voimaantulo Tämä sopimus tulee voimaan, kun kaikki sopimuksen osapuolet ovat sen toimivaltaisesti allekirjoittaneet. Allekirjoittamalla tämän sopimuksen osapuolet hyväksyvät tässä sopimuksessa mainitut ehdot, sopimuksen sisällön ja sopimuksesta tulee osapuolia oikeudellisesti sitova.
5 (5) Allekirjoitukset Tästä sopimuksesesta on tehty viisi (5) samansanaista kappaletta. Ykski kullekkin sopijapuolelle. Kari Kuuramaa Kunnanjohtaja Enonkosken kunta Aki Rasimus Kaupunginlakimies Savonlinnan kaupunki Juho Järvenpää Kunnanjohtaja Sulkavan kunta Harry Åkerfelt Henkilöstöpäällikkö Ammattiopisto Samiedu Harri Korhonen Hallintopäällikkö Rantasalmi