Tarkastuslautakunnan kokous 6.4.2018 Pöytäkirja
PÖYTÄKIRJA 2 (8) TARKASTUSLAUTAKUNNAN KOKOUS Aika 6.4.2018 klo 10.00 12.30 Paikka Lasikabinetti 2, c/o KYS, päärakennus, pääaula Allekirjoitukset Minna Varis puheenjohtaja Anu Tervala pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan tarkastus Olemme tarkastaneet pöytäkirjan ja todenneet sen kokouksen kulun ja tehtyjen päätösten kanssa yhtäpitäväksi. Jussi Kauhanen Seija Kuikka Käsiteltävät asiat 12 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS... 3 13 KOKOUKSESSA PIDETTÄVÄN PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN VALITSEMINEN JA TARKASTUSAJAN JA PAIKAN MÄÄRÄÄMINEN... 4 14 LIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄN VUODEN 2017 TILINPÄÄTÖKSEN ESITTELY JA AJANKOHTAISKATSAUS 4 15 TILINTARKASTAJAN RAPORTTI... 4 16 TARKASTUSLAUTAKUNNAN ARVIOINTIKERTOMUS... 5 17 ESITYKSEN TEKEMINEN YHTYMÄKOKOUKSELLE VUODEN 2017 TILINPÄÄTÖKSEN HYVÄKSYMISESTÄ SEKÄ VASTUUVAPAUDEN MYÖNTÄMISESTÄ LIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄN HALLINTOA JA TALOUTTA HOITANEILLE TOIMIELINTEN JÄSENILLE JA MUILLE TILIVELVOLLISILLE TILIKAUDELTA 1.1. 31.12.2017... 5 18 SIDONNAISUUSREKISTERI... 6 19 ISLABIN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUIDEN KILPAILUTUKSEN TULOS JA ESITYKSEN TEKEMINEN YHTYMÄKOKOUKSELLE TILINTARKASTUSYHTEISÖN VALINNASTA... 7 20 MUUT MAHDOLLISET ESILLE TULEVAT ASIAT... 8 21 SEURAAVAN KOKOUKSEN AJANKOHTA... 8 22 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN... 8
PÖYTÄKIRJA 3 (8) Listan asianro 1. 12 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Varsinaiset jäsenet Varajäsenet Kauhanen Jussi Kekoni Jaakko (PSSHP) Nousiainen Pekka Myllys Ahti (ISSHP) Seppälä Arto Kuikka Seija (ESSOTE) Varis Minna Pulkkinen Seppo (SIUN SOTE) Puheenjohtaja Varapuheenjohtaja Pekka Nousiainen Minna Varis Kokoukseen kutsutut Päävastuullinen tilintarkastaja Kati Mäntylä, KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy Toimitusjohtaja Kari Punnonen Hallinto- ja talouspäällikkö Anu Tervala Tarkastuslautakunta on kokouksessaan 16.1.2008 päättänyt, että kokouskutsut toimitetaan sähköpostitse noin viikkoa ennen kokousta. Puheenjohtaja avaa kokouksen ja toteaa läsnäolijat. Kokouskutsu on lähetetty 23.3.3018. Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Läsnäolijat: Minna Varis, varapuheenjohtaja Jussi Kauhanen Seija Kuikka (Arto Seppälän varajäsen) Kati Mäntylä ( :t 12 18) klo 11.10 saakka Kari Punnonen ( :t 12 14) klo 10.35 saakka Anu Tervala, pöytäkirjanpitäjä Poissa: Pekka Nousiainen, puheenjohtaja Arto Seppälä Kokouskutsu on toimitettu sähköpostitse tarkastuslautakunnan jäsenille 23.3.2018. Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
PÖYTÄKIRJA 4 (8) Listan asianro 2. 13 KOKOUKSESSA PIDETTÄVÄN PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN VALITSEMINEN JA TAR- KASTUSAJAN JA PAIKAN MÄÄRÄÄMINEN Listan asianro 3. Pöytäkirjan tarkastaa kaksi toimielimen valitsemaa jäsentä, ellei toimielin toisin päätä. Tarkastuslautakunta valitsee 2 pöytäkirjantarkastajaa. Pöytäkirja tarkastetaan välittömästi kokouksen jälkeen. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Jussi Kauhanen ja Seija Kuikka. Kokouksen pöytäkirja tarkastetaan välittömästi kokouksen jälkeen. 14 LIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄN VUODEN 2017 TILINPÄÄTÖKSEN ESITTELY JA AJANKOH- TAISKATSAUS Liikelaitoskuntayhtymän vuoden 2017 tilinpäätös on käsitelty ja allekirjoitettu johtokunnan kokouksessa 22.2.2018. Liikelaitoskuntayhtymän johtokunnan allekirjoittama Tilinpäätös 2017 jaetaan kokouksessa oheismateriaalina 1. Toimitusjohtajan puheenvuoro. Tarkastuslautakunta merkitsee vuoden 2017 tilinpäätöksestä saadun selvityksen ja esityksen liikelaitoskuntayhtymän ajankohtaisista asioista tiedoksi. Päätösesitys hyväksyttiin. Listan asianro 4. 15 TILINTARKASTAJAN RAPORTTI Tilintarkastaja esittelee tarkastusraportin. Tarkastuslautakunta merkitsee raportin tiedoksi. Päätösesitys hyväksyttiin. Kati Mäntylä poistui kokouksesta asian käsittelyn jälkeen klo 11.10.
PÖYTÄKIRJA 5 (8) Listan asianro 5. 16 TARKASTUSLAUTAKUNNAN ARVIOINTIKERTOMUS Listan asianro 6. Kuntalain (410/2015) 121 :n mukaan tarkastuslautakunta laatii arviointisuunnitelman ja antaa valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Arviointikertomus käsitellään valtuustossa tilinpäätöksen yhteydessä. Lautakunta voi antaa valtuustolle muitakin tarpeellisena pitämiään selvityksiä arvioinnin tuloksista. Liikelaitoskuntayhtymän perussopimuksen 24 :n mukaan tarkastuslautakunnan on arvioitava, ovatko yhtymäkokouksen asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet sekä tehtävä yhtymäkokoukselle suorittamaansa tarkastustoimintaan ja tilintarkastuskertomukseen perustuen esitys siitä, voidaanko tilinpäätös vahvistaa ja vastuuvapaus myöntää liikelaitoskuntayhtymän hallintoa ja taloutta hoitaneille ja muille tilivelvollisille. Hallintosäännön 50 :n mukaan lautakunta antaa yhtymäkokoukselle vähintään kahta viikkoa ennen tilintarkastuskertomuksen yhtymäkokouskäsittelyä arvionsa yhtymäkokouksen asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta edellisenä vuonna. Lautakunta esittää arvionsa myös tilintarkastuskertomuksessa tehdyistä muistutuksista sekä asianomaisten niistä antamista selityksistä ja johtokunnan lausunnosta. Lautakunta esittää yhtymäkokoukselle ehdotuksen toimenpiteistä, joihin lautakunnan valmistelu ja tilintarkastuskertomus antavat aihetta. Tarkastuslautakunta valmistelee ja allekirjoittaa kokouksen yhteydessä suorittamaansa arviointiin ja tilintarkastuskertomukseen perustuvan, yhtymäkokoukselle 25.4.2018 esitettävän arviointikertomuksen, sekä tarvittaessa ehdotukset toimenpiteistä, joihin lautakunnan valmistelu ja tilintarkastuskertomus mahdollisesti antavat aihetta. Kokouksessa valmisteltava arviointikertomus esitetään pöytäkirjan liitteenä 1. Tarkastuslautakunta valmisteli ja allekirjoitti kokouksen yhteydessä suorittamaansa arviointiin ja tilintarkastuskertomukseen perustuvan arviointikertomuksen, ja päätti jättää sen yhtymäkokouksen ja johtokunnan käsiteltäväksi. Arviointikertomus esitetään pöytäkirjan liitteenä 1. 17 ESITYKSEN TEKEMINEN YHTYMÄKOKOUKSELLE VUODEN 2017 TILINPÄÄTÖKSEN HY- VÄKSYMISESTÄ SEKÄ VASTUUVAPAUDEN MYÖNTÄMISESTÄ LIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄN HAL- LINTOA JA TALOUTTA HOITANEILLE TOIMIELINTEN JÄSENILLE JA MUILLE TILIVELVOLLISILLE TI- LIKAUDELTA 1.1. 31.12.2017 Liikelaitoskuntayhtymän perussopimuksen 24 :n mukaan tarkastuslautakunnan on arvioitava, ovatko yhtymäkokouksen asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet sekä tehtävä yhtymäkokoukselle suorittamaansa tarkastustoimintaan ja tilintarkastuskertomukseen perustuen esitys siitä, voidaanko tilinpäätös vahvistaa ja vastuuvapaus myöntää liikelaitoskuntayhtymän hallintoa ja taloutta hoitaneille ja muille tilivelvollisille.
PÖYTÄKIRJA 6 (8) Listan asianro 7. Tilintarkastajien on viimeistään maaliskuun loppuun mennessä tarkastettava hyvän tilintarkastustavan mukaisesti kunkin tilikauden hallinto, kirjanpito ja tilinpäätös. Tilintarkastajat ovat suorittaneet Itä-Suomen laboratoriokeskuksen liikelaitoskuntayhtymän vuoden 2017 hallinnon ja talouden tarkastuksen, ja antaneet liikelaitoskuntayhtymän yhtymäkokoukselle osoitetun, kuntalain 125 :ssä tarkoitetun tilintarkastuskertomuksen, joka esitetään kokouksen liitteenä 2. Tarkastuslautakunta päättää saattaa tilintarkastuskertomuksen yhtymäkokouksen käsiteltäväksi. Lisäksi tarkastuslautakunta päättää muiden raporttien antamisesta tiedoksi tarpeelliseksi katsomallaan tavalla. Tarkastuslautakunta esittää tilintarkastuskertomukseen perustuen yhtymäkokoukselle kantansa tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä liikelaitoskuntayhtymän hallintoa ja taloutta hoitaneille ja muille tilivelvollisille. Tarkastuslautakunta esittää tilintarkastuskertomukseen perustuen yhtymäkokoukselle, että se hyväksyy v. 2017 tilinpäätöksen, ja myöntää vastuuvapauden liikelaitoskuntayhtymän johtokunnalle ja toimitusjohtajalle tilikaudelta 1.1.- 31.12.2017. 18 SIDONNAISUUSREKISTERI Tarkastuslautakunta totesi kokouksessaan 27.1.2017, että Kuntalain (410/2015) 84 :n mukainen sidonnaisuuksien ilmoittaminen koskee ISLABissa johtokunnan jäseniä ja varajäseniä sekä toimitusjohtajaa. Kuntaliitto on myöhemmin päivittänyt sidonnaisuusrekisteriä koskevan ohjeistuksen. Päivitetty ohje on lähetetty aiemmin lautakunnalle tiedoksi. Arkistolaitos on määrännyt säilyttämään sidonnaisuusilmoitukset pysyvästi, mutta julkisesta rekisteristä tiedot poistetaan, kun luottamustoimen hoito on päättynyt. Hallintosäännön 46 :n mukaan tarkastuslautakunnan on saatettava sidonnaisuusilmoitukset yhtymäkokoukselle tiedoksi kerran vuodessa. Yhteenveto sidonnaisuuksista (= sidonnaisuusrekisteri) esitetään kokouksessa oheismateriaalina 2. Tarkastuslautakunta päättää saattaa sidonnaisuudet yhtymäkokouksen tiedoksi. Päätösesitys hyväksyttiin.
PÖYTÄKIRJA 7 (8) Listan asianro 8. 19 ISLABIN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUIDEN KILPAILUTUKSEN TULOS JA ESITYKSEN TEKEMINEN YHTYMÄKOKOUKSELLE TILINTARKASTUSYHTEISÖN VALINNASTA Tarkastuslautakunta päätti kokouksessaan 24.1.2018 (asia 7, 7) kilpailuttaa hallinnon ja talouden tarkastuspalvelut. Aiempi sopimus tilintarkastuspalveluista on ollut voimassa vuoden 2017 tilinpäätökseen saakka. IS-Hankinta Oy on suorittanut kilpailutuksen tarkastuslautakunnan toimeksiannosta. Asiakirjat jaetaan tarkastuslautakunnan jäsenille oheismateriaalina 3. Tarkastuslautakunta tutustuu tarjousasiakirjoihin ja IS-Hankinta Oy:n laatimaan tarjousten yhteenvetoon, ja päättää tarkastusyhteisön valintaa koskevasta esityksestään yhtymäkokoukselle. (Julkinen osa) Itä-Suomen laboratoriokeskuksen liikelaitoskuntayhtymä on pyytänyt avoimella menettelyllä tarjouksia hallinnon ja talouden lakisääteisistä tarkastuspalveluista vuosille 2018 2020 (tilikaudet 1.1.2018-31.12.2020) +1+1 vuoden optio. Sopimus on määräaikainen ja on voimassa siihen saakka, kun vuoden 2020 (tai optiovuosia käyttöön otettaessa vuosien 2021 tai 2022) tilintarkastus on loppuun suoritettu ja tilinpäätös hyväksytty. Mahdollisista optiokausien käyttöönotoista ilmoitetaan kuusi (6) kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä. Hankintailmoitus julkaistiin Hilma-tietokannassa 30.1.2018. Määräaikaan 28.2.2018 mennessä tarjouksen jätti neljä tarjoajaa. Kaikki tarjoajat täyttivät esitetyt vähimmäisvaatimukset. Tarjousasiakirjat olivat nähtävillä kokouksessa. Tarkastuslautakunnan päätös ja asiakirjat ovat julkisia vasta kun ISLABin yhtymäkokous on tehnyt hankintapäätöksen.
PÖYTÄKIRJA 8 (8) Listan asianro 9. 20 MUUT MAHDOLLISET ESILLE TULEVAT ASIAT Ei muita asioita. Listan asianro 10. 21 SEURAAVAN KOKOUKSEN AJANKOHTA Seuraavan kokouksen ajankohdasta päätetään erikseen. Listan asianro 11. 22 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 12.30.