Kirkkoneuvosto 6.6.2018 1 KOKOUSAIKA 6.6.2018 kello 17.00-18.05 KOKOUSPAIKKA Forssan seurakuntatalo, musiikkihuone OSALLISTUJAT Esa Löytömäki kirkkoherra, puheenjohtaja Timo Heikkilä varapj. 6-18 Veikko Haavisto jäsen Päivi Kallionpää jäsen 1-8 Anu Lummaa jäsen Esa Monto jäsen Asko Valkama jäsen Pöytäkirjanpitäjä Raila Joki talouspäällikkö Muut henkilöt Tommi Karjalainen kiinteistöpäällikkö 1-8 Marja-Leena Korpela kirkkovaltuuston varapj Poissa Saara Jokinen Tarja Mäkelä Valitusosoitus KL 24 luku ALLEKIRJOITUKSET Esa Löytömäki puheenjohtaja Raila Joki pöytäkirjanpitäjä PÖYTÄKIRJAN Forssassa 8.6.2018 ennen kello 13.00. TARKASTUS Veikko Haavisto Asko Valkama PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVÄNÄ Seurakuntatoimistossa 11.6. 2.7.2018 työpäivinä kello 9.00 13.00.
Kirkkoneuvosto 6.6.2018 2 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kirkkoneuvoston ohjesäännön 5 :n 1 mom. mukaan kutsu kirkkoneuvoston kokoukseen on toimitettava jäsenille viimeistään viisi päivää ennen kokousta. Kutsuun on liitettävä luettelo käsiteltävistä asioista. 5 :n 2 mom. Jos asia on kiireellinen, kirkkoneuvosto voi päättää ottaa sen käsiteltäväksi, vaikka sitä ei ole mainittu kokouskutsussa. KL 7 luvun 4 :n mukaan seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Todettiin. 2 Pöytäkirjantarkastajien vaali Kirkkoneuvoston ohjesäännön 9 :n 3 mom. pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa pöytäkirjan tarkastajaa tai, jos kokous niin päättää, kirkkoneuvosto kokouksessaan. KJ 7 luvun 6 :n mukaan pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla, jollei tarkastamisesta ole määrätty ohje- tai johtosäännössä. Aakkosjärjestyksen mukaan vuorossa olisivat Esa Monto ja Tarja Mäkelä. Kirkkoneuvosto päättää valita pöytäkirjantarkastajat. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Asko Valkama ja Veikko Haavisto.
Kirkkoneuvosto 6.6.2018 3 3 Kokouksen työjärjestyksen vahvistaminen Esityslista hyväksyttiin esitetyssä muodossa. 4 Ilmoitusasiat 1. Tapahtumia 2018 Forssan kirkko 29.4. Messu 88 6.5. Messu 109 10.5. Nuorten messu 234 13.5. Messu 43 19.5. Erityisrippikoulun konfirmaatio 68 20.5. Messu 68 20.5. Perheiden kevätmessu 150 23.5. Häämusiikki 44 25.5. Tölön 2. luokka 14 27.5. Torijumis 521 Koijärven kirkko 6.5. Messu 19 20.5. Messu 45 2. Hartausvuorossa Esa Monto 3. Tulevat kokoukset Kirkkoneuvosto: ke 5.9. ke 3.10. ke 21.11. Kirkkovaltuusto: ke 24.10. ke 12.12. 4. Ohjausryhmän kokous maanantaina 11.6. klo 17.30 Ypäjällä 5. Testamenttina saatu asunto 2 h + k Kuulankadulla annetaan kiinteistövälittäjälle myyntiin. Kirkkoneuvosto päättää myynnistä tarjousten perusteella. Merkittiin tiedoksi saaduksi. Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).
Kirkkoneuvosto 6.6.2018 4 5 Kirkkovaltuuston pöytäkirjanpitäjän valinta toimikauden 2015-2018 loppuun. Kirkkovaltuuston työjärjestyksen mukaan kirkkovaltuusto valitsee itselleen toimikaudekseen pöytäkirjanpitäjän, joka huolehtii muistakin kirkkovaltuuston sihteerin tehtävistä. Valtuustokaudella kirkkovaltuuston pöytäkirjanpitäjänä on toiminut toimistosihteeri Hannele Mäki-Tulokas. Hannele Mäki-Tulokkaalle on myönnetty ero toimistosihteerin virasta 1.11.2018 alkaen ja sitä ennen hän on vuosilomalla. Talouspäällikkö: Kirkkoneuvosto päättää esittää, että kirkkovaltuusto suorittaisi kirkkovaltuuston pöytäkirjanpitäjän valinnan toimikautensa loppuun. Kirkkoneuvosto päätti esittää, että kirkkovaltuusto suorittaisi kirkkovaltuuston pöytäkirjanpitäjän valinnan toimikautensa loppuun. Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).
Kirkkoneuvosto 6.6.2018 5 6 Hautausmaiden katselmus Forssan ev.-lut. seurakunnan hautaustoimen ohjesäännön 16 :n mukaan kirkkoneuvoston on huolehdittava siitä, että hautausmaan ja sillä olevien rakennusten katselmus suoritetaan vuosittain. Katselmuksessa päätetään toimenpiteistä, joihin hautausmaan hoidosta vastaavan viranhaltijan tekemät esitykset sekä tehdyt havainnot antavat aihetta. Erityisesti katselmuksessa on todettava: 1. onko hautaustoimen ohjesääntöä ja vahvistettua käyttösuunnitelmaa noudatettu, 2. onko hautakirjanpito yhtäpitävä hautausmaalla suoritettujen toimenpiteiden kanssa, 3. onko yksityisiä hautoja kunnostettu ja hoidettu ohjesäännön mukaisesti, 4. onko seurakunnan huolehtimien hautojen hoito ollut sopimusten ja annettujen määräysten mukaista ja Katselmuksesta on laadittava pöytäkirja. Hautausmaiden katselmuksen suorittivat 23.8.2017 Tommi Karjalainen, Mari Lehto, Veikko Haavisto ja Timo Heikkiä. Kiinteistöpäällikkö: Kirkkoneuvosto päättää hautausmaiden katselmuksen suorittamisesta. Kirkkoneuvosto päätti, että hautausmaiden katselmus suoritetaan 11.7.2018 kello 8.00 alkaen. Tehtävää suorittamaan valittiin Veikko Haavisto, Timo Heikkilä, Mari Lehto ja Tommi Karjalainen.
Kirkkoneuvosto 6.6.2018 6 7 (Salainen) 8 Saatavien poisto kirjanpidosta Liite 8 Forssan ev.-lut. seurakunnan taloussäännön 10 :n mukaan saatavien perintä ja valvonta on järjestettävä siten, että kaikki saatavat tulevat asianmukaisesti perityiksi. Mikäli saatavaa ei ole eräpäivään mennessä maksettu, on velallista kehotettava maksamaan velkansa. Jos saatavaa viivästyskorkoineen ei kehotuksesta huolimatta ole maksettu, on asiassa ryhdyttävä viipymättä perimistoimenpiteisiin. Kirkkoneuvosto voi perustellusta syystä luopua saatavan perimisestä. Saatavien perinnässä on käytetty perintätoimiston palveluksia. Oheisena liitteenä on luettelo saatavista, joita ei perintätoimiston perinnästä huolimatta ole maksettu. Osa saatavista on niin pieniä, ettei oikeudelliseen perintään ole ryhdytty. Suurempien saatavien kohdalla on ulosottopäätös, mutta ulosotosta ei ole enää kertynyt suorituksia. Ulosotto pidetään kuitenkin kirjanpidosta poistosta huolimatta voimassa. Talouspäällikkö: Kirkkoneuvosto päättää poistaa kirjanpidosta liitteessä mainitut saatavat. Kirkkoneuvosto päätti poistaa kirjanpidosta liitteessä 8 mainitut saatavat. Tähän päätökseen voi hakea muutosta tekemällä kirjallisen oikaisuvaatimuksen Forssan ev.-lut. seurakunnan kirkkoneuvostolle
Kirkkoneuvosto 6.6.2018 7 9 Kolehtisuunnitelma heinäkuu-joulukuu 2018 Liite 9 Kirkkoneuvosto tai seurakuntaneuvosto vahvistaa suunnitelman niistä päiväjumalanpalveluksissa kannettavista kolehdeista, joista ei ole määrätty kirkkolain 22 luvun 2 :n 1 momentin 9 kohdan mukaisesti. (KJ 2:8) Hallintokäytännössä kirkkohallituksen tai tuomiokapitulien määräämiä kolehteja on voitu siirtää, mikäli kyseiselle sunnuntaille on suunniteltu seurakunnan erityistä kirkkopyhää, jolloin halutaan kantaa kolehti kyseisen päivän mukaisesti. Toisena erityisenä perusteena on saatettu käyttää paikkakunnalla tapahtunutta onnettomuutta tai vastaavaa, jolloin kolehti on haluttu kerätä onnettomuuden uhrien auttamiseksi. Määrätty kolehti tulee tällöin kerätä ensimmäisenä mahdollisena painoarvoltaan vastaavana kolehtipäivänä. Joissakin seurakunnissa on yleistynyt tapa kerätä kolehteja oman seurakunnan toimintaan, kuten nuorisotyön projektien rahoittamiseen. Kirkkohallitus kiinnittää huomiota siihen, että kolehdin alkuperäinen tarkoitus on kirkkomme käytännössä liittynyt erityisesti hädässä ja avun tarpeessa olevien auttamiseen. Tämän vuoksi ei ole suotavaa kerätä kolehtia seurakunnan lakisääteisten perustehtävien toteuttamiseen, jota varten on olemassa kirkollisvero. Kirkkoneuvosto hyväksyy liitteessä esitetyn kolehtisuunnitelman heinä-joulukuulle 2018. Kirkkoneuvosto hyväksyi liitteessä 9 esitetyn kolehtisuunnitelman heinä-joulukuulle 2018.
Kirkkoneuvosto 6.6.2018 8 10 Edustajien valinta kesän lähetysjuhlille Lähetystyön vastuuryhmä on ehdottanut kesän juhlille edustajia. Seurakunnan edustajille on maksettu matkakorvaus matkasta, mikäli he ovat edustuskelpoisia ko. yhdistyksen vuosikokoukseen. Lähetysyhdistys kylväjän lähetyksen kesäpäivät 16.-17.6.2018 Kauniaisissa. Lisää www.flom.fi ; http://kesapaivat.blogspot.com Vastuuryhmä ehdottaa Kylväjän kesäpäiville Arto Mäki-Kerttulaa. Valtakunnalliset evankeliumijuhlat (SLEY) 29.6.-1.7.2018 Kalajoella. Lisää: www.evankeliumijuhla.fi. Vastuuryhmä ehdottaa edustajaksi Jukka Teinistä. Kansanlähetyspäivät (SEKL) ovat 6.-8.7.2018 Ryttylässä. Lisää: www.sekl.fi. Suomen Ev.lut. Kansanlähetyksen seuraava liittokokous pidetään Lähetyskeskuksessa, Ryttylässä, lauantaina 8.9.2018 klo 13.00 alkaen. Vastuuryhmä ehdottaa edustajaksi Laila Mäki-Kerttulaa. Kirkkoneuvosto valitsee edustajat lähetysjuhlille. Kirkkoneuvosto valitsi Kylväjän kesäpäiville 16.-17.6.2018 Kauniaisiin Arto Mäki-Kerttulan, Valtakunnallisille evankeliumijuhlille Kalajoelle 29.6.-1.7.2018 Marja-Terttu Honkasalon ja Kansanlähetyksen liittokokoukseen Ryttylään 8.9.2018 Laila Mäki-Kerttulan.
Kirkkoneuvosto 6.6.2018 9 11 Seurakuntatoimiston aukioloajat Forssan seurakunnan seurakuntatoimisto (ent. kirkkoherranvirasto ja taloustoimisto) on avoinna ajalla 22.6. 12.8. maanantaista torstaihin klo 9-13. Seurakuntatoimisto ja puhelinvaihde ovat suljettu perjantaisin henkilökunnan vuosilomien vuoksi. Kirkkoneuvosto päättää, että seurakuntatoimisto (ent. kirkkoherranvirasto ja taloustoimisto) ja puhelinvaihde on suljettu perjantaisin ajalla 22.6. 12.8.2018. Kirkkoneuvosto päätti, että seurakuntatoimisto ja puhelinvaihde on suljettu perjantaisin ajalla 22.6.-12.8.2018. 12 Henkilöstöasia
Kirkkoneuvosto 6.6.2018 10 13 Papinkirjan historiakannan irtisanominen Kirkkolain mukaan kirkonkirjoja ovat kirkon yhteinen jäsenrekisteri (myöhemmin Kirjuri) ja manuaaliset kirkonkirjat. Kirjurin ja manuaalisten kirkonkirjojen ohella mahdollisesti ylläpidettävät muut järjestelmät tai rekisterit, joita käytetään jäsenrekisteritarkoituksessa, eivät ole kirkkolaissa tarkoitettuja kirkonkirjoja. Kirjurin käyttöönoton myötä vuonna 2013 seurakuntien ja keskusrekisterien aiempien, Kirjurin kanssa rinnakkaisten henkilörekistereiden tuli jäädä pois käytöstä. Oikeusperuste kirkonkirjoihin talletettujen jäsentietojen käsittelyyn on säädetty kirkkolaissa, jonka mukaan kirkonkirjojen tietoja käytetään seurakuntien ja seurakuntayhtymien omassa toiminnassa ja hallinnossa sekä kirkon jäsenten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Seurakuntien ja keskusrekistereiden käytössä mahdollisesti olevista rinnakkaisista jäsenrekistereistä ei ole säädetty kirkkolaissa, joten niiden sisältämien jäsentietojen käsittelyyn ei ole lakiin perustuvaa oikeusperustetta. Toukokuussa 2018 sovellettavaksi tuleva EU:n yleinen tietosuoja-asetus edellyttää, että henkilötietojen käsittelylle on asetuksessa tai sitä täydentävässä kansallisessa lainsäädännössä säädetty oikeusperuste. Jos seurakunnassa tai keskusrekisterissä edelleen käytetään Kirjurin kanssa rinnakkaista jäsenrekisteriä, seurakunnan tai keskusrekisterin tulee itse määrittää henkilötietojen käsittelylle vaadittava, tietosuoja-asetuksen 6 ja 9 artiklan mukainen oikeusperuste. Jos oikeusperustetta ei ole, ei rinnakkaisen henkilörekisterin pitäminen ole tietosuoja-asetuksen mukaista. Seurakunnalla on käyttöoikeus Papinkirjan historiakantaan. Kirkkoneuvosto päättää irtisanoa Papinkirjan historiakannan heti. Kirkkoneuvosto päätti irtisanoa Papinkirjan historiakannan heti.
Kirkkoneuvosto 6.6.2018 11 14 Henkilöstöasia 15 Viranhaltijapäätökset Kirkkoherra Esa Löytömäen päätökset 28-30 /2018 Talouspäällikkö Raila Joen päätökset 24-41/2018 Kappalainen Sanna Kuisman päätökset 21-24/2018 Kiinteistöpäällikkö Tommi Karjalaisen päätökset 51-90/2018 Kirkkoneuvosto päätti hyväksyä kirkkoherran, talouspäällikön, kappalaisen ja kiinteistöpäällikön viranhaltijapäätökset. 16 Valitusosoitus KL 24 luvun mukaan Liite 16 Puheenjohtaja antoi oikaisuvaatimusohjeen ja valitusosoituksen KL 24 luvun mukaan. 17 Pöytäkirjan nähtävänä pitäminen Tämän kokouksen tarkastettu pöytäkirja on nähtävänä Forssan seurakuntatoimistossa työpäivinä 11.6.-2.7.2018 kello 9.00-13.00. 18 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen.