EAKR-hankkeiden aloituspalaveri

Samankaltaiset tiedostot
EAKR-hankkeiden aloituspalaveri

Maksatus Lump sum -hankkeissa. Aila Jumppanen

Hankkeen toiminta. ESR-koordinaattori Sanna Laiho. Uudenmaan ELY-keskus

Maksatus Lump sum -hankkeissa

Hankkeen maksatus ja tarkastus

SISÄÄN - JA ULOS OPIN OVESTA

Kestävää kasvua ja työtä Suomen rakennerahasto-ohjelma , hakeminen ja tukikelpoisuus

Hanketukien maksatus

PIKKU KAKE HANKKEEN ALOITUSKOKOUS TALOUS /FLAT RATE 17%

Ohjausryhmä. EAKR-hankkeiden starttikoulutus ja

PIKKU KAKEN ALOITUSKOKOUS

PIKKU KAKEN ALOITUSKOKOUS TAPAHTUMA. Joensuun KAKE -hanke

Alueelliset työkokoukset, syksy 2011 Prosenttipäätökset ja rahoituserien käsittely (kysymyksiin ja havaintoihin perustuen)

MAKSATUSPROSESSIKOULUTUS ESR-HANKETOIMIJOILLE

EAKR-hankkeiden aloituspalaveri

Viestintä ja tiedotus hankkeessa. 1 Hanna Laaksonen

Rahoittajien työkokoukset, maaliskuu 2011 Rahoituspäätökset: ajankohtaista, havaintoja, kysymyksiä ja esimerkkejä

TEMin hallinnonalan itse toteuttamien rakennerahastohankkeiden hallinnointi koulutus Artikla 13 tarkastukset ja niiden havainnot

Rakennerahastohankkeiden toteutus ohjelmakaudella Sähköiset palvelut ja yksinkertaistetut kustannusmallit

RR info hanketoimijoille Maksatus

EAKR-hankkeiden aloituspalaveri

Jyrki Tomberg. Rahoitusinfo DIAK Martintalo

Ohjausryhmä. Petri Veijalainen

EAKR-hankkeiden aloituspalaveri

TUKIKELPOISUUSASETUKSEN UUDISTAMINEN

Kirjanpito ja kustannukset. Jarmo Heikkilä

Lattiasta kattoon, pihalta luontoon - teemahanke

OPETUSHALLITUKSEN RAHOITTAMIEN ESR-HANKKEIDEN MAKSATUSHAKEMUSTEN LAADINTA

Pois syrjästä hankkeen toteuttamisaika on Hankkeen hallinnoijan Satakunnan sairaanhoitopiirin esittämä maksatusaikataulu:

ESR-RAHOITUKSEN EHTOLIITE OHJELMAKAUSI

Maaseuturahaston hankkeiden toteuttaminen ELY-keskuksesta rahoitettujen kehittämishankkeiden toteuttajille

PAIKAN PÄÄLLÄ TEHTÄVÄT TARKASTUKSET EU-OSARAHOIT- TEISTEN HANKKEIDEN TUOTTEIDEN JA PALVELUIDEN TOIMITTAMISEN VARMENTAMISEKSI OHJELMAKAUDELLA

Maksatushakemukset. -käsittelyn sujuvuus ja ajankohtaisia huomioita

Maksatushakemus. Kestävää kasvua ja työtä Suomen rakennerahasto-ohjelma. Viranomaisen merkintöjä. 1 Käsittelevä viranomainen

YRITYSTEN TOIMINTAYMPÄRISTÖN KEHITTÄMIS- AVUSTUKSEN MAKSATUKSEN HAKEMISTA KOSKEVIA OHJEITA

Maksatusprosessikoulutus ESRhanketoimijoille

Starttikoulutus ESR-hankkeiden toteuttajille Hämeen ELY-keskus

Valtionavustuksen asianmukainen käyttö

Sulkemisen haasteet maksatuksen näkökulmasta

Tietoisku maksatushakemuksista

Pois syrjästä hankkeen toteuttamisaika on

ALUEELLISET INNOVAATIOT JA KOKEILUT (AIKO) Rahoitushakemus

MAAKUNNAN KEHITTÄMISRAHA Rahoitushakemus

Tempo! De minimis -rahoitus

Tulot rakennerahastohankkeissa Yleisasetuksen (EY) N:o 1083/ artiklan vai kansallisen tukilainsäädännön soveltaminen?

HYVÄÄ LAATUA KOHTUULLISILLA KUSTANNUKSILLA. Tukikelpoisuusasetus Hankintojen kilpailuttaminen Hankkeiden viestintä

Keskeisimmät muutokset toimeenpanossa ohjelmakaudella ALKE-lainsäädäntö (HE 190/2013)

, Pori. EU-koordinaattori Marja-Leena Kymäläinen, Varsinais-Suomen ELY-keskus Taloustarkastaja Heli Tyyskänen, Varsinais-Suomen liitto

ESR:n erityispiirteet rakennerahastohaussa

Ajankohtaista maksatuksessa. Raija Mikkonen ja Kati Niemilä

Valtionavustuspäätös, avustuksen käyttö ja raportointi. Ohjeistus on suuntaa-antava. Tarkista tulkinta ollessasi epävarma valtiovarainministeriöstä.

Hanke- ja yritystukien toimeenpano Yksinkertaistetut kustannusmallit Mieslahti

Rahoitushakemus. Maakunnan kehittämisraha

Tuen myöntäminen rakennerahastohankkeissa - rahoituspäätökset EURA 2007 järjestelmässä. Ylitarkastaja Jenni Hyvärinen TEM/AKY/RAHA

Päätös harkinnanvaraisen valtionavustuksen myöntämiseksi [hallituksen kärkihankkeeseen ]

2. Maksatushakemuksen laatiminen hankkeen toteuttajan toimesta

Kustannusten ja rahoituksen koontilomake (osaprojektin `maksatushakemus ) nimeä ja projektikoodia (A..). Etelä-Suomen maakuntien EU-yksikkö

Maksatushakemusklinikka EU:n sisäasioiden rahastot. Artsi Alanne, Riikka Karlsson, Tuure Lehtinen ja

Hanke- ja yritystukien toimeenpano

Hankkeen hallinto ja raportointi - Ohjausryhmä - Hankkeen asiakirjat - Hankkeen raportointi

1. kausi: mennessä 2. kausi: mennessä

RAHOITUSHAKEMUS BOTNIA-ATLANTICA-OHJELMA

VARSINAIS-SUOMEN ELY-KESKUKSEN OHJE ESR- JA EAKR RAHOITUKSEN HAKIJOILLE

Lump sum pähkinänkuoressa

TeamFinland Explorer-rahoitus Hyväksyttävät kustannukset ja projektiseuranta

Toteuttajien tukiosuus (EU ja valtio) koko hankkeen toteutusaikana: Koko hanke:

Valtionavustuksen asianmukainen käyttö. Opetustoimen henkilöstökoulutuksen Tiedotustilaisuus , Opetushallitus

VERSIO 3: KORJATTU DIAT 10 JA 13

Maksatuskausi Päätös Maksettu

Yksinkertaistetut kustannusmallit

VALMISTELURAHOITUKSEN MAKSATUKSEN HAKEMISTA KOSKEVIA OHJEITA

POP MAAKUNNAN ICT-VALMISTELU SOPIMUS PROJEKTIN TOTEUTTAMISESTA

KKI-hankkeiden tiliselvitysohjeet

Tiedotusohje EU-hankkeiden toteuttajille

Hankekoulutus. Interreg IV A Pohjoinen Kemi TALOUSHALLINTO. Marja-Leena Miettinen

OHJEET MAAKUNNAN KEHITTÄMISRAHAN KÄYTÖSTÄ Maakunnan kehittämisrahan hakeminen ja myöntäminen Hankkeen toteuttaminen ja toteutumisen seuranta Tuen

Päätös Kestävää kasvua ja työtä Suomen rakennerahasto-ohjelma

Toteuttajien tukiosuus (EU ja valtio) koko hankkeen toteutusaikana: Koko hanke:

Kansalaistoimijalähtöinen kehittäminen Kuopiossa

HALLINTOVIRANOMAISEN OHJE 2/ MAKSATUSHAKEMUKSET. 8.1 Yleistä

OPETUSHALLITUKSEN RAHOITTAMIEN ESR-HANKKEIDEN MAKSATUSHAKEMUSTEN LAADINTA

Kestävää kasvua ja työtä Rahoituksen hakeminen mikä muuttuu

Rahoituskorjaustoimenpiteet RR-tietojärjestelmissä

Yksinkertaistetut kustannusmenettelyt. Risto Janhunen, Keski-Suomen ELY-keskus Maaseudun hanketuki-info

Päätös Kestävää kasvua ja työtä Suomen rakennerahasto-ohjelma

Messuavustukset Hyväksyttävät kustannukset ja projektiseuranta

toteutuneet kustannukset

Rahoituspäätös. Starttipaketti EAKR-hankkeille. Petri Veijalainen Rakennerahastoasiantuntija

KKI-hankkeiden tiliselvitysohjeet

Tempo-projektin raportointi

Hankehallinnointikoulutus

Valtionavustuksen asianmukainen käyttö. Opetustoimen henkilöstökoulutuksen Tiedotustilaisuus , Opetushallitus

Hallinnollinen koulutus

Hallinnointikoulutus EU:n sisäasioiden rahastot AMIF ja ISF. Riikka Karlsson, Tuure Lehtinen ja

Päätös Kestävää kasvua ja työtä Suomen rakennerahasto-ohjelma

Suomen kansallinen tarkastus ja maksatusten hakeminen

Maakunnan kehittämisraha

Päätös Kestävää kasvua ja työtä Suomen rakennerahasto-ohjelma

ESR-hankkeiden hakukäytännöt

Hallinnollinen koulutus

Transkriptio:

EAKR-hankkeiden aloituspalaveri 13.6.2018

Kriittisiä kohtia hankkeessa Hankekäytännöt ja yhteisistä käytännöistä sopiminen organisaatiossa sekä organisaatioiden välillä Tiedon välittäminen hankkeesta organisaation sisällä Sopimukset ja niiden noudattaminen, erityisesti yhteishankkeissa Riittävä dokumentointi Kilpailuttaminen Hankesuunnitelman muutoksille rahoittajan suostumus etukäteen Kustannusarvion seuranta ja korjaavat toimet Aikataulussa pysyminen Kuntarahoituksen ja yksityisen rahoituksen kertyminen Viimeinen maksatushakemus on toimitettava rahoittajalle 4 kuukauden kuluessa hankkeen päättymisestä EURA2014-järjestelmän kautta Tiedottaminen (A3 juliste ja www-sivut) 2

Hankepäätös Hallinnollinen asiakirja, joka sisältää keskeiset hankkeen toteuttamisen ehdot Päätöksellä osoitetaan rahoitus hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisen toiminnan toteuttamiseen Päätöksen saajalla velvollisuus toimittaa päätös liitteineen kaikille hankkeen asianosaisille Päätös liitteineen myös tiedoksi käytännön toteuttajille (=hankehenkilöstö) PÄÄTÖS JA SEN LIITTEET KANNATTAA LUKEA TARKKAAN! 3

Hankesuunnitelma Hankesuunnitelma on osa rahoituspäätöstä. Hankkeen toteuttamisessa tulee noudattaa hankesuunnitelmaa. Jos hanketta tai sen osaa ei voida toteuttaa annetun päätöksen, kustannusarvion ja hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisesti, asiasta on välittömästi ilmoitettava rahoittajalle. Tarvittaessa tehdään muutoshakemus, jonka rahoittaja käsittelee ja hyväksyessään muutoshakemuksen, tekee myös uuden hankepäätöksen. -> Kertakorvausmallin mukaisen hankkeen muuttaminen mahdollista vain toteutusajan osalta. Muutospäätöksen hyväksyminen katkaisee maksatuskauden eräissä tapauksissa (esim. lisätään/ poistetaan menolaji kustannusarviosta tai rahoitusosuuksien muuttaminen tai arvonlisäperusteen muuttaminen). 4

Hankesuunnitelman muuttaminen Hankesuunnitelmaa on mahdollista muuttaa rahoittajan suostumuksella, jos hanketta tai sen osaa ei voida toteuttaa annetun päätöksen, kustannusarvion ja hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisesti. Hankkeen perusidean pysyttävä samana ja vastattava edelleen alunperin rahoitettavaksi esitettyä toimintaa. Havaituista muutostarpeista välittömästi ilmoitus hankkeen yhteyshenkilölle (=valvoja =aluekehitysasiantuntija). Ennen virallisen muutoshakemuksen jättämistä kannattaa mahdollisista muutoksista sopia rahoittajan kanssa. Muutoshakemus jätetään EURA 2014 järjestelmän kautta. Hakemuksessa ilmoitettava muutoksesta aiheutuvat toiminnalliset vaikutukset ja kustannusvaikutukset sekä muut seikat, jotka vaikuttavat hakemuksen ratkaisemiseen. Rahoittaja hyväksyy muutokset pääsääntöisesti muutospäätöksellä. 5

Ohjausryhmä (1/3) Ohjausryhmän nimittäminen rahoituspäätöksen velvoittava ehto Ohjausryhmä ei vastaa oikeudellisesti hankkeen toiminnasta, vastuu aina hanketta toteuttavalla organisaatiolla. Ohjausryhmä tulee muodostaa hankesuunnitelmassa (kohta 11.3.) mainitusta tahoista. Jos ohjausryhmän kokoonpano on eri kuin hakemuksessa, tarvitaan uudelle kokoonpanolle rahoittajan hyväksyntä. Nimetään hanketta Pohjois-Pohjanmaan liitossa valmistellut aluekehitysasiantuntija ohjausryhmään asiantuntijaksi (ei jäseneksi). Nimetään 1. kokouksessa puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja sihteeri. Ensimmäisessä kokouksessa tulee myös käydä lävitse hankesuunnitelma ja hankkeen rahoituspäätös. 6

Ohjausryhmä (2/3) Ohjausryhmän puheenjohtajana ei voi toimia ko. hankkeen projektipäällikkö (esteellisyys) tai toisen hankkeen projektipäällikkö. Ei suositella puheenjohtajan valitsemista hakijaorganisaatiosta. Ohjausryhmällä ohjaus- ja seurantatehtävä Toiminnan ohjaus hankepäätöksen mukaisesti Kokouksissa asialistalla omana kohtana hankkeen toteutumisen seuranta, aikataulu, maksatushakemuksen kustannusten ja rahoituksen esittely ja hyväksyntä sekä mahdollisten muutosesitysten hyväksyntä. Hakijalle suositellaan menolajikohtaisen kustannusseurantataulukon käyttöä. Säännölliset kokoontumiset, suositus kolme kertaa vuodessa Kokouskutsu toimitetaan s-postitse myös hankkeen yhteyshenkilölle (=valvojalle) viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta. 7

Ohjausryhmä (3/3) Kokouksista tulee pitää pöytäkirjaa, joka numeroidaan juoksevasti Pöytäkirjaan kirjataan rahoittajalle tehtävät muutosesitykset Pöytäkirja/pöytäkirjaluonnos lähetetään liitteineen sähköpostitse valvojalle kuukauden kuluessa kokouksesta Maksatuksen yhteydessä on toimitettava kopiot allekirjoitetusta pöytäkirjasta liitteineen Ohjausryhmän kustannukset kuuluvat välillisiin kustannuksiin (kokouspalkkiot, tarjoilut yms.) 8

9 Tiedottaminen (1/2) Hankkeen tiedotteissa mainittava aina EU:n osallistuminen Tiedotustoiminnassa on käytettävä Eurooppa-tunnusta eli EU-lippua, joka on vähintään 2 cm korkea (leveys puolitoista kertaa korkeus) ja lipputunnukseen liitettynä tekstiä, joka on kahdelle riville kirjoitettuna Euroopan unioni Euroopan aluekehitysrahasto sekä Vipuvoimaa EU:lta tunnusta. Jos esillä on muita logoja, niin EU-logojen tulee olla yhtä suuria kuin suurin toinen logo. Suositeltavaa mainita myös kansallinen rahoittaja. Kaikille hankkeille pakollinen vähintään yksi hankkeesta ja sen saamasta rahoituksesta kertova juliste (vähintään A3) näkyvälle paikalle. Ei koske EAKR:n yli 500 000 euron investointi-, rakennus- tai fyysisen kohteen hankinnan sisältäviä hankkeita, joissa pakollinen rakennusaikainen mainostaulu ja pysyvä tiedotuskyltti Rahoituksesta kertova A3-juliste tulee toimittaa myös hankkeen valvojalle sähköpostitse etunimi.sukunimi@pohjois-pohjanmaa.fi Toimitetaan valvojalle 1. ohjausryhmäkokouksen aineiston yhteydessä

Tiedottaminen (2/2) Toteuttajan verkkosivuilla on esitettävä lyhyt kuvaus hankkeesta ja tuotava esille tekstissä, että hanke saa EAKR-tukea. Verkkosivuilla EU-lippulogo tulee sijoittaa näkyville siten, ettei sivua tarvitse vierittää alaspäin verkkosivustolle mentäessä, tunnukset nähdäkseen. Viestintäaineisto, tarkemmat ohjeet ja graafiset tunnukset löytyvät Internetsivuilta www.rakennerahastot.fi Pohjois-Pohjanmaan EU-tietopiste tiedottaa pyydettäessä tulevista hankkeiden tapahtumista, auttaa tiedotteiden laadinnassa ja levityksessä. Ota rohkeasti yhteyttä EU-tiedottaja Xxxxxx Xxxxxxx (gsm 050-320 4835) tai xxxxxx.xxxxxxxx@pohjois-pohjanmaa.fi EU-tietopisteelle toimitetaan tiedoksi myös hankkeissa syntyneet julkaisut ja hanke-esitteet. Toimitustapa sähköinen. 10 Etunimi Sukunimi

Henkilötiedot EURA 2014 järjestelmän tietokentissä ja liitteissä 1/4 Hanke- ja maksatushakemuksen taustalomakkeilla järjestelmän tietokenttiin ei tule tallentaa henkilön nimiä. EURA 2014 järjestelmän tietokenttiin tai liitteisiin ei saa tallentaa henkilötunnuksia. Henkilötietojen yhdistelmiä sisältävät liitteet tulee luokitella luottamukselliseksi tai salaisia tietoja sisältäviksi. -> liitteitä ei kuitenkaan saa merkitä tarpeettomasti salaisiksi! 11 Etunimi Sukunimi

Henkilötiedot EURA 2014 järjestelmän tietokentissä ja liitteissä 2/4 Alla on lueteltu tyypillisimpiä henkilötietoja sisältäviä liitteitä. Merkintä luottamuksellisia tai salaisia tietoja sisältäväksi voidaan alla olevasta poiketen tehdä, jos tosite tai asiakirja sisältää alla kuvattujen tietojen lisäksi muuta luottamuksellista tai salaista tietoa. a) Palkkaselvitys tai palkkalaskelma (henkilön nimi/tehtävänimike ja selvitys/laskelma palkan määräytymisestä). Liitteessä on vältettävä henkilön nimiä ja käytettävä esimerkiksi tehtävänimikettä, jos se on mahdollista. Liite on merkittävä luottamuksellisia tai salaisia tietoja sisältäväksi. ->Pohjois-Pohjanmaan liitolle maksatuksen yhteydessä toimitettavat liitteet B1 ja B2 merkittävä luottamuksellisia tai salaisia tietoja sisältäviksi. b) Työajanseuranta (henkilön nimi/tehtävänimike ja selvitys työajan käytöstä) liite C on pakollinen osa-aikaisten hankkeen työntekijöiden osalta. Liitettä ei tarvitse salata mikäli se ei sisällä sosiaaliturvatunnuksia/ palkkatietoja. 12 Etunimi Sukunimi

Henkilötiedot EURA 2014 järjestelmän tietokentissä ja liitteissä 3/4 c) Matkalaskut (henkilön nimi, matkan tiedot). Liite tarkastetaan riskiarvioon perustuen eli pyydetään tuensaajaa liittämään se vain tarvittaessa tai lisäselvityspyynnön kautta. Liitettä ei merkitä luottamuksellisia tai salaisia tietoja sisältäväksi. Huomioitava kuitenkin, että matkalasku ei saa sisältää henkilötunnusta. ->Pohjois-Pohjanmaan liitolle toimitetaan kaikki matkalaskutositteet sen maksatuksen yhteydessä, jossa niitä ensimmäisen kerran esitetään (koskee vain flat rate 15% hankkeita). Jatkossa matkalaskut tarkastetaan riskiarvioon perustuen. 13 Etunimi Sukunimi

Henkilötiedot EURA 2014 järjestelmän tietokentissä ja liitteissä 4/4 d) Osallistujalistat tilaisuuksista (henkilön nimi, organisaatio). Liite tarkastetaan riskiarvioon perustuen eli pyydetään tuensaajaa liittämään se vain tarvittaessa tai lisäselvityspyynnön kautta. Liitettä ei merkitä luottamuksellisia tai salaisia tietoja sisältäväksi. ->Edellä esitetystä poiketen Pohjois-Pohjanmaan liitto edellyttää, että maksatuksen yhteydessä toimitetaan osallistujalistat niistä tilaisuuksista, joiden kustannuksia maksatus sisältää (ei koske flat rate kustannuksia). e) Muut tositteet ja asiakirjat, jossa esiintyy esimerkiksi henkilön nimi. Liitteitä tarkastetaan riskiarvioon perustuen eli pyydetään tuensaajaa liittämään se vain tarvittaessa tai lisäselvityspyynnön kautta. Liitettä ei merkitä luottamuksellisia tai salaisia tietoja sisältäväksi. 14 Etunimi Sukunimi

Seuranta ja raportointi 1/2 Seurantatiedot (seurantaraportti) toimitetaan maksatushakemusten yhteydessä. ->Seurantaraporttia ei tehdä lainkaan opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalan investointihankkeista, joilla on rinnakkainen kehittämishanke. Tuotokset raportoidaan kehittämishankkeessa. Seurantaraportissa seurataan sekä tulos- että tuotosindikaattoreiden toteutumista. Tulosindikaattori mittaa muutosta alueella yleisesti ja ohjelmatason toteutumista, tuotosindikaattori mittaa hankkeen välitöntä tuotosta. Seurantaraportin tuotosindikaattoritiedot ilmoitetaan jokaisessa seurantaraportissa aina KUMULATIIVISESTI, eli kokonaiskertymänä hankkeen toteutuksen alusta alkaen. Jos hankkeen toimenpiteistä aiheutuneita tuotoksia on syntynyt hankkeen toteutusajan jälkeen, tulee niiden olla toteutuneita viimeisen seurantaraportin toimittamiseen mennessä. 15

Seuranta ja raportointi 2/2 Tuensaajan on pyydettäessä kyettävä todentamaan tuotos, esim. raportoidun uuden työpaikan syntyminen (mihin organisaatioon, mikä tehtävä/tehtävänimike, milloin syntynyt). Tuensaajan on pystyttävä osoittamaan jäljitysketju ja jäljitysketjuun liittyvät dokumentit. Tuensaajalla vastuu ketjun järjestämisessä ja dokumenttien säilyttämisestä. ->Paperilla annettujen tietojen tulee olla organisaation edustajan allekirjoittamia. Sähköpostilla annetuista tiedoista tulee ilmetä lähettäjä. Jokaisesta organisaatiosta kerätään tiedot organisaatiokohtaisesti omille taustalomakkeille. Loppuraportti on toimitettava neljän kuukauden kuluessa hankkeen päättymisestä EURA-järjestelmän kautta. Loppuraportti tulee olla toimitettuna rahoittajalle, ennen kuin loppumaksatus voidaan maksaa. 16 Etunimi Sukunimi

Hankkeen pysyvyys Menojen tukikelpoisuuden edellytyksenä on, että hankkeen hyväksyttyyn sisältöön tai toteuttamisedellytyksiin ei kohdistu viiden vuoden kuluessa hankkeen viimeisen maksatuspäätöksen suorittamisesta lukien huomattavia muutoksia, jotka vaikuttavat sen luonteeseen tai täytäntöönpanon edellytyksiin tai hyödyttävät jotakin yritystä tai julkista yhteisöä TAI johtuvat infrastruktuurin omistussuhteissa tapahtuneista muutoksista tai tuotantotoiminnan lopettamisesta. Tuensaajalla on velvollisuus ilmoittaa muutoksista tuen myöntäneelle viranomaiselle. 17

Valvonta ja tarkastus (1/2) Tarkastuksia voivat suorittavat Euroopan tilintarkastustuomioistuin, komissio, valtiontalouden tarkastusvirasto, hallinto- ja todentamisviranomainen, ministeriö omalla hallinnonalallaan tai sen valtuuttama tarkastaja. Ohjelmakauden 2014 2020 rakennerahasto-ohjelmien tarkastusviranomainen VM/Valtiovarain controller yksikkö (otantatarkastukset). Tuensaajan ja hankkeen toteutukseen osallistuneiden sopimuskumppaneiden tilinpidon tarkastaminen. Rahoittajaviranomainen suorittaa tuensaajien (pää- ja osatoteuttajat) luona tarkastuskäyntejä, joilla varmistutaan tuotteiden ja palvelujen toimittamisesta aiheutuneiden menojen tosiasiallisuudesta sekä menojen yhdenmukaisuudesta säädösten ja ohjeiden kanssa. 18

Valvonta ja tarkastus (2/2) Paikan päällä tapahtuvasta tarkastuskäynnistä laaditaan muistio. Tuensaajat ovat velvollisia avustamaan tarkastajia. Tarvittavien asiakirjojen ja tallenteiden luovuttaminen sekä tarkastajien pyynnöstä myös muut tiedot, jotka ovat tarpeen tarkastuksen asianmukaiseksi suorittamiseksi. 19

Petostentorjunta EAKR-ohjelmassa Väärän tiedon antaminen tai olosuhteiden muuttumisesta ilmoittamatta jättäminen on avustuspetos, joka on rikoslain nojalla rangaistava teko. Avustuspetoksen tunnusmerkki on pyrkimys saada taloudellista etua itselle tai jollekin toiselle väärän tiedon tai oikean tiedon ilmoittamatta jättämisen avulla. Pelkkä avustuspetoksen yritys on rangaistava teko. Rangaistavia ovat myös avustuksen tahallinen käyttäminen ehtojen tai määräysten vastaiseen toimintaan (avustuksen väärinkäyttö) ja lievät avustuspetoksen ja väärinkäytön muodot (avustusrikkomus). Pohjois-Pohjanmaan liitto ilmoittaa poliisille kaikista sellaisista epäselvyyksistä, joissa on syytä epäillä avustuspetosta tai sen lievempiä ilmenemismuotoja. 20

Rahoitusosuudet Ulkopuolisesta kunta-, muusta julkisesta ja yksityisestä rahoituksesta tulee olla kirjalliset sopimukset/sitoutumiset eri rahoittajilta jo rahoituspäätösvaiheessa. Rahoituksen tulee olla vastikkeetonta. Tuensaaja ilmoittaa maksatushakemuksessa kaikki maksatuskaudella toteutuneet, kirjanpitoon kirjatut ulkopuoliset rahoitusosuudet. Omarahoitusosuutta ei ilmoiteta. Järjestelmä jyvittää etupainotteiset rahoitusosuudet seuraaville maksatuskausille ja vastaavasti korvaa puuttuvan ulkopuolisen rahoituksen omarahoitusosuudella. Kun aiemmin puuttunut ulkopuolinen rahoitus toteutuu, vähennetään omarahoitusosuutta vastaavasti. Järjestelmä laskee rahoituspäätöksen mukaisen maksettavan tuen määrän. 21

Hankkeen tulot Hankkeesta aiheutuvat tulot on vähennettävä hankkeen tukikelpoisista kustannuksista maksatuskausittain. Yli miljoonan euron (kokonaiskustannus) projekteissa tarkastelujakso ulottuu projektin päättymisen jälkeen 3 vuoden ajanjaksolle. Jos tulot suuremmat kuin ylläpito- ja käyttökustannukset, tällöin suoritetaan takaisinperintä. Edellyttää hankehallinnoijalta hankkeen tulojen seurannan järjestämistä sekä ilmoitusvelvollisuutta. 22

Kustannusten tukikelpoisuus Menojen sisällyttävä hankesuunnitelmaan Oltava rahoituspäätöksessä hyväksyttyjä Syntyneet rahoituspäätöksessä hyväksyttynä hankkeen toteutusaikana (kirjaamisperuste suoriteperuste) Tosiasiallisesti maksettuja Välttämättömiä hankkeen toteuttamiseksi Määrältään kohtuullisia 23

Esimerkkejä tukikelvottomista kustannuksista Tuensaajan tavanomaisesta toiminnasta aiheutuneet menot Tuensaaja on saanut tai oikeutettu saamaan hankkeesta aiheutuneeseen menoon korvausta muualta Käytettynä hankitun koneen tai laitteen hankintameno, jos sen hankintaan on saatu julkista tukea viiden edellisen vuoden aikana (ulottuu myös aikaisempiin omistajiin) Jos kustannusta ei kyetä osoittamaan tai kustannus on arvioperusteinen ALV, mikäli mahdollisuus saada palautusta (tarvittaessa tulkinta verottajalta) Ei-lakisääteiset palkanlisät (tulospalkkiot, bonukset, luontaisedut ym.) 24

Hankkeen kirjanpito Hankekirjanpidon täydellisyys ja erillisyys muusta kirjanpidosta, oma kustannuspaikka Hyvä kirjanpitotapa huomioitava Katkeamaton jäljitysketju Hankkeen kirjanpito, siihen liittyvät asiakirjat ja muut hankkeen toteuttamiseen liittyvät asiakirjat säilytettävä 10 vuotta rahoituspäätöksessä vahvistetusta hankkeen päättymispäivästä. Prosenttimääräisesti välilliset kustannukset korvattavissa hankkeissa (flat rate) maksatusta koskevaan kirjanpitoon ei merkitä välillisiä kustannuksia. 25

Tositteet Tositemerkinnöistä on voitava vaikeuksitta tarkastaa, miten kyseinen kustannus liittyy hankkeeseen (esim. laskussa viitteenä hankkeen nimi). Kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Tositteesta tulee käydä ilmi, mistä kirjanpitotapahtuma on aiheutunut ja tapahtuman ajankohta sekä tarvittaessa esitettävä jakoperuste hankkeelle kohdennetun kustannuserän osalta. Korjaus-, oikaisu- ja siirtokirjauksen todentavasta tositteesta on voitava todeta, mikä on korjattava tosite, mitä on korjattu ja miten korjaus on tehty. Tositteen tulee vastata kysymyksiin: mitä, missä, milloin, kuka, miksi ja miten kulu liittyy hankkeeseen. 26

Maksatushakemus (1/3) Maksatushakemusten ja päätösten käsittely tapahtuu kokonaan sähköisesti EURA 2014-järjestelmässä. Myös lisätietopyynnöt ja vastaukset käsitellään järjestelmässä. KATSO-tunnistautuminen korvaa papereiden allekirjoitukset. Maksatushakemuksille on asetettu 90 vrk:n käsittelyaika eli maksu tuensaajalle tapahtuu viimeistään 90 päivän kuluttua maksatushakemuksen saapumisesta. Määräaikaan ei lasketa mukaan järjestelmässä tuensaajalta pyydettyyn lisäselvitykseen kuluvaa aikaa, eikä aikaa jolloin maksatushakemus on palautettuna tuensaajalle. Valmis hakemus jätetään järjestelmässä viranomaiskäsittelyyn, jonka jälkeen hakemuksen tietoja ei voi enää muuttaa. Seuranta- ja maksatuskauden pituus voidaan määrittää hankekohtaisesti. Maksatusta haetaan 2-4 kertaa vuodessa. Kertakorvausperusteisissa hankkeissa tehdään pääsääntöisesti yksi maksatushakemus. 27

Maksatushakemus (2/3) Maksatushakemus toimitetaan mahdollisimman pikaisesti asianomaisen maksatusjakson päättymisestä. Hankkeen viimeinen maksatushakemus toimitetaan neljän kuukauden kuluessa hankkeen toteutusajan päättymisestä. Tarkasta viimeistä maksatusta laadittaessa, että ulkopuoliset rahoituserät ovat toteutuneet laskutuksen mukaisesti. Tarvittaessa täsmäytä ulkoiset rahoituserät suhteessa toteutuneisiin kustannuksiin. Huolehdi että kaikkien lähetettävien erittelyjen numerotiedot täsmäävät taustalomakkeeseen sekä lähetettyyn maksatushakemukseen kululajeittain (kirjausketju). 28,

Maksatushakemus (3/3) Maksatushakemukseen kirjataan kaikkien toteuttajien kustannukset toteuttajakohtaisille taustalomakkeille tositekohtaisesti omille riveilleen. Asiatarkastaessaan maksatushakemusta EURAssa rahoittaja joutuu ottamaan kantaa kaikkiin poikkeamiin esitetyissä tiedoissa; puutteelliset maksatushakemukset palautetaan hankehallinnoijalle täydennettäväksi. Yksittäisen liitteen kokoa rajoitetaan teknisesti EURAssa. Suositellaan liitteiden muuttamista ohjelmallisesti pdf-muotoon (ei skannaamalla). Jos skannataan, tällöin tulee käyttää alhaista resoluutiota. 29

Asiakirjojen säilyttäminen Hankkeen toteutukseen liittyvä aineisto on arkistoitava lukitussa ja paloturvallisessa tilassa (koskee myös sähköistä arkistointia) vähintään 10 vuotta rahoituspäätökseen merkityn hankkeen päättymispäivän jälkeen. EURA 2014-järjestelmä on virallinen arkisto ainoastaan järjestelmässä muodostetuille asiakirjoille (esim. maksatushakemus, seurantaraportti, hakemus jne.). De minimis-ehdon täyttävissä hankkeissa tuensaajan tulee noudattaa lisäksi 10 vuoden säilytysaikaa alkaen tuen myöntämispäivästä. Suositellaan säilytettäväksi: - yhteistyö- ym. sopimukset ja osallistumispäätökset - kilpailutusasiakirjat - päätökset hankinnoista - kopiot tilityksistä ja niiden taustalaskelmista - kirjanpitoaineisto tositteineen - kirjeenvaihto - muiden tarkastusten lausunnot ja raportit - ohjausryhmän pöytäkirjat - erilliset ohjeet 30

Aineistolähteet Rakennerahastojen palveluportaali: http://www.rakennerahastot.fi Valtion säädöstietopankki FINLEX: http://www.finlex.fi Pohjois-Pohjanmaan liiton www-sivuilta: http://www.pohjois-pohjanmaa.fi/ Aluekehitys -> Kestävää kasvua ja työtä 2014-2020 -> Lomakkeet 2014-2020 31