Henkilöstötunnusluvut FinFami järjestössä 1
Sisällys 1. Mitä henkilöstötunnusluvut kertovat?... 3 2. Mistä henkilöstötunnuslukuja saa?... 3 3. Miksi henkilöstötunnuslukuja kannattaa seurata?... 3 4. Mitä malleja yhdistys voi hyödyntää henkilöstötunnuslukujen seuraamisessa? 4 5. Esimerkkejä henkilöstötunnusluvuista:... 4 6. Apukysymykset oman yhdistyksen henkilöstötunnuslukujen seurantaan:... 6 7. Lähteet:... 7 2
1. Mitä henkilöstötunnusluvut kertovat? Henkilöstötunnusluvut kertovat yrityksen, johtamisen, henkilöstön ja työyhteisön tilanteesta sekä niihin uponneista kustannuksista ja tuloksista. Henkilöstötunnuslukuja tuottavat yrityksen lakisääteiset velvollisuudet kuten esimerkiksi työaikakirjanpidon seuranta. 2. Mistä henkilöstötunnuslukuja saa? Henkilöstötunnuslukujen keräämisessä voi hyödyntää työterveyshuoltoa. Työterveyshuollolta voi pyytää vuosiraportin tai kuukausiraportteja sairauspoissaoloista. Henkilöstötunnusluvuista kannattaa olla suoraan yhteydessä omaan työterveyshuoltoon. Yritystoiminnan volyymin mittaamisessa tärkeä henkilöstötunnusluku on henkilöstömäärä. Tämä ilmoitetaan vuositasolla keskiarvona. Henkilöstömäärän tarkoitus on mitata yhdistyksen kokopäivätyöllisten määrää eli tässä luvussa osaaikaisten työntekijöiden määrä lasketaan yhteen ja rinnastetaan kokoaikaiseen työntekijään (kaksi osa-aikaista työntekijää on sama kuin yksi kokoaikainen työntekijä). 3. Miksi henkilöstötunnuslukuja kannattaa seurata? Henkilöstötunnusluvut ovat tietopankki johtamiseen ja toimivat apuvälineenä yhdistyksen talousarvion määrittelyssä ja kustannusten oikeassa kohdentamisessa. Henkilöstötunnusluvut antavat yhdistyksen johdolle tärkeää tietoa yhdistyksen henkilöstöhallinnon ja toiminnan tilasta sekä auttavat johtoa päättämään toimenpiteiden oikeasta kohdentamisesta. Henkilöstötunnuslukujen seuraaminen vaikuttaa työn tuottavuuteen. Henkilöstötunnusluvut antavat tietoa myös rahoittajalle yhdistyksen toiminnasta ja tuloksellisuudesta. Siitä, että henkilöstön tilanne nähdään voimavarana, ei välttämättömänä pahana. Tunnusluvut antavat tiedon organisaation aineettomasta pääomasta. Henkilöstötunnusluvut toimivat myös yhdistyksen tarkistuslistana henkilöstöön kohdistuvista lakisääteisistä velvoitteista. Näin myös vältetään riskejä, kun tiedetään mitä pitää seurata ja millä tavalla. 3
Henkilöstön hyvinvoinnin seuraaminen vähentää taloudellisia kustannuksia: sairauspoissaolot vähenevät, työt pystytään tekemään määritellyn työajan puitteissa, henkilöstön osaamisen kehittymistä pystytään seuraamaan ja tarjoamaan oikeanlaista koulutusta sekä budjettiin voidaan kohdentaa varoja tarpeeseen pohjautuen oikeille tilipaikoille. Yhdistyksen on kehittymisen kannalta suositeltavaa vertailla omaa toimintaansa muihin vastaaviin toimijoihin. Henkilöstötunnusluvut antavat tähän mahdollisuuden henkilöstökulujen osalta. Paras hyöty tunnusluvuista saadaan, kun ymmärretään taustat henkilöstötunnuslukujen takana. Esimerkiksi: jos sairauspoissaoloprosentti on jatkuvasti liian suuri tai henkilöstö koostuu enimmäkseen jatkuvasti määräaikaisista työsuhteista, johdolle on tärkeää miettiä, onko työ liian kuormittavaa tai huonosti suunniteltua tai esimerkiksi tuleeko toiminnan jatkuvuuden turvaamiseksi panostaa vakituisiin työsuhteisiin. 4. Mitä malleja yhdistys voi hyödyntää henkilöstötunnuslukujen seuraamisessa? Yhdistys voi hyödyntää valmista henkilöstötilinpäätös pohjaa. Henkilöstötilinpäätös on hyvä väline seurata vuositasolla henkilöstöhallinnon tunnuslukuja ja linkittää niitä järjestön strategioihin ja johdon linjauksiin. 5. Esimerkkejä henkilöstötunnusluvuista: 1. henkilöstörakenne: vakituiset, määräaikaiset, kokoaikaiset, osa-aikaiset, työsuhteen kesto 2. koulutus- ja ikärakenne 3. työajankäyttö, ylitöiden määrä 4. palkkakustannukset 5. kehityskeskustelujen käyminen 6. työkykyindeksi 7. sairauspoissaoloprosentti 8. osaamisen kehittämisen kustannukset 4
9. henkilöstön vaihtuvuus 10. eläköitymisikä ja -määrä sekä niihin liittyvät kustannukset 11. aloitteet ja innovaatiot 12. tapaturmataajuus 13. Henkilöstökulut/henkilö (kertoo henkilöstön keskimääräisen palkkasumman sis. eläke- ja henkilösivukulut) Tämä tunnusluku voi kertoa kuukausitasolla taivuositasolla tilanteen. 5
6. Apukysymykset oman yhdistyksen henkilöstötunnuslukujen seurantaan: Henkilöstötunnuslukujen seuraaminen hyödyttää sekä yhdistystä itseään, että järjestön ulkopuolisia tahoja. Henkilöstötunnusluvut antavat vertailukelpoista tietoa muun muassa rahoittajalle, asiakkaille ja sidosryhmille. Henkilöstötunnuslukujen hyödyntämisen tulee pohjautua tarpeeseen. Yhdistyksen toiminnanjohtajan kannattaa yhdessä taloudesta ja toiminnan arvioinnista vastaavan kanssa miettiä, mitä lukuja halutaan seurata ja minkä lukujen seuraamisesta on hyötyä. Hallitus kannattaa kytkeä henkilöstötunnuslukujen seurantaan mukaan, sillä talouden painopistealueet linjataan hallituksessa ja sinetöidään edustajakokouksessa. Lukujen seuraaminen toimii arviointivälineenä henkilöstöstrategian toteutumisessa, henkilöstön työolosuhteiden kartoittamisessa sekä samalla työn tuottavuuden arvioimisessa. Henkilöstötunnusluvut toimivat myös hyvänä raportointivälineenä rahoittajan suuntaan, että järjestön henkilöstöhallinto on laadukasta ja siihen halutaan panostaa tuottavan toiminnan mahdollistamiseksi. 1. Mitä tunnuslukuja yhdistyksessä halutaan seurata? Valintoja tehdessä kannattaa miettiä, mitkä tunnusluvut auttaisivat järjestön henkilöstöstrategian toteutumisen seurannassa. Tunnuslukuja kannattaa aluksi valita vain muutama ja myöhemmin niitä voi täydentää oman tarpeen mukaan. 2. Miten usein tunnuslukuja kerätään? Millä ajanjaksoilla tietoja kerätään? 3. Mistä henkilöstötunnusluvut kerätään? Antaako työaikakirjanpito tai palkanmaksujärjestelmä tarvittavat tiedot? Henkilöstötunnuslukujen keräämisvaiheessa kannattaa miettiä, mistä järjestelmistä tiedot saadaan vaivattomimmin osana työnarkea. 4. Mihin luvut dokumentoidaan ja miten niitä vertaillaan? Hyödynnetäänkö vuosittain tehtävää henkilöstötilinpäätöstä? 6
7. Lähteet: 1. Balance consulting: henkilöstömäärä. Viitattu 17.12.2017. http://www.balanceconsulting.fi/tunnusluvut/henkilostomaara 2. Balance consulting: henkilöstökulut/henkilö. Viitattu 17.12.2017. http://www.balanceconsulting.fi/tunnusluvut/henkilostokulut_henkilo 7