Siirto-opas PILOTTIVERSIO VALTIONHALLINNON ANALOGISTEN ASIAKIRJOJEN DIGITAALISEEN MUOTOON MUUTTAMINEN JA SIIRTÄMINEN KANSALLISARKISTOON Siirto-opas Kansallisarkisto 31.10.2018
Siirto-opas PILOTTIVERSIO SISÄLLYS Käsitteistö... 2 1 Johdanto... 4 2 Siirrosta sopiminen... 5 3 Päätös asiakirjojen säilytysmuodosta (seulontapäätös)... 7 4 Keskitetyn digitoinnin eli massadigitoinnin kautta siirrettävät analogiset aineistot... 9 4.1 Kartoittaminen ja yhteen kokoaminen (sijoituspaikat ja määrät)... 9 4.2 Seulonta... 10 4.3 Järjestäminen... 11 4.4 Suojaaminen kuljetusta varten... 12 4.5 Luettelointi ja kuvailu... 13 4.5.1 Käyttörajoitukset... 16 4.5.2 Viivakoodilliset nimiöt... 18 4.6 Työvaiheiden tarkistaminen... 21 4.7 Käsittelysuunnitelma... 21 4.8 Kuljetus... 21 4.9 Siirron hyväksyminen... 22 4.10 Digitointi... 23 4.11 Esimerkkitapaus viranomaissiirrosta massadigitointiin... 24 5 Suoraan kansallisarkistoon siirrettävät analogisessa muodossa säilytettävät aineistot... 28
Siirto-opas PILOTTIVERSIO 2 KÄSITTEISTÖ Käsite AHAA AHJ Aineistokokonaisuus Akti Analoginen aineisto Arkistokaava Arkistonmuodostaja Arkistotunnus Arkistoyksikkö Arkistoyksikön viivakoodi Asiakirja/asiakirjatieto Selitys Arkistoaineiston hakemistojärjestelmä. Kansallisarkiston arkistoaineiston kuvailu- ja luettelointitietoja sisältävä hakemistojärjestelmä (metatietojärjestelmä). Aineistonhallintajärjestelmä. Kansallisarkiston analogisen aineiston sijaintitietojen järjestelmä. Yhteisön viranomaistehtävien hoitamisesta kertyneiden asiakirjojen kokonaisuus. Yhteisöllä tarkoitetaan myös yksittäistä henkilöä, jolla on viranomaistehtävä. Muista aineistokokonaisuuksista erillään kuvailtava eli itsenäinen sisällönkuvailukokonaisuus (esim. arkisto tai kokoelma), joka voi jakaantua esimerkiksi sarjoihin ja arkistoyksiköihin. Kuvailutasona aineistokokonaisuus on ylin aineiston sisällönkuvailukokonaisuus. Asiakirjavihko. Samaa asiaa koskevien asiakirjojen muodostama kokonaisuus. Paperisessa tai muussa käsin kosketeltavassa muodossa laadittu, säilytetty ja/tai käytettävä arkistoaineisto. Luettavuuden lisäämiseksi on käytetty myös pelkästään käsitettä aineisto. Vrt. digitaalinen aineisto. Pysyvästi säilytettävien analogisten asiakirjojen luokitusjärjestelmä, joka määrittelee arkistonmuodostajan toiminnasta jäljelle jäävien asiakirjasarjojen keskinäisen järjestyksen ja osoittaa niiden muodostaman arkiston rakenteen. Voi perustua asiakirjojen muotoon/sisältöön perustuvaan yleiseen arkistokaavaan (ABC-kaava) tai arkistonmuodostussuunnitelman/tiedonohjaussuunnitelman mukaiseen tehtäväluokitukseen (desimaaliluokitus). Yhteisö (virasto, laitos, järjestö tms.), jonka tehtävien hoitamisesta syntyy tai on syntynyt yksi tai useampi aineistokokonaisuus. AHAA:ssa arkistonmuodostaja on rooli, joka toimijalla (yhteisöllä) on suhteessa aineistokokonaisuuteen, kuten arkistoon. Arkistotunnus eli signum on kirjaimista ja/tai numeroista koostuva merkkijono, joka identifioi arkistoyksikön ja osoittaa sen paikan arkistokaavan mukaan luetteloidussa aineistokokonaisuudessa. Se on perinteisessä asiakirjojen muotoon perustuvassa ABC-kaavassa kirjaimia ja/tai numeroita erotettuna kaksoispisteellä, kuten Ea:123. Arkistonmuodostussuunnitelmaan tai tiedonohjaussuunnitelmaan perustuvassa vaihtoehdossa se on desimaaliluokituksen mukaisesti numeroita erotettuna kaksoispisteellä, kuten 01.01:2. AHAA:ssa arkistotunnus on aineiston analoginen tunniste. Sarjaa pienempi sisällönkuvailukokonaisuus, joka saa oman arkistotunnuksen. Arkistoyksiköt määritellään viimeistään järjestämisvaiheessa tai kuvailua laadittaessa. Sarjaan sisältyy yleensä useita arkistoyksikköjä. Usein arkistoyksiköllä on samat tiedot kuin säilytysyksiköllä. Arkistossa ei voi olla kahta samalla tunnuksella varustettua arkistoyksikköä. AHAA:sta tulostettava arkistoyksikön viivakoodi (A4-kokoinen), joka sijoitetaan säilytysyksikön sisälle jokaisen arkistoyksikön eteen. Arkistoyksikön viivakoodi pitää tulostaa kaikille massadigitoinnin kautta siirtyvälle aineistolle. Arkistoyksikön viivakoodi toimii digitoinnissa arkistoyksikköjä identifioivana tunnisteena ja skannauksen yhteydessä ohjausarkkina. Yhteisön tehtävien yhteydessä syntynyt kirjallinen tai kuvallinen esitys (tietosisältö) tai sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatu esitys, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein.
Siirto-opas PILOTTIVERSIO 3 Digitaalinen aineisto Ilmentymä Kuljetusyksikkö Massadigitointi Päätös asiakirjojen säilytysmuodosta (seulontapäätös) Sarja Siirron ohjaaja Siirtovalmis aineisto Suojaustaso Säilytysyksikkö Tiekartta Turvallisuusluokiteltu asiakirja Viivakoodillinen nimiö Sähköisessä muodossa laadittu tai sähköiseen muotoon teknologian avulla muunnettu aineisto. Vrt. analoginen aineisto. Ilmentymällä tarkoitetaan aineiston analogista tai digitaalista ilmentymismuotoa. Ilmentymän tarkoitus on erottaa saman aineiston eri analogiset ja digitaaliset kappaleet toisistaan tietopalvelua ja säilyttämistä varten. Samasta aineistosta voidaan muodostaa useita ilmentymiä eri käyttötarkoituksiin. Analogiset ja digitaaliset ilmentymät vastaavat samalla kuvailutasolla sisällöllisesti toisiaan. Analogisen aineiston kuljetukseen käytettävä apuväline, kuten rullakko, joka suojaa säilytysyksiköitä. Valtionhallinnon asiakirjojen muuttaminen sähköiseen muotoon keskitetysti. Kansallisarkisto päättää seulontapäätöksessä, missä muodossa pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilytetään. Muodoltaan, tehtävältään tai sisällöltään yhteenkuuluvien, määrämuotoisesti luetteloitujen arkistoyksikköjen muodostama kokonaisuus. Asiakirjojen sijoittuminen asiakirjasarjoihin määräytyy arkistonmuodostussuunnitelman/tiedonohjaussuunnitelman ja/tai arkistokaavan mukaan. Siirtoprosessissa viranomaista ohjaava Kansallisarkiston edustaja. Siirto massadigitointiin: viranomainen on valmistellut analogisen aineiston, sille on Kansallisarkiston toimesta yhteistyössä viranomaisen kanssa tehty käsittelysuunnitelma ja se on valmis kuljetettavaksi massadigitointiin logistiikan toteuttajan toimesta tai viranomaisen toimesta, jos kyseessä on aikaistettu siirto (maksullinen). Siirto suoraan Kansallisarkistoon: viranomainen on valmistellut analogisen aineiston ja se on valmis kuljetettavaksi ja hyllytettäväksi viranomaisen toimesta Kansallisarkistoon. Tietoturvallisuusasetuksen (681/2010) mukainen salassa pidettävien viranomaisasiakirjojen käsittelyä ohjaava tietoaineistojen luokittelu. Analogisen aineiston säilyttämisen perusyksikkö (säilytysväline), jolla on yksilöivä tunniste. Säilytysyksiköllä tarkoitetaan sitä fyysistä välinettä, joka suojaa asiakirjatiedon analogista ilmentymää. Tiekartta on suunnitelma, jossa määritellään, milloin ja missä järjestyksessä valtionhallinnon organisaatioiden asiakirjat siirretään Kansallisarkistoon ja mitkä asiakirjat muutetaan digitaaliseen muotoon siirron yhteydessä. Jos asiakirjan tai siihen sisältyvän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa vahinkoa kansainvälisille suhteille, valtion turvallisuudelle, maanpuolustukselle tai muulle yleiselle edulle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 :n 1 momentin 2 ja 7 10 kohdassa tarkoitetulla tavalla, salassa pidettävän asiakirjan suojaustasoa koskevan merkinnän yhteyteen tai sen sijasta voidaan tehdä erityinen turvallisuusluokitusmerkintä. Säilytysyksikköön tehty merkintä, joka sisältää viivakoodin. Nimiöstä ilmenee yksikön tunnistetietoja, kuten aineistokokonaisuus, säilytysyksikön tunniste, mahdollinen käyttörajoitus.
Siirto-opas PILOTTIVERSIO 4 1 JOHDANTO Arkistolain muutoksen (16.12.2016/1146) ja valtioneuvoston periaatepäätöksen (21.6.2017) 1 seurauksena Kansallisarkisto ottaa vastaan viranomaisten asiakirjasiirtoja pääsääntöisesti vain sähköisessä muodossa. Tästä syystä valtaosa viranomaisten analogisten aineistojen siirtovalmistelusta perinteistä säilyttämistä varten on muuttunut valmisteluksi asiakirjojen digitointia ja niiden analogisten ilmentymien hävittämistä varten. Seulontapäätöksessä päätetään, mitkä asiakirjat hävitetään digitoinnin jälkeen analogisessa muodossa ja mitkä pitää säilyttää analogisena mahdollisesta digitoinnista huolimatta. Viranomainen valmistelee, Kansallisarkiston ylläpitämän tiekartan 2 mukaisessa järjestyksessä ja aikataulussa, analogiset aineistot siirtoa varten pääsääntöisesti massadigitointiin, jossa asiakirjat keskitetysti valmistellaan, skannataan ja siirretään lopuksi pysyvään säilytykseen vain digitaalisessa muodossa. Massadigitointiin siirretään pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja, jotka on sijoitettu tiekarttaan erillisten kriteerien avulla, sekä tietyin ehdoin määräajan säilytettävää aineistoa, millä tuetaan viranomaisten toiminnan muuttamista sähköiseksi. Massadigitoinnin ulkopuolelle jäävät viranomaisten pysyvästi säilytettävät asiakirjat viranomainen siirtää tiekartan niitä koskevan aikataulun ja järjestyksen mukaisesti analogisessa muodossa säilytettäväksi suoraan Kansallisarkistoon, jossa ne voidaan mahdollisuuksien mukaan takautuvasti digitoida saavutettavuuden edistämiseksi. Arkistolakiin perustuvassa päivitetyssä siirtomääräyksessä 3 tuodaan esiin siirtoihin liittyvät päälinjaukset, kuten eri siirtovaihtoehdot, maksullisuusperiaatteet sekä viranomaisvalmistelun vaatimukset tiivistetysti. Tässä oppaassa puolestaan kuvataan tarkemmalla tasolla viranomaisten analogisten aineistojen siirtoihin liittyvät eri työvaiheet. Osan vaiheista voi tehdä limittäin muiden vaiheiden kanssa ja osan vastaavasti omana kokonaisuutenaan. Jos viranomainen on jo tehnyt osan vaiheista tämän oppaan tai aiemman voimassa olleen siirto-ohjeistuksen mukaisesti, tällöin viranomainen tekee puuttuvat toimet siirtojen mahdollistamiseksi. Tässä oppaassa ei käsitellä syntysähköisten, viranomaisen itse digitoitavien tai jo digitoitujen asiakirjojen siirtoja, joille on omat Kansallisarkiston tuottamat ohjeet ja vaatimukset. 1 Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä 21.6.2017. 2 Tiekartalla tarkoitetaan Kansallisarkiston ylläpitämää kuvausta analogisessa muodossa ja viranomaisten hallussa olevista valtionhallinnon asiakirjoista. Tiekartassa määritellään siis keskitettyyn digitointiin eli massadigitointiin sisältyvät aineistot ja aineistot, jotka rajautuvat massadigitoinnin ulkopuolelle ja jotka siirretään suoraan Kansallisarkistoon analogisessa muodossa säilytettäväksi. Tiekartta kertoo sekä massadigitoitavien aineistojen että analogisina siirrettävien aineistojen järjestyksen ja aikataulun. 3 Valtionhallinnon analogisten asiakirjojen digitaaliseen muotoon muuttaminen ja siirtäminen Kansallisarkistoon. Määräys siirtoperiaatteista ja -vaatimuksista.
Siirto-opas PILOTTIVERSIO 5 Kuviossa 1 on kuvattuna siirtoprosessi ylätasolla. Siirtoprosessiin vaikuttaa myös erillinen seulontaprosessi, jonka tuloksena syntyy seulontapäätös, jolla on vaikutusta viranomaisvalmisteluun. Kuvio 1. Siirtoprosessi kuvattuna ylätasolla. Siirto-opas on jäsennelty niin, että pääluvussa 2 tuodaan esiin siirrosta sopimiseen liittyvät pääasiat. Luvussa 3 kerrotaan tiivistetysti seulonnasta, minkä yhteydessä päätetään pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytysmuodosta. Viranomaisvalmistelun varsinaiset toimet on jaettu kahteen eri päälukuun 4 Keskitetyn digitoinnin eli massadigitoinnin kautta siirrettävät analogiset aineistot ja 5 Suoraan Kansallisarkistoon siirrettävät analogisessa muodossa säilytettävät aineistot. 2 SIIRROSTA SOPIMINEN Siirtosuunnittelun ylimpänä tasona toimii Kansallisarkiston ylläpitämä tiekartta, jonka antamien kriteerien, aikataulun ja järjestyksen puitteissa tehdään tarkempaa viranomais- ja aineistokohtaista suunnittelua. Kaikki viranomaisten pysyvästi säilytettävät aineistokokonaisuudet pitää sisällyttää tiekarttaan, joka ohjaa siirtoja sekä massadigitointiin että suoraan Kansallisarkistoon siirrettävien analogisessa muodossa säilyttävien osalta. Siirtoprosessi käynnistyy lähtökohtaisesti Kansallisarkiston yhteydenotolla viranomaiseen. Esimerkiksi massadigitointiin siirtyvien aineistojen osalta yhteydenotto tapahtuu aineistomäärän ja siihen tarvittavan valmisteluajan perusteella hyvissä ajoin ennen kyseisen tiekarttaryhmän digitoinnin aloitusvuotta. Arvioita viranomaisen aikaresursseista on tämän ohjeen liitteessä 1 (LIITE 1. Viranomaisen resurssitarpeet). Siirrosta sopimisen yhteydessä käynnistyy viranomaisen ja Kansallisarkiston yhteistyö tiekartan mukaisen aineistokokonaisuuden siirtoaikataulun ja sisällön tarkentamiseksi. Prosessissa viranomaisen apuna ja yhteyshenkilönä Kansallisarkistossa toimii siirrolle nimetty ohjaaja. Siirrosta sopiminen on kuvattuna kuviossa 2.
Siirto-opas PILOTTIVERSIO 6 Kuvio 2. Siirrosta sopiminen. Aineistoja siirtävän viranomaisen ja vastaanottavan Kansallisarkiston yhteistyö on keskeinen osa siirtojen suunnittelua ja toteutusta. Siirron sopimisvaiheessa tarkennetaan tiekarttaan sisällytetystä aineistokokonaisuudesta tietoja, kuten määrä, rajavuodet, sisältö, järjestämisen ja luetteloinnin taso sekä aikaisemmat seulontapäätökset. Sopimisvaiheessa selvitetään, mitä toimenpiteitä aineistokokonaisuudelle on siirtoa varten jo tehty ja mitä toimenpiteitä viranomaisen on vielä tehtävä. Lisäksi on tarkennettava, miten aineistokokonaisuus sijoittuu valtakunnallisesti eri arkistotiloihin. Sopimisvaiheessa viranomainen ja Kansallisarkisto sopivat alustavan kuljetusajankohdan, jota tarkennetaan työn edetessä. Kansallisarkisto päivittää tiekarttaa tarkentuneiden ja muuttuneiden tietojen pohjalta. Kansallisarkiston edustaja käy mahdollisuuksien ja tarpeiden mukaan tutustumassa viranomaisaineistoon. Viranomainen ja Kansallisarkisto laativat siirrosta Kansallisarkiston valmistelemana sopimuksen, jossa eritellään tarkemmin osapuolten vastuut ja velvollisuudet mm. omistajuus- ja rekisterinpitäjäkysymysten osalta. Jos viranomainen siirtää aineistoa etupainotteisesti (aikaistettu siirto), määritellään sopimuksessa myös tietopalvelun ja säilyttämisen toteuttamisesta ja maksullisuudesta. Viranomaisen siirrettävänä oleva aineistokokonaisuus voi koostua kokonaan massadigitointiin siirrettävästä aineistosta, kokonaan suoraan Kansallisarkistoon analogiseen säilytykseen siirrettävästä aineistosta tai molempien yhdistelmästä. Kansallisarkiston rooli siirtoprosessissa on ohjaava. Viranomainen saa kaiken tarvitsemansa ohjauksen siirron ohjaajalta edellä mainituista siirtovaihtoehdoista riippumatta. Siirtokäytänteiden sopimisen jälkeen viranomaisen on viimeistään aloitettava seulontaesityksen, esitys pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytysmuodosta, laadinta sekä muut siirtovalmistelut. Ennen toimenpiteisiin ryhtymistä viranomainen laatii suunnitelman siirtovalmisteluille. Viranomainen arvioi tarvittavan valmistelutyön sisällön, laajuuden, keston ja kustannusarvion. On tärkeää varmistaa valmistelutyön riittävät resurssit ja ammatillinen osaaminen, tarkoituksenmukaiset työtilat ja - välineet sekä materiaalit muun muassa aineistojen suojaamiseksi kuljetuksen ajaksi.
Siirto-opas PILOTTIVERSIO 7 Viranomaisen on kytkettävä omat valmistelutoimensa tiekartan mukaiseen aikatauluun ja tarkennettava niitä yksilöllisemmäksi suunnitelmaksi. Viranomaisen on huolellisesti suunniteltava ja aikataulutettava valmistelutoimet, jotta tiekartan mukaisessa aikataulussa voidaan edetä. Mitä laajempi aineistokokonaisuus on kyseessä, sitä tärkeämpää on ennakkosuunnittelu ja riittävien resurssien varaaminen. Viranomainen dokumentoi tarvittavan siirtodokumentaation omaan asiankäsittelyjärjestelmään. Viranomainen voi halutessaan hyödyntää liitteenä 2 (LIITE 2. Tarkistuslista) olevaa tarkistuslistaa viranomaisen siirtovalmistelujen dokumentoimisen apuna. 3 PÄÄTÖS ASIAKIRJOJEN SÄILYTYSMUODOSTA (SEULONTAPÄÄTÖS) Päätös asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä ja säilytysmuodosta (seulontapäätös) on aiemmin merkinnyt asiakirjojen säilyttämistä pysyvästi paperimuodossa, ellei säilytysmuotoa ole toisin määritelty. 4 Päätöksissä on noudatettu Kansallisarkiston voimassa olevia arvonmäärityksen ja seulonnan periaatteita ja kriteerejä. Analogisia aineistoja koskevassa seulontapäätöksessä arvioidaan, millä asiakirjoilla on kulttuurihistoriallista arvoa myös analogisessa muodossa. Asiakirjan eri säilytysmuodot ymmärretään sen ilmentyminä 5, jotka koostuvat samasta pysyvästi säilytettävästä tietosisällöstä. Kaikki pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat ovat merkittävää asiakirjallista kulttuuriperintöä. Osalla asiakirjoista on arvoa kulttuurihistoriallista arvoa myös analogisina ilmentyminä, minkä vuoksi kyseiset asiakirjat säilytetään digitoinnista huolimatta myös analogisessa muodossa. Kyseisiä aineistoja ei digitoida massadigitoinnin piirissä. Säilytysmuodon arvoon vaikuttavat monet tekijät, kuten ainutlaatuisuus ja harvinaisuus. Analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallinen arvo määritellään seulontastrategian liitteenä julkaistua kriteeristöä Kansallisarkiston arvottamisen kategoriat ja kriteerit analogisten asiakirjojen säilytysmuodosta päättämiselle soveltaen. Säilytysmuotoa koskevien seulontapäätösten perusteella aineistot sijoitetaan seuraaviin kategorioihin: Kategoria 1: Analogiselta säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisesti arvokkaat asiakirjat Kategoria 2: Digitaalisena säilytettävät asiakirjat Jos asiakirjoilla ei ole analogisessa muodossa kulttuurihistoriallista arvoa mutta niitä ei ole mahdollista digitoida, säilytetään ne analogisessa muodossa. Seulontapäätöksessä ei oteta kantaa siihen, ovatko asiakirjat digitoitavissa. Valtaosa viranomaisten hallussa olevista asiakirjoista on rajattu joko pysyvään tai määräaikaiseen säilytykseen jo Kansallisarkiston aiemmilla päätöksillä. Vaikka analogisessa muodossa säilytettäville asiakirjoille on tehty aiemman arkistolain mukainen päätös, pitää asiakirjoille tästä huolimatta tehdä uusi seulontapäätös, jossa päätetään, säilytetäänkö asiakirjat analogisessa ja/tai digitaalisessa muodossa. Analogisia asiakirjoja ei voida digitoida ja hävittää digitoinnin jälkeen ilman uutta Kansallisarkiston päätöstä säilytysmuodosta. 4 Kansallisarkiston toimivalta määrätä asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä ja säilytysmuodosta perustuu arkistolakiin (8 ja 14 a ). 5 Esimerkiksi analogisesta asiakirjasta digitoinnilla tuotettua digitaalista asiakirjaa ei nähdä kopiona, vaan kyseisenä asiakirjana, joka ilmenee digitaalisessa muodossa.
Siirto-opas PILOTTIVERSIO 8 Kansallisarkisto tekee pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytysmuotoa koskevat päätökset viranomaisten tekemien esitysten pohjalta. Viranomaisen pitää eritellä esityksessä siirrettäväksi suunniteltu aineistokokonaisuus sellaisella tarkkuustasolla (arkisto- tai sarjakokonaisuuksittain), että Kansallisarkisto voi sen pohjalta arvioida seuraavien kohtien 1 2 perusteita ja tarvetta. Kansallisarkisto määrittelee yhteistyössä viranomaisen kanssa esityksen tarkkuustason. Lisäksi viranomaisen pitää perehtyä Kansallisarkiston aineistoa koskeviin aiempiin päätöksiin osana esityksen valmistelua. 6 Seulontapäätöksen keskeisin sisältö tiivistetysti: 1. Kansallisarkisto päättää pysyvästi säilytettävien asiakirjojen analogisten ilmentymien säilyttämisestä tai hävittämisestä digitoinnin jälkeen: a. Analogiselta säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisesti arvokkaat asiakirjat (kategoria 1) säilytetään mahdollisen digitoinnin jälkeen myös analogisessa muodossa. Viranomainen esittää seulontaesityksessä arvion analogisten ilmentymien kulttuurihistoriallisesta arvosta. b. Digitaalisena säilytettävät asiakirjat (kategoria 2). Viranomainen esittää seulontaesityksessä arvion aineistoista, joilla ei ole kulttuurihistoriallista arvoa analogisessa muodossa. 2. Kansallisarkisto päättää antamillaan päätöksillä tai määräyksillä analogisen aineiston korvaamisesta viranomaisen hallussa olevalla syntysähköisellä asiakirjatiedolla tai digitoiduilla asiakirjatiedoilla. Analogiset ilmentymät voidaan hävittää, mikäli digitaalinen ilmentymä vastaa tietosisällöltään kattavasti ja eheästi analogista ilmentymää (esimerkiksi tietojärjestelmästä paperimuotoon tulostetut asiakirjatiedot). Asiakirjatiedot omistavan viranomaisen vastuulla on varmistaa asiakirjojen eri ilmentymien kattavuus ja eheys. Seulontaesityksessä viranomainen voi esittää hävitettäväksi sellaisia analogisia asiakirjoja, jotka se katsoo voivansa korvata hallussaan olevalla syntysähköisellä tai aiemmin digitoiduilla asiakirjoilla. Kansallisarkisto priorisoi seulontapäätösten valmistelussa tiekarttaan sijoitettujen massadigitointiin siirrettäviä viranomaisten aineistokokonaisuuksia. Digitoitavien asiakirja-aineistojen päätökset valmistellaan pääsääntöisesti tiekartan mukaisessa järjestyksessä. Viranomainen tarvitsee ajantasaisen seulontapäätöksen, jotta viranomainen pystyy tekemään tarvittavat siirtovalmistelut sen mukaan, siirtyykö aineisto massadigitoinnin kautta vai suoraan Kansallisarkistoon analogisena säilytettäväksi. Lisätietoja: Kansallisarkiston seulontapolitiikka Kansallisarkiston seulontastrategia 6 Kansallisarkiston virastokohtaiset asiakirjatiedon pysyvää säilyttämistä koskevat päätökset ja yleiset määräykset koko julkishallinnolle, valtion- /kuntasektorille, tietylle hallinnonalalle tai virastoryhmälle. Esimerkiksi valtionhallinnon asiakirjoja koskeva arkistolaitoksen yleinen seulontapäätös 3.8.2010 (AL/19273/07.01.01.00/2008).
Siirto-opas PILOTTIVERSIO 9 Seulontastrategian liite: Kansallisarkiston arvottamisen kategoriat ja kriteerit analogisten asiakirjojen säilytysmuodosta päättämiselle. Valtionhallinnon asiakirjoja koskeva arkistolaitoksen yleinen seulontapäätös 3.8.2010 AL/19273/07.01.01.00/2008. 4 KESKITETYN DIGITOINNIN ELI MASSADIGITOINNIN KAUTTA SIIRRETTÄVÄT ANALOGISET AINEISTOT Kun viranomainen ja Kansallisarkisto ovat sopineet siirtoon liittyvistä käytänteistä ja viranomainen on tehnyt siirtoon liittyvät suunnitelmat, viranomainen tekee tarvittavan viranomaisvalmistelun keskitetyn digitoinnin kautta siirrettävän aineiston osalta luvun 4 ohjeiden mukaisesti sekä seulontaesityksen osalta edellisessä luvussa kuvatulla tavalla. On hyvä huomioida, että massadigitoinnin kautta siirrettävien osalta viranomaisen ei tarvitse tehdä kunnostamista, kuten muovitaskujen, niittien ja muiden paperiliittimien poistamista, vaan kyseiset työvaiheet tehdään digitointipaikassa digitoinnin valmistelun yhteydessä. Kuviossa 3 on tiivistetysti kuvattuna viranomaisen tehtävät massadigitoinnin kautta siirrettävän aineiston osalta. Kuvio 3. Viranomaisvalmistelun tehtävät. 4.1 Kartoittaminen ja yhteen kokoaminen (sijoituspaikat ja määrät) Viranomaisvalmistelu aloitetaan asiakirjojen kartoittamisella ja kokoamisella yhteen. Käytännössä viranomainen on tiekarttaa ja siirrosta sopimista varten jo kartoittanut hallussaan olevaa aineistoa. Keskeistä on tunnistaa tiekartassa määritelty ja siirron sopimisvaiheessa tarkistettu ja täsmennetty aineistokokonaisuus ja kohdentaa kartoittamisen ja kokoamisen toimet tähän kokonaisuuteen. Kartoittamisen ja yhteen kokoamisen lopputuloksena tiekartassa siirrettäväksi määritellyn aineistokokonaisuuden rajaukset ja ominaisuudet voivat vielä edelleen tarkentua. Viranomainen selvittää siirrettävän aineistokokonaisuuden asiakirjojen sijoituspaikat ja määrät. Aineisto voi olla hajallaan tai järjestämättä päätearkiston lisäksi työhuoneissa ja muissa säilytystiloissa. Työvaiheeseen on syytä varata hyvin aikaa, jos säilytystilat sijaitsevat
Siirto-opas PILOTTIVERSIO 10 maantieteellisesti kaukana toisistaan. Jos aineisto on kokonaisuudessaan päätearkistossa, on asiakirjojen kartoittaminen selkeämpää. Asiakirjojen kartoittamisen ja kokoamisen helpottamiseksi organisaatiossa tulisi tiedottaa asiakirjojen siirtovalmistelujen aloituksesta ja painottaa asian tärkeyttä. Myöhemmin löytyvien asiakirjojen toimittaminen jälkikäteen digitointiin on mahdollista mutta se ei ole tarkoituksenmukaista. Asiakirjat saadaan liitettyä aiemmin digitoituihin kokonaisuuksiin, mutta tämä liittäminen edellyttää aina erillistä työtä eikä ole siksi tarkoituksenmukaista. Lisäksi voi kestää pitkäkin aika ennen kuin erilaisia täydennyseriä voidaan ottaa digitointiin. 4.2 Seulonta Viranomaisen on seulottava siirrettävä aineisto eli pysyvästi säilytettävät asiakirjat on erotettava määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Seulonta tehdään Kansallisarkiston seulontapäätöksen tai Kansallisarkiston edeltäjäorganisaatioiden 7 antaman päätöksen perusteella. Kansallisarkisto ja sen edeltäjäorganisaatiot ovat määränneet analogisiin aineistoihin sisältyvien asiakirjatietojen pysyvästä säilyttämisestä aiemmin annetuissa seulontapäätöksissä. Digitoitavat aineistot seulotaan Kansallisarkiston edeltäjäorganisaatioiden antamien seulontapäätösten perusteella ennen kuin Kansallisarkisto antaa uuden seulontapäätöksen, jossa päätetään analogisten asiakirjojen eli asiakirjatietojen digitoinnin jälkeisestä säilytysmuodosta. Kansallisarkisto neuvoo viranomaisia seulonnan käytännön toteuttamista ja voimassa olevien seulontapäätösten soveltamisesta aineistojen digitoinnin siirtokuntoon saattamisen ohjaamisen yhteydessä. Seulonta tehdään aineistokokonaisuus- tai sarjatasolla, ja asiaryhmityksen mukaan arkistoiduista asiakirjoista asiaryhmätasolla. Seulontaa ei pääsääntöisesti uloteta säilytysyksikön sisälle, mutta viranomaisen on kuitenkin tarkastettava säilytysyksiköiden sisältö ja seulonnan toteutuskelpoisuus. Yksittäisiä määräajan säilytettäviä asiakirjatyyppejä ei poisteta pysyvästi säilytettävän aineiston joukosta, mikäli pysyvästi ja määräajan säilytettävät yksittäiset asiakirjat on sijoitettu säilytysyksikköön keskenään sekaisin. Jos määräajan säilytettävät asiakirjat ovat selkeästi ja helposti erotettavissa, esimerkiksi ne on koottu selkeisiin säilytysajan perusteella tunnistettaviin asiakirjanippuihin, pitää määräajan säilytettävät poistaa pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja sisältävästä säilytysyksiköstä. Sidoksista puretuista asiakirjoista ei myöskään seulota pois yksittäisiä määräajan säilytettäviä asiakirjatyyppejä. Viranomaisen vastuulla on poistaa aineiston seasta määräaikaisesti säilytettävät henkilötiedot sekä erityisesti yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan mukaisia erityisiä henkilötietoryhmiä koskevat tiedot. Helposti tunnistettavien määräajan säilytettävien asiakirjanippujen tms. asiakirjakokonaisuuksien jättäminen pysyvästi säilytettävien asiakirjojen joukkoon johtaa asiakirja-aineistojen digitoinnin ja sähköisen pitkäaikaissäilyttämisen kustannusten turhaan kasvuun. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen joukkoon mahdollisesti jääviä määräajan säilytettäviä yksittäisiä asiakirjoja ei muuteta uudessa seulontapäätöksessä pysyvästi säilytettäviksi, vaikka ne digitoidaan. 7 1.10.1994 asti Valtionarkisto, 1.10.1994 31.12.2016 arkistolaitos.
Siirto-opas PILOTTIVERSIO 11 4.3 Järjestäminen Järjestäminen on asiakirjojen sijoittamista alkuperäiseen kontekstiinsa ja/tai arkistokaavan osoittamille paikoille. Järjestämistyössä asiakirjat järjestetään toiminta-ajan arkistosääntöjen, arkistonmuodostussuunnitelmien, tiedonohjaussuunnitelmien, arkistokaavojen ja seulontapäätösten mukaan. Suunnitelman puuttuessa asiakirjat järjestetään sen mukaan, mitä järjestysperiaatetta valtaosassa aineistossa on noudatettu tai mikä asiakirjojen käytettävyyden näkökulmasta on järkevää. Silloin järjestäjä joutuu luomaan kokonaisuudelle rakenteen seuraavien ohjeiden mukaan. Viranomaisen vastuulla on järjestää asiakirjat asianmukaisesti. Asiakirjat digitoidaan siinä järjestyksessä kuin viranomainen on ne järjestänyt. Arkistokaavoista on esimerkkejä liitteessä 3 (LIITE 3. Esimerkkejä arkistokaavoista). Viranomaisen on oltava järjestämistyön aikana varovainen, jotta asiakirjojen yhteydet ja järjestys ei vahingossa häviä. Järjestämistyön vaativuus riippuu aineistokokonaisuudesta. Jos arkistonmuodostus on tapahtunut suunnitelmallisesti ja asiakirjat on alun perin sijoitettu oikeille paikoille, siirtovalmistelut onnistuvat vähemmällä työllä. Laajan ja sekaisin olevan aineistokokonaisuuden järjestäminen vaatii sen sijaan aikaa, osaamista ja aineiston tuntemusta. Viranomainen aloittaa järjestämisen aineistokokonaisuuden rajauksella. Viranomaisen hallussa voi olla sen edeltäjien tai muiden viranomaisten aineistoja. Rajauksen yhteydessä selvitetään, mihin aineistokokonaisuuteen asiakirjat kuuluvat. Ko. ajankohdan organisaation tehtävien ja rakenteen tuntemus auttavat aineistokokonaisuuden hahmottamisessa. Viranomaisen nimi saattaa esiintyä aineistossa erilaisissa muodoissa. Niinpä rajaamisessa on selvitettävä, onko kyse nimen vaihtumisesta vai toisesta viranomaisesta, jonka tehtävien hoitamisesta muodostuu erillinen aineistokokonaisuus. Aineistokokonaisuuteen on saattanut sekoittua aineistoa, jolla ei ole siihen mitään yhteyttä, kuten samoissa tiloissa aikaisemmin toimineen organisaation asiakirjoja. Viranomaisen on palautettava aineistokokonaisuuteen kuulumaton aineisto oikealle omistajalleen tai sen toiminnan jatkajalle. Samoin palautetaan selvästi yksityishenkilölle kuuluva aineisto. Asiakirjoja erotettaessa on huomioitava, että jokainen viranomainen on toiminnassaan vastaanottanut muualla laadittuja asiakirjoja, jotka kuuluvat vastaanottajan aineistokokonaisuuteen. Viranomainen poistaa aineistokokonaisuuden joukossa mahdollisesti olevat esineet. Viranomaisen on poistettava erilaiset sähköisten aineistojen tallennevälineet, kuten CD- ja DVD-levyt sekä muistitikut. Sähköisten, pysyvästi säilytettävien aineistojen osalta on sovittava toimenpiteistä erikseen. Lisäksi on poistettava VHS-kasetit, mikrofilmit, mikrokortit ja vastaavat tallennevälineet. Painotuotteita, kuten lakikirjoja ja säädöskokoelmia ei sisällytetä aineistokokonaisuuteen. Edellä mainittuja aineistokokonaisuudesta poistettavia ei digitoida massadigitoinnissa, vaan ne palautetaan takaisin viranomaiselle. Viranomaisen on merkittävä aineistokokonaisuuden joukosta mahdollisesti löytyvät homeiset tai muuten erittäin huonokuntoiset aineistot, joiden siirtämisestä on sovittava erikseen siirron ohjaajan kanssa.
Siirto-opas PILOTTIVERSIO 12 Aineiston rakenteen hahmottamisessa auttavat esimerkiksi: arkistosäännöt, suunnitelmat, arkistokaavat, seulontapäätökset Kansallisarkistoon siirrettyjen aineistojen luettelot viranomaisen toimintaa koskevat lait ja asetukset kirjallisuus, historiikit, organisaatiokaaviot, työjärjestykset ja muut vastaavat valtiokalenterit (valtion viranomaiset) Kun aineisto on rajattu, se voidaan inventoida ennen tarkempaan järjestämistyöhön ryhtymistä. Etenkin laajojen arkistojen kohdalla inventoinnista on hyötyä yleiskuvan ja rakenteen hahmottamiseksi. Inventoinnin yhteydessä kannattaa tarkastaa, että säilytysyksiköihin merkityt tiedot vastaavat niiden sisältöä. Huomiota pitää kiinnittää myös aineistojen käyttörajoituksiin. Inventointityön tuloksena arkistokaava, sarjat ja niiden keskinäinen asema, rajavuodet, käyttörajoitukset ja asiakirjojen väliset yhteydet tarkentuvat. Inventointi paljastaa myös mahdolliset puutteet ja aukot aineistossa. Epäselvät ja vaikeasti sijoitettavat aineistot kannattaa jättää viimeiseksi. Niiden alkuperäinen paikka saattaa selvitä järjestämisen edetessä. Viranomaisen toiminnasta muodostunut aineistokokonaisuus voidaan järjestää useammaksi arkistoksi, kun esimerkiksi viranomaisorganisaation osastot ovat toimineet itsenäisesti. Saman viranomaisen aineistokokonaisuus voidaan järjestää useammaksi arkistoksi myös ajallisesti tai siitä syystä, että järjestettävää osaa aineistokokonaisuudesta on vaikea yhdistää jälkikäteen järjestyksessä olevaan osaan, kuten jo aiemmin Kansallisarkistoon siirrettyyn kokonaisuuteen. Asiakirjojen joukossa saattaa olla toimikuntien ja komiteoiden aineistoja. Ne erotetaan itsenäisiksi arkistoiksi. Jos samaa aineistokokonaisuutta on siirretty Kansallisarkistoon jo aikaisemmin, entisiä sarjoja voidaan jatkaa, jolloin arkistoyksiköiden tunnisteiden numerointia ei aloiteta alusta. Tällöin järjestettävän aineiston arkistokaava on sama kuin aikaisemmin luovutetun ja sitä täydennetään tarpeen mukaan uusilla asiakirjasarjoilla tai -ryhmillä. Jos arkistonmuodostus katkeaa esimerkiksi organisaatiomuutoksen tai arkistokaavan vaihtumisen seurauksena, muodostetaan siirrettävästä osasta oma aineistokokonaisuus ja kuvaillaan aineistojen väliset yhteydet luetteloinnin yhteydessä. Sovittaessa on mahdollista muodostaa uusi aineistokokonaisuus, vaikka edellä kuvattuja muutoksia ei tapahtuisikaan. Aineistokokonaisuuden rakenteen luomisesta AHAA-hakemistojärjestelmässä kerrotaan luvussa 4.5 Luettelointi ja kuvailu. 4.4 Suojaaminen kuljetusta varten Viranomaisen pitää suojata siirrettävä analoginen aineisto kuljetuksen ajaksi niin, että aineisto ei pääse kuljetuksen aikana vaurioitumaan eikä sekoittumaan muiden aineistojen kanssa. Yleensä viranomainen on työtehtävien hoitamisen yhteydessä sijoittanut aineiston käytettävyyden helpottamiseksi jonkinlaisiin säilytysvälineisiin eli säilytysyksiköihin, kuten kansioihin. Jos aineistoa ei ole millään tavalla suojattu, pitää viranomaisen hankkia aineistolle tarvittava määrä säilytysyksiköitä. Säilytysyksiköiden ei tarvitse olla arkistokelpoisia. Säilytysyksiköiksi suositellaan sellaisia säilytysvälineitä, jotka suojaavat irrallaan olevan aineiston jokaiselta reunalta. Rengaskansioita tai
Siirto-opas PILOTTIVERSIO 13 muilla kiinnitysmekanismeilla varustettuja kansioita voi myös käyttää säilytysvälineinä, mutta viranomaisen on tällöin varmistettava, että asiakirjat pysyvät kansioissa paikoillaan. Hyväkuntoiset sidokset eivät tarvitse erillistä säilytysvälinettä. Jos suojaamisessa käytetään koteloita, on niiden oltava oikean kokoisia, jotta aineisto ei pääse liikkumaan ja taipumaan säilytysyksikössä. Kuvassa 1 on esimerkki virheellisestä, liian väljästä suojaamistavasta, jonka seurauksena aineisto on taipunut mutkalle. Kuvan 1 mukaisella tavalla vaurioitunut aineisto aiheuttaa suuria ongelmia digitoinnin yhteydessä. Kuva 1. Virheellisesti täytetty säilytysyksikkö. Viranomainen voi aineiston suojaamisen yhteydessä muodostaa luonnoksen luettelosta, jonka pohjalta voi tehdä lopullisen luettelointityön sähköiseen AHAA-hakemistojärjestelmään. Jos aineiston luona ei ole tarvittavia tietoliikenneyhteyksiä, on erilaisten apuluetteloiden ja luonnosten laatiminen välttämätöntä. Säilytysyksiköihin voi valmistelutöiden yhteydessä merkitä tarvittavia tunnistetietoja esimerkiksi lyijykynällä ennen kuin lopulliset viivakoodilliset nimiöt ovat saatavilla luettelointityön jälkeen. 4.5 Luettelointi ja kuvailu Aineiston luettelointi ja kuvailu on vaatimus sille, että aineisto voidaan siirtää Kansallisarkistoon. Luettelointi- ja kuvailutiedot muodostuvat metatiedoiksi aineistolle ja ovat siten keskeinen edellytys aineiston käytettävyydelle. Aineisto luetteloidaan ja kuvaillaan sähköiseen AHAAhakemistojärjestelmään, millä pyritään arkistokuvailun harmonisointiin. Sitä edistää kuvailutietojen yhdenmukainen merkitseminen esimerkiksi yhteiskäyttöisten metatietopalveluiden, kuten nimistöjen ja ontologioiden avulla, ja tallennetun tai linkitetyn kuvailutiedon tehokas käyttö hakemistojärjestelmän sisältönä. Järjestelmänä AHAA mahdollistaa hyvin erilaisia kuvailutapoja, joten valittuun tapaan vaikuttaa aineisto. Viranomaisaineiston luettelointi tapahtuu perusperiaatteiltaan samantyyppisesti kuin aiemmin.
Siirto-opas PILOTTIVERSIO 14 Luettelointiin ja kuvailuun liittyvät keskeiset käsitteet ovat taulukossa 1. Taulukko 1. Luetteloinnin ja kuvailun käsitteitä. Aineisto Toimija Kuvailutaso Aineistokokonaisuus Sarja Arkistoyksikkö Ilmentymä Säilytysyksikkö Aineisto tarkoittaa mitä tahansa tietovarantoa, joka kuvaillaan toimijan toiminnasta syntyvänä tuotoksena. Aineisto kuvailukohteena voi olla arkisto tai osa jotain aineistokokonaisuutta. Aineistot voivat muodostaa hierarkkisia kokonaisuuksia, joita kuvaillaan eri aineisto- eli kuvailutasoilla. Viranomaisaineistoissa toimijat ovat tyypillisesti yhteisöjä, jotka liitetään aineistoihin sen elinkaaren eri vaiheissa. Toimija voi olla myös henkilö tai suku. Toimijalle määritetään aina rooli suhteessa aineistoon, rooli voi olla esim. arkistonmuodostaja. AHAA:ssa on viisi kuvailutasoa: aineistokokonaisuus, pääsarja, alasarja, arkistoyksikkö ja alayksikkö. Pakollinen on aineistokokonaisuuden taso, muuten tasojen käyttö määräytyy aineiston mukaan. Alayksikkötasoa ei pääsääntöisesti käytetä massadigitoitavassa aineistossa. Kuvailutiedot merkitään asianmukaiselle kuvailutasolle niin, ettei niitä turhaan toisteta alemmilla kuvailutasoilla. Yhteisön viranomaistehtävien hoitamisesta kertyneiden asiakirjojen kokonaisuus. Yhteisöllä tarkoitetaan tässä myös yksittäistä henkilöä, jolla on viranomaistehtävä. Muodoltaan, tehtävältään tai sisällöltään yhteenkuuluvien, määrämuotoisesti luetteloitujen arkistoyksikköjen muodostama kokonaisuus. Asiakirjojen sijoittuminen sarjoihin määräytyy arkistonmuodostussuunnitelman/tiedonohjaussuunnitelman ja/tai arkistokaavan mukaan. Pääsarjatasoja voi olla vain yksi; alasarjatasojen määrää ei ole rajoitettu. Alasarjoilla tarkoitetaan pääsarjojen alla olevia sarjoja, joiden arkistotunnus johdetaan pääsarjan tunnuksesta (esimerkiksi Ba, Baa tai 00.01.01, 00.01.02. ). Sarjaa pienempi sisällönkuvailukokonaisuus, joka saa oman arkistotunnuksen. Arkistoyksiköt määritellään viimeistään järjestämisvaiheessa tai kuvailua laadittaessa. Sarjaan sisältyy yleensä useita arkistoyksikköjä. Arkistossa ei voi olla kahta samalla tunnuksella varustettua arkistoyksikköä. Ilmentymällä tarkoitetaan aineiston analogista tai digitaalista olomuotoa. Ilmentymän avulla saman aineiston eri analogiset ja/tai digitaaliset kappaleet voidaan kuvailla toisistaan erillään mm. tietopalvelua ja säilyttämistä varten. Ilmentymä liittyy aina johonkin aineistoon ja periaatteessa saman aineiston eri ilmentymät ovat sisällön kontekstiltaan ja tietosisällöltään identtisiä. Säilytysyksiköllä tarkoitetaan sitä fyysistä välinettä, joka suojaa aineiston analogista ilmentymää. Säilytysyksikkö voi esimerkiksi olla kotelo, jonka sisällä säilytetään paperiaineistoa
Siirto-opas PILOTTIVERSIO 15 Pakolliset metatiedot eri kuvailutasoilla ovat keltaisella värillä taulukossa 2. Vihreällä pohjalla olevat metatiedot ovat pakolliset, jos aineiston identifiointi tai käyttö sitä edellyttää. Taulukko 2. Pakolliset metatiedot. Aineistokokonaisuus Pääsarja Alasarja Arkistoyksikkö Nimeke x x x x Tarkenne x Tunniste x x x Aika x x Kuvailutaso, x x x x käsittelyn perustiedot: taso (tarkistettava ja tarvittaessa korjattava) Aineistoliitokset x x x Järjestämisperiaate x Tietosisältö x x x Käyttörajoitus x x Sisältää x x henkilötietoja - tieto Ilmentymän x id-tiedot Säilytysyksikkö x Aineistokokonaisuustaso on pakollinen ja ylin kuvailutaso. Aineiston arkistokaavaan tai tehtäväryhmittelyyn perustuva sarjarakenne on pakollinen, mikäli arkistonmuodostus on aikanaan toteutettu sen mukaisesti. Arkistoyksikölle luodaan aina analoginen ilmentymä ja sille säilytysyksikkö, jonka pakollisia tietoja ovat tunniste ja säilytysyksikön tyyppi (esim. kotelo). Digitaalinen ilmentymä liitetään aineistoon digitoinnin yhteydessä. Massadigitoinnin prosessissa on suositeltavaa, että yhden säilytysyksikön sisältö vastaa yhtä arkistoyksikköä, mikä tehostaa digitointiprosessia. Jos siirrettävää aineistokokonaisuutta ei ole jaettu viranomaisvalmistelua aloitettaessa vielä säilytysyksiköihin, massadigitointia varten luodaan säilytysyksiköitä, jotka sisältävät yhden arkistoyksikön. Jos viranomainen on sijoittanut säilytysyksikköön useamman arkistoyksikön ja haluaa säilyttää tämän jaottelun, pitää viranomaisen lisätä hyväksytyn luettelointi- ja kuvailutyön jälkeen AHAA:sta saatavat arkistoyksiköiden viivakoodit (A4-muotoinen arkki) säilytysyksikön sisälle jokaisen arkistoyksikön alkuun. Arkistoyksiköiden viivakoodien lisäksi, viranomainen kiinnittää säilytysyksiköihin AHAA:sta saatavat viivakoodilliset nimiöt, joista kerrotaan tarkemmin luvussa 4.5.3 Viivakoodilliset nimiöt. Kun viranomainen aloittaa luetteloimattoman aineiston luettelointi- ja kuvailutyön, oikeudet AHAA:n käyttöön haetaan Kansallisarkistosta siirron ohjaajan kautta. Samassa yhteydessä siirron ohjaaja antaa muokkausoikeudet siihen aineistokokonaisuuteen, jonka tietoja viranomainen ryhtyy tallentamaan. Siirron ohjaaja käy viranomaisen kanssa tarkemmin läpi, mitä tietoja viranomaisen on AHAA:seen syötettävä, ja työn tukena toimii myös yksityiskohtaisempi AHAA-syöttöohje.
Siirto-opas PILOTTIVERSIO 16 AHAA:ssa on mahdollisuus tietojen massasyöttöön, josta on apua erityisesti silloin, kun luetteloidaan suuria määriä samantyyppistä aineistoa. Mikäli viranomainen on jo tehnyt aineiston luetteloinnin esimerkiksi omaan järjestelmäänsä, selvitetään mahdollisuus siirtää tiedot suoraan AHAAjärjestelmään. Tämä edellyttää viranomaiselta valmiutta konvertoida tiedot Kansallisarkiston vaatimusmäärittelyn mukaiseen muotoon. Kun viranomainen on tehnyt tarvittavan luetteloinnin ja kuvailun, siirron ohjaaja tarkistaa tiedot ja tarpeen mukaan pyytää viranomaista täydentämään mahdolliset puutteet. Lopuksi siirron ohjaaja hyväksyy luetteloinnin ja kuvailun, minkä jälkeen viranomainen ei pysty enää tekemään muutoksia tietoihin AHAA:ssa. Tarkemmat viranomaisten luettelointi- ja kuvailuohjeet ovat AHAAsyöttöohjeessa. Lisätietoja: AHAA analogisen aineiston syöttöohje luovuttajalle AHAA luettelointisäännöt (käytettävissä myös AHAA-järjestelmässä) 4.5.1 Käyttörajoitukset Yleistä Viranomaisvalmistelussa pitää tunnistaa kaikki aineistoon liittyvät käyttörajoitukset ja niiden perusteet. Siirtävä viranomainen vastaa luetteloinnissa ja kuvailussa tehtävien käyttörajoitustietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta. Aineistoa koskevat käyttörajoitukset tulee sisällyttää aineiston luettelointi- ja kuvailutietoihin. Käyttörajoitukset merkitään aineistolle AHAA-hakemistojärjestelmässä tehtävän luetteloinnin yhteydessä (tarkemmin ks. edellinen luku). Luetteloinnin yhteydessä aineistolle annetut käyttörajoitustiedot ohjaavat aineiston käyttöä, kun aineisto on muutettu digitaaliseen muotoon. Aineistot, joihin ei kohdistu käyttörajoituksia tai jotka eivät sisällä henkilötietoja, ovat lähtökohtaisesti avoimesti saatavilla verkossa. Luetteloinnin yhteydessä käyttörajoitukselle määritetään myös rajoitusaika, jonka perusteella määräytyy rajoituksen päättymisajankohta. Aineistojen muuttuminen julkiseksi tapahtuu automaattisesti, kun rajoituksen päättymisajankohta on saavutettu. Luetteloinnin yhteydessä käyttörajoitukselle määritetään peruste, jonka tulee perustua lakiin. Käyttörajoitetun aineiston käyttö edellyttää aina käyttöoikeuksia. Käyttöluvasta päättäminen määräytyy aineiston omistajuuden perusteella. Käyttöluvan myöntävä taho (organisaatio) määritetään luetteloinnin yhteydessä. Käyttörajoitukset määritetään luetteloinnissa tietylle kuvailutasolle pääsääntöisesti arkistoyksikkö (AY) tai sarjatasolle jolloin on syytä huomioida, että käyttörajoitus koskee automaattisesti myös kaikkia kyseisen kuvailutason alla olevia asiakirjoja, vaikka kaikki asiakirjat eivät olisi luonteeltaan käyttörajoitettuja. Esimerkiksi arkistoyksikölle määritelty käyttörajoitus rajoittaa kaikkien arkistoyksikköön kuuluvien digitaalisten asiakirjojen käyttöä, vaikka kaikki asiakirjat eivät olisi käyttörajoitettuja. On tärkeää huomioida, että yksikin käyttörajoituksia sisältävä asiakirja rajaa koko kuvailtavan yksikön käyttöä.
Siirto-opas PILOTTIVERSIO 17 Henkilötietoluonne Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön. Henkilötietojen käsittelyä ohjaavat EU:n yleinen tietosuoja-asetus, kansallinen tietosuojalaki (ei vielä hyväksytty), julkisuuslaki ja useat eri henkilötietojen käsittelyä koskevat erityislait, jotka asettavat erityisvaatimuksia muun muassa tietojen käsittelylle ja tietojen suojaamiselle. Luetteloinnin yhteydessä määritellään aineiston henkilötietoluonne. Henkilötietoluonne rajaa aineiston käyttöä siten, että digitaalinen aineisto ei ole vapaasti saatavilla verkossa. Viranomaisen tulee myös tunnistaa, mikäli aineisto sisältää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan mukaisia erityisiä henkilötietoryhmiä tai 10 artiklan mukaisia rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja. Suojaustaso Salassa pidettävät asiakirjat tai niihin sisältyvät tiedot voidaan luokitella sen mukaan, minkälaisia tietoturvallisuutta koskevia vaatimuksia niiden käsittelyssä on tarpeen noudattaa. Luokittelusta säädetään Valtioneuvoston asetuksessa tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (681/2010). Salassa pidettävä aineisto sijoitetaan tiedon merkityksen ja sen paljastumisen seurausten mukaan määräytyvään suojaustasoon, jos tietoturvallisuusasetuksen (681/2010) 9 :n 1 momentissa säädetyt edellytykset täyttyvät. Suojaustasovaatimusta ei saa ulottaa sellaisiin aineistojen osiin, joissa käsittelyvaatimusten noudattaminen ei suojattavan edun vuoksi ole tarpeen (Tietoturvallisuusasetus 8 1 mom.). Asiakirjoille määritellyt suojaustasot ilmoitetaan aineiston luetteloinnin yhteydessä, jolloin suojaustaso tallentuu AHAA-järjestelmään ja metatiedoksi digitaaliseen muotoon muutetulle aineistolle. Massadigitointiin voidaan siirtää suojaustasoille ST IV ja ST III luokiteltuja asiakirjoja. Massadigitoinnin ulkopuolelle on rajattu suojaustasoille ST II ja ST I luokitellut asiakirjat. Turvallisuusluokka Tietoturvallisuusasetuksen (681/2010) 11 mukaiset turvallisuusluokitellut asiakirjat on rajattu kokonaisuudessaan massadigitoinnin ulkopuolelle. Mikäli siirrettävän aineiston joukossa on asiakirjoja, jotka sisältävät turvallisuusluokitusmerkintöjä, joiden voimassaolo on päättynyt, tulee viranomaisen tarkastaa ja määritellä, ovatko luokitusmerkintöjä sisältävät asiakirjat edelleen salassa pidettäviä ja mahdollisesti myös edelleen luokiteltuja, jolloin niitä ei voida siirtää massadigitointiin.
Siirto-opas PILOTTIVERSIO 18 Merkinnät säilytysyksiköissä AHAA-järjestelmästä tulostettavaan viivakoodilliseen nimiöön tulostuu tieto käyttörajoituksista. Säilytysyksiköihin ei ole tarpeen tehdä mitään muita erillisiä merkintöjä koskien käyttörajoituksia. Lisätietoja: Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) EU tietosuoja-asetus 2016/679 Kansallinen tietosuojalaki xx/2018 (ei vielä hyväksytty) Valtioneuvoston asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa 681/2010 Vahti 2/2010 Ohje tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa annetun asetuksen täytäntöönpanosta Tietosuojavaltuutetun toimisto 4.5.2 Viivakoodilliset nimiöt Asiakirjojen säilytysyksiköt nimiöidään viivakoodillisilla nimiöillä, jotka sisältävät aineiston tunnistamisen ja hallinnan kannalta keskeiset tiedot. Viranomainen tulostaa ja kiinnittää viivakoodilliset nimiöt AHAA:sta, kun luettelointi ja kuvailu on hyväksytty Kansallisarkiston toimesta. Muita kuin AHAA:sta tulostettuja nimiöitä ei saa käyttää. Tulostamisessa käytetään veden- ja valonkestäviä musteita. Viivakoodillisessa nimiössä ovat seuraavat tiedot (ks. myös kuva 2): aineistokokonaisuus rajavuodet säilytysyksikön tunniste mahdolliset käyttörajoitukset säilytysyksikön viivakoodi
Siirto-opas PILOTTIVERSIO 19 Kuva 2. Malli viivakoodillisesta nimiöstä. Viranomainen voi tulostaa viivakoodilliset nimiöt tarra-arkeille. Markkinoilla on tarjolla useita tarravaihtoehtoja, joiden kiinnipitävyys vaihtelee. Tarrat koostuvat pinnasta (face stock), kuten paperista tai polyesteristä, liimasta (adhesive) sekä irrotettavasta liimapintaa suojaavasta tarrapohjasta (liner) ja sen päällysteaineesta (liner coating), kuten silikonista. Tarrassa voi olla myös jokin päällyste (top coating) pinnan päällä. Tarrojen valinnassa pitää ottaa huomioon, että tarrojen liima on erityisen vahvaa, jotta nimiöt pysyvät paikoillaan koko siirtoprosessin ajan eikä riskiä nimiöiden irtoamisesta ole. Nimiöitä varten pitäisi valita tarroja, joiden liima kestää olosuhteiden vaihtelua. Niiden pitäisi pysyä hyvin erilaisissa pinnoissa. Tarran pintamateriaalin pitäisi olla happo- ja kloorivapaata valkoista paperia. Tarrojen valinnassa pitäisi ottaa myös huomioon, että viivakoodillisen nimiön voi tulostaa väriaineilla, jotka ovat veden- ja valonkestäviä. Vaihtoehtoisesti nimiöt voi liimata kiinni säilytysyksikköön. Liiman pitää olla sellainen, että se kiinnittää nimiön hyvin alustaansa eikä ole riskiä nimiön irtoamisesta kesken siirtoprosessin. Kansallisarkisto ei voi suositella jotakin tiettyä tarra- tai liimamerkkiä, joten valinnan tekeminen jää viranomaisen päätettäväksi edellä esitettyjä tietojen perusteella.
Siirto-opas PILOTTIVERSIO 20 Viivakoodillisten nimiöiden kiinnittämisessä säilytysyksiköihin noudatetaan seuraavia perusperiaatteita (ks. myös kuva 3): Nimiö kiinnitetään lähtökohtaisesti säilytysyksikön kapeimman sivun alaosaan, sillä ajatuksella, että nimiö on luettavissa säilytysyksikön ollessa hyllyssä. Nimiön voi kiinnittää joko vaaka- tai pystytasoon. Jos kyse on sidoksesta, jonka selkä on kaareva, nimiö kiinnitetään pystyyn, jotta se on helpommin ja varmemmin luettavissa viivakoodilukijalla. Nimiön pitää kiinnittyä säilytysyksikköön koko matkalta. Kiinnittämisessä on otettava huomioon, että säilytysyksikön reunan ja nimiöarkin reunan väliin jää tyhjää tilaa. Jos reuna on liian kapea myös pystyssä olevalle nimiölle, se kiinnitetään säilytysyksikön leveämmän sivun alaosaan niin, että sen näkee heti, kun säilytysyksikön ottaa hyllystä. Nimiötä ei saa kiinnittää mahdolliseen säilytysyksikön irralliseen kanteen (esim. kortistolaatikot), vaan laatikon alaosan kapeamman sivun alareunaan. Nimiön pysyminen sidoksen kapeimmassa sivussa eli selässä voi vaihdella materiaalityypin ja - kunnon mukaan. Jos selän materiaali on haurasta, tarranimiö voi alkaa repsottaa tai jopa irrota välittömästi. Tällöin nimiön voi kiinnittää sidoksen leveämmän sivun eli etukannen alareunaan. Jos etukannen materiaali on samaa kuin selän, kiinnitetään nimiö etukannen sisäpuolelle. Jos on epäilys, että nimiö ei pysy sidoksen kansissa (selkämys tai etukansi), on lisäksi kiinnitettävä toinen nimiö etukannen sisäpuolelle. Säilytysyksiköstä irrotettua nimiötä ei saa kiinnittää säilytysyksikköön enää uudestaan, vaan tällöin se on tulostettava uudelle tarralle uudestaan. Kuva 3. Nimiön paikka säilytysyksikössä.
Siirto-opas PILOTTIVERSIO 21 4.6 Työvaiheiden tarkistaminen Aineistokokonaisuus voidaan siirtää Kansallisarkistoon, kun se on siirtomääräyksen ja tämän siirtooppaan vaatimassa kunnossa. Viranomainen varmistaa, että kaikki tarvittavat valmistelutoimet on tehty. Viranomainen voi hyödyntää liitteenä 2 (LIITE 2. Tarkistuslista) olevaa erillistä tarkistuslistaa vaiheiden läpikäynnissä. 4.7 Käsittelysuunnitelma Kansallisarkisto laatii siirrettävälle aineistokokonaisuudelle käsittelysuunnitelman digitoinnin toteuttamista varten. Käsittelysuunnitelma laaditaan yhteistyössä viranomaisen kanssa. Sen laadinta käynnistetään samanaikaisesti viranomaisvalmistelun yhteydessä. Osa tiedoista kerätään automaattisesti eri ohjelmistotiedoista (esim. AHAA, AHJ) ja osa vastaavasti laaditaan manuaalisesti. Osa havainnoista ja tiedoista on koko siirrettävää aineistokokonaisuutta koskevaa ja yksiselitteisesti määriteltävissä (mittaluku, kyllä/ei). Osa käsittelysuunnitelman havainnoista tehdään esimerkiksi aineistotyypeittäin. Käsittelysuunnitelma sisältää ne siirrettävän aineistokokonaisuuden keskeiset tiedot, jotka pitää huomioida digitoinnin valmistelun ja toteutuksen suunnittelussa. Käsittelysuunnitelman avulla pitää pystyä arvioimaan digitoinnin valmistelun toimenpiteitä, digitoinnissa tarvittavaa laitteistoa, henkilöstön määrää ja ajan käyttöä sekä kustannuksia. Toisin sanoen sen avulla pyritään mahdollistamaan digitointipaikan mahdollisimman kustannustehokas toiminta. Sen pohjalta laaditaan myös kuljetussuunnitelmat digitointipaikkaan. Käsittelysuunnitelmaan kirjataan aineistoon liittyviä tietoja, kuten tietoja aineiston materiaalisista ominaisuuksista, kunnosta, ja onko aineisto käsinkirjoitettua vai konekirjoitettua. Kun käsittelysuunnitelma ja kaikki viranomaisvalmisteluun kuuluvat tehtävät on tehty, on viranomaisen hallussa siirtovalmis aineisto. 4.8 Kuljetus Kun aineisto on siirtovalmiina viranomaisen hallussa, Kansallisarkisto ja viranomainen vahvistavat aineiston tarkan noutoaikataulun. Viranomainen ei toteuta kuljetusta arkistotiloista keskitettyyn massadigitointiin, vaan sen toteuttaa Kansallisarkisto tai Kansallisarkiston toimeksiannon saanut taho. Logistiikan toteuttaja suunnittelee ja toteuttaa kuljetuksen. Logistiikan toteuttaja vastaa esimerkiksi kuljetukseen tarvittavan kaluston, kuten kuljetusyksiköiden (rullakot), hankkimisesta sekä varsinaisesta kuljettamisesta viranomaiselta digitointipaikkaan. Jos viranomaissiirto tapahtuu etupainotteisesti (aikaistettu siirto), vastaa viranomainen aineiston kuljetuksen suunnittelusta ja toteutuksesta Kansallisarkiston ohjeistamaan paikkaan, jossa viranomaisaineisto odottaa maksullisessa säilytyksessä digitointiajankohtaan saakka. Viranomainen vastaa siitä, että logistiikan toteuttaja löytää ja pakkaa kaiken massadigitointiin siirrettäväksi tarkoitetun aineiston kuljetuspäivänä. Mikäli viranomaisen tiloihin liittyy erikseen huomioitavia kulku- ja turvallisuusrajoitteita, vastaa viranomainen niiden järjestämisestä (kuten erillisen vartijan järjestäminen). Logistiikan toteuttaja siirtää säilytysyksiköt soveltuviin kuljetusyksiköihin, kuten rullakoihin, minkä jälkeen kuljetusyksiköt siirretään kuljetusautoon, jota seurataan reaaliaikaisesti. Säilytysyksiköiden viivakoodeja hyödynnetään kuljetuksen seurannassa ja laadunvalvonnassa. Logistiikan toteuttaja
Siirto-opas PILOTTIVERSIO 22 huolehtii siitä, että kuljetus tapahtuu asianmukaisesti. Kuljetuksen aikana aineisto suojataan muun muassa lämpötilan ja kosteuden vaihteluilta, tärinältä, kolhuilta sekä valolta. Kun aineisto on kuljetettu digitointipaikkaan, Kansallisarkisto tai Kansallisarkiston toimeksiannon saanut, digitoinnin toteuttaja, vastaanottaa aineiston ja tarkastaa, että se on tullut perille kokonaisuudessaan (määrä) sekä vahingoittumattomana (säilytysyksiköiden kunnon pintapuolinen tarkastaminen). Kuljettaminen on kuvattuna kuviossa 4. Kuvio 4. Kuljettaminen tiivistetysti. 4.9 Siirron hyväksyminen Siirto saatetaan päätökseen, kun Kansallisarkisto on hyväksynyt siirron. Kun siirrettävä aineistokokonaisuus on kokonaisuudessaan vastaanotettu, tekee Kansallisarkiston siirron ohjaaja hallinnoijan muutoksen AHAA-hakemistojärjestelmässä. Kansallisarkisto toimittaa hyväksymisestä viranomaiselle asiakirjan, jonka viranomainen voi liittää omaan järjestelmäänsä siirtosopimuksen ja siirtodokumentaation yhteyteen. Siirron hyväksyminen on kuvattuna kuviossa 5. Tarvittaessa viranomainen voi ottaa AHAA:sta siirretyn aineistokokonaisuuden lopullisen hakemistoraportin, jossa asiakirjat käyvät ilmi arkistoyksikön tarkkuudella. Hakemistoraportti sisältää aineistokokonaisuuden määrän lisäksi myös tiedon esimerkiksi aineistokokonaisuuden iästä, säilytysyksiköistä ja käyttörajoituksista. Viranomainen voi halutessaan liittää hakemistoraportin siirron hyväksymisestä lähetetyn asiakirjan yhteyteen osaksi siirron dokumentaatiota. Vaikka siirto hyväksytään jo ennen asiakirjojen digitointia, säilyy viranomaisella vastuu mahdollisista puutteista viranomaisvalmistelussa, jotka huomataan digitoinnin valmistelun yhteydessä. Jos digitoinnin valmistelun yhteydessä huomataan, että viranomaisvalmistelu on toteutettu puutteellisesti, tehdään tarvittavat toimenpiteet viranomaisen kustannuksella tai sovitaan toimenpiteistä erikseen siirtosopimuksessa kuvatun vastuujaon mukaisesti. Viranomaisvalmistelun puutteita voivat olla esimerkiksi aineistokokonaisuuden yhteyteen jääneet esineet tai siirretyssä aineistossa havaitaan hometta.
Siirto-opas PILOTTIVERSIO 23 Kuvio 5. Siirron hyväksyminen. 4.10 Digitointi Kansallisarkisto tai Kansallisarkiston toimeksiannon saanut, digitoinnin toteuttaja, vastaa asiakirjojen säilyttämisestä ja tietopalvelusta asiakirjojen odottaessa digitointia ja koko digitointiprosessin ajan. Ennen skannausta, digitoinnin toteuttaja tekee digitoinnin valmistelun, joka sisältää esimerkiksi niittien ja muiden liittimien poistamisen, taitosten suoristamisen ja repeytyneiden asiakirjojen paikkaamisen. Tarvittavat digitoinnin valmistelutoimet tehdään vasta massadigitoinnissa, eivätkä nämä tehtävät sisälly siten viranomaisvalmisteluun. Asiakirjojen skannauksen jälkeen tehdään laadunvarmistus, minkä jälkeen digitaaliset tallekappaleet siirretään pitkäaikaissäilytysjärjestelmään. Talle- ja käyttökappaleiden säilytys ja käyttö tapahtuu digitoinnin toteutuksesta erillisessä järjestelmässä, josta Kansallisarkisto vastaa. Digitaaliset käyttökappaleet ovat hyödynnettävissä Astiajärjestelmän kautta. Koko digitointiprosessissa noudatetaan Kansallisarkiston vaatimusmäärittelyjä. Digitoinnin toteuttaja vastaa digitoinnin jälkeen sähköiseen muotoon muutettujen asiakirjojen analogisten ilmentymien hävittämisestä varoajan jälkeen. Jos käsittelysuunnitelmista huolimatta jotakin aineistoa ei voida digitoida, digitoinnin toteuttaja huolehtii niiden suojaamisesta arkistokelpoisiin koteloihin, nimiöinnistä ja kuljettamisesta analogiseen säilytykseen. Digitointi on tiivistetysti kuvattuna kuviossa 6. Kuvio 6. Digitointiprosessi tiivistetysti.