Kokousaika Tiistai 23.8.2016 klo 17.30 19.35 Kokouspaikka Saapuvilla olleet jäsenet Seurakuntatalo kokoushuone Heikki Nissinen, puheenjohtaja, kirkkoherra Anja Pinoniemi, varapuheenjohtaja Taisto Kokko Petri Seppälä Hanna Vääräniemi Poissa olleet jäsenet Kyösti Kuisma Muut saapuvilla olleet Asiat Ahti Moilanen, kirkkovaltuuston puheenjohtaja Pasi Pistemaa, kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja Eeva-Kaisa Karhu, sihteeri, talouspäällikkö 56 68 :t Allekirjoitus Puheenjohtaja Pöytäkirjan pitäjä Pöytäkirja on tarkastettu Heikki Nissinen Utajärvi / 2016 Allekirjoitukset Eeva-Kaisa Karhu Kirkkoneuvoston kokouksen tarkastettu pöytäkirja muutoksenhakuohjeineen on ollut yleisesti nähtävänä kirkkoherranvirastossa 29.8.- 12.9.2016. Ilmoitus pöytäkirjan nähtävillä olosta on ollut kirkkoherranviraston ilmoitustaululla 25.8.- 12.9.2016. Kirkkoherranvirasto on ollut kesäaikana elokuun loppuun asti avoinna maanantaina, tiistaina ja torstaina klo 9-12. Kirkkoherranvirasto on 1.9. alkaen ollut avoinna maanantaina, tiistaina, torstaina ja perjantaina klo 9-12. Todistaa Utajärvellä kirkkoherranvirastossa Heikki Nissinen, kirkkoherra
UTAJÄRVEN SEURAKUNTA KOKOUSKUTSU KIRKKONEUVOSTO 20.8.2016 Arvoisa kirkkoneuvoston jäsen Utajärven seurakunnan kirkkoneuvoston kokous pidetään seurakuntatalon kokoushuoneessa tiistaina elokuun 23. päivänä 2016 klo 17.30. Mikäli olet estynyt saapumaan kokoukseen, ilmoita siitä minulle p. 040-5445132. Ennen varsinaista kokousta diakoniatyöntekijän sijainen Heidi Laitinen kertoo diakoniatyön kuulumisia. Kokouksen asialista: 56. Kokouksen avaus 57. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 58. Pöytäkirjan pitäjän valinta 59. Pöytäkirjan tarkastajien valinta 60. Pöytäkirjan nähtävillä olosta päättäminen 61. Työjärjestyksen hyväksyminen 62. Tarjouspyynnöt lumitöistä ja liukkauden torjunnasta 63. Kolehtisuunnitelman vahvistaminen ajalle 1.9.- 31.12.2016 64. Turvapostin käyttö virkatodistusten lähettämisessä 65. Muut mahdolliset asiat 66. Ilmoitusasiat 67. Muutoksenhaku 68. Kokouksen päätös Heikki Nissinen kirkkoneuvoston puheenjohtaja, kirkkoherra
Ennen varsinaista kokousta diakoniatyöntekijän sijainen Heidi Laitinen kertoi diakoniatyön kuulumisia. Hän on aloittanut työssään 8.8.2016. 56 Kokouksen avaus Laulettiin virsi 509. Puheenjohtaja piti alkuhartauden, jonka jälkeen hän avasi kokouksen. 57 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kirkkojärjestyksen mukaan (KJ 9:1-3) kirkkoneuvosto päättää kokoontumisensa ajan ja paikan. Kirkkoneuvosto kokoontuu myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai vähintään neljäsosa jäsenistä sitä kirjallisesti pyytää ilmoittamansa asian käsittelemistä varten. Kirkkoneuvoston kokouksen kutsuu koolle puheenjohtaja kirkkoneuvoston päättämällä tavalla. Samalla on kokouksesta ilmoitettava myös kirkkovaltuuston puheenjohtajalle ja varapuheenjohtajalle, joilla on oikeus olla kokouksessa läsnä ja ottaa osaa keskusteluun, mutta ei päätöksen tekemiseen. Vuosiksi 2015 2016 valitun Utajärven seurakunnan kirkkoneuvoston kokouskutsut on toimitettava kirkkoneuvoston jäsenille viimeistään kahta päivää ennen kokousta ja kutsuun on liitettävä luettelo käsiteltävistä asioista (KN 29.1.2015: 7 ). Tämän kokouksen kokouskutsu ja asialuettelo on toimitettu neuvoston jäsenille sekä valtuuston puheenjohtajistolle 20.8.2016. Lisäksi kokouksesta on ilmoitettu Tervareitissä ja seurakunnan kotisivuilla. Kirkkolain mukaan (KL 7:4,1) kirkkoneuvosto on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Todetaan kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 58 Pöytäkirjan pitäjän valinta Kirkkoneuvoston ohjesäännön mukaan (6 ) kokouksen pöytäkirjaa pitää neuvoston tähän tehtävään valitsema sihteeri, joka voi olla seurakunnan viranhaltija. Pöytäkirjaan merkitään suoritetut äänestykset ja tehdyt päätökset sekä puheenjohtajan määräämät muut käsittelyyn liittyvät seikat. Pöytäkirjan pitäjänä kirkkoneuvoston kokouksissa toimikaudella 2015 2016 toimii talouspäällikkö tai talouspäällikön estyneenä ollessa kirkkoneuvoston hänelle määräämä sijainen. Tässä kokouksessa pöytäkirjan pitäjänä toimii talouspäällikkö Eeva-Kaisa Karhu.
59 Pöytäkirjan tarkastajien valinta Kirkkoneuvoston ohjesäännön mukaan (9 ) kokouksen pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai, jos kokous niin päättää, kirkkoneuvosto kokouksessaan. Valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin ja. 60 Pöytäkirjan nähtävillä olosta päättäminen Kirkkolain 25. luvun 3 :n mukaan kirkkovaltuuston, yhteisen kirkkovaltuuston, kirkkoneuvoston, seurakuntaneuvoston ja yhteisen kirkkoneuvoston pöytäkirja ja seurakuntavaalien tuloksen vahvistamista koskeva vaalilautakunnan päätös siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen yleisesti nähtävänä siten, kuin siitä on seurakunnan ilmoitustaululla ennakolta ilmoitettu. Seurakunnan muun viranomaisen pöytäkirja pidetään vastaavasti nähtävänä, jos asianomainen viranomainen katsoo sen tarpeelliseksi. Alistus- ja valitusviranomaisen päätös siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään yleisesti nähtävänä samalla tavalla kuin kirkkoneuvoston pöytäkirja. Pöytäkirja tai päätös on pidettävä yleisesti nähtävänä vähintään oikaisuvaatimuksen tai valituksen tekemiselle varatun ajan. Kirkkoneuvoston kokouksen tarkastettu pöytäkirja muutoksenhakuohjeineen on yleisesti nähtävänä kirkkoherranvirastossa 29.8.- 12.9.2016. Ilmoitus pöytäkirjan nähtävillä olosta on kirkkoherranviraston ilmoitustaululla 25.8.- 12.9.2016. Kirkkoherranvirasto on kesäaikana elokuun loppuun asti avoinna maanantaina, tiistaina ja torstaina klo 9-12. Kirkkoherranvirasto on 1.9. alkaen avoinna maanantaina, tiistaina, torstaina ja perjantaina klo 9-12. 61 Työjärjestyksen hyväksyminen Kirkkoneuvosto hyväksyy kokouskutsun mukaisen työjärjestyksen.
62 Tarjouspyynnöt lumitöistä ja liukkauden torjunnasta Utajärven seurakunta on pyytänyt Tervareitissä 2.8.2016 olleella ilmoituksella tarjouksia seurakuntatalon, kirkon ja kirkonkylän hautausmaiden lumitöistä ja liukkauden torjunnasta talvikausille 2016 2019. Tarjouspyyntö on ollut nähtävillä myös seurakunnan kotisivuilla. Tarjouspyynnössä on pyydetty kokonaisurakkahintaa koko tarjouskaudelle sisältäen arvonlisäveron. Kirjalliset tarjoukset on tullut jättää keskiviikkoon 17.8.2016 klo 15.00 mennessä tarjouspyyntölomakkeella liitteineen. Tarjouspyyntöasiakirja liitteenä. LIITE 1. Tarjouksen lumitöistä ja liukkauden torjunnasta on määräaikaan mennessä jättänyt kaksi urakoitsijaa. Toinen jätetyistä tarjouksista ei ole kuitenkaan tarjouspyyntöasiakirjojen mukainen. Kokonaiskuvaa lumitöiden ja liukkauden torjunnan todellisista kustannuksista on näin ollen vaikea arvioida vain yhden tarjouksen perusteella. Tarjouspyyntöasiakirjojen mukaan seurakunnalla on oikeus olla hyväksymättä tarjouksia. Esitys (tp): Jotta voitaisiin arvioida lumitöiden ja liukkauden torjunnan todelliset kustannukset, kirkkoneuvosto päättää jatkaa tarjousaikaa 7.9.2016 klo 15.00 saakka. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavilla seurakunnan kotisivuilta tai kirkkoherranvirastosta. Jo tähän mennessä lähetetty tarjouspyyntöasiakirjojen mukainen tarjous otetaan huomioon. Ensimmäisellä tarjousajalla puutteellisen tarjouksen jättäneellä yrityksellä on mahdollisuus halutessaan täydentää hakemustaan uuden tarjousajan päättymiseen mennessä.
63 Kolehtisuunnitelman vahvistaminen ajalle 1.9.- 31.12.2016 Seurakunnassa tulee laatia suunnitelma vuoden aikana koottavista kolehdeista. Kirkkoneuvosto vahvistaa suunnitelman päiväjumalanpalveluksissa kannettavista kolehdeista (KJ 2:8). Suunnitelma voidaan laatia koko vuodeksi tai työkausittain (talvi, kesä- ja syyskausi). Kirkkohallituksen ja tuomiokapitulin määräämien kolehtien kantopäiviä tulee noudattaa, ellei ole erityisen painavaa syytä siirtää virallista kolehtia toiselle pyhäpäivälle. Kokouksessaan 22.4.2016 (37 ) kirkkoneuvosto vahvisti kolehtisuunnitelman ajalle 1.5.- 31.8.2016. Kirkkoneuvosto vahvistaa päiväjumalanpalvelusten kolehtisuunnitelman ajalle 1.9.- 31.12.2016. LIITE 2.
64 Turvapostin käyttö virkatodistusten lähettämisessä Kirkon sähköisestä väestötietojärjestelmästä eli Kirjurista voidaan lähettää virkatodistuksia/sukuselvityksiä i- postin ja normaalin kirjepostin lisäksi niin sanotulla Turvapostilla. Turvaposti muuntaa sähköpostiviestin www-selaimella luettavaan muotoon ja lähettää vastaanottajalle ilmoitusviestillä suojatun linkin, jonka avulla varsinainen viesti voidaan avata. Lähettäminen tapahtuu siis normaalin sähköpostin kautta, mutta ilman turvapostiominaisuutta ei virkatodistuksia/sukuselvityksiä saa lähettää. Lähettäminen Turvapostilla edellyttää myös, että asiakas pyytää tämän toimittamistavaksi. Turvaposti voidaan ottaa käyttöön seurakunnissa seurakunnan päätöksellä. Tämän lisäksi käyttäjille, jotka tulevat sitä käyttämään, tulee hankkia käyttöoikeus ohjelmistoon. Esitys (pj ja tp): Utajärven seurakunta ottaa virkatodistusten lähettämiseksi käyttöön Turvapostin ja hankkii kirkkoherranvirastoon tarvittavat käyttöoikeudet sekä ohjelman asennuksen Oulun IT-alueen kautta.
65 Muut mahdolliset asiat Toimistosihteeri Mirja Karjalaisen työtuntien lisäys Utajärven seurakunta on sitoutunut tarkistamaan oman seurakunnan väestötietoihin liittyvän digiaineiston vuoden 2016 loppuun mennessä. Tarkistettu digiaineisto on myös perusedellytys alueelliselle keskusrekisterin toiminnalle. Kirkkoherranviraston muun työn ohella digiaineiston tarkistamiseen ei ole jäänyt riittävästi aikaa. Jotta tarkastustyö voidaan tehdä loppuun, on virastontyöntekijän työaikaa lisättävä. Työajanlisäys käytetään yksinomaan digiaineiston tarkistamiseen. Lokakuun aikana arvioidaan onko tarkastustyön saattaminen loppuun näillä resursseilla mahdollista. Viikkotyöajan lisääminen 30 tuntiin ajalle 1.9. 31.12.2016 lisää palkkakustannuksia noin 2000. Tämä lisäys voidaan kattaa kirkonkirjojenpidon tämän vuoden määrärahalla, eikä lisämäärärahaa todennäköisesti tarvita. Esitys (tp): Kirkkoherranviraston toimistosihteeri Mirja Karjalaisen työaikaa lisätään 5 viikkotunnilla ajalle 1.9. 31.12.2016. Viikkotuntimäärä on näin ollen 30 h. Seuraava kirkkoneuvoston kokous Seuraava kirkkoneuvoston kokous pidetään 20.9.2016 klo 17.30 alkaen.
66 Ilmoitusasiat Srk-talon toisen kylmiön korjaus suoritetaan viikon 35 aikana. Srk-talon pihalla olevaan grillimökkiin on tehty pieniä muutostöitä savun poiston parantamiseksi. Uute-hankkeeseen liittyvä seurakunnan strategiatyön yhteinen seminaari työntekijöille, luottamushenkilöille sekä kunnan edustajille järjestetään srk-talolla 8.9.2016 klo 17.30 alkaen Seurakuntakerhojen syyskausi aloitetaan viikkomessulla kirkossa 24.8.2016 klo 13. Rippikoulun aloitusinfo pidetään srk-talolla 25.8.2016 klo 18. Rippikoulun aloitusleiri pidetään Rekihovissa 16.- 18.9.2016. Erityisesti Kongosta tulleita pakolaisia ajatellen pidetään englannin- ja suomenkielinen iltajumalanpalvelus srk-talolla 21.9.2016. Gideoneilta on saatu lahjoituksena englanninkielisiä Uusia testamentteja. 67 Muutoksenhaku Päätettiin antaa muutoksenhakuohjeet. LIITE 3. 68 Kokouksen päätös Laulettiin virsi 754. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.35.