1 Kymenlaakson maakunta- ja sote-uudistus Esivalmisteluvaiheen 08/2016 12/2018 raportista lyhyt yhteenveto Esivalmisteluvaihe on jatkunut alkuperäisestä Sipilän hallituksen 5.4.2016 asettamasta aikataulusta kolme kertaa. Nykytiedolla esivalmisteluvaihe jatkuu huhtikuun 2019 alkuun. Esivalmisteluvaiheessa valmistellaan HE 15/2017 vp esitykseen sisältyvän voimaanpanolain 7 :n mukaisia väliaikaiselle valmistelutoimielimelle (VATE) tulevia tehtäviä. Johtaminen Maakuntauudistusvalmistelua ohjaa poliittisesti kolmen kunnan edustajille täydennetty maakuntahallitus. Sote-kuntayhtymän valmistelua ohjasi Carean ja kuntien poliittinen johto ja päätökset tehtiin kunnissa ja Careassa. Maakuntauudistusvalmistelua johtaa muutosjohtaja Jussi Lehtinen osana Kymenlaakson Liiton toimintaa ja päätöksentekoa. Kymenlaakson Liitto on maakuntahallituksen päätöksellä koordinoinut esivalmisteluvaihetta 15.8.2016 alkaen. Kuntien sote-valmistelu on edennyt siten, että Kymenlaakson kuusi kuntaa käynnistävät vapaaehtoisen sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän, Kymsoten, toiminnan 1.1.2019 alkaen. Valmisteluresurssit 31.12.2018 mennessä liitolle syntyneet valmistelukulut ovat olleet esivalmistelun osalta noin 1,7 m ja ICTvalmistelun osalta noin 2,6 m. Valtionrahoituksen määrä on vaihdellut alkaen 70 %:sta nykyiseen 100 %:iin. Muutostoimistossa on kokoaikaisia valmistelijoita xx ja osa-aikaisia xx. Kuntien, kuntayhtymien ja valtionhallinnon henkilöstön omaan työhön sisältyviä valmistelutyöpanoksia ei ole arvioitu. Valmistelutyöhön on osallistunut viitisensataa viranhaltijaa. Kymenlaaksossa sote-valmistelu käynnistyi kuntien aloitteesta loppuvuodesta 2015. Vastuuvalmistelijat osallistuvat kansallisten verkostojen työskentelyyn. Esivalmistelun tulokset lyhyesti Strategia - Kymenlaakson maakuntastrategian alustavat strategiset linjaukset, esivalmisteluraportti (VATE 1.3.2018, 3 ) - http://kokoukset.kymenlaakso.fi/paatoksenteko/memorandum_issue_show.jsp?issueid=12409&eventid=101 4 Viestintä Kymenlaakson maakuntauudistuksen pidentyneen esisuunnitelmavaiheen viestintäsuunnitelma hyväksytty valmistelutoimielimessä 18.10.2017 Verkkosivustoja kehitetty: extranetin konsepti ja julkaisu, tapahtumakalenteri ja keskustelusivusto extranettiin, Uusikymenlaakso nettisivut. some-kanavat (facebook, twitter ja linkedin) käytössä Uutiskirjeet (sisäinen ja ulkoinen) kerran kuukaudessa Kymenlaakson palveluportaaliprojekti käynnistetty, Kymsoten sivustot julkaistaan 1.1.2019 Päätöksenteon viestintä (poliittinen ohjausryhmä ja vate) Julkaisuja, tapahtumia ja viestintäkoulutusta
2 Projektien viestintäsuunnitelmia (esim. Lifecare ja SAP) Viestinnän seurantaa (uutisseuranta, viestintäkanavien seuranta ja palautteet) Viestinnän yhdyspintojen määrittelyä eri toimijoiden välillä viestintätyöryhmässä Viestinnän projektisuunnitelmaa tehty Väliaikaisvaiheen strategiaa tukeva visuaalinen ilme otettu käyttöön Strategiaviestintää/brändi- ja identiteettisuunnittelua aloitettu Hallinnon järjestäminen - Maakuntahallituksen poliittinen seurantaryhmä on 13.8.2018 hyväksynyt alustavat linjaukset poliittisen johtamisjärjestelmän ja konsernirakenteen valmistelulle - Hallintoverkosto on valmistellut maakuntalain 78 :n tarkoittaman maakunnan hallintosääntömallin, joka on julkaistu https://alueuudistus.fi/hallintosaanto - Maakuntavaalit; Puolueiden piirijärjestöiltä pyydetty esitykset maakuntavaalilautakunnan jäseniksi (maakuntahallitus 13.8.2018) - Maakunnan päätöksentekoprosessien kuvaukset aloitettu; maakuntastrategian laadinta ja hallinnon järjestäminen- prosessikuvaukset laadittu - Hankittu maakuntavalmistelun käyttöön toiminnanohjausjärjestelmä IMS - Väliaikaisen valmistelutoimielimen työjärjestysluonnos laadittu mallisäännön pohjalta - Väliaikaishallinnon käyttöön tulevan Tweb asianhallintajärjestelmän testaus sekä käyttäjien koulutukset ovat käynnissä. Tuotantokäyttö on mahdollista toteuttaa heti, kun valmistelussa olevat lait hyväksytään ja Väliaikaishallinto aloittaa toimintansa. - - Maakunnalle siirtyvien aineistojen ja asiakirjojen kartoittaminen on aloitettu. Talous - Kymenlaakson vapaaehtoisen sosiaali- ja terveyspalveluiden kuntayhtymän taloushallinnon projektisuunnitelma 2017-2018 (syksy 2017) - Taloushallinnon palvelutuottajan ja tietojärjestelmien esiselvitys ja valintapäätös, ilmoitus VM:lle 11.2017 - Maakuntatalouden simulointi, Kymenlaakson tilannekuva VM:lle 16.3.2018 - Kymenlaakson maakuntatalouden riskitarkastelu, raportti VM:lle 26.11.2018 - Väliaikaishallinnon talous- ja pankkipalvelut, tarjous Taitolta 6.2.2018 - Esivalmisteluvaiheen rahoitushakemukset, valtiovarainministeriö myöntänyt Kymenlaakson liitolle esivalmistelurahoitusta yhteensä 2,3 m Hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen - Hyte-työryhmän työskentelystä ja tuloksista julkaistiin raportti Hyvinvoiva Kymenlaakso 12.6.2018 Osallisuus - Osallisuusohjelman laadinta aloitettu - Vaaliesite (päivitetään myöhemmin) - HYTEn ja osallisuuden yhteinen esite - Maku-sote esite - Työryhmä maakunnan järjestöavustusten jakoperusteiden laatimiseksi - Osallisuuskysely maakunnan asukkaille (vuoden 2018 loppuun asti) - Osallisuus- ja vuorovaikutusasiantuntija mukana brändityössä - Suunniteltu ja aloitettu kuntatapaamiset (HYTE, osallisuus, Järjestö 2.0)
3 Sopimusselvittely - Sopimusten selvittelytyötä varten hankittu Cloudia Oy:n sopimusselvittely-ympäristö ja myöhemmin tulevan maakunnan käyttöön hankitaan täysimittainen sopimustenhallintajärjestelmä. - Maakuntaan siirtyvien sopimusten selvittelytyötä tehty siten, että sopimusselvittely-ympäristössä on tässä vaiheessa noin 1 500 kunnilta Kymsoteen siirtyvää sopimusta. Tietohallinto - Rahoitusavustusten pohjaksi tehty hankesuunnitelmat, joiden pohjalta valtiovarainministeriö on myöntänyt Kymenlaakson liitolle ICT-valmistelun tukemiseen rahoitusta yhteensä 6,2 m - Tietohallinnon toimintamalli suunniteltu, valmistunut 5/2018 - Alueverkkosuunnitelma valmistunut 6/2018 - Kymenlaakson maakunnan kokonaisarkkitehtuurirakenne kuvattu - Selvitys Kymenlaakson maakunnan palveluiden järjestäjän roolin vaikutuksesta tietojärjestelmiin valmistunut 8/2018, samalla kuvattu maakunnan käyttöön tulevien järjestäjän tietojärjestelmien konsolidointi- / muutostarpeet sekä järjestäjän ict-työkalut - Maakunnan tietojohtamisen työpajatyöskentely käynnissä VATE:lle tehtävät keskeiset ehdotukset jatkotoimenpiteistä Strategia - Skenaariotyö 15.11.2018 7.2.2019 - Maakuntastrategian ja toteuttamisohjelmien laatiminen 2019-2020 Viestintä Sosiaali- ja terveysministeriön luonnos maakuntakonsernin, järjestäjän ja tuottajan viestinnän rooleista ja resursseista (3.10.2018, LUONNOS): Hallinnon järjestäminen - Väliaikaisen valmistelutoimielimen kokoonpanon tarkistaminen Kymsoten käynnistymisen johdosta - Väliaikaisen valmistelutoimielimen työjärjestyksen hyväksyminen - Vuonna 2019 valmistellaan hallintosääntö maakuntavaltuuston hyväksyttäväksi.
4 - Järjestetään maakuntavaalit - Vuonna 2020 valmistellaan hallintosääntöä täydentävät toimintasäännöt - Jatketaan prosessikuvausten laadintaa - Päätös maakunnan käyttöön tulevasta asianhallintajärjestelmästä tehdään heti sen jälkeen, kun Vimana Oy:n palvelutarjooma ja käyttövelvoite selviää. Sen jälkeen työstetään valittua asianhallintajärjestelmää sekä maakuntien yhteistä tiedonohjaussuunnitelmaa maakunnan tarpeita vastaavaksi. - Selvitetään ja ratkaistaan asianhallintajärjestelmän yhteydet muihin tietojärjestelmiin. - Valmistellaan ja esitetään hyväksyttäväksi vuonna 2020 maakunnan tiedonohjaussuunnitelma (TOS). - Asiakirjojen pysyvä ja pitkäaikainen säilytys tulee toteuttaa ensisijassa sähköisesti (sähköinen arkistointi). Maakunnalle siirtyvien, paperisessa muodossa olevien asiakirjojen digitalisointi aloitetaan Talous - Valmistellaan ja esitetään hyväksyttäväksi maakunnan taloushallinnon projektisuunnitelma 2019-2020. - Valmistaudutaan ja osallistutaan maakunnan toiminnan ja talouden neuvotteluihin (ML 13 ). - Laaditaan koetalousarviot (2/2019, 6/2019) sekä talousarvio vuodelle 2021. - Maakuntatalouden ohjauksen suunnittelu ja ohjeistuksen valmistelu. - Valmistellaan maakunnan automatisoitu talousraportointi - Koulutetaan ja käyttöönotetaan maakunnan taloushallinnon tietojärjestelmät. - Järjestetään väliaikaishallinnon taloushallinto ja palvelut. Hankinnat - Maakunnan keskitetyn hankintatoimen mallin valmistelu yhdessä eri substanssien hankintoja koordinoivien tahojen kanssa ja maakunnan yhteisten käytännön hankinnan pääperiaatteiden ohjeistuksen laadinnan käynnistäminen. Hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen - Hyten johtamisvastuu, rakenteet ja resurssit suunnitellaan ryhmän esityksen pohjalta osana maakunnan organisaatiota sekä talousarviota - Maakunnan hyte-työn johtamista varten perustetaan hyte-ohjaus- tai johtoryhmä - Hyten tavoitteet ja mittarit laaditaan maakuntastrategiaan - Alueellinen hyvinvointikertomus valmistellaan yhdessä kuntien kanssa maakuntavaltuuston hyväksyttäväksi vuoden 2019 aikana - Päätösten vaikutusten ennakkoarviointimenetelmä (EVA) otetaan käyttöön ja luodaan yhteiset linjaukset maakunnassa - Hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen yhdyspintoja varten perustetaan Hyvinvoiva Kymenlaakso verkosto sekä yhteensovitetaan muiden yhteistyöryhmien ja foorumeiden hyte-työ ja määritetään tarvittavat valmisteluresurssit: o maakunnallinen hyvinvointikoordinaattoreiden ryhmä o maakunnallinen ehkäisevän päihde- ja mielenterveystyön ryhmä o Maakunnallinen järjestöfoorumi ja työryhmä o Maakunnallinen osallisuustyöryhmä o maakunnallisen turvallisuusfoorumin hyte-turvallisuus työryhmä o maakunnallinen kulttuuri, liikunta ja luontohyvinvointi työryhmä Osallisuus - Vaikuttamistoimielinten hallintosäännön laatiminen - Osallisuuden prosessinkuvaus - Uuden maakuntahallinnon jalkautuminen ja pr-työ - Kuntalaisten osallisuuden ja vuorovaikutusten vahvistaminen uusin menetelmin (kehitystyö) - Sähköisten palvelualustojen kehittäminen (kyselyt/palaute yms.) - Osallisuus mukana brändityössä
5 - Osallisuus mukana Hyvinvointikertomuksessa - Vaaliviestintä ja tapahtumat - Osallisuuden yhdyspinnoista sopiminen kuntien kanssa - Osallisuustyön seuranta ja raportointi maakunnassa (mittaaminen) - Maakunnan tapahtumat (juhlat yms.) Tietohallinto - Kymenlaakson maakunnan tietohallinnon valmistelua jatketaan tehtyjen hankesuunnitelmien mukaisesti - Tietohallinnon toimintamallien ja suunnitelmien osalta tehdään toimeenpanosuunnitelmat