REPORTRONIC-PROJEKTIN- HALLINTA

TYÖAJANSEURANTAPILOTTI REPORTRONICISSA OPETTAJAT REPORTRONIC-PROJEKTIN- HALLINTA REPO.EPEDU.FI

Sisällys 1. Perustietoa... 2 2. Reportronicin käyttäjätuki... 3 3. Käytänteet työajankirjauksessa - OPETTAJAT... 4 4. Työajan kirjaaminen... 6 Päivänäkymä... 7 Aikavälikirjaus... 9 Esivalitut projektit päivänäkymä... 9 Viikko- ja kuukausinäkymä... 9 5. Työaikojen selaaminen... 12 Työajan muuttaminen / katsominen... 12 Työajan poistaminen... 13 6. Työaikailmoituksen tekeminen... 14 7. Palautetun työaikailmoituksen korjaaminen... 16 8. Lähetettyjen työaikailmoituksien tarkastelu... 18 9. työaikaraportit... 19 SIVU 1

1. PERUSTIETOA Reportronic -järjestelmässä seurataan työaikaa Työajat -toiminnolla. Tässä ohjeessa kerrotaan mm., kuinka työaikaa kirjataan ja kuinka työaikailmoitus tehdään. Työajat-toiminto löytyy vasemmasta valikosta. Viemällä hiiren kuvakkeen päälle aukeaa valikko, jonka toiminnot on seuraavassa selitetty lyhyesti: Selaa työaikoja = Näyttää päivittäiset työajat ja kauden saldon. Lisää työaika = Työaikaa voidaan lisätä eri näkymissä. Ohjelma avaa oletuksena viimeksi käytetyn työaikakirjausnäkymän. Jos käytät toimintoa ensimmäistä kertaa, saat näkyviin Päivänäkymän tai pääkäyttäjän määrittelemän näkymän. Työaikailmoitukset = Voit selata työaikailmoituksia ja niiden tilaa. Täältä näet avoimet, hyväksytyt ja palautetut työaikailmoituksesi. Tee työaikailmoitus = Kun kuukauden työajat on merkitty, lähetetään työaikailmoitus. SIVU 2

2. REPORTRONICIN KÄYTTÄJÄTUKI Reportronicin käyttöön liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä pääkäyttäjiin: Annina Laine annina.laine@seamk.fi Panu Savolainen (tekniset asiat) panu.savolainen@epedu.fi Työajan kohdistamiseen liittyvissä asioissa voit olla TKI-töiden suhteen yhteydessä oman alasi TK-päällikköön tai TKI-taloussihteeriin. Opetukseen ja muihin töihin liittyvissä työaikakysymyksissä voi pilottijakson aikana ottaa yhteyttä Anmari Viljamaahan. Uusimmat ohjeistukset löytyvät aina Reportronicista: http://repo.epedu.fi Dokumentit Yleiset ohjeet SIVU 3

3. KÄYTÄNTEET TYÖAJANKIRJAUKSESSA - OPETTAJAT Työajanseurantaan kirjataan projekteille sekä opetukseen ja muihin toimiin kulunut todellinen työaika. Työajanseuranta on täytettävä päivittäin. 1.8.2018 alkaen kaikki opettajat seuraavat työaikasuunnitelman toteutumista päivittäin Reportronicilla. Opettajan kokonaisresurssi on 1624 tuntia/lukuvuosi, ellei TASin yhteydessä ole toisin sovittu. Mihinkään kategoriaan varattua kokonaisresurssia ei ole lupa ylittää ilman, että siitä on erikseen ennakkoon sovittu. Jokainen opettaja vastaa itse siitä, että organisoi opetuksensa tavalla, joka mahdollistaa opetuksen toteuttamisen SeAMKin linjausten mukaisella resursoinnilla. Päivittäistä työaikaa seurataan todellisen toteutuman mukaan. Toteutunut työaika merkitään sille päivälle kuin se kuuluu (ml. lauantait ja sunnuntait). TASissa opetukseen (=toteutukset) ja ohjaukseen (=ONT-ohjaus, muu suoraan opintopisteittä tuottava ohjaus, joka ei kuulu TASin toteutuksiin) annettujen tuntien toteumaa seurataan Repossa projektilla (sarake) opetustehtävät. Opetukseen liittyvien erillistehtävien (esim. koulutuspäällikkö, opo, valintakokeet) toteutumista seurataan erillistehtävien projektissa. Kaikilla hankkeilla on oma kustannuspaikkansa ja Repo-projektinsa, kuten myös TKI-hallinnolla (esim. julkaisujen tai valmistelun resurssi) ja maksullisella palvelutoiminnalla. Muiden töiden projektissa seurataan kaikkea muuta työtehtäviin kuuluvaa. Työaika, jota ei ole työaikasuunnitelmassa kohdennettu mihinkään (ns. liikkumavara), näkyy Repossa osana Muut työt kategorian kokonaisresurssia. SIVU 4

Esimerkki: opettajalle on varattu TASissa Opintojaksojen opetukseen 1000 tuntia, Ohjaukseen 300 tuntia, Maksulliseen palvelutoimintaan 32 tuntia ja 200 tuntia Muihin töihin. Lisäksi hänellä on kohdentamatonta työaikaa 92 tuntia. Opettaja kirjaa kaiken opetukseen ja ohjaukseen käytetyn ajan yhteen opetustehtävien kategoriaan Repossa. Opetukseen ja ohjaukseen on hänellä käytettävissä yhteensä 1300 tuntia. Työajanseurantaan ei voi yhteensä merkitä opetustehtäviin enempää kuin 1300 tuntia. Esimerkki: opettaja aloittaa työt 8.20, pitää puolen tunnin lounastauon, puolen tunnin kahvitauon ja lopettaa työt 16.20. Hän on tehnyt 7 tuntia töitä. Siitä 2 tuntia meni yksikön kokoukseen (2 h -> Muut työt) ja loppuaika erilaisiin opetukseen liittyviin töihin (5 h -> Opetustehtävät) Huomaa seuraavat: - Hankkeiden, maksullisen palvelutoiminnan sekä TKI-hallintoon kohdennettaviin (hankesuunnittelu ja julkaisut) tunteihin lisätään riittävä kuvaus tehdystä työstä. - Vapaajaksojen kohtaan merkitään ainoastaan selite vapaajakso. Tunteja ei merkitä (0 tuntia). Opettajat seuraavat Repossa toteutunutta työaikaa. - Palkalliset vapaat (esim. sapattivapaa, työelämäjakso ym.) on huomioitu TASissa ja niitä seurataan Repossa periaatteella 8,12 h / arkipäivä. Myös sairasloma merkitään Repoon samalla periaatteella. - Repon työaikailmoitus pitää palauttaa jokaisen kuukauden ensimmäisenä arkipäivänä. Jokaisen esimiehen on omasta puolestaan tarkistettava ilmoitus heti kun on sen saanut. SIVU 5

4. TYÖAJAN KIRJAAMINEN Työajan kirjaaminen tapahtuu Työajat-valikon toiminnolla Lisää työaika. Työaikaa voidaan lisätä eri näkymissä. Ohjelma avaa oletuksena viimeksi käytetyn työaikakirjausnäkymän. Jos käytät toimintoa ensimmäistä kertaa, saat näkyviin Päivänäkymän. Työajat kirjataan joko tunnin desimaaleina pilkulla eroteltuna (15min = 0,25 t, 30 min = 0,5 t) tai tunteina ja minuutteina kaksoispisteellä eroteltuna (15min = 0:15, 30min = 0:30). Näkymiä ovat: Päivänäkymä, Aikavälikirjaus, Esivalitut projektit päivänäkymä, Viikkonäkymä, Kuukausinäkymä. Samasta näkymästä voidaan raportoida tunteja useaan eri kohteeseen. Suositeltavaa on käyttää kuukausinäkymää (kohta 4.4) SIVU 6

Päivänäkymä Päivänäkymässä työajat kirjataan päiväkohtaisesti. Näkymässä tarvitsee valita seuraavat tiedot: Päivä, projekti, kesto, kustannuslaji (=01 Henkilöstökustannukset), yksikkö sekä tarvittaessa osaprojekti ja selite. Hanketuntien selite annetaan rahoittajien ohjeiden mukaisesti. Opetustuntien merkitsemisessä selitettä ei tarvitse antaa. Huomaa, että voit merkitä tunteja päivänäkymässä usealle eri projektille. Tallenna merkinnät klikkaamalla sivun alalaidasta löytyvää Tallenna-painiketta. Tallenna ja lisää uusi toiminnolla nykyiset merkinnät tallennetaan ja avataan uusi tyhjä lomake. Valitut projektit voidaan halutessa lisätä oletusprojekteiksi klikkaamalla Tallenna projektit oletusprojekteiksi, jolloin ne tulevat jatkossa automaattisesti kaikkiin näkymiin. Projektipudotuslistojen määrää voidaan kasvattaa merkitsemällä lukumäärä kohtaan Näytä ja valitsemalla Päivitä. Huom! Päivänäkymä on lähtökohtaisesti ns. Lisäys-tilassa, jolloin näkymässä ei voi tutkia päivän kirjauksia. Menemällä Työajat Selaa työaikoja ja valitsemalla SIVU 7

halutun päivän perässä olevaa Muokkaa-painiketta ja menemällä Päivänäkymään, voi tunteja tutkia ja muokata päivän kirjauksia. SIVU 8

Aikavälikirjaus Aikavälikirjaus on kätevä, kun halutaan kirjata työaikaa/ tehdä merkintöjä usealle päivälle peräkkäin (esim. vapaajaksojen selite tai useampana peräkkäisenä päivänä toistuva sama tuntimäärä opetukseen tai hankkeelle). Järjestelmä tekee identtiset merkinnät kaikille annetun aikavälin arkipäiville ja valinnan mukaan myös lauantai- ja pyhäpäiville. Näkymään merkitään samat tiedot, kuin päivänäkymään: Päivä, projekti/muu kategoria, kesto, kustannuslaji (=01 Henkilöstökustannukset tai flatrate hankkeessa välilliset kustannukset tai vastaava), yksikkö sekä tarvittaessa osaprojekti ja selite, mutta Päivä-kenttiin valitaan aloitus- ja lopetuspäivä. Esivalitut projektit päivänäkymä Tässä näkymässä esitetään ne projektit/muut kategoriat, joissa olet osapuolena. Huomaa kuitenkin, että mahdolliset osaprojektit (tarkemmat kategoriat) täytyy valita manuaalisesti. Näkymään merkitään jälleen samat tiedot, kuin päivänäkymään: Päivä, projekti/muu kategoria, kesto, kustannuslaji sekä tarvittaessa osaprojekti ja selite. Viikko- ja kuukausinäkymä Viikko- ja kuukausinäkymässä esitetään oletuksellisesti ne projektit/muut kategoriat, joihin on kohdennettu työaikaa viimeisen 60 päivän aikana. Viikko- ja kuukausinäkymät ovat toiminnoiltaan identtiset. Viikkonäkymässä nähdään viikon ja kuukausinäkymässä kuukauden kirjatut tunnit. SIVU 9

Projekti/muu kategoria lisätään näkymään valitsemalla projekti/osaprojekti Projektivalinta-alasvetovalikosta ja klikkaamalla Lisää. Huomaa, että nyt kaikki projektit ja osaprojektit ovat samassa listassa eivätkä erikseen, kuten muissa näkymissä. Varmista myös, että sinulla on valittuna oikea vuosi ja viikko/kuukausi. Viikko ja kuukausi valitaan alasvetovalikosta ja niitä voidaan selata myös Edellinen ja Seuraava painikkeilla. Työaika kirjataan klikkaamalla halutun päivän ja projektin solua, jolloin aukeaa erillinen syöttölomake. Syöttölomakkeeseen merkitään kesto, yksikkö, Kustannuslaji (01 Henkilöstökustannukset) ja tarvittaessa selite. Huom! Jos samalle päivälle ja samalle projektille/kategorialle on joistain syystä kohdennettu enemmän tunteja (esim. päivä- tai aikavälinäkymällä), voit selata niitä syöttölomakkeen oikeassa yläkulmassa olevilla nuolilla. SIVU 10

Projektien/tehtävien järjestystä voidaan muuttaa viikko- ja kuukausinäkymässä ja poistaa ylimääräiset klikkaamalla halutun projektin nimeä. SIVU 11

5. TYÖAIKOJEN SELAAMINEN Tallennetut työajat löytyvät kohdasta Työajat Selaa työaikoja. Työaikoja voidaan selailla eri hakuehdoilla: henkilö, projekti ja päivämäärä. Työajan muuttaminen / katsominen Työaikaa pääsee muuttamaan ja tarkastelemaan klikkaamalla ko. päivän perässä olevaa kuvaketta. SIVU 12

Työajan poistaminen Työajan voi poistaa ko. päivän perässä olevaa painiketta. Työajan voi poistaa myös tietyltä aikaväliltä valitsemalla sivun alalaidassa olevaa Poista aikavälin työaikakirjaukset, valitsemalla haluttu aikaväli ja valitsemalla Poista. Sivun alalaidassa näkyy kooste kuukauden työajoista ja saldoista. Muut linkit: Lisää työaika = vie käyttäjän viimeksi käyttämään työajankirjausnäkymään. Tulosta kuukauden työajat = Lataa työaikaraportin PDF-tiedostomuodossa. SIVU 13

6. TYÖAIKAILMOITUKSEN TEKEMINEN Kunkin kuukauden lopussa tehdään työaikailmoitus. Seinäjoen ammattikorkeakoulussa ilmoitus tehdään kerran kuukaudessa, viimeistään seuraavan kuun ensimmäisenä arkipäivänä kronologisessa järjestyksessä. Esim. jos teet maaliskuulta työaikailmoituksen, et voi enää tehdä helmikuulta ilmoitusta. Jokaisella henkilöllä oma hyväksymisketju, jonka mukaisesti työaikailmoitus kiertää käsiteltävänä ennen kuin se päätyy hyväksytty-tilaan. Hyväksymisketjussa olevat henkilöt näet siinä vaiheessa, kun teet työaikailmoitusta. Ilmoitusvaiheessa valitaan aikaväli, jolta ilmoitus tehdään. Ilmoitus menee hyväksymisketjussa oleville hyväksyjille. Käyttäjä saa sähköposti-ilmoituksen, kun työaikailmoitus on hyväksytty tai palautettu. 1. Valitse Työaika-valikosta Tee työaikailmoitus. 2. Valitse se kuukausi, jolta olet ilmoitusta lähettämässä ja paina Seuraava. 3. Seuraavaksi ohjelma näyttää yhteenvedon tehdyistä tunneista. On huomioitava, että kuukauden tavoitetuntimäärä on laskennallinen ja perustuu koko lukuvuoden TASin tunteihin opettajat eivät seuraa suunnitelman toteumaa tämän luvun perusteella. SIVU 14

4. Kun olet tarkastanut tiedot, niin klikkaa Tee ilmoitus ja niin työaikailmoitus lähtee hyväksyttäväksi. Voit seurata työaikailmoituksen statusta Näytä työaikailmoituksia välilehdeltä ja valitsemalla Työaikailmoitukset -alasvetovalikosta joko Kaikki- tai Avoimet ja valitsemalla Hae. Kohdasta Lisätiedot saat esille tiedot ilmoituksesta ja sen hyväksymiskierrosta. SIVU 15

7. PALAUTETUN TYÖAIKAILMOITUKSEN KORJAAMINEN Saat sähköposti-ilmoituksen myös palautetusta työaikailmoituksesta. Viestissä on mahdollisesti mainittu myös palautuksen syy. Seuraavassa ohjeessa käydään läpi työaikailmoituksen korjaus. 1. Palautettu työaikailmoitus löytyy valikosta Työajat Työaikailmoitukset Näytä työaikailmoituksia. 2. Työaikailmoitukset -alasvetovalikosta valitaan Palautetut ja klikataan Hae. Ilmoituksen saa näkyviin myös valinnalla Kaikki. Lisätiedot ja mahdollisen syyn palautukseen löydät klikkaamalla kuvaketta kohdasta Lisätiedot. 3. Valitsemalla Muokkaa työaikaa, pääset muuttamaan työaikaa. Ohjelma vie käyttäjän siihen työaikakirjausnäkymään, jota viimeksi käytettiin. Vinkki: Korjauksessa voidaan käyttää eri kirjausnäkymiä mutta esimerkiksi kuukausinäkymässä näet halutun kuukauden päivittäiset merkinnät ja kuukauden kokonaistyöajan, jolloin puutteellisten tietojen korjaaminen on helpompaa. 4. Kun tarvittavat muutokset on tehty, työaikailmoitus lähetetään uudelleen. Lähetys tapahtuu samasta paikasta Työajat Työaikailmoitukset Näytä työaikailmoituksia. Työaikailmoitus lähetetään kohdasta Lähetä uudelleen. Mikäli työaikailmoitus ei näy, valitse Työaikailmoitukset-valikosta Palautetut. SIVU 16

Huomio: Ohjelma ilmoittaa tässä vaiheessa, mikäli työaikailmoituksen edeltävinä kuukausina on työaikamerkintöjä, eikä niistä ole tehty työaikailmoitusta. Työaikailmoituksen voi kyllä tehdä, mutta silloin et voi enää lähettää työaikailmoitusta edellisiltä kuukausilta. Ongelmatapauksissa ota yhteys pääkäyttäjiin. 5. Saat vielä yhteenvedon työajasta ja näet hyväksymisketjussa olevien henkilöiden nimet. Lähetä työaikailmoitus valitsemalla sivun alalaidasta Tee ilmoitus. SIVU 17

8. LÄHETETTYJEN TYÖAIKAILMOITUKSIEN TARKASTELU Näet äsken tekemäsi sekä aikaisemmat työaikailmoituksesi valitsemalla Työajat Työaikailmoitukset Näytä työaikailmoituksia. Voit valita alasvetovalikosta halutun suodatuksen: Kaikki, Avoimet, Hyväksytyt ja Palautetut. SIVU 18

9. TYÖAIKARAPORTIT Raportteihin pääset klikkaamalla Reportronicin vasemmalta valikosta kohtaa Raportit. Raportit aukeavat uudelle välilehdelle. Tässä osiossa käsitellään lyhyesti työaikaraportteja. Näistä ensimmäinen raportti Henkilöiden työaikailmoitukset aktiivisuustiedolla on lähinnä työaikailmoituksien seurantaa varten. Henkilöstön työajat raportti ja Tarkenneraportti ovat hyviä raportteja hanketuntien tarkastelussa. Työaikailmoitus 1 raportti on ns. virallinen työaikailmoitusraportti. Oman työaikaraportin saat myös menemällä Työajat Selaa työaikoja ja valitsemalla sivun alalaidasta Tulosta kuukauden työajat. SIVU 19