Työyhteisösovittelun toimintaohje opetushenkilöstön ja opiskelijoiden tarpeisiin Anne Petroff 1.4.2015
Aallon työyhteisösovittelu Aallon työyhteisösovittelun laajentaminen 1) henkilöstön ja opiskelijoiden ja 2) opiskelijoiden keskinäisten ristiriitojen sovitteluun Käytetään Aallon koulutettuja sisäisiä sovittelijoita, mukana voi hyvin olla tukihenkilönä AYY:n tai YTHS:n edustaja 1) henkilöstön ja opiskelijan välinen ristiriita/erimielisyys Yhteydenotto: ristiriidan osapuoli (opiskelija/opettaja) voi ottaa yhteyttä tyoyhteisosovittelu@aalto.fi, AYY:n häirintä-yhdyshenkilöön, opintoasiainpäällikköön tai hr-päällikköön Opintoasiainpäällikkö ja/tai hr-päällikkö arvioi tilanteen ja käytettävän työkalun, sen mukaan käynnistetään sovittelu, ja hyväksyy ehdotetun sovittelijaparin Sovittelija sovittelee työajallaan (kuten muissakin henkilöstön sovitteluissa) Myös tukihenkilön kanssa käydään valmisteleva henkilökohtainen sovitteluprosessiin kuuluva keskustelu ennen varsinaista sovitteluneuvottelua Sovittelija ensisijaisesti fasilitatiivinen (fasilitoi, ei ratkaise) sovittelija Sovittelu ei ole vaihtoehto kurinpitomenettelylle eikä ole mahdollinen, jos on epäily seksuaalisesta häirinnästä tai väkivallasta tai sillä uhkaamisella Sovittelun lopuksi ei tarvitse välttämättä tehdä sopimusta, mutta sovittelijapari laatii muistion pääkohdista. Myöskään ei ole välttämätöntä sopia seurantatapaamisesta. Sovittelu mahdollistaa/edesauttaa osapuolten toimimista yliopistoyhteisössä normaalisti tulevaisuudessa ja edistää oppimista vuorovaikutus-/yhteistyö-/työelämäntilanteisiin liittyen
2) opiskelijoiden välinen ristiriita/erimielisyystilanne - Yhteydenotto: opiskelijalta, opintoasiainpäälliköltä, tyoyhteisosovittelu@aalto.fi osoitteesta, AYY:n häirintäyhdyshenkilöltä tai YTHS:stä - On liityttävä opiskeluihin/opintoihin ja silloin ensisijainen vastuutaho/yhteydenottaja opettaja / opintoasiainpäällikkö (mahdollisesti koulutusohjelman johtajalle tieto) - Jos liittyy opiskelijayhteisön vapaa-ajan toimintaan, esim kiltatoimintaan -> ei käytetä Aallon sovittelua - Opintoasiainpäällikkö voi käynnistää sovittelun, ja hyväksyy ehdotetun sovittelijaparin - Sovittelija sovittelee työajalla (työajan käytöstä hyvä keskustella oman esimiehen kanssa) - Myös tukihenkilön kanssa käydään valmisteleva henkilökohtainen sovitteluprosessiin kuuluva keskustelu ennen varsinaista sovitteluneuvottelua - Sovittelija ensisijaisesti fasilitatiivinen (fasilitoi, ei ratkaise) sovittelija Sovittelu ei ole vaihtoehto kurinpitomenettelylle eikä ole mahdollinen, jos on epäily seksuaalisesta häirinnästä tai väkivallasta tai sillä uhkaamisella Sovittelun lopuksi ei tarvitse välttämättä tehdä sopimusta, mutta sovittelijapari laatii muistion pääkohdista. Myöskään ei ole välttämätöntä sopia seurantatapaamisesta. Sovittelu mahdollistaa/edesauttaa osapuolten toimimista yliopistoyhteisössä normaalisti tulevaisuudessa ja edistää oppimista vuorovaikutus-/yhteistyö-/työelämäntilanteisiin liittyen ja vähentää henkistä kuormitusta
Sovittelun taustaa Sovittelu on vapaaehtoinen konfliktinhallintamenetelmä, jossa puolueeton ulkopuolinen sovittelijapari, auttaa riidan osapuolia sovittelumenettelyn avulla löytämään kaikkia osapuolia tyydyttävän ratkaisun. Tutkitusti tehokas menetelmä, joka on käytössä monissa eri yhteyksissä (ks. Suomen sovittelufoorumi: http://www.sovittelu.com/index.php) ja esite: http://www.sovittelu.com/pdf/2012/tyoyhteisosovittelun_esite.pdf Fasilitatiivista sovittelua (sovittelua, jossa sovittelija edesauttaa eli fasilitoi osapuolten välistä ongelmanratkaisuprosessia) pidetään sovittelun perusmallina Menettelyn idea on, että riidan osapuolet itse ratkaisevat konfliktin ja synnyttävät sopimuksen sekä kantavat vastuun sopimuksen noudattamisesta. Siten sitoutetaan yhdessä ratkaisun etsimiseen avoimen keskustelun ja osallistamisen kautta Sovittelun hyödyt: - parantaa osapuolten välisiä suhteita - parantaa osapuolten tyytyväisyyttä ja hyvinvointia - ratkaisee konfliktit tehokkaasti ja kustannuksia säästäen - helpottaa luomaan ongelmia ratkaiseva toimintakulttuuri Lähde: Pehrman. T., Paremmin puhumalla - restorativiinen sovittelu työyhteisöllä (2011) Lapin yliopisto
Sovitteluprosessista Sovittelun periaatteita: vapaaehtoisuus, avoimuus, luottamus, ihmiskeskeisyys, puolueettomuus, osapuolten arvon ja aseman palauttaminen ja toisten kunnioittaminen Soveltuu haasteellisten yhteistyötilanteiden ratkaisuun ja kiusaamisten sovitteluun sekä viestintä-, käyttäytymis- ja erimielisyysongelmien ratkaisuun Sovitteluprosessi on siihen osallistuville oppimisprosessi, jossa pyritään uusien näkökulmien avulla yhteisen ymmärryksen luomiseen Sovittelun etenemistapa on dialogi; ymmärrys jalostuu dialogin avulla ja ymmärryksen lisääntyminen lisää sovintohalua ja muuttaa osapuolten käyttäytymistä. Vuorovaikutuksessa pyritään asioiden syvälliseen käsittelyyn Sovittelu on tulevaisuuteen suuntautuvaa; vaikka menneisyyden tapahtumat käydään läpi, pyritään pohtimaan mitä tulevaisuudessa voidaan tehdä toisin. Fasilitatiivisen sovittelun ratkaisun tulisi olla intressipohjainen eli konfliktia käsitellään osapuolten intressien perusteella ei heidän asemiensa perusteella ja pyritään löytämään ratkaisuja, jotka täyttävät osapuolten intressit mahdollisimman hyvin Lähde: Pehrman. T., Paremmin puhumalla - restorativiinen sovittelu työyhteisöllä (2011) Lapin yliopisto
Aallon työyhteisösovittelun prosessi mukailtuna opiskelijan ja henkilöstön sekä opiskelijoiden välisiin tilanteisiin 1. ALOITUS 2. INFO Ota yhteys AYY:n häirintäyhdyshenkilöön, koulun opintoasiainpäällikköön tai tyoyhteisosovittelu@aalto.fi osoitteeseen, jos olet osallisena ristiriidassa tai häirintätilanteessa tai tietoinen sellaisesta. Työyhteisösovittelun vastuuhenkilöt keskustelevat yhteydenottajan kanssa sovittelun mahdollisuudesta ja sen mukaisesti sovitaan tai luovutaan prosessin käynnistämisestä. Sovittelun käynnistyessä kartoitetaan, keiden tulisi olla mukana sovittelussa. Sovitaan myös puolueeton sovittelijapari. Tässä vaiheessa informoidaan sovitteluun osallistuvia prosessin alkamisesta. Infotilaisuudessa koulutetut sovittelijat (sovittelijapari) kertovat sovitteluprosessin vaiheista, periaatteista ja tavoitteista. On tärkeää jo infossa kertoa sovittelijoiden fasilitoivasta roolista sovittelussa ja sitä, että osapuolet itse pyrkivät löytämään ratkaisun vallitsevaan ongelmaan. Opiskelijoiden ja henkilökunnan välisissä sovitteluissa on mahdollista myös sovittelijaparin tehdä ratkaisuehdotus. 3. HAASTATTELUT 4. SOVITTELU 5. SEURANTA Jokaisen konfliktin osapuolen kanssa käydään henkilökohtainen luottamuksellinen haastattelu. Haastattelun tarkoitus on valmistaa osallistujia yhteiseen tapaamiseen ja rakentaa luottamusta sovittelijan ja asianosaisten välille. Haastattelulla varmistetaan myös, että jokainen osapuoli tulee kuulluksi omine näkemyksineen, samalla tämä lisää avoimuutta ja luottamusta. Sovittelutapaamisen tavoite on, että ensisijaisesti osapuolet itse löytävät ratkaisun tilanteeseen ja sovittelijoiden tehtävä on ohjata prosessia puolueettomasti ja dialogisesti. Yhteistapaamisessa on kaksi osaa: 1) Jokaiselle annetaan mahdollisuus kertoa oma kokemuksensa siitä, miten konfliktitilanne on muodostunut ja mikä siinä on hänelle oleellista. Sovittelijapari ohjaa prosessin etenemistä ja pitää huolen tasapuolisesta kuuntelemisesta. 2) Toinen osa muodostuu konfliktin ratkaisemisesta ja sopimisesta. Sovittelija ohjaa keskustelua sovinnon/sopimuksen suuntaan. Kun yhteinen näkemys alkaa muodostua, voidaan laatia sovituista muutosta vaativista - asioista kirjallinen sopimus, joka yhteisesti tapaamisessa allekirjoitetaan. Vaihtoehtoisesti sovittelija kirjaa sovitut asiat muistioon. Seurantatapaaminen on mahdollista pitää noin 2-3 kk sovittelun jälkeen. Tapaamisessa keskustellaan mm. miten sopimuksen noudattaminen on sujunut, miten toiminta on muuttunut ja mitä on opittu. Lopuksi sovitaan prosessin päätöksestä tai tarvittaessa sen jatkamisesta tai muista jatkotoimista. Opiskelijoiden ja opiskelijoiden ja henkilöstön välisissä sovitteluissa ei seuranta ole välttämätöntä.
SOVITTELIJA Aallon koulutetut sovittelijat, toimivat sovittelupareina: 1) Janne Hirvonen, harjoitusmestari, ARTS 2) Maija Sura, HR-koordinaattori, BIZ 3) Leena-Kaisa Paananen, HR-koordinaattori, CHEM 4) Suvi Hormio, HR-päällikkö, ENG 5) Kirsti Ojala, HR-koordinaattori, ELEC 6) Janna Ahtiainen, Henkilöstöasiantuntija, SCI 7) Pia Lappalainen, lehtori, Kielikeskus 8) Anne Petroff, Henkilöstökehityspäällikkö, Yliopiston yhteiset 9) Paula Thomsson, HR-sihteeri, Yliopiston yhteiset (äitiysvapaalla) 10) Mirja Komulainen, Relations Manager, Yliopiston yhteiset 11) Elina Eerola, HR-sihteeri, Yliopiston yhteiset Ota yhteys tyoyhteisosovittelu@aalto.fi, kun on tarve yhteistyön parantamiselle sovittelun avulla!