TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJE khall 3.2.2014 VUODELLE 2014 1 TALOUDEN JA TOIMIINNAN PERIAATTEET 2 1.1 Kuntalaki 2 1.2 Hallintosääntö 2 1.3 Käyttösuunnitelman laatiminen 2 2 TALOUSARVION NOUDATTAMINEN 3 2.1 Vastuu määrärahojen käytöstä 3 2.2 Talousarvion sitovuus 4 2.3 Hankintaperiaatteet 4 2.4 Yhteishankinnat 5 2.5 Saatavien perintä 5 2.6 Sopimushallinta 5 2.7 Kassan ja vakuuksien voimassaolon tarkastus 6 2.8 Diariointi eli kirjaaminen 6 3 HENKILÖSTÖ, VIRAT JA TOIMET 6 3.1 Virkojen ja toimien täyttäminen, määräaikaisen henkilöstön palkkaaminen, sivutoimet 6 4 INVESTOINNIT 6 4.1 Pienhankintaraja 6 5 TALOUSARVION TOTEUMA JA RAPORTOINTI 7 5.1 Kirjanpito 7 5.2 Talousarvion toteutumisen seuranta 7 6 KUNTAKONSERNI 8 7 SOTE-PALVELUT 8 8 TALOUSARVION TIEDOKSI SAATTAMINEN 8 1
1. TALOUDEN JA TOIMINNAN PERIAATTEET 1.1. Kuntalaki 1.2. Hallintosääntö Kuntalain 65 :n mukaan kunnan toiminnassa ja taloudenhoidossa on noudatettava talousarviota. Siihen tehtävistä muutoksista päättää valtuusto. Kunnanvaltuusto hyväksyi kokouksessaan 17.12.2013 talousarvion käyttötalouden menot ja tulot tulosaluetasolla sekä investoinnit. Samalla valtuusto hyväksyi myös taloussuunnitelman vuosille 2015 2016. Kaustisen kunnan kuntatalous on tiukassa tilanteessa: Kunnalla on alijäämää aikaisemmilta vuosilta 1,8 M ja tilinpäätöksen tulos on muodostumassa n. 300.000 euroa alijäämäiseksi (arvio 28.1.2014). Kuntastrategia perustuu siihen, että kuntatalous pidetään vakaana koko suunnittelukauden ajan. Kestävä talous syntyy tasapainoisesta taloudesta, pitkäjänteisestä ja hallitusta omaisuuden hoidosta ja tulopohjan parantamisesta. Talouden tasapainottamisessa on huomioitava kuntakonserni kokonaisuudessaan. Omistajaohjauksen tavoitteena konserniyhtiöissä on pitkäjänteinen omistajaohjaus kuntastrategian tavoitteiden mukaisesti. Talouden tasapainotus on palvelujen kehittämisen ohella tämän valtuustokauden merkittävin haaste. Hallintosäännön mukaan kunnan palveluorganisaatio jakautuu kolmeen päävastuualueeseen seuraavasti: 1 Hallinto- ja kehittämispalvelut sekä sosiaali- ja terveyspalvelut 2 Sivistystoimi 3 Tekniset palvelut Päävastuualueet jakautuvat edelleen hallintosäännön mukaisiin tulosalueisiin. Hallintosääntö on luettavissa kunnan kotisivuilla. 1.3. Käyttösuunnitelman laatiminen Lautakunnat päättävät talousarvion käyttösuunnitelmista ja toimittavat ne välittömästi kunnanhallitukselle tiedoksi. Käyttösuunnitelmilla toimielimet jakavat kunnanvaltuuston hyväksymät määrärahat tileittäin kustannuspaikoille ja asettavat samalla valtuuston määrittelemien tavoitteiden kanssa yhteneväiset, tarkennetut tavoitteet kustannuspaikoittain. Talousarviota täytäntöön pantaessa on erityisesti huomioitava, että kunnanhallituksen ja valtuuston talousarviokäsittelyssä tekemät erillispäätökset ovat toimialoja sitovia ja ne tulee sisällyttää toimialan käyttösuunnitelmaan. Palvelutoiminta sopeutetaan myönnettyjen määrärahojen sallimiin rajoihin. Lautakuntien vastuulla on huolehtia, että kunnan päätettävissä olevat maksut tarkistetaan kustannusten nousua vastaavasti ja kunnalle kuuluvat tulot peritään tehtyjen sopimusten, 2
kunnanhallituksen pysyväismääräyksen ja annettujen ohjeiden mukaisesti. Talousarvioon sisältyvät mm. päivähoitomaksujen sekä vesi- ja jätevesimaksutaksojen tarkistukset. Vesimittarien luku ja käyttäjien ilmoitusmenettely ei nykyisin toimi, hallitus toteaa, että mittarivaihto sähköisesti luettaviin tulee toteuttaa ja tätä ennen otetaan mittarien lukumaksu käyttöön niiden talouksien osalta, jotka eivät omatoimisesti pyynnöstä ilmoitusta jätä. Kaikki tulosalueiden ja kustannuspaikkojen vastuuhenkilöt, nimenkirjoittajat, laskujen hyväksyjät ja hankintavaltuudet tulee päättää/todeta käyttösuunnitelman hyväksymisen yhteydessä. Hyväksyjä vastaa tiliöinnin oikeellisuudesta, myös alv-merkinnän osalta. Mahdolliset tilikartta- ja kustannuspaikkamuutokset on esitettävä kunnanhallituksen hyväksyttäväksi ennen kustannuspaikan perustamista. Kuntaa eri yhteisöissä edustavien tulee valvoa kunnan taloudellisia etuja ja ottaa huomioon kunnanvaltuuston päättämät strategiset tavoitteet sekä noudattaa mahdollisesti erikseen annettavia toimintaohjeita. 2. TALOUSARVION NOUDATTAMINEN 2.1. Vastuu määrärahojen käytöstä Hallintosäännön 22 :n talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä valtuustolle talousaviovuoden aikana ja hyväksytettävä valtuustolla ennen muutosten tekemistä. Muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Talousarvion noudattaminen edellyttää, ettei ryhdytä sellaisiin toimenpiteisiin, jotka merkitsevät toiminnan laajentamista tai uuden toiminnan aloittamista talousarviovuoden aikana, ellei talousarviossa ole siihen määrärahavarausta. Talousarviopäätökseensä valtuusto liitti yksimielisesti ponnen, joka tulee talousarviota täytäntöön pantaessa huomioida. Vastuu määrärahojen riittävyydestä kuuluu ensisijaisesti lautakunnille ja määrärahojen käytöstä vastaaville viranhaltijoille. Määrärahaa on käytettävä tarkoituksenmukaisesti ja tasaisesti siten, että myös loppuvuodesta määrärahaa on käytettävissä. Yli 5.000 euron kohdeavustukset jaksotetaan useampaan erään talousarviovuoden aikana. Hallintokuntien tulee seurata talousarvion toteutumista kuukausittain ja ryhtyä välittömästi toimenpiteisiin havaitessaan poikkeamia asetetuista tavoitteista ja määrärahojen käyttösuunnitelmista. Ostolaskut maksetaan sähköisesti ostoreskontran kautta. Uusia asiakastietoja avattaessa on annettava kaikki asiakastiedot (pelkkä nimi ei riitä). Osto- ja myyntireskontraan tulee uutta toimittajaa avattaessa olla merkitä myös sosiaaliturva- tai y-tunnus, jottei avata useita asiakasnumeroita samalle toimittajalle. Laskun vastaanottajan ja hyväksyjän tulee huolehtia laskun nopeasta kierrosta maksatukseen, jotta ne ehditään maksaa eräpäivään mennessä. Laskut skannataan välittömästi niiden saavuttua kuntaan. Laissa määritellään laskulle selvät sisältövaatimukset. Verohallinto on antanut asiasta soveltamisohjeet. Jotta alv-vähennysoikeutta voidaan käyttää, laskujen hyväksyjän on 3
tarkistettava, että lasku on ohjeiden mukainen ja laskun vastaanottajana on Kaustisen kunta. Kunta on alv-verollinen yhteisö. Sähköisten laskujen vastaanotto etenee kevään aikana. Käyttösuunnitelmassa varaudutaan hankintoihin ja koulutuksiin. 2.2. Talousarvion sitovuus Talousarvion toiminnalliset tavoitteet, määrärahat ja tuloarviot sitovat hallintokuntia kunnanvaltuustoon nähden tulosaluetasolla, ja kunnanhallitukseen/lautakuntaan nähden tulosyksikkötasolla. Investointimäärärahat sitovat hallintokuntia kunnanvaltuustoon nähden hanketasolla. 2.3. Hankintaperiaatteet Hankinnoissa pyritään mahdollisimman edulliseen tulokseen ja tehostetaan alueellista yhteistyötä. Hankintamenettelyssä noudatetaan Suomen Kuntaliiton yleisiä hankintaohjeita ja kunnan hankintaohjetta. Periaatteena on, että hankinnat kilpailutetaan riittävällä laajuudella. Hankinnoissa on huomioitava myös alueen yrittäjien mahdollisuus osallistua kilpailuun. Hankinnat tulee mahdollisuuksien mukaan jaksottaa talousarviovuonna siten, ettei kassavajetta synny. Kaustisen kunta on viime vuonna liittynyt Kokkolan kaupungin hankintarenkaaseen. Vuosittain ilmoitetaan, mihin hankintoihin kunta lähtee mukaan. Hankintayhteistyösopimuksella perustettiin hankintalain mukainen yhteishankintayksikkö Kokkolan kaupungille. Tämä tarkoittaa, että jokaisesta maakunnan yhteishankinnan kilpailutuksesta, pelkästään Kokkolan kaupunki tekee kaikkia hankintarenkaan osapuolia juridisesti sitovan hankintapäätöksen. Jokainen osapuoli puolestaan solmii eli allekirjoittaa jokaisesta kilpailutuksesta syntyvän hankintasopimuksen. Tämä järjestely on sitova. Ohjausryhmällä on puolestaan toimivalta mm. päättää, mitä tavara- tai palveluhankintoja kilpailutetaan maakunnan yhteishankintoina. Osapuolet voivat sisäisesti tehdä esimerkiksi viranhaltijapäätöksen, jolla he päättävät kannastaan ohjausryhmässä. Mutta tämä päätös ei ole hankintapäätös ja tällaista päätöstä ei ole pakko tehdä. Osapuolet ovat valtuuttaneet edustajansa toimimaan ja päättämään ohjausryhmässä. Eli osapuolten kannalta oleellinen vaihe on silloin, kun ohjausryhmä päättää, mitä kilpailutetaan yhteishankintana. Sen jälkeen hankinnassa ollaan sitovasti mukana. Vuoden 2014 yhteishankinnat: Talvi 2014 Polttoaineet tehdään arvio oman kilpailutuksen ja KL Kuntahankintojen välillä Talvi 2014 Toimistopaperit Liitytty KL Kuntahankintojen kilpailutukseen (4 vuoden sopimus) Syksy 2014 Työasemat ja kannettavat tietokoneet joko oma kilpailutus tai liittyminen Kuntahankintojen sopimukseen, seudullinen It-ryhmä Syksy 2014 Elintarvikkeiden HEVI-tuotteet (juurekset ja vihannekset) oma kilpailutus ja analyysi lähiruuan osuudesta kilpailutuksessa Syksy 2014 Kirja-aineistohankinta joko oma kilpailutus tai Kuntahankintojen sopimus Syksy 2014 Kirjastoaineistokuljetus oma kilpailutus Syksy 2014 Toimistotarvikkeet jos ei käytetä optiota, hankintasopimus päättyy vuoden 2014 lopussa, vaihtoehtoina KL Kuntahankinnat tai oma kilpailutus Mahdolliset uudet yhteishankinnat 2014 (täydentyy vuoden aikana): 4
2.4 Yhteishankinnat Toimistokalusteet Tilausajot. Kaustisen kunnalla on vuoden 2014 omat voimassaolevat sopimukset toimistotarvikkeista ja toimistopapereista. Vuoden 2015 alusta hankinta tehdään yhteishankintana. Yhteishankintarenkaan kautta hankittavista tavaroista/palveluista aikataulut ilmoitetaan aina erikseen. Kunnan yhteyshenkilönä ja edustajana ohjausryhmässä toimii toimistosihteeri Annika Rauma. Viranhaltijapäätöksin tehtävien hankintojen yläraja on 15.000 euroa. Hankinnan hintaa määriteltäessä huomioidaan hankinnan kokonaiskustannukset, esim. koko sopimuskausi. Toimialajohtajilla on omien vastuualueidensa hankintaoikeudet lukuun ottamatta yhteishankintoina tehtäviä hankintoja. Mahdollisista hankintaoikeuksien delegoinnista pidetään luetteloa, joka annetaan tiedoksi kunnanhallitukselle käyttösuunnitelman hyväksymisen yhteydessä. Käyttötalousosassa (kp 1203) varaudutaan taloushallinnon ohjelmistokoulutukseen sekä yhteisiin ohjelmistohankintoihin (esim. yhteiset ohjelmistot ja palvelimet). Muut tietotekniikkahankinnat kukin hallintokunta varaa omaan käyttösuunnitelmaansa. Em. hankinnat kilpailutetaan keskitetysti. Kaikki kunnan koneissa olevat ohjelmat ja tiedostot on tarkoitettu ainoastaan työ-/viranomaiskäyttöön. Talousarviovuoden kalustohankinnat eritellään ja luettelo niistä toimitetaan talousjohtajalle helmikuun loppuun mennessä. Hankinnat on tehtävä sopimustoimittajilta koko sopimuskauden ajan (ts. tavaraa ei voi ostaa muilta toimittajilta / hakea kaupasta). Tarkemmat ohjeet hankinnoista löytyvät kunnan hankintaohjeesta, jonka kunnanhallitus on hyväksynyt 17.1.2011. Toimistotarvikehankinnat tehdään koko kunnan osalta keskitetysti lukuun ottamatta koulutarvike- ja kirjaston kirjatilauksia. Talousarviovuoden hankintatarpeet ilmoitetaan 15.2.2014 mennessä; tietotekniikkahankinnat tietohallintosihteeri Sirkka Penttilälle ja toimistotarvike- ja kopiopaperitarpeesta ilmoitetaan toimistosihteeri Annika Raumalle. 2.5 Saatavien perintä Saatavien perinnässä noudatetaan kunnanhallituksen pysyväisohjetta. Erityisesti korostetaan sitä, että ensimmäinen maksukehotus on lähetettävä 14. päivän kuluttua eräpäivästä. Saatavien perintätilanne tuodaan kunnanhallituksen tiedoksi raporttien yhteydessä. Konsernin sisäisessä laskujen perinnässä ei käytetä perintätoimiston palvelua. 2.6 Sopimustenhallinta 5
Kunnan sopimustenhallinta on siirretty sähköiseen sopimustenhallintaan. Kaikki tehtävät sopimukset laaditaan sopimushallinnassa ja vanhat sopimukset viedään sinne. Nykyiset sopimukset tarkistetaan hallintokunnittain käyttösuunnitelman yhteydessä. Allekirjoitetut sopimukset skannataan sopimustenhallintaan. Käyttösuunnitelman yhteydessä sopimukset on tarkistettava tulosalueittain, myös sopimuksiin liittyvät vastuut. 2.7 Kassan ja vakuuksien voimassaolon tarkastus Käteissuoritukset toimitetaan kuukausittain talouspäällikölle. Talouspäällikkö tarkistaa käteiskassat vuosittain. Tarkastuksesta laaditaan raportti/viranhaltijapäätös kunnanhallitukselle sisäisen valvonnan ohjeen mukaisesti. Vakuuksien voimassaolosta huolehtii ao. vastuualueen vastuuhenkilö. Käteiskassat tilitetään talouspäällikölle tai neuvonnan kassaan kuukauden viimeisenä työpäivänä. Tilityksen liitteenä tulee olla selvitys tilitetyistä varoista (esim. erittely myydyistä tuotteista). 2.8 Diariointi eli kirjaaminen Jokaisen hallintokunnan on huolehdittava, että kaikki viranomaistoimintaan liittyvät asiakokonaisuudet ja asiakirjat, joiden johdosta käynnistyy päätöksentekoprosessi, diarioidaan eli kirjataan Dynasty asiahallintaan, siten että asian käsittelyä voidaan seurata alusta viimeiseen päätökseen saakka. Myös kunnan omasta aloitteesta käynnistyvät asiat diarioidaan (esim. hankkeet, virkojen täytöt jne). Diaari perustuu vuonna 2008 käyttöön otettuun tehtäväpohjaiseen arkistonmuodostussuunnitelmaan ja muodostaa samalla Dynastyyn asiaan liittyvän sähköisen arkiston, joka on yhtäpitävä paperiarkiston kanssa. Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (24.12003/13) edellyttää kirjaamista. Opastusta kirjaamiseen antaa tarvittaessa toimistosihteeri Annika Rauma. 2 HENKILÖSTÖ, VIRAT JA TOIMET 3.1 Virkojen ja toimien täyttäminen, määräaikaisen henkilökunnan palkkaaminen, sivutoimet Talousarviovuonna avoimeksi tulevia virkoja ja toimia ei saa täyttää ennen kuin on perusteellisesti selvitetty, voidaanko tehtävä hoitaa sisäisin siirroin, tehtävien uudelleenjärjestelyin tai muulla tavalla täyttämättä virkaa tai tointa. Sijaisuudet hoidetaan ensisijaisesti sisäisin järjestelyin ilman sijaisten palkkausta. Kunnanhallitus päättää, avoimiksi tulevat uusien virkojen ja toimien täyttämisestä (esim. toiminnan laajentuminen ja pitkät sijaisuudet). Muutoin sijaisuuksista päättää johtoryhmä. Henkilöstöä palkattaessa heille esitetään sivutoimilupa/sivutoimi-ilmoituslomake sekä töihintulo-/lähtöhaastattelulomake. Rekrytointivaiheessa tuodaan esille, että Kaustisen kunta on savuton työpaikka. Lomakkeet löytyvät verkosta t-asemalta / yhteinen / lomakkeet. 6
4 INVESTOINNIT Palvelusuhteen alkamisesta ja päättymisestä ja keskeytyksistä (ks. pysyväismääräys poissaolokäytännöstä) on tehtävä päätös ja toimitettava viipymättä palkanlaskentaan. Huom. poissaololomake täytetään jokaisesta yksittäisestäkin päivästä. Kunnanhallitus kiinnittää lautakuntien huomiota henkilöstön hyvinvointiin, henkilöstön riittävästä koulutuksesta on huolehdittava, samoin työmenetelmien kehittämisestä. Kehityskeskusteluja käydään vähintään kerran vuodessa. Talousarvioon sisältyy henkilöstömenosäästöinä 70.000 euron säästötavoite. Kunnanhallitus suosittaa palkattomien virka- ja työvapaiden antamista kuntatalouden tasapainottamiseksi erillisen päätöksen mukaisesti. 4.1 Pienhankintaraja Hallintosäännön mukaan kunnanhallitus vahvistaa poistolaskennan pohjaksi pienhankintarajan. Käyttötalousosaan kirjataan pienhankintarajan, 10.000 alittavat kalustohankinnat. Hallintokuntien tulee tarkistaa hyväksytyn talousarvion investointisuunnitelma siten, että investointiosaan jäävät ainoastaan pienhankintarajan todellisuudessa ylittävät investoinnit. Pienhankintarajan alittavista hyödykkeistä tulee tehdä kunnanhallitukselle määrärahansiirtoesitys investointiosasta käyttötalousosaan. 5 TALOUSARVION TOTEUMA JA RAPORTOINTI 5.1 Kirjanpito Kirjanpito perustuu talousarvioon ja käyttösuunnitelmiin. Menot ja tulot kirjataan oikeille tulosyksiköille, kirjanpitolain mukaisesti suoriteperusteisesti, eli silloin, kun tavara tai palvelu on vastaanotettu tai luovutettu. Kirjaus ohjautuu kirjanpitoon tositepäivämäärän mukaisesti. 5.2 Talousarvion toteutumisen seuranta Hallintosäännön 21 :n mukaan toimielimet raportoivat valtuuston hyväksymien tavoitteiden toteutumisesta ja poikkeamisista ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta neljännesvuosittain. Kuntastrategiassa on hyväksytty mittarit ja tunnusluvut, joita tulee edelleen kehittää ja käyttää. Tulosalueiden on toimitettava saatavatilanteensa tiedoksi kunnanhallitukselle raportointien yhteydessä. Raportista tulee ilmetä saatavan perintätilanne. Valtuuston vuoden 2014 talousarviokäsittelyssä hyväksymä ponsi: "Tässä taloudellisessa tilanteessa, on kunta otettava lujempi ote budjetin raamien sisällä pysymiseen. Kunnanhallitus ja viranhaltijat ovat vastuussa siitä, että talousarviossa pysytään. Kunnanhallitus on myös velvollinen ryhtymään välittömiin toimenpiteisiin, jos budjetin raameissa ei pysytä käyttäen kaikki mahdolliset keinot, että ensi vuoden tilinpäätös olisi positiivinen." Hallintokunnat ja kunnan tytäryhtiöt toimittavat ilman eri kehotusta kunnanhallitukselle ja tarkastuslautakunnalle vuoden 2014 aikana talousarvion toteutumisen seurantaraportit viikon kuluessa raportointijakson päättymisestä 7
6 KUNTAKONSERNI 7 SOTE-PALVELUT Raportoitava jakso, viranhaltijaraportti talousarviototeumasta 1.1. 31.3. raportointi 8.4. mennessä 1.1. 31.5. raportointi 10.6. mennessä 1.1. 31.8. raportointi 9.9. mennessä 1.1 31.10. raportointi 11.11. mennessä Seurantaraportit annetaan tulosaluetasolla kustannuspaikoittain ja niistä tulee ilmetä sekä taloudellisen että toiminnallisen tuloksen toteuma, samoin hallintokunnan arvio loppuvuoden meno- ja tulokehityksestä ja määrärahojen riittävyydestä tulosalueella. Tytäryhtiöt raportoivat toiminnastaan edellä olevan mukaisesti, neljä kertaa vuodessa. Raportoinnin yhteydessä toimitetaan tulos-, tase- ja rahoituslaskelma sekä kertomus raportointikauden toiminnasta. Tytäryhtiöiden on tiedotettava aikataulusta tilitoimistolleen. Tässä vaiheessa huomautetaan, että tytäryhtiöiden tulee toimittaa konsernitilinpäätökseen vaadittavat tiedot talouspäällikölle helmikuun loppuun mennessä. Palvelusopimuksessa määritellään kuntakohtaiset tavoitteet kunnan talousarvion puitteissa. 8 TALOUSARVION TIEDOKSI SAATTAMINEN Hallintokunnat ja toimintayksiköt huolehtivat siitä, että talousarvio ja käyttösuunnitelmat sekä niitä koskevat ohjeet toimitetaan kaikille määrärahojen käytöstä vastuussa oleville henkilöille tiedoksi ja noudatettavaksi. Talousarvioraportteja antaa tarvittaessa myös talouspäällikkö tai tietohuoltosihteeri. Lisäksi hallintokuntien on huolehdittava siitä, että kunnan edustajilla kuntayhtymissä ja muissa yhteisöissä on tarvittavat tiedot kunnan talousarvioon kyseisiin tarkoituksiin varatuista määrärahoista. Kunnanvaltuuston hyväksymä talousarvioasiakirja on saatavana kotisivuiltamme kunnanvaltuuston pöytäkirjan 17.12.2014, 93 liite, linkki liitteeseen: http://dynastyweb.kase.fi/kaustinen/kokous/20131310-5.htm KAUSTISEN KUNNANHALLITUS Arto Alpia, kunnanjohtaja Tellervo Pakkala, talousjohtaja 8