Tornion kaupunki Tiedonhallinnan toimintaohje Hyväksytty kaupunginhallituksessa (päivämäärä)
SISÄLLYSLUETTELO 1. JOHDANTO 3 1.1. Toimintaohjeen tarkoitus ja soveltaminen 3 2. ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 4 2.1. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet 4 2.2. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisointi ja vastuuhenkilöt 5 3. ARKISTONMUODOSTUS 7 3.1. Arkistonmuodostaja 7 3.2. Arkistonmuodostuksen suunnittelu ja tavoite 7 3.3. Asiakirjojen laatiminen ja arkistokelpoisuus 8 3.4. Asiakirjatietojen käsittelyohje 9 3.4.1. Asiakirjojen arvonmääritys ja seulonta 9 3.4.2. Säilytysaikojen laskeminen 10 3.4.3. Kirjaaminen ja rekisteröinti 10 3.4.4. Sähköinen tietoaineisto 11 3.4.5. Arkistointi 12 3.4.6. Tietoturva ja tietosuoja 13 3.4.7. Rekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet 14 4. ORGANISAATIO JA MUUTOSTILANTEET 15 5. ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN 16 6. SALASSA PIDETTÄVIEN ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY 17 7. ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN PÄÄTEARKISTOON 17 8. ARKISTOTILAT 19 9. ASIAKIRJOJEN KÄYTTÖ JA TIETOPALVELU 20 10. ASIAKIRJOJEN SUOJELU POIKKEUKSELLISISSA OLOISSA 21 2
11. TOIMINTAOHJEEN SOVELTAMINEN, YLLÄPITO JA UUSIMINEN 22 TIETOLÄHTEET 23 LIITTEET 26 3
1. JOHDANTO 1.1. Toimintaohjeen tarkoitus ja soveltaminen Tämä ohje toimii Tornion kaupungin tiedonhallinnan toimintaohjeena. Ohje sisältää asiakirjojen käsittelyä, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa koskevat käytännön ohjeet. Asiakirjahallintoon kuuluvat paperisten asiakirjojen lisäksi sähköiset tiedostot. Toimintaohje sisältää yleisohjeiden lisäksi määräyksiä, jotka perustuvat arkistolainsäädäntöön ja Kansallisarkiston valtuuksiin määrätä ja ohjeistaa kunnallista asiakirjahallintoa ja arkistotointa. Kansallisarkisto päättää mitkä asiakirjat tai mitkä niihin sisältyvät tiedot tulee säilyttää pysyvästi päättää pysyvästi säilytettävien asiakirjojen laatimisessa ja tallentamisessa käytettävistä materiaaleista ja menetelmistä antaa määräykset ja ohjeet arkistotiloista, joissa säilytetään pysyvän säilytysajan omaavia asiakirjoja määrää pysyvään säilytykseen määräämiensä ja sähköiseen muotoon muutettujen asiakirjojen alkuperäiskappaleiden hävittämisestä Tämän ohjeen lisäksi asiakirjahallinnon ja arkistotoimen hoitoon voidaan antaa tätä ohjetta täydentäviä yksikkökohtaisia tai yleisiä ohjeita. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen hoitoa ohjaavat arkistolaki (831/1994) ja sitä koskeva muutos (1146/2016) henkilötietolaki (523/1999) laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999) laki sähköisestä asioinnista viranomaisessa (13/2003) 4
hallintolaki 434/2003 Kansallisarkiston antamat määräykset ja ohjeet muut mahdolliset hallinnonalakohtaiset säädökset kaupungin omat säännöt ja ohjeet Tämä toimintaohje koskee myös Tornion kaupungin sataprosenttisesti omistavia tytäryhtiöitä (liite 1). Ohje koskee soveltuvin osin myös muita kaupungin tytär- ja osakkuusyhtiöitä. Tornion kaupungin tytäryhtiöiden asiakirjahallinnon ja arkistotoimen hoitoa ohjeistetaan tarkemmin kaupungin konserniohjeessa. 2. ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 2.1. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet Asiakirjahallinto ja arkistotoimi liittyvät läheisesti toisiinsa ja ovat osittain samansisältöisiä toimintoja. Arkistotoimen piiriin kuuluvat kaikki asiakirjojen käsittelyvaiheet niiden saapumisesta ja rekisteröinnistä seulontaan tai pysyvään säilyttämiseen. Arkistotoimen tehtävä on varmistaa asiakirjojen säilyminen ja käytettävyys koko tiedon elinkaaren ajan huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, tietosuojasta ja tietoturvasta kaikissa oloissa Arkistotoimen tehtävät toteutetaan kirjaamisen tai muun rekisteröinnin, säilytysaikojen määrittelyn, määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittämisen, asiakirjojen järjestämisen ja luetteloinnin avulla sekä toimittamalla pysyvästi säilytettävä aineisto arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti kaupungin keskusarkistoon (päätearkisto) säilytettäväksi. Asiakirjojen säilyvyys varmistetaan laatimalla asiakirjat arkistokelpoisia menetelmiä käyttäen huomioimalla, että asiakirjojen säilytystilat ovat asianmukaiset 5
Arkistotointa on hoidettava siten, että se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista ja julkisuusperiaatteen toteutumista yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva ja tietosuoja otetaan huomioon yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus on varmistettu asiakirjat palvelevat tutkimusta tiedon lähteinä Arkistotoimen ja sen myötä pysyvän säilytyksen vaatimukset tulee huomioida Tornion kaupungin asiakirjahallinnon lisäksi myös kaupungin tietohallinnossa (IT-palvelut). Tietojärjestelmien suunnitteluvaiheessa ja niiden hankintoja tehtäessä kuullaan tarvittaessa arkistosihteeriä ja palvelualuekohtaisissa hankinnoissa tarvittaessa myös niiden arkistovastaavia. 2.2. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisointi ja vastuuhenkilöt Kaupunginhallitus vastaa kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisoinnista, suunnittelusta ja resursseista. Kaupunginhallituksen on määrättävä se viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa kunnan arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Tähän tehtävään Tornion kaupunginhallitus on määrännyt arkistosihteerin. Arkistosihteeri raportoi vuosittain kaupunginhallitukselle edellisen vuoden asiakirjahallinnon ja arkistototoimen alaan kuuluvasta toiminnasta ja mahdollisista kehittämistarpeista. Kaupunginhallitus hyväksyy kaupungin organisaatiolle tiedonhallinnan toimintaohjeen. Mahdolliset toimintaohjeen liitteet, arkistonmuodostussuunnitelman ja asiakirjahallinnon ja arkistotoimen hoitoa tukevat käytännön ohjeet, hyväksyy arkistosihteeri. Arkistosihteeri johtaa ja valvoo kaupungin arkistotoimen hoitoa sekä huolehtii arkistotoimen ja siihen liittyvän tietopalvelun kehittämisestä vastaa kaupunginhallituksen asiakirjahallinnon ja arkistotoimen viranomaistehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta 6
päättää määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajoista ja asiakirjojen säilytysmenetelmistä päättää arkistonmuodostussuunnitelmien hyväksymisestä sekä niiden muutoksista vastaa kaupungin organisaation kirjaamistoiminnasta ja hyväksyy kaupungin tehtäväluokituksen ja siihen tulevat muutokset vastaa pysyvästi ja pitkään säilytettävien asiakirjojen vastaanottamisesta keskusarkistoon sekä huolehtii niiden luetteloinnista, säilyttämisestä ja käytettävyydestä suorittaa määräajoin kaupungin toimiala- ja tehtäväkohtaisia arkistotarkastuksia ja laatii niistä tarvittaessa tarkastuspöytäkirjan vastaa keskusarkistossa vastuullaan olevien asiakirjojen hävittämisestä ja tarvittavien hävitysluetteloiden tekemisestä vastaa kaupungin arkistotoimen ohjeiston ylläpitämisestä, soveltamisesta ja muuttamisesta yhteistyössä arkistovastaavien kanssa vastaa kaupungin arkistovastaavien koulutus- ja tiedotustoiminnasta ja antaa heille ohjeita ja neuvoja päättää asiakirjojen hävittämistavasta päättää muiden kuin potilasasiakirjojen lainauksesta keskusarkiston ulkopuolelle vastaa keskusarkiston asiakirjoihin liittyvästä tieto- ja tutkijapalvelusta vastaa keskusarkistosta annettujen asiakirjojen jäljennösten ja otteiden oikeaksi todistamisesta Tornion kaupungin palvelualueilla on riittävä määrä arkistovastaavia, jonka määrää kunkin palvelualueen esimies. Arkistovastaavista ja niihin tulevista muutoksista ilmoitetaan arkistosihteerille viipymättä. Arkistovastaava valmistelee oman tehtäväalueensa arkistonmuodostussuunnitelman yhteistyössä yksikkönsä henkilöstön kanssa ja esittää sen ja siihen tulevat muutokset arkistosihteerille hyväksyttäväksi vastaa, että oman toimialan tai toimintayksikön asiakirjat rekisteröidään ja arkistoidaan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti vastaa hoidossaan olevien asiakirjojen säilyvyydestä, säilyttämisestä, luetteloinnista ja käytettävyydestä 7
vastaa siitä, että pysyvästi ja pääsääntöisesti yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat siirretään arkistonmuodostussuunnitelmaan merkityn säilytysajan jälkeen keskusarkistoon tämän toimintaohjeen mukaisesti vastaa siitä, että määräajan säilytettävät asiakirjat hävitetään säännöllisesti arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti säilytysajan täytyttyä vastaa hoidossaan oleviin asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, asiakirjojen lainaamisesta ja niistä annettujen jäljennösten ja otteiden oikeaksi todistamisesta toimii yhdyshenkilönä oman yksikkönsä ja arkistosihteerin välillä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävissä; tekee arkistointiin liittyviä aloitteita sekä ilmoittaa arkistosihteerille arkistonhoidossa esiintyvistä ongelmista Valmistelija ja esittelijä vastaa asiakirjoista niin kauan, kuin ne ovat hänen hallussaan Jokainen kaupungin palveluksessa oleva on velvollinen käsittelemään ja säilyttämään huolellisesti hallussaan olevia paperisia ja sähköisiä asiakirjoja annettujen ohjeiden ja sovittujen menettelytapojen mukaisesti on vastuussa, että myös henkilökohtaisena postina (myös sähköposti) saapuneet viranomaisasiakirjat tulevat kirjatuiksi/rekisteröidyiksi asiaankuuluvaan diariin/rekisteriin on velvollinen pitämään asiakirjat arkistonmuodostussuunnitelman mukaisessa järjestyksessä on velvollinen siirtämään käsittelyn päätyttyä arkistonmuodostussuunnitelmaan merkityt asiakirjat lähiarkistoon ohjeiden mukaisesti järjestettynä hävittää hallussaan olevat asiakirjat arkistonmuodostussuunnitelmaan merkityn säilytysajan umpeuduttua 3. ARKISTONMUODOSTUS 3.1. Arkistonmuodostaja 8
Tornion kaupunki on 1.1.2014 alkaen yksi arkistonmuodostaja. Se koostuu toimialojen tehtäviin perustuvista osa-arkistoista. Tehtävään perustuva osa-arkisto muodostuu sellaisesta toimintayksiköstä ja yksittäisestä viranhaltijasta, jonka toiminnasta on säädetty laissa tai kaupunginvaltuuston hyväksymässä hallintosäännössä. 3.2. Arkistonmuodostuksen suunnittelu ja tavoite Arkistonmuodostus Tornion kaupungin organisaatiossa tarkoittaa asiakirjojen ja tietoaineistojen käsittelyä, kirjaamista (rekisteröintiä), liittämistä arkistoon sekä seulontaa; suunnitelmallista toimintojen kokonaisuutta, jonka tuloksena arkisto syntyy. Arkistonmuodostajana Tornion kaupungin organisaatio ylläpitää arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS), jolla ohjataan Tornion kaupungin asiakirjahallintaa (tiedonhallintaa). Suunnitelmaan merkitään arkistonmuodostajan asiakirjat ja muut asiakirjalliset tietoaineistot, niiden säilytysajat ja tavat sekä muita metatietoja (mm. säilytysvastuu, säilytyspaikka, julkisuus-, salassapito- ja henkilötietoluonne). Asiakirjojen säilytysaikoja määrättäessä on huomioitava, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Asiakirjat ja tietoaineistot rekisteröidään, seulotaan ja arkistoidaan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Arkistonmuodostussuunnitelma tulee pitää ajan tasalla. Arkistovastaava yhdessä muiden asiakirjojen käsittelyyn osallistuvien kanssa huolehtivat siitä, että arkistonmuodostussuunnitelmaan tulevista muutoksista ilmoitetaan arkistosihteerille toimintojen ja asiakirjojen käsittelyn muuttuessa. Pelkästään sähköiseen toimintaympäristöön siirryttäessä tietojärjestelmä/-järjestelmien taustalle vaaditaan oma tiedonohjausjärjestelmä. Asiakirjallista tietoa käsitteleviin tietojärjestelmiin luodaan sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma (eams) eli tiedonohjaussuunnitelma (TOS). 9
Arkistonmuodostuksen suunnittelun tavoite on tietojen saatavuuden ja käytettävyyden parantaminen tarpeettoman aineiston hävittäminen asiakirjojen löytymisen varmistaminen niiden koko elinkaaren ajan 3.3. Asiakirjojen laatiminen ja arkistokelpoisuus Viralliset asiakirjat laaditaan virallisten asiakirjastandardien mukaisesti käyttäen pohjana Tornion kaupungin lomakepohjia, jotka löytyvät kaupungin Intranetistä ja/tai asianhallintajärjestelmästä. Asiakirjasta tulee löytyä tunniste- ja viitetietoja, joilla asiakirja liitetään tiettyyn ajankohtaan, henkilöön, asiaan tai muuhun sellaiseen, esimerkiksi Asiakirjan nimi Laatimispäivä Diaaritunnus (kirjaamistunnus) Tarvittaessa salassapito- tai luottamuksellisuusmerkinnät Viitetieto (esim. diaaritunnus, päivämäärä) Viitetiedoilla helpotetaan kirjaamon työtä asiakirjan liittämisessä oikean asian yhteyteen. Pysyvästi ja pitkään (yli 10 vuotta) säilytettävät asiakirjat laaditaan arkistokelpoiselle materiaalille arkistokelpoisia välineitä sekä tulostus- ja kopiointimenetelmiä käyttäen. Arkiston säilytysvälineiden (esim. arkistokotelot) materiaalin tulee soveltua pitkäaikaiseen ja pysyvään säilytykseen. Sähköisissä tietojärjestelmissä pysyvästi säilytettävä tieto on tulostettava arkistokelpoiselle paperille, koska Arkistolaitos ei ole myöntänyt Tornion kaupungille lupaa tiedon säilyttämiseen yksinomaan sähköisessä muodossa. Myös sellainen määräajan säilytettävä tieto, jonka säilytysaika on yli 10 vuotta, on tulostettava paperille, mikäli ei ole varmistettu, että tieto säilyy sähköisessä muodossa sille määrätyn ajan. 10
3.4. Asiakirjatietojen käsittelyohje 3.4.1. Asiakirjojen arvonmääritys ja seulonta Asiakirjojen arvonmäärityksen tarkoituksena on erottaa pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat määräajan säilytettävistä. Näin turvataan tärkeiden tietojen säilyminen ja nopeutetaan hävittämistoimintaa. Kansallisarkisto määrää mitkä asiakirjat tai mitkä niihin sisältyvät tiedot on säilytettävä pysyvästi. Arkistonmuodostaja päättää määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajat. Säilytysaikoja määrättäessä on huomioitava, mitä niistä on erikseen säädetty ja määrätty. Ministeriöt ja valtion virastot voivat antaa lakiin perustuvia erillismääräyksiä säilytysajoista ja niitä on noudatettava. Kuntaliitto on antanut suosituksensa määräajan säilytettävien asiakirjojen vähimmäissäilytysajoista. Kaikille asiakirjatiedoille, olivatpa ne missä muodossa tahansa, on arkistonmuodostussuunnitelmassa määriteltävä säilytysajat. Vastuu aineiston säilyttämisestä tarvittavan ajan on sillä toimialalla ja sen palvelualueella, jonka toiminnan tuloksena asiakirjat ovat syntyneet ja jonka hallussa aineisto on. Asiakirjojen arvonmääritykseen liittyy seulonta, joka tarkoittaa hävitettävän aineiston erottelua arkistosta. Sillä pyritään asiakirjallisen tiedon määrälliseen supistamiseen. Seulonta edistää tiedon käytettävyyttä ja vähentää arkiston säilytys- ja käyttökustannuksia. 11
Arkistosihteeri hyväksyessään arkistonmuodostussuunnitelman antaa samalla luvan asiakirjojen seulomiseen suunnitelman mukaisesti. 3.4.2. Säilytysaikojen laskeminen Määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysaikojen päättymisajankohtia määriteltäessä noudatetaan ainakin seuraavia periaatteita: Saapunut asiakirja: sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirjatiedot ovat organisaatioon saapuneet Tilinpitoon liittyvä aineisto: sen tilikauden päättymisestä, jota ne koskevat Asiakirjatieto: viimeisestä merkinnästä Päiväämätön asiakirja: sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirjatieto on laadittu siihen on tehty viimeinen merkintä Tietojärjestelmissä, joista asiakirjatietojen hävittäminen ei muutoin onnistu ja joihin sisälly varsinaista hävittämistoiminnallisuutta, asiakirjatietojen säilytysajan päättymisajankohta määräytyy viimeisen päivityksen/version mukaan Eu-hankkeisiin liittyvät asiakirjat viimeisestä maksatuksesta ohjelmakauden päättymisestä lukien 3.4.3. Kirjaaminen ja rekisteröinti Laissa viranomaisen toiminnan julkisuudesta edellytetään viranomaiselta hyvää tiedonhallintatapaa. Viranomaisen tulee mm. pitää luetteloa käsiteltäväksi annetuista ja otetuista sekä ratkaistuista ja käsitellyistä asioista tai muutoin huolehtia siitä, että sen julkiset asiakirjat ovat vaivattomasti löydettävissä. Käytännössä se tarkoittaa asiakirjojen kirjaamista esimerkiksi asianhallintajärjestelmään sekä arkistossa olevien asiakirjojen luettelointia. 12
Tornion kaupungilla on käytössä Dynasty asianhallintajärjestelmä, johon vireille tullut asia kirjataan (avataan) tehtäväryhmittelyn mukaisesti. Myös sähköpostilla saapunut tai lähtenyt asiakirja kirjataan samoilla periaatteilla. Kyse on vireille tulleiden asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen päivittäisestä rekisteröinnistä. Rekisteröinti tukee hyvää tiedonhallintatapaa, helpottaa tiedonhakua ja asioiden käsittelyä. Kirjaamiskäytänteistä laaditaan erillinen ohje. Perinteisen hallintodiaarin lisäksi Tornion kaupungin käytössä on myös tehtäväkohtaisia erillisrekistereitä. Erillisrekisteri on kattavuudeltaan suppeampi kuin diaari ja asiankäsittelyjärjestelmän rekisteriosa. Erillisrekisterit liittyvät usein rakennuksiin, lupiin, henkilöstöön jne. 3.4.4. Sähköinen tietoaineisto Asiakirjoja ovat myös automaattisessa tietojenkäsittelyssä käytetyt tallenteet (ArkistoL 6). Asiakirjalla tarkoitetaan kirjallisten ja kuvallisten esitysten lisäksi myös sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein (ArkL 7). Tietojärjestelmien suunnittelussa ja hankinnassa Tornion kaupungin organisaatiossa otetaan huomioon arkistotoimen vaatimukset ja tarpeet; mm. säilytysaika ja tapa, jotta sähköisen tietoaineiston eheys, laatu, käytettävyys, säilyminen ja luottamuksellisuus voidaan varmistaa tietojen elinkaaren kaikissa vaiheissa. Arkistonmuodostajan ja sen tehtäviä hoitavien yksiköiden tulee varmistaa, että sähköiset tietoaineistot säilyvät käyttökelpoisina arkistonmuodostussuunnitelmassa 13
vahvistetun ajan ohjelmistojen, laitteistojen ja tallennusvälineiden muutoksista huolimatta. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilyttämiseen yksinomaan sähköisessä muodossa tarvitaan Kansallisarkistolta erillinen lupa. Tornion kaupungin organisaatiolla ei ole Kansallisarkiston lupaa säilyttää pysyvästi säilytettävä tieto yksinomaan sähköisessä muodossa. Ennen Kansallisarkiston lupaa muodostuneesta pysyvästi säilytettävästä aineistosta otetaan arkistotulosteet paperille (tai mikrofilmille). Määräajan säilytettäviä asiakirjatietoja voidaan säilyttää yksinomaan sähköisessä muodossa ilman Kansallisarkiston lupaa. Tällöinkin on varmistettava tietojen fyysinen säilyminen, käytettävyys ja eheys. Tallennusformaattien, ohjelmistojen ja laitekannan muuttuessa on tietojen säilyttävä käyttökelpoisina ja ymmärrettävinä. Kaupungin tietohallinto (IT-palvelut) vastaa yhteistyössä järjestelmätoimittajan kanssa, että tietojen varmuuskopiointi ja konvertoinnin tarve vanhasta järjestelmästä uuteen siirryttäessä suunnitellaan ja toteutetaan huolella tarvittaessa järjestelmän pääkäyttäjän kanssa huomioiden asiakirjojen (tietojen) säilytysajat. Terveydenhuollon ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjatietojen sähköisestä käsittelystä laaditaan tarvittaessa erillinen ohje, jossa huomioidaan erityisesti sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä koskeva laki ja Kansallisarkiston päätökset ja määräykset. 3.4.5. Arkistointi Arkistointi tarkoittaa asiakirjojen liittämistä arkistoon ennalta laaditun suunnitelman (arkistonmuodostussuunnitelman/tiedonohjaussuunnitelman) mukaisesti. Suunnitelmaan merkitään mihin keskinäiseen järjestykseen asiakirjat laitetaan. Yleisiä järjestelyperusteita ovat nimi, syntymäaika, järjestysnumero, päivämäärä ja diaarinumero. Asiakirjatiedon tulostus- ja järjestelyperusteeksi valitaan peruste, joka 14
helpottaa asiakirjan käsittelyä sen elinkaaren jokaisessa vaiheessa. Erityisesti määräajan säilytettävien osalta se tarkoittaa, että kiinnitetään erityistä huomiota siihen, että seulonta toteutuu vaivattomasti ilman suuritöistä jälkiseulontaa. Näin vältytään myös asiakirjojen turhalta säilyttämiseltä ja arkistotila saadaan tehokkaaseen käyttöön. Käytäntö on todettu myös kustannustehokkaaksi. Pysyvästi säilytettävä asiakirjatieto tulostetaan arkistokelpoiselle paperille niin kauan, kunnes arkistonmuodostajalla on Kansallisarkiston lupa asiakirjallisen tiedon pysyvään säilyttämiseen yksinomaan sähköisessä muodossa. Asiakirja arkistoidaan, kun asia, johon asiakirja liittyy, on loppuun käsitelty. Keskeinen tietoaines, pöytäkirjat, niiden liitteet sekä päätöksiin liittyvien asiakirjojen arkistoinnin tulee perustua seuraaviin periaatteisiin: 1. Samaa asiaa, henkilöä tai muuta kohdetta koskevat asiakirjat arkistoidaan yhteen, jolloin muodostuu akteja eli asiakirjavihkoja. Akti sisältää esimerkiksi kirjeenvaihdossa syntyneet kaikki samaa asiaa koskevat saapuneet kirjeet sekä lähetettyjen kirjeiden toisteet. 2. Asiakirjat arkistoi se yksikkö, joka on tehnyt asiassa lopullisen päätöksen ellei arkistonmuodostussuunnitelmassa ole toisin vastuutettu. Asiakirjaa, joka arkistoidaan pysyvästi tietyn yksikön arkistoon, ei säilytetä pysyvästi muissa yksiköissä. 3. Pöytäkirjojen ja muiden pysyvästi säilytettävien asiakirjojen liitteiksi ei oteta määräajan säilytettäviä asiakirjoja Sähköinen asiakirja on arkistoitava siten, että sen alkuperäisyys ja säilyminen sisällöltään muuttumattomana voidaan myöhemmin osoittaa. (Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003, 21). 15
Asiakirja-aineistoa, joka on järjestetty arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti, ei tarvitse enää järjestää uudelleen. Vanhan, epäjärjestykseen joutuneen arkiston järjestämisessä yleisenä periaatteena on, että arkistointivaiheessa muotoutunut järjestys tarkistetaan ja säilytetään. Asiakirjat, joiden osalta mitään alkuperäistä järjestystä ei ole todettavissa, järjestetään sarjoiksi mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Epäjärjestykseen joutuneet asiakirjat on palautettava alkuperäiseen yhteyteensä. 3.4.6. Tietoturva ja tietosuoja Asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Arkistotoimen tehtävänä on omalta osaltaan varmistaa sekä tietosuojan toteutuminen että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjatietojen säilyminen ja saatavuus. Tietoturvalla tarkoitetaan tietojen, palvelujen, tietojärjestelmien ja tietoliikenteen suojaamista; tietojen käsittelyn ja arkistoinnin turvaamista ja suojaamista siten, että tietojen olemassaolo, oikeellisuus, käytettävyys, luottamuksellisuus ja palveluiden jatkuvuus eivät vaarannu. Suojaamistoimet koskevat niin sähköisessä, kirjallisessa kuin muussakin muodossa olevien tietojen käsittelyä, siirtoa ja säilytystä. Tietosuoja eli yksityisyyden suoja on oleellinen osa tietoturvallisuutta. Tietosuojalla tarkoitetaan henkilötietojen ja muiden henkilön luottamuksellisten tai arkaluonteisten tietojen suojaamista niin, ettei henkilön yksityisyys turhaan vaarannu. Tornion kaupungin yhteiset tietoturvallisuuteen liittyvät periaatteet ja menettelytapaohjeet täydennettynä mahdollisilla yksikkökohtaisilla tietoturvamääräyksillä ja toimintatapaohjeilla määritellään Tornion kaupungin tietoturvaohjeistuksessa. 16
3.4.7. Rekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet Henkilörekistereistä on laadittava rekisteriseloste (HenkilötietoL 10). Se ohjaa rekisterinpitäjää suunnittelemaan toimintaansa liittyviä henkilötietojen käsittelytilanteita ja järjestelmiä. Vaatimus koskee sekä manuaalisia että sähköisiä rekistereitä. Rekisteriselosteesta ilmenee: rekisterin nimi rekisterin pitäjän ja yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot henkilötietojen käsittelyn tarkoitus rekisterin tietosisältö tieto siitä, kuinka kauan henkilötietoja järjestelmässä säilytetään säännönmukaiset tietolähteet tietojen säännönmukaiset luovutukset tieto siitä, kuinka kauan tietoja rekisterissä säilytetään tietojen siirto Euroopan tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Rekisteriseloste tulee olla jokaisen helposti saatavilla ja rekisterinpitäjän tulee informoida asiakkaita ja potilaita heidän henkilötietojensa käsittelystä (HenkilötietoL 24) huomioiden salassapitosäädökset. Viranomaisten tulee laatia ja pitää saatavilla myös tietojärjestelmäselosteet pitämistään tietojärjestelmistä sekä niistä saatavissa olevista julkisista tiedoista (JulkL 18). Selosteista ilmenee tietojärjestelmän käyttötarkoitus ja siihen tallennettavat tiedot. Tietojärjestelmäselosteen laadinnalla pyritään edistämään julkisuuslain toteutumista sekä julkisen tiedon löytymistä ja käyttämistä. Rekisteri- ja tietojärjestelmäselosteiden laadintavastuu Tornion kaupungin organisaatiossa on sillä toimintayksiköllä, joka on päävastuussa koko järjestelmästä. 17
Käytännön vastuu selosteen laatimisesta on tietojärjestelmän pääkäyttäjällä/vastuuhenkilöllä. Selosteet on pidettävä ajan tasalla ja yleisön saatavilla asiakaspalvelupiste Kompassissa, kaupungin kotisivuilla sekä rekisterin/tietojärjestelmän pääkäyttäjällä, jollei salassapitosäädöksistä muuta johdu. 4. ORGANISAATION MUUTOSTILANTEET Organisaation muutostilanteissa ja erilaisia yhteistyömuotoja toteutettaessa johtavat viranhaltijat vastaavat, että asiakirjahallinto organisoidaan, vastuut määritellään ja viralliset päätökset ja sopimukset dokumentoidaan selkeästi. Muutostilanteissa on tärkeä tietää kenen vastuulla palvelun järjestäminen on jatkossa ja kuka on arkistonmuodostaja muutostilanteen jälkeen. Arkistolain vaatimukset asiakirjahallinnon järjestämisestä koskevat myös erilaisin yhteistyösopimuksin järjestettyjä ja ostettuja palveluita. Tavanomaisimpia muutostilanteita ovat: muutokset oman organisaation sisällä toiminnan siirtäminen muille palveluntuottajille toimeksiantosopimukset muut ostopalvelut kuntien yhteiset toimielimet ja erilaiset yhteistyömuodot Kun organisaation toiminta lopetetaan, sen arkisto päätetään; arkistoa ei yhdistetä toimintaa jatkavan organisaation arkistoon. Toimielimen lakkauttamisesta tai toiminnon päättämisestä samoin kuin toiminnan jatkumisesta toisessa organisaatiossa tehdään merkintä arkistonmuodostussuunnitelmaan sekä arkistoluetteloon. 18
5. ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN Asiakirjoja ei saa hävittää, ennen kuin niiden säilytysarvo on määritelty. Aineisto, jota ei ole määrätty säilytettäväksi pysyvästi, tulee hävittää sille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu (ArkistoL 13). Arkistovastaavat vastaavat, että määräajan säilytettävät asiakirjat hävitetään säännöllisesti arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti säilytysajan täytyttyä. Asiakirjoja ei kuitenkaan saa hävittää, ennen kuin asia, johon ne liittyvät, on loppuun käsitelty. Jälkiseulonnan välttämiseksi ja hävittämisen helpottamiseksi määräajan säilytettävät asiakirjat säilytetään fyysisesti erillään pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Hävittäminen hoidetaan siten, että vuosittain hävitetään ne asiakirjat/tiedot, joiden vähimmäissäilytysaika on päättynyt edellisen vuoden aikana. Hävittäminen koskee myös sähköisissä tietojärjestelmissä olevia tietoja. Salassa pidettävien tietojen hävittämisessä noudatetaan erityistä huolellisuutta; ne eivät saa joutua missään hävittämisketjun vaiheessa ulkopuolisten käsiin. Jokainen asiakirjallista tietoa käsittelevä on henkilökohtaisesti vastuussa hallussaan olevasta aineistosta koko sen elinkaaren ajan. Ellei työyksikössä ole käytössä lukollista tietosuojalaatikkoa salassa pidettävälle aineistolle eikä asiakirjojen omatoiminen silppuaminen ole mahdollista, hävitettävä aineisto toimitetaan kaupungin keskusarkistoon (päätearkisto) pakattuna kestäviin pusseihin tai laatikoihin. Pussit ja laatikot merkitään selkeästi maininnalla Hävitetään silppuamalla! Asiakirjojen hävittämisestä ei tarvitse laatia hävitysluetteloa, mikäli säilytysaika on merkitty arkistonmuodostussuunnitelmaan. Muutoin hävitettävistä, yli kymmenen vuotta säilytettävistä, asiakirjoista laaditaan hävitysluettelo. Poikkeuksena tästä ovat kirjanpidon tilikirjat ja tositteet, joiden hävittäminen on aina dokumentoitava säilytysajan pituudesta riippumatta. 19
Liite 2: Hävittämisluettelopohja Tornion kaupunki on tehnyt Tornion Työvoimalasäätiön kanssa sopimuksen salassapidettävän asiakirja-aineiston tuhoamispalvelusta. Sopimuksella Työvoimalasäätiö antaa myös julkisuuslain (621/1999) pykälän 23 mukaisen vaitiolositoumuksen olla paljastamatta asiakirjojen salassa pidettävää sisältöä. 6. SALASSA PIDETTÄVIEN ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY Viran- tai toimenhaltija vastaa hallussaan olevasta asiakirjasta. Asiakirjoja ei saa käsitellä, säilyttää eikä hävittää niin, että ne voivat joutua sivullisten käsiin. Erityistä huolellisuutta on noudatettava henkilötietojen käsittelyssä. Arkistotoimen tehtävänä on omalta osaltaan huolehtia siitä, että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien tietojen ja asiakirjojen säilyminen ja salassapito toteutuu. Asiakirjat on toimitettava eteenpäin rekisteröitäväksi, jaettavaksi, hävitettäväksi asianmukaisesti tai liitettäväksi arkistonmuodostussuunnitelman mukaisessa järjestyksessä arkistoon. Salassapidettäviin kokous- ja muihin asiakirjoihin laitetaan salassapitomerkintä ja säännös, johon salassapito perustuu. Salassapitomerkinnät tehdään myös säilytysvälineisiin ja arkistoluetteloihin. Asiakirjojen julkisuudesta annetun lain pääsääntö on, että salassa pidettäviä tietoja voi luovuttaa vain silloin, kun julkisuuslailla tai erityislailla on säädetty nimenomaisesta oikeudesta antaa tai oikeudesta saada salassa pidettäviä tietoja. Myös, jos henkilö tai taho on antanut suostumuksen salassa pidettävien tietojensa luovuttamiseen, tiedot voidaan luovuttaa sivulliselle. 7. ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN PÄÄTEARKISTOON 20
Tornion kaupungin päätearkisto (keskusarkisto) sijaitsee kaupungintalolla. Sinne siirretään vain pysyvästi ja pitkään, yli 10 vuotta, säilytettävät asiakirjat, joiden käyttötarve jokapäiväisessä toiminnassa on päättynyt; pääsäännön mukaan ei kuitenkaan viisi (5) vuotta tuoreempia asiakirjoja. Asiakirjojen on oltava asianmukaisissa säilytysvälineissä, seulottuna, järjestettynä ja luetteloituna. Arkiston siirroista on aina etukäteen sovittava arkistosihteerin kanssa. Potilasasiakirjat säilytetään terveyskeskuksen potilasarkistossa. Päätearkistoon siirrettyjen määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittämisestä vastaa se arkistonmuodostaja/osa-arkistonmuodostaja, jonka toiminnan tuloksena asiakirjat ovat syntyneet. Toimintansa päättäneiden yksiköiden arkistot seulotaan, järjestetään ja siirretään päätearkistoon. Jos yksikön tehtävät siirretään toisen yksikön hoidettavaksi, asiakirjojen lainaamisesta tai siirtämisestä tälle toiselle yksikölle sovitaan kirjallisesti ja asiasta tiedotetaan myös kaupungin arkistosihteeriä. Tornion kaupungin tytäryhtiöiden, jotka ovat sataprosenttisesti kaupungin omistuksessa, on tehtävä päätös siitä, mihin pysyvästi säilytettävä asiakirja-aineisto sijoitetaan sen jälkeen, kun yhtiö ei toiminnassaan niitä enää tarvitse. Mikäli asiakirja-aineisto päätetään sijoittaa kaupungin päätearkistoon, on siitä sovittava kaupunginarkiston kanssa ja noudatettava sen antamia ohjeita. Asiakirjojen siirtokuntoon laittaminen Asiakirjojen siirtokuntoon saattamisesta vastaa arkiston muodostaneen yksikön arkistovastaava tai arkiston muodostanut viranhaltija. Päätearkistoon siirrettävistä asiakirjoista tulee poistaa irtoliittimet (klemmarit), kumilenkit, muovitaskut tms. 21
Päätearkistoon siirrettävä aineisto sidotetaan tai pakataan umpinaisiin asianmukaisiin arkistokoteloihin. Pysyvästi säilytettävälle aineistolle käytetään Pankaframen kartongista valmistettuja arkistokoteloita. Määräajan säilytettävälle (yli 10 vuotta) aineistolle käytetään voimapahvista valmistettuja arkistokoteloita. Arkistokotelot tulee pakata riittävän täyteen asiakirjojen taipumisen ja hukkatilan välttämiseksi. Koteloihin kiinnitetään nimiö, johon merkitään arkistonmuodostaja, asiakirjasarjan nimi, asiakirjojen aika, arkistotunnus, salassapitomerkintä ja muut tarpeelliset tunnistetiedot. Nimiöt laaditaan arkistokelpoiselle paperille. Yhtenäisen ilmeen luomiseksi nimiöt kiinnitetään 5 cm:n etäisyydelle alareunasta. Myös tarra-arkkeja voi käyttää, mutta niiden pitävyys arkistokotelossa tulee varmistaa. Mikäli pöytäkirjoja ei sidoteta, ne laitetaan vaippalehtiin ja liitteet sijoitetaan kunkin pöytäkirjan loppuun. Pöytäkirjoista muodostetaan korkeintaan kahdeksan (8) cm:n paksuisia nippuja ja nippu sijoitetaan asianmukaiseen arkistokoteloon. Pöytäkirjojen liitekäytännöstä päällekkäisarkistoinnin välttämiseksi on laadittu erillinen ohje (liite). Muista pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista muodostetut asiakirja-aktit tulee olla järjestettynä tehtävittäin (tehtäväluokituksen mukaan) diaarinumeron mukaiseen järjestykseen pakattuna asianmukaiseen arkistokoteloon, jonka selkämyksen leveys on korkeintaan 8 cm. 8. ARKISTOTILAT Asiakirjat on säilytettävä turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä (ArkistoL 12). Pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on säilytettävä sellaisissa arkistotiloissa kuin 22
arkistolaitos erikseen määrää. Arkistotiloja suunniteltaessa, rakennettaessa, korjattaessa, kalustettaessa ja niiden käyttämisessä on kuultava arkistotointa johtavaa arkistosihteeriä ja otettava huomioon arkistolaitoksen määräys ja ohjeet arkistotiloista. Pysyvään säilytykseen määrättyjen asiakirjojen säilytykseen soveltuvia tiloja Tornion kaupungin organisaatiossa ovat 1. työtilojen läheisyydessä olevat lähiarkistotilat 2. kaupungin keskusarkistona toimivat päätearkistotilat kaupungintalon 1. kellarikerroksessa 3. kaupungintalon 2. kellarikerroksen arkistotila, ns. tiliarkisto 4. potilastiedonarkisto terveyskeskuksen tiloissa 5. sosiaalityö- ja vammaispalvelujen arkistotila osoitteessa Keskikatu 69 (Lappian yritystalo) Arkistotilat tulee pitää lukittuna eikä niitä saa käyttää sinne kuulumattomien tavaroiden säilytyspaikkana. Määräajan säilytettävät asiakirjat voidaan säilyttää käsiarkistoissa (yksikön omat työtilat, työhuoneet) siten, että niiden tietosuoja on turvattu. 9. ASIAKIRJOJEN KÄYTTÖ JA TIETOPALVELU Arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen sekä huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta (ArkistoL 7). Arkisto palvelee kaupungin sisäisiä ja ulkoisia asiakkaita; myös tutkimusta tiedon lähteenä. Arkistosihteeri vastaa päätearkistossa (keskusarkisto) säilytettävän aineiston tietopalvelusta. Toimialueille nimetyt arkistovastaavat vastaavat hoidossaan oleviin asiakirjoihin liittyvästä 23
tietopalvelusta. Arkiston tietopalvelussa noudatetaan julkisuus- ja muun lainsäädännön asettamia rajoituksia. Pääosa viranomaisen asiakirjoista on julkisia. Pääsäännön mukaan niihin kohdistuvaa tietopyyntöä ei tarvitse perustella, mutta se on riittävästi yksilöitävä. Tieto julkisesta viranomaisen asiakirjasta on pyrittävä antamaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön vastaanottamisesta. Salassa pidettävän tiedon osalta tietopyyntö tehdään kirjallisena ja sen allekirjoittaa tiedon pyytäjä. Salassa pidettävän tiedon pyytäjän on, jollei erikseen toisin säädetä, ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus sekä muut tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat. Tarvittaessa myös tiedot siitä, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää. Julkisuuslain mukaisten salaisten asiakirjojen salassapitoaika on 25 vuotta, jollei toisin ole säädetty tai lain nojalla määrätty. Yksityistä henkilöä kokevat, salassa pidettävät tiedot tulevat sen sijaan julkisiksi vasta 50 vuoden kuluttua sen henkilön kuolemasta, jota asiakirja koskee. Tai, jollei kuolinajasta ole tietoa, 100 vuoden kuluttua asiakirjan päivämäärästä. Asiakirjoja saa lainata vain omaan virkakäyttöön, toisille viranomaisille, Kansallisarkiston yksiköille tai muuhun laitokseen, jossa niiden käyttö on valvottua ja säilyttäminen turvallista. Asiakirjalainauksista tehdään lainauskuitti, joka sijoitetaan arkistoon asianomaisen asiakirjan kohdalle. Lainaaja vastaa asiakirjasta siihen asti, kun se on palautettu. Päätearkiston käyttöä valvoo arkistosihteeri ja toimintayksiköiden lähiarkistoja toimintayksikön arkistovastaava. Asiakirjojen lainaaminen yksityisille viraston ulkopuolelle on kiellettyä (ArkistoL 15). Potilasasiakirjojen tietopalvelusta laaditaan erillinen ohje. 10. ASIAKIRJOJEN SUOJELU POIKKEUKSELLISISSA OLOISSA 24
Toiminnan jatkuvuuden kannalta asiakirja- ja tietoaineistojen säilyminen ja käyttö on turvattava myös poikkeuksellisissa oloissa. Arkistolaitos on antanut ohjeen analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa. Keskeiset analogiset asiakirjat tulee ryhmitellä tutkimuksellisista, juridisista ja taloudellisista syistä siten, että kaupungin organisaatio voi jatkaa toimintaansa keskeytyksettä myös poikkeusoloissa. Aseellisen uhan, suuronnettomuuden, väestön toimeentuloon liittyvän tai muun sellaisen lisäksi poikkeusoloja voivat aiheuttaa myös vesivahingot ja tulipalot. Asiakirjatietojen suojelu perustuu poikkeusoloissakin niin pitkälle kuin mahdollista normaaliolojen järjestelyihin. Asiakirjat ryhmitellään kolmeen suojeluluokkaan: 1. toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjat 2. tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat 3. muut asiakirja Luokkaan yksi kuuluvat käsittelyssä olevat aktiivivaiheen asiakirjat. Asiakirjojen kuulumisesta suojeluluokkaan kaksi tai kolme tehdään merkintä arkistonmuodostussuunnitelmaan. Asiakirja- ja tietoaineistolle laaditaan erillinen suojelusuunnitelma. Se voidaan sisällyttää myös kaupungin muihin valmiussuunnitelmiin. 25
11. TOIMINTAOHJEEN SOVELTAMINEN, YLLÄPITO JA UUSIMINEN Tiedonhallinnan toimintaohjeen hyväksyy kaupunginhallitus. Sen soveltamisesta, ylläpitämisestä ja muutoksista vastaa arkistosihteeri. Muutokset toimintaohjeeseen hyväksyy arkistosihteeri. Toimintaohjetta täydentävät ja sen liitteeksi laitettavat muut asiakirjahallinnon ja arkistotoimen hoitoa tukevat ohjeet hyväksyy arkistosihteeri. 26
TIETOLÄHTEITÄ: 1. JOHDANTO Arkistolaki (ArkL) 23.9.1994/831 Henkilötietolaki 22.4.1999/523 Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21.5.1999/621 Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta muutoksineen 12.11.1999/1030 Kunnallisen arkistotoimen opas, Arkistolaitos, Helsinki 1996 (www.narc.fi) 2. ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 3. ARKISTONMUODOSTUS AMS-opas. Opas arkistonmuodostussuunnitelman laatimiseksi ja ylläpitämiseksi. Arkistolaitoksen verkko-opas 2007, http://www.ams-opas.fi/sahkoinen-ams/ams-rakenne/ Julkishallinnon asiakirjatietojen seulonta. Arkistolaitoksen ohje 7.10.2010 (AL/13573/07.01.01.00/2010). Kansallisarkisto 2010. http://www.arkisto.fi/uploads/normit/valtionhallinto/maarayksetjaohjeet/seulontaohje %2010-2010.pdf Asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa. Arkistolaitoksen määräys 20.12.2005 (KA 1486/40/2005) (SÄHKE 1) Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen. Astunut voimaan 1.1.2009 (AL 9815/07.01.01.00/2008) (SÄHKE 2) Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat. Määräykset ja suositukset. Suomen Kuntaliitto 2001-2009. 27
Valtionarkiston päätös kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä, osat 1-6. Helsinki 1989. Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjojen laatimisesta sekä niiden ja muun hoitoon liittyvän materiaalin säilyttämisestä (STM 99/2001). Potilasasiakirjojen seulonnassa käytettävät syntymäpäiväotantamenetelmän korvaavat otantamenetelmät. Arkistolaitoksen päätös 46/43/03, 19.2.2003 (www.narc.fi). Potilasasiakirjojen pysyvä säilytys. Arkistolaitoksen päätös 16.2.2009 (AL/14372/07.01.01.03.01/2008) ATK-aineiston säilytysarvon määrittely, Valtionarkiston ohje 3/31/92, 19.8.1992 http://www.narc.fi/pdf-ohjeet/vaohjeatk-ainsailarvmaarittelysta.pdf Opas säilytysaikojen määrittelyn periaatteiksi. Kansallisarkisto 2005. Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003 (www.finlex.fi) Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti asiankäsittelyjärjestelmissä ja asiakirjarekistereissä. Arkistolaitoksen määräys ja ohje 195/40/03, 10.6.2003 Asianhallintajärjestelmän diaariosasta otettavat arkistotulosteet, sis. Suomen Kuntaliiton säilytysaikaohjeeseen v. 2001, 1.8, s. 9. Arkistolaitoksen suositus sähköisen asioinnin työvuokaavioksi v. 2005, www.narc.fi/asiointikaavio/ Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 9.2.2007/159 Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003, http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2003/20030013 Julkisuuslain mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus VM 7/01/2000,17.2.2000 (www.vm.fi/vahti-ohjeet) Rekisteri- ja tietosuojaselosteet www.tietosuoja.fi/fi/index/materiaalia/lomakkeet/rekisteri-jatietosuojaselosteet.html Tietosuojavaltuutetun toimiston oppaat. http://www.tietosuoja.fi/fi/index/materiaalia/oppaat.html 4. ORGANISAATION MUUTOSTILANTEET 28
Asiakirjahallinto- ja asiakirjatiedon turvaaminen kunnallisten organisaatioiden muutostilanteissa, verkkojulkaisu, Kuntaliitto/Maaret Botska 5. ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN 6. SALASSA PIDETTÄVIEN ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY Salassa pidettävien tietojen ja asiakirjojen turvaluokittelu- ja merkintäohje https://www.vahtiohje.fi/web/guest/487 7. ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN PÄÄTEARKISTOON 8. ARKISTOTILAT Määräys ja ohjeet arkistotiloista 1.3.2013. AL/19699/07.01.01.00/2012. http://www.arkisto.fi/fi/maeaeraeys-ja-ohjeet-arkistotiloista-2013 9. ASIAKIRJOJEN KÄYTTÖ JA TIETOPALVELU Perustuslaki 731/1999, 12. http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990731 Hallintolaki 434/2003 http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2003/20030434 Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990621 10. ASIAKIRJOJEN SUOJELU POIKKEUKSELLISISSA OLOISSA Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa 1.12.2014 (AL/15031/07.01.01.00/2014) http://www.arkisto.fi/fi/asiakirjojen-suojaaminen-poikkeusoloissa-2 29
LIITE 1 LUETTELO TORNION KAUPUNGIN SATAPROSENTTISESTI OMISTAMISTA TYTÄRYHTIÖISTÄ/SÄÄTIÖISTÄ Tornion Energia Oy Tornion Vesi Oy Tornion Vuokra-asunnot Oy Tornion Krunni Oy Tornion palveluasunnot Oy Kiinteistö Oy Tornion Veljeskoti Oy Kiinteistö Oy Kisakoti Tornion Työvoimalasäätiö 30
31
32 H Ä V I T T Ä M I S L U E T T E L O H Ä V I T T Ä M I S L U E T T E L O H Ä V I T T Ä M I S L Lukumäärä ja laatu Arkistotunnus Asiakirjakokonaisuuden nimi Aika Lisätietoja (hävitettävä määrä)
U E T T E L O Hävitettävä aineisto laitettu tietosuojalaatikkoon / 20. Toimitetaan silputtavaksi Tornion Työvoimalasäätiölle. Hävittämisen suorittajan allekirjoitus Hyväksyn tehdyt toimenpiteet Nimenselvennös Merja Sorjanen, arkistosihteeri 33
TORNION KAUPUNKI 2017 34