Valmistelukomitean kokous 23.6.2010
KPK yhtiöiden perustamiseen osallistavat kunnat Tilanne 22.6.2010 klo 18.00 ICT myönteiset 92 kpl 33,9 % väestöstä ICT kielteiset 46 kpl 6,0 % väestöstä ICT avoimet 64 kpl 17,5 % väestöstä THH myönteiset 60 kpl 17,7 % väestöstä THH kielteiset 67 kpl 17,5 % väestöstä THH avoimet 74 kpl 22,2 % väestöstä
Asialista Läsnäolijoiden toteaminen Kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin valinta Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkistaminen Valmistelukomitean järjestäytyminen Työryhmien jäsenten hyväksyminen Alueellisten selvitysten tavoitteiden hyväksyminen Elokuun kokousaikojen sopiminen Muut asiat - Osakkeiden merkintähinnan porrastus - Perustamiskokous 15.9. Kuntamarkkinoilla - Toimitusjohtajien valinta tilanne katsaus - 20 suurimman kunnan tuottavuusohjelman terveiset
Läsnäolijoiden toteaminen
Kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin valinta
Puheenjohtajan ja sihteerin valinta Koska valmistelukomitea ja sen työryhmät ovat vielä muotoutumassa, esitämme että - Kokouksen puheenjohtajaksi valitaan Sitrasta Antti Kivelää - Kokouksen sihteeriksi valitaan Sitran Kari-Mikael Markkasta Timo Salminen 28.6.2010 6
Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkistaminen
Edellisen kokouksen pöytäkirja ja sen keskeiset kohdat Päätettiin, että yhtiöiden perustamiskokousta siirretään muutamalla viikolla ja Sitra etsii uuden ajankohdan. Sopiva ajankohta olisi kuntamarkkinoiden yhteydessä 15.9.2010. Päätettiin, että toistaiseksi kaikki aiesopimuksekseen liittyneet kuntatoimijat ovat valmistelukomitean jäseniä. Tavoite on, että kesäkuun aikana saadaan organisoitua valmistelukomitea ja sen alatyöryhmät sekä seudulliset selvitykset. Valmistelukomitea päätti, että yhtiöiden perustamisen valmistelu toteutetaan rinnakkain sekä alueellisesti että valtakunnallisesti. Valmistelun tavoitteena on tukea kuntatoimijoita yhtiöiden perustamisessa selvittäen kuntatoimijoiden esiin nostamia päätöksenteon kannalta keskeisiä asioita. Komitea teki seuraavat päätökset koskien yhtiöjärjestystä: - Osakkeiden merkintähinta säilyy 1 euro per kuntalainen tasolla 31.3.2011 saakka, jonka jälkeen se nousee tasolle 3 euroa per kuntalainen. - Äänivaltarajaus poistettiin
Valmistelukomitean järjestäytyminen
Valmistelukomiteaan ehdotetut henkilöt Tilanne 22.6.2010 klo 19.00 THH Kai Roslakka, Imatran kaupunki Jaana Kuuva, Kotkan kaupunki (9.6 Marja Merovuo) Heikki Nuutinen, Kuopion kaupunki Juha Willberg, Lappeenrannan kaupunki Kimmo Mikander, Mikkelin kaupunki (varajäsen Juha Ropponen) Timo Kvist, Naantalin kaupunki Juha Myyryläinen, Pukkilan kunta Pirjo Alanen, Raahen kaupunki Vesa Rantala. Taivassalon kunta Antti Kirkkola, Turun kaupunki Jukka Laiho alk 2.8.2010 Tarja Hanninen, Kouvolan kaupunki Heli Lähteenmäki, Raision kaupunki Katja Vuorinen, Limingan kunta Reijo Timperi, Inarin kj / Polarmon Oy Jukka Varonen, Valkeakosken kaupunki ICT Jussi Päkkilä, Rovaniemen kaupunki Jukka Vornanen, Kuopion kaupunki (9.6 Heikki Nuutinen) Arto Jalkanen, Jyväskylän kaupunki Reijo Kemppainen, Lappeenrannan kaupunki Kimmo Mikander, Mikkelin kaupunki (varajäsen Juha Ropponen) Juha Riekkinen, Naantalin kaupunki Marja Kariniemi, Oulun kaupunki Juha Myyryläinen, Pukkilan kunta Hannu Kallunki, Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä Antti Kirkkola, Turun kaupunki Jukka Laiho alk 2.8.2010 Pentti Itkonen, Etelä- Karjalan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä (9.6 Timo Koivu) Vesa Rantala, Taivassalon kunta Veli-Matti Laitinen, Vaasan kaupunki Jaana Kuuva, Kotkan kaupunki (9.6 Marja Merovuo) Timo Halonen, Kuusamon kaupunki Riku Moisio, Hämeenlinnan kaupunki Sirpa Mäntynen, Kouvolan kaupunki Heli Lähteenmäki, Raision kaupunki Mika Mäkinen, Lahden kaupunki Katja Vuorinen, Limingan kunta Markku Salakka, Valkeakosken kaupunki
Valmistelukomitean järjestäytyminen Koska valmistelukomitea ja sen työryhmät ovat vielä muotoutumassa, esitämme että komitean järjestäytyminen tehdään elokuun aikana Timo Salminen 28.6.2010 11
Valmistelukomitean kokousten keskeisien sisältöjen ja aikataulujen vahvistaminen Valmistelukomitean kokous 9.6. - Komitean järjestäytyminen - Tavoitteiden ja aikataulun hyväksyminen Valmistelukomitean kokous 23.6. - Alaryhmien jäsenten hyväksyminen - Muut 9.6. päätetyt asiat Valmistelukomitean kokous 11.8. klo 12-15 - Komitean järjestäytyminen - Strateginen tavoite - Omistamisen ehdot - Yhtiön perustamisasiakirjat Valmistelukomitean kokous 25.8. klo 12-15 - Henkilöstölinjaukset - Ehdotus yhtiöiden perustamisesta Ohjausryhmän kokous syyskuu - ICT Palvelut ja organisaatio - THH Palvelut ja organisaatio Ohjausryhmän kokous lokakuu - Palvelusopimukset - Organisaatio, toimenkuvat ja toimipisteet - Taloudelliset toimintaedellytykset Ohjausryhmän kokous marraskuu - Palvelutuotannon käynnistämisen aikataulu kuntatoimijoittain Ohjausryhmän kokous joulukuu - Yhteenveto ja projektin lopputuotosten hyväksyminen Yhtiöiden perustaminen 15.9. klo 15:00 Kuntatalolla Ohjausryhmän toiminta päättyy 12/2010
Ehdotus: Työryhmien jäsenten hyväksyminen
Työryhmien jako Valmistelukomitea Henkilöstö Ylätason henkilöstölinjaukset YT-neuvottelujen vaiheet Työehtosopimukset Työehdot, lomat, edut, eläkevakuutukset Palvelu-keskukseen siirtyvät vs. kuntaan jäävä henkilöstö ICT Palvelut ja organisaatio Tavoitetilan täsmennys, perustamisen ehdot Asiakkaaksi liittymisen vaiheet Organisaatio, toimenkuvat, toimipisteet Palvelu-sopimukset, tuotteet, hinnoittelu THH Palvelut ja organisaatio Tavoiteilan täsmennys, perustamisen ehdot Asiakkaaksi liittymisen vaiheet Talous- ja henkilöstöhallinnon rajaukset Talous- ja henkilöstöhallinnon tavoiteprosessit, perustiedot Organisaatio, toimenkuvat, toimipisteet Palvelu-sopimukset, tuotteet, hinnoittelu Toimitusjohtajien valinnan valmistelu Psycon tekee ilmoituksen pohjalta alustavan listan Toimitusjohtajien valintaryhmä tutustuu varteenotettavimpiin ehdokkaisiin ja ehdottaa tulevalle hallitukselle muutaman varteenotettavinta kandidaattia Perustelun yhtiön hallitukset tekevät lopulliset päätökset Sitra organisoi työryhmien toiminnan yhdessä kuntien edustajien kanssa. Kuntatoimijoiden tulee nimetä edustajat työryhmiin. Työryhmien koko on noin 10 henkilöä paitsi toimitusjohtajien valinnan valmistelussa 3-4 henkilöä
ICT Palvelut ja organisaatio Tilanne 22.6.2010 klo 19.00 Harri Ihalainen, Rovaniemen kaupunki Riku Moisio, Hämeenlinnan kaupunki Sirpa Mäntynen, Kouvolan kaupunki Markku Salakka, Valkeakosken kaupunki Jarmo Tiainen, Etelä-Savon Tietohallinto Oy - Katariina Ryhänen (varajäsen) Juha Ropponen, Miktech Oy Jaakko Ståhlberg, Turun kaupunki Jaakko Lahti-Mononen, Liedon kunta Juha Riekkinen, Naantalin kaupunki (varajäsen) THH Palvelut ja organisaatio Tilanne 22.6.2010 klo 19.00 Asko Rautala, Kouvolan kaupunki Heikki Siira, Mikkelin kaupunki Tuula Hämäläinen (varajäsen ) Jukka Varonen, Valkeakosken kaupunki Fredrik Lindström, Turun kaupunki Heli Lähteenmäki, Raision kaupunki Hannele Nurmi, Liedon kunta (varajäsen)
Henkilöstö Tilanne 22.6.2010 klo 19.00 Päivi Karhu, Kouvolan kaupunki Marja Salmi-Tuominen, Turun kaupunki Jarmo Niitynperä, Raision kaupunki Ella Hulkkonen, Paimion kaupunki (varajäsen) Jarmo Tiainen, Etelä-Savon Tietohallinto Oy Heikki Siira, Mikkelin kaupunki (varajäsen) Toimitusjohtajien valinnan valmistelu Tilanne 22.6.2010 klo 19.00 Mauri Gardin, Rovaniemen kaupunki Matti Ansala (varajäsen) Jyrki Harjula, Kouvolan kaupunki Timo Kvist, Naantalin kaupunki Heikki Nuutinen, Kuopion kaupunki Kimmo Mikander, Mikkelin kaupunki Veli-Matti Laitinen, Vaasan kaupunki
Ehdotus: Alueellisten selvitysten tavoitteiden hyväksyminen
Alueellisten selvitysten tavoitteet Alueellisten selvitysten tavoitteena on 1. Tukea kuntatoimijan päätöksentekoa KPK yhtiöiden perustamiseksi ja 2. Luoda lähtökohdat kansallisen osaamisverkoston rakentamiseen Alueelliset selvitykset tavoitteista ja kyvykkyyksistä P0 1. 2. 3a. Liittymissuunnitelma & 5. Tavoitetilan kuvaus muutospolku Nykytilatietojen vahvistaminen P2 P1 (sisältäen roolin osaamisverkostossa) 4.Tarkennettu arvoanalyysi (tarvittaessa) 3b. Kustannus-hyötyanalyysi Etenemissuunnitelma Asiakasomistajaksi liittymisestä P3 P4 KPK yhtiöiden perustamisen toimeenpano P5 Palvelukeskuksien omistajuuden periaatteiden vahvistaminen * **
Alueelliset selvitykset ja valtakunnalliset ICT ja THH työryhmät Alueelliset selvitykset yhdistetään valtakunnalliseksi ratkaisuksi työryhmissä ja valmistelukomiteassa Alueellisten selvityksien lisäksi KPK hanke informoi tuloksista ja koordinoi koko muun kuntakentän tarpeita. Painopisteenä 1) Uudet mukaan tulevat kunnat 2) Alueellisten selvityksien ulkopuoliset kunnat 3) Muut sidosryhmät mm. Kuntaliitto, muu julkishallinto jne. Varsinais- Suomi Pohjois- Suomi Pohjois- Savo Etelä- Savo Kaakkois- Suomi PK-seutu
Alueellisten selvitykset ja työryhmät Valmistelukomitea Henkilöstö Aloituskokous 18.6 ICT Palvelut ja organisaatio Varsinais-Suomi THH Palvelut ja organisaatio Toimitusjohtajan valinnan valmistelu Aloituskokous 22.6 ICT aloituskokous 14.6 THH aloituskokous 24.6 Aloituskokous 22.6 Kaakkois-Suomi Pohjois-Suomi Etelä-Savo Aloituskokous 21.6 Pohjois-Savo KuntaPro aloituskokous 15.6 KuntaPro PK-seutu
Alueellisten selvitykset THH alueelliset selvitykset, Ari Mäkinen, liitteenä ICT alueelliset selvitykset, Pekka Kantola, liitteenä Timo Salminen 28.6.2010 21
Ehdotus: Elokuun kokousaikojen sopiminen
Valmistelukomitean ja alueellisten selvitysten aikataulu kesäkuu Heinäkuu elokuu syyskuu 25 26 Kesä Loma 30 31 32 33 34 35 36 37 38 Valmistelu komitea 11.8. Valmistelu komitea 25.8. Yhtiöiden Perustaminen 15.9 Valmistelu komitea 23.6 Henkilöstö työryhmän kokous1: 12.8 Toimitusjohtajat työryhmän kokous1: 11.8 kokous 2: 20.8 ICT työryhmän kokous 1 kokous 2: 25.8 kokous 3: 26.8 kokous 3: 9.9 kokous 2 kokous 3 kokous 4 Ohjaus ryhmä pp.9. Alueelliset selvitykset THH työryhmän kokous1: 17.8 kokous 2: 25.8 kokous 3: 1.9 kokous 4: 8.9 23
Muut asiat
Muut asiat Osakkeiden merkintähinnan täsmentäminen - 1 per osake 31.3.2011 saakka (päätetty 9.6. valmistelukomiteassa) - EHDOTUS: 3 per osake 31.12.2010 saakka ja sen jälkeen 6 per osake (tämä siirtymä jäi avoimeksi 9.6. valmistelukomiteassa) Yhtiöiden perustaminen Kuntamarkkinoiden yhteydessä 15.9 kello 15:00 Kuntatalolla Toimitusjohtajien valinta tilanne katsaus 20 suurimman kunnan tuottavuusohjelman terveiset
20 suurimman kunnan tuottavuusohjelman terveiset
KPK ICT palvelukeskus operoi julkishallinnon ICTtoimintaympäristössä kuntasektorin palveluiden kehittäjänä ja järjestäjänä JulkIT (suunnitteilla) Toimii julkishallinnon korkeimpana ICT-toiminnan koordinoijana sekä ohjaajana. Linjaa lakiesitysten, suositusten ja ohjausmallin kautta valtion ja kuntien IT toimintaa. Omistaa isot kansalliset hankekokonaisuudet (SADe) sekä kerää yhteen hajanaiset neuvottelukunnat. JIP (suunnitteilla) julkishallinnon yhteisten palvelujen konseptoija, integraattori sekä järjestäjä/tuottaja Valtion IT-palvelukeskus (VIP) Järjestää valtion IT-strategian mukaisia palveluita valtiohallinnon toimijoille. KPK ICT (suunnitteilla) Toimii IT palveluiden järjestäjänä kuntasektorille omistajiensa ja JulkIT:n linjausten mukaisesti. Strategiset kumppanit: Kuntaliitto, KL Kuntahankinnat Oy, valtiohallinnon muut organisaatiot, puitejärjestelyjen piiriin kilpailutetut palvelutoimittajat, omistaja-asiakkaiden in house -yksiköt VIP JulkIT ValtIT KuntaIT JIP KPK ICT 27
LIITE: Alueellinen työskentely 28
Suunnittelun tavoitteet Luoda kuntatoimijalle selkeä kuva, miten KPK THH ja KPK ICT Oy:n palveluja hyödyntäväksi asiakasomistajaksi liitytään ja mitkä ovat liittymisen hyödyt Selvittää kuntatoimijan kannalta oleelliset KPK THH ja ICT Oy:n liittymisen kriteerit Varmistaa asiakasomistajaksi liittyvän kuntatoimijan palvelujen toiminnan jatkuvuus ja käynnissä olevien hankkeiden tavoitteiden toteutuminen liittymisvaiheen aikana Tukea alueellisen ja kansallisen osaamisverkoston käynnistämistä, vastuunjakoa ja kehittämistä Toteuttaa suunnitelmat, joiden pohjalta aiesopimuksen allekirjoittaneista kuntatoimijoista koostuva valmistelukomitea linjaa jatkotoimenpiteitä 29
Alueellinen työryhmä Varsinais-Suomi Varsinais-Suomi (278 507) *) Lieto (16 062) Masku (9 493) Mynämäki (8 058) Naantali (18 501) Nousiainen (4 861) Paimio (10 343) Raisio (24 257) Rusko (5 822) Sauvo (3 019) Taivassalo (1 690) Turku (176 401) Yhteensä 278 507 asukasta *) Asukasluku 31.3.2010 30
Alueellinen työryhmä Kaakkois-Suomi Kunnat Imatra (28 643) Lappeenranta (71 913) Kotka (54 769) Kouvola (88 149) Hamina (21517) Muut organisaatiot Kymenlaakson sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (Carea) Seutulaskenta Oy Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä (EKSOTE) Itä-Savon sosiaali- ja terveyspiirin kuntayhtymä (ISSHP) Etelä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (ESSHP) Saita Oy Medi-IT Oy Yhteensä 264 991 asukasta *) Asukasluku 31.3.2010 31
Alueellinen työryhmä Pohjois-Suomi Lappi (112 973) * Pohjois-Pohjanmaa (392 466) * - Pohjois-Pohjanmaan Sairaanhoitopiirin kautta koko maakunta mukana Yhteensä 505 439 asukasta *) Asukasluku 31.3.2010 32
Alueellinen työryhmä Pohjois-Savo Selvityksessä käsiteltävät asiat: - Kuopion hyödyt lyhyellä ja pitkällä aikavälillä - Istekki Oy:n ja Kuhilas Oy:n asemointi ja merkitys kokonaisrakenteessa - Yhtiöön mukaantulon ehdot omistajille - Yhtiöön mukaantuloon liittyvät riskit - Yhtiön liiketoimintasuunnitelman toteutumisen aikataulu (palvelut, talous) Alueellinen työryhmä Etelä-Savo Selvityksessä käsiteltävät asiat: - Mikkelin hyödyt lyhyellä ja pitkällä aikavälillä - ESTH Oy:n asemointi ja merkitys kokonaisrakenteessa - Yhtiöön mukaantulon ehdot omistajille - Yhtiöön mukaantuloon liittyvät riskit - Yhtiön liiketoimintasuunnitelman toteutumisen aikataulu (palvelut, talous) 33
Alueellinen työryhmä KuntaPro KuntaPro Oy tarjoaa kunnalle kaikki taloushallinnon ja palkkahallinnon ratkaisut. Palveluihin kuuluvat kuntien ja kuntapäättäjien puolesta myös hankintapalvelut, kilpailutus- ja rekrytointipalvelut sekä ICT-palvelut. Nämä palvelut tuotetaan kahden yrityksen, Seutukeskus Oy Hämeen ja Taloustuki Kuntapalvelut Oy:n kautta Selvityksessä käsiteltävät asiat: - KuntaPron suhde KPK-hankkeeseen - Tietojärjestelmävalinta - Seuturekryn levittäminen 34
ICT alueellinen selvitys Pekka Kantola 35
1. Suunnittelun tavoitteet Asiakasomistajaksi liittymisen suunnittelulla tuetaan kuntatoimijan omaa kehityssuunnittelua ja tähdätään kansallisen osaamisverkoston rakentamiseen KPK ICT Oy:n asiantuntijat auttavat asiakasomistajaansa löytämään kustannustehokkaita tapoja toiminnan uudistamiseen ja tuovat oman erityisosaamisensa kuntatoimijan hyödynnettäväksi. PALVELUN TOTEUTTAMISMALLI ASIAKASOMISTAJAN NÄKÖKULMASTA KANSALLISEN OSAAMISVERKOSTON RAKENTAMINEN Palvelukeskuksen palvelualueet muodostetaan verkoston tunnistettujen osaamiskyvykkyyksien mukaisesti Palvelutoiminnan näkökulmasta jokainen osaamisverkoston toimija järjestää tietyt palvelut omalle palvelualueelle Kehittämistoiminnan näkökulmasta osaamisverkoston toimijat erikoistuvat omien vahvuuksien ja kyvykkyyksien mukaisesti ja vastaavat oman erikoistumisalueen jatkuvasta kehittämisestä kansallisesti 36
Asiakasvastaava 2. Asiakkuuden hoidon hallintomalli Asiakkaaksi liittymisen suunnittelun roolit ja vastuut pohjautuvat palvelukeskuksen yleiseen asiakkuuden hoidon hallintomalliin Kuntatoimija KPK ICT palvelukeskus Kuntatoimijan johtaja Strategiset linjaukset Toiminnan ja strategian ohjaaminen Toimitusjohtaja Kuntatoimijan johto / kuntatoimijan sopimusvastaava Kuntatoimijan toimialajohto / prosessin omistajat Asiakkaan ratkaisujen hallinta Asiakkuuden hankinta & hoito Asiakkaan kehitys- ja palvelusuunnittelu Ratkaisupäällikkö Ratkaisupäällikkö Ratkaisupäällikkö Kuntatoimijan ICT Palvelun toimitus ja tuki Palvelun toimitus Palveluvastaava Pääkäyttäjä / Loppukäyttäjä Asiakaspalveluprosessi Service Desk Asiakkaaksi liittymisen suunnittelun kannalta keskeiset alueet 37
3. Asiakkaan ratkaisujen hallinta Palvelukeskuksen asiantuntijat auttavat asiakkaitansa löytämään kustannustehokkaita tapoja toiminnan uudistamiseen Ratkaisujen hallinta käsittää KPK ICT palvelukeskuksen asiakasvastaavien ja ratkaisupäälliköiden yhdessä kunnan henkilöstön kanssa tekemän palvelu- ja kehityssuunnittelun sekä KPK ICT palvelukeskuksen kautta toimitettavien palveluiden seurannan ja tuen. Kunnalle nimetty asiakasvastaava toimii kokonaisvaltaisesti linkkinä ja kontaktina kunnan ja KPK ICT palvelukeskuksen välillä. Asiakasvastaavaa tukevat ratkaisupäälliköt toimivat erityisosaajina kunnan eri toimialojen ICT-ratkaisuja koskevissa haasteissa ja muutostarpeissa. Ratkaisujen hallinnan palvelut noudattavat jatkuvan kehityksen vuosikelloa, jonka mukaisesti kunnan ICT-palveluihin liittyviä kehitysja muutostöitä suunnitellaan ja jalkautetaan. Ratkaisujen hallinta käsittää myös asiakaskohtaisen palvelukeskukseen liittymisen suunnittelun, joka kuvataan tarkemmin myöhemmin tässä esityksessä. Kunta A Suomen kuntakenttä Kunta C KPK ICT ratkaisujen hallinta Asiakasvastaava & Ratkaisupäälliköt Kunta A Kunta B Kunta C 1 Sosiaali- & terveystoimi Tekninen toimi 2 3 Sivistystoimi Hallintopalvelut Ratkaisujen hallinnan kannalta oleelliset segmentoinnin tasot: 1 Kuntatoimija 2 Kuntatoimijan toimiala Kunta B Kuntatoimija D Palveluprosessi Palveluprosessi Palveluprosessi Palveluprosessi Palveluprosessi Palveluprosessi Palveluprosessi Palveluprosessi Palveluprosessi Palveluprosessi Palveluprosessi Palveluprosessi 3 Toimialaprosessi Kuntatoimija KPK ICT 38
4. Palveluja hyödyntävän asiakkaan kokonaismuutospolku Asiakkaaksi liittymisen suunnittelu käynnistää kuntatoimijan ja palvelukeskuksen välisen yhteistyön määrittelyn ja toteutuksen Kuukausi 1 Kuukausi 2 Kuukausi 3 Kuukausi 4 Kuukausi 5 Kuukausi 6 Kuukausi 7 Kuukausi Agreement 8 Kuukausi Agreement 9 Kuukausi Agreement 10 Kuukausi Agreement 11 Kuukausi Agreement 12 Kuukausi n Palvelusopimus allekirjoitettu Palvelun Järjestämisvastuu siirtyy Käyttöönottoprojektin 1. vaihe päättyy ja palvelun optimointi voi käynnistyä Tavoitetilan mukainen toimintamalli käynnistetään Nykytila Siirtymävaihe Tavoitetila Liittymissuunnitteluprojektit 1. aalto 2. aalto n. aalto Asiakaskohtainen liittymissuunnittelu Asiakaskohtainen liittymissuunnittelu Asiakaskohtainen liittymissuunnittelu Käyttöönotto- ja vastuunsiirtoprojektit Käyttöönottoprojekti, vaihe 1 Käyttöönottoprojekti, vaihe 2 1. Organisaation muutoshallinta ja viestintä 2. Palvelun käyttöönotto 3. Palvelun optimointi Palvelun järjestämisvastuu palvelukeskuksella Asiakasomistajaksi liittymisen suunnitelman (tämän esityksen) painopistealue 39
5. Asiakasomistajaksi liittymisen suunnittelun vaiheistus Asiakkaan liittymissuunnittelua tuetaan palvelukeskuksen toimesta viisivaiheisen prosessin kautta Asiakaskohtainen liittymissuunnittelu Omistajuuden ja palvelun hankinnan sopimusneuvottelut Palvelukeskuksen omistajuuden periaatteiden vahvistaminen* (esitys yhtiöjärjestyksestä; omistajuuden hinta, äänioikeus, päätöksenteko ) P0 1. 2. 3a. Liittymissuunnitelma & 5. muutospolku Tavoitetilan kuvaus Nykytilatietojen P1 (sisältäen roolin vahvistaminen osaamisverkostossa) P2 3b. 4. Tarkennettu arvoanalyysi (tarvittaessa**) Kustannus-hyötyanalyysi Etenemissuunnitelma asiakkaaksi liittymisestä P3 P4 Sopimuksen toimeenpano P5 Omistajuuden kriteerien ja hyötyjen varmistaminen ja viestintä aiesopimuksessa mukana oleville alueen kuntatoimijoille P Etenemispäätös määriteltyjen kriteerien pohjalta * Esitys sisällöstä on osittain jo määritelty ja sitä jatketaan Valmistelukomitean toimesta ** Ensisijaisesti tarkennettu arvoanalyysi tehdään tapauksissa, joissa selvitetään olemassa olevan yhtiön tai vastaavan liittämistä osaksi KPK ICT Oy:tä. Arvoanalyysin malli on kuvattu erillisessä dokumentissa (Liite 1)
5. Asiakasomistajaksi liittymisen suunnittelun vaiheistus Prosessin vaiheissa käsiteltävät asiakokonaisuudet Vaihe 1. Nykytilatietojen vahvistaminen 2. Tavoitetilan kuvaus 3a. Liittymissuunnit. & muutospolku 3b. Asiakokonaisuus Kustannus-hyötyanalyysi 4. Arvoanalyysi (tarvittaessa) 5. Etenemissuunnitelma asiakkaaksi liittymisestä Tietohallinnon järjestämistapa Kartoitetaan tietohallinnon ja ICTtuotannon järjestämistapa. Määritellään tavoitetila järjestämistavan osalta. Kartoitetaan KPK ICT:hen mahdollisesti siirtyvä henkillöstö Tehdään suunnitelma tavoitetilassa mahdollisesti syntyneiden tarpeiden toteutukselle Kuvattu erillisessä liitteessä (Liite 1) Laaditaan ehdotus muutostoimenpiteistä järjestämistavan osalta Palvelut Kartoitetaan järjestelmät, palvelusalkku sekä palvelustrategian keskeiset tavoitteet Kartoitetaan tavoitetilan palvelutarpeet ja tehdään tavoitetilasuunnittelu priorisoinnin ja aikataulutuksen osalta Tehdään kustannus-hyöty analyysi valittujen palveluiden osalta Laaditaan tehtäväsuunnittelu siitä, miten palveluiden käyttöönotto / siirto mahdollistetaan Kuvattu erillisessä liitteessä (Liite 1) Laaditaan asiakkaalle ehdotus valittujen palveluiden hankkimiseksi palvelukeskuksesta Kehityshankkeet Luodaan kokonaisnäkymä toimijan kehityshankesalkkuun ja kerätään hankesalkun tiedot Kiinnitetään hankkeet, jotka siirtyvät KPK:n hallinnoitaviksi ja ne jotka jäävät kuntatoimijan vastuulle. Päätetään lopetettavista päällekkäisistä hankkeista Tehdään suunnitelma sovittujen hankkeiden siirrosta KPK:n hallinnoitaviksi Kuvattu erillisessä liitteessä (Liite 1) Laaditaan ehdotus palvelukeskuksen ohjaukseen mahdollisesti siirrettävistä kehityshankkeista Osaaminen Kartoitetaan kuntatoimijan avainkyvykkyydet Laaditaan tavoitetilan kuvaus kuntatoimijan roolista osaamisverkostossa Laaditaan suunnitelma roolin mukaisen toimenkuvan muodostamisesta Kuvattu erillisessä liitteessä (Liite 1) Laaditaan ehdotus kuntatoimijan roolista osaamisverkostossa 41
THH alueellinen selvitys Ari Mäkinen 42
Alueellinen THH-työryhmä aikataulu kesä heinä elo syys 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 0 1 2 Kick-off: Sisältö, aikataulu ja tavoitteet Talous- ja henkilöstöhallinnon perus- ja lisäpalvelujen rajaus, tietopyynnöt Tietojen tarkennus tarvittavilta osin Valtakunnallinen työpaja 1: 17.8 Valtakunnallinen työpaja 2: 25.8 Työpaja 1: pvm? Prosessit, henkilöstö, henkilöstö- ja muut kustannukset Työpaja 2: pvm? Tietojärjestelmät, tietojärjestelmä- ja siirtymäkustannukset Työpaja 3: pvm? Yhteenveto ja validointi, aikataulutus Valtakunnallinen työpaja 3: 1.9 Valtakunnallinen työpaja 4: 8.9 43
Kick-off (vko 25): Sisältö, rajaukset ja tietopyynnöt Projektin sisältö, tavoitteet ja aikataulu Taloushallinnon perus- ja lisäpalvelujen alustava rajaus - Kirjanpito, käyttöomaisuuskirjanpito, tilinpäätökset, konsernitilinpäätökset ja lakisääteinen raportointi - Myyntilaskut, myyntireskontra ja perintä - Ostolaskut ja ostoreskontra - Matka- ja kululaskut - Maksuliikenne ja kassanhallinta - Sisäinen laskutus - Taloushallinnon raportointi - Lisäpalvelut (taloussuunnittelu, controllertoiminnot jne.) Henkilöstöhallinnon perus- ja lisäpalvelujen alustava rajaus - Palkanlaskenta - Palvelussuhdetietojen hallinta - Henkilöstöhallinnon raportointi - Lisäpalvelut (rekrytointi, koulutus, osaamisen kehittäminen jne.) Rajaukset suhteessa kuntakonserniin Tarkennettavat tiedot työpajoihin - Kustannuksista tarkastellaan vuoden 2009 toteumaa, vuoden 2010 budjettia sekä 2011-2015 ennustetta/arviota/suunnitelmaa em. rajauksen puitteissa - Selvityksessä tarkastellaan kuntatoimijan koko talous- ja henkilöstöhallintoa (palvelukeskukseen siirtyvä osuus ja kuntatoimijalle jäävä osuus) Työpajojen ajankohdista sopiminen 44
THH-työpaja 1 (vko 32): Prosessit, henkilöstö, henkilöstö- ja muut kustannukset, organisaatio Kuntatoimijan perustiedot - Väestö - Henkilöstö jne. Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit ja niiden volyymit - Ostolaskujen lkm/vuosi - Palkkalaskelmien lkm/vuosi jne. Talous- ja henkilöstöhallinnon henkilöstö - Palvelukeskukseen siirtyvä henkilöstö - Kuntatoimijalle jäävä henkilöstö - Eläköitymisennuste (2011-2015) - Henkilötyövuodet per talous- ja henkilöstöhallinnon prosessi Henkilöstökustannukset - Palkat, henkilösivukulut jne. Muut kustannukset - Tilakustannukset - Palvelusopimuskustannukset: Tulostus, postitus, perintä jne. - Yleis- ja hallintokustannukset, sisäiset veloitukset 45
THH-työpaja 2 (vko 33): Tietojärjestelmät ja tietojärjestelmäja siirtymäkustannukset Tietojärjestelmät - Käytössä olevat talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät ja niiden elinkaari - Liittymät kuntatoimijan perusjärjestelmiin - Perustietojen hallinta IT-kustannukset - Lisenssihankinnat ja niiden poistot - Kehittäminen ja niiden poistot - Ylläpito - Käyttöpalvelut (palvelimet jne.) - Työasemat - Muut Yhteinen tietojärjestelmäratkaisu - Toiminnanohjausjärjestelmä vai - Järjestelmät palveluna vai - Jokin tällä hetkellä käytössä olevista ratkaisuista Siirtymä, siirtymäkustannukset - Kustannukset, jotka aiheutuvat yhteiseen tietojärjestelmään ja prosesseihin siirtymisestä 46
THH-työpaja 3 (vko 34): Yhteenveto ja validointi, aikataulutus Alueellisen Business Casen validointi perustuen kunkin kuntatoimijan erillislaskelmaan ja yhteiseen palvelukeskusvaihtoehtoon Organisaatio ja toimipisteet Prosessien yhtenäistäminen Tietojärjestelmien yhtenäistäminen Perustietojen yhtenäistäminen - Tilikartta - Muut laskentatunnisteet - Toimittajat, asiakkaat Siirtymäaikataulu kullekin kuntatoimijalle Alueellisen palvelukeskuksen suhde valtakunnalliseen palvelukeskukseen 47