Dnro YHLA 844/2017 16.3.2017 TARJOUSPYYNTÖ, HENKILÖKULJETUKSET Janakkalan koululaisten ja esikoululaisten kuljetukset (laajennusoptiona muut asiakasryhmät) Hämeenlinnan kaupunki järjestää tarjouskilpailun Janakkalan kunnan henkilökuljetusten hoitamisesta. Hämeenlinnan kaupunki toimii Janakkalan kunnan valtuuttamana tilaajana mm. hankinnan järjestämisessä ja sopimusten valvonnassa. Sisällys 1 TILAAJA... 2 2 TARJOAJAT... 2 3 TARJOUSKILPAILUN KOHDE... 2 4 SOPIMUSAIKA... 2 5 KULJETUSSOPIMUKSEN PERIAATTEET... 3 6 TARJOAJAN KELPOISUUS... 3 6.1 Lupa toiminnan harjoittamiseen... 3 6.2 Tarjousyhteenliittymät... 3 6.3 Alihankinta... 3 6.4 Rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät edellytykset... 4 6.5 Tarjoajan kelpoisuuden todentaminen... 4 6.5.1 Tarjoukseen liitettävät asiakirjat ja selvitykset tarjoajasta... 4 6.5.2 Asiakirjanäyttö voittaneelta tarjoajalta tai tilaajan erikseen pyytäessä... 5 7 HANKITTAVAN PALVELUN TEKNISET VÄHIMMÄISVAATIMUKSET... 6 7.1 Kalusto... 6 7.2 Palvelun laatu... 7 7.3 Varikkopalvelut... 7 7.4 Liikennehenkilökunta... 7 7.5 Mahdolliset lisäselvitykset... 8 8 TARJOUKSET... 8 8.1 Tarjouksen sisältö... 8 8.2 Tarjoushinnat... 8 9 LIPPU-, MAKSU-, JA INFORMAATIOJÄRJESTELMÄ... 9 10 HANKINTAMENETTELY... 9 10.1 Ilmoitus ja tarjouspyyntöasiakirjat... 9 10.2 Tiedustelut... 9 10.3 Tarjouspyynnön täsmentäminen... 9 10.4 Tarjousten jättäminen ja voimassaolo... 10 11 TARJOUSTEN arviointi JA TARJOUSKILPAILUN RATKAISEMINEN... 10 11.1. Tarjouskilpailun ratkaisuajankohta, ratkaisusta ilmoittaminen ja sopimuksen allekirjoittaminen... 10 11.2. Tarjoajan sulkeminen tarjouskilpailun ulkopuolelle... 10 11.3. Tarjouksen hylkääminen... 11 11.4. Tarjouskilpailun ratkaisuperiaatteet... 11 11.5. Varaliikenteenharjoittajan valinta... 12 11.6. Hankinnan keskeyttäminen... 13 12. SOPIMUS JA VAKUUS... 13 13. TARJOUSTEN LUOTTAMUKSELLISUUS... 13 14. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS... 13 Liiteluettelo s. 14 Hämeenlinnan kaupunki Yhdyskunta- ja ympäristöpalvelut Raatihuoneenkatu 9, 3.krs 13100 Hämeenlinna Joukkoliikennekoordinaattori Maarit Kaartokallio Puh. (03) 621 3850 www.hameenlinna.fi etunimi.sukunimi@hameenlinnna.fi
1 TILAAJA Hämeenlinnan kaupunki Yhdyskunta- ja ympäristöpalvelut Raatihuoneenkatu 9, 3.krs 13100 Hämeenlinna http://www.hameenlinna.fi/paatoksenteko-ja-talous/tarjouspyynnot/ yhteyshenkilö:kuljetussuunnittelija Rea Koivula rea.koivula@hameenlinna.fi, puh. 03-621 5328 Hankintayksikkönä kilpailutuksessa toimii voimassaolevan kuntien välisen henkilökuljetusten yhteistoimintasopimuksen mukaisesti Hämeenlinnan kaupunki. Janakkalan kunta allekirjoittaa sopimuksen tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kanssa. Hankinta sisältää pääasiassa Janakkalan kunnan sivistystoimen kuljetuksia. Myös muiden hallintokuntien kuljetuksia voidaan lisätä kuljetuksiin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvatulla tavalla. 2 TARJOAJAT Tarjouskilpailu on avoin kaikille liikenteenharjoittajille, joilla on joukkoliikennelain (869/2009) perusteella oikeus henkilöliikenteen harjoittamiseen tai vaihtoehtoisesti taksilupa (taksiliikennelaki 217/2007). (Tarjouspyynnössä liitteineen käytetään pääasiassa kaluston nimityksenä linja-autoa, mutta vaatimukset koskevat soveltuvin osin myös mahdollista taksikalustoa.) Liikenteenharjoittajien oikeudesta muodostaa tarjousyhteenliittymä yhteisen tarjouksen tekemiseksi on todettu kohdassa 6.2. sekä liitteessä 1. Liikenteen harjoittamiseen tarvittavan luvan voimassaoloajan umpeutuminen kesken sopimuskauden ei estä liikenteenharjoittajaa ottamasta osaa tarjouskilpailuun. Liikenteenharjoittaja vastaa kuitenkin vahingoista, joita tilaajalle mahdollisesti aiheutuu, jos hankintasopimus purkautuu kesken sopimuskauden siitä syystä, ettei liikenteenharjoittajan liikennelupaa uudisteta. 3 TARJOUSKILPAILUN KOHDE Tarjouskilpailu koskee kuljetussopimuksia Janakkalan alueella: Kohde J1: Virala-Tarinmaa-Turenki Kohde J2: Harviala-Heinäjoki-Turenki-Leppäkoski-Tanttala Kohde J3: Tarinmaa-Turenki-Leppäkoski Kohde J4: Vähikkälä-Tervakoski-Leppäkoski Kohde J5: Tervakoski-Leppäkoski Kohteiden tarkempi määrittely on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 2 Kilpailukohteiden määrittely. 4 SOPIMUSAIKA Sopimusaika on kaksi (2) vuotta 10.8.2017 8.6.2019. Sopimuskautta voidaan sen päätyttyä kuitenkin vielä jatkaa (optiokausi), jos molemmat sopijapuolet sen hyväksyvät. Optiokauden pituus on enintään 2 vuotta 5.6.2021 asti. Liikenteenharjoittaja ja tilaaja käyvät jatko-optioneuvottelut kevään 2019 aikana. 2
5 KULJETUSSOPIMUKSEN PERIAATTEET Liitteessä 2 Kilpailukohteiden määrittely on esitetty kohdekohtaiset ohjeelliset kuljetusalueet. Tilaajan ja tarjouskohteen voittavan liikenteenharjoittajan välille tehdään hankintasopimus. Tilaajan osoittamat koululaisten, esikoululaisten, (ikäihmisten ja vammaisten) kuljetukset sisältyvät kilometrihintaan, eikä liikenteenharjoittaja saa heidän kuljettamisestaan erillisiä lipputuloja. Hankintakauden aikana kuljetuksissa saattaa tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan hankinnan/toiminnan järjestämiseen, laajentamiseen tai supistamiseen (tällä hetkellä tiedossa mm. Heinäjoen koulun mahdollinen lakkautus v. 2018 kesällä). Tällöin laadittavaa sopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä liikenteenharjoittajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan liikenteenharjoittaja sitoutuu tähän ehtoon. Muutoksista sovitaan kirjallisesti. 6 TARJOAJAN KELPOISUUS 6.1 Lupa toiminnan harjoittamiseen Tarjoajalla tulee olla sopimuskauden ajan voimassaoleva joukkoliikennelupa tai taksilupa. 6.2 Tarjousyhteenliittymät Liikenteenharjoittajat voivat voimassa olevan kilpailulainsäädännön puitteissa muodostaa tarjousyhteenliittymiä, jotka jättävät yhteisiä tarjouksia kilpailtavana olevasta liikenteestä. Tarjousyhteenliittymä voidaan muodostaa esimerkiksi silloin, kun yksittäisen liikenteenharjoittajan resurssit, kuten autojen määrä, eivät riitä hankinnan kohteena olevan liikenteen hoitamiseen. Yhteistarjoukseen ja tarjousyhteenliittymään osallistuvilla yrityksillä on näyttövelvollisuus yhteistyön sallittavuudesta. Tarjousyhteenliittymään kuuluvat liikenteenharjoittajat vastaavat yhteisvastuullisesti liikennöintisopimuksen mukaisista velvoitteista. Tarjousyhteenliittymää kohdellaan itsenäisenä oikeushenkilönä. Tilaajalla on oikeus edellyttää mahdolliselta tarjousyhteenliittymältä yritysten välisiä sopimuksia tai muita sopimuksia toteutettavista järjestelyistä, joilla osoitetaan, että vaaditut edellytykset täyttävät voimavarat ovat tarjoajien/ryhmittymien käytettävissä sopimusaikana hankintasopimuksen asianmukaiseksi toteuttamiseksi. Tällaisia selvityksiä voi toimittaa tarjouksen antamisen yhteydessä ja tulee toimittaa pyydettäessä. Tarjousyhteenliittymä nimeää liikenteestä vastaavan henkilön. 6.3 Alihankinta Jos liikennöinnissä käytetään alihankkijaa, kuuluu vastuu liikenteen hoidosta liikennöintisopimuksen tehneelle liikenteenharjoittajalle. Alihankinnasta on määritetty tarkemmin sopimusluonnoksessa. Tarjoajan tulee ilmoittaa tiedossa olevat alihankkijat tarjouksessaan. Alihankkijan kelpoisuus ratkaistaan samoilla perusteilla, kuin varsinaisen liikenteenharjoittajankin kelpoisuus. Alihankkija on vaihdettava jos alihankkijaa koskee hankintalain 80 :n mukainen pakollinen poissulkemisperuste. Tilaaja voi vaatia alihankkijaa korvattavaksi toisella alihankkijalla mikäli alihankkijaa koskee hankintalain 81 :ssä mainittu harkin- 3
nanvarainen poissulkemisperuste. Alihankkijan vaihtumisesta sopimusaikana on ilmoitettava tilaajalle. Alihankkijalla tarkoitetaan kaikkia liikenteenharjoittajaan sopimussuhteessa olevia osapuolia, jotka osallistuvat liikenteen hoitamiseen. 6.4 Rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät edellytykset Tarjoajan on täytettävä hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät taloudelliset edellytykset. Tarjoaja, joka ei täytä asetettuja vaatimuksia tai jonka tarjous ei sisällä pyydettyjä selvityksiä, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjoajan edellytyksiä hankinnan suorittamiseen arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella. Hankintayksikkö voi myös tarkistaa tarjoajan taloudelliset edellytykset ja luottotiedot yleisesti käytetyistä rekistereistä. Tarjoajalla tulee olla Y-tunnus. Tarjoajan tulee olla maksanut kaikki lainsäädännön mukaiset verot, lakisääteiset sosiaaliturvamaksut ja lakisääteiset eläkemaksut. Tilaaja voi päätöksellään sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, joka on laiminlyönyt velvollisuutensa maksaa veroja tai sosiaaliturvamaksuja. Tilaaja pidättää itsellään oikeuden arvioida tarjoajan taloudelliset edellytykset toimia, mikäli tarjoajalla on verovelkaa, maksamattomia sosiaaliturvamaksuja tai eläkevakuutusmaksuja. Tässä arvioinnissa otetaan huomioon myös tarjoajan antama selvitys siitä, onko verovelkaa tai erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusuunnitelma/maksusopimus tehty. Koululaiskuljetukset ovat luonteeltaan linja-autoliikennettä. Kuljetuksissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa alan työehtosopimusta joko työehtosopimuslain tai yleissitovuuden perusteella sekä voimassa olevaa oikeuskäytäntöä. Liikennöitäessä taksiliikenneluvalla noudatetaan vaihtoehtoisesti taksiliikennöintiin soveltuvaa työehtosopimusta. Tarjoajan tulee järjestää työntekijöille lakisääteinen työterveyshuolto. Tarjoajan tulee olla merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. 6.5 Tarjoajan kelpoisuuden todentaminen 6.5.1 Tarjoukseen liitettävät asiakirjat ja selvitykset tarjoajasta 1) Yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja ESPD Tarjoaja voidaan sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle hankintalainsäädännön mukaisen poissulkemisperusteen nojalla. Tarjoajan tulee vakuuttaa yhteisellä eurooppalaisella hankinta-asiakirjalla (ESPD-lomake), ettei sitä rasita hankintalainsäädännössä tarkoitettu poissulkemisperuste ja että se täyttää hankintayksikön asettamat soveltuvuusvaatimukset. Tarjoajan tulee täyttää yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja (ESPD-lomake). ESPD-lomake on vakiomuotoinen asiakirja, jolla tarjoaja vakuuttaa, ettei sitä rasita poissulkemisperuste, ja että se täyttää hankintayksikön asettamat soveltuvuusvaatimukset. Lomake perustuu EU-asetukseen nro 2016/7 ja sitä käytetään alustavana näyttönä julkisten hankintamenettelyjen edellytysten täyttymisestä. Hankinta-asiakirjan ansiosta tarjousten tekijöiden ei enää tarvitse antaa täyttä 4
asiakirjanäyttöä. ESPD-palvelun osoite: https://ec.europa.eu/tools/espd/filter?lang=fi 6.5.2 Asiakirjanäyttö voittaneelta tarjoajalta tai tilaajan erikseen pyytäessä Voittaneen tarjoajan tulee antaa täysi asiakirjanäyttö ja tilaaja voi tarvittaessa pyytää kaikilta tai osalta tarjoajista asiakirjanäyttöä jo ennen hankintapäätöstä. Voittaneen tarjoajan tulee antaa täysi asiakirjanäyttö kahden (2) viikon sisällä hankintapäätöksen tiedoksiantopäivämäärästä toimittamalla asiakirjat kuljetussuunnittelijalle. Toimitettavat tiedot liikenteenharjoittajasta 1) kopio joukkoliikenneluvasta/taksiluvasta 2) kaupparekisteriote, voimassaolevin tiedoin sijoittumismaan lainsäädännön mukainen rekisteriote rekisteröitymisestä ammatti- tai elinkeinorekisteriin 3) todistus verojen maksamisesta, enintään 3 kk vanha selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin selvitys siitä, ettei yrityksellä ole verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetun lain (1346/1999) 20 b :n 1 momentin 2 kohdassa tarkoitettua verovelkaa taikka viranomaisen antama selvitys verovelan määrästä ja asianomaisen viranomaisen antama lausunto sopimuksen noudattamisesta 4) todistus eläkemaksujen maksamisesta, enintään 3 kk vanha todistukset työntekijöiden eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty 5) rikosrekisteriote, enintään 12 kk vanha rikosrekisterilain (770/1993) 6 :n 8 momentissa ja 6 b :ssä tarkoitettu ote rikosrekisteristä taikka ehdokkaan tai tarjoajan tai sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenen tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävän henkilön alkuperämaan tai sijoittautumismaan toimivaltaisen viranomaisen antama ote rikosrekisteristä selvityksenä siitä koskeeko yritystä Hankintalain 80 :ssä tarkoitettu pakollinen poissulkemisperuste 6) tilinpäätösasiakirjat kahdelta viimeiseltä tilikaudelta, ellei niitä ole toimitettu tilaajalle jo aiemmin tai ellei kyseessä ole uusi yritys, jonka tilikausi ei vielä ole päättynyt (tilinpäätösasiakirjoihin kuuluvat tuloslaskelma, tase, liitetiedot ja tilintarkastuskertomus) 7) liikenteenharjoittajan selvitys siitä, mitä työehtosopimusta liikennehenkilökunnan osalta noudatetaan, ja kuinka liikennettä hoitamaan mahdollisesti tarvittava lisähenkilöstö tullaan palkkaamaan 8) selvitys työterveyshuollon järjestämisestä 9) joukkoliikennelain mukainen laatulupaus 5
ja tarvittaessa tuloste liikenteenharjoittajan internetsivusta ja sivun internetosoite (ei koske takseja) 10) selvitys tarjousyhteenliittymästä ja mahdollisista alihankkijoista edellä kohdissa 1-9 mainittuine tietoineen. Tilaajan erikseen pyytäessä: 11) Pankin tai muun luottolaitoksen antama lausunto tarjoajan luottokelpoisuudesta. Perustellusta syystä tilaaja hyväksyy myös muun kuin edellä mainitut asiakirjat näytöksi tarjoajan luottokelpoisuudesta ja taloudellisesta asemasta. Jos tarjoajalla, yhteenliittymällä tai alihankkijalla on maksamattomia verovelkoja, sosiaaliturva- tai eläkemaksuja, tulee heidän toimittaa velan luonteesta riippuen verovelkatodistus, todistus eläkemaksuveloista, sopimus verojen/maksujen maksamisesta ja asianomaisen viranomaisen antama lausunto sopimuksen noudattamisesta. Jos tarjoaja on rekisteröitynyt tilaajavastuu.fi -palveluun ja pyydetyt tiedot ilmenevät Tilaajavastuu.fi -yritysraportista, tuloste yritysraportista riittää annetuksi selvitykseksi kohtien 2, 3, 4, 7 ja 8 osalta. Tarjoaja on velvollinen toimittamaan tilaajalle tilaajavastuulain (678/2015) 5 :n mukaiset selvitykset tilaajan niin vaatiessa. Tiedot alihankinnasta Jos liikenteenharjoittaja käyttää alihankkijaa, tulee antaa selvitys, mikä osuus liikennöinnistä on tarkoitus suorittaa alihankintana. Tarjouskilpailussa valitun liikenteenharjoittajan tulee hyväksyttää käyttämänsä alihankkijat etukäteen tilaajalla. Alihankkijasta tulee toimittaa myös tilaajavastuulain (678/2015) edellyttämät selvitykset. Alihankkijalla tarkoitetaan kaikkia liikenteenharjoittajaan sopimussuhteessa olevia osapuolia, jotka osallistuvat liikenteen hoitamiseen. Myös konsernin sisäinen alihankinta katsotaan alihankinnaksi. Liikenteenharjoittajalla ei ole oikeutta ilman tilaajalta etukäteen saatua kirjallista suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. 7 HANKITTAVAN PALVELUN TEKNISET VÄHIMMÄISVAATIMUKSET 7.1 Kalusto Liikenteessä noudatetaan liitettä 3 "Linja-autokalustoa koskevat vaatimukset, jossa on esitetty linja-autojen ominaisuuksia koskevat tilaajan asettamat vähimmäisvaatimukset. (Vaatimukset koskevat soveltuvin osin myös mahdollista taksikalustoa.) Liitteesä 2 Kilpailukohteiden määrittely on esitetty kohdekohtaisesti vähimmäisvaatimukset kaluston koolle ja ja Euro-luokitukselle sekä kaluston iälle. Tarjoaja ilmoittaa kaluston ominaisuudet hinta- ja kalustolomakkeella, liite 6. Liikenteenharjoittajan oikeutta ottaa osaa tarjouskilpailuun ei rajoiteta viran puolesta hänen liikenneluvassaan määritellyn automäärän perusteella. Liikenteenharjoittaja voi siten tehdä tarjouksen myös useammasta kohteesta, vaikka näiden kohteiden edellyttämä automäärä yhteenlaskettuna ylittäisikin liikenteenharjoittajan luvassa vahvistetun määrän. 6
Liikenteenharjoittajan tulee kuitenkin tarjousta tehdessään ilmoittaa se automäärä, jolla hän ottaa osaa tarjouskilpailuun. Tähän määrään tulee sisällyttää niin liikenteenharjoittajan omassa käytössä olevat autot kuin myös esitetyn alihankkijan käytössä olevat autot sekä mahdollisesti hankittavat autot, jotka yhdessä on tarkoitettu kohteiden liikennöintiin. Liikenteenharjoittaja vastaa siitä, että hänen tarjouksestaan ilmenee yllä mainittu automäärään perustuva rajoitus. Muussa tapauksessa tilaaja ei tarjouksia käsitellessään viran puolesta rajoita liikenteenharjoittajalle mahdollisesti annettavien kohteiden määrää niin, että huomioon otettaisiin liikenteenharjoittajalle luvassa vahvistettu automäärä tai vain osa siitä. Mikäli liikenteenharjoittaja ei tee edellä mainitun kaltaista automäärää koskevaa rajoitusta, hän vastaa vahingoista, joita tilaajalle mahdollisesti aiheutuu, jos syntynyt sopimus purkautuu siitä syystä, että liikenteenharjoittajan automäärä ei riitä liikennöinnin hoitamiseen. Mikäli liikenteenharjoittaja on hakenut lupaa automääränsä lisäämiseen, hänen tulee esittää uusi lupansa tilaajalle viimeistään 14 päivän kuluessa sopimuksen allekirjoittamisesta. Tilaajalla on oikeus liikenteenharjoittajaa erikseen kuulematta ratkaista, minkä kohteen/kohteiden liikennöinti liikenteenharjoittajalle osoitetaan tilanteessa, jossa liikenteenharjoittajan automäärä ei riitä kaikkien tarjottujen kohteiden liikennöintiin. 7.2 Palvelun laatu Liikenteenharjoittaja sitoutuu noudattamaan laatuvaatimuksia, jotka on sisällytetty liikennöintisopimukseen (liite 4 Sopimusmalli). Tarjouksen tekemällä liikenteenharjoittaja sitoutuu toimittamaan vaatimusten mukaista palvelua. Tarjoukseen tulee liittää yrityksen asiakaspalautejärjestelmästä selvitys, johon sisältyy palautekanavien ja palautteiden käsittelyn kuvaus (annetaan tarjouslomakkeella, liite 5). 7.3 Varikkopalvelut Linja-autokaluston osalta tarjouksessa (tarjouslomake, liite 5) ilmoitetaan varikkopalveluiden sijainti, kuvaus varikkotoiminnoista ja kaluston pysäköinnistä, tai jos liikenteenharjoittajalla ei ole nykyisin varikkoa toimialueella, niin luotettava selvitys varikkopalveluiden järjestämisestä sopimuskauden aikana. 7.4 Liikennehenkilökunta Liikenteenharjoittajalla pitää olla käytössään ammattitaitoista ja kuljetusten hoitamiseen soveltuvaa työvoimaa. Liikenteenharjoittajan tulee tarkistaa, että palvelusta vastaavalla henkilöstöllä ei ole rikostaustaa, joka estää työskentelyn lasten kanssa. Ennen sopimuksen allekirjoittamista liikenteenharjoittajan toimivaltaisen henkilön on allekirjoitettava tilaajan laatima vakuutuspohja siitä, että liikenteenharjoittaja on nähnyt rikosrekisterin otteen kaikkien niiden kuljettajien osalta, jotka hoitavat hankinnan kohteena olevia kuljetuksia ja että liikenteenharjoittaja vaatii nähtäväkseen rikosrekisterin otteen kaikilta uusilta kuljettajilta (myös sijaiset ja varakuljettajat) koskien koko sopimuskautta. 7
7.5 Mahdolliset lisäselvitykset Tarjoajalta voidaan pyytää lisäselvityksiä mm. tarjoajan harjoittamasta liikenteestä sekä taloudesta, vakavaraisuudesta ja mahdollisista alihankkijoista. Tarjoajan tulee varautua 20.4. klo 10-24.4.2017 klo 10 toimittamaan kiireellisesti tilaajan pyytämät tarjouskilpailun ratkaisemiseen tarvittavat lisäselvitykset. Mikäli selvityksiä ei saada annettuun määräaikaan mennessä, tarjous arvioidaan käytettävissä olevien tietojen perusteella ja mahdollisesti hylätään. 8 TARJOUKSET 8.1 Tarjouksen sisältö Liikenteenharjoittaja tekee tarjouksen kilpailukohteen mukaisen liikenteen hoitamisesta. Palvelualueet ja -reitit kohteittain on ilmoitettu liitteessä 2. Ennen tarjouksen tekemistä liikenteenharjoittajan tulee selvittää ja riittävällä huolellisuudella tarkistaa sopimuksen kohteena olevan liikenteen taustatiedot. Liikenteenharjoittajan tulee ottaa huomioon, että liitteessä 2 ilmoitetut kohteiden kilometritiedot ovat arvioita ja kohteiden ajopäivät keskimääräisiä laskennallisia ajopäiviä. Tarjous tulee tehdä käyttäen tarjouspyynnön liitteenä olevia lomakkeita. Tarjouslomake (liite 5) ja hinta- ja kalustolomake (liite 6) muodostavat yhdessä tarjouksen. Jos tarjoajana on tarjousyhteenliittymä, tulee tarjouslomakkeen sisältää yhteenliittymään osallistuvien tiedot. Tarjousyhteenliittymän antamassa tarjouksessa kaikkien osapuolten on allekirjoitettava tarjous (allekirjoituksen voi korvata muulla luotettavalla selvityksellä kuten tarjoukseen liitettävällä liikenteenharjoittajien välisellä sopimuksella, josta ilmenee yhteisvastuullisuus liikennöinnissä). Myös mahdollisesta alihankkijasta on ilmoitettava alihankintaan osallistuvien tiedot. Tarjoukset tulee tehdä kilpailukohteittain, eikä niiden ratkaisua saa sitoa toisiinsa, lukuun ottamatta sallittua yhdistelmätarjousta kohteista J4 ja J5. Tarjouksen voi tehdä yhdestä, useammasta tai kaikista kohteista. 8.2 Tarjoushinnat Tarjouksessa ilmoitetaan se korvaus, jonka liikenteenharjoittaja edellyttää liikennöinnistä maksettavaksi. Liikennöinnin hinta ilmoitetaan arvonlisäverottomassa muodossa. Liitteessä 2 kohteiden kuvauksen yhteydessä on kerrottu tarkemmin kohdekohtaiset korvauksen määräytymisperusteet ja tämän tarjouspyynnön lopussa sekä liitteessä 6 Hinta- ja kalustolomake tarjouskilpailun ratkaisemisessa käytettävä laskentakaava. Liitteessä 1 on kerrottu ehdot korvauksen tarkistamiselle. Tarjoushinnat tulee ilmoittaa hintatasossa, joka vastaa linja-autoliikenteen kustannusindeksiä 1/2017 (vuoden 2017 tammikuu; indeksi 112,6; 2010 = 100). Hintatiedot eli vaadittava korvaus ilmoitetaan tarjouspyyntöasiakirjojen hinta- ja kalustolomakkeella, joka on myös allekirjoitettava. Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt ehdot, ominaisuudet ja kustannukset. Kuljetettavien henkilöiden henkilökohtaisten urheiluvälineiden ja liikkumisapuvälineiden kuljettamisen on sisällyttävä tarjottaviin hintoihin. Kuljetuksiin kuuluvien asiakasnostojen on sisällyttävä tarjottaviin hintoihin (koskee invakuljetuksia). Mitään muita kuin tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa mainittuja maksuja ja veloituksia ei sopimuskaudella hyväksytä. Laskutuslisiä, toimistokuluja yms. lisiä ei hyväksytä. 8
Mikäli kuljetettavien määrä lisääntyy sopimus- tai jatko-optioaikana niin, ettei kuljetusten hoitaminen ole mahdollista tarjouspyynnössä määritetyllä kalustolla, neuvotellaan mahdollisesta muutoksesta erikseen. Tällainen tapaus on esim. ennakoitua suuremman auton tarve pidempikestoisesti. 9 LIPPU-, MAKSU-, JA INFORMAATIOJÄRJESTELMÄ Kohteissa ei edellytetä kalustoon rahastuslaitteita. Kohteissa ei ole oikeutta kuljettaa muita kuin tilaajan osoittamia kuljetettavia. 10 HANKINTAMENETTELY 10.1 Ilmoitus ja tarjouspyyntöasiakirjat 10.2 Tiedustelut Kyseessä on EU-kynnysarvot ylittävä palveluhankinta. Hankintamenettelynä on avoin menettely. Ilmoitus tarjouskilpailun järjestämisestä on jätetty julkaistavaksi 16.3.2017 työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämässä HILMA -julkisten hankintojen tietokannassa internetosoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Hankintailmoituksen liitteenä on varsinainen tarjouspyyntö liitteineen. Tarjousasiakirjat liitteineen ovat saatavissa myös osoitteessa www.hameenlinna.fi/tarjouspyynnot kun ilmoitus on julkaistu Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä ja Hilmassa. Asiakirjat ovat suomenkieliset. Tarjouskilpailua koskevat kirjalliset tiedustelut tulee toimittaa seuraaviin sähköpostiosoitteisiin (molempiin) viimeistään 5.4.2017 klo 10:00 mennessä: kirjaamo.yhla@hameenlinna.fi (tilaajan kirjaamo) rea.koivula@hameenlinna.fi (kuljetussuunnittelija) Sähköposti tulee otsikoida Tiedustelu Janakkalan koulukuljetusten tarjouskilpailusta. Kaikkiin määräaikaan mennessä jätettyihin tiedusteluihin vastataan viimeistään 10.4.2017. Vastaukset julkaistaan osoitteessa http://www.hameenlinna.fi/paatoksenteko-ja-talous/tarjouspyynnot/ Liikenteenharjoittajat ovat velvollisia seuraamaan koko tarjouskilpailun ajan edellä mainitulla kotisivuilla julkaistavia kilpailutusta koskevia tiedotteita. Mikäli liikenteenharjoittaja haluaa tiedotteet sähköpostiinsa, hänen tulee ilmoittaa yhteystietonsa (sähköpostiosoitteensa) tilaajalle yllämainittuihin sähköpostiosoitteisiin. Liikenteenharjoittajan sähköpostiosoitteeseen toimitetaan kaikki tarjouspyyntöön liittyvät lisäkirjeet. Tämä ei vähennä liikenteenharjoittajan velvollisuutta seurata kotisivuja, jossa tarjouspyyntö on julkaistu. 10.3 Tarjouspyynnön täsmentäminen Jos esitetyissä tiedusteluissa tai muutoin on tullut ilmi tarjouskilpailun kannalta jotain sellaista, että se antaa aihetta muuttaa tai tarkentaa tarjouspyynnön sisältöä, muutok- 9
sista tai tarkennuksista ilmoitetaan osoitteessa http://www.hameenlinna.fi/paatoksenteko-ja-talous/tarjouspyynnot/ sekä sähköpostitse yhteystietonsa ilmoittaneille liikenteenharjoittajille. Muutokset tarjouspyynnön sisältöön voivat tässä vaiheessa olla vain vähäisiä. Jos nämä muutokset sitä edellyttävät, voidaan tehdä päätös tarjousajan pidentämisestä korkeintaan kahdella viikolla. Myös tästä ilmoitetaan kotisivuilla http://www.hameenlinna.fi/paatoksenteko-ja-talous/tarjouspyynnot/. Jos liikenteen järjestämiseen vaikuttavat olosuhteet ovat tarjouspyynnön julkaisemisen jälkeen ennalta arvaamattomasti muuttuneet merkittävästi ja siten, että tarjouspyyntöön tehtävät muutokset olisivat olennaisia tai tilaaja arvioi edellisessä kappaleessa tarkoitetut muutokset merkittäviksi, keskeytetään tarjouskilpailu ja järjestetään uusi. Tästä ilmoitetaan erikseen kotisivuilla sekä sähköpostitse yhteystietonsa ilmoittaneille liikenteenharjoittajille. 10.4 Tarjousten jättäminen ja voimassaolo Tarjoukset tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa viimeistään torstaina 20.4.2017 klo 10:00 mennessä osoitteeseen: Hämeenlinnan kaupunki Yhdyskunta- ja ympäristöpalvelut Kuljetussuunnittelija Rea Koivula Raatihuoneenkatu 9, 3.krs 13100 Hämeenlinna Tämän jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Kuoren päälle tulee laittaa HENKILÖKULJETUSTARJOUS, Janakkala. Tarjoukset tulee tehdä suomen kielellä. Tarjousten tulee olla voimassa 31.8.2017 saakka. 11 TARJOUSTEN ARVIOINTI JA TARJOUSKILPAILUN RATKAISEMINEN 11.1. Tarjouskilpailun ratkaisuajankohta, ratkaisusta ilmoittaminen ja sopimuksen allekirjoittaminen Tarjousten arvioinnin ensimmäisessä vaiheessa arvioidaan tarjoajan kelpoisuus ja tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus. Toisessa vaiheessa tehdään hintavertailu. Tarjouskilpailu ratkaistaan Janakkalan kasvatus-ja koulutuslautakunnan kokouksessa touko/kesäkuussa 2017 ja ratkaisusta ilmoitetaan sähköpostitse kaikille tarjouksen tehneille. Liikennöintisopimus voidaan tehdä ja tarjouskilpailua koskeva päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuohjeet (valitusosoitus markkinaoikeuteen ja ohjeet oikaisukeinojen käyttämisestä) tiedoksi. Jos joku tarjoaja on suljettu pois tarjouskilpailusta tai jokin tarjous on hylätty, päätös tästä ilmoitetaan perusteluineen asianomaiselle tarjoajalle. Tarjouskilpailun ratkaisuperiaatteet esitetään jäljempänä tässä tarjouspyynnössä. 11.2. Tarjoajan sulkeminen tarjouskilpailun ulkopuolelle Tarjouskilpailun ratkaisemisen ensimmäisessä vaiheessa suljetaan pois ne tarjoajat, joiden ei toimintaa ja taloutta koskevien tietojen perusteella voida perustellusti arvioida selviävän tarjouspyynnön velvoitteista. 10
Tarjoaja on suljettava pois tarjouskilpailusta, mikäli tarjoajaa rasittaa hankintalain (1397/2016) 80 :ssä mainittu pakollinen poissulkemisperuste ja silloin, kun tarjoaja ei täytä joukkoliikennelaissa (869/2009) (tai joissain kohteissa taksiliikennelaissa 217/2007) olevia liikenteenharjoittajille asetettavia vaatimuksia taikka, kun tarjoajana on tarjousyhteenliittymä, joka ei täytä kilpailulaissa (948/2011) säädettyjä edellytyksiä eli on mm. kilpailukohteeseen nähden liian suuri. Tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, jos 1) tarjoajaa rasittaa hankintalain (1397/2016) 81 :ssä mainittu harkinnanvarainen poissulkemisperuste (konkurssi, vakava virhe ammattitoiminnassa, verojen tai sosiaaliturvamaksujen laiminlyöminen, Suomen tai Euroopan unionin lainsäädännön, työehtosopimusten tai työoikeudellisten velvoitteiden rikkominen, merkittävät ja toistuvat puutteet keskeisen vaatimuksen toteuttamisessa aiemmissa hankintatai käyttöoikeussopimuksissa) 2) tarjoajan tekninen suorituskyky arvioidaan niin heikoksi tai taloudellinen tilanne niin huonoksi, että voidaan perustellusti olettaa tarjoajalla olevan vaikeuksia hoitaa liikennöintiä sopimuksen mukaisesti 11.3. Tarjouksen hylkääminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään. Tarjouspyyntöä vastaamattomaksi katsotaan ainakin tarjous, jossa 1) on esitetty omia ehtoja tai 2) tarjottu liikennekalusto ei vastaa tarjouspyynnössä edellytettyä. 11.4. Tarjouskilpailun ratkaisuperiaatteet Tarjouskilpailun ratkaisemisen toisessa vaiheessa vertaillaan hyväksyttyjen tarjoajien jättämiä tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia. Lopullinen valinta tehdään tarjouspyynnön ehdot täyttävien tarjousten kesken. Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Laadulliset tekijät on huomioitu soveltuvuusvaatimuksessa sekä esittämällä kalustolle ja henkilöstölle vähimmäisvaatimuksia. Valintaperusteena on halvin hinta. Kohteet 1, 2 ja 3 Hyväksytyksi tulee se tarjous, joka on tilaajalle hinnaltaan halvin. h=h Kohteet 4 ja 5, yksittäisten tarjousten vertailu Tarkastelu tehdään ensin kummastakin yksittäisestä kohteesta erikseen h4= 4 ja h5= 5 joissa A J4 = kohdekuvauksessa (liite 2) ilmoitettu keskimääräisten kilometrien määrä per päivä, joka on kohteessa J4 192 km ja kohteessa J5 235 km = tarjoajan kohteesta J4 antama tarjoushinta 11
J5 = tarjoajan kohteesta J5 antama tarjoushinta Laskettujen vertailuhintojen perusteella kohteista J4 ja J5 valitaan kummastakin erikseen vertailuhinnaltaan halvin tarjous myöhemmin tehtävää yhdistelmätarjouksiin vertailua varten. Kohteet 4 ja 5, yhdistelmätarjousten vertailu Tämän jälkeen lasketaan vertailuhinnat yhdistelmätarjouksille J4 ja J5. jossa A J45 h45= + ) 45 = kohdekuvauksessa (liite 2) ilmoitettu keskimääräisten kilometrien määrä per päivä (kohteiden J4 ja J5 keskimääräiset päivittäiset kilometrit lasketaan kaavassa yhteen eli 192 + 235 = 427 km ) = tarjoajan kohteista J4 ja J5 antama tarjoushinta yhdistelmätarjouksessa Laskettujen vertailuhintojen perusteella yhdistelmätarjouskohteista J4 ja J5 valitaan vertailuhinnaltaan halvin tarjous seuraavaksi tehtävää yksittäistarjouksiin vertailua varten. Kohteet 4 ja 5, yksittäisten tarjousten ja yhdistelmätarjousten vertailu Lopuksi tehdään vertailu yksittäisten tarjousten ja yhdistelmätarjousten kesken. J4 J5 Yhd. J4 ja J5 1.vertailuhinta J4 J5 2.vertailuhinta Yhd. J45 Vertailtavat yhdistelmät ovat yllä olevan taulukon (tummennetut ruudut) mukaisesti: 1. halvimmat yksittäistarjoukset kohteista J4 ja J5 2. halvin yhdistelmätarjous kohteista J4 ja J5. Laskettujen vertailuhintojen perusteella kohteiden J4 ja J5 tarjouksista valitaan vertailuhinnaltaan halvin tarjousyhdistelmä ja niiden tarjoukset tehneet liikenteenharjoittajat tarjouskohteiden voittajiksi. 11.5. Varaliikenteenharjoittajan valinta Edellisessä kohdassa kuvatun kohdekohtaisesti valitun varsinaisen liikenteenharjoittajan lisäksi voidaan valita toinen liikenteenharjoittaja varalle. Varaliikenteenharjoittajalla on oikeus palvelun tuottamiseen silloin, jos varsinaisen liikenteenharjoittajan kanssa tehty sopimus on irtisanottu/purettu tai varsinainen liikenteenharjoittaja ei muuten pysty tuottamaan palvelua. Varaliikenteenharjoittajalla on oikeus palvelun tuottamiseen myös silloin, jos kuljetustarve kasvaa siten, että varsinaisen liikenteenharjoittajan kapasiteetti ei riitä koko kuljetustarpeen hoitamiseen (tällöin varaliikenteenharjoittaja saa palvelun tuotettavakseen siltä osin kuin varsinainen liikenteenharjoittaja ei pysty palvelua tuottamaan). Oikeuden varaliikenteenharjoittajalle palvelun tuottamiseen antaa Janakkalan kunta kirjallisessa muodossa (muussa tapauksessa varaliikenteenharjoittajalla ei ole oikeutta palvelun tuottamiseen). 12
11.6. Hankinnan keskeyttäminen Tilaaja voi keskeyttää hankinnan esimerkiksi seuraavilla perusteilla: 1) tarjousten korvausten hintataso on liian korkea, tai 2) jos olosuhteet tai liikenteen tilaajan määrärahatilanne olennaisesti muuttuvat siten, että suunniteltua liikennettä ei ole tarkoituksenmukaista toteuttaa tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla, tai 3) jos käytettävissä olevien määrärahojen määrä sitä edellyttää. 12. SOPIMUS JA VAKUUS Tarjouskilpailun ratkaisemisen jälkeen liikennöinnistä tehdään tilaajan ja valitun liikenteenharjoittajan välillä sopimus. Sopimusmalli on liitteenä 4. Liikenteenharjoittajalta ei vaadita erillistä vakuutta. 13. TARJOUSTEN LUOTTAMUKSELLISUUS Tarjouksista julkaistaan tarjoajien nimet, tarjousten vertailutaulukko kohteittain sekä tarjousarvioinnin tulos perusteluineen. Hylätyn tarjouksen tehneille ilmoitetaan tarjousten hylkäysperusteet. Tarjouksista voidaan julkaista tilastollisia yhteenvetotietoja. Tarjousasiakirjojen julkisuus määräytyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Tarjousasiakirjat ovat julkisia sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Ne tarjousasiakirjoihin kuuluvat tiedot, joiden tarjoaja katsoo kuuluvan liike- ja ammattisalaisuuden piiriin, tulee ilmoittaa erillisliitteinä ja varustaa merkinnällä "SALAINEN". Tarjouksen hintatiedot eivät ole lain mukaan liike- ja ammattisalaisuuksia. Tilaaja ratkaisee tarjousasiakirjojen sisällön julkisuuden laajuuden riippumatta siitä, mitä osia tarjouksestaan liikenteenharjoittaja on merkinnyt salaisiksi. 14. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS 16.3.2017 JANAKKALAN KUNTA Kasvatus- ja koulutuslautakunta 13
LIITTEET Liite 1. Sopimuksen yleiset ehdot, henkilökuljetukset Liite 2. Kilpailukohteiden määrittely, henkilökuljetukset Liite 3. Linja-autokalustoa koskevat vaatimukset Liite 4. Sopimusmalli Liite 5. Tarjouslomake Liite 6. Hinta- ja kalustolomake Liitteet 7a-7c. ESPD-lomake (xml- ja pdf-muotoiset) sekä ohje täyttämiseen Liite 8. Janakkalan kunnan koulukuljetusopas 2016 nettiosoitteessa https://www.janakkala.fi/wpcontent/uploads/2016/08/koulukuljetusperiaatteet_2016.pdf 14